Opis przedmiotu zamówienia

Nr sprawy UD-III-WZP-3411-58-WSR/09
Załącznik nr 1do SIWZ
(który jest jednocześnie załącznikiem
do umowy)
O P I S
P R Z E D M I O T U
Z A M Ó W I E N I A
Przedmiotem zamówienia jest realizacja imprezy biegowej w dniu 17 stycznia
2010 r. składająca się z dwóch biegów: XXVII Bieg Chomiczówki i V Bieg o Puchar
Bielan.
Obejmuje on wszystkie czynności związane z przygotowaniem i organizacją imprezy
(nr CPV 92622000-7 – Usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych).
W szczególności przedmiot zamówienia obejmuje:
1. załoŜenie i aktualizacja strony internetowej XXVII Biegu Chomiczówki i V
Biegu o Puchar Bielan w terminie nie późniejszym niŜ 7 dni od podpisania
umowy na realizację biegów;
2. współpraca ze sponsorami i patronatami medialnymi imprezy;
3. przygotowanie i zabezpieczenie trasy biegu zgodnie z obowiązującymi
przepisami, projektem zmiany organizacji ruchu oraz zezwoleniem na imprezę
– trasa zgodnie z atestem i projektem zmiany organizacji ruchu (w załączeniu
mapa) na dystansach V Bieg o Puchar Bielan – 5 km., XXVII Bieg
Chomiczówki 15 km.
4. zabezpieczenie porządku i bezpieczeństwa uczestnikom imprezy zgodnie z
przepisami prawa i warunkami zezwolenia (kareteka pogotowia, słuŜby
porządkowe, współpraca z policją i straŜą miejską),
5. dbałość o bezpieczny stan nawierzchni oraz uporządkowanie miejsca imprezy
wraz z przywróceniem do stanu poprzedniego bezzwłocznie po jej realizacji;
6. zabezpieczenie dla uczestników szatni oraz toalet przenośnych;
7. organizacji dla uczestników moŜliwości noclegu na hali sportowej:
8. realizacja biegów zgodnie z następującymi wytycznymi:
A) Start:
- Biegu o Puchar Bielan o godz. 10.00.
- Biegu Chomiczówki o godz. 11.00.
B) klasyfikacja generalna dla obu biegów, klasyfikacja klubowa dla Biegu Chomiczówki
oraz klasyfikacje wiekowe:
Biegu o Puchar Bielan - Kategorie wiekowe męŜczyzn i kobiet
Kategoria Wiek w
latach
I
Od 12 do 15 lat
II
Od 16 do 20 lat
III
21 i starsi
Rok
urodzenia
1998-95
1994-90
1989 i starsi
Bieg Chomiczówki
Kategorie wiekowe męŜczyzn:
Kategoria
I
Wiek w
latach
Rok
urodzenia
16-19
1994-1991
Kategoria
V
Wiek Rok
w
urodzenia
latach
45-49 1965-1961
Kategoria
IX
Wiek w Rok
latach urodzenia
65-69
1945-1939
1
Nr sprawy UD-III-WZP-3411-58-WSR/09
II
III
20-29
30-39
1990-1981
1980-1971
VI
VII
50-54
55-59
1960-1956
1955-1951
IV
40-44
1970-1966
VIII
60-64
1950-1946
X
XI
70-74
75
i starsi
1940-1936
1935
i starsi
Kategorie wiekowe kobiet:
Kategoria
I
II
III
IV
Wiek w
latach
Rok
Urodzenia
do 29
30-39
40-49
50 i starsze
1981 i młodsze
1980 -1969
1970-1961
1960 i starsze
C) Limit czasu na ukończenie trasy
- dla Biegu o Puchar Bielan – 50 min.
- dla Biegu Chomiczówki 2 godz. 30 min.
D) Dane o uczestnictwie:
- dla Biegu o Puchar Bielan – osoby, które ukończyły lat 12,
- dla Biegu Chomiczówki – osoby, które ukończył lat 16.
E) Limit zawodników 1000 osób na kaŜdy z biegów
F) Uroczyste zakończenie w dniu imprezy ok. 14.00
9. Opracowania, przedstawienie do zatwierdzenia Zamawiającemu w terminie 7
dni od podpisania umowy, opublikowania na stronie oraz wydrukowanie formie
ulotki Regulaminu XXVII Biegu Chomiczówki oraz V Biegu o Puchar Bielan w
terminie 14 dni od podpisania umowy w ilości 2 000 egz.
10. Nagłośnienie imprezy i zatrudnienie konferansjera;
11. Organizacja sekretariatu imprezy;
12. Organizacja zapisów internetowych, zapisów w biurze zawodów w tygodniu
poprzedzającym imprezę i w dniu zawodów;
13. Organizację systemu numerowania uczestników
14. Organizacje pomiaru czasu oraz zabezpieczenie obsługi sędziowskiej. Koszt
zakupu chip’iów jednorazowych i pomiaru czasu brutto zawodnika – pokryte
zostaną z wpisowego zawodników;
15. Przygotowanie i wydrukowanie plakatów (450 szt. – pełen kolor rozmiar A2)
do 14 dni od podpisania umowy.
16. Przygotowanie napoi i ciepłego posiłku (grochówka) dla uczestników imprezy
(po biegu);
17. Zakup oraz zabezpieczenie naleŜytej ilości trofeów sportowych zgodnie z
kategoriami wiekowymi: wykaz trofeów sportowych w załączeniu.
18. Zakup naleŜytej ilości dostosowanej do liczby uczestników medali
okolicznościowych mosiądzowanych z logo biegów oraz z napisem zgodnie z
projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego – liczba medali 1000 szt. na
XXVII Bieg Chomiczówki oraz nie mniej niŜ 500 szt. na V Bieg o Puchar Bielan
19. Ubezpieczenie uczestników imprezy,
20. przygotowanie uroczystości zakończenia imprezy oraz rozdania nagród
(przygotowanie reportaŜu i prezentacji multimedialnej z przebiegu imprezy,
prezentacja jego podczas uroczystości zakończenia imprezy)
21. Wykonanie fotoreportaŜu podczas imprezy wraz z przekazaniem prawa do
publikacji ww. zdjęć Zamawiającemu,
22. Przygotowanie i opublikowanie w terminie do 22.01.2010 r. oficjalnego
końcowego komunikatu zawodów oraz zdjęć na stronie biegów.
2