Zasady (polityka) rachunkowości

Załącznik Nr 1 do
Zarządzenia Nr 4a-I/VI/10
Burmistrza Miasta Biłgoraj
z dnia 31 grudnia 2010 roku
Zasady (polityka) rachunkowości
I.
Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe budŜetu Miasta Biłgoraj oraz jednostki budŜetowej – Urzędu Miasta Biłgoraj
prowadzone są w budynku Urzędu Miasta Biłgoraj, Plac Wolności 16, 23-400 Biłgoraj.
2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych
Rokiem obrotowym jest okres roku budŜetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.
Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których w szczególności
sporządza się:
a) w jednostce budŜetowej – Urzędzie Miasta Biłgoraj:
- deklaracje ZUS – w terminie do dnia 5 kaŜdego miesiąca za miesiąc poprzedni,
- sprawozdania budŜetowe na podstawie i w terminach określonych we właściwych przepisach:
Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania:
1.
2.
sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego,
Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania:
1.
2.
3.
4.
sprawozdanie Rb-27ZZ kwartalne z wykonania planu dochodów związanych z realizacją
zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu
terytorialnego ustawami,
sprawozdanie Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz poręczeń i
gwarancji,
sprawozdanie Rb-N kwartalne o stanie naleŜności oraz wybranych aktywów finansowych,
sprawozdanie Rb-50 kwartalne o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z
zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu
terytorialnego ustawami.
Za okresy roczne sporządza się sprawozdania:
1.
2.
3.
4.
5.
sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-ST – roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych
jednostek samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-UZ – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według
tytułów dłuŜnych,
sprawozdanie Rb-UN – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie naleŜności z tytułu
papierów wartościowych według wartości księgowej.
1
-
sprawozdania finansowe na podstawie i w terminach określonych we właściwych przepisach:
1.
2.
3.
bilans – sporządzony w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe,
rachunek zysków i strat jednostki (wariant porównawczy) – w terminie 3 miesięcy od dnia, na
który zamyka się księgi rachunkowe,
zestawienie zmian w funduszu jednostki – w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się
księgi rachunkowe,
b) w jednostce samorządu terytorialnego – Mieście Biłgoraj:
-
deklaracje na podatek od towarów i usług – w terminie do dnia 25 kaŜdego miesiąca za miesiąc
poprzedni,
-
sprawozdania budŜetowe na podstawie i w terminach określonych we właściwych przepisach:
Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania:
1.
2.
sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego.
Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
sprawozdanie Rb-27ZZ kwartalne z wykonania planu dochodów związanych z realizacją
zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu
terytorialnego ustawami,
sprawozdanie Rb-NDS kwartalne o nadwyŜce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz poręczeń i
gwarancji,
sprawozdanie Rb-N kwartalne o stanie naleŜności oraz wybranych aktywów finansowych,
sprawozdanie Rb-50 kwartalne o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z
zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu
terytorialnego ustawami,
sprawozdanie Rb-ZN – kwartalne o stanie zobowiązań oraz naleŜności Skarbu Państwa z
tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych.
Za okresy półroczne sporządza się sprawozdania:
1.
sprawozdanie Rb-34S – półroczne/roczne z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o
którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych,
Za okresy roczne sporządza się sprawozdania:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-PDP roczne z wykonania dochodów podatkowych gminy/miasta na
prawach powiatu,
sprawozdanie Rb-34S – półroczne/roczne z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o
którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych,
sprawozdanie Rb-ST – roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych
jednostek samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-WSa – roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych
przez jednostki samorządu terytorialnego,
2
7.
8.
sprawozdanie Rb-UZ – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według
tytułów dłuŜnych,
sprawozdanie Rb-UN – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie naleŜności z tytułu
papierów wartościowych według wartości księgowej,
-
sprawozdania finansowe na podstawie właściwych przepisów:
1. bilans z wykonania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie 3 miesięcy od
dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe,
2. łączne sprawozdania finansowe (bilanse, rachunki zysków i strat oraz zestawienia zmian w
funduszach) jednostek budŜetowych,
3. skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego.
-
sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej oraz o zaległych naleŜnościach przedsiębiorców na
podstawie właściwych przepisów:
1. sprawozdanie kwartalne/roczne o udzielonej pomocy publicznej,
2. sprawozdanie kwartalne o zaległych naleŜnościach przedsiębiorców z tytułu świadczeń na
rzecz sektora finansów publicznych.
-
sprawozdanie roczne OŚ-4g z gospodarowania gminnym funduszem ochrony środowiska i
gospodarki wodnej sporządzane na podstawie właściwych przepisów.
Urząd Miasta Biłgoraj i Miasto Biłgoraj są zobowiązani od sporządzania wszystkich sprawozdań
zgodnie z właściwymi przepisami prawa aktualnie obowiązującymi.
Zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego w zakresie wszelkich obowiązków
sprawozdawczych nie powodują obowiązku aktualizowania przedstawionego wyŜej wykazu
sprawozdań.
3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe prowadzone są dla budŜetu Miasta Biłgoraj oraz jednostki budŜetowej – Urzędu
Miasta Biłgoraj przy wykorzystaniu komputerów z oprogramowaniem umoŜliwiającym ich
prowadzenie.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
- dziennik główna,
- dzienniki częściowe,
- księgę główną,
- księgi pomocnicze,
- konta pozabilansowe,
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Dziennik główna – zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie
sprawozdawczym. Dziennik główna umoŜliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia
obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów
(obroty) liczone w sposób ciągły. KaŜdy zapis księgowy otrzymuje automatycznie numer pozycji, pod
którym został wprowadzony do dziennika, a takŜe dane pozwalające na ustalenie osoby
odpowiedzialnej za treść zapisu.
Dzienniki częściowe – zawierają chronologiczne ujęcie zdarzeń pogrupowanych według rodzajów,
jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Suma obrotów dzienników częściowych za dany
okres odpowiada sumie obrotów dziennika główna. Dzienniki częściowe tworzone są na bieŜąco
według potrzeb. W szczególności są prowadzone następujące dzienniki częściowe:
- plany,
- rejestr budŜetu (dochody i wydatki),
- rejestr inwestycyjny,
3
-
rejestry na poszczególne zadania realizowane przy dofinansowaniu ze środków zewnętrznych,
rejestr jednostki (dochody i wydatki),
rejestr sprzedaŜy,
płace,
rejestr Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
rejestr sum depozytowych,
rejestr środków trwałych,
Na koniec kaŜdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników
pomocniczych.
Księga główna – (konta syntetyczne) – prowadzona jest w sposób zachowujący następujące
zasady:
- podwójnego zapisu,
- systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą
memoriałową (z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie zapłaty
niezaleŜnie od rocznego budŜetu, którego dotyczą),
- moŜliwości powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku główna.
Księgi pomocnicze – (konta analityczne) – stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont
księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu
powtarzanego. Zasady ich prowadzenia oraz szczegółowość zostały określone w Zakładowym Planie
Kont. Przy prowadzeniu ksiąg pomocniczych obowiązuje zasada ewidencji ilościowo-wartościowej –
dla kaŜdego składnika aktywów obrotowych ujmuje się obroty i stany w jednostkach.
Konta pozabilansowe – pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich
rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych
obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem główna ani z Ŝadnym
urządzeniem ewidencyjnym. W szczególności na kontach pozabilansowych ujmowane jest
zaangaŜowanie wydatków budŜetowych.
Zestawienie obrotów i sald – sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na
koniec kaŜdego okresu sprawozdawczego. Zawiera ono:
- symbole lub nazwy kont,
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco
od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco
od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Obroty zestawienia obrotów i sald powinno być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia
obrotów dzienników częściowych.
Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzane jest zestawienie sald wszystkich kont ksiąg
pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników
aktywów.
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – w Urzędzie Miasta Biłgoraj role inwentarza
spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych
sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych
Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych zostały określone w odrębnym
dokumencie.
4
II.
Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz
ustalania wyniku finansowego
1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów
Aktywa i pasywa wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w
przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych.
Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niŜ na dzień bilansowy w sposób następujący:
- środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – według cen nabycia lub kosztów
wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych),
pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a takŜe o odpisy z tytułu trwałej utraty
wartości. Środki trwałe stanowiące własność Miasta Biłgoraj otrzymane nieodpłatnie, na podstawie
decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji.
- środki trwałe w budowie – w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z
ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
- udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych – według ceny
nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej.
Wartość w cenie nabycia moŜna przeszacować do wartości w cenie rynkowej, a róŜnicę odnieść
na fundusz jednostki.
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych – według ich wartości wynikających z ewidencji,
- naleŜności i udzielone poŜyczki – w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostroŜności,
- zobowiązania – w kwocie wymaganej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których
uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów finansowych innych niŜ środki
pienięŜne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej,
- rezerwy – w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości,
- kapitały (fundusze) własne oraz pozostałe aktywa i pasywa – w wartości nominalnej.
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek
określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.
Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do uŜywania, umarza się:
- ksiąŜki i inne zbiory biblioteczne,
- środki dydaktyczne słuŜące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach
i placówkach oświatowych,
- odzieŜ i umundurowanie,
- meble i dywany,
- pozostałe środki trwałe (wyposaŜenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości
nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych,
dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich
wartości w momencie oddania do uŜywania.
Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury.
Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają
aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach prawa, a wyniki aktualizacji są
odnoszone na fundusz.
Do przychodów Urzędu Miasta Biłgoraj zalicza się dochody budŜetu Miasta Biłgoraj nieujęte w
planach finansowych innych jednostek budŜetowych.
Odsetki od naleŜności i zobowiązań, w tym równieŜ tych, do których stosuje się przepisy dotyczące
zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie
później niŜ pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek naleŜnych na koniec kwartału.
NaleŜności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyraŜone w walutach obcych
wycenia się nie później niŜ na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.
5
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarzane i amortyzowane są w okresach
miesięcznych.
W celu ustalenia nadwyŜki lub deficytu budŜetu operacje dotyczące dochodów i wydatków są
ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie
(kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budŜetu oraz
rachunkach bieŜących dochodów i wydatków budŜetowych jednostek budŜetowych, z wyjątkiem
operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.
Rzeczowe składniki majątku obrotowego wycenia się na dzień bilansowy według ich wartości
wynikających z ewidencji.
Aktywa – są to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości,
powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści
ekonomicznych.
Aktywa obrotowe – rozumie się przez to tę część aktywów jednostki, które w przypadku:
a. aktywów rzeczowych (materiałów nabytych w celu zuŜycia na własne potrzeby) – są
przeznaczone do zbycia lub zuŜycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,
b. aktywów finansowych (aktywów pienięŜnych i instrumentów kapitałowych wyemitowanych przez
inne jednostki) – są płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12miesięcy od dnia
bilansowego lub od daty ich załoŜenia, wystawienia lub nabycia, albo stanowią aktywa pienięŜne,
c. naleŜności krótkoterminowych – obejmują ogół naleŜności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub
część naleŜności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które staja się
wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,
d. rozliczeń międzyokresowych – trwają nie dłuŜej niŜ 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Aktywa trwałe – rozumie się przez to aktywa jednostki, które nie są zaliczane do aktywów
obrotowych,
Rzeczowe aktywa obrotowe – rozumie się przez to materiały nabyte w celu zuŜycia na własne
potrzeby.
Środki trwałe – rozumie się przez to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym
okresie ekonomicznej uŜyteczności dłuŜszym niŜ rok, kompletne, zdatne do uŜytku i przeznaczone na
potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:
- nieruchomości – w tym: grunty, prawo uŜytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a
takŜe będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu uŜytkowego,
- maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
- ulepszenia w obcych środkach trwałych,
- inwentarz Ŝywy.
Środki trwałe oddane do uŜywania na podstawie umowy najmu, dzierŜawy lub innej umowy o
podobnym charakterze zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z przepisami
ustawy o rachunkowości.
Wartości niematerialne i prawne – rozumie się przez to nabyte przez jednostkę, zaliczane do
aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o
przewidywanym okresie ekonomicznej uŜyteczności dłuŜszym niŜ rok, przeznaczone do uŜywania na
potrzeby jednostki, a w szczególności:
- autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
- prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów uŜytkowych oraz zdobniczych,
- know-how.
Wartości niematerialne i prawne oddane do uŜywania na podstawie umowy najmu, dzierŜawy lub innej
umowy o podobnym charakterze zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z
przepisami ustawy o rachunkowości.
6
Środki trwałe w budowie – rozumie się przez to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w
okresie ich budowy, montaŜu lub ulepszenia juŜ istniejącego środka trwałego.
NaleŜności – rozumie się przez to środki pienięŜne naleŜne jednostce:
- z mocy prawa,
- z tytułu zawartych umów,
- wynikające z rozrachunków z kontrahentami.
NaleŜności, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego są naleŜnościami
krótkoterminowymi. Natomiast naleŜności, których termin zwrotu do jednostki przekracza 12 miesięcy
są naleŜnościami długoterminowymi.
Zobowiązania – rozumie się przez to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania
świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie juŜ posiadanych lub
przyszłych aktywów jednostki.
Rezerwy – rozumie się przez to zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są pewne.
Pasywa – główne składniki pasywów zostały wymienione we wzorach bilansów określonych przez
Ministra Finansów. Są to:
- fundusz jednostki – który jest równowartością majątku trwałego i obrotowego jednostki,
- wynik finansowy – ustalany na koniec kaŜdego roku obrotowego,
- fundusze celowe – w szczególności Miejski Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
- zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe – wg. ustawy o rachunkowości zobowiązania
krótkoterminowe są to zobowiązania, które są wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia
bilansowego.
- fundusze specjalne – w szczególności Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
- rozliczenia międzyokresowe – po stronie pasywów będą to rezerwy na koszty przewidywane do
poniesienia w przyszłych okresach i przychody dotyczące świadczeń, których wykonanie nastąpi
w przyszłych okresach.
W przypadku bilansu z wykonania budŜetu Miasta pasywa obejmują zobowiązania i aktywa netto
budŜetu (nadwyŜkę lub niedobór i inne wyniki finansowe). Aktywa netto to aktywa jednostki
pomniejszone o zobowiązania, odpowiadające wartościowo kapitałowi (funduszowi) własnemu.
2. Ustalanie wyniku finansowego
Wynik finansowy jednostki budŜetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku
zysków i strat na koncie 860/J – Wynik finansowy (szczegółowe omówienie zasad funkcjonowania
konta zostało uregulowane w Zakładowym Planie Kont).
Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest według rodzajów kosztów (grupa 4).
Wynik z wykonania budŜetu Miasta Biłgoraj (niedobór lub nadwyŜka budŜetu) ustalany jest według
zasady kasowej poprzez porównanie zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków
budŜetowych (wydatki dokonane oraz niewygasające) na koncie 961/O – Wynik wykonania budŜetu
(szczegółowe omówienie zasad funkcjonowania konta zostało uregulowane w Zakładowym Planie
Kont).
III.
Szczegółowe zasady rachunkowości
I. Dochody z tytułu opłaty skarbowej ujmowane są w księgach rachunkowych dziennie (jedną kwotą)
II.
na podstawie dokumentów źródłowych. Są to dochody nieprzypisane. W momencie wpływu
ewidencjonowane są bezpośrednio na konto przychody finansowe.
Wszystkie wpływy stanowiące dochód budŜetu Miasta Biłgoraj w tym pobierane przez Urzędy
Skarbowe oraz przekazywane przez Ministra Finansów, dotacje i subwencje, a takŜe środki z
budŜetów innych jednostek samorządu terytorialnego ujmowane są zarówno w księgach budŜetu,
jak i księgach Urzędu Miasta Biłgoraj. Dochody wpływające na rachunek budŜetu, dla których nie
została podana specyfikacja na przelewie (według klasyfikacji budŜetowej) księgowane są zgodnie
7
z klasyfikacją właściwą dla dochodów z tytułu podatku od czynności cywilnoprawnych od osób
fizycznych. Po otrzymaniu sprawozdań (kwartalnie) z Urzędów Skarbowych dochody
rozksięgowywane są zgodnie z właściwą klasyfikacją.
III. Dochody z tytułu odsetek od depozytów są dochodami nieprzypisanymi. W momencie wpływu
ewidencjonowane są bezpośrednio na konto przychody finansowe.
IV. ZadłuŜenie z tytułu kredytów i poŜyczek oraz ich spłata ewidencjonowana jest jedynie w księgach
rachunkowych budŜetu Miasta Biłgoraj.
V. Wszystkie wydatki (zarówno gotówkowe jak i bezgotówkowe) dokonywane na podstawie
dokumentów zewnętrznych obcych (rachunki, faktury, wnioski o dokonanie wpłat zaliczkowych na
rzecz wspólnot mieszkaniowych za najemców mieszkaniowego zasobu gminy) ujmowane są na
kontach rozrachunkowych Urzędu Miasta Biłgoraj. Natomiast wydatki dokonywane na podstawie
dokumentów własnych (w szczególności zestawienia wypłaty dodatków mieszkaniowych, diety dla
radnych i przewodniczących rad osiedlowych) mogą być księgowane bezpośrednio w koszty.
VI. Wysokość dotacji przypadającej na jednego ucznia przedszkola niepublicznego obliczana jest na
podstawie kwot wynikających z uchwały budŜetowej na dany rok oraz na koniec kaŜdego miesiąca
w ciągu roku (po ewentualnych zmianach budŜetu). Liczba uczniów ustalana jest raz w roku
według stanu w styczniu. NaleŜności od innych gmin z tytułu zwrotu udzielonej dotacji przez
Miasto Biłgoraj ewidencjonowane są na bieŜąco po wystawieniu not obciąŜeniowych. Wpływ
środków księgowany jest na zmniejszenie wydatków w klasyfikacji budŜetowej właściwej dla
dotacji dla niepublicznego przedszkola.
VII. Ujmowanie (wpływów środków na rachunek budŜetu) na zmniejszenie wydatków moŜe się
odbywać jedynie w roku, w którym wydatek był poniesiony. W roku następnym wpływ jest
księgowany na dochody. Na zmniejszenie wydatków ujmowane są w szczególności wpływy z
tytułu refundacji wynagrodzeń z Powiatowego Urzędu Pracy w Biłgoraju, otrzymane
odszkodowania od firm ubezpieczeniowych, zwracane dodatki mieszkaniowe oraz
niewykorzystane dotacje udzielane z budŜetu Miasta Biłgoraj.
VIII. Wpływy pochodzące z tytułu odliczonego podatku VAT księgowane są zawsze na dochody
budŜetu.
IX. Pracownicy Referatu Finansowego, którzy w zakresie swoich obowiązków mają ewidencję
dochodów budŜetu Miasta Biłgoraj sporządzają, w terminach określonych właściwymi przepisami,
sprawozdania z przypisanych im poszczególnych rodzajów dochodów. Na podstawie tych
sprawozdań sporządzane jest sprawozdanie jednostkowe Urzędu Miasta Biłgoraj. Sposób
ewidencji został szczegółowo opisany w Zakładowym Planie Kont. Pracownik Referatu
Finansowego, który w zakresie swoich obowiązków posiada sporządzanie sprawozdań łącznych
agreguje dane otrzymywane od jednostek, których sprawozdania podlegają łączeniu.
X. Odsetki od naleŜności i zobowiązań, w tym równieŜ tych, do których stosuje się przepisy
dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich
zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek naleŜnych na koniec tego
kwartału.
XI. Pracownicy Urzędu Miasta Biłgoraj mogą pobierać zaliczki na wydatki związane z wykonywanymi
obowiązkami słuŜbowymi. Zaliczki są rozliczane w terminie 14 dni od dnia pobrania gotówki. W
przypadku nie zachowania tego terminu nierozliczona kwota podlega potrąceniu z wynagrodzenia
naleŜnego pracownikowi. W przypadku konieczności wynikającej ze specyfiki danego stanowiska
pracy mogą być udzielane zaliczki stałe. Podlegają one rozliczeniu najpóźniej do końca danego
roku budŜetowego.
XII. Urząd Miasta Biłgoraj prowadzi rachunek bankowy „sumy depozytowe”. Na tym rachunku
gromadzone są środki pozabudŜetowe, nie stanowiące naleŜności (dochodów) budŜetu Miasta. W
szczególności są to róŜnego rodzaju wadia, kaucje oraz kwoty wniesione jako zabezpieczenie
naleŜytego wykonania umów.
XIII. W przypadku doręczenia do Urzędu Miasta Biłgoraj faktury, rachunku lub innego
równowaŜnego dokumentu po wskazanym na nim terminie płatności, zapisu w księgach
rachunkowych dokonuje się pod datą doręczenia tego dokumentu. Zapłaty dokonuje się
niezwłocznie.
XIV. W przypadku doręczenia do Urzędu Miasta Biłgoraj faktury, rachunku lub innego
równowaŜnego dokumentu po terminie sporządzenia sprawozdania budŜetowego, w którym ten
dokument naleŜało ująć – dokument ujmujemy w księgach rachunkowych pod datą doręczenia i
wykazujemy w sprawozdaniach budŜetowych następnego okresu.
8
IV.
Wykaz i opis programów komputerowych wykorzystywanych
w Referacie Finansowym Urzędu Miasta Biłgoraj oraz opis
systemu ochrony danych
1. Wykaz programów
Lp.
Nazwa programu - wersja
1.
System Finansowo - Księgowy (wersja 6.2.2.3)
Mikrobit Sp. z o.o.
19.08.1993 r.
2.
System Podatkowy (wersja 6.2.2.5)
Mikrobit Sp. z o.o.
21.08.1991 r.
3.
Ewidencja Środków Trwałych (wersja 6.3.2.2)
Mikrobit Sp. z o.o.
22.10.1992 r.
4.
Ewidencja WyposaŜenia - drobnych środków
trwałych (wersja 6.3.2.2)
Mikrobit Sp. z o.o.
22.10.1992 r.
5.
Ewidencja i Naliczanie Płac (wersja 6.2.6.2)
Mikrobit Sp. z o.o.
19.08.1993 r.
6.
System Kasa (wersja 6.2.2.2)
Mikrobit Sp. z o.o.
19.08.1993 r.
7.
Program BudŜet (wersja 4.1.24)
Delfin s.c.
1.12.1999 r.
8.
Sprawozdania (wersja 5.5.6.1)
Delfin s.c.
1.12.1999 r.
9.
Ewidencja gruntów EWOPIS (wersja 4.05)
GEOBID Sp. z o.o.
17.02.2003 r.
10.
System Opłat (wersja 6.2.2.3)
Mikrobit Sp. z o.o.
1.10.2007 r.
11.
System SprzedaŜ (wersja 6.2.2.2)
Mikrobit Sp. z o.o.
1.10.2007 r.
Bestia (wersja 3.01.037)
SPIN S.A., Sputnik
Software Sp. z o.o.,
MiCOMP
10.05.2006 r.
12.
Producent
Data wdroŜenia
2. Opis programów
1. System Finansowo - Księgowy
System przeznaczony jest do prowadzenia pełnej księgowości. Składa się z następujących modułów:
ewidencji, rozrachunki, sprawozdania, koszty. System FK moŜe otrzymywać automatycznie
generowane polecenie księgowania z innych systemów firmy mikroBIT takich jak: Środki Trwałe,
System Podatkowy, System Płacowy.
9
Moduł Ewidencja słuŜy do rejestracji i księgowania operacji finansowych na kontach analitycznych i
syntetycznych oraz informowania o stanach i obrotach tych kont. Podczas księgowania wszystkie
dokumenty są automatycznie rejestrowane w księgach pomocniczych i księdze głównej, zaś
dokumenty dotyczące kont rozrachunkowych - w kartotece rozrachunków nierozliczonych.
Moduł Rozrachunki jest przeznaczony do prowadzenia ewidencji nierozliczonych dokumentów
rozrachunkowych, informowania o saldach dwustronnych kont (naleŜnościach i zobowiązaniach),
prowadzenia archiwum rozrachunków rozliczonych, naliczania odsetek za nieterminowe zapłaty,
drukowania wezwań do uzgodnienia salda, wezwań do zapłaty, not kompensacyjnych i not
odsetkowych.
Moduł Sprawozdania umoŜliwia uŜytkownikowi definiowanie i sporządzanie róŜnego typu sprawozdań,
zestawień czy podsumowań. UŜytkownik moŜe definiować wydruki w kilku standardowych, jak równieŜ
we własnym formacie. Dane do wydruków są pobierane z kartoteki stanów i obrotów kont
analitycznych i moŜna wykonywać na nich róŜne operacje takie jak dodawanie, odejmowanie,
mnoŜenie i dzielenie. Operacje te pozwalają na zdefiniowanie praktycznie kaŜdego typu
sprawozdania.
Moduł Koszty umoŜliwia uŜytkownikowi tworzenie dekretów rozliczających koszty z jednego układu na
inny oraz przenoszenia kosztów na konta wynikowe. Operacje te są wykonywane na podstawie
zdefiniowanych przez uŜytkownika schematów, według jakich ma się odbywać takie rozliczenie. Moduł
moŜna teŜ zastosować do zamykania kont na koniec miesiąca lub roku.
Wszystkie programy firmy MikroBIT wyposaŜone są w moduły Dane Podstawowe i Administrator.
Pierwszy z tych modułów słuŜy m.in. do edycji planu kont, podstawowych informacji o pracownikach i
kontrahentach. Moduł Administrator słuŜy do technicznej obsługi i zarządzania bazami danych,
wykonywania kopii, usuwania niepotrzebnych wydruków. Dostęp do poszczególnych funkcji tych
modułów (jak równieŜ pozostałych) jest ograniczony systemem praw dostępu, umoŜliwiając blokadę
wykonywania funkcji przez osoby nieprzeszkolone i nieupowaŜnione.
2. System Podatkowy
System Podatkowy przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji środków transportu, gospodarstw,
nieruchomości miejskich, nieruchomości jednostek gospodarki uspołecznionej oraz księgowania
podatków, przychodów, wydatków a takŜe przygotowania danych pod kątem analizy budŜetu urzędu i
sprawozdawczości. System w szczególności umoŜliwia:
– obsługę środków transportowych w oparciu o tabelę podatkową i numer rejestracyjny pojazdu,
ewidencję finansową z naliczaniem wymiaru podatku i prowadzeniem przypisów i odpisów oraz
wpłat,
– obsługę gospodarstw rolnych w oparciu o numer ewidencyjny gospodarstwa i podatnika, tabele
przeliczeniowe i stawki, ewidencję finansową z naliczaniem wymiaru podatku i z uwzględnieniem
prowadzenia przypisów i odpisów oraz wpłat a takŜe ich księgowaniem,
– obsługę nieruchomości w oparciu o numer ewidencyjny nieruchomości i podatnika, tabele
przeliczeniowe i stawki, ewidencję finansową z naliczaniem podatku i uwzględnieniem
prowadzenia przypisów i odpisów oraz wpłat a takŜe ich księgowaniem,
– obsługę
nieruchomości
jednostek
gospodarki
uspołecznionej,
ewidencję
finansową
z uwzględnieniem prowadzenia przypisów, odpisów oraz wpłat a takŜe ich księgowaniem.
– dostarczanie informacji o stanie posiadania podatnika z zakresu środków transportu, gospodarstw i
nieruchomości ze szczegółową informacją o wielkości zobowiązań płatniczych,
– generowanie rejestrów wymiarowych, zestawień zbiorczych, nakazów płatniczych, dzienników
obrotów, dowodów wpłat podatku, zawiadomień i innych,
– archiwizowanie zbiorów oraz tworzenie kopii tymczasowych w celu zabezpieczenia danych na
wypadek awarii sprzętu lub zaniku napięcia zasilania.
3. Ewidencja Środków Trwałych
System ewidencji środków trwałych jest przeznaczony do prowadzenia ewidencji środków trwałych
Urzędu Miasta i współpracuje z modułami Dane Podstawowe i Administrator.
Pozwala na rejestrowanie wszystkich operacji jakim podlegają środki trwałe, informowania o nich (np.:
zakup, likwidacja) i wykazywania stanu środków trwałych na początek roku, na koniec kaŜdego
10
miesiąca lub roku, ich umorzeniu i amortyzacji, a takŜe do przeszacowania wg obowiązujących
przepisów. WyposaŜony jest w bogaty zestaw wydruków zawartości baz danych.
4. Ewidencja WyposaŜenia - drobnych środków trwałych
Program ewidencja wyposaŜenia (ewidencja drobnych środków trwałych) umoŜliwia prowadzenie
ewidencji ilościowo - wartościowej wyposaŜenia w uŜytkowaniu w podziale na kartoteki uŜytkowników
grupowych i kartoteki osobistego wyposaŜenia pracowników.
Podstawowe moŜliwości programu:
– wprowadzanie bilansu otwarcia dla poszczególnych uŜytkowników grupowych i indywidualnych
wyposaŜenia,
– półautomatyczne wystawianie dokumentów dotyczących likwidacji lub zmiany miejsca uŜytkowania
wyposaŜenia i ich księgowanie oraz aktualizacja kartotek,
– prowadzenie szczegółowej kartoteki wyposaŜenia w uŜytkowaniu,
– generowanie zbiorczych zestawień obrotów wg grup wyposaŜenia i ich uŜytkowników,
– kompleksowa analiza osobistego wyposaŜenia pracownika.
5. Ewidencja i Naliczanie Płac
System ewidencja i naliczanie płac jest programem elastycznym w zakresie dostosowania właściwości
eksploatacyjnych do potrzeb uŜytkownika. System prowadzi kartotekę personalną, która zawiera
głównie informacje płacowe. Informacja płacowa jest przechowywana w postaci kartotek
miesięcznych. Ponadto system prowadzi tzw. kartotekę historyczną; dane z tej kartoteki dostępne są
w trakcie rejestracji i emisji list płacowych.
System generuje róŜnego typu listy płac (zdefiniowane przez uŜytkownika), paski, zaświadczenia,
formularze podatkowe i inne dokumenty.
6. System Kasa
System kasa jest przeznaczony do wystawiania dokumentów kasowych oraz prowadzenia ewidencji
tych dokumentów.
System składa się z jednego modułu, który współpracuje z modułami Dane Podstawowe i Administrator.
W module "Kasa" rejestruje się dokumenty (KP i KW), generuje raporty kasowe na określony dzień,
księguje się raporty kasowe oraz generuje polecenie księgowania do systemu Finansowo - Księgowego
System "Kasa" moŜe współpracować z systemem FK z modułem "Rozrachunki", gdzie jest moŜliwość
ściągnięcia z Rozrachunków treści i kwoty rozrachunku danego kontrahenta lub pracownika, a takŜe
wygenerowania do FK gotowych dekretów na podstawie zdefiniowanych przez uŜytkownika tabel
księgowania i parametrów systemu.
Podczas wprowadzania danych do systemu uŜytkownik ma dostęp do róŜnego rodzaju informacji
pomocniczych dotyczących kontrahentów, pracowników, planu kont, symboli operacji księgowych, itp.
7. Program BudŜet
Program pozwala zaprojektować budŜet jednostki samorządu terytorialnego, planować
i ewidencjonować w ciągu roku wszystkie zmiany w przyjętym budŜecie oraz rejestrować wykonanie
tego budŜetu zgodnie z wymaganiami ustawy o finansach publicznych.
Program generuje dokumenty na potrzeby rady, zarządu, komisji rady, Regionalnych Izb
Obrachunkowych, jednostek organizacyjnych samorządu oraz do celów prezentacji projektu
i wykonania budŜetu mieszkańcom gminy lub powiatu. System umoŜliwia opisanie budŜetu na
dowolnym stopniu jego szczegółowości oraz zilustrowanie go za pomocą zestawu układów
tabelarycznych i wykresów.
11
Program umoŜliwia dostosowanie struktury budŜetu w sposób odpowiadający potrzebom jednostki
kaŜdej wielkości. System zawiera wbudowany słownik aktualnie obowiązującej klasyfikacji
budŜetowej. Projektowanie struktury budŜetu odbywa się poprzez wybieranie odpowiednich pozycji ze
słownika, bez konieczności ręcznego ich wpisywania. Ponadto program umoŜliwia:
– łączenie działów klasyfikacji budŜetowej w dowolne grupy definiowane przez uŜytkownika (zadania
własne, zlecone, realizowane wspólnie z innymi jednostkami itp.),
– kopiowanie raz zaprojektowanej struktury budŜetu na kolejne lata budŜetowe, bez konieczności
corocznego jej przepisywania,
– szybkie dostosowanie struktury budŜetu do zachodzących zmian prawnych (klasyfikacji
budŜetowej, zmian w kompetencjach itp.).
Program pozwala na automatyczne generowanie zestawień stanowiących załączniki do uchwały
budŜetowej: dochody, wydatki (z pokazaniem grup paragrafów w wydatkach: majątkowe i bieŜące, w
tym wynagrodzenia i pochodne, dotacje, obsługa długu itd.), przychody i rozchody oraz inne
wymienione w art. 124 ustawy o finansach publicznych:
– wykaz inwestycji realizowanych ze środków budŜetu,
– wykaz dotacji budŜetowych dla jednostek kultury,
– wykaz dotacji budŜetowych dla zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych,
– wykaz dotacji udzielanych ze środków budŜetowych innym podmiotom.
Program spełnia wymagania ustawy o finansach publicznych, nakazującej jednostce samorządowej
sporządzanie harmonogramów dochodów i wydatków budŜetowych. Program umoŜliwia:
– sporządzanie harmonogramów dochodów i wydatków budŜetowych. Harmonogramy moŜna
sporządzić z dokładnością do: dni, tygodni, dekad, miesięcy lub kwartałów roku budŜetowego,
– efektywniejsze zarządzanie środkami budŜetowymi poprzez kontrolowanie i przewidywanie
występowania okresowych deficytów i nadwyŜek środków budŜetowych,
– sporządzanie informacji o harmonogramie dla poszczególnych jednostek organizacyjnych
samorządu,
– wydruki harmonogramów ilustrowane są wykresami, obrazującymi wielkości przepływów środków
budŜetowych.
Przyjęty stosowną uchwałą budŜet podlega dość częstym zmianom, zarówno w zakresie dochodów
jak i wydatków. W zakresie obsługi zmian, program umoŜliwia:
– bieŜące wprowadzanie zmian w budŜecie,
– kontrolowanie salda i skutków wprowadzonych zmian,
– pokazanie stanu budŜetu na dowolnie wybrany dzień.
W zakresie obsługi realizacji budŜetu, program pozwala na:
– kontrolę wykonania dochodów i wydatków,
– sporządzanie raportów i sprawozdań stanu wykonania budŜetu, na potrzeby rady, zarządu,
Regionalnej Izby Obrachunkowej itp.,
– dokonywanie analiz wykonania budŜetu lub jego wybranych fragmentów, ilustrowanych przy
pomocy układów tabelarycznych i wykresów.
8. Sprawozdania
Program umoŜliwia
– sporządzenie następujących sprawozdań (zgodnie z rozporządzeniem MF z dnia 19.03.2001 r.):
Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-N, Rb-Z, Rb-PDP, Rb-30, Rb-31, Rb-32, Rb-33, Rb-50, wnioseksprawozdanie o utraconych dochodach (zbiorcze, jednostkowe - równieŜ miesięczne),
– wydrukowanie ich i sporządzenie elektronicznego zapisu baz, które zgodnie z rozporządzeniem
naleŜy przekazać jednostce nadrzędnej, RIO czy dysponentowi środków.
W Urzędzie Miasta Biłgoraj zainstalowane jest sprawozdanie „se” a w jednostkach podległych
sprawozdanie „j”.
Program automatycznie wylicza sumy wymaganych pozycji, wylicza sumy kontrolne i w określonym
przez MF zakresie weryfikuje poprawność sporządzanych sprawozdań. W przypadku dokonywania
korekty w sprawozdaniu jednostkowym wystarczy zmienić stosowne miejsca w danych zapisanych w
programie i ponownie wydrukować sprawozdanie bez konieczności przepisywania całego
sprawozdania. To ułatwia sporządzenie sprawozdania i skraca czas jego wykonania. Dla posiadaczy
systemu BudŜet inicjuje się połączenie z jednostką podległą juŜ z danymi danej jednostki z posiadanej
ewidencji.
12
9. Ewidencja gruntów EWOPIS
System EWOPIS dla WINDOWS jest narzędziem do zakładania oraz prowadzenia ewidencji gruntów,
budynków i lokali zgodnie z rozporządzeniem MRRiB z dnia 29 marca 2001r.
Podstawowe funkcje programu:
– ewidencja podmiotu: osoby fizyczne, instytucje (osoby prawne), małŜeństwa, podmioty grupowe
– ewidencja przedmiotu: działki, budynki, lokale
– obsługa jednostek rejestrowych gruntowych, budynkowych i lokalowych
– obsługa dziennika zgłoszeń zmian
– prowadzenie rejestru cen
– prowadzenie rezerwacji numerów działek
Ewidencję prowadzi Starostwo Powiatowe w Biłgoraju. Bazy danych aktualizowane są raz na miesiąc.
10. System Opłat
System Opłaty SO jest programem wspomagającym ewidencje dzierŜaw, uŜytkowań wieczystych oraz
innych opłat naliczanych i rozliczanych wg określonych kryteriów. Raz określone dane pomagają w
prosty sposób naliczać opłaty na kolejne okresy, ewidencjonować ich wpłaty oraz rozliczać płatników z
nieterminowych zapłat.
System ma prostą budowę, dzięki temu wszystkie informacje dostępne są na jednym oknie na ciągu
zakładek. Poruszając się po ewidencji płatników otrzymujemy informacje o wszystkich jego
zobowiązaniach.
System składa sie z jednego modułu, który współpracuje z modułami: Księgowość BudŜetowa, Dane
Podstawowe, i Administrator.
11. System SprzedaŜ
System SprzedaŜ - SP ściśle współpracuje z Systemem Opłat i jest eksploatowany niezaleŜnie, jako
program wspomagający wystawianie faktur.
Podstawowe cechy programu:
− Obsługa kartoteki indeksów z podziałem na dane właściwe dla ewidencji obrotu magazynowego,
symboli SWW, PKWiU i stawek podatku VAT; uŜytkownik ma dostępny indeks o zmiennej
długości z moŜliwością ich podziału na istotne człony;
− Obsługa cennika dla potrzeb sprzedaŜy w podziale na dowolne rodzaje cen z moŜliwością
uwzględnienia róŜnych wielkości marŜy oraz stawek VAT;
− MoŜliwość automatycznego wyliczania cen sprzedaŜy na podstawie ceny zakupu;
− Wystawianie dokumentów obrotu magazynowego z moŜliwością ich drukowania;
− Przetwarzanie dokumentów w czasie rzeczywistym i bieŜąca kontrola stanów magazynowych;
−
Wystawianie faktur VAT, paragonów fiskalnych, wewnętrznych dowodów wydania oraz
dokumentów korygujących;
− Generowanie zbiorczych faktur dla płatników.
− Przygotowanie zestawień rejestru sprzedaŜy za dowolnie wybrany okres, na podstawie
wystawionych faktur;
− Przygotowanie róŜnego rodzaju zestawień danych dla potrzeb analizy ekonomicznej sprzedaŜy;
− Pełna obsługa księgowa sprzedaŜy (takŜe rozrachunków i opodatkowania ) z moŜliwością
generowania polecenia księgowania do systemu Finansowo - Księgowego, bez konieczności
ponownego wprowadzania poszczególnych informacji z dokumentów źródłowych;
− Śledzenie obrotów i sald poszczególnych płatników;
− Podgląd na rozrachunki bieŜące z kontrahentami.
13
12. Bestia
System BeSTi@ to specjalistyczny program przeznaczony do zarządzania budŜetami jednostek
samorządu terytorialnego. System BeSTi@ stanowi kompleksowe narzędzie do zarządzania
budŜetami jednostek samorządu terytorialnego. Ma ono na celu wsparcie słuŜb finansowych JST w
realizacji zadań w zakresie planowania i modyfikacji budŜetu. UŜytkownikami systemu są jednostki
samorządu terytorialnego i ich związki, regionalne izby obrachunkowe wraz z zespołami
zamiejscowymi oraz Ministerstwo Finansów.
System wspomaga sporządzanie sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych
i kwartalnych okresach sprawozdawczych. Obsługuje takŜe tworzenie bilansów jednostek
budŜetowych, zakładów budŜetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek
organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budŜetu
JST oraz bilansu skonsolidowanego. Wspomaga pracę w zakresie sprawozdawczości i uchwał
budŜetowych, umoŜliwia tworzenie raportów w róŜnych przekrojach na podstawie wprowadzonych
danych.
Program obsługuje elektroniczne przesyłanie sprawozdań budŜetowych do Ministerstwa Finansów za
pośrednictwem właściwej terytorialnie regionalnej izby obrachunkowej. Wymiana danych odbywa się z
moŜliwym wykorzystaniem podpisu elektronicznego i bez uŜycia zewnętrznych programów
pocztowych.
Zmiana wersji uŜytkowanych programów nie zmieniająca w sposób istotny ich charakteru nie
powoduje obowiązku zmiany przedstawionego wykazu.
3. Opis systemu słuŜącego ochronie danych i ich zbiorów oraz opis systemu
przetwarzania danych
1) Opis systemu przetwarzania i zabezpieczania danych (gromadzonych na nośnikach
komputerowych) został uregulowany odrębnym dokumentem.
2) Na system słuŜący ochronie danych i ich zbiorów (w formie papierowej) składają się przede
wszystkim zabezpieczenia fizyczne. Ochronę przed dostępem osób nieupowaŜnionych
zapewniają zamki i drzwi do pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Natomiast
do zabezpieczeń, których nie moŜna zaklasyfikować jako fizyczne naleŜy zaliczyć wewnętrzne
procedury kontroli, a w szczególności regulamin organizacyjny oraz zakresy obowiązków
przydzielone poszczególnym pracownikom mającym dostęp do dokumentów księgowych.
V.
ZaangaŜowanie
ZaangaŜowanie wydatków, (dokonanie zapisów na właściwych kontach ksiąg rachunkowych Urzędu
Miasta Biłgoraj), w szczególności jest ewidencjonowane na podstawie następujących dokumentów:
1. kontrasygnowana umowa, aneks, porozumienie, zlecenie, protokół z negocjacji,
kontrasygnata złoŜona dla potrzeb sporządzenia aktu notarialnego lub inny dokument o
podobnym charakterze rodzący powstanie zobowiązania pienięŜnego,
2. zbiorcze zestawienie angaŜy pracowników Urzędu Miasta Biłgoraj,
3. faktury, rachunki, zaliczki, delegacje oraz polecenia przelewu na podstawie innych
dokumentów źródłowych,
4. zbiorcze zestawienie wydanych decyzji przyznających dodatki mieszkaniowe,
5. inne dokumenty zaakceptowane do wypłaty przez Skarbnika Miasta i Burmistrza Miasta lub
inne osoby upowaŜnione,
6. listy pracowników (z podaniem kwot) stanowiące podstawę wyliczenia dodatkowego
wynagrodzenia,
ZaangaŜowanie wydatków ewidencjonowane jest na bieŜąco na podstawie dokumentów źródłowych.
14