pobierz

Transkrypt

pobierz

Załącznik nr 1
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
do SIWZ dla WFOŚiGW w Gdańsku
1. Minimalne wymagania do przedmiotu zamówienia
1.1. Dostawa, wdrożenie i dostosowanie oprogramowania ZSI
Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu informatycznego, jego dostosowanie w celu uzyskania
Zintegrowanego Systemu Informatycznego oraz jego wdrożenie, świadczenie usług utrzymania w
oparciu o infrastrukturę Zamawiającego, wraz z udzieleniem licencji i przeszkoleniem pracowników, oraz
dokonaniem niezbędnej integracji z aktualnie eksploatowanym oprogramowaniem wspierającym
zarządzanie Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku
a)
Dostawa, dostosowanie i wdrożenie oprogramowania ZSI oznacza całokształt prac podjętych przez
WYKONAWCĘ w celu doprowadzenia do samodzielnej eksploatacji ZSI przez pracowników
ZAMAWIAJĄCEGO; czynności mające na celu wdrożenie ZSI: wykonanie analizy przedwdrożeniowej,
dokumentacji, dostarczenie instrukcji użytkownika, dopisanie niezbędnych programów, wykonanie
implementacji i modyfikacji oprogramowania ZSI i przetestowanie oprogramowania ZSI.
b) Licencje na oprogramowanie będą bezterminowe.
c)
Minimalna ilość dostarczonych licencji dla ZSI to 60. Obecna ilość użytkowników to 56, spośród których
zostanie wybranych 4 administratorów. Szacowany roczny przyrost około 1-3 użytkowników.
d) ZAMAWIAJĄCY musi być uprawniony do korzystania z Oprogramowania zgodnie z jego
przeznaczeniem, tj. w zakresie funkcjonalnym ustalonym w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia
e)
Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) składać się będzie z następujących modułów, do których
wymagania zostały opisane w punkcie drugim – specyfikacja wymagań funkcjonalnych:
 Moduł Dofinansowania
 Moduł Pożyczki
 Moduł Zarząd i Rada Nadzorcza
 Moduł Analizy i Raporty
 Moduł Sekretariat
f) WYKONAWCA zobowiązany jest do przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej funkcjonalności dla
każdego modułu
g) WYKONAWCA zobowiązany jest do wykonywania prac wdrożeniowych zgodnie z harmonogramem
opisanym w Załączniku 2 do Projektu umowy
1.2. Szkolenie pracowników
W ramach projektu dostawy ZSI dostawca musi przeprowadzić następujące szkolenia :
a)
Szkolenie dla użytkowników - minimum 72 godziny szkolenia dla użytkowników oferowanego Systemu
w grupach nie większych niż 5 osób, przeprowadzone w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO. Szkolenia
powinny być podzielone i dostosowane do ról wykorzystywanych w systemie. WYKONAWCA
powinien przygotować materiały oraz część warsztatową, na której uczestnicy sami powinni wykonywać
działania w systemie.
1/23
Załącznik nr 1
b) Dodatkowo szkolenie dla administratorów - minimum 20 godzin szkolenia
administratorów oferowanego Systemu, przeprowadzonych w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO.
dla
Szkolenie ma być przeprowadzone na danych dostarczonych przez ZAMAWIAJĄCEGO.
1.3. Dostarczenie dokumentacji powykonawczej
a) Dokumentacja musi zostać dostarczona w języku polskim
b) Instrukcja obsługi oprogramowania – opisuje prawidłowy sposób użytkowania sytemu. Instrukcja
powinna zawierać opis funkcjonalności z podziałem na moduły i role. Dokument ten powinien również
zawierać opisy ścieżki (krok po kroku) najpopularniejszych czynności wykonywany przez daną rolę
w szczególności:
c)

Instrukcja dodawania wniosków

Instrukcja dekretacji przelewu bankowego

Instrukcja generowania raportów

Instrukcja eksportu do MS Excel

Instrukcja oceny wniosku (formalnej i merytorycznej)

Instrukcja generowania dokumentów seryjnych
Instrukcja administracji systemu – opisująca prawidłowy sposób administrowania systemem.
Instrukcja powinna w szczególności uwzględniać:

Instrukcja modyfikacji szablonów dokumentów – opis procedury modyfikacji szablonów
dokumentów wraz ze zmiennymi możliwymi do zastosowania

Instrukcja tworzenia szablonów raportów – opis procedury dodawania/modyfikacji szablonów
raportów w module raportów i analiz (powinien być on wyodrębniony z instrukcji ogólnej)

Instrukcja zarządzania formularzami (np. oceny)

Instrukcja zarządzania elementami słownikowymi

Instrukcja zarządzania użytkownikami

Instrukcja zarządzania uprawnieniami

Instrukcja tworzenia i przywracania kopii bezpieczeństwa systemu

Wytyczne konfiguracyjne dla środowiska systemowego oraz procedurę odtworzeniową każdego
z użytych systemów (baza danych, serwer aplikacji)
d) Opis struktury bazy danych - pełen opis struktury bazy danych wraz z jej charakterystyką
e)
Prezentacje i materiały wykorzystane podczas szkolenia – WYKONAWCA zobowiązany
jest do przekazania informacji szkoleniowych na potrzeby ZAMAWIAJĄCEGO
f)
Rejestr działań objętych gwarancją – wykaz elementów podlegających gwarancji oraz zadań
wykonywanych w ramach gwarancji
g) Dokument opisujący procedury awaryjne w przypadku problemu z dostępem zdalnym do ZSI
2/23
Załącznik nr 1
1.4. Migracja danych z aktualnych systemów
a)
Do zakresu migrowanych danych należą aktualnie obowiązujące szablony dokumentów, obowiązujące
raporty oraz aktualne dane dotyczące wniosków, umów, pożyczek oraz Beneficjentów.

Około 50 szablonów dokumentów (dokumenty MS Office lub Works)

Około 20 predefiniowanych raportów i analiz (na bazie raportów z MS Excel i Works)

Około 1000 aktywnych wniosków i umów w toku, nie będących pożyczkami. Dane te są
przenoszone z kilku baz rozproszonych programu Works oraz arkuszy MS Excel

Około 250 aktywnych pożyczek. Dane te są przenoszone z kilku baz programu Works oraz
wielu arkuszy MS Excel (każda pożyczka ma jeden arkusz).
b) WYKONAWCA zobowiązany jest uzupełnić aktualnie obowiązujące słowniki.
c)
WYKONAWCA powinien w uzgodnieniu z ZAMAWIAJĄCYM przygotować wymagane grupy
uprawnień dla środowiska produkcyjnego.
1.5. Integracja ZSI
a)
Integracja z systemem bankowym
Jednostronna integracja ZSI z systemem bankowym (w szczególności Bank Gospodarki Krajowej) polega na
automatycznym (raz dziennie) oraz ręcznym (wywołana przyciskiem z pliku) pobieraniu wyciągów bankowych
do systemu w celu dalszej edycji oraz wprowadzeniu tych danych do systemu ZSI.
b) Integracja z systemem finansowo-księgowym SAGE Symfonia
Jednostronna integracja ZSI z systemem finansowo-księgowym SAGE Symfonia, polegająca na automatycznym
(raz dziennie) i ręcznym (wywoływanym przyciskiem) generowaniu pliku zgodnego z szablonem i
wymaganiami programu SAGE Symfonia opisanymi szczegółowo w podręczniku użytkownika SAGE Symfonia
w rozdziale 7-1 Wymiana danych (tytuł podręcznika: Am_FK_Podręcznik – który jest w posiadaniu
ZAMAWIAJĄCEGO).
ZSI powinien prowadzić rejestr wygenerowanych plików (data, godzina, nazwa pliku) oraz wysyłać informacje
email na adres podany przez ZAMAWIAJĄCEGO, jeżeli generowanie nie powiodło się.
c)
Integracja z systemem Active Directory
WYKONAWCA powinien zapewnić możliwość logowania się do systemu danymi domenowymi
przechowywanymi w systemie Active Directory.
1.6. Świadczenie serwisu gwarancyjnego
WYKONAWCA udziela ZAMAWIAJĄCEMU gwarancji na okres nie krótszy niż 12 miesięcy od dnia podpisania
protokołu odbioru końcowego ZSI na poprawne wykonanie i funkcjonowanie ZSI oraz gwarantuje, że wszystkie
nośniki oprogramowania, oprogramowanie ZSI oraz wykonane instalacje są̨ odpowiedniej jakości, reprezentują
najnowsze wersje, działają poprawnie, cechują się stabilnością i nie posiadają̨ wad fizycznych i prawnych.
3/23
Załącznik nr 1
1.7. Świadczenie usług utrzymania
a) WYKONAWCA zobowiązany jest świadczyć 20 godzin w miesiącu w ramach usługi utrzymania.
b) W ramach świadczenia usługi utrzymania WYKONAWCA zobowiązuje się do:
 zapewnienie pełnego nadzoru nad systemem w początkowej fazie jego eksploatacji
 bieżących modyfikacji oprogramowania ZSI wynikających ze zmian przepisów prawa polskiego,
UE wraz z wytycznymi do tych przepisów w zakresie niezbędnym do prawidłowego
funkcjonowania, wraz z instalacją w ZSI w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO;
 aktualizacji dokumentacji użytkowej jeżeli zmiany przepisów prawnych wpływają̨ na zmianę̨
interfejsu oprogramowania ZSI;
 modyfikacji wszelkich wzorców wydruków, formularzy i szablonów;
 modyfikacji słowników zawartych w oprogramowaniu ZSI;
 dostarczania nowych wersji i poprawek wdrożonego oprogramowania ZSI;
 dostarczania nowych wersji ZSI, bazy danych oraz oprogramowania narzędziowego;
 dostarczania zmian dokumentacji do nowych wersji oprogramowania ZSI;
 dostarczania aktualnej dokumentacji technicznej oraz dokumentacji użytkownika do nowych
wersji oprogramowania ZSI;
 usuwania Awarii oprogramowania ZSI;
 usuwanie Błędów i Usterek oprogramowania ZSI;
 wymiany wadliwego oprogramowania wraz z nośnikiem na nowe;
 naprawy bazy danych oraz konfiguracji serwerów;
 zabezpieczenia ZSI i jego danych w przypadku awarii - backup;
 bieżącej pomocy w zakresie diagnozy problemów w eksploatacji ZSI;
 kontroli danych i ich spójności oraz uzgadnianie danych zawartych w ZSI;
 świadczenia serwisu w zakresie bazy danych oraz oprogramowania narzędziowego;
 świadczenia usługi merytorycznego wsparcia poprzez telefoniczne Biuro Obsługi Klienta (w
godz. 7:30-15:30 w dniach od poniedziałku do piątku) w zakresie wszystkich systemów lub
modułów tworzących ZSI jak i bazy danych.
c) Czas reakcji serwisu na zgłoszenie wynosi 2 godziny (powiadomienie pisemne lub za pośrednictwem
poczty elektronicznej o przyjęciu zlecenia)
d) WYKONAWCA zobowiązuje się̨ dokonać naprawy ZSI w następujących terminach:
 w razie Awarii - niezwłocznie a najdalej w terminie do 4 godzin od momentu zgłoszenia drogą
elektroniczną lub faksem;
 w razie Błędu - niezwłocznie a najdalej w terminie 3 dni roboczych od daty pisemnego
zgłoszenia;
 w razie Usterki - niezwłocznie a najdalej w terminie 15 dni roboczych od daty pisemnego
zgłoszenia.
e) ZAMAWIAJĄCY awarię, błąd lub usterkę rozumie w następujący sposób:
 Awaria Oprogramowania - niesprawność
uniemożliwiająca pracę w ogóle lub
uniemożliwiająca realizację głównego procesu objętego przez ZSI; jest to niesprawność, dla
której nie ma możliwości obejścia,
 Błąd Oprogramowania - niesprawność uniemożliwiająca wykorzystanie jednego modułu lub
funkcji w module, która uniemożliwia obsługę̨ części działalności operacyjnej
ZAMAWIAJĄCEGO, lecz nie powoduje przerwy w jego działaniu,
 Usterka Oprogramowania - działanie modułów niezgodne z właściwą dokumentacją nie
będące Awarią ani Błędem,
4/23
Załącznik nr 1
2. Specyfikacja wymagań funkcjonalnych ZSI
Wymagania dotyczące ZSI zawarte w poniższym załączniku są bezwzględnie wymagane.
2.1. Ogólne wymagania funkcjonalne i techniczne
Parametry bezwzględnie wymagane
WO 1
System i jego nowe wersje oraz dokumentacja mają być dostarczone w wersji polskojęzycznej
WO 2
System musi być ściśle dostosowany do polskiego ustawodawstwa i charakteru działalności
Funduszu
WO 3
Wszystkie moduły Systemu muszą być napisane w tej samej technologii
WO 4
System na etapie wdrożenia i szkolenia musi mieć skonfigurowaną i działającą bazę testową,
która będzie odpowiednikiem bazy produkcyjnej. Baza taka posłuży użytkownikom systemu
do testów
WO 5
System ma umożliwiać zachowania bezpieczeństwa komunikacji ZSI – dotyczy to przesyłania
informacji przez sieci publiczne z wykorzystaniem mechanizmu szyfrowania
WO 6
System ma być zaprojektowany z zastosowaniem logicznego modelu 3-warstwowego



Warstwa bazy danych
Warstwa logiki biznesowej
Warstwa prezentacyjna (interfejs użytkownika)
WO 7
System ma mieć strukturę trójwarstwową, złożoną z warstw: prezentacji, aplikacji i bazy
danych. Warstwa prezentacji systemu (interfejs użytkownika) musi być dostępna w
konfiguracji „cienkiego klienta” w przeglądarce internetowej bez konieczności instalowania
dodatkowego oprogramowania.
WO 8
Warstwa Bazy Danych oraz warstwa logiki biznesowej Systemu musi w całości być
zainstalowana na wewnętrznych serwerze ZAMAWIAJĄCEGO.
WO 9
Warstwa Bazy Danych musi być bazą SQL i zapewnić:




WO 10
Relacyjność
Integralność danych
Pełną kontrolę transakcji
Skalowalność
Wzajemne współdziałanie modułów poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnej
Bazy Danych.
5/23
Załącznik nr 1
WO 11
System musi zapewnić odporność struktur danych (baz danych) na uszkodzenia oraz
odtwarzanie ich zawartości i właściwego stanu, jak również wykonania ich kopii bieżących
przez przeszkolonych administratorów ZAMAWIAJĄCEGO
WO 12
System musi zapewniać sprawny i bezpieczny mechanizm wykonywania kopii bezpieczeństwa.
WO 13
System powinien automatycznie generować kopie bezpieczeństwa, dodatkowo przechowywać
kopie z siedmiu ostatnich dni oraz 12 pełnych kopi miesięcznych wykonanych w wybrany dzień
miesiąca.
WO 14
System musi działać stabilnie na stanowiskach
MS Windows XP Professional SP3 i nowszej
WO 15
System ma umożliwić stabilne działanie w co najmniej następujących przeglądarkach:


z
systemem
operacyjnym
Internet Explorer 9 - zaktualizowany do najnowszej wersji
Internet Explorer 11 - zaktualizowany do najnowszej wersji
WO 16
Autentyfikacja użytkownika do systemu wraz z kontrolą uprawnień zintegrowana z Active
Directory
WO 17
System ma umożliwiać eksport dowolnych informacji zawartych ZSI i jego bazie danych do
arkusza kalkulacyjnego MS Excel (format xls(x) lub równoważny). Oczekuje się ponadto by
eksport taki był obsługiwany wg następujących sposobów:
z możliwością definiowania i zapamiętania w systemie ZSI stałego szablonu z możliwością
bieżącego jednorazowego definiowania zakresu eksportu danych
WO 18
System musi obsługiwać drukarki atramentowe, laserowe oraz igłowe
WO 19
Przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym (Real Time Processing) z kontrolą dostępu do
pojedynczego rekordu przez więcej niż jeden proces (proces lub użytkownika)
WO 20
Praca w czasie rzeczywistym – każde działanie podjęte w programie ma swoje odzwierciedlenie
w całym systemie.
WO 21
Wykonywanie archiwizacji musi być możliwe w czasie normalnej pracy systemu
WO 22
Wielopoziomowy system uprawnień umożliwiający dostęp określonym grupom do
określonych funkcjonalności, katalogów oraz kategorii danych wraz z określonymi prawami do
działania (tworzenie, edycja, podgląd, usuwania). Jeden użytkownik może być członkiem wielu
grup.
WO 23
Administrator ma możliwość tworzenia/zarządzania/usuwania grup uprawnień z dostępami do
konkretnych funkcjonalności oraz katalogów (odczyt, zapis i modyfikacja).
WO 24
Administrator ma możliwość przypisywanie/usuwania użytkowników z wcześniej stworzonych
grup
WO 25
System ma umożliwiać łatwą i jednoznaczną identyfikację użytkowników wykonujących
czynności w systemie.
6/23
Załącznik nr 1
WO 26
System ma umożliwiać odtworzenie pełnej historii aktywności użytkownika w systemie w
dowolnym (wybranym) okresie
WO 27
System ma umożliwiać dokonywanie korekt wprowadzanych danych i załączników
z zachowaniem historii zmian. Wprowadzanie zmian danych jest osobną grupą uprawnień.
WO 28
System ma umożliwiać stosowanie zaawansowanych mechanizmów wyszukiwania danych (ze
względu na wartości kilku pól)
WO 29
System ma umożliwiać skanowania dokumentów, danych multimedialnych np. umowa,
wniosek i przechowywanie ich postaci źródłowej w bazie danych.
WO 30
System ma umożliwiać edytowanie listy słownikowych (zarządzanie elementami w liście)
WO 31
System ma posiadać wbudowany kalendarz pozwalający na definiowanie dni roboczych i tym
samym na automatyczne przeliczanie terminów realizacji określonych czynności.
WO 32
System musi posiadać raport logowań użytkowników
WO 33
System ma umożliwiać automatyczne zamykanie sesji po upływie czasu określonego w
konfiguracji, od przerwania pracy, bez konieczności wylogowania się.
WO 34
System ma posiadać mechanizmy ograniczające ryzyko wprowadzenia nieprawidłowych
danych – walidacja wartości: krzyżowa, logiczna i rachunkowa. System ma wymagać wpisania
wartości zgodnie z ustalanymi formatami (np. nazwa, data, kwota, NIP)
WO 35
System ma umożliwiać wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych
źródłowych np. podczas przygotowania umowy zaciągane są dane wprowadzone wcześniej w
rejestracji wniosku.
WO 36
System ma umożliwiać automatyczne rejestrowanie i śledzenie zmian załączników. Program
ma zapewnić, że załączniki nie będą mogły zostać usunięte lub zmodyfikowane bez
pozostawienia wyraźnego śladu.
WO 37
System odpowiada warunkom technicznym oraz pozwala na adaptację warunków
organizacyjnych (przy jego eksploatacji), jakie powinny spełniać systemy informatyczne
przetwarzające dane osobowe – zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (t.j. Dz. U. z 2014r., poz.1182 z późn zm.) i z rozporządzeniami wykonawczymi do
niej.
WO 38
System ma umożliwiać zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem, które musi
funkcjonować na poziomie klienta (aplikacji) i serwera (serwer baz danych)
WO 39
Wymagania dotyczące interfejsu użytkownika:



interfejs powinien być intuicyjny i ergonomiczny (uporządkowanie pól zgodne z
kolejnością i częstością wypełniania, optymalna liczba okien wymaganych do
zrealizowania funkcji),
komendy i komunikaty dla użytkownika powinny być czytelne i w języku polskim,
obsługiwany przy pomocy myszy i klawiatury,
7/23
Załącznik nr 1






jednolity wygląd ekranów (uporządkowanie pól, umieszczenie przycisków, opisy pól
w ustalonej konwencji),
jednolite działanie typowych funkcji (wyszukiwanie, sortowanie, przeglądanie,
drukowanie itp.) dostępnych z różnych ekranów,
w przypadku istotnych operacji na danych (np. usuwanie danych) wskazana jest
możliwość potwierdzania zamiaru wykonania operacji,
mechanizmy podpowiedzi do wszystkich pól,
wyposażony w pomoc kontekstową (tzw. Help) zawierającej zrozumiały i czytelny
opis funkcjonowania modułów ZSI z elementami opisu merytorycznego zagadnienia.
Pomoc podręczna powinna być dostępna przy każdej formatce/ekranie ZSI. Sposób jej
uruchamiania winien być ujednolicony w ramach całego ZSI.
komunikaty o błędach lub nieprawidłowościach działania systemu powinny być
wyświetlane w języku polskim sformułowane w sposób zrozumiały dla użytkownika.
WO 40
System ma umożliwiać generować powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach (np.
przypomnienie o zbliżającym się terminie lub zaplanowanych zdarzeniach, brak wpłaty etc.)
która zależy od określonych pól w zapisanym rekordzie umożliwiając automatyczne wykonanie
akcji: wysłanie poczty elektronicznej o konfigurowalnej treści (zwracającej określenia będące
wartościami pól ZSI) oraz wyświetlanie pop-up
WO 41
System ma umożliwiać obsługę zdalnego usuwania błędów technicznych systemu ZSI. Dotyczy
to dwóch sytuacji:


usuwanie błędów w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO,
usuwanie błędów zdalnie z siedziby Wykonawcy.
WO 42
W ramach ujednoliconego interfejsu oczekuje się możliwości zaznaczania, kopiowanie oraz
wklejania dowolnych fragmentów tekstu.
WO 43
Oczekuje się, by ZSI oferował techniczną możliwość jednoczesnego uruchamiania systemu na
dowolnej ilości stacji roboczych w ramach WFOŚiGW (w ramach całkowitej ilości
posiadanych licencji).
WO 44
System ma zapewnić jednoznaczne informacje o wyjątkach pozwalających administratorowi na
odpowiedną reakcję.
WO 45
System ma zawierać mechanizmy typu listy pojedynczego wyboru, listy wielokrotnego
wyboru, „radio buttons”, kalendarz i „checkbox”
WO 46
System zostanie uruchomiony w środowisku zwirtualizowanym składającym się z dwóch
serwerów oraz współdzielonej macierzy dyskowej. Każdy z serwerów posiadać będzie dwa
fizyczne procesory (gniazda). Zasoby w.w serwerów będą współdzielone, z innymi systemami
eksploatowanymi przez Zamawiającego, z wykorzystaniem hiperwizora.
WO 47
Zamawiający przewiduje uruchomienie systemu ZSI w konfiguracji Active-Failover, tzn.
maszyny wirtualne wykorzystywane przez system ZSI będą uruchomione jedynie na jednym
wyznaczonym serwerze.
8/23
Załącznik nr 1
W przypadku awarii serwera wyznaczonego, maszyny wirtualne wykorzystywane przez
system ZSI zostaną awaryjnie uruchomione na drugim serwerze do czasu przywrócenia
poprawności działania serwera wyznaczonego.
Zamawiający dopuszcza określenie limitów czasowych oraz ilościowych przełączania
awaryjnego, dla zadanej skali np.: miesiąca lub roku.
2.2. Moduł Dofinansowania
MD 1
System ma umożliwiać graficzne narzędzie służące do definiowania procesów definiujących
obiegi dokumentów oraz jego punktów kontrolnych (etapy zawierają pola i zadania, które muszą
zostać wykonane, by przejść do następnego etapu)
MD 2
System ma umożliwiać tworzenie nowych tabel, rejestrów i formularzy, które mogą korzystać z
istniejących w bazie pól. Tworzenie nowej tabeli, rejestru lub formularza może wiązać się z
pracami programistycznymi.
MD 3
System ma umożliwiać dodawanie pól do tabel, rejestrów i formularzy w systemie oraz bazie
danych. Pola te mogą być różnej zawartości (np. lista, pole tekstowe, checkbox, data, liczbowe,
załącznik, tagi, etc.) Dodawanie pól może wymagać prac programistycznych.
MD 4
System ma umożliwiać stosowanie uproszczonych procesów obiegu dokumentów dotyczących
wniosków i umów
MD 5
System ma umożliwiać tworzenie punktów kontrolnych (etapy) w procesie obiegu dokumentów,
bez których użytkownik nie może przejść dalej (istnieją specjalne uprawnienia pozwalające na
wyjątki)
MD 6
System ma umożliwiać tworzenie i modyfikację grup uprawnień (osób) upoważnionych do
wykonania określonych czynności
MD 7
System ma umożliwiać monitorowanie stanu realizacji wniosków /umów oraz nadawanie
statusów
MD 8
System ma umożliwiać bieżącą zmianę statusu wniosku/umowy uprawnionym pracownikom.
MD 9
System ma umożliwiać wykorzystanie centralnej bazę danych zawierającej wszelkie informacje
o realizacji wniosków/umów oraz o wnioskodawcach/beneficjentach
MD 10
Informacje zawarte w centralnej bazie danych mają być dostępne dla poszczególnych
pracowników zgodnie z rolami zdefiniowanymi w systemie
9/23
Załącznik nr 1
MD 11
System ma umożliwiać przechowywanie w centralnej bazie danych dokumentów elektronicznych
(pliki MS Office, MS Works, zeskanowane dokumenty, zdjęcia itp.) związanych z danym
wnioskiem/umową
MD 12
System ma umożliwiać dołączanie dokumentów elektronicznych (załączników) na dowolnym
etapie realizacji wniosku/umowy oraz kierowanie informacji o nich do pracownika, który zajmuje
się daną sprawą. Każda sprawa może posiadać wiele załączników. Jeden wpływający dokument
może być przyporządkowany do kilku spraw
MD 13
System ma wiązać logicznie wszystkie dokumenty, które dotyczą konkretnej sprawy na
wszystkich etapach jej realizacji
MD 14
System ma umożliwiać opatrywanie załączanych dokumentów elektronicznych komentarzami.
MD 15
System ma umożliwiać dodawanie do bazy danych informacji wynikających z różnych
załączanych skanów dokumentów w taki sposób, by były one widoczne przez system i służyły
generowaniu odpowiednich alertów, opisanych w wymaganiach ogólnych (np. alert o
zbliżającym się terminie utraty ważności zabezpieczenia)
MD 16
System ma umożliwiać dołączania formularzy oceny merytorycznej i oceny formalnej w postaci
załączników oraz oznaczenie w systemie wyników oceny (pozytywna/negatywna ocena)
MD 17
System ma umożliwiać rejestrację i ewidencję wniosków o dofinansowanie, w szczególności
następujących danych (nie wszystkie dane uzupełniane są podczas rejestracji):























Numer wniosku
Nazwę wniosku
Nr działu zgodny ze Strukturę działów Preliminarza
Wnioskodawca
Forma dofinansowania (pożyczka, dotacja, dopłata - pole słownikowe),
Dziedzina dofinansowania (zgodnie ze Strukturą działów Preliminarza pole
słownikowe),Charakter zadania (inwestycyjne, bieżące - pole słownikowe),
Data przyjęcia wniosku przez Sekretariat
Data wprowadzenia wniosku do systemu
Kwoty (koszt kwalifikowany zadania, wnioskowane dofinansowanie)
Lokalizacja zadania
Status
Imię i nazwisko pracownika przyjmującego
Imię i nazwisko pracownika wprowadzającego wniosek do systemu
Imię i nazwisko pracownika monitorującego sprawę
Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej
Numer umowy i data zawarcia umowy,
Termin zakończenia realizacji zadania,
Termin osiągnięcia efektu ekologicznego
Wielkość planowanego i osiągniętego efektu ekologicznego,
Aneksy do umowy,
Rozliczenie końcowe i jego termin, planowany i rzeczywisty,
Termin rozliczenia/udokumentowania efektu ekologicznego i rzeczowego
Data wpływu wniosku o umorzenie,
10/23
Załącznik nr 1






Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej dotyczącej umorzenia,
Kwota umorzenia i data umorzenia,
Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej o wypowiedzeniu umowy.
Kwota środków postawionych w stan wymagalności,
Data spłaty wymagalnych kwot (data spłaty (stempla) i data wyciągu),
Terminy rozliczenia finansowego i rzeczowego poszczególnych transz wypłat z
możliwością wpisania komentarza. System powinien wykorzystywać wpisane terminy
do generowania informacji o wysokości przysługującego umorzenia.
Inne w miarę potrzeb ZAMAWIAJĄCEGO
MD 18
System ma umożliwiać sortowanie i wyszukiwanie po wprowadzonych danych
MD 19
System ma umożliwiać wprowadzenie szablonów dokumentów
MD 20
System ma umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów, w których cześć
danych będzie automatycznie wypełniana z Bazy Danych. System ma umożliwiać ręczną korektę
danych na generowanym dokumencie oraz przesłanie do dokumentu w postaci MS Word, MS
Excel. Szablon może składać się z tekstu, tabeli oraz obrazów (jpg, gif, bmp, png)
MD 21
System ma umożliwiać zmianę fragmentów związanych z Corporate Identity (np. nagłówki,
stopki, logo) jednocześnie we wszystkich szablonach
MD 22
System ma umożliwia rejestrowanie w bazie danych w powiązaniu z wnioskiem/umową każdego
pisma wyemitowanego wg szablonu.
MD 23
System ma umożliwiać rejestrowanie dodatkowych informacji dotyczących emitowanych pism,
a w tym:




datę utworzenia pisma,
symbol/kod użytkownika, który je utworzył,
daty modyfikacji,
symbol/kod użytkowników, którzy dokonali modyfikacji,
System winien oferować wyszukiwanie pism wg wymienionych kryteriów jak również wg
wszelkich cech pisma
MD 24
System ma umożliwiać dodawanie całej korespondencji wraz z datami oraz nazwiskami
pracowników, dotyczącej spraw, m.in:






MD 25
Pism z prośbą o dosłanie dodatkowych dokumentów,
Zapytań od wnioskodawców,
Odpowiedzi na zapytania,
Informacji o decyzjach Zarządu,
Aneksów
Umów
System ma umożliwiać automatyczne tworzenie listy wniosków/umów na Zarząd i do Rady
Nadzorczej według szablonu ustalonego z Zamawiającym
11/23
Załącznik nr 1
MD 26
System ma umożliwiać modyfikację statusu i warunków realizacji umów w przypadku zmiany
decyzji Zarządu i/lub Rady Nadzorczej Funduszu dotyczącej danego wniosku.
MD 27
System ma umożliwiać anulowanie wniosku.
MD 28
System ma automatycznie generować umowy do wniosków (w oparciu o przygotowane wzorce),
które zostały zaakceptowane przez odpowiednio uprawnione do tego organy. Możliwość
przechowywania treści umowy w bazie danych w formacie zgodnym z MS Word.
MD 29
System ma umożliwiać wprowadzanie zmian wynikających z Aneksów do umów.
MD 30
System ma umożliwiać wypowiedzenie umowy.
MD 31
System ma umożliwiać wystawianie potwierdzeń złożonych wniosków z zaznaczeniem daty,
numeru wniosku, informacji o beneficjencie, rodzaju wniosku oraz nazwiska przyjmującego
wniosek pracownika
MD 32
System ma zawierać centralną bazę wnioskodawców/beneficjentów z rozróżnieniem typów
beneficjentów: osób prywatnych, firm i jednostek sektora finansów publicznych. Rejestr ten
powiewni zawierać pola dopasowane do typu beneficjenta.
Przykładowe pola (będą rozszerzane zgodnie z typem oraz wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO):
















Unikalny numer w bazie Systemu,
NIP,
Regon,
KRS
Nazwa pełna,
Nazwa skrócona,
Kod pocztowy,
Adresy (korespondencji, zamieszkania, siedziby),
Powiat (pole słownikowe),
Gmina (pole słownikowe),
Rodzaj Wnioskodawcy/Beneficjenta:
o jednostki sektora finansów publicznych (jsfp) w tym jednostki samorządu
terytorialnego (jst),
o Pozostałe jednostki,
Status prawny Wnioskodawcy,
Nazwisko osoby reprezentującej,
Numer telefonu,
Adres email,
Strona www
Wiele wniosków i umów może być przypisanych do jednego podmiotu.
Dodatkowo podział beneficjentów zgodnie z wymaganiami sprawozdawczości prowadzonej
przez ZAMAWIAJĄCEGO (w szczególności OŚ-4w/n, RB-N i RB-Z)
12/23
Załącznik nr 1
MD 33
System ma umożliwiać przypisywanie danych różnych osób kontaktowych w ramach tego
samego podmiotu, odpowiedzialnych za konkretne zadanie oraz za współpracę z
ZAMAWIAJĄCYM.
MD 34
System ma umożliwiać przeglądanie historii wniosków i umów.
MD 35
System ma umożliwiać zaznaczenie rezygnacji wnioskodawcy z dofinansowania na każdym
etapie postępowania o dofinansowanie.
MD 36
System ma umożliwiać tworzenie w oparciu o zarejestrowane wnioski i umowy,
wykazów/sprawozdań, w szczególności:







w układzie terytorialnym (według lokalizacji zadania),
w układzie dziedzinowym (zgodnie z obowiązującym podziałem, np. ochrona wód i
gospodarka wodna, edukacja ekologiczna itd.),
w zależności od formy dofinansowania (pożyczka, dotacja)
w zależności od formy prawnej wnioskodawców/beneficjentów (np. jsfp),
według źródeł finansowania (np. środki krajowe, Fundusz Spójności),
według charakteru zadania (np. zadanie inwestycyjne, nie inwestycyjne),
inne, w zależności od potrzeb
MD 37
System ma umożliwiać drukowanie szeregu dokumentów w oparciu o szablony zatwierdzone do
stosowania i zabezpieczone przed zmianami. Jednocześnie powinna istnieć możliwość tworzenia
niestandardowej umowy i przechowywania w systemie jej treści formacie zgodnym z MS Word.
MD 38
System ma umożliwiać tworzenie Kart informacyjnych zadania (KIZ) dostępnych dla
uprawnionych pracowników Funduszu. Z poziomu KIZ ma być dostępna cała historia
rozpatrywania wniosku i realizacji umowy zawartej na jego podstawie:


Informacje wpisane w trakcie przyjmowania wniosku,
Informacje o realizacji wniosku (korespondencja, nazwiska pracowników, daty),
Rejestr przebiegu spłaty pożyczki (sprawdzenie czy jest opóźnienie, ile dni, jak się zmniejszy
umorzenie, naliczone odsetki).
MD 39
System ma umożliwiać rejestrację kart informacyjnych zadań w zależności od formy prawnej
beneficjenta
MD 40
System ma umożliwiać umieszczenie w karcie informacyjnej zadania wybranych z bazy
centralnej danych dotyczących zrealizowanego zadania.
MD 41
System ma umożliwiać łączenie (przypisanie) umowy z wnioskami (jedna umowa do wielu
wniosków)
MD 42
System ma umożliwiać bezpośrednie powiązanie umów z ich aneksami.
MD 43
System ma umożliwiać aneksowanie umów, przy uwzględnieniu, że wniosek o aneks zawiera
uzasadnienie oraz propozycje zmian do umowy
13/23
Załącznik nr 1
MD 44
System ma umożliwiać gromadzenie danych o planowanych i osiągniętych efektach
ekologicznych
MD 45
Obsługa pomocy publicznej:


rejestracja pomocy publicznej na etapie: wniosku, umowy, aneksu, wniosku o
umorzenie,
kalkulator do symulowania wyliczeń pomocy publicznej (ekwiwalentu dotacji brutto);
MD 46
System ma umożliwiać przypominanie o zbliżających się ważnych datach (np. terminie
rozpatrzenia, dacie wypłaty, terminie udzielenia odpowiedzi, terminie rozliczenia umowy) przez
wysyłanie alertu (system alertowy opisany w wymaganiach ogólnych) do osoby prowadzącej
sprawę lub innych osób.
MD 47
System ma zapewnić, że złożony wniosek nie będzie mógł zostać usunięty lub zmodyfikowany
bez zostawienia śladu w systemie
MD 48
System ma umożliwiać wysłanie alertu do pracownika o braku terminowej spłaty raty kapitałowej
lub oprocentowania.
MD 49
System powinien automatyczne generować w oparciu o przygotowane wzorce treści pism
informujących wnioskodawcę o przyznaniu lub nie przyznaniu dofinansowania
MD 50
System ma umożliwiać rejestrację daty nadania wnioskowi statusu „kompletny” wraz z
nazwiskiem pracownika odpowiedzialnego za wniosek.
System ma umożliwiać wystawianie potwierdzeń złożonych wniosków z zaznaczeniem: daty,
numeru wniosku, informacji o beneficjencie, rodzaju wniosku oraz nazwiska przyjmującego
wniosek pracownika.
MD 51
MD 52
System ma umożliwiać wprowadzanie kilku uchwał Zarządu/Rady Nadzorczej przy jednym
wniosku/umowie.
MD 53
Prowadzenie kartoteki umów dla różnych wariantów ich doboru (np. konkursy)
MD 54
System ma umożliwiać gromadzenie danych o planowanych i osiągniętych efektach
ekologicznych w podziale na dziedziny dofinansowania:






Ochrona powietrza
Ochrona ziemi
Ochrona wód
Gospodarka wodna
Edukacja ekologiczna
Ochrona przyrody
MD 55

System musi umożliwiać zarządzanie (CRUD) kategoriami i wskaźnikami dotyczącymi
efektu ekologicznego
MD 56
System ma umożliwiać automatyczne dokonywania przeliczeń jednostek, w których opisywane
są efekty ekologiczne:

[GJ/rok] na [kWh/rok],
14/23
Załącznik nr 1


[m2 ] na [ha],
[Mg/rok] na [m3/rok ], z możliwością zmiany gęstości przeliczanego odpadu,
inne ustalone podczas wdrożenia przez ZAMAWIAJĄCEGO
MD 57
Rejestracja do każdej umowy danych z faktur lub rachunków przedstawionych przez beneficjenta.
MD 58
System ma umożliwiać prowadzenie rejestru zabezpieczeń do umów.
MD 59
System ma umożliwiać tworzenie harmonogramu wypłat dofinansowania
MD 60
System ma umożliwiać tworzenie harmonogramu spłat rat kapitałowych
MD 61
System musi umożliwiać wybór metody spłat odsetek (czasookres, wysokość, sposób naliczania)
MD 62
System ma umożliwiać warunkowe przyznawanie dofinansowania (np. pod warunkiem
przesłania dodatkowych dokumentów). Taki komentarz wraz z nadzorowaną przez System datą
ma znaleźć się w Systemie.
MD 63
System ma umożliwiać tworzenie rejestrów zgodnie z wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO w
szczególności:







Rejestr wniosków
Rejestr umów dotacji
Rejestr umów pożyczek
Rejestr efektów ekologicznych
Rejestr umorzeń
Rejestr udzielonej pomocy publicznej
Rejestr złożonych przez gminy wniosków o zwrot utraconych dochodów
Zawartość rejestrów powinna pochodzić z wspólnej bazy
MD 64
System ma umożliwiać stworzenie wykazu dokumentów do zawarcia umowy i załączników dla
wniosku z możliwością odznaczenia otrzymanych i kompletnych dokumentów
MD 65
System ma umożliwiać przeprowadzenie procesu umorzenia udzielonej pożyczki
MD 66
System ma umożliwiać przeliczenie na nowo harmonogramu wypłat/spłat po wprowadzeniu
zmian w umowie pożyczki (np. częściowym umorzeniu, aneksie do umowy, wypłacie)
MD 67
System ma umożliwiać wprowadzanie w dowolnym momencie aktualizacji do stosowanych w
Funduszu druków i dokumentów wykorzystywanych w korespondencji seryjnej
MD 68
System ma umożliwiać wybór odpowiednich druków/formularzy oraz przypisywanie ich do
wniosków/umów
MD 69
System ma umożliwiać kategoryzowanie pożyczkobiorców zgodnie z wymaganiami
ZAMAWIAJĄCEGO (np. Krótko-, Długo- okresowa, Pomoc Publiczna, Gmina, JP itp.) oraz
umożliwiać sortowanie, filtrowanie i generowanie raportów na podstawie wybranych kategorii
15/23
Załącznik nr 1
MD 70
System ma umożliwiać ocenę pożyczki do umorzenia oraz wydanie decyzji o umorzeniu zgodnie
z wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO i opisanego procesu umorzenia
2.3. Moduł Pożyczki
MP 1
System ma umożliwiać automatyczne tworzenie dla umowy planu wypłat transz i spłat rat
kapitałowych
MP 2
Automatyczne naliczanie odsetek karnych za opóźnienie spłat rat kapitałowych
MP 3
System ma automatycznie naliczać odsetki umowne dla pożyczek według różnych wariantów
ustalonych przez ZAMAWIAJĄCEGO (dzień miesiąca dla spłat, okres pomiędzy spłatami,
oprocentowanie pożyczki – może zmieniać się w okresie trwania pożyczki,) uzależniając ich
wysokość od wypłaconej kwoty oraz zaplanowanych kwot spłat.
MP 4
System ma umożliwiać zmianę terminów spłat rat kapitałowych uwzględniających aneksy lub
etapowe umorzenia
MP 5
System ma umożliwiać rozliczanie rat kapitałowych, odsetek umownych oraz odsetek karnych.
MP 6
System ma umożliwiać nadanie priorytetów dla spłacanych kwot (odsetki karne, odsetki
umowne, rata kapitałowa)
MP 7
System ma umożliwiać raportowanie niepełnego spłacenia rat na określony dzień –informacja o
zaległościach.
MP 8
System ma umożliwiać sporządzenie „Podsumowania umowy” zawierającego informacje
dotyczące realizacji sprawy.
MP 9
System ma umożliwiać automatyczne tworzenie zawiadomienia o odsetkach, wezwań do zapłaty
oraz potwierdzenia sald na dowolny dzień.
MP 10
System musi automatycznie generować plik (XML lub inny wskazany przez
ZAMAWIAJĄCEGO) opisujący dekretacje wyciągu bankowego. Generowany plik musi
odpowiadać standardom importu plików dla systemu księgowego Symfonii



Zaimportowane dane z systemów bankowych
Wprowadzone dekretacje kwot w ZSI
Przesłanie danych do Symfonii
Poprawne zaimportowane i zapisane przelewy w Symfonii
16/23
Załącznik nr 1
MP 11
MP 12

System musi importować dane z wyciągów bankowych ZAMAWIAJĄCEGO (bank
BGK, BRE)
System musi umożliwić dekretacje danych zawartych na wyciągu





System musi umożliwić wstępną edycje danych (z wyłączeniem kwoty i daty)
System musi prezentować dane w formie tabeli
System musi umożliwić wyłączenie niektórych rekordów z dekretacji
System musi umożliwiać akceptacje wprowadzenia rekordu do bazy
System musi umożliwić przypisane:
o Konta księgowego
o Umowy
o Rodzaju spłacanej kwoty (odsetki, rata kapitałowa, odsetki karne)
o Jeden rekord na wyciągu może być przypisany do wielu kont, umów i kilku
rodzajów spłat w podziale na kwoty (rozbicie rekordu)
o System powinien proponować konta, umowy na podstawie tytułu przelewu
oraz wpłacającego
System powinien umożliwić podgląd harmonogramu spłat (pożyczki) dla wybranej umowy.
MP 13
System musi umożliwiać wyszukiwanie i generowanie raportów na podstawie danych zawartych
w tym module
MP 14
System ma umożliwiać wprowadzenie daty zaksięgowania wpłaty przez beneficjenta oraz daty
zaksięgowania na rachunku bankowym ZAMAWIAJĄCEGO
MP 15
System musi automatycznie przeliczać i ustalać aktualną wysokość odsetek po:



Dokonaniu wypłaty transzy pożyczki
Dokonaniu spłaty raty kapitału/kapitału
Aneksie zmieniającym warunki finansowania
Na żądanie uprawnionego pracownika
MP 16
System ma umożliwiać zarejestrowanie zwrotu części dofinansowania (pożyczki lub dotacji)
MP 17
System ma umożliwiać spłaty raty w częściach, z opcją ew. przeliczenia odsetek
MP 18
System ma umożliwiać spłaty odsetek w częściach.
MP 19
System ma umożliwiać uwzględnienie w karcie pożyczki daty wyciągu bankowego i daty stempla
przelewu przychodzącego
17/23
Załącznik nr 1
2.4. Moduł Analizy i Raporty
MAiR 1
System ma umożliwiać zapis wyników raportów do plików w różnych formatach ( w
szczególności TXT, XLS, DOC)
MAiR 2
System musi umożliwić definiowanie dla każdego użytkownika indywidualnych zestawień z
zarejestrowanych danych w module Umowy/Wnioski, każdy użytkownik modułu ma
możliwość definiowania własnych zestawień wspomagających jego pracę (np. planowane i
zrealizowane wypłaty dotacji, pożyczek),
MAiR 3
Mechanizm generowania dowolnych raportów i zestawień o zróżnicowanej analityce
MAiR 4
Wszystkie dane gromadzone w strukturach (tabelach) bazy relacyjnej ZSI winny być dostępne
dla systemu raportowania. Dotyczy to zwłaszcza:


wykorzystania poszczególnych pól tabel do definiowania szablonów,
definiowania zaawansowanych kluczy i warunków wyboru danych (filtrowania),
klucze wyboru winny być definiowane wg dowolnych warunków logicznych z
wykorzystaniem tabel i ich pól.
MAiR 5
System musi umożliwić definiowanie warunków selekcji dla zakresu danych, która ma zostać
ujęta lub pominięta w zestawieniu (np. wnioski z wszystkich dziedzin oprócz edukacji
ekologicznej)
MAiR 6
System musi umożliwić definiowania dla każdego zestawienia różnego rodzaju sum
częściowych (np. pomoc udzielona gminie w rozbiciu na dziedziny)
MAiR 7
System musi umożliwić ukrywanie dla każdego zestawienia informacji szczegółowych z
pozostawieniem jedynie sum częściowych oraz sumy końcowej,
MAiR 8
System musi umożliwić dla każdego zestawienia definiowanie kolumn, które mają się znaleźć
w zestawieniu oraz definiowania kolejności w jakiej mają się pojawić w zestawieniu,
MAiR 9
System musi umożliwić w każdym zestawieniu, zdefiniowanie uporządkowania informacji
wg wybranych przez siebie kolumn (np. posortowanie zestawienia wg dziedzin, a następnie
w obrębie każdej dziedziny numerami umów),
MAiR 10
System musi umożliwić zmiany przez użytkownika szerokości, opisu, koloru oraz innych
parametrów każdej kolumny w zestawieniu,
MAiR 11
System musi umożliwić zapamiętanie definicji zestawień dla wszystkich użytkowników w
centralnej bazie danych co powoduje, że niezależnie od miejsca pracy (siedziba firmy, praca
poza siedzibą firmy poprzez sieć Internet) użytkownik ma dostęp do zdefiniowanych przez
siebie zestawień,
MAiR 12
System musi umożliwić eksport danych z raportu do ogólnie stosowanych formatów, w tym
xls(x) oraz PDF
18/23
Załącznik nr 1
MAiR 13
System musi umożliwić przeniesienie każdego przeliczonego zestawienia na drukarkę, do
dokumentu w formacie zgodnym z MS Office w postaci takiej jaką widzi użytkownik na
ekranie monitora swojego komputera. System ma umożliwiać także wyświetlenie podglądu
dokumentu przed jego wydrukiem
MAiR 14
System musi umożliwić przechowanie w centralnej bazie danych dla wszystkich zestawień,
treść ostatnio przeliczonego zestawienia, co pozwala przeglądać ostatnie wyniki bez
konieczności uruchamiania funkcji przeliczającej zestawienie.
MAiR 15
System musi zapewniać, że w ramach generatora będą dostępne wszystkie dane gromadzone
w strukturach (tabelach) bazy relacyjnej „System do obsługi procesów Funduszu”,
MAiR 16
System musi umożliwiać wykorzystanie całych tabel oraz ich poszczególnych pól do
definiowania szablonów raportów.
MAiR 17
W systemie musi być możliwość definiowania wyboru danych (filtrowania) wg dowolnych
warunków logicznych z wykorzystaniem tabel i ich pól w ramach bazy danych System do
obsługi procesów Funduszu.
MAiR 18
System ma umożliwiać tworzenie zestawień z operacji finansowych związanych z umowami.
MAiR 19
Podstawowym formatem wydruków wszelkich raportów w systemie ZSI będzie format A4
który winien pełnić rolę formatu domyślnego. Pozostałe formaty powinny być możliwe do
wykorzystania po dokonaniu celowego wyboru przez użytkownika poprzez interfejs
systemu ZSI.
MAiR 20
System ma umożliwiać automatyczne tworzenie sprawozdań analitycznych OŚ i RB oraz sprawozdań
finansowych dotyczących umów (pożyczek, dofinansowań etc.), z możliwością podglądu
sumowanych kwot.
MAiR 21
System ma umożliwiać tworzenie planów wypłat i spłat rat.
MAiR 22
System ma umożliwiać tworzenie m.in. następujących raportów:







Zaległych spłat
Zaległych wypłat (gdy wnioskodawca nie dostarczy niezbędnych dokumentów)
Porównania harmonogramu wypłat planowanych do rzeczywistych
Spłat pożyczek
Sald na dowolny dzień z uwzględnieniem daty stempla oraz daty wykazu.
Wypłat pożyczek
Wypłat dotacji
MAiR 23
System ma umożliwiać raportowania różnic między rzeczywistymi a planowanymi terminami
spłat.
MAiR 24
System ma umożliwiać automatyczne generowanie zbiorczego raportu finansowego,
zawierającego syntetyczną informację dającą ogólny obraz sytuacji finansowej Funduszu
MAiR 25
System ma umożliwiać automatyczne generowanie zestawienia z operacji finansowych
związanych z umowami
19/23
Załącznik nr 1
2.5. Moduł Sekretariat
MS 1
System ma umożliwiać definiowanie struktury organizacyjnej i ścieżki obiegu dokumentów
(workflow) z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanej struktury organizacyjnej.
MS 2
System ma umożliwiać tworzenie podziałów zgodnych z procedurami oraz JRWA
MS 3
Każda sprawa ma być opatrzona unikalnym identyfikatorem.
MS 4
System ma automatycznie nadawać sygnatury pismom.
MS 5
System ma umożliwiać automatyczne nadawanie nazw dokumentów oraz ich numeracji według
zasad ustalonych na etapie wdrożenia.
MS 6
System ma w czytelny sposób pokazywać sprawy realizowane, sprawy nowe oraz sprawy zaległe.
MS 7
W zależności od rodzaju sprawy ma być ona kierowana na zdefiniowaną ścieżkę realizacji
zawierającą zdefiniowane sposoby akceptowania i adresowania dokumentów.
MS 8
System ma umożliwiać zaburzenie zdefiniowanej ścieżki realizacji przez użytkowników
posiadających odpowiednie uprawnienia.
MS 9
System ma umożliwiać przypisanie sprawy do jednostki organizacyjnej, a następnie do
konkretnego pracownika odpowiedzialnego za realizację zadania. Przypisanie pracownika ma
być realizowane przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
MS 10
W Systemie ma być zdefiniowany widok zawierający listę aktywnych spraw konkretnych
użytkowników wraz z datą realizacji oraz mechanizmem przypominających o kończącym się
terminie.
MS 11
System ma umożliwiać zmianę pracownika przydzielonego do realizacji sprawy przez
użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia (oraz w przypadku zastępstw sprawy
automatycznie mają być przekazywane w systemie do odpowiednich osób).
MS 12
System ma umożliwiać bezzwłoczne poznanie szczegółów dotyczących realizowanej sprawy, w
tym miejsca, w którym sprawa znajduje się w konkretnym momencie oraz osoby
odpowiedzialnej, wraz z dostępem do informacji o historii załatwiania sprawy.
MS 13
W przypadku, gdy do sprawy zostaną dodane nowe dokumenty system ma mieć możliwość tego
wyraźnego wskazania dla osób zajmujących się sprawą oraz wysłania im odpowiedniej
informacji (email/pop-up).
MS 14
System ma umożliwiać dołączanie do spraw załączników we wszystkich formatach
akceptowanych przez system operacyjny użytkownika – w szczególności w formatach zgodnych
z wymogami wynikającymi z Ustawy i dokumentów pochodnych. Możliwość dołączania wielu
skanów do jednego zlecenia/sprawy.
20/23
Załącznik nr 1
MS 15
Możliwość wprowadzania dokumentów do systemu w wielu punktach jednocześnie.
MS 16
System ma zapewniać funkcjonalność „check listy”, umożliwiającą wprowadzanie warunków
pozwalających na przeniesienie sprawy do dalszej realizacji (na przykład wymóg zaznaczenia
wszystkich pól typu „checkbox”, istnienie konkretnego dokumentu).
MS 17
Zapisywanie w historii sprawy notatek oraz innych załączników dotyczących realizowanej
sprawy.
MS 18
System ma umożliwiać ewidencjonowanie następujących czynności:





Przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
Prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
Sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
Wysyłanie korespondencji i przesyłek, w tym korespondencji seryjnej,
Przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, itp.
Udzielanie informacji interesantom, w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych Zespołów
Merytorycznych lub stanowisk pracy.
MS 19
System ma umożliwiać prowadzenie ksiąg kancelaryjnych w podziale na
korespondencję wychodzącą i przychodzącą, wnioski, , korespondencję wewnętrzną.
MS 20
System ma umożliwiać zaznaczanie sposobu, w jaki przychodziła/wychodziła korespondencja
(list, faks, poczta elektroniczna, itp.).
MS 21
System ma umożliwiać przypisywanie pism do konkretnych spraw związanych z obsługą
wniosków/umów oraz załączanie ich skanów.
MS 22
System powinien zawierać kalendarz kontaktów i harmonogramów dla danego użytkownika lub
ich grupy (komórki organizacyjnej).
MS 23
System ma umożliwiać tworzenie wspólnych dla użytkowników folderów (np. książka
telefoniczna).
MS 24
Dynamiczne dostosowanie procesów do zmian zachodzących w Funduszu (np. jeżeli stanowisko
obsadzone zostanie przez nowego pracownika, zmiana ta zostanie automatycznie uwzględniona
we wszystkich procesach, w których to stanowisko było ujęte).
MS 25
System ma oferować możliwość wprowadzania spraw, przy czym minimalne dane opisujące
sprawę to:
 nadawca (klient),
 data pisma,
 data zarejestrowania sprawy,
 wymagany termin realizacji,
 symbol sprawy,
 opis,
z możliwością wprowadzenia zmiennych definiowalnych dla typu sprawy.
 Powiadamianie osób zaangażowanych w realizację sprawy o nowowprowadzonych do
niej komentarzach. Możliwość potwierdzenia przeczytania komentarza (sygnowanie).
MS 26
21/23
Załącznik nr 1
MS 27
Definiowanie ograniczeń dostępu dla określonych spraw/projektów:


określanie kategorii spraw o ograniczonym dostępie (np. wszystkie sprawy/projekty z
zakresu administracji systemu są dostępne tylko dla użytkowników o określonej roli),
ograniczenie praw dostępu dla konkretnych spraw w ramach tego samego typu sprawy,
określanie praw dostępu indywidualnie dla określonych spraw dla grupy pracowników
MS 28
Prowadzenie bazy danych osób i instytucji:








MS 29
wpisywanie, edycja i usuwanie danych osób i firm w tym import i export danych
kontaktowych w formacie VCF/CSV,
określanie uprawnień do edycji i usuwania danych osób i firm,
możliwość ustawianie listy najczęściej wykorzystywanych danych („moich klientów”),
możliwość wprowadzania grup cech, które poszerzą standardowy formularz do
wprowadzania danych,
odnotowywanie historii kontaktów z osobą lub firmą (notatka, spotkanie, list, rozmowa
telefoniczna),
wgląd w archiwum wpisanych kontaktów i archiwum prowadzonych w przeszłości dla
danej osoby lub firmy spraw,
informacja o ilości spraw aktualnie prowadzonych dla osoby lub firmy,
baza adresowa odbiorców wyposażona powinna być w wyszukiwarkę, umożliwiającą
szybkie wyszukanie danego odbiorcy.
Raportowanie spotkań:


pisanie raportów ze spotkań na podstawie agendy,
zakładanie kolejnych spraw/zleceń na podstawie protokołu za spotkania.
22/23
Załącznik nr 1
2.6. Moduł Zarząd i Rada Nadzorcza
MZ 1
System ma umożliwiać sporządzanie, obsługę i rejestrację dowolnych wniosków na posiedzenie
Zarządu oraz Rady Nadzorczej zgodnie z ustalonymi szablonami.
MZ 2
System ma umożliwiać generowanie dowolnego wniosku na posiedzenie Zarządu oraz Rady
Nadzorczej w powiązaniu z danymi z modułu Umowy i Wnioski (UW) zgodnie z ustalonymi
szablonami.
MZ 3
System ma umożliwiać opatrywanie wniosków na posiedzenie Zarządu oraz Rady Nadzorczej
opiniami.
MZ 4
System ma umożliwiać wycofywanie wniosków spod obrad Zarządu lub Rady Nadzorczej
MZ 5
System ma umożliwiać generowanie protokołu oraz uchwały z posiedzenia Zarządu oraz Rady
Nadzorczej zgodnie z ustalonymi szablonami.
MZ 6
System ma umożliwiać rejestrację:
1) numerów, dat podjęcia i przedmiotu uchwał Zarządu i Rady Nadzorczej,
2) szczegółów dotyczących decyzji Zarządu lub Rady Nadzorczej zawartych w uchwale:
 nazwa wnioskodawcy,
 nazwa zadania
 rodzaj dofinansowania,
 kwota dotacji, kwota pożyczki,
 wysokość oprocentowania,
 rodzaj zabezpieczenia pożyczki/dotacji
 data i numer umowy (w przypadku uchwały umorzeniowej lub zmieniającej warunki
umowy),
 kwota umorzenia,
 data umorzenia
 ewentualne dodatkowe warunki dofinansowania/umorzenia pożyczki,
 zmiana warunków umorzenia,
 data spłaty środków postawionych w stan wymagalności,
 inne wg potrzeb zamawiającego.
MZ 7
System ma umożliwiać dopisanie do protokołu informacje o protokolancie.
MZ 8
System ma umożliwiać generowanie listy obecności na posiedzeniu Zarządu i Rady
Nadzorczej.
MZ 9
System ma umożliwiać generowanie sprawozdań z działalności Zarządu na podstawie
kalendarza spotkań (spotkania odbyte i planowane).
MZ 10
System ma umożliwiać wprowadzanie zmian do treści protokołów i uchwał wcześniej już
wygenerowanych.
23/23

pobierz

Transkrypt

Podobne dokumenty

Języki programowania - Tematy projektów w semestrze 2011Z (20

zał nr 1 do SIWZ i nr 2 Umowy - OPZ

Załącznik nr 1 do siwz

Załącznik 21 do SWIZ „Dostawa licencji na oprogramowanie oraz

Opis Warunków Zamówienia

pobierz

Odpowiedź nr 7

dokument do pobrania

załącznik nr 1.2: Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowa specyfikacja techniczno