Do wniosku o płatność - Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego

Rozliczanie projektu i wypłata
dofinansowania
Działanie 8.2
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
Wniosek o płatność – zasady rozliczeń
Działanie 8.2
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Rozliczenie projektu - zgodnie § 7 umowy o dofinansowanie
Terminy rozliczania Projektu:
•
Płatność zaliczkowa – wniosek o płatność należy złożyć niezwłocznie
po zawarciu umowy o dofinansowanie pod warunkiem wniesienia
zabezpieczenia kwoty dofinansowania, przed rozpoczęciem realizacji
Projektu lub po zrealizowaniu I etapu, zgodnie z Harmonogramem
rzeczowo-finansowym Projektu,
•
Płatność pośrednia – wniosek o płatność należy złożyć w terminie 30
dni od dnia zakończenia każdego etapu Projektu (zgodnie z
Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu)
•
Płatność końcowa - wniosek o płatność należy złożyć nie później niż
w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków (zgodnie z § 6
ust. 3 Umowy od dofinansowanie)
Nowy system wypłat zaliczek i refundacji dla beneficjentów
Programów Operacyjnych
Od 1 stycznia 2010 r. obowiązuje nowy system wypłat zaliczek
i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych wprowadzony
nową ustawą o finansach publicznych (Dz. U. nr157, poz. 1240.), których
źródłem są między innymi środki europejskie.
4
Nowy system wypłat zaliczek i refundacji dla beneficjentów
Programów Operacyjnych
Beneficjenci będą otrzymywać płatności kolejnych transz dofinansowania
w dwóch przelewach:
v Płatności na rzecz beneficjentów w części środków europejskich
(85% wartości dofinansowania) będzie dokonywał Bank
Gospodarstwa Krajowego na podstawie wystawionych przez PARP
zleceń płatności;
v dotację celową w części dotyczącej współfinansowania krajowego
(15% wartości dofinansowania) przekazywanej przez PARP w
przypadku beneficjentów programu PO IG i PO KL;
v wszelkie zwroty dotyczące środków otrzymanych w 2010 r. powinny
być dokonywane przez Beneficjenta na rachunek, z którego
otrzymał środki tzn. dla środków europejskich na rachunek w BGK
prowadzony dla tych środków, a dla dotacji celowej na rachunek
PARP.
Sposób przygotowania Wniosków o Płatność
Ø Wszystkie wnioski o płatność składane są w RIF;
Ø Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosku o płatność
z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie,
• w formie elektronicznej (zapis plików Generatora Wniosków
o Płatność na nośniku danych) oraz
• w formie papierowej (1 egzemplarz).
Wersja papierowa musi być tożsama z wersja elektroniczną
Ø wnioski o płatność przygotowuje się za pomocą Generatora
Wniosków o Płatność (dotyczy to wszystkich działań PO IG
realizowanych przez PARP), który dostępny jest na stronie
www.parp.gov.pl w dziale „Innowacyjna Gospodarka”.
Generator Wniosków o Płatność
Sposób wypełniania Generatora
Beneficjenta reguluje:
wniosków
o płatność przez
ØInstrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, która znajduje się
w zakładce Pomoc w Generatorze Wniosków;
ØInstrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność przygotowana
została przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dla całego PO IG.
Dane przedstawione we wniosku o płatność muszą być spójne
z danymi zawartymi w Umowie o dofinansowanie i jej załącznikami.
Generator Wniosków o Płatność
Wniosek o płatność służy:
Ø wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej
(beneficjent wypełnia poz. 2-8, 8a[1], 10, 14, 17, 20, 21), przy czym
przekazanie pierwszej transzy płatności zaliczkowej może nastąpić na
podstawie umowy o dofinansowanie;
Ø rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach
wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem
o kolejne transze środków (beneficjent wypełnia poz. 1- 21);
Ø wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację
wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta (beneficjent
wypełnia poz. 1- 21);
[1] Punkt nie wypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki
Błędy najczęściej popełniane przez Beneficjentów we
wniosku o płatność
Ø pkt 1 - data kończąca okres, za jaki składany jest wniosek – powinna
zostać wpisana data ostatniej płatności związanej z rozliczanym
Projektem;
Ø pkt 2 - dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za realizację Projektu
w zakresie rzeczowym bądź finansowym;
Ø pkt 2 - numer rachunku bankowego, na który ma być przekazana
dofinansowanie musi być zgodny z umową o dofinansowanie;
Ø pkt 7 - należy podać numer umowy o dofinansowanie (końcówka -00),
niezależnie od ilości podpisanych aneksów;
Ø pkt 8 - kwota wydatków całkowitych jest niezgodna z sumą kolumny 7
w pkt 13;
Błędy najczęściej popełniane przez Beneficjentów we
wniosku o płatność
Ø pkt 9 - kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem powinna
być równa sumie wydatków z kolumny 8 w pkt 11 wniosku o płatność;
Ø pkt 11 - należy wypisać wszystkie daty związane z wypłatą
wynagrodzeń;
Ø pkt 11 - fakturę/inny dokument księgowy potwierdzający poniesienie
wydatków związanych więcej niż z jedną pozycją z Harmonogramu
rzeczowo-finansowego Projektu należy wpisać tylko raz, podając we
właściwej kolumnie nazwę wszystkich towarów/usług, których dotyczy;
Ø pkt 12 - kwota wykazanych odsetek przez Beneficjenta musi zostać
zweryfikowana na podstawie wyciągu bankowego;
Błędy najczęściej popełniane przez Beneficjentów we
wniosku o płatność
Ø pkt 13 - w kolumnie 1 należy wpisać wszystkie działania w ramach
każdego etapu projektu. Jednocześnie, niezależnie od tego, czy
zrealizowany został tylko I etap Projektu, który obecnie jest rozliczany,
należy wymienić wszystkie działania w ramach wszystkich etapów;
Ø pkt 17 - harmonogram wydatków na kolejne kwartały powinien
obejmować wydatki kwalifikowane, jakie Beneficjent planuje wykazać w
kolejnych wnioskach o płatność bez uwzględnienia wydatków
przedstawionych w obecnie składanym wniosku;
Ø wniosek o płatność musi zostać podpisany czytelnie bądź też
parafowany wraz z przystawioną pieczątką imienną oraz z pieczątką
firmową przez osobą upoważnioną do reprezentacji Beneficjenta,
zgodnie z dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem.
Dokumenty stanowiące załączniki do
Wniosku Beneficjenta o płatność
Działanie 8.2
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
13
Do wniosku o płatność (za wyjątkiem wniosku obejmującego wyłącznie
płatność zaliczkową) Beneficjent zobowiązany jest załączyć:
•
•
•
•
•
kopie dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej) potwierdzające poniesione wydatki, opisane w sposób umożliwiający ich
przypisanie określonym pozycjom w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu;
kopie wyciągów bankowych potwierdzające dokonanie przez Beneficjenta wszystkich
płatności związanych z realizacją Projektu (w przypadku braku wyciągów inne
dokumenty potwierdzające dokonanie płatności);
kopie protokołów odbioru dokumentującymi wykonanie dostaw lub usług
kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania lub
wartości niematerialnych i prawnych oraz inne dokumenty potwierdzające zgodność
realizacji Projektu z warunkami Umowy
oryginał pomocniczego zestawienia finansowego (wersja papierowa i elektroniczna),
dostępnego na stronie działania na www.parp.gov.pl
14
Załączniki do wniosku o płatność:
•
•
•
•
•
•
w przypadku wydatków związanych z wynagrodzeniami oraz obowiązkowymi
pozapłacowymi kosztami pracy
w przypadku zakupu szkoleń dla osób zaangażowanych w realizację Projektu
– szczegółowe wyjaśnienie dokumentacji w dalszej części prezentacji;
elektroniczną wersję analiz sporządzonych w ramach Projektu;
oświadczenie Beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku
Beneficjenta o płatność są bezpośrednio związane z realizacją Projektu;
oświadczenie Beneficjenta o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych
dostawców towarów lub usług, z zastrzeżeniem § 12 ust. 4
inne dokumenty niezbędne do weryfikacji prawidłowości realizacji Projektu na żądanie
Regionalnej Instytucji Finansującej lub Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II
stopnia
15
Proces prawidłowego przygotowania dokumentów rozliczeniowych przez
Beneficjenta
•
•
Wszystkie dokumenty, składane przez Beneficjenta w kopii, muszą zostać
poświadczone na każdej stronie „za zgodność z oryginałem” przez osobę
upoważnioną do reprezentacji Beneficjenta (zgodnie z dokumentem
rejestrowym firmy, bądź stosownym pełnomocnictwem) lub przez głównego
księgowego.
Za prawidłowo potwierdzony uznaje się dokument, na którym widnieje
informacja „potwierdzam za zgodność z oryginałem” oraz złożony jest
czytelny podpis osoby upoważnionej, bądź też jej parafka i imienna
pieczątka.
16
Dokumenty księgowe
Każdy oryginał dokumentu księgowego (faktura, rachunek itp.) należy opisać wskazując
następujące informacje:
• nazwę (tytuł) Projektu wynikającą z umowy o dofinansowanie
• datę zawarcia i numer umowy
• opis związku wydatku z umową o dofinansowanie (możliwość przypisania wydatku
do określonej pozycji w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu)
• informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR/ informacja o procencie
i kwocie współfinansowania z EFRR
• dekretacja
• nr księgowy dokumentu;
• informacja o poprawności formalnej i merytorycznej;
• adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu).
Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs
sprzedaży banku z dnia dokonania płatności za fakturę.
17
Opis dokumentów księgowych
•
Ww. informacje powinny być umieszczone na drugiej stronie oryginału
dokumentu księgowego. Tak więc kopie dokumentów księgowych
dostarczonych do właściwej instytucji muszą zawierać kopie w/w
informacji – potwierdzone za zgodność z oryginałem przez
upoważnioną osobę.
Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej
refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych
18
Przykładowy opis na odwrocie dokumentu księgowego
Umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-999/09-00 z dnia 15.10.2010 r.
Tytuł projektu: „Wdrożenie systemu B2B w firmie UNIA”
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego /
Kwota dofinansowania współfinansowana z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wynosi
250 000,00 zł, co stanowi 85 % łącznej kwoty przyznanego dofinansowania.
Faktura dotyczy kategorii wydatków „Zakup nowych środków trwałych”, etap I działanie nr 3 „Zakup 2
sztuk laptopów”
Nr księgowy 12/POIG/2010
Faktura nie zawiera dekretacji- Beneficjent dostarczył oświadczenie, że nie prowadzi pełnej
księgowości.
Sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym
………………..............................................
(data, imię i nazwisko osoby upoważnionej)
Zapłacono przelewem
19
Dokumenty potwierdzające dokonanie przez Beneficjenta wszystkich
płatności związanych z realizacją Projektu
Wyciąg bankowy:
Ø pierwsza strona wyciągu zawierająca numer rachunku bankowego oraz dane
jego właściciela + strona z potwierdzeniem dokonania płatności za dany
dokument
Potwierdzenie przelewu:
Ø wydruk elektroniczny z informacją, że nie wymaga dodatkowych podpisów oraz
stempla bankowego
20
Dokumenty potwierdzające dokonanie przez Beneficjenta wszystkich
płatności związanych z realizacją Projektu
Ø na dowodach zapłaty powinny znajdować się informacje dotyczące szczegółów
płatności (numer faktury, dane wykonawcy przelewu, dane odbiorcy przelewu, numer
rachunku bankowego odbiorcy przelewu, kwota przelewu);
Ø w sytuacji, gdy na załączonych dokumentach zapłaty Beneficjent posługuje się
zamiast numerem przedłożonej faktury, numerem zamówienia lub fakturą pro forma,
konieczne złożenie jest ww. dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji
prawidłowości dokonanej płatności;
Ø prosimy o zwracanie szczególnej uwagi na opisy znajdujące się na przelewach.
Każde błędne dane wpisane w załączonych przelewach wymaga dostarczenia przez
Beneficjenta dodatkowych dokumentów/wyjaśnień.
21
Płatności w Projekcie - kwalifikowalność wydatków
Wszelkie płatności związane z realizacją projektu w ramach działania 8.2 muszą być
realizowane przez Beneficjenta za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta.
Kompensata oraz płatności gotówkowe stanowią koszt niekwalifikowany.
WYJĄTEK:
§ Umowa o pracę podlega ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z
1998, Nr 21, poz. 94), która normuje reguły wypłacania wynagrodzenia. Zasadą jest
wypłata gotówki do rąk pracownika, chyba że pracownik na wypłatę wynagrodzenia w
innej formie wyrazi zgodę na piśmie lub gdy tak stanowi układ zbiorowy pracy. Z tego
względu, w przypadku kolizji przepisów Kodeksu Pracy z postanowieniami
Wytycznych PO IG wyższość normy prawa powszechnie obowiązującego wymaga
bezwzględnego stosowania przepisów Kodeksu Pracy.
22
Płatności dokonywane kartą płatniczą
Warunki uznania płatności dokonanej kartą płatniczą:
Ø karta płatnicza musi być przypisana do rachunku bankowego Beneficjenta
Wydatki poniesione za pośrednictwem prywatnej karty płatniczej np. prezesa
spółki będącej Beneficjentem nie mogą stanowić wydatków kwalifikujących się
do objęcia wsparciem.
WYJĄTEK:
§ płatności dokonywane kartą płatniczą osoby fizycznej prowadzącej działalność
gospodarczą (rachunek osobisty ww. Beneficjenta jest takim samym „rachunkiem
Beneficjenta”, jak jego rachunek firmowy)
Ø przedstawienie dokumentu wystawcy faktury potwierdzającego fakt uregulowania
przez Beneficjenta należności wskazanych w dokumencie księgowym
23
Dokumenty załączane do wniosku o płatność w zakresie
wydatków takich jak:
Ø Wynagrodzenia oraz obowiązkowe pozapłacowe koszty pracy
Ø Szkolenia specjalistyczne
Ø Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne
Ø Analizy przygotowawcze i usługi doradcze
Ø Promocja, działania informacyjne
Ø Wybór wykonawcy
24
WYNAGRODZENIA
Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność:
a) oświadczenie o wypłaconych wynagrodzeniach dla pracowników w ramach
Projektu lub o wypłaconych obowiązkowych pozapłacowych kosztach pracy w
przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi
działalność gospodarczą (nie dotyczy naboru z 2008 r.) - oświadczenie
Beneficjenta
b) kopie wyciągu z listy płac, zatwierdzonej (podpis +pieczątka firmowa) przez
osobę upoważnioną w firmie Beneficjenta lub kopie rachunku za wykonanie
zlecenia/ dzieła
c) kopie deklaracji ZUS RCX lub RCA oraz deklaracji DRA, sporządzanych za
okres, w którym nastąpiła faktyczna wypłata wynagrodzenia pracownikowi
d) kopię umowy określającą warunki zatrudnienia
e) kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń/ obowiązkowych
pozapłacowych kosztów pracy i zapłatę za poniesione w ramach Projektu
wydatki, w wysokości wynikającej z przedstawionych dokumentów
25
Oświadczenie Beneficjenta o wypłaconych wynagrodzeniach
Ø powinno zawierać:
a) pełną informację o wypłaconym wynagrodzeniu dla konkretnego
pracownika za realizację działań wyłącznie związanych z Projektem
b) kwotę wynagrodzenia
c) datę dokonania płatności
Ø powinno być zbiorczą informacją zgodną z przedstawionymi przy
rozliczaniu Projektu dokumentami
Ø jest odpowiednim dokumentem do podania informacji, w jakiej części
wynagrodzenie jest wydatkiem kwalifikowalnym
26
Kwalifikowalność wydatków związanych z wynagrodzeniami osób
bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu
Ø
Koszty ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy odprowadzanej do US od
wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przy projekcie, naliczone w ostatnim
miesiącu realizacji projektu, lecz poniesione po jego zakończeniu, zostaną uznane
za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem.
Ø
W celu uznania ww. kosztów od wypłaconych wynagrodzeń, Beneficjent
powinien dokonać przelewu na konto ZUS i US w okresie kwalifikowalności
wydatków.
27
WYNAGRODZENIA
Konieczność przedstawienia przez Beneficjenta dokumentu (aneks
do umowy, zmiana zakresu obowiązków), na podstawie którego
pracodawca oddelegował pracownika, w całości lub częściowo, do
pracy przy realizacji Projektu zachodzi gdy:
Ø
umowa określająca warunki zatrudnienia została zawarta z pracownikiem przed
okresem kwalifikowalności wydatków
Ø
pracownik zatrudniany jest na stanowisku niezwiązanym z realizacją Projektu (np.
magazynier, recepcjonistka)
28
SZKOLENIA
- specjalistyczne dla osób zaangażowanych w realizację Projektu, niezbędnych
do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B (działanie 8.2)
Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność:
a)
b)
c)
d)
kopia dokumentu księgowego
kopia dokumentu potwierdzającego dokonanie płatności
kopie list obecności podpisane przez osoby uczestniczące w szkoleniach
kopie certyfikatów dla poszczególnych osób uczestniczących w szkoleniach o
ile stanowią integralną część szkolenia (w przypadku braku certyfikatów
Beneficjent jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie)
29
Dokumenty potwierdzające zgodność realizacji Projektu z warunkami
Umowy o dofinansowanie:
Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne:
Ø protokół odbioru (dokument musi zawierać datę sporządzenia oraz być
zatwierdzony i podpisany przez stronę przekazującą i odbierającą)
Ø dokument OT - wartość na OT musi być równa (lub wyższa) wartości z faktury
zakupu => jeśli jest wyższa z dokumentu powinno wynikać, jakie elementy
podwyższyły wartość
Ø wyciąg z ewidencji środków trwałych (również niskocennych elementów o
wartości poniżej 3 500 zł) bądź wartości niematerialnych i prawnych
Ø licencje na zakupione w ramach projektu oprogramowanie lub umowy z
dostawcami oprogramowania, na podstawie których udzielono licencji
30
Dokumenty potwierdzające zgodność realizacji Projektu z warunkami
Umowy o dofinansowanie – cd.
Promocja, działania informacyjne:
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
protokoły zdawczo-odbiorcze
umowa zawarta z dostawcą usług/towarów
inne dokumenty dostawcy określające termin i realizację dostaw lub usług
kopia przygotowanej dokumentacji promocyjnej
dokumentacja potwierdzająca realizację zastosowanych w projekcie działań
promocyjnych oraz informacyjnych, zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie
31
ANALIZY PRZYGOTOWAWCZE I USŁUGI DORADCZE (WDROŻENIOWE)
Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność:
a) kopia dokumentu księgowego
b) kopia dokumentu potwierdzającego dokonanie płatności
c) kopia protokołu odbioru potwierdzająca wykonanie usług, który zawiera
szczegółowy raport z wykonanych prac rozliczanych w ramach faktury
d) kopia umowy zawartej z wykonawcą
e) raporty i/lub dokumentacja merytoryczna będąca wynikiem tych usług
f) elektroniczna wersja analiz sporządzonych w ramach Projektu
32
WYBÓR WYKONAWCY
W związku z wejściem w życie w dniu 5 stycznia 2011r. ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o
zmianie ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.10.240.1603),
która wprowadziła m.in. uszczegółowienie zasady konkurencyjności stosowanej przy wyborze
wykonawcy przez Beneficjenta lub przez podmiot ubiegający się o udzielenie przez Agencję
wsparcia przeznaczonego na zakup towarów lub usług Beneficjent jest zobowiązany do
składania oświadczenia o wyborze wykonawcy przy każdym wniosku o płatność w odniesieniu
do wydatków nim objętych.
33
WYBÓR WYKONAWCY
Wzór Oświadczenia nr 1:
Oświadczenie
W związku z realizacją projektu ……………………………………………………………...
w programie …………………………………………………………………….. niniejszym oświadczam, że poniżej wymienione towary/usługi:
…………………..
…………………..
……………………
……………………
objęte wnioskiem o płatność zakupione zostały od ………….. (nazwa dostawcy usługi/towaru) powiązanego z ……………….. (nazwa
beneficjenta) w sposób, o którym mowa art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju
Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.).
Jednocześnie oświadczam, że zakup powyżej wymienionych towarów/usług został dokonany od………… (nazwa dostawcy usługi/towaru)
wyłącznie z uwagi na fakt, iż:
- jest on jedynym dostępnym na rynku dostawcą towarów/usług objętych wnioskiem o dofinansowanie,
- wybór wykonawcy nastąpił przed dniem 5 stycznia 2011 r.[1]
Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i przy zachowaniu
należytej staranności.
…………..…………….…………
(miejscowość)
(data)
………………………………………
(podpis)
[1] Niepotrzebne skreślić
WYBÓR WYKONAWCY
Wzór Oświadczenia nr 2:
Oświadczenie
W związku z realizacją projektu ……………………………………………………………...
w programie …………………………………………………………………….. niniejszym oświadczam, że w stosunku do
…………………………………………… (nazwa beneficjenta), w zakresie wydatków objętych wnioskiem o płatność, nie
zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji
Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.) dotyczące powiązań osobowych lub
kapitałowych z wykonawcą*.
Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i
przy zachowaniu należytej staranności.
…………..…………….…………
(miejscowość)
(data)
………………………………………
(podpis)
[1] dotyczy wykonawców wybranych w terminie od dnia 5 stycznia 2011r.
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do
wniosku o płatność
Ø dokumenty księgowe, potwierdzające poniesione wydatki:
•
•
•
•
•
przedmiot faktury/rachunku jest niezgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym
projektu -niezgodność może wynikać z różnic w nazwie towaru lub usługi => Beneficjent musi
przedstawić oświadczenie dostawcy potwierdzające właściwości przedmiotu transakcji i jego
tożsamość z zakresem rzeczowym umowy;
brak lub niepełne opisy na rewersach faktur/rachunków
błędne dane identyfikacyjne Beneficjenta jako nabywcy – błędy dotyczą różnych elementów:
nazwy, adresu bądź numeru identyfikacji podatkowej =>wymaga przesłania w ramach uzupełnień
stosownej noty korygującej
brak dekretacji księgowej -jeśli Beneficjent nie prowadzi pełnej księgowości konieczne jest
dostarczenie stosownego oświadczenia
faktura w nazwie towaru odwołuje się do zawartej umowy – należy załączyć umowę wskazaną
na fakturze do tej faktury, jako jej załącznik; to samo dotyczy powołania się na zamówienie,
fakturę pro forma lub inny dokument
36
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku
Ø wyciągi bankowe lub inne dokumenty potwierdzające dokonanie płatności :
•
•
•
•
brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty w całości za załączony do
wniosku o płatność dokument księgowy,
tytuły przelewów nie wskazują, za jaką fakturę/rachunek została dokonana płatność lub za który
miesiąc zostało wypłacone wynagrodzenie lub zawierają błędne dane dokumentu źródłowego –
wymagane jest oświadczenie kontrahenta/pracownika potwierdzającego otrzymanie zapłaty,
faktura potwierdzająca wydatek kwalifikowany została zapłacona wraz z wydatkami
niekwalifikowanymi (inne faktury nie związane z Projektem) – konieczne jest przedstawienie kopii
pozostałych dokumentów, których dotyczy płatność lub oświadczenia kontrahenta
potwierdzającego otrzymanie zapłaty,
zapłata została przekazana na inny numer rachunku bankowego kontrahenta niż wskazany na
dokumencie źródłowym lub na fakturze brak rachunku bankowego kontrahenta – należy załączyć
dokument, z którego będzie wynikał wykorzystany rachunek bankowy lub oświadczenia
kontrahenta potwierdzającego otrzymanie zapłaty;
37
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku
Ø dokumenty potwierdzające przyjęcie środków trwałych do użytkowania lub wartości
niematerialnych i prawnych, bądź też inne dokumenty potwierdzające zgodność
realizacji projektu z warunkami umowy:
•
•
•
brak kopii protokołów odbioru dokumentujących wykonanie dostaw lub usług,
brak kopii dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych i WNiP do użytkowania,
brak dokumentów potwierdzających wykonanie prac w ramach umowy zlecenia/o dzieło- m.in.
potwierdzeniem wykonania usługi jest wystawiony rachunek, na którym widnieją podpisy
zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy,
38
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku
Ø W przypadku wydatków związanych z wynagrodzeniami oraz obowiązkowymi
pozapłacowymi kosztami pracy:
•
•
•
•
brak lub błędy w oświadczeniu o wypłaconych wynagrodzeniach dla pracowników w ramach
projektu ,
wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę/zlecenia/o dzieło jest niezgodna z widniejącym na
liście płac/rachunku: każda różnica w wysokości wynagrodzeń pomiędzy ww. dokumentami
wymaga wyjaśnień ze strony Beneficjenta, i jeśli to konieczne złożenia zawartych aneksów do
umów,
brak deklaracji ZUS lub złożone deklaracje są w trybie roboczym: ten tryb deklaracji nie jest
wersją ostateczną =>Beneficjent będzie zobowiązany złożyć kopię ostatecznej wersji deklaracji
złożonej do ZUS,
brak dokumentów potwierdzających wypłatę pełnej kwoty wynagrodzeń/ pełnej kwoty
obowiązkowych pozapłacowych kosztów pracy i zapłatę za poniesione w ramach projektu
wydatki, w wysokości wynikającej z przedstawionych dokumentów
Ø brak oświadczenia Beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku
Beneficjenta o płatność są bezpośrednio związane z realizacją projektu
39
Kontrola projektu - §10 Umowy
Realizowany projekt podlega kontroli, która może być przeprowadzona w
każdym czasie od dnia otrzymania informacji o wyłonieniu projektu do
dofinansowania do dnia upływu 3 lat od zamknięcia PO IG. Obowiązkiem
beneficjenta, wynikającym z § 10 ust. 1 umowy, jest poddać się takiej
kontroli na żądanie instytucji uprawnionych na podstawie umowy lub
odrębnych przepisów oraz udostępnić na żądanie tych instytucji wszelką
dokumentację związaną z projektem.
-
Kontrole mogą być przeprowadzane zarówno w siedzibie Beneficjenta/ w
miejscach realizacji Projektu a w Działaniu 8.2 dodatkowo w siedzibach
Partnerów Beneficjenta w ramach wdrożonych rozwiązań informatycznych.
40
Rodzaje i cel wizyt kontrolnych:
•
•
•
•
planowana
doraźna
- wynikająca z pozyskania negatywnych informacji dot. procesu realizacji
projektu;
- wynikająca z monitorowania procesu realizacji projektów na różnych
etapach (kontrole przy płatnościach pośrednich)
w okresie kwalifikowalności wydatków
- przed dokonaniem wypłat pośrednich
- po dokonaniu wypłat pośrednich
po zakończeniu realizacji projektu
- przed dokonaniem wypłaty końcowej
- po wypłacie w okresie 3 lat od dnia zamknięcia PO IG
41
Zakres kontroli
W czasie trwania kontroli Beneficjent jest zobowiązany udostępnić:
• oryginalną dokumentację związaną z realizacją projektu;
• pomieszczenia i tereny, na których jest lub był realizowany projekt;
• system teleinformatyczny;
• wszystkie dokumenty elektroniczne związane z zarządzaniem projektem.
Ponadto podczas kontroli Beneficjent jest zobowiązany udzielać wszelkich
wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu.
42
Dokumenty wymagane podczas kontroli (1)
Ø oryginały dokumentów potwierdzających status MŚP Beneficjenta
Ø oryginały dokumentacji finansowo-księgowej potwierdzającej dokonanie
zakupów w ramach projektu wraz z dowodami zapłaty
Ø oryginały dokumentów potwierdzających zgodność realizacji Projektu z
warunkami umowy (protokoły odbioru, umowy zawarte z dostawcami, listy
obecności i certyfikaty ze szkoleń, dokumentacja stanowiąca wynik usług
doradczych, oświadczenia)
Ø oryginały dokumentów potwierdzających przyjęcie do użytkowania
zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
(dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz WNiP, licencje)
43
Dokumenty wymagane podczas kontroli (2)
Ø oryginały dokumentów związanych w wyborem dostawcy w odniesieniu do
wszystkich zakupów w ramach projektu zgodnie z zapisami § 12 umowy o
dofinansowanie
Ø oryginały dokumentów potwierdzające osiągnięcie wskaźników produktu i
rezultatu założonych we wniosku o dofinansowanie:
•
•
•
•
raport z wdrożenia systemu B2B (jeśli dotyczy)
umowy o współpracy z Partnerami oraz protokoły przekazania dostępu do
wdrożonego systemu B2B
dokumenty opisujące funkcjonalność systemu B2B stworzonego w ramach
projektu w odniesieniu do Beneficjenta oraz Partnerów (o ile taki opis nie jest
częścią umowy o współpracy z Partnerami)
wydruki ze stron wdrożonego systemu B2B potwierdzające realizację procesów
biznesowych zachodzących pomiędzy Beneficjentem a Partnerami
44
Regionalna Instytucja Finansująca
ul. Spółdzielcza 8 15-441 Białystok
tel. 85 741 20 78
fax 85 742 00 44
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
ul. Starobojarska 15, 15-073 Białystok
tel. 85 740 86 83
www.pfrr.pl
45