Protokół kontroli Jednostka kontrolowana Zakres kontroli

Łobez 1O.O1.2OO5 r.
Protokół kontroli
Na podstawie upoważnienia Starosty Łobeskiego Nr OA. JB/ 0114-31/04 z dnia 13.12.2004 r
przeprowadzono kontrolę wewnętrzną w Starostwie Powiatowym w Łobzie.
Jednostka kontrolowana
Starostwo Powiatowe
73-150 Łobez
ul. M. Konopnickiej 41
Zakres kontroli:
a)
b)
c)
d)
e)
wydatki na podróże służbowe;
wydatki na szkolenia pracowników Starostwa;
wydatki na zakupy, dostawy, roboty i usługi (poza inwestycjami);
dochody własne i z majątku;
realizacja wybranych inwestycji;
Czas trwania kontroli: 14-28 grudzień 2004 roku.
Informacji w czasie kontroli udzielali i byli obecni:
a) Helena Szulc- skarbnik Starostwa Powiatowego w Łobzie;
b) Jadwiga Brzozowska- z-ca głównego księgowego;
c) Katarzyna Gębala- księgowa;
W wyniku czynności kontrolnych ustalono następujące operacje księgowe.
1) Wydatki na podróże służbowe :
Do wypełniana poleceń służbowych poza terenem siedziby Starostwa Powiatowego w Łobzie
pracownicy korzystają z usług firm autobusowych, PKP i samochodów prywatnych.
W Starostwie nie przyznano pracownikom limitu kilometrów jaki dopuszcza ustawa
Dz. Ust. Nr 27 z 25 marca 2002 roku.
Polecenie służbowe jakie musi być wykonane poza terenem siedziby Starostwa Powiatowego
jest zapisane pod kolejnym numerem ewidencyjnym w książce „ Rejestr delegacji" i na druku
delegacji. Numer na druku delegacji pokrywa się z numerem w książce „Rejestr delegacji".
Nie znajduję w Regulaminie Starostwa ani w innych zarządzeniach Zarządu Starostwa
czy w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r w
sprawie, szczegółowych zasad rozliczania delegacji służbowych które by pozwalały w sposób
nie budzący wątpliwość, uznać wystawioną delegację jako wykonanie podróży służbowej.
Dodatkowo komplikuje ocenę wykonania podróży służbowej, brak potwierdzenia w postaci
pieczątki czy krótkiej informacji delegowanego w jakim określonym celu służbowym była
wystawiona delegacja, która pozwalałaby bez zastrzeżeń uznać że została spełniona formuła
podróży służbowej.
Wydatki na podróż służbowe były dokonywane w oparciu o przepisy:
- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.
- (Dz. U. Nr 231, poz. 1990)
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 lutego 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271)
Ustalono że:
-podróże służbowe odbywały się na podstawie jednorazowych poleceń wyjazdu
służbowego wystawionego przez pracodawcę
-podróże służbowe prawidłowo dokumentowano m. in. przez ujmowanie poleceń
wyjazdu w rejestrze
-przestrzegano zasady rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych
odbywanych w terminie i miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez
pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego
-prawidłowo rozliczano koszty wyjazdów służbowych i koszty użyczania
samochodów prywatnych do celów służbowych
-przyjmowano prawidłowa stawkę za 1 km przebiegu.
2) Wydatki na szkolenia pracowników.
Sprawdzono wydatki na szkolenia pracowników Starostwa Powiatowego w Łobzie
od 1.01. 2004 r do 30.11.2004 roku. Kwota zaplanowana w budżecie to 28500 złoty,
wykorzystano do końca listopada 21550 złoty.
Szkolenia są rejestrowane w „Zeszycie rejestru szkoleń". Nie stwierdzono dublowania
wyjazdów na szkolenia przez poszczególne wydziały Starostwa. Do dnia kontroli odnotowano
61 szkoleń z czego 31 zostało wykorzystanych przez wydział ogólno-administracyjny.
3) Wydatki na zakup, dostawy, roboty i usługi (poza inwestycjami).
Sprawdzono zakupy drogą losową np. F/ 285- kwota 24057,79 złoty z dnia 10.03.2004 roku
Nr faktury VAT 00755/4 termin płatności 14 dni, przelew/24.03.2004 r zapłacono 23.03.04 r.
Dokumenty kasowe i bankowe wydatków prawidłowo zakwalifikowano do odpowiednich
podziałek klasyfikacji budżetowej i zaopatrzono w symbolikę kont.
Zamówienia dokonano zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych.
Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym-15.03.2004 r. pod względem formalnym
i rachunkowym 15.03.2004 r. dokument bankowy B/59(przelew).
Przyjęto jako środek trwały (ŚT/7) i rozpisano na dokumencie OT w następujący sposób:
Nr OT 19/2004
kwota w zł 8113,00
Nr OT 18/2004
kwota w zł 1024,80
Nr OT 17/2004-—kwota w zł 1342,00
Nr OT 16/2004
kwota w zł 3513,60
Nr OT 15/2004-—kwota w zł 902,80
Nr OT 14/2004-—kwota w zł 671,00
Nr OT 13/2004-—kwota w zł 2104,50
Na dokumencie OT nr 13; 14; 15 /2004 brak jest podpisu osoby której powierzono środek
trwały. Uzupełniono dnia 21 grudnia 2004 roku(zdał pan Jan Łań ; przyjął pan Remigiusz
Kowalec). Zakupiony środek trwały pan Remigisz Kowalec przekazał do wydziału Starostwa
nie mając żadnego pokwitowania ze strony dyrektora lub osoby przez nich upoważnionej.
Sprawdzono fakturę F/1329 z dnia 21.10.2004 roku na kwotę 10215,71 złoty.
Przelew 14 dni/ zapłacono 2.11.2004 roku(dokument bankowy 216/4).
Dokumenty kasowe i bankowe prawidłowo zakwalifikowano do odpowiednich podziałek
klasyfikacji budżetowej i zaopatrzono w symbolikę kont.
Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia 26.10.2004 r a pod względem formalnym i
rachunkowym dnia 27.10.2004 r. Zamówienia dokonano zgodnie z Ustawą o zamówieniach
publicznych(Umowa nr ZP/29/04).
Na fakturze nr F/1329 z tyłu istnieje zapis przyjął - Jan Łań i Remigisz Kowalec oraz
„Zakupione materiały eksploatacyjne są wydane i instalowane w budynku Starostwa
Powiatowego w Łobzie ul. M arii Konopnickiej 41 i budynku Geodezji ul. Niepodległości 66.
Nie wyszczególniono jakie materiały , komu, ile i brak jest potwierdzenia przyjęcia przez
np. dyrektora lub osobę upoważnioną z danego wydziału Starostwa.
Analizując zakupiony sprzęt jako środek trwały stwierdzono brak aktualnych oznaczeń
inwentaryzacyj nych.
4)Realizacja wybranych inwestycji.
Skontrolowano inwestycje pn. Łobeskie Centrum Turystyki w zakresie: proces wyboru
wykonawców i dostawców.
Do dnia kontroli tj. 28.12.2004 roku przeprowadzono następujące przetargi nieograniczone:
a) wg oznaczenia- OA. MO 3343-9/03
Wykonanie robót budowlanych w budynku Internatu Zespołu Szkół z przeznaczeniem na
Łobeskie Centrum Turystyki.
Złożono 15 ofert z czego wykluczono 7 gdyż nie spełniały warunków jakie zawierała
specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Jedynym kryterium była cena całej usługi.
Wybrano najkorzystniejszą ofertę, którą przedstawił:
Zakład Ogólnobudowlany Czesław Klemański
74-304 Nowogródek Pomorski
ul. Plac Św. Floriana 4b
Kwota wykonanych robót budowlanych to 49710,52 Euro netto.
b) wg oznaczenia- OA. MO 3343-10/03.
Wyposażenie Łobeskiego Centrum Turystyki.
Złożono 5 ofert z czego wykluczono 2 gdyż nie spełniały warunków jakie zawierała
specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Jedynym kryterium była cena całej usługi.
Wybrano najkorzystniejszą ofertę, którą przedstawił:
Marek Rychert i Andrzej Deyk
83-340 Skierniewice
ul. Ks. Stefana Wyszyńskiego 6
Kwota wykonanej usługi wynosiła 19693 Euro netto.
W obu wypadkach ogłoszenie wyników postępowania nastąpiło 6.03.2004 roku.
W obu wypadkach nie stwierdzono naruszenia Ustawy o zamówieniach publicznych.
W obu wypadkach wypłacono należność przeliczając wartość Euro zgodnie z kursem NBP
w dniu w którym dokonano przelewu na konto wykonawcy.
Źródła finansowania w złotych polskich(PLN):
Środki własne
Środki PHARE
Środki z budżetu państwa na dofinansowanie zadania
Środki z rezerwy celowej budżetu państwa na dofinansowanie
inwestycji określonej w programie współpracy przygranicznej
Do dnia kontroli wydano
283032
242245
135000
35000
695277 złoty.
Ewidencja księgowa inwestycji jest prowadzona w sposób pozwalający na prawidłowe
sporządzanie sprawozdań oraz na dany okres kosztów poszczególnych zadań i obiektów
inwestycyjnych.
Dla ewidencjonowania kosztów inwestycji i ich rozliczenia urządzono
konto-,,80" Inwestycje.
W Starostwie Powiatowym w Łobzie za zamówienia publiczne odpowiada i informacji
udzielała pani Marlena Olszewska.
5) Dochody własne i z majątku.
Sprawdzono dochody Starostwa Powiatowego w Łobzie z sprzedaży mienia w okresie
od 01.01.2004 r do 30.11.2004 r i najem.
1. Sprzedaż lokalu mieszkalnego nr 2, przy ul. Niepodległości 54a w działce nr 1871,
obręb nr 1 miasta Łobez- akt notarialny z dnia 12.03.2004 r nr 952/2004
na kwotę 4841,20złoty.
2. Sprzedaż lokalu mieszkalnego nr 1, przy ul. Niepodległości 54a w działce nr 1871,
obręb nr 1 miasta Łobez- akt notarialny z dnia 26.04.2004 r nr 1726/2004
na kwotę 4653.20 złoty.
3. Sprzedaż lokalu mieszkalnego nr 3, przy ul. Niepodległości 54a w działce nr 1871,
obręb nr 1 miasta Łobez-akt notarialny z dnia 24.05.2004 nr 2376/2004
na kwotę 4874,20 złoty.
4. Sprzedaż nieruchomości rolnej położonej w obrębie miasta Łobez w działce 72/1
o powierzchni 2,8121 ha- akt notarialny z dnia 28.06.2004 r nr 2936/2004
na kwotę 12350 złoty.
5. Najem lokalu użytkowego o pow. 12,18 m2, znajdującego się w budynku Starostwa
Powiatowego w Łobzie w działce nr 1883, obręb nr 1 miasta Łobez- czynsz z tytułu
Najmu wynosi miesięcznie 12,18 zł + VAT. Najemca zobowiązany jest oprócz czynszu
Do ponoszenia opłat: za energię elektryczną, ciepłą wodę, odbiór nieczystości oraz
należności publiczno- prawnych od podmiotu najmu, w zryczałtowanej wysokości
wynoszącej 5 złoty za 1 m2 powierzchni +VAT.
Informacji udzielał pan Zbigniew Pałubiak- Dyrektor wydziału Ochrony Środowiska.
Sprzedaż mienia Starostwa Powiatowego w Łobzie zbyto zgodnie z Uchwałą Rady Powiatu
W Łobzie Nr X/56/03 z 12.04.2003 r ; Nr XII/66/2003 z 26.05.2003 r i Uchwałą Zarządu
Powiatu w Łobzie Nr 128/2003 z dnia 20.11.2003 roku. Sprzedając mienie Starostwa
Powiatowego nie naruszono Ustawy o gospodarce nieruchomościami
Dz. Ust. Nr 46 z 2000 r. poz. 543.
WNIOSKI
1. Uwzględnić, w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego lub określić
zarządzeniem wewnętrznym Starosty Powiatu, zasady rozliczania delegacji
służbowych w formie, która potwierdzi wykonanie zleconego zadania służbowego.
W książce „Rejestracja delegacji" w pozycji- Cel wyjazdu- szczegółowiej go
określić.
2. Spowodować, aby zakupiony sprzęt niezbędny do prawidłowego funkcjonowania
poszczególnych wydziałów w Starostwie Powiatowym w Łobzie, był prawidłowo
przychodowany i rozchodowany. Dyrektorzy wydziałów lub upoważnieni przez nich
pracownicy powinni kwitować otrzymany sprzęt na dokumentach przygotowanych
przez wydział finansowy.
3. Przeprowadzić inwentaryzację w wydziałach Starostwa, celem dokładnego
oznakowania sprzętu jaki znajduje się na stanie tych wydziałów.
Inspektor ds. kontroli wewnętrznej- Józef Błyszko
Podpisy pracowników jednostki kontrolowanej:
Skarbnik Starostwa Powiatowego w Łobzie- Helena Szulc
Dołączone załączniki:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Sprzedaż mienia powiatu w okresie od 0l.01.2004 r. do 30.11.2004 r. i najmu;
Wykonanie wydatków wg klasyfikacji budżetowej na rok: 2004 miesiąc: 12;
Analityczne zestawienie sald i obrotów za miesiące 01-12 2004 roku;
Plan kont;
Plan finansowy jednostki na rok: 2004 miesiąc 11;
Upoważnienie;