Załącznik nr 1 do SIWZ z dnia 13

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Wymagania dotyczące sposobu realizacji zamówienia.
1. Usługa winna odpowiadać standardom Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu
Lotniczego – IATA.
2. Dostarczanie biletów papierowych lub elektronicznych Zamawiającemu w terminie
wymaganym przez Zamawiającego, nie później niż na 36 godzin przed planowanym
wylotem, w dni robocze, w godzinach 8:00-15.30.
3. W wyjątkowych sytuacjach, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż
Warszawa bądź poza granicami kraju, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie
linii lotniczej na lotnisku w miejscu wylotu lub dostarczony odbiorcy w inny sposób
uzgodniony z Zamawiającym i umożliwiający rozpoczęcie podróży.
4. Wykonawca zapewni rezerwację połączeń lotniczych i sprzedaż biletów lotniczych z
uwzględnieniem: warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej
relacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie oraz z
uwzględnieniem najniższych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych
oraz stawek promocyjnych, w klasach wymaganych przez Zamawiającego. Wykonawca
zobowiązany jest wybierać bilety na połączenia lotnicze kierując się zasadą najniższej
ceny biletów na te połączenia, dostępne w danych terminach, na danej trasie z
zachowaniem uczciwości handlowej.
5. Wykonawca zapewni zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji
przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami (m.in. na biletach
powinny być w sposób jasny wskazane składniki kosztu przelotu, takie jak podatki, opłaty
lotniskowe itp.), jak również udzieli bezpłatnej pomocy w przypadku wystąpienia
problemów podczas podróży oraz w przypadku ewentualnych reklamacji składanych do
przewoźnika, w zakresie objętym zamówieniem.
6. Wykonawca zapewni możliwość realizacji zadań dot. niniejszego zamówienia przez
wszystkie dni robocze, co najmniej w godzinach 08.30-15.30 oraz wyznaczy pracowników i
numery telefoniczne do kontaktu z pracownikami Zamawiającego.
7. Zamawiający będzie zgłaszał Wykonawcy drogą faksową lub za pośrednictwem poczty
elektronicznej potrzebę rezerwacji i zakupu biletu na danej trasie, w określonej klasie,
podając jednocześnie termin podróży oraz ewentualne inne konieczne parametry podróży,
tzw. „zamówienie wstępne”.
8. Po złożeniu „zamówienia wstępnego”, Wykonawca bez zbędnej zwłoki, jednak nie
później niż następnego dnia przedstawi Zamawiającemu, co najmniej 2 warianty
przelotów, jeśli występują, z uwzględnieniem pkt. 5 oraz wskazaniem terminu dokonania
ostatecznej rezerwacji.
9. Zamawiający dokona wyboru wariantu przelotu, a Wykonawca dokona na tej podstawie
rezerwacji biletu/-ów.
10. Wykonawca bezzwłocznie, drogą faksową lub za pośrednictwem poczty elektronicznej
potwierdzi rezerwację, podając w treści: dane rezerwacji, koszty usługi (w tym: biletu)
oraz termin wykupu i dostawy biletu/-ów.
11. Zamawiający zobowiąże Wykonawcę do wystawienia zarezerwowanego biletu/-ów na
rzecz Zamawiającego przesyłając pisemne zlecenie drogą elektroniczną lub faksem.
12. Wykonawca oferuje bilety wraz z wszelkimi opłatami, obejmującymi w szczególności
opłaty lotniskowe i paliwowe, za rezerwację, podatki, obowiązkowe ubezpieczenia.
13. Wykonawca będzie przypominał o zbliżających się terminach wykupu biletów przy
dokonanych wcześniejszych rezerwacjach w terminie co najmniej na 7 dni przed
terminem wykupu biletu.
14. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzania Zamawiającemu miesięcznych raportów z
wystawionych przez Wykonawcę faktur za bilety lotnicze.
15. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat transakcyjnych w przypadku rezygnacji
lub zmiany pasażera, trasy, terminu przejazdu, o ile nastąpi to przed planowanym
początkiem podróży.
16. Wykonawca dokona zwrotu opłat za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez
żadnych potrąceń i opłat manipulacyjnych pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z
wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej.
17. Zamawiający informuje, że w okresie od 26.06.2013 r. do 29.08.2014 r. dokonał zakupu
biletów lotniczych zagranicznych w następujących kierunkach i ilościach „tam i z
powrotem”:
 Australia 1 szt.
 Austria 3 szt.
 Francja 1 szt.
 Grecja 1 szt.
 Hiszpania 2 szt.
 Holandia 1 szt.
 Izrael 3 szt.
 Niemcy 7 szt.
 Stany Zjednoczone Ameryki 4 szt.
 Szwajcaria 3 szt.
 Wielka Brytania 2 szt.
Powyższe dane mają charakter orientacyjny.