docautor: Łukasz Stokłosa Niniejszy ebook jest własnością prywatną
download 
Reklamacja Transkrypt
autor: Łukasz Stokłosa Niniejszy ebook jest własnością prywatną
Jak napisać ofertę skierowaną do firm? Prezentuje: autor: Łukasz Stokłosa Niniejszy ebook jest własnością prywatną. Został dołączony jako jeden z bonusów do internetowego warsztatu dla przedsiębiorców pt. “Jak stworzyć ofertę nie do odrzucenia?” w serwisie DobraStrategia.pl Niniejsza publikacja, ani żadna jej część nie może być kopiowana, ani w żaden inny sposób reprodukowana, powielana, ani odczytywana w środkach publicznego przekazu bez pisemnej zgody autora. Materiał zawarty w niniejszej publikacji jest tylko do Twojej dyspozycji, dlatego zabrania się publicznego udostępniania materiałów i ich odsprzedaży innym użytkownikom. © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 1 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? Na początek. Na pewno Ty też otrzymujesz wiele ofert od innych firm z różnych branży. Tak naprawdę, każdego dnia dostajemy oferty telefoniczne, mailowe, czy przesyłane pocztą z propozycjami współpracy, ofertą nowych produktów, usług, rozwiązań technicznych, które mają zaoszczędzić pieniądze i ułatwić prowadzenie firmy. Wiele z tych ofert, kończy jednak szybko w koszu bo “nie trafiają na odpowiedni grunt”, są nieciekawe, niepełne, napisane jakby od tyłu, całkowicie nietrafione lub co gorsze “napisane na kolanie”. Z obserwacji wiem, że wielu przedsiębiorców generalnie nie lubi pisać i nie chodzi tu tylko o teksty ofert handlowych. Wzbraniają się przed tym zajęciem twierdząc, że to zabiera ich cenny czas, który mogliby poświęcić na normalną sprzedaż. Prawda jest zupełnie inna, dobra oferta, staje się fundamentem strategii i sercem każdej firmy. Bez niej wszystkie inne teorie marketingowe, nawet te najwspanialsze będą tylko mało znaczącym dodatkiem. Cieszę się, że Ty też bierzesz udział w tym warsztacie bo już dobrze wiesz, że stworzenie skutecznej oferty należy do obowiązków świadomego przedsiębiorcy, jeśli chce on szybciej rozwijać swoją firmę. Jeżeli chcesz skutecznie sprzedawać Twoje produkty / usługi innym firmom lub zachęcić te firmy do współpracy z Twoją Firmą to będziesz musiał/a napisać ofertę skierowaną do firm. Jak się za chwilę przekonasz taka oferta będzie zawierać wiele elementów wspólnych z ofertą kierowaną do indywidualnego klienta. Musisz na przykład wiedzieć do kogo adresujesz Twoją propozycję? W jaki © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 2 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? sposób pokażesz, że Twoja Firma potrafi skutecznie rozwiązać problem drugiej firmy? Jak wiele korzyści będzie można odnieść z takiej współpracy? Jak wpłyniesz na postrzeganie Twojej firmy przez potencjalnego kontrahenta? Na pozór sprawa wygląda na łatwą. Kiedy masz usługi / produkty, które adresujesz do innych firm lub instytucji myślisz, że wystarczy je o tym w jakiś sposób poinformować, a dobry produkt w atrakcyjnej cenie zadba o Twoją sprzedaż. W praktyce Twoi docelowi kontrahenci, każdego dnia otrzymują wiele podobnych ofert konkurencyjnych, mniej lub bardziej nieskutecznych. Ty natomiast możesz wykorzystać to z sukcesem dla siebie i przedstawić profesjonalnie napisaną ofertę dla firm, którą zwrócisz na siebie uwagę i jasno pokażesz w niej to wszystko, co dla Twojego potencjalnego kontrahenta będzie ważne i istotne. Dodatkowo Twoją propozycję zbudujesz wokół mocnej Unikalnej Cechy Twojej Oferty. Przecież już umiesz to zrobić. Czytając ten poradnik dowiedziesz się, jak z oferty kierowanej do firm czy instytucji uczynić skuteczne narzędzie do zdobywania nowych kontrahentów dla swojej firmy. Zapraszam, Łukasz Stokłosa trener, doradca marketingowy i strategiczny www.dobrastrategia.pl © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 3 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? Do kogo i w jaki sposób ma dotrzeć Twoja Oferta? Jeżeli myślisz, że Twoją ofertę wyślesz na ogólny adres pocztowy lub główny e-mail jakiejś firmy i trafi ona w ręce zainteresowanej osoby decyzyjnej to się grubo mylisz. Gdy adresatem będzie mała firma to masz jakieś szanse, że dotrzesz ze swoją propozycją do jej właściciela, ale w większych firmach najczęściej Twoja oferta skończy na biurku sekretarki lub asystentki prezesa (dyrektora), która przeprowadzi wstępną weryfikację i być może skieruje ją do odpowiedniego działu firmy. Ty jako profesjonalnie przygotowany przedsiębiorca nie możesz polegać na przypadku licząc na szczęście, że ktoś inny zadba o to, aby Twoja oferta dotarła do tych osób w danej firmie, które będą żywo zainteresowane przedstawioną przez Ciebie propozycją. Dlatego jeśli nie chcesz w tej chwili inwestować w profesjonalną bazę teleadresową firm w której firmy same wyraziły zgodę na otrzymywanie ofert handlowych jak np. baza KOMPASS Polska zawierająca: nazwiska menedżerów, stanowiska, adresy e-mail, telefony, dane firmy, oferowane produkty, usługi, to musisz przed wysłaniem Twojej oferty zadzwonić do potencjalnych kontrahentów i zorientować się wstępnie, kto w danej firmie odpowiada za sferę tej działalności do której adresujesz propozycję współpracy. Przedstaw się i porozmawiaj z tą osobą, dowiedz się, czy jest ona zainteresowana Twoimi produktami (usługami), aby Twoje wysiłki nie były daremne. Uzyskaj także zgodę tej osoby na przesłanie oferty e-mailem. Pisząc ofertę najlepiej będzie, jak już na wstępie powołasz się na waszą rozmowę. © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 4 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? Kiedy już znasz konkretną osobę decyzyjną w danej firmie do której wyślesz Twoją ofertę, zrób to na różne sposoby. Wyślij ofertę e-mailem, a drugą kopię pocztą. Takie rozwiązanie zabezpieczy Cię przed tym, że e-mail zostanie przeoczony, albo przesyłka pocztowa gdzieś zabłądzi. W dużych firmach jest z tym różnie. Pamiętaj, aby zaadresować przesyłkę na imię i nazwisko osoby z którą wcześniej rozmawiałeś lub rozmawiałaś i która przypomni sobie waszą rozmowę. Po upływie pewnego czasu (np. tydzień) zadzwoń ponownie i upewnij się, czy oferta dotarła i co kontrahent sądzi na jej temat. W dużych firmach decyzja o skorzystaniu z danej oferty może być podejmowana nawet przez kilka miesięcy, zanim kontrahent na nią odpowie i zdecyduje się z niej skorzystać. Musisz o tym wiedzieć, by nie zniechęcać się. Tak działają duże firmy, ich bezwładność też czasami bywa duża. © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 5 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? List przewodni kluczem do sukcesu Twojej oferty. Przed Twoją ofertą stoi trudne zadanie, aby usunąć już na wstępie naturalny opór kontrahenta przed tym, że chcesz zadbać wyłącznie o swój własny biznes. Biorąc to pod uwagę musisz udowodnić kontrahentowi, tak jak każdemu innemu klientowi do którego kierujesz ofertę, że jesteś w stanie szybko rozwiązać jego problem. Biorąc udział w warsztacie “Jak Stworzyć Ofertę Nie Do Odrzucenia?” nauczyłeś/aś się tworzyć teksty ofert i korzystać z technik, które mają wzmocnić ich działanie. Umiesz także w odpowiedni sposób ukazywać klientom korzyści, dlatego powinieneś / powinnaś wykorzystać tę wiedzę przy pisaniu oferty skierowanej do firm. Kluczową kwestią w skuteczności ofert kierowanych do firm jest list przewodni, który jest swego rodzaju zwiastunem tego wszystkiego, co szczegółowo kontrahentowi przedstawisz w pełnej wersji oferty. Jak więc rozbudzić uwagę kontrahenta, by zechciał poświęcić swój cenny czas przynajmniej na zapoznanie się z listem przewodnim Twojej oferty. O ważności nagłówka oferty i jego wpływu na jej skuteczność nie będę w tym miejscu pisał po raz kolejny. Ważne jest, aby taki nagłówek znalazł się na wstępie listu przewodniego (oraz w polu TEMAT e-maila). Treść nagłówka możesz też nadrukować na kopercie w której przesyłasz do kontrahenta swoją ofertę. Wzmocni to dodatkowo jego ciekawość, jeszcze przed otwarciem przesyłki i przeczytaniem listu przewodniego. © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 6 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? Dobrze już wiesz, po co Ci nagłówek, ale co masz umieścić pod nim. O czym masz napisać w pierwszym akapicie listu przewodniego? Pierwszy akapit listu przewodniego Twojej oferty powinien być przedłużeniem nagłówka. Powinien być wciągający i budzący zaciekawienie, aby klient chciał zapoznać się z dalszą częścią listu. Powinien potwierdzić to czym się firma klienta zajmuje, jakie związane mogą być z tym problemy oraz zwiastować korzyści, które będą przedstawione w dalszej części oferty. Być może zauważyłeś/aś, że w radio, telewizji często informują nas w skrócie, co za kilka minut usłyszymy lub zobaczymy. W ten sposób chcą nas zainteresować i zatrzymać dłużej przy słuchaniu, czy oglądaniu danego programu. Zrób podobnie pisząc list przewodni Twojej oferty. List przewodni jak i całą ofertę skierowaną do danej firmy napisz “ich własnym językiem”. Jeżeli ofertę kierujesz np. do działu kadr, marketingu staraj się nawet skomplikowane zagadnienie techniczne opisać w najprostszy możliwy sposób. Natomiast, gdy ofertę kierujesz bezpośrednio np. do dyrektora finansowego możesz korzystać z terminologii finansowej albo, gdy ofertę kierujesz do szefa informatyków to spokojnie możesz skorzystać z odpowiednich zwrotów informatycznych. Zawsze przed napisaniem oferty do danej firmy zastanów się, kto ją będzie czytał. Jeżeli Twoja firma oferuje prasy krawędziowe to o ich parametrach technicznych możesz napisać już w liście przewodnim jeżeli kierujesz go do szefa produkcji lub dyrektora technicznego zakładu, który zajmuje się obróbką blach. Pamiętaj zawsze o personalizacji oferty, czyli pisz do konkretnej osoby wykorzystując jej imię, nazwisko i stanowisko zajmowane w firmie. Bezimienne oferty mają skuteczność dużo mniejszą od tych, które osobiście kierujesz do konkretnej osoby. © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 7 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? List przewodni oferty kierowanej do osoby, która zna się na zagadnieniach technicznych mógłby brzmieć następująco: Jak duże oszczędności czasu i pieniędzy mogą zagwarantować Pańskiej firmie nowoczesne prasy krawędziowe HPD13965? Szanowny Pan Dyrektor Józef Trzciński, Cieszę się, że czyta Pan w tej chwili ten list. Rozmawialiśmy dzisiaj telefonicznie, iż Pana Firma byłaby zainteresowana ofertą na nowoczesne i wydajne prasy krawędziowe HPD13965 o nacisku 50Mg sterowane cyfrowo, gdyż zamierzacie w najbliższym czasie zmodernizować Wasz zakład obróbki blach. Jestem przekonany, że chciałby Pan otrzymać najlepszą ofertę i uruchomić u siebie w zakładzie prasy krawędziowe, których bezawaryjne działanie przez kilkanaście lat gwarantujemy wysoką jakością tych urządzeń oraz serwisem 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Zatem jeśli poszukuje Pan maszyn produkcyjnych o naprawdę wysokiej wydajności i niezawodności, czy nie byłoby najkorzystniej wybrać taką ofertę? Nasza firma może szybko dostarczyć i zamontować u Pana w zakładzie wybrane urządzenia. Przypuszczam, że lubi mieć Pan duży wybór, dlatego załączam do tego listu szczegółową ofertę techniczno-cenową zawierającą wiele opcji w których występują te urządzenia. W ten sposób może Pan idealnie dopasować nowe maszyny do charakteru produkcji Pańskiego zakładu. W ciągu ostatnich 5 lat zainstalowaliśmy takie prasy krawędziowe w 24 firmach w Europie. Są to między innymi takie firmy jak: firma1, firma2, firma3, firma4, firma5. Firma PRASTRADE, którą reprezentuję posiada wieloletnie doświadczenie poparte stosownymi referencjami i certyfikatami, które może Pan sprawdzić na naszej stronie internetowej www.prastrade.pl Uprzejmie proszę o kontakt pod numerem 523 345 347 lub na e-mail [email protected] , kiedy już zdecyduje się Pan na najbardziej odpowiednia opcję dla Pana firmy. Osobiście polecam opcję trzecią, najczęściej wybieraną przez firmy podobne do Pańskiej . Z poważaniem, Marek Siutak tel. 523 345 347, e-mail [email protected] Szef Działu Sprzedaży PRASTRADE Sp. z o.o., ul. Wirtualna 8, 00-000 Nieistniejów Kapitał .... itd. © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 8 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? Albo przykład listu przewodniego oferty kierowanej do osoby, która nie wymaga poruszania zagadnień technicznych: Jak łatwo zorganizować niecodzienne wydarzenie firmowe? Pani Prezes Anna Domowska, Jeżeli kiedykolwiek zastanawiali się Państwo w Waszej Firmie nad tym, jak zorganizować niecodzienne wydarzenie firmowe, czy profesjonalną imprezę integracyjną na długo zapadającą w pamięci Pracowników i Waszych kluczowych klientów to przypuszczam, że ta oferta spotka się z Państwa dużym zainteresowaniem. Wiem, jak bardzo cenny jest Pani czas, dlatego proszę jedynie o kilkadziesiąt sekund, podczas których postaram się w skrócie przedstawić ogólną ofertę imprez organizowanych przez Autopodróżnicy EVENTS. Bowiem każdą poważną i nowoczesną Firmę taką jak Państwa, nie interesuje już powielanie przestarzałych schematów, a raczej poszukujecie podejścia indywidualnego do wdrożenia Waszych pomysłów i projektów oraz gwarancji, że zostaną one zrealizowane z dbałością o najmniejszy szczegół. Tak naprawdę poszukujecie czegoś mocnego i innowacyjnego. Właśnie dlatego chciałabym przedstawić krótką charakterystykę poszczególnych produktów eventowych, z którą może się Pani szybko zapoznać w załączonym do tego listu katalogu. (plik *.pdf) Kiedy Państwo będziecie zainteresowani wybranymi przez siebie produktami eventowymi proszę zadzwonić tel. +48 793 553 628 lub napisać na adres [email protected] , a wtedy szybko przygotujemy dla Państwa szczegółową ofertę połączoną z wyceną imprezy. Z poważaniem i do usłyszenia, Jolanta Czupik Autopodróżnicy EVENTS - “Kiedy Potrzebujesz Gwarancji Mocnych Wrażeń?” http://www.autopodroznicy.pl Tel.: +48 22 300 00 98 ; +48 12 395 32 74 Kom.: +48 793 553 628 [email protected] © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 9 Jak napisać ofertę skierowaną do firm? P.S. Działamy w oparciu o wieloletnie doświadczenie Autopodróżników - ludzi, którzy jako pierwsi w historii objechali Afrykę dookoła małym samochodem osobowym. Skuteczna współpraca ze sponsorami w realizacji programów sponsorskich zaowocowała stałymi rekomendacjami dla kolejnych partnerów, a zdobyta wiedza przełożyła się na doskonałą skuteczność w organizacji imprez firmowych. P.P.S. W razie jakichkolwiek pytań lub niejasności jesteśmy zawsze do Państwa dyspozycji. Jak widzisz, dobrze napisany list przewodni w ofercie kierowanej do firmy stanowi już sam w sobie skróconą ofertę, zawierającą wszystkie istotne dla kontrahenta informacje, aby go skutecznie przekonać do zapoznania się z Twoją całościową i szczegółową informacją handlową (ofertą właściwą) , a nawet do skorzystania z niej. W przypadku oferty właściwej możesz skupić się jedynie na aspekcie racjonalnym, przedstawiając kontrahentowi fakty, cechy, parametry, ceny, opcje produktów lub usług oraz wynikające z nich korzyści dla firmy klienta. Pamiętaj, zarówno list przewodni, jak i oferta właściwa, które przesyłasz do klientów muszą być przejrzyście skomponowane, starannie wydrukowane, wystarczy dobra drukarka (Twój logotyp, zdjęcia i grafiki w odpowiednio wysokiej rozdzielczości) oraz powinny zawierać wszystkie dane kontaktowe Twojej firmy, które ułatwią z Tobą kontakt zainteresowanych klientów. © 2008 www.DobraStrategia.pl – Łukasz Stokłosa 10
