REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO

Załącznik
do Zarządzenia Nr 28/2015
Dyrektora Miejskiego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Olsztynie
z dnia 17 listopada 2015 r.
REGULAMIN
ORGANIZACYJNY
MIEJSKIEGO OŚRODKA
POMOCY SPOŁECZNEJ
w OLSZTYNIE
1
SPIS TREŚCI :
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
ROZDZIAŁ II
Zasady kierowania Ośrodkiem
ROZDZIAŁ III
Organizacja wewnętrzna Ośrodka
ROZDZIAŁ IV
Zasady działania komórek organizacyjnych Ośrodka
ROZDZIAŁ V
Tryb czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentów
ROZDZIAŁ VI
Organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków
ROZDZIAŁ VII Organizacja działalności kontrolnej
ROZDZIAŁ VIII Postanowienia końcowe
2
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Regulamin Organizacyjny opracowano na podstawie paragrafu 13 statutu Miejskiego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Olsztynie stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XXXVIII/668/13 Rady Miasta
Olsztyna z dnia 29 maja 2013 r.
2. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej jest samorządową jednostką budżetową Gminy Olsztyn. Organem
sprawującym nadzór nad działalnością Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej jest Prezydent Olsztyna.
3. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej działa na podstawie obowiązującego prawa, a w szczególności:
1) ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz.163 z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t. j. Dz. U z 2015 r. poz.
332);
3) ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 114);
4) ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (t. j. Dz. U. z 2015 r.
poz.859);
5) ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 225 z późn.
zm.);
6) ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t. j. Dz. U. z 2015 r.
poz. 149 z późn. zm.);
7) ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz. U. Nr 180, poz. 1493 z późn.
zm.);
8) ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t. j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.);
9) ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 966 z późn. zm.);
10) ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków
publicznych (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 581 z późn. zm.);
11) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz.594 z późn. zm.);
12) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.);
13) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r. Nr 330, poz. 1223 z późn. zm.);
14) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych ( t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1202);
15) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 595 z późn. zm.);
16) ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 231, poz.1375
z późn. zm. );
17) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (t. j. Dz. U. z 2014 r.
poz. 1118 z późn. zm.);
18) ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi ( t. j.
Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.);
19) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z
późn. zm.);
20) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn.
zm.);
21) ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób
niepełnosprawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 z późn. zm.);
22) ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne ( t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1059 z późn. zm.);
23) ustawy z 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji
wojennych i okresu powojennego ( t. j. Dz. U z 2014 r. poz.1206 );
24) ustawy z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów (Dz. U. z 2014 r. poz.567);
25) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2014 r. poz.1182 z późn.
zm.);
3
26) ustawy z dnia z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 94 poz. 651 z
późn. zm.);
27) Uchwał Rady Miasta Olsztyna oraz zarządzeń Prezydenta Olsztyna, a także wykonuje inne zadania zgodnie
z udzielonymi upoważnieniami Prezydenta Olsztyna.
4. Regulamin organizacyjny, zwany dalej „Regulaminem” określa organizację, wewnętrzny podział zadań oraz
zasady działania Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie.
5. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) Ośrodku – oznacza to Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Olsztynie;
2) Radzie Miasta – oznacza to Radę Miasta Olsztyna;
3) Prezydencie – oznacza to Prezydenta Olsztyna;
4) Dyrektorze – oznacza to Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie;
5) PPS – oznacza to Punkty Pomocy Społecznej działające w określonych osiedlach Miasta Olsztyna;
6) załatwianiu spraw – oznacza to każde działanie w ramach obowiązków służbowych podejmowane na
podstawie przepisów prawa, w celu wykonania zadań z zakresu działania Ośrodka;
7) komórka organizacyjna – wyodrębniony element struktury Ośrodka, realizujący zadania określone w
niniejszym Regulaminie, w szczególności Dział, Zespół, wieloosobowe i samodzielne stanowisko pracy oraz
jednostki organizacyjne działające w strukturze Ośrodka, w tym: ośrodki wsparcia, dzienne domy pomocy
społecznej, schronisko, środowiskowe domy samopomocy, Miejski Ośrodek Poradnictwa Specjalistycznego i
Socjalnego, placówka opiekuńczo – wychowawcza, placówki wsparcia dziennego.
6. Strukturę organizacyjną Ośrodka określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik Nr 1 do Regulaminu.
Rozdział II
Zasady kierowania Ośrodkiem
§ 2. 1. Pracą Ośrodka kieruje Dyrektor na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta.
2. Dyrektora zatrudnia i zwalnia Prezydent.
3. Dyrektor zarządza Ośrodkiem i reprezentuje go na zewnątrz.
4. Dyrektor zawiera i rozwiązuje umowy o pracę z pracownikami oraz podejmuje wszystkie decyzje w
sprawach personalnych.
5. Do zadań Dyrektora należy w szczególności:
1) realizacja zadań statutowych Ośrodka w tym w szczególności wydawanie decyzji administracyjnych na
podstawie udzielonych upoważnień Prezydenta w indywidualnych sprawach oraz wnioskowanie o udzielenie
takich upoważnień innym osobom z zakresu:
a) pomocy społecznej należących do zadań własnych gminy oraz zadań własnych gminy o charakterze
obowiązkowym, zadań zleconych z zakresu administracji rządowej realizowanych przez gminę, zadań
własnych powiatu, zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez powiat;
b) świadczeń rodzinnych;
c) pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz prowadzenia postępowań wobec dłużników
alimentacyjnych;
d) wspierania rodziny i pieczy zastępczej;
e) dodatków mieszkaniowych;
f) zryczałtowanego dodatku energetycznego dla odbiorców wrażliwych energii elektrycznej;
g) potwierdzenia prawa do świadczeń z opieki zdrowotnej;
h) ustalania prawa i wypłacania zasiłków dla opiekunów;
i) pomocy pieniężnej kombatantom i innym osobom uprawnionym;
j) zadań wynikających z innych ustaw przekazanych do realizacji Ośrodka;
2) zawieranie umów niezbędnych do realizacji zadań statutowych Ośrodka, w tym także na podstawie
upoważnień Prezydenta;
4
3) współpraca z Wydziałem Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Olsztyna, z Wydziałem Polityki
Społecznej Warmińsko - Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego i Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko – Mazurskiego;
4) nadzorowanie i kontrolowanie terminów oraz prawidłowości załatwiania spraw;
5) wydawanie aktów wewnętrznych w formie zarządzeń i decyzji;
6) wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa nałożonych na kierownika jednostki;
7) koordynowanie działalności podległych działów i samodzielnych stanowisk oraz innych komórek
organizacyjnych w porozumieniu z Zastępcami Dyrektora i Głównym Księgowym;
8) nadzorowanie podległych bezpośrednio działów, jednostek i komórek organizacyjnych, samodzielnych
stanowisk;
9) sprawowanie zarządu nad mieniem Ośrodka;
10) nadzór nad gospodarką finansową Ośrodka;
11) ustalanie zakresów czynności dla Zastępców Dyrektora, Kierowników oraz samodzielnych stanowisk
podległych bezpośrednio Dyrektorowi w porozumieniu z Kierownikiem Działu Kadr i Spraw Socjalnych,
12) dysponowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
13) tworzenie stałych lub doraźnych Zespołów w celu wykonywania określonych zadań;
14) zapewnienie właściwego dopływu informacji merytorycznych i finansowych do Ośrodka;
15) występowanie do Prezydenta w sprawach organizacyjnych, finansowych i zasad działania Ośrodka oraz
zatwierdzanie organizacji i zasad działania jednostek organizacyjnych;
16) sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej w Miejskim Ośrodku Pomocy
Społecznej;
17) sprawowanie kontroli zarządczej w Ośrodku;
18) określenie polityki szkoleń zawodowych pracownikom nadzorowanych Działów i samodzielnych
stanowisk.
6. Zwierzchnikiem służbowym Dyrektora jest Prezydent.
7. Dyrektor wykonuje swoje funkcje przy pomocy:
1) I Zastępcy Dyrektora;
2) II Zastępcy Dyrektora;
3) Głównego Księgowego.
§ 3. 1. Zastępcy Dyrektora i Główny Księgowy działają w zakresie spraw powierzonych im przez Dyrektora
i ponoszą przed nim odpowiedzialność za ich realizację.
2. Wykonując powierzone zadania Zastępcy Dyrektora i Główny Księgowy zapewniają prawidłową i
terminową realizację zadań wynikających z zakresu działania Ośrodka w podporządkowanych im komórkach
organizacyjnych oraz nadzorują i koordynują ich działalność.
3. Podczas nieobecności Dyrektora, Ośrodkiem kieruje I Zastępca Dyrektora, a w przypadku jego nieobecności
II Zastępca Dyrektora.
§ 4. Do zadań I Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:
1.Zapewnienie kompleksowego rozwiązywania problemów wynikających z zadań Ośrodka w zakresie pomocy
instytucjonalnej, usług opiekuńczych, domów pomocy społecznej, rodzinnych domów pomocy, pieczy
zastępczej.
2. Nadzór nad pracą: Kierownika ds. Pomocy Instytucjonalnej, Kierownika ds. Usług Opiekuńczych i Domów
Pomocy Społecznej, Kierownika ds. Pieczy Zastępczej, Dyrektora Ośrodka Wsparcia i Opieki nad Dzieckiem i
Rodziną.
3.Nadzorowanie i koordynowanie zadań w zakresie świadczenia usług przez placówki pomocy instytucjonalnej
działające w strukturze organizacyjnej Ośrodka takie jak:
1) Ośrodki wsparcia dziennego pobytu:
a) Dzienny Dom Pomocy Społecznej, Olsztyn, ul. M. Orłowicza 27,(DDPS.O);
b) Dzienny Dom Pomocy Społecznej „Nasza Przystań”, Olsztyn, ul. Bałtycka 81, (DDPS.B);
5
c) Dzienny Dom Pomocy Społecznej „Nasza Chata”, Olsztyn, ul. A. Mickiewicza 17/1, (DDPS.M);
d) Dzienny Dom Pomocy Społecznej „Nasz Dom”, Olsztyn, ul. Świtezianki 4 A, (DDPS.Ś);
e) Dzienny Dom Pomocy Społecznej, Olsztyn, ul. J. Fałata 23k, (DDPS.F);
f) Dzienny Dom Pomocy dla Osób Niepełnosprawnych, Olsztyn, ul. E. Plater 13, (DDP.EP);
g) Dzienny Dom Pomocy Społecznej dla Osób Chorych na Cukrzycę, Olsztyn, al. Marsz. J. Piłsudskiego
61A,(DDPS.P);
h) Środowiskowy Dom Samopomocy dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi „Wyspa”, Olsztyn, ul. St.
Wyspiańskiego 2,(ŚDS I);
i) Środowiskowy Dom Samopomocy dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi „Dworek”, Olsztyn, ul.
Królowej Jadwigi 4,( ŚDS II);
j) Miejski Ośrodek Wsparcia dla Osób Niesłyszących „Gest”, Olsztyn, ul. W. Kętrzyńskiego 3/1,(OWGK);
k) Ośrodek Wsparcia dla Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnej, Olsztyn, ul. Świtezianki 4,(OWNŚ);
l) Ośrodek Wsparcia –„ Romska Świetlica Rodzinna”, Olsztyn, al. Warszawska 16/1,(RŚR).
2) Ośrodki wsparcia prowadzące miejsca całodobowe okresowego pobytu:
a) Schronisko dla Bezdomnych im. Sabiny Kusznierów, Olsztyn, ul. Towarowa 18,(Sch);
b) Ośrodek Wsparcia dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży, Olsztyn, ul. Wł. Jagiełły 5 z
filiami (OWDM).
3) Placówki wsparcia dziennego:
a) Ośrodek Wsparcia dla Dzieci i Młodzieży, Olsztyn, ul. Er. Wiecherta 23 a,(OWW);
b) Ośrodek Wsparcia dla Dzieci i Młodzieży, Olsztyn, ul. Rzepakowa 12,(OWRz).
4) Placówka opiekuńczo - wychowawcza prowadząca miejsca całodobowe:
a) Ośrodek Wsparcia i Opieki nad Dzieckiem i Rodziną, Olsztyn, ul. M. Wańkowicza 3,( POW).
4.Nadzór nad realizacją zadań przez miejskie jednostki organizacyjne wymienione w paragrafie 11 statutu
Ośrodka oraz nadzór nad rodzinnymi domami pomocy.
5.Nadzór nad właściwym i terminowym prowadzeniem sprawozdawczości obowiązującej jednostki
organizacyjne pomocy społecznej.
6.Kontrola prawidłowości dokumentacji dotyczącej skierowań do jednostek organizacyjnych pomocy
społecznej.
7.Wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, z zakresu
pieczy zastępczej na podstawie udzielonych indywidualnych upoważnień oraz z zakresu zadań statutowych
Ośrodka na podstawie udzielonych pełnomocnictw.
8.Sprawowanie kontroli zarządczej w nadzorowanym Dziale Pomocy Instytucjonalnej i Pieczy Zastępczej.
9. Podpisywanie projektów umów dotyczących ustalania opłat za pobyt w domach pomocy społecznej od
małżonków, wstępnych przed zstępnymi osób korzystających z domów pomocy społecznej oraz rodzinnych
domów pomocy.
10. Współdziałanie z urzędami, instytucjami, sądami, organizacjami pozarządowymi, Kościołem Katolickim i
innymi kościołami i związkami wyznaniowymi w zakresie realizowanych przez Dział Pomocy Instytucjonalnej
i Pieczy Zastępczej zadań.
11. Nadzór nad właściwym planowaniem środków finansowych na realizację zadań.
12. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem i gospodarką mienia będącego w użytkowaniu podległych
komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych.
13. Ustalanie zakresów czynności dla bezpośrednio podległych Kierowników w porozumieniu z Kierownikiem
Działu Kadr i Spraw Socjalnych.
14. Nadzór nad dysponowaniem środkami transportu jednostek organizacyjnych pomocy społecznej.
15. Kontrolowanie terminowości i zasadności merytorycznej załatwianych skarg i wniosków.
16. Określenie polityki szkoleń zawodowych pracownikom nadzorowanych Działów.
17.Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
6
§ 5. Do zadań II Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:
1. Zapewnienie kompleksowego rozwiązywania problemów wynikających z zadań Ośrodka w zakresie:
świadczeń rodzinnych, zaliczek alimentacyjnych, do których prawo powstało przed dniem wejścia w życie
ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, pomocy osobom uprawnionym do alimentów,
postępowania wobec dłużników alimentacyjnych, zasiłków dla opiekunów, dodatków mieszkaniowych,
zryczałtowanego dodatku energetycznego dla odbiorców wrażliwych energii elektrycznej.
2. Nadzór nad pracą: Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych, Kierownika Działu Dodatków
Mieszkaniowych.
3. Nadzorowanie zadań w zakresie przyznawania świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów,
postępowania wobec dłużników alimentacyjnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, dodatków
mieszkaniowych, zryczałtowanego dodatku energetycznego dla odbiorców wrażliwych energii elektrycznej.
4. Nadzór nad właściwym planowaniem środków finansowych na realizację świadczeń rodzinnych, zasiłków
dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego, dodatków mieszkaniowych, zryczałtowanego dodatku
energetycznego dla odbiorców wrażliwych energii elektrycznej.
5. Nadzór nad właściwym i terminowym prowadzeniem sprawozdawczości przez podległe Działy.
6. Kontrola prawidłowości dokumentacji sporządzonej przez pracowników nadzorowanych działów.
7. Kontrolowanie terminowości i zasadności merytorycznej załatwianych skarg i wniosków.
8. Sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie pracy nadzorowanych działów i realizowanych zadań.
9. Wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu zadań statutowych Ośrodka na
podstawie udzielonych upoważnień.
10. Określenie polityki szkoleń zawodowych pracownikom nadzorowanych Działów.
11.Współdziałanie z urzędami i instytucjami w szczególności z urzędem skarbowym, policją, sądami oraz
innymi instytucjami i ośrodkami.
12. Ścisła współpraca z komornikami sądowymi i sądem w zakresie postępowania wobec dłużników
alimentacyjnych.
13. Bieżąca współpraca z urzędem pracy w zakresie kierowania do prac interwencyjnych dłużników
alimentacyjnych.
14. Współdziałanie z instytucjami i organizacjami pozarządowymi działającymi w zakresie powierzonych
zadań, współdziałanie z urzędami, Kościołem Katolickim, innymi kościołami i związkami wyznaniowymi.
15. Zapewnie obsługi organizacyjno – technicznej podległych Działów.
16. Ustalanie zakresów czynności bezpośrednio podległych Kierowników w porozumieniu z Kierownikiem
Działu Kadr i Spraw Socjalnych.
17. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 6. 1. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) nadzór nad prowadzeniem na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych Ośrodka, ujmujących
zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
2) nadzór nad wykonywaniem dyspozycji środkami pieniężnymi;
3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych, w tym w szczególności w
zakresie zgodności z planem finansowym;
4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych;
5) nadzór nad okresowym ustalaniem lub sprawdzaniem drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i
pasywów;
6) wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
7) nadzór nad sporządzaniem sprawozdań miesięcznych, kwartalnych i rocznych oraz bilansu, rachunku
zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki;
8) analiza zmian w przepisach o rachunkowości oraz aktualizowanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
księgowych, wykazu kont oraz stosowanej polityki rachunkowości w Ośrodku;
9) nadzór nad całokształtem prac związanych z przygotowaniem projektu planu finansowego Ośrodka;
7
10) nadzór nad opracowaniem zgodnie z ustawą o finansach publicznych planu finansowego Ośrodka;
11) analiza wniosków w sprawie zmian w planie finansowym oraz w planach jednostkowych po
wprowadzonych zmianach;
12) nadzór nad bieżącą analizą wykonania planu finansowego i sygnalizowanie o występujących zagrożeniach
i nieprawidłowościach;
13) sporządzanie okresowych informacji z realizacji planu finansowego;
14) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
15) nadzór nad windykacją należności przypadających gminie lub budżetowi państwa powstałych w związku z
realizacją zadań statutowych Ośrodka;
16) współdziałanie z Wydziałem Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Olsztyna i Skarbnikiem Miasta
oraz Wydziałem Polityki Społecznej Warmińsko – Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w sprawach
związanych z gospodarką finansową Ośrodka;
17) wykonywanie kontroli zarządczej w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa w
szczególności ustawy o finansach publicznych, ustawy prawo zamówień publicznych, ustawy o rachunkowości,
a także wewnętrznych przepisów obowiązujących w Ośrodku.
2. W celu realizacji swoich zadań Główny Księgowy ma prawo:
1) zwrócić dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi w razie ujawnienia nieprawidłowości w
dokumentach dotyczących danej operacji, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmówić jego podpisania;
2) zawiadomić pisemnie Dyrektora w przypadku odmowy podpisania dokumentu i jej przyczynach;
3) żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej
niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących
źródłem tych informacji i wyjaśnień;
4) żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych Ośrodka usunięcia w wyznaczonym terminie
stwierdzonych nieprawidłowości;
5) wnioskować do Dyrektora o określenie trybu, według którego mają być wykonane przez inne komórki
organizacyjne Ośrodka prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji
księgowej i sprawozdawczości finansowej.
Rozdział III
Organizacja wewnętrzna Ośrodka
§ 7. 1. Strukturę Ośrodka tworzą następujące działy oraz samodzielne stanowiska:
1) Dyrektor
D
2) I Zastępca Dyrektora
I ZD
3) II Zastępca Dyrektora
II ZD
4) Dział Pomocy Środowiskowej
PŚ
5) Dział Świadczeń Socjalnych
ŚS
6) Dział Dodatków Mieszkaniowych
DM
7) Dział Pomocy Instytucjonalnej i Pieczy Zastępczej
PI i PZ
8) Dział Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych
SRPS
9) Dział Świadczeń Rodzinnych
ŚR
10) Dział Finansowo - Księgowy
FK
11) Dział Kadr i Spraw Socjalnych
DK
12) Dział Administracyjno - Gospodarczy
DAG
13) Samodzielne stanowiska:
a) Radcy Prawni
RP
b) Inspektor ds. Obrony Cywilnej
OC
c) Inspektor ds. BHP
BHP
8
d) Koordynator ds. Komputeryzacji, Administrator Systemów
Informatycznych
IT
e) Wieloosobowe Stanowisko ds. Informatyki
WI
f) Główny Specjalista ds. Ochrony Danych Osobowych
ABI
g) Konsultant Prawny
KP
h) Psycholog
P
2. Dyrektor Ośrodka sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Działu Pomocy Środowiskowej;
2) Działu Świadczeń Socjalnych;
3) Działu Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych;
4) Działu Kadr i Spraw Socjalnych;
5) Działu Administracyjno – Gospodarczego;
6) Samodzielnych stanowisk wymienionych w § 7 ust. 1 pkt 13 lit. a-h;
7) Miejskiego Ośrodka Poradnictwa Specjalistycznego i Socjalnego.
3. I Z - ca Dyrektora sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Działu Pomocy Instytucjonalnej i Pieczy Zastępczej.
4. II Z - ca Dyrektora sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Działu Świadczeń Rodzinnych;
2) Działu Dodatków Mieszkaniowych.
5. Główny Księgowy sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Działu Finansowo - Księgowego.
§ 8. 1. Funkcjonowanie komórek organizacyjnych opiera się na zasadach służbowego podporządkowania,
podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności kierowników za wykonanie powierzonych zadań.
2. Na czas nieobecności kierownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej, komórki organizacyjnej
Ośrodka, obowiązany jest on powierzyć swoje zadania innemu pracownikowi, w uzgodnieniu z Dyrektorem
lub odpowiednim Zastępcą Dyrektora.
3. Kontrolę zarządczą w Ośrodku sprawują w ramach nadzoru Dyrektor, Zastępcy Dyrektora, Główny
Księgowy, kierownicy jednostek i wyodrębnionych komórek organizacyjnych, a także wszyscy pracownicy
Ośrodka w ramach samokontroli.
Rozdział IV
Zasady działania komórek organizacyjnych
§ 9. Dział Pomocy Środowiskowej
1. Działem kieruje Kierownik przy pomocy Zastępcy Kierownika. Kierownik odpowiada za organizację pracy
pracowników Działu i realizację zadań.
2. Struktura Działu:
1) Kierownik Działu;
2) Zastępca Kierownika;
3) Punkty Pomocy Społecznej wraz z koordynatorami;
4) Asystenci Rodziny;
5) Zespół ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie.
3. Dział Pomocy Środowiskowej realizuje w szczególności:
1) zadania własne gminy o charakterze obowiązkowym, w szczególności:
a) udział w sporządzaniu oceny zasobów pomocy społecznej,
b) wnioskowanie o udzielenie schronienia, zapewnienie posiłku oraz niezbędnego ubrania osobom tego
pozbawionym,
c) wnioskowanie o przyznanie zasiłków okresowych,
d) wnioskowanie o przyznanie zasiłków celowych,
e) wnioskowanie o przyznanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków powstałych w wyniku zdarzenia
9
losowego,
f) wnioskowanie o przyznanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne osobom
bezdomnym oraz innym osobom nie mającym dochodu i możliwości uzyskania świadczeń na podstawie
przepisów o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
g) wnioskowanie o przyznanie zasiłków celowych w formie biletu kredytowanego,
h) wnioskowanie o opłacanie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę, która zrezygnuje z
zatrudnienia w związku z koniecznością sprawowania bezpośredniej, osobistej opieki nad długotrwale lub
ciężko chorym członkiem rodziny oraz wspólnie niezamieszkującymi matką, ojcem lub rodzeństwem,
i) pracę socjalną,
j) wnioskowanie o dożywianie dzieci,
k) wnioskowanie o sprawienie pogrzebu, w tym osobom bezdomnym,
l) pomoc osobom mającym trudności w przystosowaniu się do życia po zwolnieniu z zakładu karnego,
ł) wnioskowanie o przyznanie zasiłków stałych,
m) wnioskowanie o przyznanie pomocy w formie usług opiekuńczych w tym specjalistycznych, w miejscu
zamieszkania,
n) wnioskowanie o mieszkania chronione,
o) wnioskowanie o domy pomocy społecznej,
p) wnioskowanie o opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne określonych w przepisach o świadczeniach
opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
2) zadania własne gminy w szczególności:
a) wnioskowanie o przyznanie zasiłków specjalnych celowych,
b) wnioskowanie o przyznanie pomocy na ekonomiczne usamodzielnienie w formie zasiłków, pożyczek oraz
pomocy w naturze zgodnie z zasadami ustalonymi uchwałą Rady Miasta Olsztyna,
c) podejmowanie innych zadań z zakresu pomocy społecznej wynikających z rozeznanych potrzeb gminy, w
tym współtworzenie i realizacja programów osłonowych, projektów socjalnych;
3) zadania zlecone z zakresu administracji rządowej realizowane przez gminę w szczególności:
a) wnioskowanie o przyznanie specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania dla osób z
zaburzeniami psychicznymi,
b) wnioskowanie o przyznanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków związanych z klęską żywiołową lub
ekologiczną,
c) realizacja zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej, mających na celu ochronę
poziomu życia osób, rodzin i grup społecznych oraz rozwój specjalistycznego wsparcia,
d) wnioskowanie o przyznanie zasiłków celowych, a także udzielanie schronienia, posiłku oraz niezbędnego
ubrania cudzoziemcom, o których mowa w art. 5 a ustawy o pomocy społecznej,
e) wnioskowanie o przyznanie zasiłków celowych, a także udzielanie schronienia, posiłku i niezbędnego
ubrania cudzoziemcom, którzy uzyskali zgodę na pobyt tolerowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
f) wnioskowanie o przyznanie pomocy w formie zasiłków celowych i okresowych dla kombatantów i innych
osób uprawnionych;
4) zadania własne powiatu w szczególności:
a) wnioskowanie o pomoc cudzoziemcom, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy lub
ochronę uzupełniającą mającym trudności w integracji ze środowiskiem,
b) udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach,
c) podejmowanie innych działań wynikających z rozeznanych potrzeb, w tym współpraca
przy tworzeniu
i realizacji programów osłonowych;
5) zadania z zakresu administracji rządowej realizowane przez powiat w szczególności:
a) pomoc cudzoziemcom, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy lub ochronę
uzupełniającą, w zakresie indywidualnego programu integracji oraz opłacanie za te osoby składek na
ubezpieczenie zdrowotne określonych w przepisach o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze
środków publicznych,
b) realizacja zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej, mających na celu ochronę
10
poziomu życia osób, rodzin i grup społecznych oraz rozwój specjalistycznego wsparcia,
c) udzielanie cudzoziemcom, o których mowa w art. 5 a ustawy o pomocy społecznej, pomocy w zakresie
interwencji kryzysowej;
6) zadania z zakresu przeciwdziałania przemocy w rodzinie,
7) zadania gminy w zakresie wspierania rodziny:
a) tworzenie możliwości podnoszenia kwalifikacji przez asystentów rodziny,
b) tworzenie oraz rozwój systemu opieki nad dzieckiem, w szczególności praca z rodziną przeżywającą
trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo - wychowawczych przez:
- zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności wsparcia i pomocy asystenta rodziny oraz dostępu do
specjalistycznego poradnictwa,
- organizowanie szkoleń i tworzenie warunków do działania rodzin wspierających;
c) prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w
wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczej, zamieszkałego na terenie gminy;
8) zadania zlecone z zakresu administracji rządowej realizowane przez gminę wynikające z rządowych
programów z zakresu wspierania rodziny oraz rządowych programów, o których mowa w art. 187a us1. ustawy
o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
4. Zadania Działu Pomocy Środowiskowej są realizowane w szczególności poprzez:
1) koordynowanie działalności Działu z innymi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi stanowiskami
pracy funkcjonującymi w Ośrodku;
2) terminowe sporządzanie planów i sprawozdań z działalności Działu;
3) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, kompletowanie dokumentacji do prowadzonych postępowań
w sprawach świadczeń w oparciu o ustawę o pomocy społecznej oraz akty wykonawcze do ustawy;
4) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych w związku z realizacją innych ustaw w zakresie zadań
statutowych Ośrodka;
5) planowanie pomocy w formach i na zasadach określonych w ustawie o pomocy społecznej, prowadzenie
pracy socjalnej oraz zawieranie kontraktów socjalnych w celu wspomagania osób i rodzin wymagających
pomocy w osiągnięciu pełnej aktywności społecznej;
6) współpraca z organizacją pozarządową działającą na zlecenie gminy w zakresie prowadzenia mieszkań
chronionych;
7) podejmowanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, z
zakresu zadań Działu na podstawie upoważnienia Prezydenta;
8) udzielanie informacji osobom i rodzinom o przysługujących im świadczeniach, dostępnych formach pomocy
realizowanych przez Ośrodek oraz inne podmioty działające na rzecz jednostek i rodzin w zakresie świadczeń
pomocowych;
9) współpraca z instytucjami i organizacjami w zakresie realizowanych usług opiekuńczych, w tym
specjalistycznych, na zlecenie Ośrodka oraz nadzór nad ich realizacją;
10) realizacja procedury „Niebieskie Karty” w związku z uzasadnionym podejrzeniem zaistnienia przemocy w
rodzinie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
11) prowadzenie działalności profilaktycznej i inicjowanie nowych rozwiązań mających na celu zapobieganie
stanom powodującym konieczność korzystania z pomocy społecznej;
12) pobudzanie aktywności społecznej klientów Ośrodka oraz ich rodzin, inspirowanie i wspieranie dążeń do
osiągania samodzielności;
13) kierowanie na wniosek pracownika socjalnego do środowisk asystenta rodziny, współpraca z asystentami
rodziny;
14) przygotowywanie kompletnej dokumentacji w przypadku odwołań od decyzji do Samorządowego
Kolegium Odwoławczego;
15) we współpracy z Działem Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych współudział w opracowaniu i
realizacji 3 – letnich gminnych programów dotyczących wspierania rodziny;
16) podejmowanie działań umożliwiających usamodzielnienie się osób i rodzin przez udzielenie kompleksowej
pomocy przewidzianej w ustawie o pomocy społecznej;
11
17) podejmowanie innych działań wynikających z rozeznanych potrzeb gminy i powiatu, w tym w
szczególności współudział w tworzeniu i realizacji programów osłonowych;
18) kwalifikowanie osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku do wykonywania prac społecznie użytecznych na
terenie miasta Olsztyna oraz wnioskowanie o skierowanie do Centrum Integracji Społecznej;
19) udział w realizacji projektów finansowanych ze środków UE stosownie do zadań Działu;
20) przygotowywanie pod względem merytorycznym planów, projektów uchwał Rady Miasta Olsztyna wraz z
załącznikami oraz wniosków do Prezydenta Olsztyna związanych z zadaniami Działu;
21) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych Ośrodka w zakresie zadań Działu oraz ich
bieżąca aktualizacja;
22) organizowanie pracy powołanych przez Dyrektora zespołów w celu zapewnienia prawidłowej realizacji
zadań przez Ośrodek.
5. Do zadań Punktów Pomocy Społecznej wraz z koordynatorami należy w szczególności:
1) obejmowanie opieką ludności w terenie o ustalonym zasięgu dla poszczególnych punktów, kierując się
zasadami określonymi ustawą o pomocy społecznej;
2) rozeznanie i określenie potrzeb socjalnych osób i rodzin w rejonie działania oraz pomoc w ich zaspokajaniu,
3) opracowywanie indywidualnych planów pomocy, zawieranie kontraktów socjalnych, opracowywanie i
korzystanie z innych narzędzi;
4) wspomaganie osób i rodzin wymagających pomocy w osiągnięciu możliwie pełnej aktywności społecznej i
w usamodzielnieniu;
5) prowadzenie działalności opiekuńczej w stosunku do dzieci i młodzieży we współpracy z pedagogami
szkolnymi oraz placówkami opiekuńczo-wychowawczymi;
6) załatwianie wniosków dotyczących świadczeń pomocy społecznej wynikających z potrzeb klientów i
wnioskowanie pomocy zgodnie z obowiązującymi przepisami w oparciu o przeprowadzone wywiady
środowiskowe;
7) zabezpieczanie pomocy w formie usług opiekuńczych w środowisku domowym osobom tego wymagającym
oraz doraźna kontrola jakości świadczonych usług;
8) prowadzenie szeroko rozumianej pracy socjalnej w celu zapobiegania procesowi marginalizacji osób i grup,
a także przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym;
9) współpraca z placówkami służby zdrowia, organizacjami społecznymi i pozarządowymi, radami osiedla,
policją, sądem, zakładami pracy i innymi instytucjami w organizowaniu działań zmierzających do poprawy
sytuacji osób wymagających pomocy;
10) podejmowanie, wdrażanie, realizowanie nowych zadań, programów i strategii w zakresie pomocy
społecznej;
11) udział w realizacji projektów finansowanych ze środków UE stosownie do wykonywanych zadań;
12) sporządzanie do sądu opinii o rodzicach biologicznych dzieci umieszczonych w rodzinach zastępczych;
13) wspomaganie rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo – wychowawczych
rozpoznawanie ich potrzeb, raz proponowanie odpowiedniego wsparcia;
14) realizacja procedury „Niebieskie Karty” w związku z uzasadnionym podejrzeniem zaistnienia przemocy w
rodzinie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
15) udział w pracach grup roboczych i podejmowanie działań związanych z realizacją planu pomocy rodzinie
w celu przeciwdziałania przemocy w rodzinie;
16) współpraca z Działem Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych w sprawie skarg i wniosków
kierowanych do Urzędu Miasta Olsztyna i Warmińsko – Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego związanych z
działalnością Punktów Pomocy Społecznej;
17) współpraca m.in. z Caritas Archidiecezji Warmińskiej - Ośrodkiem Interwencji Kryzysowej dla Kobiet i
Ich Dzieci - Ofiar Przemocy w Olsztynie oraz Specjalistycznym Ośrodkiem Wsparcia dla Ofiar Przemocy w
Rodzinie w zakresie zapewnienia schronienia oraz podjęcie działań w ramach interwencji kryzysowej osobom
doświadczającym przemocy w rodzinie bądź też znajdującymi się w innej sytuacji kryzysowej;
18) wnioskowanie o przydzielenie asystenta rodziny i współpraca z nimi;
19) sporządzanie opinii o środowisku, w którym nie przyznano asystenta rodziny w zakresie wynikającym z
12
ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
6. Do zadań Asystentów Rodziny należy w szczególności:
1) opracowanie i realizacja planu pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny i w konsultacji z
pracownikiem socjalnym;
2) opracowanie we współpracy z członkami rodziny i koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej planu pracy z
rodziną, który jest skoordynowany z planem pomocy dziecku umieszczonemu w pieczy zastępczej,
3) udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym w zdobywaniu umiejętności
prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego;
4) udzielenie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, problemów psychologicznych,
problemów wychowawczych z dziećmi;
5) wspieranie aktywności społecznej rodzin, w tym motywowanie członków rodzin do podnoszenia
kwalifikacji zawodowych, udzielanie pomocy w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy;
6) udzielanie wsparcia dzieciom;
7) podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin;
8) prowadzenie dokumentacji pracy z rodziną;
9) dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny;
10) wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej;
11) współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, organizacjami pozarządowymi,
zespołem interdyscyplinarnym, grupą roboczą i innymi podmiotami, których pomoc przy wykonywaniu zadań
uzna za niezbędną.
7. Do zadań Zespołu ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie należy w szczególności:
1) koordynowanie i monitorowanie działań w zakresie przemocy w rodzinie w ramach ustawy o
przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie;
2) w ramach bieżących działań rozpoznawanie i diagnozowanie problemu przemocy w środowiskach w
porozumieniu z pracownikami socjalnymi z punktów pomocy społecznej;
3) podejmowanie działań w środowisku zagrożonym przemocą w rodzinie mających na celu przeciwdziałanie
temu zjawisku przy współpracy z pracownikami socjalnymi z punktów pomocy społecznej;
4) ewidencjonowanie wniosków dotyczących przemocy domowej, współpraca w tym zakresie z punktami
pomocy społecznej;
5) współpraca z pracownikami socjalnymi punktów pomocy społecznej w zakresie udzielania pomocy zgodnie
z ustawą o pomocy społecznej, przeprowadzanie wywiadów środowiskowych,
6) monitorowanie rodzin, w których występuje przemoc, niekorzystających ze świadczeń pomocy społecznych,
7) prowadzenie pracy socjalnej w rodzinach wymagających szczególnego wsparcia w zakresie
przeciwdziałania przemocy;
8) analizowanie zjawiska przemocy na terenie miasta Olsztyna - prowadzenie w tym zakresie analiz, statystyk i
sprawozdawczości;
9) współpraca z innymi podmiotami działającymi na rzecz rodzin z problemem przemocy;
10) wykonywanie czynności związanych z zapewnianiem obsługi organizacyjno - technicznej zespołu
interdyscyplinarnego;
11) motywowanie i kierowanie sprawców przemocy domowej do wzięcia udziału w programie korekcyjno edukacyjnym dla sprawców przemocy;
12) udział w pracach grup roboczych, zespołu interdyscyplinarnego, oraz realizacja działań wynikających z
planu pomocy;
13) koordynacja monitoringu ewaluacji programów korekcyjno - edukacyjnych dla sprawców przemocy w
rodzinie;
14) propagowanie programów korekcyjno - edukacyjnych, jako metody przeciwdziałania przemocy w rodzinie;
15) kontakt z mediami w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie;
16) podejmowanie działań w środowiskach zagrożonych przemocą mających na celu przeciwdziałanie temu
zjawisku przy współpracy z podmiotami działającymi na rzecz rodzin; w uzasadnionych przypadkach
wszczynanie procedury „Niebieskie Karty”;
13
17) występowanie w charakterze świadka w sprawach o przestępstwo z art. 207 kk, w postępowaniu
przygotowawczym i postępowaniu karnym przed sądem.
§ 10. Dział Świadczeń Socjalnych
1. Działem kieruje Kierownik. Kierownik odpowiada za organizację pracy pracowników Działu i realizację
zadań.
2. Struktura Działu:
1) Kierownik Działu;
2) Zespół ds. Realizacji Świadczeń Pomocy Społecznej;
3) Zespół ds. Pomocy Materialnej o Charakterze Socjalnym;
4) Wieloosobowe Stanowisko ds. Prac Społecznie Użytecznych;
5) Stanowisko ds. ubezpieczeń.
3. Dział Świadczeń Socjalnych realizuje w szczególności:
1) zadania własne gminy o charakterze obowiązkowym w szczególności:
a) udział w sporządzaniu oceny zasobów w zakresie pomocy społecznej,
b) zapewnienie posiłku osobom tego pozbawionym,
c) przyznawanie i wypłacanie zasiłków okresowych,
d) przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych,
e) przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków powstałych w wyniku zdarzenia
losowego,
f) przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne osobom
bezdomnym oraz innym osobom nie mającym dochodu i możliwości uzyskania świadczeń na podstawie
przepisów o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
g) opłacanie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę, która zrezygnuje z zatrudnienia w
związku z koniecznością sprawowania bezpośredniej, osobistej opieki nad długotrwale lub ciężko chorym
członkiem rodziny oraz wspólnie niezamieszkującymi matką, ojcem lub rodzeństwem,
h) sporządzanie decyzji administracyjnych w sprawie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych, w miejscu
zamieszkania, z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi,
i) przyznawanie pomocy na dożywianie dzieci,
j) sprawienie pogrzebu, w tym osobom bezdomnym,
k) przyznawanie i wypłacanie zasiłków stałych,
l) opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne określonych w przepisach o świadczeniach opieki zdrowotnej
finansowanych ze środków publicznych,
m) przyznawanie i wypłacanie świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym;
2) zadania własne gminy w szczególności:
a) przyznawanie i wypłacanie zasiłków specjalnych celowych,
b) przyznawanie i wypłacanie pomocy na ekonomiczne usamodzielnienie w formie zasiłków, pożyczek oraz
pomocy w naturze zgodnie z zasadami ustalonymi uchwałą Rady Miasta;
3) zadania zlecone z zakresu administracji rządowej realizowane przez gminę w szczególności:
a) sporządzanie decyzji administracyjnych w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu
zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi,
b) przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków związanych z klęską żywiołową lub
ekologiczną,
c) realizacja zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej, mających na celu ochronę
poziomu życia osób, rodzin i grup społecznych oraz rozwój specjalistycznego wsparcia,
d) przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych, a także udzielanie schronienia, posiłku oraz niezbędnego
ubrania cudzoziemcom, o których mowa w art. 5 a ustawy o pomocy społecznej,
e) przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych, a także udzielanie schronienia, posiłku i niezbędnego
ubrania cudzoziemcom, którzy uzyskali zgodę na pobyt tolerowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
f) wypłacanie wynagrodzenia opiekunom prawnym za sprawowanie opieki,
14
g) przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych i okresowych dla kombatantów i innych osób uprawnionych
4) zadania własne powiatu, w szczególności:
a) pomoc cudzoziemcom, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy lub ochronę
uzupełniającą mającym trudności w integracji ze środowiskiem,
b) udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach,
c) podejmowanie innych działań wynikających z rozeznanych potrzeb, w tym tworzenie przy współudziale
innych Działów programów osłonowych i ich realizacja,
5) zadania z zakresu administracji rządowej realizowanych przez powiat, w szczególności:
a) przyznawanie i wypłacanie pomocy cudzoziemcom, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status
uchodźcy lub ochronę uzupełniającą, w zakresie indywidualnego programu integracji, oraz opłacanie za te
osoby składek na ubezpieczenie zdrowotne określonych w przepisach o świadczeniach opieki zdrowotnej
finansowanych ze środków publicznych,
b) realizacja zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej, mających na celu ochronę
poziomu życia osób, rodzin i grup społecznych oraz rozwój specjalistycznego wsparcia.
4. Zadania Działu Świadczeń Socjalnych są realizowane w szczególności poprzez:
1) współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi stanowiskami pracy funkcjonującymi w
Ośrodku;
2) terminowe sporządzanie planów i sprawozdań z działalności Działu;
3) przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących realizacji świadczeń wynikających z ustawy o
pomocy społecznej, ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i
okresu powojennego;
4) prowadzenie postępowań w sprawach potwierdzających prawo do ubezpieczenia zdrowotnego
finansowanego ze środków publicznych, ustawy o systemie oświaty i przygotowywanie w tych sprawach
decyzji administracyjnych;
5) prowadzenie postępowań i przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących uprawnień do pomocy
materialnej na podstawie ustawy o systemie oświaty;
6) podejmowanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej z
zakresu zadań Działu na podstawie upoważnienia Prezydenta Olsztyna;
7) przygotowywanie planów, projektów wniosków, załączników do projektów uchwał kierowanych do
Prezydenta Olsztyna pod względem merytorycznym w zakresie zadań Działu;
8) kwalifikowanie osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku do wykonywania prac społecznie użytecznych na
terenie miasta Olsztyna, organizowanie i kontrola wykonywania tych prac;
9) podejmowanie innych działań wynikających z rozeznanych potrzeb, w tym w szczególności tworzenie przy
współudziale z innymi Działami i realizacja programów osłonowych, realizacja programów rządowych z
pomocy społecznej;
10) udział w realizacji projektów finansowanych ze środków UE stosownie do zadań Działu;
11) planowanie, analizowanie i kontrola realizacji budżetu przyznanego na realizację świadczeń z pomocy
społecznej, pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów oraz prac społecznie użytecznych;
12) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych Ośrodka w zakresie zadań Działu oraz ich
bieżąca aktualizacja.
5. Do zadań Zespołu ds. Realizacji Świadczeń Pomocy Społecznej należy w szczególności:
1) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawach przyznania i odmowy świadczeń z
pomocy społecznej i przedkładanie do zatwierdzenia osobom upoważnionym do wydawania decyzji;
2) prowadzenie postępowań, przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawach
potwierdzenia i odmowy potwierdzenia prawa do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków
publicznych;
3) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych z wyłączeniem decyzji administracyjnych w
sprawach przyznania, odmowy pomocy materialnej o charakterze socjalnym;
4) ścisła współpraca ze szkołami podstawowymi, gimnazjalnymi w zakresie prawidłowej realizacji dożywiania
dzieci i młodzieży;
15
5) ścisła współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie zapewnienia posiłku osobom jego
pozbawionym;
6) przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego;
7) przygotowywanie list do wypłaty świadczeń pieniężnych;
8) przygotowywanie przelewów i przekazów pocztowych świadczeń pieniężnych pomocy społecznej.
6. Do zadań Zespołu ds. Pomocy Materialnej o Charakterze Socjalnym należy w szczególności:
1) prowadzenie postępowań, przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawach przyznania,
odmowy pomocy materialnej o charakterze socjalnym ( stypendiów szkolnych oraz zasiłków szkolnych ) i
przedkładanie do zatwierdzenia osobom upoważnionym do wydawania decyzji;
2) przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego;
3) przyjmowanie i weryfikowanie faktur, rachunków i innych dokumentów potwierdzających poniesione
wydatki edukacyjne przedstawione do rozliczenia przyznanego stypendium szkolnego;
4) przygotowywanie list do wypłaty świadczeń pieniężnych;
5) przygotowywanie przelewów pomocy materialnej o charakterze socjalnym ( stypendiów szkolnych oraz
zasiłków szkolnych );
6) ścisła współpraca ze szkołami.
7. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. prac społecznie użytecznych należy w szczególności:
1) współpraca z Miejskim Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania osób w ramach prac społecznie użytecznych
oraz kierowania osób zakwalifikowanych do prac społecznie użytecznych na badania lekarskie w zależności od
rodzaju wykonywanej pracy;
2) przekazywanie do Miejskiego Urzędu Pracy w Olsztynie listy osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku w
celu kwalifikacji do wykonywania prac społecznie użytecznych na terenie Miasta Olsztyna;
3) kierowanie osób rozpoczynających prace społecznie użyteczne na instruktaż do zakładowego instruktora
bhp;
4) współpraca z Działem Administracyjno - Gospodarczym Ośrodka w zakresie wyposażenia osób
wykonujących prace społecznie użyteczne w środki ochrony indywidualnej oraz artykuły niezbędne przy
realizacji prac;
5) sprawdzanie list obecności dostarczonych przez podmioty, w których wykonywane są prace społecznie
użyteczne;
6) przygotowywanie list wypłat przysługujących świadczeń;
7) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do refundacji kosztów dla Miejskiego Urzędu Pracy;
8) kompletowanie zapotrzebowań od pracodawców dotyczących liczby osób do zatrudnienia w ramach prac
społecznie użytecznych na kolejny rok, sporządzanie corocznego planu zaangażowania jednostek w
zatrudnianie do prac społecznie użytecznych i przekazywanie go do Miejskiego Urzędu Pracy;
9) ścisła współpraca z pracownikami socjalnymi w zakresie realizowania przez osoby prac społecznie
użytecznych, przekazywania informacji o sposobie realizacji prac;
10) przeprowadzanie kontroli w zakresie prawidłowości wykonywania prac społecznie użytecznych u
poszczególnych pracodawców;
11) bezpośredni, kompleksowy nadzór nad całokształtem spraw dotyczących osób skierowanych do
wykonywania prac społecznie użytecznych w Ośrodku;
12) prowadzenie magazynu dla potrzeb prac społecznie użytecznych.
8. Stanowisko ds. ubezpieczeń
1) prowadzenie całokształtu zadań związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym klientów
Ośrodka w szczególności:
a) zgłaszanie osób uprawnionych i członków ich rodzin do ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalno-rentowego
oraz ich wyrejestrowywanie;
b) zgłaszanie zmian i korekt danych osób ubezpieczonych;
c) sporządzanie deklaracji rozliczeniowych i składanie raportów imiennych o należnych składkach;
d) sporządzanie dokumentacji polecenia przelewu;
e) terminowe przekazywanie dokumentów do ZUS;
16
f) wydawanie zaświadczeń, raportów osobom uprawnionym;
2) współpraca z odpowiedzialnymi Działami Ośrodka w celu prawidłowego wykonywania zadań związanych z
ubezpieczeniem zdrowotnym, ubezpieczeniem społecznym klientów Ośrodka;
3) udzielanie informacji pracownikom Ośrodka w zakresie prawa do ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych
dotyczących klientów Ośrodka.
§ 11. Zadania Działu Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych
1. Działem kieruje Kierownik, który odpowiada za organizację pracy pracowników Działu i realizację zadań.
2. Struktura Działu:
1) Kierownik Działu;
2) Zespół ds. Analiz i Planowania Strategicznego;
3) Centrum Informacji i Koordynacji Pomocy Społecznej;
4) Centrum Wsparcia Spółdzielczości Socjalnej;
5) Specjalista ds. sprawozdawczości, analiz i statystyk w zakresie zadań pomocy społecznej;
6) Konsultant ds. osób niepełnosprawnych.
3. Do zadań Działu Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych należy w szczególności:
1) opracowywanie i monitorowanie wdrażania strategii rozwiązywania problemów społecznych na terenie
Olsztyna – miasta na prawach powiatu - we współpracy z jednostkami pomocy społecznej, instytucjami i
organizacjami pozarządowymi;
2) przygotowywanie projektów oraz wniosków według wymaganych procedur celem pozyskiwania środków na
realizację zadań pomocy społecznej z funduszy Unii Europejskiej oraz z innych źródeł zewnętrznych;
3) udział w realizacji zadania z zakresu administracji rządowej realizowanego przez powiat w zakresie
opracowań i realizacji programów oddziaływań korekcyjno - edukacyjnych dla osób stosujących przemoc w
rodzinie;
4) organizowanie szkoleń wewnętrznych i koordynacja szkoleń zewnętrznych kadr pomocy społecznej
Ośrodka;
5) prowadzenie współpracy w zakresie realizacji zadań z jednostkami pomocy społecznej, instytucjami i
organizacjami pozarządowym, przedsiębiorcami oraz, w zależności od potrzeb, innymi podmiotami z terenu
miasta Olsztyna;
6) prowadzenie sprawozdawczości, analiz i statystyk we współpracy z innymi działami Ośrodka oraz
podmiotami pomocy społecznej z terenu miasta Olsztyna;
7) prowadzenie aktywizacji społeczno - zawodowej osób niepełnosprawnych;
8) przygotowywanie pod względem merytorycznym planów i projektów uchwał Rady Miasta wraz z
załącznikami oraz wniosków do Prezydenta Olsztyna związanych z zadaniami Działu;
9) przygotowywanie projektów aktów wewnętrznych z zakresu realizowanych zadań przez Dział oraz ich
bieżąca aktualizacja;
10) udzielanie informacji.
4. Zadania Zespołu ds. Analiz i Planowania Strategicznego są realizowane w szczególności poprzez :
1) ustalanie diagnozy socjalnej dotyczącej problemów społecznych występujących w mieście, wyznaczanie
kierunków działań pomocy społecznej na podstawie zidentyfikowanych potrzeb osób i rodzin;
2) opracowywanie materiałów analityczno - syntetycznych dotyczących problemów społecznych;
3) tworzenie, wdrażanie i monitorowanie celowych programów socjalnych służących realizacji zadań pomocy
społecznej;
4) przygotowywanie stosownej dokumentacji celem pozyskiwania środków zewnętrznych na realizację zadań
Ośrodka;
5) udział w realizacji Programu przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz ochrony ofiar przemocy w rodzinie
dla Olsztyna – miasta na prawach powiatu na lata 2014 - 2020, nadzór nad realizacją programów korekcyjno edukacyjnych dla osób stosujących przemoc w rodzinie oraz działaniami monitorującymi i ewaluacyjnymi;
6) udział w opracowywaniu, realizacji, monitorowaniu i rozliczaniu projektów w ramach rządowego Programu
integracji społeczności romskiej w Polsce na lata 2014-2020;
17
7) opracowywanie i monitorowanie we współpracy z innymi działami Ośrodka 3-letnich gminnych programów
wspierania rodziny oraz powiatowych programów rozwoju pieczy zastępczej;
8) organizowanie szkoleń pracownikom Ośrodka;
9) uzupełnianie i udostępnianie pracownikom Ośrodka czasopism i innych wydawnictw specjalistycznych;
10) organizowanie działalności wolontariackiej na ramach programu Centrum Wolontariatu;
11) wystawianie skierowań do uczestnictwa w zajęciach Centrum Integracji Społecznej w Olsztynie;
12) prowadzenie spraw z zakresu zarządzania ryzykiem na ostatnim poziomie agregacji danych i informacji
( zbiorczy rejestr ryzyka, ich poziom oraz wdrożone działania podjęte w celu minimalizacji ryzyka, mapa
ryzyka, udział w monitorowaniu ryzyka).
5. Do zadań punktu informacyjno - konsultacyjnego – Centrum Informacji i Koordynacji Pomocy
Społecznej należy w szczególności:
1) udzielanie informacji;
2) ułatwianie dostępu do różnych form usług realizowanych na terenie miasta Olsztyna;
3) propagowanie informacji i wiedzy z zakresu pomocy społecznej i ochrony zdrowia, kompletowanie
i popularyzowanie materiałów edukacyjnych, informatorów, ulotek tematycznych i innych;
4) uzupełnianie i aktualizowanie bazy danych z obszaru pomocy społecznej i ochrony zdrowia;
5) obsługa poczty internetowej MOPS;
6) udzielanie pisemnych informacji na wnioski o udostępnianie danych osobowych klientów MOPS oraz
przyznanych form świadczeń;
7) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej MOPS - opracowywanie i
aktualizacja umieszczanych informacji;
8) obsługa skrzynki podawczej elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP;
9) koordynacja i nadzór nad elektroniczną sprawozdawczością do Głównego Urzędu Statystycznego przy
współudziale innych działów i jednostek organizacyjnych MOPS.
6. Centrum Wsparcia Spółdzielczości Socjalnej, realizuje w szczególności następujące zadania:
1) wspieranie reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym poprzez
pomoc przy tworzeniu i w funkcjonowaniu spółdzielni socjalnych – prowadzenie szkoleń oraz doradztwa
indywidualnego i grupowego;
2) organizowanie i prowadzenie spotkań z zainteresowanymi środowiskami – instytucjami rynku pracy,
pomocy i integracji społecznej, organizacjami pozarządowymi, przedsiębiorcami i innymi grupami osób promujących idee ekonomii społecznej i zatrudnienia w sektorze ekonomii społecznej;
3) tworzenie lokalnej koalicji na rzecz rozwoju podmiotów ekonomii społecznej, udział w pracach zespołów do
spraw ekonomii społecznej – regionalnego i przy Prezydencie Olsztyna;
4) rzecznictwo interesów podmiotów ekonomii społecznej;
5) współpraca z Miejskim Urzędem Pracy w Olsztynie.
7. Do zadań Specjalisty ds. sprawozdawczości, analiz i statystyk w zakresie zadań pomocy społecznej
należy w szczególności:
1) przygotowywanie oceny zasobów pomocy społecznej wraz z rekomendacjami w oparciu o analizę lokalnej
sytuacji społecznej i demograficznej, we współpracy z innymi działami MOPS oraz miejskimi podmiotami;
2) prowadzenie sprawozdawczości, analiz i statystyk we współpracy z innymi działami Ośrodka oraz
podmiotami pomocy społecznej z terenu miasta Olsztyna;
3) przygotowywanie odpowiedzi na skargi i wnioski z obszaru pomocy społecznej, skierowane do Urzędu
Miasta Olsztyna oraz Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego.
8. Do zadań Konsultanta do spraw osób niepełnosprawnych w szczególności należy:
1) diagnozowanie sytuacji osób niepełnosprawnych w zakresie występujących problemów pod kątem
rozszerzenia i modyfikacji oferowanych form pomocy;
2) doradztwo, poradnictwo i wszechstronna pomoc osobom niepełnosprawnym w znalezieniu zatrudnienia oraz
we wzmacnianiu lub odzyskiwaniu zdolności do prawidłowego funkcjonowania w społeczeństwie - tworzenie
warunków sprzyjających temu celowi;
18
3) prowadzenie ścisłej współpracy z pracownikami socjalnymi punktów pomocy społecznej oraz z innymi
działami MOPS, miejskimi jednostkami pomocy społecznej, Miejskim Urzędem Pracy, Miejskim Zespołem do
Spraw Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej Osób Niepełnosprawnych, PFRON, instytucjami i organizacjami
pozarządowymi działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych, przedsiębiorcami oraz, w zależności od
potrzeb, innymi podmiotami z terenu miasta Olsztyna;
4) udział w tworzeniu, wdrażaniu i monitorowaniu programów i projektów socjalnych w zakresie
wyrównywania szans i normalizacji warunków życia osób niepełnosprawnych i ich rodzin.
§ 12 . Dział Kadr i Spraw Socjalnych
1. Działem kieruje Kierownik, który jest odpowiedzialny za zgodne z obowiązującymi przepisami prawa
prowadzenie spraw kadrowych pracowników Ośrodka, rekrutowanie pracowników, dokumentowanie
świadczeń przyznanych z ZFŚS.
2. Do Działu Kadr i Spraw Socjalnych należy w szczególności:
1) inicjowanie i realizowanie polityki kadrowej, socjalnej i płacowej zakładu pracy;
2) obsługa spraw osobowych pracowników Ośrodka i informowanie na bieżąco pracowników i Dyrektora o
uprawnieniach zatrudnionych osób wynikających ze stosunku pracy, oraz zleceniobiorców;
3) kontrolowanie przestrzegania przez pracowników regulaminu pracy, regulaminu organizacyjnego oraz
zarządzeń Dyrektora dotyczących spraw pracowniczych;
4) prowadzenie i załatwianie spraw związanych z dysponowaniem środkami Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych zgodnie z regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i współdziałanie
w tym zakresie z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych oraz komisją socjalną;
5) przygotowywanie pod względem merytorycznym wniosków do Prezydenta związanych z zadaniami,
przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych Ośrodka w zakresie zadań Działu i ich bieżąca
aktualizacja;
6) współdziałanie z innymi służbami, organizacjami i komisjami społecznymi, działającymi w Ośrodku w
dziedzinie rozwiązywania spraw pracowniczych, zapobiegania powstawaniu konfliktów indywidualnych i
zbiorowych;
7) nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt;
8) organizowanie procesu rekrutacji pracowników;
9) informowanie na bieżąco Dyrektora o stwierdzonych istotnych naruszeniach regulaminu pracy,
organizacyjnego, kodeksu pracy;
10) prowadzenie spraw związanych z okresowymi, wstępnymi i kontrolnymi badaniami lekarskimi
pracowników,
11) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem pracowników;
12) zawieranie umów z opiekunami praktycznej nauki zawodu;
13) sporządzanie sprawozdań do GUS, PFRON;
14) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu;
15) występowanie do Miejskiego Urzędu Pracy z wnioskami o zatrudnienie osób w ramach robót publicznych,
prac interwencyjnych, staży absolwenckich.
§ 13. Dział Administracyjno - Gospodarczy.
1. Działem kieruje Kierownik, który odpowiada za organizację pracy pracowników Działu i realizację zadań.
2. Struktura działu:
1) Kierownik Działu;
2) Zespół ds. Administracyjno – Gospodarczych;
3) Zespół ds. Zamówień Publicznych;
4) Sekretariat (Kancelaria);
5) Starszy Specjalista ds. remontowo – budowlanych;
6) Składnica Akt (Archiwum Zakładowe);
7) Magazyn Rzeczy Używanych.
19
3. Do zadań Działu należy w szczególności:
1) zapewnienie prawidłowej organizacji i funkcjonowania Ośrodka poprzez:
a) zapewnienie odpowiednich warunków pracy pracownikom Ośrodka, dbanie o estetykę i wyposażenie
stanowisk pracy;
b) wydawanie komórkom organizacyjnym Ośrodka, z wyłączeniem jednostek organizacyjnych Ośrodka w
materiałów technicznych i biurowych niezbędnych do wykonywania zadań;
c) dbałość o eksploatację budynków, pomieszczeń i urządzeń Ośrodka oraz jednostek działających w jego
strukturze;
d) rozliczanie należności związanych z eksploatacją i najmem budynków i pomieszczeń Ośrodka oraz
jednostek organizacyjnych Ośrodka;
e) właściwa gospodarka środkami rzeczowymi, drukami, formularzami, materiałami biurowymi itp.;
f) dokumentowanie wszelkich zmian w stanie i przemieszczaniu się przedmiotów trwałych i nietrwałych,
prowadzenie ksiąg inwentarzowych;
g) współpraca ze inspektorem ds. bhp i p. poż. w zakresie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną
pracy oraz zabezpieczeniem przeciwpożarowym w Ośrodku;
h) zawieranie umów niezbędnych do funkcjonowania Ośrodka takich jak: konserwacja urządzeń technicznych,
zakup energii elektrycznej, cieplnej, zakup wody, wywóz nieczystości, zakup telefonów, Internetu;
i) przygotowywanie materiałów i prowadzenie procedur udzielenia zamówień publicznych;
j ) planowanie i nadzorowanie prac remontowo - budowlanych prowadzonych w Ośrodku;
k) utrzymywanie porządku i czystości w siedzibie Ośrodka;
l) nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej;
2) prowadzenie we współpracy z Urzędem Miasta Olsztyna zadań inwestycyjno – remontowych Ośrodka;
3) sprawowanie kontroli wewnętrznej Ośrodka w zakresie powierzonych zadań a zwłaszcza:
a) zabezpieczenia mienia i obiektów Ośrodka;
b) prawidłowego wykorzystania przez pracowników Ośrodka artykułów biurowych, sanitarnych, środków
ochrony itp.;
4) zapewnienie bezpieczeństwa wykonywania zadań Ośrodka we współpracy z policją, strażą miejską i innymi
podmiotami;
5) zapewnienie zgodnego z obowiązującymi przepisami używania godła RP, flag, pieczęci i tablic urzędowych;
6) przygotowywanie pod względem merytorycznym wniosków do Prezydenta Olsztyna związanych z
zadaniami Działu oraz przygotowywanie projektów aktów wewnętrznych z zakresu realizowanych zadań przez
Dział oraz ich bieżąca aktualizacja.
4. Do zadań Zespołu ds. Administracyjno - Gospodarczych należy w szczególności:
1) zakup materiałów biurowych i wyposażenia w podstawowe meble pokoi biurowych, sprzętu gospodarczego i
środków czystości zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych;
2) prowadzenie magazynu z artykułami biurowymi;
3) zakup druków do bieżącej pracy komórek organizacyjnych Ośrodka, biletów autobusowych, zakup i
prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania;
4) właściwa gospodarka środkami rzeczowymi, drukami, formularzami, materiałami biurowymi itp.;
5) przyjmowanie zgłoszeń i załatwianie spraw dotyczących awarii w Ośrodku i placówkach i innych
jednostkach organizacyjnych Ośrodka;
6) prowadzenie rozliczeń kosztów związanych z utrzymaniem Ośrodka zgodnie z zawartymi umowami;
7) sprawdzanie, rozliczanie i opisywanie faktur (rachunków) pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym, w zakresie zadań Działu dla wszystkich komórek Ośrodka;
8) naliczanie wysokości opłat czynszowych dla jednostek wynajmujących pomieszczenia będące w
administrowaniu Ośrodka i wystawianie rachunków zgodnie z zawartymi umowami najmu;
9) wykonywanie czynności związanych z utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach siedziby
Ośrodka;
10) prowadzenie postępowań reklamacyjnych w zakresie zadań Działu.
20
5. Do zadań Zespołu ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:
1) organizowanie procesu udzielania zamówień publicznych na podstawie składanych przez komórki
organizacyjne wniosków o wszczęcie postępowania i prowadzenie dokumentacji;
2) sporządzanie planu zamówień publicznych na podstawie planów poszczególnych komórek organizacyjnych;
3) prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych;
4) prowadzenie Rejestru Odwołań;
5) prowadzenie po zakończonym roku kalendarzowym sprawozdawczości dotyczącej udzielonych zamówień
publicznych i wniesionych odwołań;
6) współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie stosowania Regulaminu udzielania
zamówień publicznych poza stosowaniem ustawy prawo zamówień publicznych w Ośrodku Pomocy
Społecznej w Olsztynie;
7) udzielanie informacji dotyczących udzielania zamówień publicznych.
6. Do zadań Sekretariatu (Kancelarii) należy w szczególności:
1) prowadzenie kancelarii ogólnej;
2) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek;
3) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych;
4) wysyłanie korespondencji i przesyłek;
5) przynoszenie i roznoszenie korespondencji;
6) przyjmowanie i nadawanie faksów;
7) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych jednostek podległych
Ośrodkowi i osób odpowiedzialnych na poszczególnych stanowiskach pracy;
8) przyjmowanie skarg i wniosków dotyczących działalności Ośrodka;
9) prowadzenie rejestrów kancelaryjnych m.in. rejestru uchwał organów samorządu gminnego dotyczących
działalności Ośrodka, rejestru skarg i wniosków, rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw, rejestru
kontroli Ośrodka, rejestru aktów wewnętrznych, rejestru pism wpływających i wysyłanych, rejestru umów;
10) informowanie organów, instytucji, osób fizycznych oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w
posiadaniu Ośrodka na podstawie i w granicach prawa.
7. Do zadań Starszego Specjalisty ds. remontowo - budowlanych należy w szczególności:
1) dokonywanie przeglądów technicznych obiektu w podległych jednostkach Ośrodka;
2) opracowywanie planów inwestycyjnych i kapitalnych remontów;
3) planowanie, organizowanie, nadzorowanie i odbiór remontów bieżących i kapitalnych;
4) prowadzenie ewidencji i przechowywanie dokumentacji technicznej nieruchomości;
5) współdziałanie z innymi instytucjami oraz wydziałami Urzędu Miasta Olsztyna w zakresie prowadzonych
spraw.
8. Do zadań Składnicy Akt ( archiwum zakładowego) należy w szczególności:
1) przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych i współpraca z komórkami organizacyjnymi
w przygotowaniu tych akt do przekazania;
2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętych akt oraz prowadzenie ich ewidencji;
3) udostępnianie akt osobom upoważnionym;
4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
5) dbanie o czystość i bezpieczeństwo składnicy akt (archiwum zakładowego), a w szczególności
zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniom, wpływami niszczących
środków chemicznych i przed szkodnikami.
9. Do zadań Magazynu Rzeczy Używanych należy w szczególności:
1) przyjmowanie darowizn rzeczowych w szczególności: odzieży, obuwia i innych artykułów oraz wydawanie
ich podopiecznym Ośrodka;
2) prowadzenie ewidencji zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Ośrodka;
3) współpraca z Działem Pomocy Środowiskowej w zakresie rozprowadzania darowizn.
21
§ 14. Samodzielne Stanowiska Radców Prawnych
Do zadań Radców Prawnych należy w szczególności:
1) udzielanie opinii prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;
2) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działania Ośrodka;
3) uczestnictwo w prowadzonych przez Ośrodek rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub
rozwiązanie stosunku prawnego, w tym zwłaszcza umów długoterminowych, nietypowych lub dotyczących
przedmiotu o znacznej wartości;
4) opiniowanie pod względem prawnym umów, o których mowa w punkcie 3;
5) nadzór prawny nad egzekucją należności Ośrodka;
6) przygotowywanie pozwów oraz występowanie w charakterze pełnomocnika Ośrodka w postępowaniu
sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi, w zakresie wskazanym przez
Dyrektora;
7) opiniowanie pod względem formalno - prawnym projektów uchwał Rady Miasta w sprawach dotyczących
Ośrodka;
8) udzielanie pomocy prawnej pracownikom Ośrodka w zakresie wykonywanych zadań;
9) prowadzenie szkoleń pracowników Ośrodka z zakresu stosowania prawa;
10) opiniowanie pod względem formalno – prawnym dokumentów źródłowych Ośrodka (statutu, regulaminów)
oraz regulaminów organizacyjnych jednostek pomocy społecznej działających w strukturze organizacyjnej
Ośrodka;
11) opiniowanie skomplikowanych pod względem prawnym spraw przekazywanych do Samorządowego
Kolegium Odwoławczego;
12) opiniowanie wniosków w sprawach umarzania należności pieniężnych;
13) opiniowanie wniosków kierowanych do Prezydenta dotyczących zadań Ośrodka.
§ 15. Samodzielne Stanowisko Inspektora ds. obrony cywilnej
Do zadań Inspektora ds. OC należy w szczególności:
1) wdrażanie obowiązujących przepisów z zakresu OC w warunkach działania Ośrodka i jego komórkach
organizacyjnych;
2) prowadzenie dokumentacji OC zgodnie z obowiązującymi przepisami i jej bieżące aktualizowanie;
3) informowanie Dyrektora Ośrodka o wszelkich zagrożeniach związanych z przestrzeganiem przepisów OC;
4) organizowanie i prowadzenie szkoleń kadry kierowniczej i pracowników Ośrodka zgodnie z wymogami
prawa;
5) szczegółowe obowiązki inspektora OC regulują odrębne przepisy.
§ 16. Samodzielne Stanowisko Inspektora ds. BHP
Do zadań Inspektora ds. BHP należy w szczególności:
1) współdziałanie z Działem Administracyjno - Gospodarczym w zakresie dostosowywania warunków pracy
do możliwości pracownika, w szczególności przez odpowiednie projektowanie i organizowanie stanowisk
pracy;
2) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą;
3) prowadzenie profilaktyki zapobiegania wypadkom przy pracy;
4) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków
wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a
także kontrola realizacji tych wniosków;
5) informowanie Dyrektora o występujących nieprawidłowościach na konkretnych stanowiskach pracy;
6) sygnalizowanie Dyrektorowi wszelkich spostrzeżeń wiążących się z naruszeniem przepisów bhp;
7) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie
organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy
oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników;
8) informowanie pracowników o istniejących zagrożeniach na poszczególnych stanowiskach pracy;
22
9) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny
pracy, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na których są zatrudnione kobiety w ciąży lub
karmiące dziecko piersią, młodociani, niepełnosprawni, pracownicy wykonujący pracę zmianową, w tym
pracujący w nocy oraz osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie
pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
10) zapewnienie pracownikom sprawnie funkcjonującego systemu pierwszej pomocy w razie wypadku oraz
środków do udzielania pierwszej pomocy;
11) opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa
i higieny pracy oraz bieżące ich aktualizowanie, opracowywanie bądź udział w ustalaniu zadań osób
kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
12) naliczanie ekwiwalentu osobom do niego uprawnionym;
13) współdziałanie ze służbą zdrowia w zakresie profilaktyki zdrowotnej pracowników, a w szczególności przy
organizowaniu okresowych badań lekarskich.
§ 17. Samodzielne Stanowisko Koordynatora ds. komputeryzacji, Administratora Systemów
Informatycznych
Do zadań Koordynatora ds. komputeryzacji, Administratora Systemów Informatycznych należy w
szczególności:
1) zapewnienie prawidłowego działania sytemu komputerowego, kontrola zabezpieczenia ochrony danych
osobowych na stanowiskach komputerowych, sprawność i konserwacja oraz wdrażanie zabezpieczeń systemów
informatycznych w przetwarzanych zbiorach danych osobowych poprzez nadawanie haseł i uprawnień
przydzielonych przez Administratora Danych Osobowych;
2) koordynowanie pracy wieloosobowego stanowiska ds. informatyki;
3) dbanie o poprawne funkcjonowanie sprzętu komputerowego Ośrodka i w podległych jednostkach
organizacyjnych:
a) instalacja, konfiguracja systemu i oprogramowania oraz aktualizowanie ich do nowych wersji,
b) okresowe czynności serwisowe,
c) archiwizacja danych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi uregulowaniami
obowiązującymi w Ośrodku,
d) interwencje w przypadku awarii sprzętu i oprogramowania,
e) bieżące szkolenie i pomoc doraźna dla użytkowników komputerów;
4) administrowanie sieciami komputerowymi:
a) nadzorowanie pracy serwerów z oprogramowaniem,
b) kontrola poprawności działania sieci komputerowych,
c) prowadzenie fachowej dokumentacji technicznej,
d) utrzymanie sieci rozległej Internet,
e) zastosowanie zabezpieczeń sieci LAN i WAN;
5) utrzymanie stron www i BIP w celu aktualizacji ogłoszeń m.in. o przetargach, naborach przy zastosowanie
ogólnie przyjętych norm;
6) przygotowywanie projektów wewnętrznych regulacji dotyczących w szczególności polityki bezpieczeństwa
(PBI - Polityka Bezpieczeństwa Informacji) wraz z ABI, oraz ich bieżąca aktualizacja.
§ 18. Wieloosobowe stanowisko ds. informatyki
Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. informatyki należy w szczególności:
1) administrowanie lokalną siecią komputerową Ośrodka poprzez: nadzorowanie poprawności pracy serwerów
z oprogramowaniem Ośrodka, kontrolę poprawności działania sieci komputerowej, archiwizację danych
serwera;
2) przyjmowanie informacji o usterkach, awariach sprzętu komputerowego oraz oprogramowania i
podejmowanie działań mających na celu ich usunięcie;
3) konserwacja i modernizacja sprzętu komputerowego w komórkach organizacyjnych Ośrodka;
23
4) instalacja nowych wersji oprogramowania komputerowego w komórkach organizacyjnych Ośrodka;
5) pomoc techniczna przy instalacji sprzętu i oprogramowania komputerowego w komórkach organizacyjnych
Ośrodka;
6) wdrażanie i eksploatacja systemów informatycznych w Ośrodku;
7) aktualizowanie oprogramowania, tworzenie prezentacji multimedialnych, wykresów, analiz z
wykorzystaniem oprogramowania biurowego;
8) czynny udział w pracach planowania inwestycji dotyczących sprzętu komputerowego i dokonywania jego
zakupu;
9) współpraca z serwisami zewnętrznymi w zakresie naprawy sprzętu komputerowego oraz kasacji zużytego
sprzętu;
10) prowadzenie postępowań reklamacyjnych związanych ze sprzętem komputerowym.
§ 19. Samodzielne Stanowisko Głównego Specjalisty ds. Ochrony Danych Osobowych
Do zadań Głównego Specjalisty ds. Ochrony Danych Osobowych należy:
1) zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:
a) sprawdzenie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz
opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych osobowych,
b) nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych
osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych,
c) nadzorowanie przestrzegania zasad określonych w dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych
osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych,
d) zapewnienie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie
danych osobowych,
2) prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez Ośrodek;
3) organizacja bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych
osobowych;
4) monitorowanie funkcjonowania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych;
5) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w zakresie poprawności ochrony danych osobowych;
6) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych związanych z zadaniami stanowiska oraz ich bieżąca
aktualizacja.
§ 20. Samodzielne Stanowisko Konsultant ds. prawa
Do zadań Konsultanta ds. prawa należy w szczególności:
1) udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;
2) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działania Ośrodka;
3) udzielanie konsultacji prawnych pracownikom komórek organizacyjnych Ośrodka;
4) przygotowywanie pism procesowych, pomoc w opracowaniu projektów decyzji administracyjnych,
zarządzeń Dyrektora;
5) pomoc w przygotowywaniu i przygotowywanie projektów uchwał w sprawach dotyczących Ośrodka.
§ 21. Miejski Ośrodek Poradnictwa Specjalistycznego i Socjalnego
Do zadań Miejskiego Ośrodka Poradnictwa Specjalistycznego i Socjalnego należy w szczególności:
24
1) udzielanie bezpłatnego poradnictwa, w szczególności porad prawnych, wsparcia i terapii psychologicznej,
porad pedagogicznych i rodzinnych mieszkańcom miasta Olsztyna, którzy mają trudności lub wykazują
potrzebę wsparcia w rozwiązywaniu swoich problemów życiowych;
2) prowadzenie działań w ramach interwencji kryzysowej;
3) organizowanie i prowadzenie spotkań z pracownikami socjalnymi w zakresie zagadnień psychologicznych,
pedagogicznych oraz rodzinnych celem podniesienia wiedzy niezbędnej do wykonywania powierzonych im
zadań;
4) współpraca z pracownikami PPS w celu zdiagnozowania sytuacji klientów pomocy społecznej;
5) współpraca z działami Ośrodka z zakresie opracowywania i realizacji programów specjalnych;
6) prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości;
7) współpraca z innymi instytucjami i organizacjami w zakresie realizowania zadań;
8) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych z zakresu wykonywanych zadań i ich bieżąca
aktualizacja.
§ 22. Dział Pomocy Instytucjonalnej i Pieczy Zastępczej
1. Działem kieruje I Zastępca Dyrektora, któremu bezpośrednio podlegają: Kierownik ds. Pomocy
Instytucjonalnej, Kierownik ds. Pieczy Zastępczej, Kierownik ds. Usług Opiekuńczych i Domów Pomocy
Społecznej oraz Dyrektor Ośrodka Wsparcia i Opieki nad Dzieckiem i Rodziną.
2. Struktura Działu:
1) Kierownik ds. Pomocy Instytucjonalnej, któremu bezpośrednio podlega:
a) Wieloosobowe Stanowisko ds. ośrodków wsparcia, mieszkań chronionych i placówek wsparcia dziennego;
b) kierownicy poniższych ośrodków wsparcia :
- Dziennego Domu Pomocy Społecznej, Olsztyn, ul. M. Orłowicza 27;
- Dziennego Domu Pomocy Społecznej „Nasza Przystań”, Olsztyn, ul. Bałtycka 81;
- Dziennego Domu Pomocy Społecznej „Nasza Chata”, Olsztyn, ul. A. Mickiewicza 17/1;
- Dziennego Domu Pomocy Społecznej „Nasz Dom”, Olsztyn, ul. Świtezianki 4 A;
- Dziennego Domu Pomocy Społecznej, Olsztyn, ul. J. Fałata 23K;
- Dziennego Domu Pomocy dla Osób Niepełnosprawnych, Olsztyn, ul. E. Plater 13;
- Dziennego Domu Pomocy Społecznej dla Osób Chorych na Cukrzycę, Olsztyn, al. Marsz. J. Piłsudskiego
61A;
- Środowiskowego Domu Samopomocy dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi „Wyspa”, Olsztyn, ul. St.
Wyspiańskiego 2;
- Środowiskowego Domu Samopomocy dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi „Dworek”, Olsztyn, ul.
Królowej Jadwigi 4;
- Miejskiego Ośrodka Wsparcia dla Osób Niesłyszących „Gest”, Olsztyn, ul. W. Kętrzyńskiego 3/1;
- Ośrodka Wsparcia dla Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnej, Olsztyn, ul. Świtezianki 4;
- Ośrodka Wsparcia –„ Romska Świetlica Rodzinna”, Olsztyn, al. Warszawska 16/1;
- Schroniska dla Bezdomnych im. Sabiny Kusznierów, Olsztyn, ul. Towarowa 18;
- Ośrodka Wsparcia dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży, Olsztyn, ul. Wł. Jagiełły 5 z filiami;
- Ośrodka Wsparcia dla Dzieci i Młodzieży, Olsztyn, ul. Er. Wiecherta 23 a;
- Ośrodka Wsparcia dla Dzieci i Młodzieży, Olsztyn, ul. Rzepakowa 12;
2) Zespół ds. Usług Opiekuńczych i Domów Pomocy Społecznej:
a) Kierownik ds. Usług Opiekuńczych i Domów Pomocy Społecznej, który kieruje i odpowiada za organizację
pracy:
-Wieloosobowego Stanowiska ds. usług opiekuńczych;
-Wieloosobowego Stanowiska ds. domów pomocy społecznej, rodzinnych domów pomocy;
3) Zespół ds. Pieczy Zastępczej:
a) Kierownik ds. Pieczy Zastępczej, który przy pomocy Zastępcy Kierownika kieruje i odpowiada za
organizację pracy:
a) koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej;
25
b) specjalistów (psycholog, pedagog);
c) wieloosobowego Stanowiska ds. Realizacji Świadczeń z Zakresu Pieczy Zastępczej;
4) Ośrodek Wsparcia i Opieki nad Dzieckiem i Rodziną, którego szczegółowe zasady określa Regulamin
Organizacyjny Ośrodka zatwierdzony przez Dyrektora MOPS.
3. Do zadań Działu Pomocy Instytucjonalnej i Pieczy Zastępczej należą :
1) pomoc instytucjonalna:
a) zadania własne gminy o charakterze obowiązkowym w szczególności:
- prowadzenie i zapewnienie miejsc w mieszkaniach chronionych,
- kierowanie do domu pomocy społecznej i ustalanie odpłatności za pobyt mieszkańca gminy w tym domu oraz
zapewnienie ponoszenia opłat za pobyt w domu przez Gminę w zakresie ją obciążającym,
- organizowanie i świadczenie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych, w miejscu zamieszkania, z
wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi,
- udzielanie schronienia,
- sporządzanie sprawozdawczości oraz przekazywanie jej właściwemu wojewodzie, również w formie
dokumentu elektronicznego, z zastosowaniem systemu teleinformatycznego;
b) zadania własne gminy w szczególności:
- prowadzenie i zapewnienie miejsc w ośrodkach wsparcia oraz kierowanie do nich osób wymagających opieki,
oraz osób dotkniętych przemocą w rodzinie,
- kierowanie osób wymagających opieki do rodzinnych domów pomocy,
- prowadzenie placówek wsparcia dziennego oraz zapewnienie w nich miejsca dla dzieci,
- doradztwo metodyczne dla kierowników ośrodków wsparcia i placówek wsparcia dziennego;
c) zadania własne powiatu:
- udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach;
d) zadania zlecone z zakresu administracji rządowej realizowane przez gminę w szczególności:
- prowadzenie i rozwój infrastruktury środowiskowych domów samopomocy dla osób z zaburzeniami
psychicznymi,
- organizowanie i świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania dla osób z
zaburzeniami psychicznymi;
2) pomocy społecznej:
a) zadania własne powiatu w szczególności:
- przyznawanie pomocy pieniężnej na usamodzielnienie oraz na kontynuowanie nauki osobom opuszczającym
domy pomocy społecznej dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych intelektualnie, domy dla matek z
małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży oraz schroniska dla nieletnich, zakłady poprawcze, specjalne ośrodki
szkolno-wychowawcze, specjalne ośrodki wychowawcze, młodzieżowe ośrodki socjoterapii, zapewniające
całodobową opiekę lub młodzieżowe ośrodki wychowawcze,
- pomoc w integracji ze środowiskiem osób mających trudności w przystosowaniu się do życia, młodzieży
opuszczającej domy pomocy społecznej dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnej intelektualnie, domy dla
matek z małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży oraz schroniska dla nieletnich, zakłady poprawcze, specjalne
ośrodki szkolno-wychowawcze, specjalne ośrodki wychowawcze, młodzieżowe ośrodki socjoterapii lub
młodzieżowe ośrodki wychowawcze, mających braki w przystosowaniu się,
- udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach;
3) pieczy zastępczej :
a)zadania własne powiatu:
- współpraca przy opracowaniu i realizacja 3-letnich powiatowych programów dotyczących rozwoju pieczy
zastępczej, zawierających między innymi coroczny limit rodzin zastępczych zawodowych,
- zapewnienie dzieciom pieczy zastępczej w rodzinach zastępczych, rodzinnych domach dziecka oraz w
placówkach opiekuńczo – wychowawczych,
- organizowanie wsparcia osobom usamodzielnianym opuszczającym rodziny zastępcze, rodzinne domy
dziecka oraz placówki opiekuńczo - wychowawcze i regionalne placówki opiekuńczo-terapeutyczne, przez
wspieranie procesu usamodzielnienia,
26
- tworzenie warunków do powstawania i działania rodzin zastępczych, rodzinnych domów dziecka i rodzin
pomocowych,
- organizowanie szkoleń dla rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka i dyrektorów placówek
opiekuńczo - wychowawczych typu rodzinnego oraz kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej,
prowadzenia rodzinnego domu dziecka lub pełnienia funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej
typu rodzinnego,
- organizowanie wsparcia dla rodzinnej pieczy zastępczej, w szczególności przez tworzenie warunków do
powstawania grup wsparcia, specjalistycznego poradnictwa,
- prowadzenie rejestru danych, o którym mowa w art. 46 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy
zastępczej,
- kompletowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem dziecka do umieszczenia w rodzinie zastępczej
albo rodzinnym domu dziecka, placówce opiekuńczo - wychowawczej, regionalnej placówce opiekuńczo terapeutycznej albo interwencyjnym ośrodku preadopcyjnym,
- finansowanie: a) świadczeń pieniężnych dotyczących dzieci z terenu powiatu, umieszczonych w rodzinach
zastępczych, rodzinnych domach dziecka, placówkach opiekuńczo - wychowawczych, regionalnych
placówkach opiekuńczo - terapeutycznych, interwencyjnych ośrodkach preadopcyjnych lub rodzinach
pomocowych, na jego terenie lub na terenie innego powiatu, b) pomocy przyznawanej osobom
usamodzielnianym opuszczającym rodziny zastępcze, rodzinne domy dziecka, placówki opiekuńczo wychowawcze lub regionalne placówki opiekuńczo - terapeutyczne, c) szkoleń dla kandydatów do pełnienia
funkcji rodziny zastępczej, prowadzenia rodzinnego domu dziecka lub pełnienia funkcji dyrektora placówki
opiekuńczo - wychowawczej typu rodzinnego oraz szkoleń dla rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne
domy dziecka oraz dyrektorów placówek opiekuńczo-wychowawczych typu rodzinnego,
- sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy
zastępczej oraz przekazywanie ich właściwemu wojewodzie, w wersji elektronicznej, z zastosowaniem systemu
teleinformatycznego;
b ) zadania z zakresu administracji rządowej realizowane przez powiat w szczególności:
- finansowanie pobytu w pieczy zastępczej małoletniego cudzoziemca,
- realizacja zadań wynikających z rządowych programów wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej.
4. Dział Pomocy Instytucjonalnej i Pieczy Zastępczej realizuje zadania poprzez:
1) prowadzenie spraw merytorycznych w zakresie koordynacji i nadzoru nad działalnością jednostek
organizacyjnych działających w strukturze Działu;
2) weryfikację dokumentów osób ubiegających się o przyjęcie do jednostek organizacyjnych pomocy
społecznej;
3) prowadzenie postępowań oraz przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących skierowań,
umieszczania w jednostkach organizacyjnych objętych właściwością Działu, opłat za pobyt w tych jednostkach
oraz innych jednostkach realizujących zadania z zakresu pomocy społecznej;
4) przyjmowanie i kompletowanie dokumentów osób ubiegających się o przyznanie świadczeń dla rodzin
zastępczych i usamodzielnionych wychowanków;
5) organizowanie wsparcia osobom usamodzielnionym opuszczającym rodziny zastępcze, rodzinne domy
dziecka oraz placówki opiekuńczo - wychowawcze i regionalne placówki opiekuńczo - terapeutyczne przez
wspieranie procesu usamodzielnienia;
6) przygotowywanie wniosków do Prezydenta, załączników do projektów uchwał Rady Miasta pod względem
merytorycznym w zakresie zadań Działu;
7) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych w zakresie Działu oraz ich bieżąca aktualizacja;
8) rozpatrywanie wniosków dotyczących budżetu jednostek organizacyjnych prowadzonych przez Ośrodek,
9) planowanie, sprawozdawczość, analizy i kontrola realizacji budżetów jednostek organizacyjnych
funkcjonujących w strukturze Działu;
10) ścisła współpraca z Działem Finansowo - Księgowym Ośrodka oraz innymi działami będącymi w
strukturze Ośrodka w zakresie realizacji zadań Działu;
27
11) ścisła współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie podejmowania stosownych i
skutecznych działań ukierunkowanych na pomoc rodzinie i dziecku oraz na rzecz osób ubiegających się o
umieszczenie w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej;
12) organizowanie mieszkań chronionych;
13) sprawowanie z upoważnienie nadzoru merytorycznego nad działalnością domów pomocy społecznej:
Domu Pomocy Społecznej „Kombatant”, Olsztyn, ul. J. Fałata 23K, Domu Pomocy Społecznej, Olsztyn ul.
Bałtycka 37;
14) sprawowanie nadzoru merytorycznego nad placówkami opiekuńczo – wychowawczymi na terenie miasta
Olsztyna;
15) zapewnienie matkom z małoletnimi dziećmi dotkniętymi przemocą w rodzinie miejsca w ośrodku wparcia;
16) zapewnienie pomocy i wsparcia osobom sprawującym rodzinną pieczę zastępczą, w szczególności w
ramach grup wsparcia oraz rodzin pomocowych;
17) współpraca z Działem Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych przy organizowaniu dla rodzin
zastępczych oraz prowadzących rodzinne domy dziecka pomocy wolontariuszy;
18) współpraca z Działem Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych przy opracowaniu i realizacji 3
letnich powiatowych programów dotyczących rozwoju pieczy zastępczej;
19) przedstawienie corocznego sprawozdania z efektów pracy dot. zadań wynikających z rodzinnej pieczy
zastępczej;
20) organizowanie opieki nad dzieckiem, w przypadku gdy rodzina zastępcza albo prowadzący rodzinny dom
dziecka okresowo nie może sprawować opieki;
21) prowadzenie rejestru danych o osobach zakwalifikowanych do pełnienia i pełniących funkcję rodziny
zastępczej zawodowej, niezawodowej lub do prowadzenia rodzinnego domu dziecka;
22) współpraca z Działem Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych przy sporządzaniu sprawozdań
rzeczowo - finansowych z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej;
23) współpraca z Miejskim Ośrodkiem Poradnictwa Specjalistycznego i Socjalnego w zakresie zapewnienia
pomocy prawnej osobom sprawującym rodzinną pieczę zastępczą;
24) pomoc w zapewnieniu dziecku przyjętemu do pieczy zastępczej dostępu do niezbędnych badań lekarskich;
25) pomoc w uzyskaniu rodzinom zastępczym oraz prowadzącym rodzinny dom dziecka uzyskania porady w
poradni psychologiczno-pedagogicznej lub innej poradni specjalistycznej oraz podjęcie specjalistycznej terapii;
26) organizowanie i świadczenie usług opiekuńczych, specjalistycznych usług opiekuńczych, specjalistycznych
usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w miejscu zamieszkania;
27) współpraca z instytucjami i organizacjami w zakresie realizowanych usług opiekuńczych w tym
specjalistycznych, na zlecenie ośrodka oraz nadzór nad ich realizacją;
28) kompletowanie i przekazywanie dokumentacji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego.
5. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. ośrodków wsparcia, mieszkań chronionych i placówek
wsparcia dziennego należy w szczególności:
1) przygotowywanie dokumentacji i przygotowywanie projektów decyzji dotyczących opłat za pobyt w
ośrodkach wsparcia oraz mieszkaniach chronionych;
2) obsługa osób bezdomnych, dotkniętych przemocą w zakresie przekazywania ogólnych informacji
dotyczących przysługującej pomocy i kierowanie do miejsca udzielania pomocy (np. do schroniska dla
bezdomnych).
6. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. usług opiekuńczych należy w szczególności:
1) zapewnienie prawidłowej, terminowej i efektywnej realizacji zadań związanych z obsługą usług
opiekuńczych, specjalistycznych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z
zaburzeniami psychicznymi;
2) obsługa programu informatycznego „POMOST” w zakresie usług opiekuńczych;
3) sporządzanie przypisów i odpisów dotyczących należności świadczeniobiorców za zrealizowane usługi
opiekuńcze w środowisku na podstawie przedłożonych sprawozdań przez realizatorów usług opiekuńczych
oraz współpraca w tym zakresie z Działem Finansowo – Księgowym;
4) kontrola i nadzór nad jakością i zgodnością z umową świadczonych usług opiekuńczych;
28
5) kontrola bieżąca przedkładanych przez realizatorów usług opiekuńczych zestawień z faktycznie
przepracowanych godzin pracy opiekunek, rachunków oraz kwitariuszy wpłat podopiecznych za świadczone
usługi opiekuńcze;
6) przedkładanie koordynatorom punktów pomocy społecznej zawiadomień dotyczących braku wpłat za usługi
opiekuńcze;
7) systematyczna współpraca z pracownikami socjalnymi punktów pomocy społeczne w zakresie konieczności
zabezpieczenia usług opiekuńczych w środowisku oraz prawidłowego realizowania zadania; wspólne wizyty
w środowiskach;
8) opracowywanie grafiku pracy opiekunek zatrudnionych przez MOPS, wprowadzanie do pracy w
środowisku;
9) naliczanie należności za świadczone usługi opiekuńcze od osób objętych usługami opiekuńczymi
wykonywanymi przez opiekunki zatrudnione w Ośrodku;
10) monitorowanie usług opiekuńczych w ramach prac społecznie - użytecznych.
7. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. domów pomocy społecznej, rodzinnych domów pomocy
należy w szczególności:
1) przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu skierowania, umieszczania oraz
ustalania odpłatności za pobyt w domach pomocy społecznej oraz rodzinnych domach pomocy;
2) prowadzenie postępowań i przygotowywanie projektów umów dla osób zobowiązanych do wnoszenia opłaty
za pobyt osób w domach pomocy społecznej oraz rodzinnych domach pomocy;
3) planowanie i weryfikacja środków finansowych na opłaty za pobyt osób umieszczonych w domach pomocy
społecznej, rodzinnych domach pomocy;
4) współpraca z powiatowymi centrami pomocy rodzinie w zakresie kierowania osób do domów pomocy
społecznej;
5) zawieranie umów prowadzonych przez podmioty niepubliczne na świadczenie usług opiekuńczych i
bytowych świadczonych całodobowo w domu pomocy;
6) weryfikowanie list osób skierowanych do domów pomocy społecznej.
8. Do zadań koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej należy w szczególności:
1) udzielanie pomocy rodzinom zastępczym i prowadzącym rodzinne domy dziecka w realizacji zadań
wynikających z pieczy zastępczej;
2) przygotowanie, we współpracy z asystentem rodziny i odpowiednio rodziną zastępczą lub prowadzącym
rodzinny dom dziecka, planu pomocy dziecku;
3) pomoc rodzinom zastępczym oraz prowadzącym rodzinne domy dziecka w nawiązaniu wzajemnego
kontaktu;
4) zapewnianie rodzinom zastępczym oraz prowadzącym rodzinne domy dziecka dostępu do specjalistycznej
pomocy dla dzieci, w tym psychologicznej, reedukacyjnej i rehabilitacyjnej;
5) zgłaszanie do ośrodków adopcyjnych informacji o dzieciach z uregulowaną sytuacją prawną, w celu
poszukiwania dla nich rodzin przysposabiających;
6) udzielanie wsparcia pełnoletnim wychowankom rodzinnych form pieczy zastępczej;
7) przedstawianie corocznego sprawozdania z efektów pracy;
8) udział w ocenie sytuacji dziecka umieszczonego w rodzinie zastępczej;
9) udział w ocenie rodziny zastępczej;
10) opiniowanie powrotu dziecka do rodziny biologicznej po ustaniu przyczyny umieszczenia dziecka w
rodzinie zastępczej;
11) współpraca z różnymi organizacjami i instytucjami w sprawach dotyczących rodzin zastępczych,
pełnoletnich wychowanków rodzin zastępczych, jak również osób usamodzielnianych, które wcześniej
przebywały w rodzinach zastępczych.
9. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. realizacji świadczeń z pieczy zastępczej należy w
szczególności:
1) prowadzenie postępowań dotyczących udzielania pomocy pieniężnej związanej z pełnieniem funkcji rodziny
zastępczej;
29
2) prowadzenie postępowań dotyczących osób usamodzielnianych, opuszczających po osiągnięciu
pełnoletności rodzinę zastępczą, rodzinny dom dziecka, placówkę opiekuńczo – wychowawczą;
3) przygotowywanie list do wypłaty świadczeń pieniężnych;
4) przygotowywanie przelewów i przekazów pocztowych świadczeń pieniężnych;
5) prowadzenie postępowań w sprawie ustalania odpłatności rodziców biologicznych dzieci umieszczonych w
pieczy zastępczej i placówkach opiekuńczo - wychowawczych oraz zwolnienie z odpłatności;
6) przygotowywanie porozumień zawieranych z innymi powiatami w zakresie umieszczania dzieci w pieczy
zastępczej i placówkach opiekuńczo - wychowawczych, występowanie o refundację i refundowanie świadczeń
wynikających z porozumień;
7) kierowanie do pieczy zastępczej i placówek opiekuńczo – wychowawczych;
8) kompletowanie i przekazanie dokumentów dziecka umieszczonego w rodzinnej pieczy zastępczej lub
placówce opiekuńczo – wychowawczej;
9) przekazywanie informacji do biura informacji gospodarczej.
10. Do zadań pedagoga w szczególności należy:
1) prowadzenie działalności diagnostyczno - konsultacyjnej, której celem jest pozyskiwanie, szkolenie i
kwalifikowanie osób zgłaszających gotowość do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, rodziny
zastępczej niezawodowej oraz prowadzenia rodzinnego domu dziecka, a także szkolenie i wspieranie
pedagogiczne osób sprawujących rodzinną pieczę zastępczą;
2) przeprowadzanie badań pedagogicznych oraz analizy sytuacji osobistej, rodzinnej i majątkowej, dotyczących
kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej lub prowadzenia rodzinnego domu dziecka;
3) organizowanie szkoleń dla kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej lub prowadzenia rodzinnego
domu dziecka;
4) przygotowywanie świadectw i zaświadczeń kwalifikacyjnych zawierających potwierdzenie ukończenia
szkolenia, opinię o spełnianiu warunków i ocenę predyspozycji do sprawowania pieczy zastępczej;
5) organizowanie i prowadzenie szkoleń dla kandydatów do pełnienia funkcji dyrektora placówki opiekuńczo wychowawczej typu rodzinnego, wydawanie świadectw ukończenia tych szkoleń oraz opinii dotyczącej
predyspozycji do pełnienia funkcji dyrektora i wychowawcy w placówce opiekuńczo - wychowawczej typu
rodzinnego;
6) zapewnianie rodzinom zastępczym oraz prowadzącym rodzinne domy dziecka szkoleń mających na celu
podnoszenie ich kwalifikacji;
7) zapewnianie rodzinom zastępczym zawodowym i niezawodowym oraz prowadzącym rodzinne domy
dziecka poradnictwa;
8) dokonywanie okresowej oceny sytuacji dzieci przebywających w rodzinnej pieczy zastępczej;
9) dokonywanie oceny rodziny zastępczej lub prowadzącego rodzinny dom dziecka;
10) współpraca ze środowiskiem lokalnym, w szczególności z powiatowym centrum pomocy rodzinie,
ośrodkiem pomocy społecznej, sądami i ich organami pomocniczymi, instytucjami oświatowymi, podmiotami
leczniczymi, a także kościołami i związkami wyznaniowymi oraz z organizacjami społecznymi;
11) prowadzenie poradnictwa dla osób sprawujących rodzinną pieczę zastępczą i ich dzieci oraz dzieci
umieszczonych w pieczy zastępczej;
12) inicjowanie działań zmierzających do powstania nowych rodzin zastępczych.
11. Do zadań psychologa w szczególności należy:
1) prowadzenie działalności diagnostyczno - konsultacyjnej, a także szkolenie i wspieranie psychologiczne
osób sprawujących rodzinną pieczę zastępczą;
2) przeprowadzanie badań psychologicznych dotyczących kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej
lub prowadzenia rodzinnego domu dziecka;
3) organizowanie i prowadzenie szkoleń dla kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej lub
prowadzenia rodzinnego domu dziecka;
4) przygotowywanie świadectw i zaświadczeń kwalifikacyjnych zawierających potwierdzenie ukończenia
szkolenia, opinię o spełnianiu warunków i ocenę predyspozycji do sprawowania pieczy zastępczej;
30
5) organizowanie i prowadzenie szkoleń dla kandydatów do pełnienia funkcji dyrektora placówki opiekuńczo wychowawczej typu rodzinnego, wydawanie świadectw ukończenia tych szkoleń oraz opinii dotyczącej
predyspozycji do pełnienia funkcji dyrektora i wychowawcy w placówce opiekuńczo-wychowawczej typu
rodzinnego;
6) zapewnianie rodzinom zastępczym oraz prowadzącym rodzinne domy dziecka szkoleń;
7) zapewnianie rodzinom zastępczym zawodowym i niezawodowym oraz prowadzącym rodzinne domy
dziecka poradnictwa;
8) dokonywanie okresowej oceny sytuacji dzieci przebywających w rodzinnej pieczy zastępczej;
9) dokonywanie oceny rodziny zastępczej lub prowadzącego rodzinny dom dziecka;
10) współpraca ze środowiskiem lokalnym, w szczególności z powiatowym centrum pomocy rodzinie,
ośrodkiem pomocy społecznej, sądami i ich organami pomocniczymi, instytucjami oświatowymi, podmiotami
leczniczymi, a także kościołami i związkami wyznaniowymi oraz z organizacjami społecznymi;
11) prowadzenie poradnictwa dla osób sprawujących rodzinną pieczę zastępczą i ich dzieci oraz dzieci
umieszczonych w pieczy zastępczej;
12) inicjowanie działań zmierzających do powstania nowych rodzin zastępczych.
§ 23 . Dział Świadczeń Rodzinnych
1. Działem Świadczeń Rodzinnych kieruje Kierownik, który odpowiada za organizację pracy pracowników
Działu i realizację zadań.
2. Struktura Działu:
1) Kierownik Działu;
2) Zespół ds. Świadczeń Rodzinnych oraz ds. Funduszu Alimentacyjnego;
3) Stanowisko pracy ds. koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, generowania list wypłat
świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego oraz sprawozdawczości;
4) Centrum Informacji i Koordynacji Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego;
5) Wieloosobowe Stanowisko pracy ds. kancelaryjnych (sekretariat Działu).
3. Dział Świadczeń Rodzinnych realizuje zadania w zakresie:
1) świadczeń rodzinnych jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej w szczególności:
a) przyznawanie zasiłków rodzinnych oraz w zależności od spełnienia warunków, dodatków z tytułu:
- urodzenia dziecka,
- opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego,
- samotnego wychowywania dziecka,
- wychowywania dziecka w rodzinie wielodzietnej,
- kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego,
- rozpoczęcia roku szkolnego,
- podjęcia przez dziecko nauki w szkole poza miejscem zamieszkania;
b) przyznawanie świadczeń opiekuńczych:
- zasiłków pielęgnacyjnych,
- świadczeń pielęgnacyjnych z tytułu rezygnacji z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz
przysługującego z tego tytułu ubezpieczenia społecznego oraz ubezpieczeń zdrowotnych w sytuacji
nieposiadania innego tytułu do ubezpieczenia,
- specjalnych zasiłków opiekuńczych;
c) przyznawanie jednorazowych zapomóg z tytułu urodzenia się dziecka,
d) przyznawanie innych świadczeń wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych;
2) ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów jako zadania zlecone gminie z zakresu administracji
rządowej w szczególności:
a) przyznawanie świadczeń z funduszu alimentacyjnego,
b) prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych,
c) dochodzenie należności przypadających od dłużników alimentacyjnych z tytułu wypłaconych świadczeń z
funduszu alimentacyjnego w drodze egzekucji sądowej;
31
3) zaliczek alimentacyjnych, do których prawo powstało do dnia wejścia w życie ustawy o pomocy osobom
uprawnionym do alimentów;
4) nabywania oraz zasady ustalania i wypłacania zasiłków dla opiekunów osobom, które utraciły prawo do
świadczenia pielęgnacyjnego z dniem 1 lipca 2013 r. w związku z wygaśnięciem z mocy prawa decyzji
przyznającej prawo do świadczenia pielęgnacyjnego.
4. Dział Świadczeń Rodzinnych realizuje zadania poprzez:
1) prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu świadczeń
rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zasiłków dla opiekunów;
2) przyjmowanie wniosków, weryfikacja dokumentów, udzielanie wyjaśnień o uprawnieniach do
poszczególnych świadczeń;
3) ustalanie świadczeń nienależnie pobranych;
4) nadzór nad windykacją nienależnie pobranych świadczeń;
5) prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych;
6) prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych, a także prowadzenie spraw o zaliczki
alimentacyjne, do których prawo powstało do dnia wejścia w życie ustawy o pomocy osobom uprawnionym do
alimentów;
7) sporządzanie terminowe i właściwe sprawozdań z działalności Działu;
8) przygotowywanie planów i pod względem merytorycznym projektów uchwał Rady Miasta oraz wniosków
do Prezydenta w zakresie zadań Działu;
9) planowanie, analizowanie i kontrola realizacji budżetu przyznanego na świadczenia rodzinne, zasiłki dla
opiekunów oraz fundusz alimentacyjny;
10) ścisła współpraca z pracownikami socjalnymi punktów pomocy społecznej, innymi pracownikami Ośrodka
na zasadach i w zakresie określonym w przepisach prawa;
11) współpraca z Wydziałem Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Olsztyna;
12) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych (zarządzeń, regulaminów, instrukcji) i ich
bieżąca aktualizacja;
13) współpraca z komornikami sądowymi w celu wyegzekwowania należności z tytułu wypłaconych
świadczeń z funduszu alimentacyjnego;
14) przekazywanie dokumentów w celu objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, społecznym;
15) przekazywanie niezbędnych informacji i decyzji administracyjnych do Działu Finansowo – Księgowego w
celu dochodzenia należności z zakresu nienależnie prowadzonych świadczeń.
9. Do zadań Stanowisko Pracy ds. koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, generowania list
wypłat świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego oraz sprawozdawczości należy w
szczególności:
1) prowadzenie postępowań w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego we współpracy z
Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego w Olsztynie;
2) generowanie list wypłat zasiłków rodzinnych z dodatkami, zasiłków opiekuńczych i funduszu
alimentacyjnego;
3) prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego.
10. Do zadań Centrum Informacji i Koordynacji Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego
należy w szczególności:
1) obsługa interesantów ubiegających się o świadczenia rodzinne, opiekuńcze, fundusz alimentacyjny;
2) przyjmowanie wniosków o świadczenia rodzinne, opiekuńcze oraz fundusz alimentacyjny;
3) kompletowanie dokumentacji, wstępna weryfikacja wniosków;
4) udzielanie informacji o uprawnieniach i warunkach przyznawania świadczeń wynikających z zadań Działu,
5) wydawanie zaświadczeń w sprawach realizowanych przez Dział.
11. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska pracy ds. kancelaryjnych (sekretariat Działu) w szczególności
należy:
1) rejestrowanie korespondencji wpływającej do Działu w zakresie zadań Działu oraz jej przekazywanie
według właściwości;
32
2) rejestrowanie wniosków dotyczących ustalenia uprawnień do świadczeń rodzinnych, opiekuńczych, oraz
funduszu alimentacyjnego.
§ 24. Dział Dodatków Mieszkaniowych
1. Działem Dodatków Mieszkaniowych kieruje Kierownik. Kierownik odpowiada za organizację pracy
pracowników Działu i realizację zadań.
2. Do zadań Działu Dodatków Mieszkaniowych należy w szczególności :
1) przyjmowanie wniosków oraz innych dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia wniosków o przyznanie
dodatków mieszkaniowych;
2) weryfikacja treści składanych dokumentów;
3) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych;
4) przygotowywanie projektów decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych i przedkładanie ich osobie
upoważnionej do wydawania i podpisywania decyzji administracyjnych;
5) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach wstrzymania lub przywrócenia dodatku
mieszkaniowego, wygaszenia i umorzenia;
6) przyjmowanie wniosków i weryfikacja danych dających podstawę do przyznania dodatku energetycznego,
7) przygotowywanie projektów decyzji o przyznaniu dodatku energetycznego i przedkładanie ich osobie
upoważnionej do podpisywania decyzji administracyjnych;
8) przygotowywanie zestawień z kwotami do wypłaty, związanych z realizacją wydanych decyzji;
9) prowadzenie postępowań w sprawie nienależnie pobranego dodatku;
10) przygotowanie, przekazywanie akt sprawy do Samorządowego Kolegium Odwoławczego;
11) sporządzanie planów i sprawozdań z działalności Działu;
12) planowanie, analizowanie i kontrola realizacji przyznanego budżetu;
13) ścisła współpraca z zarządcami nieruchomości, w których znajdują się lokale osób ubiegających się o
dodatek mieszkaniowy,
14) współpraca z pracownikami socjalnymi Ośrodka;
15) współpraca z innymi instytucjami i organizacjami w zakresie realizacji dodatków mieszkaniowych;
16) przygotowywanie pod względem merytorycznym planów i projektów uchwał Rady Miasta Olsztyna oraz
wniosków do Prezydenta Olsztyna związanych z zadaniami Działu;
17) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych (zarządzeń, regulaminów, instrukcji), ich
bieżąca aktualizacja, jak również wniosków do Prezydenta Olsztyna w zakresie zadań Działu.
§ 25 . Dział Finansowo – Księgowy
1. Działem kieruje Główny Księgowy.
2. Struktura Działu:
1) Główny Księgowy;
2) Zastępca Głównego Księgowego;
3) Kierownik ds. Księgowości;
4) Kierownik ds. Finansowych;
5) Główny specjalista ds. obsługi bankowo – kasowej;
6) Wieloosobowe Stanowisko ds. księgowości i sprawozdawczości;
7) Wieloosobowe Stanowisko ds. obsługi bankowo – kasowej;
8) Wieloosobowe Stanowisko ds. płac.
3. Do zadań Działu Finansowo – Księgowego w szczególności należy:
1) prowadzenie ewidencji finansowo – księgowej w ujęciu syntetycznym i analitycznym zgodnie z
obowiązującymi przepisami ustawowymi, wykonawczymi oraz aktami wewnętrznymi Ośrodka;
2) sporządzanie okresowej sprawozdawczości budżetowej i finansowej;
3) opracowywanie projektów i planów finansowych;
33
4) sporządzanie list płac pracowników;
5) dokonywanie wszelkich rozliczeń związanych z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń w tym w szczególności:
podatku dochodowego od osób fizycznych, składek ZUS, potrąceń z list płac, itp.;
6) prowadzenie obsługi finansowo – kasowej;
7) nadzór nad prawidłowym przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji środków pieniężnych, składników
majątkowych (środków trwałych i wyposażenia) oraz magazynów żywnościowych, gospodarczych i
administracyjnych Ośrodka;
8) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
9) prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi zwłaszcza
na:
a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania
budżetu,
b) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
c) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań;
10) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych (zarządzeń, regulaminów, instrukcji) jak
również ich bieżąca aktualizacja, oraz wniosków do Prezydenta Olsztyna w zakresie zadań Działu.
4. Do zadań Zastępcy Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami, zasadami polegającymi na:
a) organizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów,
b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu rachunkowości jednostki,
c) nadzorowaniu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególnych pracowników Działu.
2) nadzór nad prawidłowym przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji środków pieniężnych, składników
majątkowych oraz magazynów żywnościowych, gospodarczych i administracyjnych Ośrodka;
3) sporządzanie zgłoszenia wysokości środków zasilenia budżetowego;
4) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym
dokumentów dotyczących świadczeń pomocy społecznej, dodatków mieszkaniowych, pomocy materialnej o
charakterze socjalnym, świadczeń z pieczy zastępczej, administracji Ośrodka;
5) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych w zakresie jak w pkt 4;
6) bieżąca kontrola raportów kasowych w zakresie jak w pkt 4;
7) nadzór nad miesięcznym uzgadnianiem wszystkich kont syntetycznych z obrotami kont analitycznych w
zakresie jak w pkt 4;
8) dokonywanie bieżącej analizy wykonania planu finansowego i sygnalizowanie Głównemu Księgowemu o
występujących zagrożeniach i nieprawidłowościach w zakresie jak w pkt 4;
9) sporządzanie wszystkich sprawozdań miesięcznych, kwartalnych, rocznych oraz bilansu, rachunku zysków i
strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki;
10) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych Ośrodka dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w
szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów finansowo - księgowych (dowodów księgowych),
zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji;
11) przedkładanie wymaganych dokumentów organom kontrolnym wewnętrznym i zewnętrznym po uprzednim
uzgodnieniu z Głównym Księgowym.
5. Do zadań Kierownika ds. Księgowości należy w szczególności:
1) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym
dokumentów dotyczących świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego i pomocy
instytucjonalnej, MOPSiS;
2) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych w zakresie jak w pkt 1;
3) bieżąca kontrola raportów kasowych w zakresie jak w pkt 1;
4) nadzór nad miesięcznym uzgadnianiem wszystkich kont syntetycznych z obrotami kont analitycznych w
zakresie jak w pkt 1;
34
5) dokonywanie bieżącej analizy wykonania planu finansowego i sygnalizowanie Głównemu Księgowemu o
występujących zagrożeniach i nieprawidłowościach w zakresie jak w pkt 4;
6) sporządzanie wszystkich sprawozdań miesięcznych, kwartalnych, rocznych, bilansu, rachunku zysków i strat
oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki;
7) dokonywanie bieżącej analizy wykonania planu finansowego i sygnalizowanie Głównemu Księgowemu o
występujących zagrożeniach i nieprawidłowościach w zakresie jak w pkt 1;
8) nadzór nad prawidłowym przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji środków pieniężnych, składników
majątkowych oraz magazynów żywnościowych, gospodarczych i administracyjnych Ośrodka;
9) udział w opracowywaniu projektów zarządzeń wydawanych przez Dyrektora dotyczących prowadzenia
rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dowodów księgowych),
zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.
6. Do zadań Kierownika ds. Finansowych należy w szczególności:
1) nadzór nad całokształtem prac związanych z przygotowaniem planu finansowego Ośrodka, w tym w
szczególności:
a) analiza materiałów zebranych od kierowników merytorycznych i kierowników placówek pomocy
instytucjonalnej,
b) sporządzenie materiałów planistycznych w oparciu o Zarządzenia Prezydenta w sprawie założeń do projektu
budżetu Miasta Olsztyna,
c) przygotowanie projektu planu finansowego Ośrodka zgodnie z założeniami do projektu budżetu Miasta
Olsztyna;
2) opracowanie zgodnie z ustawą o finansach publicznych planu finansowego Ośrodka, w tym:
a) planu dochodów,
b) wydatków bieżących przeznaczonych na realizację zadań własnych gminy, powiatu, zadań z zakresu
administracji rządowej i innych zadań zleconych oraz przyjętych do realizacji w drodze umów lub porozumień,
c) planu wydatków majątkowych;
3) opracowanie wieloletniej prognozy finansowej Ośrodka;
4) informowanie wszystkich komórek wchodzących w skład struktury Ośrodka o ostatecznych kwotach
wynikających z zatwierdzonego planu finansowego;
5) przygotowanie projektów zarządzeń wewnętrznych Dyrektora w sprawie dokonywania zmian w planie
finansowym wydatków bieżących Ośrodka;
6) przygotowywanie wniosków w sprawie zmian w planie finansowym;
7) sporządzanie planów jednostkowych po zmianach wprowadzonych przez Radę Miasta lub Prezydenta;
8) nadzór nad bieżącą analizą wykonania planu finansowego i sygnalizowanie Głównemu Księgowemu o
występujących zagrożeniach i nieprawidłowościach;
9) sporządzanie okresowych informacji z realizacji planu finansowego;
10) nadzór nad zagadnieniami związanymi z obsługą bankowo – kasową Ośrodka.
7. Do zadań Głównego Specjalisty ds. obsługi bankowo – kasowej należy w szczególności:
1) koordynacja i organizacja pracy pracowników obsługi bankowo – kasowej;
2) nadzór nad prawidłowością otrzymanego zasilenia budżetowego;
3) przekazywanie na rachunki pomocnicze otrzymanych środków z dotacji zgodnie ze wskazaną klasyfikacją
budżetową oraz środków własnych;
4) bieżąca analiza środków pieniężnych pozostałych na rachunkach bankowych prowadzona w szczegółowości
rozdziałów klasyfikacji budżetowej;
5) obsługa systemu bankowości internetowej a w szczególności dokonywanie zleceń płatniczych w formie
elektronicznej;
6) kontrola podjęcia gotówki z banku do kasy i sprawdzanie raportów kasowych.
8. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. księgowości należy w szczególności:
1) prowadzenie ewidencji finansowo – księgowej w ujęciu syntetycznym i analitycznym zgodnie z
obowiązującymi przepisami ustawowymi, wykonawczymi, aktami wewnętrznymi Ośrodka;
2) dekretacja dowodów księgowych;
35
3) sporządzanie zestawień i informacji niezbędnych do sprawozdań budżetowych i finansowych;
4) analiza i przygotowanie propozycji zmian planów finansowych;
5) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
6) ustalenie należności Miasta Olsztyna, terminowego ściągania należności i dochodzenie należności poprzez
kierowanie do egzekucji;
7) rozliczenie ilościowo – wartościowe magazynów w placówkach pomocy instytucjonalnej;
8) prowadzenie całokształtu dokumentacji oraz sprawozdawczości pozostałych środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych.
9. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. obsługi bankowo - kasowej należy w szczególności:
1) prowadzenie kasy Ośrodka;
2) przeprowadzanie kontroli formalno – rachunkowej wszystkich dowodów księgowych;
3) właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki i innych walorów pieniężnych;
4) dokonywanie operacji gotówkowych (wypłat i przyjmowanie wpłat na podstawie dowodów finansowo –
księgowych przychodowych i rozchodowych);
5) bieżące sporządzanie raportów kasowych;
6) obsługa systemu bankowości internetowej, a w szczególności dokonywanie zleceń płatniczych w formie
elektronicznej;
7) rozliczanie zaliczek pobranych przez upoważnionych pracowników.
10. Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. płac należy w szczególności:
1) sporządzanie list płac pracowników;
2) dokonywanie wszelkich rozliczeń związanych z naliczeniem i wypłatą wynagrodzeń w tym w szczególności:
podatku dochodowego od osób fizycznych, składek ZUS, potrąceń z list płac oraz zasiłków z ubezpieczenia
społecznego w razie choroby lub macierzyństwa;
3) sporządzanie sprawozdawczości płacowej;
4) naliczanie stawek odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;
5) wystawianie zaświadczeń o dochodach pracowników;
6) dokonywanie rozliczeń osób zatrudnionych w ramach umowy zlecenia oraz umowy o dzieło;
7) występowanie do Urzędu Pracy o refundację wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach prac
interwencyjnych, robót publicznych oraz umów absolwenckich;
8) dokonywanie rozliczeń ryczałtów samochodowych;
9) naliczanie wynagrodzeń dla opiekunów praktycznej nauki zawodu i występowanie o zwrot kosztów.
Rozdział V
Tryb czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentów
§ 26. 1. Umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Ośrodka podpisuje
Dyrektor po uprzedniej weryfikacji przez radcę prawnego.
2. Umowy oraz inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych kontrasygnuje
Główny Księgowy.
§ 27. Dyrektor ponadto podpisuje:
1) dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracowników Ośrodka;
2) odpowiedzi na skargi i wnioski zastrzeżone adnotacją „mój podpis”;
3) zarządzenia, pisma, instrukcje wydawane w ramach posiadanych kompetencji;
4) decyzje z zakresu administracji publicznej, do wydawania których posiada indywidualne upoważnienie
Prezydenta Olsztyna.
§ 28. 1. Zastępcy Dyrektora podpisują dokumenty i pisma w sprawach należących do ich zakresu zadań i
kompetencji oraz decyzje administracyjne – zgodnie z udzielonymi im upoważnieniami.
36
2. W granicach indywidualnego upoważnienia Dyrektora, dokumenty oraz pisma mogą podpisywać inni
pracownicy Ośrodka.
3. Korespondencję o charakterze wewnętrznym informacyjnym między komórkami i jednostkami Ośrodka
podpisują kierownicy działów w zakresie realizowanych przez ten dział zadań.
§ 29. 1. Przygotowane zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej, czystopisy pism i innych opracowań
wraz z całością akt, załatwiający sprawy pracownicy przedkładają do podpisu swoim bezpośrednim
przełożonym również wówczas, gdy wymagany jest podpis Dyrektora lub Zastępcy.
2. Pracownicy i ich przełożeni są obowiązani parafować na każdej stronie i podpisać ostatnią stronę na ostatniej
kopii pozostającej w aktach jednostki/komórki organizacyjnej lub samodzielnego stanowiska pisma i
dokumenty przedkładane do podpisu Dyrektorowi lub Zastępcy z podaniem daty opracowania.
§ 30. Zasady podpisywania dokumentów finansowo - księgowych reguluje instrukcja opracowana przez
Głównego Księgowego.
§ 31. Obieg korespondencji określa Instrukcja Kancelaryjna dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
stanowiąca załącznik do zarządzenia Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej.
§ 32. Całokształt spraw związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, kolportowaniem przychodzącej
i wychodzącej korespondencji do (z) Ośrodka należy do pracowników ds. kancelaryjnych, którzy ponoszą bezpośrednią
odpowiedzialność za ich właściwe prowadzenie.
§ 33. Jednostki organizacyjne Ośrodka prowadzą rejestr wpływu i sposobu załatwienia korespondencji
dotyczącej zakresu ich działalności.
Rozdział VI
Organizacja przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków i petycji
§ 34. 1. Przyjmowanie interesantów w sprawach skarg , wniosków, petycji odbywa się codziennie w ramach
godzin pracy Ośrodka.
2. Dyrektor przyjmuje osobiście interesantów w sprawach skarg, wniosków, petycji w poniedziałki w godz.
00
9 – 1200, a w czasie nieobecności Dyrektora wyznaczony przez niego Zastępca lub Kierownik.
3. Szczegółowy tryb postępowania ze skargami, wnioskami, petycjami składanymi w Ośrodku określa
odrębne zarządzenie Dyrektora.
§ 35. 1. Przy rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków stosuje się ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r.
kodeks postępowania administracyjnego ( t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm. ) oraz inne przepisy
wykonawcze.
2. Przy rozpatrywaniu i załatwianiu petycji zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 11 lipca 2014 roku o
petycjach (Dz. U. 2014, poz.1195).
Rozdział VII
Organizacja działalności kontrolnej
§ 36. 1. Kontrolę zarządczą sprawują:
1) Dyrektor, Zastępcy Dyrektora, Główny Księgowy, Kierownicy Działów, Kierownicy jednostek działających
w strukturze Ośrodka.
37
2. Merytoryczne kontrole wewnętrzne przeprowadzane są w celu sprawdzenia:
1) prawidłowości wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników Ośrodka, jednostki Ośrodka;
2) zgodności załatwianych spraw z obowiązującymi przepisami prawa, statutem Ośrodka i regulaminami
wewnętrznymi;
3) przestrzegania zasad zachowania tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych.
3. Stosuje się zasady łączenia każdej kontroli z bieżącym instruktażem dla pracowników jednostki
kontrolowanej.
4. Kontrole planowe przeprowadzane są zgodnie z planem kontroli przez osoby upoważnione do ich
przeprowadzania.
5. Dyrektor zależnie od potrzeb może powołać komisję i zlecić jej przeprowadzenie okresowych i doraźnych
kontroli w jednostkach organizacyjnych Ośrodka określając przedmiot i zakres kontroli.
6. Kontrole zewnętrzne prowadzone przez uprawnione organy odnotowywane są w księdze kontroli, po
uprzednim zgłoszeniu kontroli i okazaniu upoważnienia Dyrektorowi.
7. Szczegółowe zasady systemu kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi
Ośrodka określa odrębne zarządzenie Dyrektora.
Rozdział VIII
Postanowienia końcowe
§ 37. Szczegółowe obowiązki i odpowiedzialność pracowników Ośrodka wynikające z przepisów prawa
zostaną określone w „zakresach czynności i odpowiedzialności służbowej”.
§ 38. Sprawy, które nie są wymienione w zakresie działania poszczególnych jednostek organizacyjnych są
przydzielane przez Dyrektora lub Zastępców do załatwienia jednostce lub pracownikowi, którego zakres
działania jest najbardziej zbliżony do charakteru danej sprawy.
§ 39. Sprawy związane z ochroną danych osobowych reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.) oraz zarządzenia i instrukcje Dyrektora wydane
w tej sprawie.
§ 40. 1. Bieżącej aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka dokonuje wyznaczony przez Dyrektora
pracownik.
2. Bieżąca aktualizacja jest dokonywana po uzyskaniu pisemnej akceptacji Dyrektora na podstawie
wcześniejszego pisemnego zgłoszenia Zastępcy Dyrektora, Kierownika Działu, samodzielnego stanowiska
opisującego treść zmiany.
§ 41. 1. Pracownicy Ośrodka mają obowiązek zapoznania się z treścią Regulaminu i potwierdzenia tego
faktu własnoręcznym podpisem.
2. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie określonym dla jego nadania.
3. Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem określonym w zarządzeniu Dyrektora Ośrodka.
38