MENED ER Klubu Sportowego

INSTRUKCJA OBSŁUGI
PROGRAMU
MENEDŻER Klubu Sportowego
PROGRAM WSPOMAGAJĄCY PROCES ZARZĄDZANIA
W KLUBIE SPORTOWYM
MARKUSPORT
mgr Marcin Kuśmierz
ul. Bacha 1/18, 43-100 Tychy
www.markusport.pl e-mail: [email protected]
tel.: 0-502-028-337
MENEDŻER Klubu Sportowego
program wspomagający proces zarządzania w klubie sportowym
Wspomaganie zarządzania w klubie sportowym poprzez autorski program komputerowy
Współczesne zarządzanie w klubie sportowym powinno być wspomagane programami
informatycznymi, które w znacznym stopniu pozwalają na bardziej efektywne działanie. Prawie
we wszystkich dziedzinach życia pomagają nam komputery. Kiedyś stacjonarne teraz coraz
chętniej kupowane komputery przenośne pomagają ludziom w ich codziennej pracy. Bez ich
pomocy nie da się już profesjonalnie prowadzić firmy czy przedsiębiorstwa. Informatyka coraz
chętniej jest stosowana również przez podmioty prowadzące działalność sportową.
Profesjonalny sport już dawno sięgną po rozwiązania informatyczne.
Na podstawie kilkuletnich doświadczeń w zarządzaniu klubem sportowym oraz na podstawie
przemyśleń i analiz powstał program wspomagający proces zarządzania. MENEDŻER Klubu
Sportowego to autorskie rozwiązanie informatyczne, które pozwoli zebrać w jednym miejscu
wszystkie najważniejsze dane potrzebne do prawidłowego zarządzania klubem. W kilka
sekund można dotrzeć do wprowadzonych wcześniej informacji i swobodnie je edytować
i drukować. Dodatkowo stworzona przez klub baza danych, wykorzystywana będzie w wielu
procesach i procedurach działalności stowarzyszenia. Najważniejszą zaletą systemu jest
prostota jego obsługi oraz oszczędność czasu.
Całość opracowania podzielona jest na siedem rozdziałów tematycznych, są to:
•
Baza zawodników,
•
Baza umów,
•
Baza kontrahentów,
•
Składki członkowskie,
•
Terminarz,
•
Ewidencja sprzętu sportowego,
Program ciągle będzie unowocześniany i będą dodawane do niego nowe funkcje, które będą
dostępne do ściągnięcia ze strony internetowej poświęconej temu oprogramowaniu
www.markusport.pl, W portalu będzie również oferowana będzie pomoc techniczna FAQ.
Pierwsze kroki po instalacji
Podczas pierwszego uruchomienia programu pojawi się komunikat aby w celu poprawnego
funkcjonowania programu wpisać dane klubu w zakładce licencja.
Okno dialogowe użytkownik
Po wprowadzeniu prawidłowych danych klubu program będzie je przetwarzał np. przy
procesach edycji z bazy umów . Dlatego bardzo ważne jest prawidłowe wpisanie danych.
Przy edycji danych możliwe jest również wczytanie loga/herbu klubu jeżeli takie klub posiada.
Rejestracja
Aby program działał w pełnej wersji należy po jego zainstalowaniu wybrać z menu przycisk
„Rejestracja” i wprowadzić kod wyjściowy załączony wraz z oryginalnym oprogramowaniem
i wybrać „generuj kod przejściowy”. Ten kod należy wprowadzić do bazy oprogramowania rejestracji, która znajduje się na stronie internetowej autora: www.markusport.pl.
Po wprowadzeniu kodu przejściowego zostanie wygenerowany na powyższej stronie kod
bazowy, który należy wprowadzić w „Liście kodów rejestracyjnych” i zaakceptować wybierając
„Sprawdź/zapisz”. Po prawidłowym wprowadzeniu kodu bazowego program będzie działał w
pełnej wersji. Bez poprawnego przejścia przez fazę instalacji program będzie działał w wersji
demonstracyjnej.
Każdy program będzie można zainstalować tylko 2 razy, każdorazowe przenoszenie
oprogramowania na inny komputer spowoduje jego zablokowanie. Aby dokonać odblokowania
konieczne będzie skontaktowanie się z konsultantem poprzez w/w stronę internetową.
Proces ten zabezpiecza oprogramowanie przed nielegalnym kopiowaniem.
Zmiana nazw kluczowych sekcji oraz zespołów
Program umożliwia zmianę nazw kluczowych wcześniej wprowadzonych sekcji oraz
poszczególnych zespołów podczas zmieniających się faz rozgrywek i sezonu np. z nazwy
drużyny „trampkarze starsi” na „juniorów” co jest konieczne przy udziale danej drużyny
w kolejnych rozgrywkach nowego sezonu.
Ta sama zasada obowiązuje przy zmianie nazewnictwa sekcji.
Okno dialogowe zmiana nazw kluczowych
1. Kartoteka - Baza zawodników
Każdy klub sportowy, aby spełniał swoje podstawowe funkcje musi posiadać
zawodników. Reprezentują oni klub na zawodach i imprezach sportowych. Nie ma problemu
z ewidencją jak ilość sekcji (2-3) oraz zawodników jest niewielka (15-30 osób). Problem
zaczyna się pojawiać w momencie kiedy sekcji jest kilka a zawodników kilkadziesiąt lub
kilkaset. Wtedy gromadzenie informacji dotyczących „swoich” zawodników staje się ogromnym
problemem. Baza zawodników pozwala na zachowanie danych osobowych
wszystkich
zawodników i członków klubu. Można tworzyć kilkanaście sekcji sportowych a w każdej sekcji
odpowiednie kategorie wiekowe zawodników czy drużyn. Kliknięciem myszki bardzo łatwo
możemy odnaleźć zawodnika i niezbędne jego dane. Mogą one być modyfikowane
i uzupełniane w dowolnym momencie. Z wprowadzonych elementów dokonuje się wydruki list
zawodników, zgodnie z aktualnymi potrzebami – filtrując potrzebne dane do wydruku.
Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość umieszczenia w każdej kartotece zawodnika jego
zdjęcia oraz danych kontaktowych. Poniżej przedstawiono widok kartoteki w bazie
zawodników.
Kartoteka – baza zawodników
Dodaj sekcję
Chcąc dodać sekcje do bazy należy wybrać „dodaj sekcję” i w oknie dialogowym należy
wpisać nazwę i zatwierdzić. Wtedy w kartotece pojawi się sekcja. Program nie ma
ograniczenia związanego z ilością wprowadzonych sekcji.
Okno dialogowe wpis sekcji
Dodaj drużynę
W celu przyporządkowania drużyny do odpowiedniej sekcji należy przed dodaniem drużyny
podświetlić nazwę już dodanej sekcji w kartotece. Następnie wybrać „dodaj druzynę”, wpisać
nazwę lub kategorię drużyny i zatwierdzić. Dodana drużyna zostanie dopisana do kartoteki
wcześniej zaznaczonej sekcji. Program nie ma ograniczenia związanego z ilością
wprowadzonych drużyn.
Okno dialogowe wpis drużyny
Dodawanie nowego zawodnika
Aby dodać nowego zawodnika do bazy należy wybrać przycisk „dodawanie nowego
zawodnika”. Pojawi się okno dialogowe, które umożliwia na wprowadzenie i edycję danych
zawodnika. Po wpisaniu wszystkich danych należy wprowadzone informacje zatwierdzić
wybierając „dodaj nowego zawodnika”.
Okno dialogowe dodanie zawodnika
Poprawianie danych zawodnika
Postępowanie jest takie samo jak w przypadku wprowadzania danych nowego zawodnika.
Zmodyfikowane dane należy zatwierdzić wybierając „modyfikuj dane zawodnika”.
Dodawanie zdjęcia zawodnika
W przypadku dodawania zdjęć zawodnika do kartoteki należy zaznaczyć wprowadzonego
wcześniej zawodnika i kliknąć na „dodaj zdjęcie”, które w otwartym oknie dialogowym należy
wybrać z plików z komputera. Zdjęcie zostanie zaimportowane do programu i widoczne po
lewej stronie kartoteki zawodnika.
Drukowanie
Każdą kartotekę wprowadzoną do bazy można wydrukować. W celu wydrukowania
interesującej nas listy należy w kartotece podświetlić odpowiednią sekcję oraz drużynę oraz
wybrać „Drukuj…”. W oknie dialogowym możemy wybrać opcje wydruku, które nas interesują.
Po naciśnięciu „drukuj” program wyeksportuje listę do programu tekstowego, gdzie będzie
istniała możliwość wydruku bezpośredniego lub obróbki wyeksportowanej wiadomości.
Okno dialogowe wydruk zawodników
Usuń zawodnika
W celu usunięcia zawodnika z bazy należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję
wybierając ją z listy a następnie wybrać „usuń zawodnika” program dodatkowo zapyta nas czy
na pewno chcemy usunąć wpis. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”.
2. Kartoteka - Baza kontrahentów
Współpraca z licznymi podmiotami wymaga wielu danych między innymi teleadresowych. Baza kontrahentów umożliwia szybkie i bezbłędne odnalezienie danych
adresowych klubów, szkół, zawodników itp. Raz wprowadzone do bazy dane są filtrowane
w kategoriach:
•
Kluby,
•
Sędziowie,
•
Placówki oświatowe,
•
Trenerzy,
•
Związki Sportowe,
•
Jednostki samorządowe,
•
Inne.
Zastosowanie powyższych kategorii pozwala w sposób usystematyzowany zapisać a później
odnaleźć potrzebne dane. Wszystkie nazwiska osób układają się w sposób alfabetyczny co
dodatkowo ułatwia odnalezienie informacji. Bezpośrednio z programu można uruchomić
pocztę elektroniczną czy stronę internetową wyszukanego kontrahenta.
Kartoteka – baza kontrahentów
Dodaj kontrahenta
Dodawanie do bazy kontrahentów odbywa się w prosty sposób. Należy wybrać „dodaj
kontrahenta” po czym pojawi się okno dialogowe, w którym wprowadza się dane kontrahenta.
Informacje wprowadzane można filtrować tak, aby przypisać dane do odpowiedniej kategorii.
Bezpośrednio z okna można również połączyć się z kontrahentem on-line za pomocą
komunikatora lub strony internetowej. Wprowadzone dane należy zatwierdzić wybierając
„dodaj nowego kontrahenta”.
Okno dialogowe edycja kontrahenta
Popraw dane kontrahenta
Poprawianie wcześniej wprowadzonych informacji odbywa się na takiej samej zasadzie jak
wprowadzanie nowego podmiotu. Należy wybrać „popraw dane kontrahenta” i w oknie
dialogowym zmienić dane, które należy zapisać wybierając „modyfikuj dane kontrahenta”.
Usuń kontrahenta
W celu usunięcia kontrahenta należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję wybierając
ją z listy a następnie wybrać „usuń kontrahenta” program dodatkowo zapyta nas czy na pewno
chcemy usunąć wpis. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”.
3. Kartoteka - Składki członkowskie
Jednym z podstawowych źródeł finansowania uczniowskiego klubu sportowego jest
uiszczanie przez członków klubu comiesięcznych składek członkowskich. Im większa ilość
zawodników tym trudniej prowadzić ewidencję wpłat. Kartoteka składki członkowskie pozwala
w sposób bardzo prosty na wprowadzanie wysokości wpłat i zapisanie ich do konkretnego
wpłacającego. Z kartoteki możliwe jest również wygenerowanie lub wysłanie monitu osobie
mającej zadłużenie na swoim koncie.
Kartoteka – baza kontrahentów
Dodaj rok składkowy
Przed rozpoczęciem wprowadzania danych o wysokościach składek należy do bazy dodać
odpowiedni rok składkowy wybierając „Dodaj rok” i wpisując wybraną pozycję.
Okno dialogowe wpis roku składkowego
Dodaj okres składkowy
W celu dokonania wpisu składek członkowskich zawodników, należy każdemu zawodnikowi
założyć „okres składkowy” do rozliczeń. W tym celu należy wybrać „Dodaj okres składkowy”.
Okno dialogowe edycja kontrahenta
W oknie dialogowym należy wybrać zawodnika wprowadzonego wcześniej do bazy
zawodników z listy. W tym celu należy wybrać w oknie dialogowym „edycja rocznego okresu
składkowego” pozycję „wybierz zawodnika”. Pojawi się lista zawodników wprowadzonych do
ewidencji w bazie zawodników. Należy wybrać żądane nazwisko akceptując decyzję
wybierając „Pobierz dane”. Dane wybranego zawodnika zostaną pobrane do ewidencji składek
członkowskich (pola oznaczone na szaro).
Nie ma możliwości wprowadzenia danych zawodnika z pozycji bazy składek. Aby dodać
nowego zawodnika należy jego wszystkie dane wprowadzić w kartotece Baza zawodników.
Okno dialogowe wybór zawodnika
Wprowadzając dane dotyczące składek członkowskich ważne jest poprawne zarejestrowanie
zawodnika w bazie składek wybierając dokładną datę rejestracji zawodnika w klubie. Od tej
daty zostaną naliczane odpowiednie składki.
Następnie należy wprowadzić ustaloną kwotę wpisowego – jako opłata jednorazowa
uiszczana przy zapisaniu zawodnika.
Kolejnym krokiem jest wpisanie wysokości składki miesięcznej naliczanej od miesiąca
rejestracji przez dalszy okres składkowy.
W odpowiednie pola oznaczające miesiące (od stycznia do grudnia) w wybranym roku należy
systematycznie wprowadzać kwoty przekazane przez zawodnika na konto bankowe klubu.
Rejestracji wpłat dokonujemy wpisując kwoty wpłacone (z wyciągu bankowego). Wszystkie
wprowadzone dane zatwierdzamy wybierając „Dodaj okres składkowy”.
Zmiana wysokości składek w czasie trwania okresu składkowego
W razie zmiany wysokości składki w trakcie trwania okresu składkowego należy oknie
dialogowym
edycji
roku
składkowego
wybrać
„zm.”
–
składki
zmienne.
Wtedy
w kolejnym oknie dialogowym „Słownik Składek” należy wprowadzić ręcznie zmianę wysokości
składek i ustawić składki ze zmianą do końca roku kalendarzowego.
Ostatnia składka roku staje się automatycznie wysokością składki na kolejny rok.
Nowy wpis może mieć składkę wpisaną ręcznie, zmienną przez określenie kwot w oknie
słownika składek lub ściągniętą ze słownika przy pomocy przycisku w oknie składek
zróżnicowanych.
Przycisk „zastosuj do istniejących” powoduje zmianę wszystkich istniejących już w bazie
wpisów. W ten sposób automatycznie zmienia się stawki składek u wszystkich zawodników.
Okno dialogowe słownik składek
4. Kartoteka - Baza umów
Każdy klub sportowy prowadzący działalność sportową wcześniej czy później będzie
musiał spisywać umowy z kontrahentami czyli trenerami, szkołami itp. Baza umów pozwala na
przygotowanie dokumentów oraz ich wygenerowanie w programie tekstowym do dodatkowej
obróbki i wydrukowania. W tej kartotece możemy tworzyć umowy:
•
Zlecenia np., z trenerami, obsługą techniczną,
•
O dzieło np. z kierownikami obozów,
•
Ze szkołami,
•
Z ośrodkami wypoczynkowymi.
W programie zawarte są przykładowe wzory umów, które po wyeksportowaniu do
programu tekstowego można dostosować do swoich potrzeb. Do kartoteki wpisuje się dane
zmienne takie jak np. imiona i nazwiska oraz funkcje stron, datę zawarcia, czas trwania itp. Po
jednym kliknięciu myszki umowa zostaje automatycznie wygenerowana do programu
tekstowego i jest gotowa do dostosowania jej do swoich potrzeb. Zapisane dane osobowe są
umieszczone i pogrupowane w jednym miejscu tworząc tym samym ewidencję umów.
W każdej chwili wiemy z kim, gdzie i kiedy została spisana umowa bez konieczności
wertowania dokumentów papierowych. Stworzona baza sprawia, że odnalezienie potrzebnych
danych nie stanowi większego problemu nawet dla początkujących.
Kartoteka – baza umów
Dodaj umowę
Aby dodać do bazy nową umowę należy wybrać przycisk „dodaj umowę”. Pojawi się okno
dialogowe, które umożliwia wprowadzenie i edycję danych do umowy. Istnieje opcja wyboru
rodzaju umowy (umowa zlecenia, o dzieło, z ośrodkiem, ze szkołą). Po wpisaniu wszystkich
danych należy wprowadzone informacje zatwierdzić wybierając „dodaj nową umowę”.
Schowki
Przy wprowadzaniu kilku umów jednocześnie można przyspieszyć wprowadzanie danych
reprezentantów klubu poprzez zapisanie ich danych do schowka. W tym celu należy wpisać
wybrane nazwisko oraz funkcję i nacisnąć „zapisz do schowka1” – zapisuje pierwszego
reprezentanta po stronie klubu. Taka sama procedura dotyczy drugiego reprezentanta z tym
że zapamiętujemy jej dane wybierając „zapisz do schowka2”
Wybierając „pobierz ze schowka1 lub 2” automatycznie pojawią się wcześniej zapisane dane.
Okno dialogowe edycja umowy
Popraw dane umowy
Poprawianie wcześniej wprowadzonych informacji odbywa się na takiej samej zasadzie jak
wprowadzanie nowej umowy. Należy wybrać „popraw dane umowy” i w oknie dialogowym
zmienić dane, które należy zapisać wybierając „modyfikuj dane umowy”. Umowa jest również
przypisana w bazie do konkretnej sekcji. W razie potrzeby w łatwy sposób można ją odnaleźć.
Zmień rodzaj umowy
Po wpisaniu danych i zapisaniu jej w bazie istnieje możliwość zmiany rodzaju umowy. W tym
celu należy wybrać nowy rodzaj umowy i zatwierdzić potwierdzając „modyfikuj typ umowy”.
Dane zapisane w bazie pod innym wybranym wcześniej rodzajem umowy.
Okno dialogowe typ umowy
Usuń umowę
W celu usunięcia umowy należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję wybierając ją
z listy a następnie wybrać „usuń umowę” program dodatkowo zapyta nas czy na pewno
chcemy usunąć wpis. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”.
Edytuj umowę …
Każda umowa w bazie w dowolnym momencie może być wydrukowana. W tym celu należy
wybrać „Drukuj…” i automatycznie umowa zostanie wygenerowana w programie tekstowym do
dalszej obróbki.
UWAGA !!! Druk umowy jeżeli w przyszłości chcemy do niego powrócić należy bezwzględnie
zapisać na twardym dysku komputera lub innym wybranym nośniku. Po zamknięciu umowy
w programie tekstowym jej treść nie zostanie zapisana w programie Menedżer klubu
sportowego. Zaleca się każdą wyedytowaną umowę w programie tekstowym po wydruku
zapisać w swoim archiwum na komputerze pod nową nazwą.
Program nie archiwizuje treści umowy tylko dane stron umowy oraz terminy realizacji, które są
po wprowadzeniu cały czas dostępne w bazie umów.
5. Kartoteka - Terminarz
Kartoteka Terminarz to proste narzędzie informatyczne zastępujące lub uzupełniające
tradycyjny kalendarz papierowy. W tej pozycji możliwe jest dodawanie i zapisywanie informacji
o spotkaniach, wydarzeniach oraz tworzenie krótkich indywidualnych notatek.
W ten sposób zarządzający klubem w jednym oprogramowaniu wszystkie niezbędne dane ma
w jednej aplikacji bez konieczności wertowania i szukania potrzebnych informacji
w dokumentach, notatnikach czy kalendarzach. Wszystkie zapiski i notatki można
wydrukować.
Kartoteka – terminarz
Dodaj rocznik
W celu dodania roku do kalendarza należy wybrać „dodaj rocznik”. Po pojawieniu się okna
dialogowego należy wpisać kolejny nr roku, który chcemy dodać.
Okno dialogowe wpis rocznika terminarza
Usuń rocznik
Aby usunąć rok kalendarzowy należy podświetlić usuwany rok oraz wybrać „usuń rocznik”.
Po pojawieniu się okna dialogowego należy wybrać „ok” w celu usunięcia rocznika.
Dodawanie wpisów
Wpisy w terminarzu dokonuje się za pomocą dwukrotnego kliknięcia myszką na wybrany dzień
tygodnia. Po otwarciu notesu można zapisywać wszystkie dowolne informację, które w razie
potrzeby można również wydrukować. Wpisy w poszczególnych dniach są oznaczone
gwiazdką i wskazują, że w danym dniu dokonano zapisów.
Okno dialogowe notatnika
6. Ewidencja sprzętu sportowego
Bardzo proste narzędzie pozwalające wprowadzać „na stan” zakupiony, podarowany czy
przekazany klubowi sprzęt sportowy, proste przypisanie stanu do konkretnej sekcji czy
drużyny, możliwość zdjęcia sprzętu ze stanu w momencie jego zużycia powoduje, że zawsze
będziemy mieli podgląd gdzie znajduje się wyposażenie sportowe naszego klubu.
Kartoteka ewidencja sprzętu
Dodaj sprzęt
Dodawanie sprzętu sportowego odbywa się w bardzo prosty i intuicyjny sposób. W tym celu
należy wybrać „Dodaj sprzęt”. W oknie dialogowym wprowadza się podstawowe dane sprzętu
takie jak nazwa, ilość sztuk, data zakupu itp. Następnie dane należy zapisać wybierając „Dodaj
sprzęt”. Informacje są zapisywane automatycznie w bazie sprzętu.
Okno dialogowe edycja sprzętu
Zmień stan sprzętu
Sprzęt w bazie sprzętu można „ściągnąć ze stanu” zmieniając jego status. Wtedy należy
wybrać pozycję sprzętu z listy oraz wybrać „Zmień stan sprzętu”. Po dokonanych zmianach
zapisów w edytorze wpisy należy zatwierdzić wybierając „Zmień stan sprzętu”.
Usuń sprzęt
W celu usunięcia sprzętu należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję wybierając ją
z listy a następnie wybrać „usuń sprzęt” program dodatkowo zapyta nas czy na pewno chcemy
usunąć wybrany sprzęt. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”.
Drukowanie
Każdą kartotekę wprowadzoną do bazy można wydrukować. W celu wydrukowania
interesującej nas listy należy w kartotece podświetlić odpowiednią sekcję oraz drużynę oraz
wybrać „Drukuj…”. W oknie dialogowym możemy wybrać opcje wydruku, które nas interesują.
Po naciśnięciu „drukuj” program wyeksportuje listę do programu tekstowego, gdzie będzie
istniała możliwość wydruku bezpośredniego lub dodatkowej obróbki wyeksportowanej
wiadomości.
Archiwizacja danych
W celu archiwizacji danych wprowadzonych do programu należy co pewien czas np. raz
w tygodniu skopiować pliki bazy danych – pliki z folderu źródłowego do którego został
zainstalowany program i zapisać je w dowolnym nowym folderze wg. ogólnie przyjętych zasad.
Oprogramowanie powstało na podstawie pomysłu:
MARKUSPORT
mgr Marcin Kuśmierz
ul. Bacha 1/18
43-100 Tychy
www.markusport.pl
e-mail: [email protected]
tel.: 0-502-028-337
© Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, publiczne odtwarzanie bez zgody wydawcy zabronione