Prevac_Wdrozenie_IFS_Applications

I F S
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
PREVAC OPTYMALIZUJE PROCESY DZIĘKI
IFS APPLICATIONS ™
Firma PREVAC zajmuje się szeroko pojętą techniką precyzyjną i próżniową,
począwszy od dystrybucji całego asortymentu próżniowego, jako przedstawiciel kilku światowych firm na rynku polskim, aż do produkcji aparatury naukowo-badawczej. PREVAC specjalizuje się w całościowej produkcji aparatur
naukowo-badawczych, począwszy od konstruowania oraz produkcji podzespołów elektronicznych i mechanicznych po oprogramowanie, montaż i serwisowanie aparatur naukowo-badawczych przeznaczonych do badań w warunkach
wysokiej próżni (HV) i ultra wysokiej próżni (UHV). Firma świadczy również
usługi w zakresie projektowania systemów i komponentów próżniowych, badań,
serwisu i szkoleń.
W ciągu kilkunastu lat działalności PREVAC osiągnął pozycję światowego
lidera w dziedzinie techniki próżniowej. Sukces firmy to w dużej mierze zasługa
kadry doświadczonych specjalistów – konstruktorów, technologów produkcji
i programistów.
− Największym kapitałem naszej firmy jest wysoko wykwalifikowana, młoda, dynamiczna i ambitna kadra specjalistów. Dzięki nim jesteśmy w stanie produkować urządzenia o najwyższych światowych standardach, a w wielu przypadkach być liderem – podkreśla dr Andreas Glenz, założyciel i Prezes Zarządu
PREVAC sp. z o.o.
PREVAC jest firmą projektowo-produkcyjną. Jednocześnie realizuje się tu
zwykle kilkadziesiąt projektów o różnym stopniu skomplikowania. Niektóre
z nich wymagają montażu nawet kilkunastu tysięcy elementów. W tych warunkach sprawne zarządzanie bardzo złożonymi projektami i produkcją wymaga
stosowania zaawansowanych narzędzi IT.
W roku 2009 Zarząd spółki podjął decyzję o zmianie dotychczasowego systemu wspomagającego zarządzanie na nowoczesny system klasy ERP, rozpoczynając tym samym proces przygotowania firmy do wdrożenia nowego systemu.
POTRZEBNE NOWE NARZĘDZIA IT
− Firma ma bardzo trudny, mieszany model projektowo-produkcyjny, począwszy od realizacji projektów na zamówienie, poprzez produkcję na zamówienie,
montaż na zamówienie aż do krótkoseryjnej produkcji na magazyn. Zarządzanie
produkcją i projektami w takim środowisku to nie lada wyzwanie i bez sprawnego systemu informatycznego przy przekroczeniu pewnej skali niezmiernie trud-
PREVAC SP. Z O.O.
Firma PREVAC, założona w 1996 r.
w Rogowie na Górnym Śląsku, jest wiodącym na świecie producentem aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej
do badań w warunkach wysokiej (HV)
i ultra wysokiej próżni (UHV). PREVAC
zatrudnia wysoko kwalifikowaną kadrę
150 specjalistów, z których 38 to rozwojowcy, konstruktorzy, technolodzy i programiści. Innowacyjne produkty PREVAC,
wytwarzane w modelu produkcji na
zamówienie, znalazły do tej pory zastosowanie w instytucjach naukowobadawczych m.in. na terenie Anglii,
Australii, Belgii, Chin, Czech, Francji,
Hiszpanii, Indii, Japonii, Kanady, Niemiec,
Norwegii, Polski, RPA, Rosji, Szwecji,
USA i Włoch. Firma świadczy również
usługi w zakresie projektowania systemów i komponentów próżniowych, badań,
serwisu i szkoleń. Potwierdzeniem
innowacyjności i wysokiej jakości oferowanych produktów i usług jest m.in.
główna nagroda w kategorii „Wyrób
Przyszłości” w XI edycji konkursu
„Polski Produkt Przyszłości”.
Fot. PREVAC sp. z o.o.
Wdrożenie w firmie PREVAC systemu IFS Applications™ umożliwiło zaawansowane
zarządzanie projektami i produkcją. System ponadto wspomaga zarządzanie
serwisem, magazynem i dostawami oraz sprzedażą.
ne, jeśli nie zupełnie niemożliwe i słabo przewidywalne – wyjaśnia Mariusz
Czarnecki, Dyrektor ds. IT w PREVAC sp. z o.o.
Założeniem nadrzędnym było zintegrowanie działań poszczególnych obszarów aktywności firmy w jednym, spójnym systemie informatycznym stanowiącym źródło informacji do zarządzania firmą. Cele biznesowe zostały podzielone
na poszczególne obszary aktywności firmy: zarządzanie, projektowanie, produkcję, serwis, sprzedaż, księgowość i finanse, kadry i płace.
– Jednymi z istotniejszych punktów były: harmonogramowanie i planowanie
produkcji, harmonogramowanie i planowanie projektów, zarządzanie serwisem,
elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz integracja posiadanego przez nas
systemu CAD z systemem ERP – dodaje Mariusz Czarnecki.
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
Fot. PREVAC sp. z o.o.
I F S
WDROŻENIE IFS APPLICATIONS™
„Największym kapitałem naszej firmy jest wysoko wykwalifikowana,
młoda, dynamiczna i ambitna kadra specjalistów. Dzięki nim
jesteśmy w stanie produkować urządzenia o najwyższych światowych
standardach, a w wielu przypadkach być liderem”
Dr Andreas Glenz,
założyciel i Prezes Zarządu PREVAC sp. z o.o.
Fot. PREVAC sp. z o.o.
Wybór dostawcy był poprzedzony dokładną analizą rynku systemów ERP oraz
prezentacjami systemów i rozmowami z potencjalnymi dostawcami. Kryteria
wyboru zostały dokładnie określone w dokumencie wymagań dostarczonym do
wszystkich oferentów.
− Firma IFS przedstawiła najkorzystniejszą ofertę pod wieloma względami,
w tym bardzo istotnych parametrów, jakimi są stopień dopasowania wersji standardowej systemu do naszych oczekiwań oraz elastyczność systemu, pozwalająca dostosować system do zmieniających się warunków biznesowych w ramach
standardowo wbudowanej funkcjonalności – informuje Mariusz Czarnecki.
– Postawiliśmy na standard aplikacji i jej elastyczność, czyli możliwość dopasowania do specyfiki firmy. Efektem tego podejścia jest maksymalne ograniczenie
kosztów związanych z ewentualnymi modyfikacjami.
Wdrożenie przeprowadzono w niestandardowy sposób. – Będąc firmą o charakterze badawczo-rozwojowym, z zespołem specjalistów o wysokich kompetencjach w zakresie IT, postawiliśmy sobie bardzo ambitny cel, aby wdrożyć
system samodzielnie i rozpocząć użytkowanie nowego systemu z nowym
I F S
rokiem obrachunkowym. Daliśmy sobie więc nieco ponad trzy miesiące, aby
nauczyć nowego systemu zespół wdrożeniowy i administratorów, przeszkolić
pracowników, zmigrować dane oraz uruchomić system produkcyjnie z funkcjonalnością co najmniej taką, jaką mieliśmy do tamtej pory w ówcześnie użytkowanym systemie – wyjaśnia Mariusz Czarnecki. – Najważniejsze dla wdrożenia
były dwie kwestie: pełne poparcie Zarządu i posiadany przez firmę potencjał
ludzki. Sygnał od Zarządu był jasny i czytelny dla wszystkich w firmie, co bardzo pomogło w przekonaniu sceptyków, a młody, zaangażowany i odpowiedzialny zespół ludzi dopełnił całości. Nie było łatwo i prosto, bo oprócz wdrożenia firma musiała normalnie funkcjonować, jednocześnie ucząc się i szkoląc
w pracy w nowym systemie. Wdrożenie przebiegło jednak bez większych przeszkód i niespodzianek.
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
„Ogromną rolę odgrywa system
w obszarach zarządzania produkcją
i projektami, w których firma do
czasu wdrożenia IFS Applications™
odczuwała ogromny niedosyt.
Zaawansowane planowanie produkcji
i projektów wsparte systemem stało
się faktem, a dane zgromadzone
w tych procesach umożliwiają nam
lepsze wykorzystanie posiadanych
zasobów i naszego potencjału”
Mariusz Czarnecki,
Dyrektor ds. IT w PREVAC sp. z o.o.
PREVAC jest firmą średniej wielkości, ale złożoną organizacyjnie i aktywną biznesowo w wielu obszarach, m.in. produkcji, projektowaniu, serwisie i sprzedaży.
– Aktywności poszczególnych działów uzupełniają się, ale też i przenikają
wzajemnie. Mamy więc do czynienia z sytuacją, gdy dział produkcyjny sprzedaje
towary albo też realizuje serwis produktów, serwis sprzedaje towary, a dział handlowy usługi. Daje to firmie dużą elastyczność działania, ale też stawia wysoko
poprzeczkę systemowi mającemu pomóc zintegrować dane z wszystkich obszarów. Z zadania tego system firmy IFS wyszedł zwycięsko, oferując nam funkcjonalność umożliwiającą realizację procesów w tak zorganizowanej strukturze
– informuje Mariusz Czarnecki. – Warte uwagi jest wbudowane w system narzędzie do planowania i harmonogramowania produkcji z ograniczeniami.
Planowanie uproszczone zostało do granic możliwości, a powstały harmonogram stanowi podstawę do realizacji zleceń dla działów produkcyjnych firmy.
Firma PREVAC znajduje się w okresie dynamicznego rozwoju, w ciągu
ostatnich kilku lat nastąpił kilkukrotny wzrost obrotów, a co za tym idzie liczba
realizowanych projektów, rozwój produkcji oraz serwisu. Zmiana skali i wielkości obrotów wymusiła zmiany organizacyjne firmy oraz zmiany procesów.
Konieczne było ponowne spojrzenie globalne na firmę w miejsce spojrzenia
lokalnego z punktu widzenia poszczególnych działów firmy. W miejsce pionowych procesów realizacji wyrobów i usług w poszczególnych działach pojawiły
się procesy obejmujące zasięgiem wszystkie działy firmy w konkretnym obszarze, np. zakupów, produkcji, sprzedaży.
– System bardzo nam w tym pomógł, oferując funkcjonalność i gotowe
wzorce obsługi tych procesów wraz z możliwością ich dopasowania do naszej
branżowej specyfiki – podkreśla Mariusz Czarnecki. – Trzeba przyznać, że dzięki znacznej automatyzacji obsługi i przetwarzania danych i przepływu pracy
w systemie IFS Applications™, kilkukrotny wzrost zatrudnienia, wielkości obrotów i liczby zdarzeń gospodarczych realizowanych przez firmę nie pociągnął za
sobą adekwatnego wzrostu zatrudnienia w działach nieprodukcyjnych.
Fot. PREVAC sp. z o.o.
OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI
I F S
Zdaniem Mariusza Czarneckiego, wdrożenie systemu pozwoliło przenieść
energię i skupienie z poszukiwania informacji na ich wykorzystanie w celu optymalizacji działalności firmy. Można szybko podejmować decyzje na podstawie
zawsze aktualnych i wiarygodnych danych produkcyjnych, aktualnego i prognozowanego stanu finansów, pakietu zamówień, obciążenia zasobów itd. Wszystkie
te dane są dostarczane w sposób zautomatyzowany do działów finansowego
i księgowego, stanowiąc podstawę informacji przekazywanych Zarządowi firmy.
– Ogromną rolę odgrywa system w obszarach zarządzania produkcją i projektami, w których firma do czasu wdrożenia IFS Applications™ odczuwała
ogromny niedosyt. Zaawansowane planowanie produkcji i projektów wsparte
systemem stało się faktem, a dane zgromadzone w tych procesach umożliwiają
nam lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów i naszego potencjału – podkreśla Mariusz Czarnecki.
W całej firmie uruchomiono zautomatyzowane planowanie materiałów
i zasobów produkcyjnych, planowanie zakupu materiałów, surowców i towarów,
uzyskując z odpowiednim wyprzedzeniem prognozy o przepływach pieniężnych
i informacje o ewentualnych możliwych problemach. Dzięki temu jest czas na
podjęcie przemyślanych działań zapobiegawczych w miejsce wymuszonych
działań naprawczych.
– Podczas użytkowania systemu ciągle uczymy się czegoś nowego o posiadanym systemie i zaskakuje nas wbudowana funkcjonalność umożliwiająca bardzo
dobre dopasowanie do zmieniających się realiów i procesów w naszej firmie.
Korzystamy też niejednokrotnie z zaimplementowanej obsługi procesów w systemie, dopasowując do nich procesy naszej firmy z korzyścią dla efektywności
i uporządkowania naszej pracy. Pod tym względem, jak i pod wieloma innymi
związanymi z wdrożeniem nowego systemu ERP w naszej firmie wybór systemu firmy IFS był strzałem w dziesiątkę – podsumowuje Mariusz Czarnecki.
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
KORZYŚCI Z WDROŻENIA
IFS APPLICATIONS™:
•
Szybki dostęp do informacji
zarządczej
•
Dostęp na bieżąco do informacji
o produkcji
•
Integralność danych oraz możliwość
ich wprowadzania w jednym miejscu
•
Zaawansowane zarządzanie
projektami i produkcją
•
Lepsze wykorzystanie zasobów
przedsiębiorstwa
•
Zautomatyzowane planowanie
zakupu materiałów
•
Szczegółowa kontrola kosztów
•
Prognozy dotyczące przepływów
pieniężnych
•
Sprawny przepływ informacji w firmie
•
Optymalizacja obsługi sprzedaży
i kontaktu z klientem
•
Możliwość analizy ryzyka związanego
z budżetem i terminami
IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o., 2011
PLANY ROZWOJU
W najbliższym czasie PREVAC zamierza uruchomić mobilną platformę obsługi
serwisu, wyposażając pracowników w urządzenia mobilne z oprogramowaniem
umożliwiającym pracę zdalną zarówno offline, jak i online. W kolejnym kroku
planuje się wdrożenie portali osobistych/zarządczych. – Liczba zgromadzonych
danych jest już w większości wypadków wystarczająca do ich użytecznej prezentacji, a ich wiarygodność potwierdza się z każdym kolejnym miesiącem
naszej pracy z systemem – informuje Mariusz Czarnecki. – Chcemy również
z pomocą firmy IFS zmigrować dane z naszego aktualnego systemu PDM do
PDM’a wbudowanego w system IFS Applications™ oraz rozbudować posiadaną
integrację CAD/IFS Applications™ o dodatkowe funkcjonalności i nowy interfejs, podnoszące ergonomię i wydajność pracy naszych konstruktorów.
MODUŁY IFS APPLICATIONS ™:
•
IFS Produkcja™
•
IFS Projekt™
•
IFS Dystrybucja™
•
IFS Zarządzanie Dokumentacją™
•
IFS Remonty™
•
IFS CRM™
•
IFS Sprzedaż i Serwis™
•
IFS Finanse™
•
IFS Zasoby Ludzkie™
•
IFS Płace™
Liczba użytkowników: 84
IFS POLAND • ul. Flisa 4 • 02-247 Warszawa • tel. +48 22 577 46 00, faks +48 22 577 46 01 • [email protected] • www.IFSWORLD.com