regulamin rozliczania kosztów podróży służbowych

REGULAMIN ROZLICZANIA KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ
IM. ROTMISTRZA WITOLDA PILECKIEGO
W OŚWIĘCIMIU
SPIS TREŚCI
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne………………………………………………………
str. 3-4
ROZDZIAŁ II
Polecenie wyjazdu służbowego……………………………………………
str. 4-5
ROZDZIAŁ III
Rozliczanie delegacji….……………………………………………………
str. 5-6
ROZDZIAŁ IV
Postanowienia końcowe………………………………………………..
str. 6
2
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Niniejszy regulamin rozliczania kosztów podróży służbowych, zwany dalej „regulaminem", ustala warunki
rozliczania kosztów podróży służbowych w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej im. rotmistrza
Witolda Pileckiego w Oświęcimiu – zwanej dalej „Uczelnią”.
§ 2.
Niniejszy regulamin sporządzony został w oparciu o przepisy zawarte w:
-
Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 poz. 167).
-
ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym t.j. (Dz.U. z 2012 poz. 572 ze zm.)
zwaną w dalszej części „ustawą”,
-
Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.),
zwaną dalej „Kp”
§3
1. Podróżą służbową jest wykonanie zadania wyznaczonego przez pracodawcę poza miejscem pracy
pracownika, na terenie kraju lub poza jego granicami w terminie określonym w poleceniu
wyjazdu służbowego.
2. Delegując pracownika Uczelni w podróż służbową uwzględnia się następujące zasady:
1) Celowość wyjazdu służbowego
2) Racjonalizację kosztów podróży, biorąc pod uwagę charakter podróży, trudności dojazdu itp.
3) Posiadaniem środków finansowych na ten cel ujętych w planie rzeczowo – finansowym
Uczelni na dany rok
3. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. Może on uznać
miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika za miejscowość rozpoczęcia oraz/lub
zakończenia podróży, jeśli skraca to czas podróży lub stanowi istotne udogodnienie
komunikacyjne, a pracownik został zwolniony z obowiązku stawienia się w miejscu pracy w dniu
wyjazdu lub powrotu.
4. Podróż służbowa powinna odbywać się po najkrótszej drodze bez uzasadnionych powodów nie
można tej trasy wydłużać. Czas podróży służbowej rozpoczyna się godziną odjazdu środka
transportu, którym pracownik odbywa podróż służbową. Do czasu podróży służbowej nie wlicza
3
się czasu dojścia lub dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego, jeżeli
znajdują się one w miejscowości rozpoczęcia ( zakończenia) podróży służbowej.
5. Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się również do rozliczania kosztów podróży
związanej ze skierowaniem pracownika na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji
zawodowych.
ROZDZIAŁ II
Polecenie wyjazdu służbowego
§4
1. Warunkiem odbycia podróży służbowej jest otrzymanie oficjalnej zgody na wyjazd na
poleceniu wyjazdu służbowego
2. Akceptacji polecenia wyjazdu służbowego dokonuje:
1) rektor w stosunku do prorektora, kanclerza oraz pozostałych pracowników
2) prorektor w stosunku do rektora oraz studentów
3) kanclerz w stosunku do pracowników niebędących nauczycielami akademickimi
3. Wyjazd pracownika na konferencję musi być poprzedzony złożeniem wniosku
o wyrażenie zgody na udział w konferencji. We wniosku muszą zostać określone koszty jakie
poniesie pracodawca w przypadku wyrażenia zgody na wyjazd pracownika. Wniosek taki
opiniuje odpowiednio: dyrektor instytutu - w stosunku do pracowników będących
nauczycielami akademickimi, kanclerz – w stosunku do pracowników niebędących
nauczycielami akademickimi oraz kwestor w zakresie posiadanych środków finansowych na
ten cel ujętych w planie rzeczowo – finansowym na dany rok. Ostatecznej akceptacji
dokonuje rektor.
4. Wyjazd związany ze skierowaniem pracownika na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji
zawodowych odbywa się na podstawie zaakceptowanej karty zgłoszenia na szkolenie oraz
akceptacji na druku polecenia wyjazdu służbowego.
5. Pozostałe wyjazdy muszą być poprzedzone pisemnym wnioskiem pracownika
o akceptację kosztów związanych z wyjazdem, chyba, że wyjazd odbywa się na wyraźne
polecenie pracodawcy. W takiej sytuacji wystarczy akceptacja na druku polecenia wyjazdu
służbowego.
6. Polecenia wyjazdu służbowego wystawiane są przez pracownika prowadzącego rejestr
wydawanych poleceń. Pracownik ten nadaje im kolejny w danym roku numer o symbolu: nr
delegacji/rok bieżący. Polecenie służbowe bez rejestracji i nadanego numeru jest nieważne.
7. Polecenie wyjazdu służbowego, poza numerem z rejestru, musi zawierać imię i nazwisko
pracownika, cel wyjazdu, czas trwania podróży z dokładnym określeniem daty rozpoczęcia i
zakończenia wyjazdu, miejscowość oraz instytucje do której udaje się pracownik, dokładne
określenie rodzaju środka transportu.
8. Podróż służbowa pracownika odbywa się środkiem transportu, na który pracownik uzyskał
zgodę.
4
9. Przy wystawianiu polecenia wyjazdu służbowego na obszarze kraju należy w pierwszej
kolejności uwzględnić środek lokomocji w postaci PKP, PKS, BUS.
10. Podróż koleją odbywa się drugą klasą, a podróż lotnicza odbywa się w klasie ekonomicznej
lub równorzędnej, chyba , że rektor postanowi inaczej. Koszt biletu musi uwzględniać
przysługującą pracownikowi ulgę bez względu na to z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
11. W szczególnych, uzasadnionych sytuacjach rektor może wyrazić zgodę na odbycie podróży
służbowej samochodem osobowym będącym własnością pracownika.
ROZDZIAŁ III
Rozliczenie delegacji
§5
1. Rozliczanie należności przysługujących z tytułu podróży służbowych jest realizowane
zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 poz.
167).
2. Rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje pracownik delegowany.
3. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta, zwrot kosztów przejazdu,
noclegów i innych udokumentowanych wydatków, jeżeli pracodawca wyraził na nie
zgodę.
Opłaty
za
parkingi
i
autostrady
w
przypadku
korzystania
z własnego środka transportu nie podlegają zwrotowi, gdyż są rozliczane w ramach
ryczałtu za kilometr zgodnie z interpretacją izby Skarbowej.
4. Zwrot kosztów za noclegi w hotelach następuje na podstawie przedłożonych faktur
wystawionych na PWSZ w Oświęcimiu im. rtm. W. Pileckiego, przy czym należy dokonać
wyboru możliwie najtańszego miejsca hotelowego.
5. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w poleceniu
wyjazdu służbowego, różnicę pomiędzy ceną biletu środka komunikacji wskazanym
w poleceniu służbowym pracownik pokrywa we własnym zakresie.
6. W przypadku przejazdu własnym środkiem transportu uczelnia nie refunduje
poniesionych szkód materialnych.
7. Rozliczenie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku polecenia wyjazdu
służbowego w rubrykach „rachunek kosztów podróży”. Pracownik zobowiązany jest w
terminie 14 dni roboczych przedłożyć wypełniony formularz polecenia wyjazdu
służbowego. Do rozliczenia należy dołączyć oryginały dokumentów potwierdzających
poniesienie wydatków na które wcześniej uzyskano zgodę delegującego. W wyniku
zdarzeń losowych np. zagubienia biletów, poświadczających odbycie podróży, dopuszcza
5
8.
9.
10.
11.
12.
się możliwość uznania pisemnego oświadczenia pracownika o zaistniałej sytuacji wraz z
określeniem kwoty poniesionych kosztów podróży.
W przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia wysokość diety ulega zmniejszeniu
stosownie do postanowień rozporządzenia określonego w § 3 ust. 1.
Pod względem merytorycznym rozliczenie delegacji zatwierdza osoba zlecająca wyjazd
służbowy.
Kontroli rozliczenia delegacji pod względem formalno – rachunkowym dokonuje
kwestor.
Sprawdzony i zatwierdzony dokument stanowi podstawę wypłaty należności na
rachunek bankowy.
W przypadku nieuzasadnionej rezygnacji z wyjazdu służbowego pracownik ma
obowiązek zwrócić koszty poniesione przez Uczelnię, których Uczelnia nie ma możliwości
odzyskać.
ROZDZIAŁ IV
Postanowienia końcowe
§6
1. Regulamin zostaje wprowadzony na czas nieokreślony.
2. Zmiana Regulaminu następuje w tym samym trybie co jego ustanowienie.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 20.12.2013 roku.
6
7