Broszura FCPK Bytów NL 08.indd - ERP

I F S
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
IFS APPLICATIONS ™ WSPOMAGA PRODUKCJĘ
W FCPK BYTÓW
FCPK Bytów jest producentem elementów ze stali przeznaczonych do form wtryskowych i tłoczników. Produkcja, oparta wyłącznie na polskich technologiach,
odbywa się w dwóch fabrykach zlokalizowanych w Bytowie oraz w Kielcach.
Wdrożenie systemu IFS Applications™ zapewniło usprawnienie i optymalizację
wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.
Spółka FCPK Bytów działa na polskim rynku od 1993 r., specjalizując się od
początku w produkcji elementów ze stali przeznaczonych do form wtryskowych i tłoczników. Warto podkreślić, że wykorzystuje się do tego celu wyłącznie polskie technologie. Firma jako jedyny producent w Polsce dysponuje technologią wylewania tulei z brązem. Głównymi odbiorcami produktów FCPK
Bytów są narzędziownie związane z przemysłem motoryzacyjnym i branżą
AGD, a asortyment obejmuje m.in.:
• korpusy i płyty do form wtryskowych i ciśnieniowych,
• części znormalizowane i specjalnych do form, takie jak: wypychacze, elementy prowadzące, szybkozłącza, multizłącza i inny osprzęt do chłodzenia
form, zamki boczne i zamki górne do form oraz szerokiej gamy innych normalii do form,
• oprawy i płyty do tłoczników i wykrojników,
• części standardowe i specjalne do tłoczników.
Przed wdrożeniem IFS Applications™ w spółce FCPK Bytów działały niezależnie dwa systemy informatyczne: pierwszy był wykorzystywany w obszarze
finansów i sprzedaży, a drugi wspomagał zarządzanie produkcją. Taka sytuacja
wymagała przenoszenia danych z jednego systemu do drugiego, co było bardzo
uciążliwe. Jednak główna przyczyna decyzji o zmianie systemu ERP była czysto
techniczna – fakt zaprzestania serwisowania rozwiązania przez jego dostawcę.
„Brak wsparcia technicznego oraz możliwości uzyskania aktualizacji
w odpowiedzi na zmiany przepisów prawnych spowodował, że wystąpiła
potrzeba zakupu nowego systemu. Ponadto poprzednie rozwiązanie po dziesięciu latach eksploatacji było już przestarzałe technologicznie” – informuje
Sławomir Boniecki, Dyrektor ds. Technicznych w FCPK Bytów.
O FIRMIE FCPK BYTÓW
FCPK Bytów Sp. z o.o. rozpoczęła działalność w 1993 r. Założycielem spółki
jest amerykańska firma Superior Die
Set Corporation z Milwaukee, Wisconsin
– zakład z 85-letnią tradycją w produkcji opraw do tłoczników i wykrojników
oraz korpusów do form. FCPK Bytów
specjalizuje się w produkcji korpusów
i płyt do form wtryskowych i ciśnieniowych, części znormalizowanych i specjalnych do form, opraw i płyt do tłoczników i wykrojników oraz części standardowych i specjalnych do tłoczników.
FCPK Bytów jest największym dostawcą
tego typu wyrobów w Polsce. Ponad
40% produktów eksportuje m.in. do
USA, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch,
Szwajcarii, Szwecji, Finlandii, Czech,
a także na Słowację, Litwę i Ukrainę.
W Polsce firma zatrudnia ponad 220
osób. Od 2011 r. zarządzanie przedsiębiorstwem wspomaga system klasy ERP
– IFS Applications™.
Poszukiwania nowego systemu klasy ERP rozpoczęto w marcu 2009 r.
Zapytanie ofertowe, w którym określono podstawowe wymagania funkcjonalne
rozwiązania, skierowano do największych dostawców na rynku. Odbyły się
pierwsze prezentacje, podczas których zapoznano się z możliwościami poszczególnych systemów.
Fot. FCPK Bytów
WYBÓR IFS APPLICATIONS™
„Bardzo duże znaczenie miała dla nas cena – jako nieduża firma, nie mogliśmy
sobie pozwolić na system bardzo drogi nie tylko przy zakupie, ale i w utrzymaniu. Ważnym aspektem była też łatwość obsługi oraz możliwość wyceny zapasów metodą LIFO, co było niezbędne ze względu na potrzeby księgowości
spółki-matki Superior Die Set Corporation w Stanach Zjednoczonych” – wyjaśnia Sławomir Boniecki. „W rezultacie wybraliśmy trzy rozwiązania spełniające
te warunki. Wśród nich znalazł się system IFS Applications. Po kolejnych rozmowach i negocjacjach cenowych zdecydowaliśmy się na ofertę IFS. Wybraliśmy firmę stabilną, z długą historią na rynku, w przekonaniu, że to na długie
lata zagwarantuje nam wsparcie techniczne i serwis systemu.”
Celem wdrożenia było usprawnienie i optymalizacja procesów biznesowych
w firmie, w szczególności usprawnienie pracy działu finansowego i uproszczenie
działań związanych z przygotowaniem bilansu. Wdrożenie IFS Applications™
miało umożliwić prowadzenie operacji na bieżąco, eliminując konieczność przepisywania danych. Nowy system miał ponadto polepszyć zarządzanie kosztami,
wspomóc planowanie produkcji, ułatwić zarządzanie informacją i podejmowanie
właściwych decyzji biznesowych.
„Naszym założeniem było, by nie wprowadzać modyfikacji do systemu lub
modyfikować go tylko w minimalnym stopniu. Wynikało to z przekonania, że
system, który funkcjonuje od lat w wielu przedsiębiorstwach, jest dobrze zaprojektowany, a jego struktura i filozofia działania wspiera prawidłowy rozwój
przedsiębiorstwa. Chcieliśmy od początku dostosować nasze procesy biznesowe
do wymagań nowego systemu i jego struktury, tak żeby system był wyznacznikiem działania naszych procesów, a nie odwrotnie” – mówi Sławomir Boniecki.
WDROŻENIE SYSTEMU
Pierwsze spotkanie z konsultantami IFS odbyło się w kwietniu 2010 r. Powołano
grupę wdrożeniową, w skład której weszli liderzy zespołów z poszczególnych
obszarów działalności przedsiębiorstwa: finansów, dystrybucji, produkcji oraz
logistyki. Te osoby współpracowały z konsultantami IFS nad przygotowaniem
projektu wdrożenia i były odpowiedzialne za późniejsze przeszkolenie swoich
pracowników.
Wdrożenie trwało osiem miesięcy – od kwietnia do grudnia 2010 r., z przerwą wakacyjną. System wdrażano jednocześnie w centrali w Bytowie oraz
oddziale w Kielcach. W tym czasie w centrali w Bytowie powstała nowa serwerownia, którą wyposażono od podstaw w nowy sprzęt, m.in. zaawansowane
serwery IBM. Start produkcyjny systemu nastąpił w styczniu 2011 r.
„Wiedzieliśmy, że samo wdrożenie nie rozwiąże naszych problemów, bowiem
system wymaga danych. Przygotowywaliśmy się więc wcześniej, żeby zdążyć
na czas z danymi produkcyjnymi, takimi jak marszruty technologiczne. Trzeba
też było zdefiniować, jakie są wymagania dla poszczególnych stanowisk pracy
i jakie normatywy należy im przypisać w celu prawidłowego planowania obciążenia maszyn i pracowników. Te dane należało wprowadzić do systemu,
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
Fot. FCPK Bytów
I F S
by potem można było je kontrolować, zarządzać nimi i planować produkcję”
– wyjaśnia Sławomir Boniecki.
Niestety, okazało się, że w starym systemie było dużo błędów. Żeby zapewnić prawidłową migrację danych, trzeba było przeprowadzić najpierw dokładną
ich weryfikację, co zajęło zespołowi wdrożeniowemu sporo czasu.
„Zdecydowaliśmy, że ze względu na presję czasu wprowadzimy tylko dane,
które są niezbędne w nowym systemie do utrzymania produkcji. Przygotowaliśmy tylko standardowe marszruty różnych materiałów, rezygnując tymczasowo
z wprowadzania marszrut alternatywnych. Zrezygnowaliśmy ponadto z wielu
danych historycznych, które nie były istotne z punktu widzenia standardowej
produkcji. Dzięki temu zdążyliśmy na czas” – informuje Sławomir Boniecki.
Gdy prace były już prawie na ukończeniu, pojawił się jeszcze jeden niewielki
problem. Okazało się, że szablony raportów, np. faktur, kwitów kompletacyjnych
i innych dokumentów, które otrzymują klienci FCPK Bytów, trzeba było przystosować do dotychczasowej postaci, do której byli przyzwyczajeni klienci.
„Zmiana była potrzebna dlatego, żeby klienci nie odczuli, że coś się u nas zmieniło. W rozwiązaniu tej kwestii bardzo nam pomogli konsultanci IFS” – mówi
Sławomir Boniecki.
Procesy biznesowe w FCPK Bytów zostały dostosowane do systemu ERP.
Wprowadzono tylko lekkie modyfikacje usprawniające pracę, takie jak np. stworzenie nowego okna do raportowania produkcji, by wyglądem przypominało
dotychczasowe, znane pracownikom z działu produkcji. Zdaniem Sławomira
Bonieckiego, ważne jest to, że po wdrożeniu systemu informacja przepływa między procesami i każdy etap procesu można dokładnie sprawdzić. Pracownikom
przybyło wprawdzie obowiązków ze względu na konieczność wprowadzania
danych, ale w efekcie przyniosło to korzyści – zapewniło przejrzystość wszystkich operacji, dało możliwość szybkiego wykrycia miejsca i przyczyny błędów
czy nieprawidłowości i wreszcie, co równie ważne, zmniejszyło „papierologię”.
W FCPK Bytów wdrożono IFS Applications™ wraz z nowym interfejsem
użytkownika IFS Enterprise Explorer. (IFS EE). Warto podkreślić, że to jedno
z pierwszych wdrożeń rozwiązania IFS EE w Polsce. Nowy interfejs, działający
na zasadzie przeglądarki internetowej, jest bardzo przyjazny dla użytkownika,
a jego intuicyjność i łatwość użycia przekłada się na większą efektywność pracy.
Zdaniem Sławomira Bonieckiego, już z perspektywy kilku miesięcy widać,
że decyzja o wdrożeniu rozwiązania najnowszej generacji z interfejsem
IFS Enterprise Explorer była właściwa.
OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI
Jedną z głównych korzyści z wdrożenia IFS Applications™ jest usprawnienie
obiegu informacji w przedsiębiorstwie. Wyeliminowana została konieczność
przepisywania danych z jednego systemu do drugiego, co bezpośrednio przełożyło się na oszczędność czasu i papieru. Wszelkie informacje są dostępne dla
uprawnionych pracowników w czasie rzeczywistym.
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
Fot. FCPK Bytów
I F S
„Mamy obecnie lepsze możliwości
zarządzania finansami, na bieżąco
widzimy w systemie wszystkie
wydatki, mamy dostęp do pełnych
danych z obszaru finansów,
logistyki i magazynu”
Sławomir Boniecki,
Dyrektor ds. Technicznych
w FCPK Bytów Sp. z o.o.
IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o., 2011
I F S
Kolejna korzyść to znaczne skrócenie czasu tworzenia bilansu. Księgowość
na bieżąco ma zapewniony dostęp do danych. Dzięki temu bilans powstaje
obecnie w ciągu godzin, podczas gdy wcześniej zajmowało to nawet kilka dni.
„Mamy obecnie lepsze możliwości zarządzania finansami, na bieżąco widzimy w systemie wszystkie koszty, mamy dostęp do pełnych danych z obszaru
finansów, logistyki, magazynu. Kadra kierownicza może obserwować przebieg
procesów w jednym systemie, w łatwy sposób można prześledzić całą ścieżkę
każdego niemal działania” – informuje Sławomir Boniecki. „Na początku pewnym utrudnieniem było dla nas to, że system ze względu na swoją strukturę
wymaga wprowadzania bardzo dużej ilości danych. Żeby je wprowadzić,
potrzebny jest czas, a wiadomo, czas to pieniądz. Jeśli jednak patrzymy na to
od strony przebiegu procesów, to korzyść jest duża, bo dzięki temu mamy
strukturę, która niweluje chaos, doraźne działania czy ukrywanie pomyłek
– każde działanie jest widoczne od razu w systemie, a wszystkie ścieżki można
dokładnie sprawdzić. To duży plus.”
W FCPK Bytów system wspomagający zarządzanie IFS Applications™ objął
produkcję, dystrybucję, finanse oraz zasoby ludzkie i płace. Umowa obejmowała również zakup komponentu do harmonogramowania produkcji z ograniczeniami, ale nie został on jeszcze wdrożony. Kierownictwo FCPK Bytów wychodzi
bowiem z założenia, że wcześniej trzeba w organizacji przeprowadzić zmiany,
które pozwolą na ustabilizowanie procesów i zweryfikowanie wprowadzonych
danych technologicznych, umożliwiając skuteczne planowanie produkcji.
„Zależy nam na tym, żeby wartość dodana z harmonogramowania produkcji
była jak największa, a to oznacza, że będą konieczne zmiany organizacyjne.
Specyfika produkcji w każdym z naszych zakładów jest inna. Ze względu na
profil produkcji przygotowanie technologii marszrut zupełnie inaczej przebiega
w Bytowie, a inaczej w Kielcach. Ponadto w zakładzie w Bytowie procesy produkcyjne są zróżnicowane – dla przykładu wykorzystuje się tu 10 rodzajów stali, a każdy z nich jest poddawany innej obróbce. Każda marszruta wygląda inaczej, do tego dochodzi jeszcze produkcja jednostkowa na specjalne zamówienia.
Sposobem na zwiększenie możliwości planowania mogłoby być ograniczenie
produkcji jednostkowej i skupienie się na produkcji wyrobów standardowych”
– podsumowuje Sławomir Boniecki.
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
KORZYŚCI Z WDROŻENIA
IFS APPLICATIONS™:
•
Dostęp w czasie rzeczywistym
do informacji o produkcji
•
Szybki dostęp do informacji
zarządczej
•
Lepsze wykorzystanie systemu
w procesie planowania
•
Lepsze zarządzanie kosztami
•
Sprawna inwentaryzacja
magazynów
•
Zamknięcie miesiąca w ciągu dnia
•
Efektywniejsze zarządzanie
utrzymaniem ruchu
MODUŁY IFS APPLICATIONS ™:
•
IFS Finanse™
•
IFS Dystrybucja™
•
IFS Produkcja™
•
IFS Zasoby Ludzkie™
•
IFS Płace™
Liczba użytkowników: 50
IFS Poland • ul. M. Flisa 4 • 02-247 Warszawa • tel. +48 22 577 46 00 • faks +48 22 577 46 01 • e-mail: [email protected] • www.IFSWORLD.com