Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem

załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży
i dostarczania do siedziby Zamawiającego biletów lotniczych na zagraniczne przewozy
pasażerskie
na
potrzeby
Departamentu
Analiz
i
Strategii
Ministerstwa
Zdrowia,
w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2018 r. lub do wykorzystania kwoty
określonej w umowie.
Wymogi dotyczące realizacji zamówienia:
1. Zamawiający, co do zasady, nie dopuszcza możliwości korzystania z tanich linii
lotniczych oraz czarterów. Jedynie na wyraźną prośbę Zamawiającego, Wykonawca
będzie mógł zaproponować przelot tanimi liniami lotniczymi lub czarterem.
2. Wykonawca dokonuje rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych stosownie do
składanych przez Zamawiającego zleceń w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych,
według
obowiązujących
taryf
określonych
przewoźników,
z
uwzględnieniem
najkorzystniejszych w danym momencie cen.
3. Zlecenia dotyczące
wyszukiwania połączeń
lotniczych,
polecenia
dokonania
rezerwacji, zmiany lub odwołania rezerwacji biletów, jak również polecenia dotyczące
wykupu biletów będą przekazywane Wykonawcy za pośrednictwem poczty
elektronicznej (e-mail) na adres wskazany w umowie.
4. Po złożeniu zlecenia przez Zamawiającego z określeniem warunków podróży, w tym
m.in. czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, bezkolizyjnej realizacji połączeń
wieloetapowych
w
i
najkrótszych
nieprzekraczalnym
terminie
połączeń
do
3
na
godzin
danej
od
trasie,
momentu
Wykonawca
otrzymania
od
Zamawiającego zlecenia, przedstawi najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje (tzn.
uwzględniające zniżki: grupowe, o ile występują warunki ich przyznania, wynikające
z terminu rezerwacji, połączeń weekendowych, itp.) wraz z podaniem informacji
dotyczących:
•
wpływu przesunięcia terminu wyjazdu na zmianę ceny biletu lotniczego (np.
wylot jeden dzień wcześniej / powrót jeden dzień później),
•
nazw linii lotniczych,
•
najkorzystniejszych tras podróży,
Strona 1 z 3
•
długości trasy i czasu podróży,
•
opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie.
5. Zamawiającemu
przysługuje
prawo
porównywania
cen
biletów
lotniczych
oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne
biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet,
obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeśli w wyniku
weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu
lotniczego jest wyższa od najniższej ceny oferowanej na rynku cena ta będzie
pomniejszona o upust zaoferowany przez Wykonawcę w ofercie i powiększona
o opłatę transakcyjną Wykonawcy wskazaną w ofercie.
6. Wykonawca dokona rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego w terminie
nie dłuższym niż 3 godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego
polecenia rezerwacji przekazanego drogą mailową.
7. Wykonawca,
z
chwilą
dokonania
rezerwacji,
przekaże
Zamawiającemu
jej
potwierdzenie, zawierające ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych
w rezerwacji (przede wszystkim zachowanie określonej w rezerwacji ceny biletu
lotniczego).
8. Wykonawca
papierowych)
posiada
w
możliwość
pasażerskim
wystawienia
transporcie
biletów
lotniczym
(elektronicznych
(samolotami
oraz
rejsowymi)
we wszystkich kierunkach za granicę zgodnie z potrzebami Zamawiającego.
9. Wszystkie dane zawarte w biletach elektronicznych dostarczonych przez Wykonawcę
Zamawiającemu będą identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi
w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem
Globalnego Systemu Dystrybucji (GSD) użytkowanego przez Wykonawcę. Zakazane
jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego
za pośrednictwem GSD.
10. Wykonawca dostarczy bilety elektronicznie na określone przez Zamawiającego
adresy poczty elektronicznej niezwłocznie, tj.: nie później niż 3 godziny od momentu
przekazania do Wykonawcy polecenia wykupu rezerwacji i przekazania biletu. Bilety
elektroniczne będą przekazywane na adresy poczty elektronicznej określone przez
Zamawiającego bezpośrednio z terminalu GSD używanego przez Wykonawcę
(niedopuszczalne jest przekazywanie tych biletów z adresów / skrzynek / poczty
elektronicznej Wykonawcy). Wykonawca wraz z biletem dostarczy informacje
dotyczące warunków ewentualnej zmiany, zamiany i zwrotu biletu, zgodnie
z zasadami przewoźnika.
11. Bilety papierowe będą wystawiane wyłącznie na trasy, na których nie ma możliwości
wystawienia
biletów
elektronicznych
i
Strona 2 z 3
bezpłatnie
dostarczone
do
siedziby
Zamawiającego lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie
Warszawy, w terminie ustalonym przez strony, ale nie później niż 24 godziny przed
planowanym terminem podróży.
12. W sytuacjach nagłych, np. gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż
Warszawa lub poza granicami kraju, bilet powinien być dostępny na lotnisku:
w punkcie obsługi klientów, bądź w przedstawicielstwie linii lotniczych przewoźnika,
który realizuje przelot.
13. Wykonawca zapewni bezkosztową możliwość odwołania rezerwacji lub dokonania
zmiany rezerwacji polegającej w szczególności na zmianie trasy, terminu podróży,
klasy podróży lub danych pasażera/pasażerów, o ile fakt ten zostanie zgłoszony
Wykonawcy przez Zamawiającego nie później niż 24 godziny przed planowanym
terminem rozpoczęcia podróży.
14. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania
ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza do reprezentowania
Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych
na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności
w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów
losowych.
15. Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę przez 24 godziny na dobę.
16. Do obsługi niniejszego zamówienia Wykonawca zapewni przynajmniej jedną osobę.
17. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania biletów przewoźników stowarzyszonych
w IATA. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą
spełniać standardy IATA w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.
Zamawiający informuje, iż będzie realizował podróże zagraniczne głównie do krajów
europejskich, będących członkami Unii Europejskiej oraz należących do krajów EFTA.
Zamawiający szacuje, że w ramach umowy zamówi około 18 biletów („tam i z powrotem”).
Bilety w klasie ekonomicznej, w sporadycznych przypadkach w klasie business.
Należy mieć na uwadze, iż powyższe zapotrzebowanie ma charakter orientacyjny i może
ulegać zmianom, zgodnie z bieżącym, rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego.
Strona 3 z 3