Warszawa, dnia 1.” kwietnia 2014 r. RZECZPOSPOLITA

Warszawa, dnia
1.” kwietnia 2014 r.
RZECZPOSPOLITA POLSKA
MINISTER
ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI
DKSiW-WKiN-093- 12/2013
DKSiW-WKiN.081 1.1.2014
Egz. Nr
.„
Pan
Jarosław PASEK
Dyrektor
Władzy Wdrażającej Programy
Europejskie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
z kontroli zrealizowanej w trybie zwykłym ujętej w Planie kontroli do realizacji przez
Departament Kontroli,
Skarg
i
Wniosków Ministerstwa Administracji i
Cyfryzacji
w 2013 roku, zatwierdzonym przez Ministra Administracji i Cyfryzacji Pana Michała Boni
w dniu 17 grudnia 2012 r. na temat: Terminowość procesu kontraktowania realizowanego
przez Władzę Wdrażającą Programy Europejskie w ramach działania 8.3 i 8.4 PO IG
Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 30 czerwca 2013 r.
Kierownikiem badanej jednostki w ww. okresie była: od 1 stycznia 2004 r. do 19 marca
2012 r. Pani Grażyna Węciewska, natomiast w okresie od 20 marca 2012 r. do 12 lutego
2014 r. Pani Anna Siej da. Obecnie Dyrektorem Władzy Wdrażającej Programy Europejskie
jest Pan Jarosław Pasek.
Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w okresie od dnia 2 grudnia 2013 r. do
13 grudnia 2013 r. w siedzibie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie (dalej: WWPE)
przy ul. Rakowieckiej 2A w Warszawie na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej” przez zespół kontrolny MAC w składzie:
-
kierownik zespołu
—
-
główny specjalista w Wydziale Kontroli i Nadzoru
Dz. U. Nr 185. poz. 1092.
Strona I z 9
DKSiW MAC posiadający upoważnienie Nr 58/20 13 z dnia 29 listopada 2013 r.,
-
członek zespołu
—
starszy specjalista w Wydziale Kontroli i Nadzoru
—
DKSiW MAC posiadający upoważnienie Nr 59/2013 z dnia 29 listopada 2013 r.,
-
członek zespołu
—
—
podreferendarz w Wydziale Kontroli i Nadzoru
DKSiW MAC posiadający upoważnienie Nr 60/20 13 z dnia 29 listopada 2013 r.
WWPE jest jednostką podległą Ministrowi Administracji i Cyfryzacji. Obowiązującym
dokumentem regulującym status prawny WWPE jest Zarządzenie nr 6 Ministra Administracji
i Cyfryzacji z dnia 17 maja 2012 r. w sprawie nadania statutu Władzy Wdrażającej Programy
.
2
Europejskie
Władzą Wdrażającą Programy Europejskie kieruje Dyrektor przy pomocy Dyrektorów
Departamentów oraz Naczelników Wydziałów. Dyrektor jednoosobowo reprezentuje WWPE
i jest pracodawcą
—
w rozumieniu przepisów prawa pracy
—
w stosunku do pracowników
Władzy Wdrażającej.
Wewnętrzną
organizację
WWPE
określa
Regulamin
Organizacyjny
wprowadzony
Zarządzeniem nr 09/20 12 Dyrektora Władzy Wdrażającej Programy Europejskie w sprawie
szczegółowej struktury etatowej, zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych
oraz obowiązków pracowniczych we Władzy Wdrażającej Programy Europejskie.
Zgodnie z Instrukcją Wykonawczą do procesów realizowanych przez WWPE (Instytucję
Wdrażającą lPośredniczącą II stopnia) w ramach 7. Osi Priorytetowej oraz Działań 8.3. i 8.4.
w ramach 8. Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, ostateczna
decyzja w kwestii przyznania dofinansowania zapada w momencie zatwierdzenia listy
rankingowej przez Instytucję Zarządzającą
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (dalej: IZ).
—
Niezwłocznie po uzyskaniu zatwierdzenia IZ, do beneficjentów jest kierowana prośba
o dostarczenie w ciągu 5
4
i
3
i0 dni roboczych dokumentów niezbędnych do podpisania
umowy. Umowa powinna zostać podpisana w ciągu 105/156 dni roboczych od dostarczenia
beneficjentowi
przez WWPE
umowy
do
podpisu.
Beneficjent jest
informowany,
że w przypadku niewywiązania się z powyższych terminów, może zostać podjęta decyzja
o cofnięciu przyznanego dofinansowania.
2
D
z. Urz. MAiC z 2012 r. poz. 19.
Instrukcja Wykonawcza (podpisana 2 stycznia 2012 r.).
Instrukcja Wykonawcza (podpisana 25 września 2012 r.).
Instrukcja Wykonawcza (podpisana 2 stycznia 2012 r.).
6
Instrukcja Wykonawcza (podpisana 25 września 2012 r.).
Strona 2 z 9
Umowy o dofinansowanie zawiera, działając we własnym imieniu, Władza Wdrażająca
Programy Europejskie. Umowy przygotowywane
są zgodnie z zaproponowanym przez
Instytucję Pośredniczącą (dalej: IP) we współpracy z Instytucją Pośredniczącą Drugiego
Stopniailnstytucją Wdrażającą (dalej: lP 1111W) wzorem (w przypadku trybu konkursowego
—
zamieszczonym w Regulaminie konkursu wraz z informacją o ewentualnej możliwości
negocjacji
zapisów
umowy;
w przypadku projektów
zamieszczonym w Regulaminie
naboru),
opracowanym
warunków określonych przez IZ. Wzory umów
indywidualnych i dużych
na
podstawie
—
minimalnych
są umieszczone na stronie internetowej
lP IIJIW/IPIIZ. Po przekazaniu przez lP decyzji w sprawie przyznania dofinansowania dla
określonych projektów lP II/IW rozpoczyna procedurę weryfikacji dokumentów niezbędnych
do podpisania umowy o dofinansowanie, określonych w Regulaminie konkursu (w przypadku
projektów indywidualnych i dużych będzie to Regulamin naboru) oraz przygotowuje umowę.
Uzgodnienia z beneficjentami
są prowadzone przede wszystkim drogą elektroniczną
i potwierdzane ex-post przez beneficjenta w momencie podpisania umowy. Niedostarczenie
przez wnioskodawcę dokumentacji w wyznaczonym terminie może skutkować anulowaniem
decyzji o przyznaniu projektowi dofinansowania.
Celem kontroli było
sprawdzenie przestrzegania terminów procesu kontraktowania
wynikających z Instrukcji Wykonawczej do procesów realizowanych przez WWPE
(Instytucję Wdrażającą/Pośredniczącą II stopnia) w ramach 7. Osi Priorytetowej oraz Działań
8.3 i 8.4 w ramach 8. Osi Priorytetowej POIG.
Ocena terminowości procesu kontraktowania realizowanego przez Władzę Wdrażającą
Programy Europejskie w ramach działania 8.3 i 8.4 PO IG była dokonana według kryterium
rzetelności.
Zespół kontrolny w losowo wybranej próbie
7 poddał analizie umowy zawarte od 1 stycznia
2012 r. do 30 czerwca 2013 r. na podstawie list rankingowych zatwierdzonych przez
IZ w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. Wielkość próby do badania wyniosła
60 kompletów dokumentów związanych z procesem kontraktowania, co stanowiło 21,90%
wniosków ujętych na listach rankingowych (274 wnioski). Wybór dokumentów do kontroli
odbywał się w oparciu o otrzymane listy rankingowe oraz listę projektów z I Naboru 2011
działanie 8.4 PO IG, listę projektów z II Naboru 2011 działanie 8.3 PO IG, listę projektów
z I Naboru 2012 działanie 8.3 PO IG, listę projektów z I Naboru 2012 działanie 8.4 PO IG.
(Dowód: akta kontroli str. 25-135)
Pismo z dnia 2 grudnia 2013 r. do Dyrektora Władzy Wdrażającej Programy Europejskie (sygn. DKSiW-WKiN-09312/2013)
Strona 3 z 9
Zespół kontrolny dokonał oceny terminowości kontraktowania umów biorąc pod uwagę
terminy określone w Instrukcji Wykonawczej do procesów realizowanych przez WWPE
(Instytucję Wdrażająca/Pośredniczącą II stopnia) w ramach 7. Osi Priorytetowej oraz Działań
8.3. i 8.4. w ramach 8. Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
obowiązującej w 2012 r. (dalej Instrukcja Wykonawcza), tj. wzięto pod uwagę okresy od dnia
dostarczenia przez beneficjenta wymaganych dokumentów do dnia otrzymania przez WWPE
od beneficjenta podpisanej umowy o dofinansowanie (ww. okresy zostały określone
w punktach od 2 do 10 Procedury podpisywania umowy o dofinansowanie zawartej
w Instrukcji Wykonawczej podpisanej w styczniu 2012 r., tj. łącznie 40 dni oraz w punktach
od 2 do 7
Procedury podpisywania umowy o dofinansowanie wynikającej z Instrukcji
Wykonawczej podpisanej we wrześniu 2012 r., tj. łącznie 39 dni).
Mając na uwadze powyższe, podczas kontrolowania ww. terminów zespół kontrolny badał
okres pomiędzy:
—
złożeniem dokumentacji niezbędnej do zawarcia umowy przez beneficjenta do \yWPE,
a wezwaniem beneficjenta do uzupełnienia dokumentacji (w razie konieczności),
—
uzupełnieniem dokumentacji przez beneficjenta a przekazaniem przez beneficjenta do
WWPE podpisanych egzemplarzy umowy z uwzględnieniem terminów zawartych w ww.
instrukcjach,
dotyczących
zobowiązania
beneficjenta
do
przekazania
umowy
w określonym przedziale czasu.
Zgodnie
z
Instrukcją
Wykonawczą,
czynności
podejmowane
przez
WWPE
w przedmiotowym zakresie to m.in.: weryfikacja dokumentacji otrzymanej od beneficjenta;
sporządzenie, weryfikacja, podpisanie i zatwierdzenie listy sprawdzającej; przygotowanie,
weryfikacja oraz przekazanie wnioskodawcy umowy o dofinansowanie. Zauważyć należy, że
przy określaniu terminów realizacji przedmiotowych zadań przez WWPE, podlegał
odliczeniu
okres
między
wezwaniem
beneficjenta
przez
WWPE
do
uzupełnienia
dokumentacji, a otrzymaniem przez WWPE dokumentacji.
W wyniku kontroli stwierdzono, że następujące wnioski referencyjne o dofinansowa
8
nie nie
zostały zrealizowane w terminie określonym w Instrukcji Wykonawczej:
—
w związku z bezczynnością WWPE termin został przekroczony o:
1. POIG/8.3/2011/WLP/1”73 —88 dni;
8
Lista rankingowa: działanie 8.3 —II nabór 2011 r., działanie 8.3 —Inabór 2012 r. działanie 8.4
8.4—Inabór20l2r.
„
—
I nabór 2011 r., działanie
Strona 4 z 9
(
2. POIG/8.3/201 1JPDKJ229
—
12 dni;
3. POIG/8.3/2011/ZPOM/199 —7 dni;
4. POIG/8.3/2011/MŁP/147 —34 dni;
5. POIG/8.3/201 1JMAZ/23 1
—
142 dni;
6. POIG/8.3/201 1/MAZI2O3 —56 dni;
7. POIG/8.3/201 lIPOM/224—44 dni;
8. POIG/8.3/2O11JMAZ/164—51 dni;
9. POIG/8.3/2012JPDK164 —25 dni;
10. POIG/8.3/2012/KU-PO/”71
11. POIG/8.3/20121P0M/34
12. POIG/8.3/2012/PDLI36
—
22 dni;
22 dni;
—
23 dni;
—
13. POIG/8.3/2012/WA-MAJ21 —43 dni;
14. POIG/8.3/2012/ŚWIJ55
15. POIG/8.4/2011/ŁDKJ33
16. POIG/8.4/2011/ŚLS/2
—
17. POIG/8.4/2011JPDK145
29 dni;
—
72 dni;
—
54 dni;
14 dni;
—
18.POIG/8.4/2011/PDKJ9O— 101 dni;
19. POIG/8.4/2OI1JMŁP/166
—
23 dni;
20. POIG/8.4/2O11ILUBU/129 —41 dni;
21. POIG/8.4/2011/KU-PO/42 —46 dni;
22. POIG/8.4/2011!LUB/85
23. POIG/8.4/2O11JMŁP/28
—
—
39 dni;
86 dni;
24. POIG/8.4/2011/ZPOMI179
25. POIG/8.4/2011/MŁP/18
—
—
56 dni;
61 dni;
26. POIG/8.4/2011/POMJ34 —4 dni;
27. POIG/8.4/2012JP0M1103
—
2 dni.
Strona 5 z 9
—
w związku z bezczynnością beneficjentów
9 termin został przekroczony 0:
1. POIG/8.4/2012/ŚLS/158
—
6 dni;
2. POIG/8.4/2O12IMAZ/17 —21 dni;
3. POIG/8.4/2012/ŚWL/16
Wnioski
referencyjne
—
79 dni.
o
dofinansowanie:
POIG/8.3/201 1JLUBU/136
i POIG/8.3/2012/WLP/53, nie zostały poddane kontroli z powodu rezygnacji beneficjenta
z zawarcia umowy.
Reasumując, na skontrolowanych 58 wniosków referencyjnych o dofinansowanie 30 nie
zostało zrealizowanych w terminie określonym w Instrukcji Wykonawczej (nie została
w terminie podpisana umowa), tj. 52% wniosków.
Należy zauważyć, że z analizowanych wniosków 2”7 nie zostało
zrealizowanych
w instrukcyjnych terminach w związku z bezczynnością WWPE, co stanowi 47% wniosków
poddanych kontroli.
Na podstawie analizy dokumentacji źródłowej, otrzymanych materiałów zweryfikowanych
przez WWPE, a także uwzględniając przedziały istotności, które zostały ustalone na
podstawie cech ilościowych i odpowiadających im kryteriów oraz przyjmując, że w badanym
obszarze stosunek liczby umów w sprawie przyznania dofinansowania dla określonych
projektów zawartych po terminie określonym w Instrukcji Wykonawczej do liczby
wszystkich umów objętych próbą mieści się w przedziale powyżej 15%
—
zespół kontrolny
ocenił negatywnie Terminowość procesu kontraktowania realizowanego przez Władzę
Wdrażającą Programy Europejskie w ramach działania 8.3 i 8.4 PO IG.
(Dowód: akta kontroli str. 152-153, 167-173)
W opinii zespołu kontrolnego w większości wypadków opóźnienia występowały wskutek
bezczynności WWPE w okresie po złożeniu przez beneficjenta dokumentów i polegały na
braku wezwań do uzupełnienia dokumentów, jeśli zachodziła taka konieczność, lub na
nieprzesyłaniu beneficjentowi umowy do podpisania, jeśli dokumenty były kompletne.
Przykładowo, w odniesieniu do wniosku nr POIG/8.3/201 1IZPOM/199 (wpływ dokumentacji
—
10.04.2012 r.), rozpatrywanego w kwietniu 2012 r. opóźnienie wyniosło 7 dni, natomiast
w przypadku wniosku nr POIG!8.3/201 1/MAZ/23 1 (wpływ dokumentacji
—
4.04.2012 r.)
Pomiędzy otrzymaniem przez beneficjenta projektu umowy, a jej podpisaniem i przekazaniem do WWPE
upłynęło więcej niż 15 dni.
Strona 6 z 9
opóźnienie wyniosło
spowodowane
142 dni.
opóźnieniem
W obu przypadkach niedotrzymanie terminu było
wezwania
beneficjenta
do
uzupełnienia
dokumentów.
Przytoczony powyżej przykład nie jest odosobniony.
Należy podkreślić, że dane zebrane w toku kontroli, dotyczące terminowości procesu
kontraktowania POIG 8.3 i 8.4 zostały przekazane WWPE przez zespół kontrolny w formie
tabelarycznej wraz z pismem z dnia 16 grudnia 2013 r. (sygn. DKSiW-WKiN-093-12/2013)
w celu ich potwierdzenia lub przekazania uwag.
Dyrektor WWPE Pani Anna Siejda pismem z dnia 20 grudnia 2013 r.
10 wniosła uwagi
dotyczące przedmiotowych ustaleń zespołu kontrolnego, które zostały uwzględnione
w dalszych czynnościach.
(Dowód: akta kontroli str. 147-161)
W związku z ustaleniem powyższego stanu faktycznego zespół kontrolny zwrócił się pismem
z dnia 14 lutego 2014
do Dyrektora WWPE Pana Jarosława Paska o ustosunkowanie się
do kwestii związanych z nieprzestrzeganiem terminów
wynikających z
Instrukcji
Wykonawczej przez WWPE.
Dyrektor WWPE w piśmie z dnia 25 lutego 2014 r.
12 wyjaśnił, że:
W opinii WWPE niedotrzymywanie terminów wynikających z Instrukcji %konawczej dot.
procesu kontraktowania POIG 8.3 i 8.4 mogło wynikać z dwóch poniższych przyczyn:
1. znaczący niedobór kadrowy występujący wjednostce od 2010 roku,
2. specyfika POIG 8.3 i 8.4, w których zrezygnowano z tzw. naboru ciągłego i przyjęto
model organizacyjny polegający na ogłaszaniu kolejnych edycji konkursów ze ściśle
określonym terminem składania wniosków o dofinansowanie. Miało to konsekwencje dla
procesu podpisywania umów o doj nansowanie w postaci kumulowania się projektów, które
powinny zostać podpisane jednocześnie i jak najszybciej po każdym zatwierdzeniu lisiy
rankingowej przez IZ.
Ponadto zgodnie z wyjaśnieniam
3
i” Dyrektora WWPE, Władza Wdrażająca nie podejmowała
działań mających na celu zmianę zapisów Instrukcji Wykonawczej, uzasadniając to w sposób
następujący:
od około 2011 roku WWPE nie podejmowała działań w tym zakresie. W tym właśnie czasie
10
Sygn.WWPE-WSA.092 90.2.201 3/DSZiKJWSAJKZ.
Sygn. DKSiW-WKiN-093- 12/2013 I DKSiW-WKiN.08 11.1.2014.
12
Sygn. WWPE-WSA.092.90.4.20 1 3/DSZiKJWSAJKZ.
13
Sygn. WWPE-WSA.092.90.4.2013/DSZiKJWSNKZ.
11
Strona 7 z 9
nastapiła znacząca modyfikacja Instrukcji %„ykonawczej w części dot. procesu kontraktacji,
w ramach której lP skróciła nam terminy instrukcyjne w procesie kontraktacji środków FOlG
Skrócenie terminów motywowane było troską o efektywność tego procesu i koniecznością jak
najszybszego przyznawania dofinansowania wobec.
-
nikłego zainteresowania Beneficjentów wpoczątkowym okresie wdrażania FOlG 8.3,
oraz
-
opóźnień w procesie przygotowania map tzw.
„
białych plam” niezbędnych przy wdrażaniu
FOlG 8.4, co spowodowało, że pierwszy konkurs 8.4. obejmujący cały obszar naszego kraju,
mógł zostać zorganizowany dopiero w połowie 2010 roku tj. w połowie perspektywy
finansowej 2007-2013.
Wobec istnienia wskazanej powyżej presji czasu, występowanie do lP z prośbą o wydłużenie
terminów instrukcyjnych w newralgicznym procesie kontraktowania środków FOlG 8.3 i 8.4,
w opinii WWPE byłoby bezskuteczne.
(Dowód: akta kontroli str. 162-166)
Powyższe wyjaśnienia Dyrektora WWPE wskazują, że kierownik jednostki kontrolowanej nie
podejmował wystarczających i skutecznych działań mających na celu dochowanie terminów
określonych w ww. instrukcjach, dotyczących procesu kontraktacji. Podkreślić należy,
że bezsprzeczny
jest
obowiązek
przestrzegania
terminów
określonych
w instrukcjaclilumowachlprzepisach prawa, a fakt, że 47% poddanych kontroli postępowań
zainicjowanych wnioskiem o dofinansowanie, a zakończonych podpisaniem umowy, zostało
zakończonych po terminie określonym w Instrukcjach Wykonawczych stanowi podstawę do
sforułowania oceny negatywnej, która jednak odnosi się w swoim zasadniczym sensie do
naruszania terminów określonych w instrukcjach.
*
*
*
Zgodnie z art. 46 ust. 1 w związku z art. 46 ust. 3 ustawy o kontroli w administracji
rządowej, biorąc pod uwagę wyniki przeprowadzonej kontroli zaleca się:
1. Przestrzeganie instrukcyjnych terminów w procesie kontraktowania realizowanego
w ramach działania 8.3 i 8.4 PO IG, szczególnie poprzez bezzwłoczne wzywanie
beneficjenta do uzupełnienia dokumentacji, jeśli zachodzi taka potrzeba.
Strona 8 z 9
2. Podjęcie działań mających na celu urealnienie terminów instrukcyjnych w stosunku do
możliwości kadrowych i organizacyjnych WWPE.
3. Dokonanie zmian organizacyjnych uniemożliwiających kumulowanie się działań
związanych z podpisywaniem umów z różnych projektów.
*
*
*
Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli
w administracji rządowej oczekuję od Pana Dyrektora w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego
wystąpienia pokontrolnego,
informacji
o
sposobie
wykonania zaleceń,
wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie
usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
*
*
*
Niniejsze wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Z upoważnienia
Wykonano w 2 egz.:
Egz. Nr 1 Władza Wdrażająca Programy Europejskie
Egz. Nr 2- DKSiW MAC
Sporządził: zespół kontrolny MAC
—
Strona 9 z 9