ZARZĄDZENIE NR 0050.28.2014 WÓJTA GMINY DOBROMIERZ z

ZARZĄDZENIE NR 0050.28.2014
WÓJTA GMINY DOBROMIERZ
z dnia 14 marca 2014 roku
w sprawie wprowadzenia instrukcji gospodarki magazynowej Urzędu Gminy
Dobromierz
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.), art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz art. 10 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1. Wprowadza się instrukcję gospodarki magazynowej Urzędu Gminy Dobromierz
stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Pracowników Urzędu Gminy Dobromierz zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania
przepisów instrukcji.
§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy i Kierownikowi Referatu
Budownictwa i Rolnictwa.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt
(-) Jerzy Ulbin
Załącznik do
Zarządzenia Nr 0050.28.2014
Wójta Gminy Dobromierz
z dnia 14 marca 2014 roku
w sprawie wprowadzenia Instrukcji
gospodarki magazynowej Urzędu
Gminy Dobromierz
Instrukcja gospodarki magazynowej Urzędu Gminy Dobromierz
§ 1. Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki magazynowej w Urzędzie Gminy
Dobromierz i została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).
§ 2. 1. Przez magazyn rozumie się jedno lub kilka miejsc składowania materiałów,
zlokalizowane w pomieszczeniach zamkniętych lub na wydzielonym terenie jednostki. Za
stan, ilość zapasów magazynowych, jego ewidencję oraz rozliczenie odpowiedzialny jest
pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera.
2. Magazyn powinien być zlokalizowany w wydzielonych do tego celu pomieszczeniach, w
miejscach łatwo dostępnych jednocześnie do przyjmowania i wydawania materiałów.
3. Drzwi magazynu są zaopatrzone w dwa zamki. Po zamknięciu magazynu klucze do
magazynu są deponowane w taki sposób, aby w przypadku konieczności (np. pożaru)
możliwe było wejście do pomieszczeń magazynowych w celu likwidacji szkody.
4. Pomieszczenia magazynowe należy wyposażyć w sprzęt zapewniający właściwy sposób i
warunki przechowywania materiałów, jednocześnie zapewniający ochronę przed
zniszczeniem lub uszkodzeniem. W przypadku składowania materiałów o specjalnych
własnościach, pomieszczenia przeznaczone do ich magazynowania muszą spełniać warunki,
jakich wymagają przepisy prawa. Dotyczy to szczególnie środków chemicznych,
łatwopalnych i żrących.
5. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznym miejscu tabliczki z napisem
"Osobom nieupoważnionym wstęp wzbroniony", "Palenie papierosów zabronione" oraz
instrukcję przeciwpożarową.
6. Magazynier jest obowiązany posiadać i znać przepisy i zasady prowadzenia gospodarki
magazynowej oraz wewnętrzne regulacje m. in.: zarządzania bezpieczeństwem i higieną
pracy w Urzędzie Gminy Dobromierz, instrukcję magazynowania oraz inne regulacje prawne
dotyczące gospodarki magazynowej.
7. Odpowiedzialność za zorganizowanie właściwego zabezpieczenia pomieszczeń
magazynowych ponosi kierownik jednostki.
§ 3. 1. Magazynier jest odpowiedzialny za całość gospodarki magazynowej i przestrzeganie
niniejszej Instrukcji. Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą protokolarnego
podpisania spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej
osobie i uzgodnienia wartościowego stanu magazynu z Referatem Finansów, Planowania i
Budżetu. Magazynier potwierdza przyjęcie odpowiedzialności z chwilą podpisania deklaracji
o odpowiedzialności materialnej. Deklaracja o odpowiedzialności materialnej pracownika jest
podpisywana w 3 egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach jednostki, drugi jest
dołączany do akt osobowych pracownika, a trzeci otrzymuje pracownik obejmujący
obowiązki magazyniera.
1
2. Do obowiązków magazyniera należy w szczególności:
1) przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie
obowiązujących dowodów obrotu materiałowego,
2) prowadzenie w jednostkach naturalnych ewidencji ilościowej i wartościowej
oddzielnie na każdy składnik,
3) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów wg grup, asortymentów, rodzajów i
wymiarów oraz wg częstotliwości ich wydawania,
4) utrzymywanie magazynu w należytym porządku, przestrzeganie obowiązujących
przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów
przeciwpożarowych,
5) zabezpieczanie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą
lub zanieczyszczeniem,
6) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych poprzez właściwe każdorazowe
zamknięcie po ich opuszczeniu,
7) niezwłoczne i pisemne powiadomienie przełożonego o wszelkich stwierdzonych
brakach materiałów, uszkodzeniu pomieszczeń,
8) umieszczanie w widocznym miejscu instrukcji oraz wszelkich napisów
orientacyjnych, ostrzegawczych lub porządkowych oraz wykazu telefonów
alarmowych,
9) coroczna (lub na wezwanie odpowiednich organów jednostki) weryfikacja zapasów
magazynowych, w tym ustalenie ich przydatności oraz sporządzanie wykazów
materiałów przeznaczonych do upłynnienia, obniżenia ich wartości, zbędnych lub
przeznaczonych do likwidacji,
10) prowadzenie kontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją magazynową,
11) przygotowanie magazynu do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowych i zdawczoodbiorczych,
12) prowadzenie dokumentacji przychodu i rozchodu materiałów, w szczególności
magazynier jest obowiązany do ustalenia, czy dostarczony i odebrany materiał
odpowiada pod względem ilości, jakości i wartości zapisom w dowodzie dostawy,
magazynier przyjmuje zawsze stan faktyczny, jaki otrzymał fizycznie, niezależnie od
ilości figurującej w specyfikacji lub dowodzie dostawy.
3. Magazynier dokonuje wpisania do ewidencji ilościowo-wartościowej w programie
komputerowym wszystkich dowodów przychodów i rozchodów z zachowaniem chronologii
zapisów według dat i numerów dowodów magazynowych.
4. Magazynier jest odpowiedzialny materialnie i dyscyplinarnie gdy:
1) zaistnieje nieusprawiedliwiony niedobór,
2) niedbale i niezgodnie z przepisami wykonuje swoje obowiązki, w szczególności w
zakresie prowadzenia ewidencji magazynowej oraz zabezpieczenia materiałów, w tym
zabezpieczenia przeciwpożarowego,
3) jednostka poniesie z jego winy straty spowodowane niewłaściwym postępowaniem w
zakresie gospodarki magazynowej.
5. W przypadku nieobecności magazyniera przekraczającej 30 kolejnych dni roboczych
należy sporządzić spis z natury i protokolarnie przekazać na czas określony funkcję
magazyniera innemu pracownikowi. W przypadku nieobecności magazyniera zdającego
magazyn czynności powyższe należy wykonać komisyjnie.
6. Za zgodą i na wniosek magazyniera mogą mu być przydzieleni do pomocy na stałe lub
doraźnie inni pracownicy. Pracownicy pomocniczy w razie powierzenia im opieki nad
majątkiem przyjmują na siebie odpowiedzialność materialną zgodnie z art. 125 § 1 i 2
Kodeksu pracy.
2
§ 4. 1. Odbioru i przyjęcia materiałów można dokonać tylko na podstawie następujących
dowodów:
1) rachunków lub faktur,
2) protokołów odbioru,
3) protokołów komisyjnego przyjęcia,
4) listów przewozowych,
5) dowodów przyjęcia zewnętrznego (Pz) bądź innych stosownych dokumentów obrotu
magazynowego (Mm, Zw).
2. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno poprzedzać:
1) przeliczenie, zważenie lub w określonych przypadkach, gdy nie jest możliwe dokładne
ustalenie rozmiaru dostawy, obmiar przedmiotu dostawy,
2) sprawdzenie, czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi, jak
również wymogom określonym w dokumencie dostawy,
3) sprawdzenie rodzaju, ilości oraz stanu opakowań, jego cech i znaków.
3. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione przy odbiorze materiałów należy
udokumentować w formie protokołu spisanego w obecności przedstawiciela dostawcy lub
przewoźnika. Protokół powinien zawierać niezbędne dane umożliwiające wniesienie
reklamacji lub roszczeń materialnych w stosunku do dostawcy lub przewoźnika, zaniechanie
sporządzenia protokołu stanowi podstawę do obciążenia pracownika dokonującego odbioru
równowartością brakujących materiałów.
4. Zakwestionowany towar co do jakości lub ilości powinien być składowany w magazynie
oddzielnie jako depozyt do czasu ostatecznego wyjaśnienia spraw spornych.
5. Materiałów odebranych, ale jeszcze nieprzyjętych, nie wolno wydawać do użytku, a
materiały są wydawane według zgłoszonych potrzeb i wyłącznie upoważnionym osobom.
6. Zakupione materiały, przekazane na stanowiska pracy podlegają spisaniu w koszty –
dowodem przyjęcia jest potwierdzenie ich odbioru na rachunku bądź fakturze przez
pracownika danej komórki organizacyjnej, który zamieszcza datę i czytelny podpis, natomiast
zapasy materiałów składuje się w magazynie.
7. Wydawanie materiałów z magazynu może nastąpić wyłącznie na podstawie prawidłowo
wystawionego dowodu rozchodu magazynowego, o którym mowa w § 5 ust. 2, podpisanego i
zatwierdzonego przez upoważnione do tego osoby.
8. Osoba podpisująca zamówienie jest obowiązana do zlecania wydawania materiałów
w ilościach zgodnych z rzeczywistymi potrzebami oraz dopilnowania celowego
i oszczędnego ich zużycia, zgodnie z przeznaczeniem.
9. Każdorazowo w dowodzie stwierdzającym wydanie (np. Wz, Mm, Rw) magazynier
dokonuje wpisu dotyczącego ilości i wartości wydanego materiału, a dowód wydania
podpisuje magazynier i osoba pobierająca.
10. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (na przykład powódź, pożar itp.) można
komisyjnie dokonać otwarcia magazynu i wydać materiały pod nieobecność magazyniera,
zachowując następujące warunki:
1) zdjęcie zabezpieczeń pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w
obecności kierownika jednostki lub co najmniej 2 pracowników jednostki,
2) komisja ze swoich czynności powinna sporządzić protokół, w którym wskaże nazwy i
ilości pobranych materiałów,
3) zabezpieczyć magazyn, a także przekazać niezwłocznie (zwykle w dniu następnym)
magazynierowi dowody rozchodowe.
11. W przypadku sytuacji przestawionej w ust. 10 sporządzany obligatoryjnie protokół musi
być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w komisyjnym otwarciu magazynu.
3
§ 5. 1. Dokumentowanie przychodu magazynowego odbywa się następująco:
1) Dokument symbol Pz - stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów od
dostawcy zewnętrznego. Dokument ten w 2 egzemplarzach sporządza magazynier w
momencie przyjmowania materiału do magazynu. Jeden egzemplarz jest
przekazywany wraz z fakturą do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, drugi
egzemplarz zatrzymuje jako dowód stanowiący podstawę przychodu materiałów w
ewidencji magazynowej. Dowód podpisuje magazynier, który przyjął materiały do
magazynu oraz zatwierdza osoba do tego uprawniona.
2) Dokument symbol Mm - stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów z
magazynu innej jednostki organizacyjnej (przesunięcia między magazynami).
Dokument ten w 2 egzemplarzach sporządza magazynier. Oryginał dokumentu
przekazuje do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, kopia pozostaje w
magazynie.
3) Dokument symbol Zw - stanowi dowód przyjęcia materiałów do magazynu w
przypadku zwrotu materiałów uprzednio pobranych dowodem Rw, lecz
niewykorzystanych na własne potrzeby, dokument ten w 2 egzemplarzach wystawia
magazynier, który po wpisaniu do ewidencji materiałowej oryginał przekazuje do
Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, kopia pozostaje w magazynie razem z
dowodem Rw, na podstawie którego uprzednio pobrano materiał.
2. Dokumentowanie rozchodu magazynowego odbywa się następująco:
1) Dokument symbol Wz - stanowi dowód wydania lub sprzedaży materiałów na
zewnątrz jednostki. Dokument ten w 3 egzemplarzach sporządza magazynier i
przekazuje oryginał do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, kopię pierwszą
otrzymuje magazynier, drugą kopię otrzymuje odbierający materiał. Dowód podpisuje
magazynier, który wydał materiały z magazynu oraz osoba, która pobrała materiały.
Dowód zatwierdza osoba do tego uprawniona.
2) Dokument symbol Rw - stanowi dowód wydania materiałów z magazynu do użytku
na potrzeby wewnętrzne jednostki. Dokument ten w 2 egzemplarzach sporządza
magazynier i przekazuje oryginał do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, drugi
egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej prowadzącej magazyn. Dowód
podpisuje magazynier, który wydał materiały z magazynu oraz osoba, która pobrała
materiały z danej komórki organizacyjnej Urzędu. Dowód zatwierdza osoba do tego
uprawniona.
3. Do zatwierdzania dowodów przychodu i rozchodu magazynowego uprawnieni są:
Kierownik Referatu Budownictwa i Rolnictwa lub Zastępca Wójta lub Sekretarz Gminy
Dobromierz lub podczas ich nieobecności osoby wyznaczone do zastępowania.
4. Poza dowodami wymienionymi w § 5 ust. 1 i 2 w obrocie magazynowym występują
dowody przychodowe lub rozchodowe w postaci protokołów stwierdzających nadwyżki lub
niedobory i zniszczenia. Do każdego protokołu obowiązkowo musi być wystawiony
dokument z symbolem Pz w przypadku nadwyżek, dokument z symbolem Rw w przypadku
niedoboru i zniszczeń.
5. Prawidłowo sporządzony dokument obrotu materiałowego musi być wystawiony czytelnie
i bezbłędnie oraz zawierać co najmniej:
1) nazwę materiału i numer indeksowy,
2) nazwę dostawcy lub odbiorcy,
3) cenę jednostkową wraz z jednostką miary,
4) ilość i wartość wydaną lub otrzymaną oraz datę wydania lub przyjęcia materiału,
5) datę wystawienia dokumentu,
6) podpis magazyniera oraz podpis osoby zatwierdzającej dokument opatrzony pieczątką,
7) podpis wydającego i otrzymującego materiał w sposób umożliwiający identyfikację
tych osób (niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów in blanco).
4
6. Magazynier sporządza również w dwóch egzemplarzach raport saldowo-obrotowy, nie
rzadziej niż raz na kwartał wg stanu na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września oraz 31
grudnia roku obrotowego odpowiednio do 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października, 31 stycznia
następnego roku lub na dzień inwentaryzacji, z których jeden egzemplarz przekazuje do
Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, a drugi egzemplarz pozostawia w komórce
organizacyjnej prowadzącej magazyn.
7. Ewidencję syntetyczną materiałów prowadzi Referat Finansów, Planowania i Budżetu.
8. Dane ewidencji ilościowo-wartościowej należy uzgadniać z danymi ewidencji syntetycznej
pod względem wartościowym okresowo, nie rzadziej niż raz na kwartał wg stanu na dzień 31
marca, 30 czerwca, 30 września oraz 31 grudnia roku obrotowego odpowiednio do 30
kwietnia, 31 lipca, 31 października, 31 stycznia następnego roku lub na dzień inwentaryzacji.
Protokół z uzgodnienia danych stanowi załącznik do niniejszej Instrukcji. Protokół jest
podpisywany przez magazyniera i pracownika prowadzącego ewidencję syntetyczną w
Referacie Finansów, Planowania i Budżetu.
§ 6. 1. Nadzór i kontrolę w zakresie gospodarki magazynowej sprawuje kierownik Referatu
Budownictwa i Rolnictwa, zaś w zakresie ewidencji księgowej Skarbnik Gminy Dobromierz.
2. Zadaniem kontroli wewnętrznej jest eliminacja wszelkich niedociągnięć, błędów,
marnotrawstwa, braków oraz ewentualnych nadużyć. W tym celu w czasie kontroli należy
zwrócić szczególną uwagę na to, czy:
1) dowody obrotu materiałowego są prawidłowe pod względem formalnym i rzeczowo –
finansowym,
2) zapisy w ewidencji magazynowej dokonywane są rzetelnie i na bieżąco,
3) istnieje zgodność ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją syntetyczną oraz
stanem rzeczywistym materiałów,
4) materiały są należycie przechowywane i zabezpieczone przed kradzieżą,
zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą,
5) występują w magazynie materiały zbędne i czy stan zapasów materiałowych jest
gospodarczo uzasadniony.
3. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych należy przeprowadzić w
drodze inwentaryzacji w terminach określonych w Instrukcji inwentaryzacyjnej oraz w razie
zamian na stanowisku magazyniera, w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także na
skutek innych uzasadnionych okoliczności.
4. Przekazanie obowiązków magazyniera następuje na podstawie protokołu zdawczo–
odbiorczego, po uprzednim ustaleniu w drodze spisu z natury stanu rzeczywistego
materiałów.
5. W przypadku stwierdzenia niedoborów/ nadwyżek materiałowych przeprowadza się
postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia przyczyn ich powstania.
6. Należność za stwierdzone zawinione niedobory podlega niezwłocznemu wyegzekwowaniu
w drodze dobrowolnej spłaty od osoby materialnie odpowiedzialnej lub postępowania
sądowego.
§ 7. 1. Wykonanie postanowień Instrukcji powierza się wszystkim osobom biorącym udział
w obrocie magazynowym, zgodnie z posiadanymi zakresami czynności i kompetencjami.
5
Załącznik do
Instrukcji gospodarki magazynowej
Urzędu Gminy Dobromierz
Protokół z uzgodnienia danych ewidencji ilościowo-wartościowej
z danymi ewidencji syntetycznej
1. Magazynier ………………………………
(imię i nazwisko)
2. Pracownik prowadzący ewidencję syntetyczną w Referacie Finansów, Planowania
i Budżetu ……………………………………
(imię i nazwisko)
w wyniku porównania zapisów ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej przez
Referat Budownictwa i Rolnictwa (magazyn) z zapisami ewidencji syntetycznej
prowadzonej przez Referat Finansów, Planowania i Budżetu stwierdzono
zgodność/niezgodność stanów ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją
syntetyczną na dzień …………………………. .
Wartość ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej przez Referat Budownictwa i
Rolnictwa (magazyn) na dzień ………………. wynosi …………………….. .
Wartość ewidencji syntetycznej prowadzonej przez Referat Finansów, Planowania i
Budżetu na dzień ………………………….. wynosi ……………………………… .
………………………………….……
podpis magazyniera
………………………………..
podpis pracownika prowadzącego ewidencję syntetyczną
……………………………………….
…………………………………
podpis Kierownika Referatu Budownictwa i Rolnictwa
podpis Skarbnika lub osoby upoważnionej