Tworzenie dokumentacji karty

Transkrypt

1
Załącznik nr 2 do umowy partnerskiej z firmą UNION TANK Eckstein GmbH & Co.
KG
Wytyczne dotyczące elektronicznej obsługi kart ServiceCard
za pośrednictwem internetowego portalu ServiceCardPortal
Warunki
Zawarta umowa o akceptacji karty (umowa partnerska).
Aktywacja uprawniająca do korzystania z portalu ServiceCardPortal.
W przypadku otrzymania autoryzacji z centrali
serwisowej, ale bez posiadania umowy o
akceptacji karty, operację będzie można
dokończyć za pośrednictwem karty. W tym
zakresie patrz ostatnia strona „Realizacja
transakcji bez umowy o akceptacji karty“.
O aktywację, jak również o umowę o akceptacji
karty, można wnioskować w internecie na stronie
www.servicecardportal.com, w menu
[Rejestracja].
Procedura
Jeżeli klient zaakceptował świadczenie w pełnym zakresie (wystawiono
potwierdzenie zlecenia/ list przewozowy), życzy sobie rozliczenie z użyciem karty
serwisowej i dostępne są dane karty (numer karty i data jej ważności), prosimy
postępować w następujący sposób.
Krok 1:
Otworzenie portalu ServiceCardPortal w Internecie.
W przeglądarce internetowej wpisz adres www.servicecardportal.com i
wprowadź swoje dane dostępowe.
Nazwa
użytkownika
Hasło
W razie jakichkolwiek problemów prosimy
skorzystać z pomocy infolinii technicznej
tel. +49 6027 509-555 (pn-pt godz. 08-17).
Krok 2:
Sprawdzenie uprawnień do świadczenia
Sprawdź, czy posiadacz pojazdu wpisany w dowodzie rejestracyjnym jest
identyczny z posiadaczem pojazdu wskazywanym w portalu
ServiceCardPortal. Tylko w takim przypadku można wykorzystać tę kartę.
Nadruk na karcie nie wskazuje posiadacza
pojazdu, tylko odbiorcę faktury. Z tego względu w
pl_uta-dokumentation-kartenabwicklung.doc
Daimler AG – TE/SSC
Stan zmian: 18.02.2015
2
KG
ramach sprawdzania korzystaj z
ServiceCardPortal.
Odmienne uregulowania obowiązują w następujących przypadkach
szczególnych:
Pojazd wynajmowany
Jeżeli pojazd został dopuszczony do ruchu na firmę wynajmującą, a nie na
posiadacza pojazdu wyszczególnionego w portalu ServiceCardPortal, to
posiadacz pojazdu wyszczególniony w ServiceCardPortal lub odbiorca
faktury muszą być identyczni z nazwiskiem klienta podanym w umowie o
wynajem.
Karta firmowa
W wypadku kart firmowych (symbol „Company” na karcie wzgl. odpowiednie
wskazanie w ServiceCardPortal), które mogą być używane np. przez
niezależnych dealerów do zakupu części, należy sprawdzić, czy właściciel
karty jest uprawniony do jej użytkowania. Potwierdzeniem tego może być:
legitymacja firmowa, zamówienie, pełnomocnictwo. Zanotuj pełną nazwę na
liście przewozowym.
Krok 3:
Uzyskanie gwarancji płatności.
Przed wykonaniem naprawy wzgl. zakupu części należy uzyskać gwarancję
płatności wydawcy karty na spodziewaną wysokość faktury brutto, tak zwaną
autoryzację.
Funkcja „Autoryzacja” w ServiceCardPortal znajduje się w menu głównym w
pozycji [ServiceCards] → [Autoryzacja]. Wykonaj autoryzację, podając numer
karty i datę ważności.
Podanie numeru identyfikacyjnego pojazdu (VIN),
którego mają dotyczyć usługi serwisowe, jest
wymagane do tego, aby przyjmujący wypełnił
swoje obowiązki w zakresie sprawdzenia stanu
faktycznego (zobacz krok 2).
Komunikat błędu „Ze względu na specyfikę tej
karty autoryzacja karty w aktualnej placówce jest
niemożliwa”: Określone karty (karty umowy
serwisowej, karty dealerów) można autoryzować
wyłącznie po przeprowadzeniu specjalnej kontroli,
możliwej wyłącznie przez CAC wzgl. przez klienta
posiadającego kartę. W sprawie autoryzacji
prosimy zwrócić się do centrali serwisowej (CAC).
W przypadku wyświetlenia się strony „Zapytanie o autoryzację (przekroczenie
limitu)” deklarowana kwota przekracza dostępną kwotę. Sprawdź, czy
wysokość deklarowanej kwoty jest rzeczywiście uzasadniona, a następnie
kliknij przycisk [Wyślij]. Na następnej stronie wyświetla się stan wysłanego
3
KG
zapytania, decyzja o przyjęciu/ odrzuceniu po zakończeniu weryfikacji
zostanie wysłana pocztą elektroniczną.
Dowód autoryzacji należy wydrukować i dołączyć do dokumentów zlecenia.
Krok 4:
Sporządzenie faktury.
Fakturę należy zawsze wystawiać na odbiorcę faktury wyszczególnionego w
ServiceCardPortal.
Fakturę należy zawsze wysyłać w oryginale do UNION TANK Eckstein GmbH
& Co. KG, Heinrich-Eckstein-Str. 1, 63801 Kleinostheim, GERMANY.
Na fakturze należy zamieścić adnotację, że płatność nastąpi za
pośrednictwem ServiceCard.
Gdy ostateczna kwota faktury jest wyższa niż kwota objęta autoryzacją, to
istnieje możliwość dokonania kompletnie nowej autoryzacji na tą wyższą
kwotę. Należy użyć do tego funkcji „Zwiększenie autoryzacji”. Po pomyślnej
autoryzacji zwiększonej kwoty poprzednia autoryzacja zostanie
automatycznie anulowana.
Krok 5:
Przesłanie faktury i danych rozliczeniowych do wydawcy karty.
Dodatkowo, oprócz wysłania faktury do wydawcy karty, zachodzi konieczność
wprowadzenia danych faktury w ServiceCardPortal (tak zwane rozliczenie).
Funkcja „Rozliczenie” w ServiceCardPortal znajduje się w menu głównym w
pozycji [ServiceCards] → [Rozliczenie]. Wykonaj rozliczenie na podstawie
stosownej autoryzacji.
Są tam wyszczególnione wyłącznie autoryzacje
wydane przez Twoją firmę. Autoryzacje wydane
przez centralę serwisową (CAC) można
wyszukiwać w odpowiednim polu wyszukiwania
poprzez podanie numeru karty i numeru
autoryzacji.
Proszę wydrukować potwierdzenie rozliczenia i razem z oryginalną fakturą
przesłać do:
UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, Heinrich-Eckstein-Str. 1, 63801
Kleinostheim, GERMANY.
4
KG
Wygląd kart
Portal umożliwia obsługę następujących kart:
Wszystkie karty na odwrocie mają logo UTA.
ServiceCards
ServiceCards
z pakietem usług Full
Service
ServiceCards
z pakietem wybranych
usług Full Service
5
KG
Tak znajdziesz odpowiednie dane:
Numer karty
urzędowy
znak rejestracyjny lub
znak porządkowy
klienta
Nazwa klienta
Data ważności karty
6
KG
Realizacja transakcji bez umowy o akceptacji karty
W wypadku braku umowy o akceptacji karty UTA, można wyjątkowo przeprowadzić
transakcję za pośrednictwem karty. Z tego względu Twojej firmie wystawiana będzie
podwyższona opłata serwisowa w wysokości 5%.
Krok 1
Sporządzenie faktury.
Ważne w danym kraju przepisy dotyczące prawidłowego wystawiania i
transferu faktur zamieszczono w dokumentacji realizacji transakcji na stronie
www.servicecardportal.com.
Krok 2
Przesłanie faktury i danych rozliczeniowych do wydawcy karty.
Zapisz numer autoryzacji i karty na fakturze. Obydwa numery otrzymałeś w
protokole awarii.
Fakturę proszę przesłać na adres:
UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, Heinrich-Eckstein-Str. 1, 63801
Kleinostheim, GERMANY.
Krok 3
Podanie o umowę o akceptacji karty.
Teraz w pozostałych wypadkach należy zawrzeć z UTA umowę o akceptacji
karty. O aktywację portalu ServiceCardPortal, jak również o umowę o
akceptacji karty, można wnioskować w internecie na stronie
www.servicecardportal.com, w menu [Rejestracja].

Tworzenie dokumentacji karty

Transkrypt

Podobne dokumenty

Microsoft Word Viewer - Prośba o wystawienie faktury VAT

Wniosek do umowy serwisowej OMNIplus BasicPlus.

Tank Top Time to get serious (Koszulka) - Kulturystyka-Online

Oferta pracy - Biuro Karier

Zalacznik nr 2

Flyer - AC-Motoren GmbH

Pobieranie elektronicznej faktury - PERFECT e-line