docNajlepsze Praktyki w Umowach Najmu
download 
Reklamacja Transkrypt
Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu
Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu Opracowanie Najemców Red. Anna Korzeniowska-Kacprzak, Zofia Morbiato Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców Spis treści A. Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu - założenie..................................................................5 B. Najlepsze praktyki w umowie najmu ...........................................................................................6 I. Istota umowy najmu ................................................................................................................................6 1) Oznaczenie przedmiotu najmu na planie centrum handlowego ..................................................................6 2) Określenie standardu przedmiotu najmu na dzień przekazania najemcy ..................................................6 3) Prawo relokacji (uprawnienie wynajmującego do zamiany lokalu stanowiącego przedmiot umowy w trakcie obowiązywania umowy najmu) ........................................................................................................7 4) Dokonywanie zmian budowlanych naruszających „substancję” lokalu będącego przedmiotem najmu w trakcie obowiązywania umowy (zmiana kształtu, powierzchni, położenia lokalu) .....................7 5) Odpowiedzialność z tytułu szkód wyrządzonych ograniczeniem lub brakiem możliwości prowadzenia przez najemcę działalności w lokalu w wyniku zdarzeń, za które najemca nie ponosi odpowiedzialności ...............................................................................................................................................7 6) Opłaty na rzecz wynajmującego w okresie, gdy z przyczyn, za które najemca nie ponosi odpowiedzialności, prowadzenie działalności w lokalu jest ograniczone lub niemożliwe ........................8 7) Uprawnienie wynajmującego do rozwiązania umowy w przypadku złożenia w sądzie wniosku o ogłoszenie upadłości najemcy ..........................................................................................................................8 8) Definiowanie w umowie najmu powierzchni lokalu ........................................................................................8 9) Definiowanie w umowie najmu terminu przekazania lokalu najemcy i terminu otwarcia centrum handlowego .........................................................................................................................................................8 10) Komercjalizacja centrum handlowego .............................................................................................................9 II. III. Granice Swobody Umów ......................................................................................................................10 1) Odpowiedzialność wynajmującego za szkody ..............................................................................................10 2) Wypowiedzenie umowy najmu przez najemcę / wynajmującego ..............................................................10 3) Prawo najemcy do swobodnego wyboru wykonawców robót oraz dostawców usług.............................10 4) Egzekucja w trybie art. 777 KPC ....................................................................................................................10 5) Uprawnienie do zastosowania sankcji wobec najemcy po uprzednim pisemnym wezwaniu najemcy do spełnienia świadczenia/zaniechania naruszeń........................................................................11 6) Wprowadzanie dodatkowych regulacji z jednoczesnym uznaniem ich za integralną część umowy najmu za zgodną wolą stron............................................................................................................................11 7) Zmiana logotypu najemcy ................................................................................................................................11 8) Zmiana struktury własnościowej najemcy .....................................................................................................11 Parametry Ekonomiczne ......................................................................................................................12 1) Realizowanie dochodu wynajmującego .........................................................................................................12 2) Zasady zmiany czynszu ...................................................................................................................................12 3) Opłaty serwisowe (opłaty dodatkowe) ...........................................................................................................12 4) Opłaty przed otwarciem centrum handlowego .............................................................................................12 5) Zgody i zezwolenia ...........................................................................................................................................12 6) Terminy płatności ..............................................................................................................................................13 C. Najlepsze praktyki w zakresie kosztów eksploatacyjnych .................................................... 14 I. Istota kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ...................................................................................14 1) Koszty eksploatacyjne / wspólne jako cześć umowy najmu .......................................................................14 2) Składniki kosztów eksploatacyjnych / wspólnych i ich rozliczanie. ............................................................14 3) Koszty niedopuszczalne ..................................................................................................................................19 7 czerwca 2011 r. Strona 2/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców II. Zasady dotyczące kosztów eksploatacyjnych /wspólnych ..............................................................20 Kluczowe zasady: ......................................................................................................................................................20 III. Zasady zarządzania i rozliczania kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ...................................20 IV. Zasady dotyczące składników kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ........................................21 D. Proces inwestycyjny w centrum handlowym, podział kosztów i odpowiedzialności pomiędzy najemcę i wynajmującego ....................................................................................... 22 I. Koszty inwestycyjne – standard lokalu...............................................................................................22 II. Proces inwestycyjny w centrum handlowym – infrastruktura i media ............................................22 III. Proces inwestycyjny w centrum handlowym .....................................................................................23 IV. Proces inwestycyjny w centrum handlowym / projekt adaptacji i koordynacja prac najemcy ....23 V. Koszty przejściowe/ serwisowe przed otwarciem .............................................................................24 VI. Podział kosztów inwestycyjnych między wynajmującego a najemcę ............................................24 7 czerwca 2011 r. Strona 3/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców W pracach nad treścią Najlepszych Praktyk w Umowach Najmu brały udział grupy najemców w składzie: Najlepsze praktyki w umowie najmu: Andrzej Czyż Rafał Fabisiak Małgorzata Gabryś Anna Klinowska Anna Korzeniowska-Kacprzak Zofia Morbiato Paweł Sarniak Najlepsze praktyki w zakresie kosztów eksploatacyjnych: Michał Biegaj Tomasz Dudek Małgorzata Gabryś Paweł Sarniak Damian Zdunkiewicz Proces inwestycyjny w centrum handlowym, podział kosztów i odpowiedzialności pomiędzy najemcę i wynajmującego: Waldemar Ciępka Katarzyna Dąbrowska Sebastian Koziara Zofia Morbiato Zbigniew Niziński Przemysław Przesławski Krzysztof Siewierski Piotr Wilczyński Patryk Wolny Arkadiusz Zieliński 7 czerwca 2011 r. Strona 4/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców A. Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu - założenie Celem przygotowania spisu Najlepszych Praktyk w Umowach Najmu jest próba analizy i weryfikacji zasad, jakie funkcjonują na rynku najmu centrów handlowych oraz wypracowanie i rekomendacja właściwych zasad – jakie zasady powinny być praktykowane w przyszłości. Opracowany przez grupę najemców spis NAJLEPSZYCH PRAKTYK W UMOWACH NAJMU w stosunkach pomiędzy wynajmującymi i najemcami opisuje najlepsze praktyki, jakimi winni kierować się zawierający umowy najmu. Nie stanowi on obowiązujących zasad, a jedynie zbiór wytycznych, wskazując dobre praktyki przy zawieraniu stosunku najmu. Celem poniższego opracowania jest wskazanie najemcom właściwych praktyk, jakimi powinni się kierować wynajmujący negocjując warunki najmu. Oczekiwaną praktyką jest maksymalne zastosowanie się wynajmujących do opisanych poniżej zasad, z zastrzeżeniem, że warunki szczegółowe indywidualnych umów mogą się między sobą różnić. Kwestie, których nie można rozwiązać przy pomocy poniższych wskazówek, powinny być rozwiązane drogą wzajemnego porozumienia. W świetle zmieniających się uwarunkowań rynkowych spis NAJLEPSZYCH PRAKTYK W UMOWACH NAJMU stanowi niezbędną platformę, na bazie której powinno być osiągnięte porozumienie pomiędzy obiema stronami kontraktu. Implementowanie zasad NAJLEPSZYCH PRAKTYK W UMOWACH NAJMU zminimalizuje ryzyko powstania ewentualnych nieporozumień i sporów między stronami. 7 czerwca 2011 r. Strona 5/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców B. Najlepsze praktyki w umowie najmu Poniżej spisane najlepsze praktyki zasadniczych warunków umowy najmu zawierają wskazówki dla najemców oraz zalecenia dla wynajmujących, którymi mogą się oni kierować przy negocjacji warunków umowy najmu. I. Istota umowy najmu polega na trwałym związaniu stron umową, na podstawie której wynajmujący zobowiązuje się do oddania najemcy oznaczonego lokalu do używania przez czas oznaczony na określonych warunkach, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Posługiwanie się przez wynajmujących standardami umowy najmu, które zawierają postanowienia godzące w fundamenty, leżące u podstaw umowy najmu jako stosunku prawno-gospodarczego, łączącego wynajmującego i najemcę należy uznać za praktykę nieuczciwą i niepożądaną. o o 1) Oznaczenie przedmiotu najmu na planie centrum handlowego Analiza atrakcyjności konkretnego lokalu, przedstawionego w ofercie skierowanej do najemcy przed zawarciem umowy najmu, stanowi istotny element w procesie poprzedzającym decyzję o zawarciu umowy najmu. Powyższe ma również wpływ na ocenę finansowych warunków najmu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest oznaczenie usytuowania przedmiotu najmu na planie centrum handlowego wraz z załączeniem wyrysu lokalu (zwymiarowanego z szerokością witryny, usytuowaniem słupów, szachów, dylatacji itd.,) oraz dołączenie planu centrum handlowego wraz z obowiązującym ułożeniem ciągów komunikacyjnych i parkingów, w formie załącznika do umowy. 2) Określenie standardu przedmiotu najmu na dzień przekazania najemcy Standardem powinno być przekazanie przedmiotu najmu w stanie: o o o 7 czerwca 2011 r. wykonane przyłącza o ustalonych w umowie najmu parametrach i w ustalonym w umowie miejscu: instalacji elektrycznej wraz z tablicą rozdzielczą instalacji wod.-kan. wykonane pełne i kompletne wszelkie instalacje wymagane prawem, w tym w szczególności: zabezpieczające / przeciwpożarowe (w tym w szczególności górna warstwa tryskaczy, SAP, DSO, instalacja hydrantowa) wykonane pełne i kompletne wszelkie instalacje wraz z urządzeniami w standardzie centrum określonym w załączniku technicznym do umowy najmu (w tym w szczególności: klimatyzacja, wentylacja, instalacja grzewcza), a także ustalenie mocy urządzeń grzewczych z najemcą Strona 6/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców o zamontowane wszelkie elementy wyposażenia przedmiotu najmu na trwale związane z lokalem zgodnie ze standardem centrum (w tym w szczególności witryny i rolety) z zachowaniem prawa najemcy do odstąpienia od standardu i wykonania aranżacji na własny koszt, zgodnie ze standardem typowym dla sieci Najemcy NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby wynajmujący ponosił odpowiedzialność (w tym również finansową) za wszelkie wady projektowe/wykonawcze centrum handlowego, które skutkują obniżeniem jego funkcjonalności, w tym obniżeniem możliwości wykorzystania przedmiotu najmu do umówionego użytku, takie jak w szczególności niewłaściwe temperatury. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby przedmiot najmu na dzień przekazania najemcy był wyposażony we wszelkie elementy (instalacje, urządzenia) trwale związane z substancją obiektu, w którym się znajduje. 3) Prawo relokacji (uprawnienie wynajmującego do zamiany lokalu stanowiącego przedmiot umowy w trakcie obowiązywania umowy najmu) Prawo relokacji jest niezgodne z istotą stosunku najmu polegającą na zobowiązaniu wynajmującego do oddania najemcy do używania określonego lokalu na umówiony okres. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi niezastrzeganie w umowie na rzecz wynajmującego jednostronnego prawa do zamiany lokalu, stanowiącego przedmiot umowy, w trakcie obowiązywania umowy najmu. 4) Dokonywanie zmian budowlanych naruszających „substancję” lokalu będącego przedmiotem najmu w trakcie obowiązywania umowy (zmiana kształtu, powierzchni, położenia lokalu) Ocena atrakcyjności lokalu dokonywana jest przez najemcę na wstępnym etapie analizowania oferty. Późniejsze zmiany parametrów lokalu dezaktualizują wyniki oceny, stanowiącej podstawę podjęcia decyzji o zawarciu umowy najmu. Uprawnienie wynajmującego do wprowadzania znaczących zmian konstrukcyjnych w lokalu narusza istotę stosunku najmu gwarantującą najemcy nienaruszalność przedmiotu najmu w okresie obowiązywania umowy. Przedmiotem umowy jest zobowiązanie wynajmującego do oddania najemcy lokalu o określonej charakterystyce, która powinna być zachowana w całym okresie najmu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi niezastrzeganie na rzecz wynajmującego jednostronnego prawa do dokonywania istotnych zmian charakterystyki przedmiotu najmu w stosunku do lokalu oferowanego przy zawarciu umowy najmu. 5) Odpowiedzialność z tytułu szkód wyrządzonych ograniczeniem lub brakiem możliwości prowadzenia przez najemcę działalności w lokalu w wyniku zdarzeń, za które najemca nie ponosi odpowiedzialności NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi zastosowanie ogólnych zasad odpowiedzialności za szkodę, uregulowanych w kodeksie cywilnym, w sposób 7 czerwca 2011 r. Strona 7/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców zapewniający obu stronom umowy równe prawa i obowiązki. Wynajmujący powinien być odpowiedzialny za straty poniesione przez najemcę z tytułu szkód wyrządzonych działaniem lub zaniechaniem wynajmującego, bądź podmiotów działających na jego zlecenie. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest współodpowiedzialność wynajmującego i najemcy za szkody w sytuacjach wyłączających winę obu stron. 6) Opłaty na rzecz wynajmującego w okresie, gdy z przyczyn, za które najemca nie ponosi odpowiedzialności, prowadzenie działalności w lokalu jest ograniczone lub niemożliwe Preferowanym rozwiązaniem jest stosowanie przepisów kodeksu cywilnego, zgodnie z którym najemca może żądać odpowiedniego obniżenia czynszu za czas trwania wad, które ograniczają jej przydatność do umówionego użytku (art. 664 § 1 KC). W razie zmiany przepisów prawa lub decyzji podjętych przez wynajmującego, zwiększających ilość dni, w których praca w placówkach handlowych lub w danym centrum handlowym jest niedozwolona, wskazane jest proporcjonalne obniżenie czynszu i ewentualnych opłat dodatkowych za czas, w którym centrum handlowe jest zamknięte. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi wprowadzanie do umowy najmu postanowień zwalniających najemcę z zapłaty czynszu i ewentualnych opłat dodatkowych w okresie, w którym z przyczyn niezależnych od najemcy nie może on prowadzić działalności w lokalu. 7) Uprawnienie wynajmującego do rozwiązania umowy w przypadku złożenia w sądzie wniosku o ogłoszenie upadłości najemcy Biorąc pod uwagę wysokie nakłady związane zawarciem i wykonaniem długoterminowej umowy najmu, stosunek najmu powinien gwarantować najemcy bezpieczeństwo w zakresie ograniczenia możliwości wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego z przyczyn, za które najemca nie ponosi odpowiedzialności. Istotnym jest również fakt, iż wniosek o upadłość może być złożony bezpodstawnie, a nawet w złej wierze. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest niewprowadzanie do umowy najmu zapisów umożliwiających wynajmującemu rozwiązanie umowy najmu z powodu samego faktu złożenia w sądzie wniosku o upadłość najemcy. 8) Definiowanie w umowie najmu powierzchni lokalu NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby powierzchnia lokalu mierzona była po wewnętrznych stronach ścian lokalu, z wyłączeniem powierzchni zajętej pod słupy, szachty instalacyjne i inne elementy konstrukcyjne obiektu. 9) Definiowanie w umowie najmu terminu przekazania lokalu najemcy i terminu otwarcia centrum handlowego NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest określenie w umowie najmu ostatecznego terminu przekazania najemcy lokalu oraz ostatecznego terminu otwarcia centrum handlowego, jak również wprowadzenie do umowy najmu uprawnienia najemcy do odstąpienia od 7 czerwca 2011 r. Strona 8/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców umowy najmu oraz zwrotu nakładów na lokal i kosztów poniesionych przez najemcę w związku z najmem lokalu (w tym w szczególności kosztów projektu, elementów wykończenia i wyposażenia lokalu, kosztów zatrudnienia i szkolenia personelu, kosztów zabezpieczeń – jeżeli są dostarczane wcześniej, kosztów zamówienia lub zakupu towaru) w razie naruszenia przez wynajmującego obowiązku przekazania lokalu lub otwarcia centrum handlowego w określonym w umowie ostatecznym terminie. 10) Komercjalizacja centrum handlowego NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ JEST wprowadzanie do umów najmu zapisów umożliwiających najemcy prawo odstąpienia od umowy w razie, gdy stan komercjalizacji centrum handlowego wynosi mniej niż: o 75% (mierzone ilością podpisanych umów najmu) w dniu przekazania lokalu najemcy o 75% - 95% (mierzone ilością punktów handlowych i usługowych otwartych dla klientów) w dniu otwarcia centrum handlowego (w tym przypadku najemcy mieliby prawo odstąpienia od umowy i żądania zwrotu nakładów najemcy na lokal i kosztów poniesionych przez najemcę w związku z najmem oraz poniesionych na rzecz wynajmującego opłat, albo prawo do proporcjonalnego obniżenia czynszów i ewentualnych opłat dodatkowych) o 95% (mierzone ilością punktów handlowych i usługowych otwartych dla klientów) w czasie trwania umowy (w tym przypadku najemcy mieliby prawo odstąpienia od umowy i żądania zwrotu niezamortyzowanych nakładów najemcy na lokal i kosztów poniesionych przez najemcę w związku z najmem oraz poniesionych na rzecz wynajmującego opłat, albo prawo do proporcjonalnego obniżenia czynszów i ewentualnych opłat dodatkowych) Stan komercjalizacji oznacza: - przed otwarciem centrum handlowego: procentowy stosunek powierzchni centrum handlowego będącej przedmiotem podpisanych umów najmu, na której najemcy po otwarciu centrum handlowego będą prowadzić działalność usługową lub handlową zgodnie z umowami najmu, do całości powierzchni centrum handlowego przeznaczonej do prowadzenia działalności usługowej lub handlowej przez najemców (w tym tych, które nie są w danym momencie przedmiotem żadnej umowy najmu) - po otwarciu centrum handlowego: procentowy stosunek powierzchni centrum handlowego oddanej najemcom w używanie i udostępnionej przez najemców klientom, tj. powierzchni, na której najemcy prowadzą działalność usługową lub handlową zgodnie z umowami najmu, do całości powierzchni centrum handlowego przeznaczonej do prowadzenia działalności usługowej lub handlowej przez najemców (w tym tych, które nie są w danym momencie udostępnione klientom) NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ JEST wprowadzenie do umów najmu obowiązku wynajmującego do przedstawienia najemcy, na każde jego żądanie aktualnego planu centrum handlowego określającego stan komercjalizacji i czas, na który zostały zawarte umowy najmu poszczególnych powierzchni/lokali (z naniesionymi na planie centrum handlowego markami najemców tych powierzchni/lokali). 7 czerwca 2011 r. Strona 9/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców Granice Swobody Umów II. Granice swobody umów uregulowane w art. 353 (1) KPC wyznaczają prawne ramy dla kompetencji stron w kształtowaniu postanowień umowy najmu. Postanowienia umowy najmu NIE MOGĄ SPRZECIWIAĆ SIĘ: o o o Właściwości (naturze) stosunku najmu, Obowiązującym przepisom prawa, Zasadom współżycia społecznego. Przy wyznaczaniu granic swobody umów istotne znaczenie ma poszanowanie zasady równego traktowania stron umowy polegającej na równomiernym rozłożeniu uprawnień, obowiązków i ryzyk wynikających ze stosunku najmu. 1) Odpowiedzialność wynajmującego za szkody Zwolnienie wynajmującego z odpowiedzialności za szkody (z wyjątkiem odpowiedzialności za szkody wyrządzone umyślnie, której nie można wyłączyć) stanowi w istocie zrzeczenie się przez najemcę prawnej ochrony stosunku najmu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi przyjęcie zasady winy, jako podstawy odpowiedzialności za wyrządzone szkody. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi niewprowadzanie do umowy najmu zrzeczenia się przez najemcę prawa do występowania z roszczeniami regresowymi wobec wynajmującego przez ubezpieczyciela najemcy. 2) Wypowiedzenie umowy najmu przez najemcę / wynajmującego NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi równoważenie rozbudowanego katalogu przesłanek uprawniających wynajmującego do rozwiązania umowy najmu wprowadzeniem zapisów dopuszczających wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu przez najemcę w określonych przypadkach (np. gdy: obroty najemcy z działalności prowadzonej w lokalu nie osiągają określonego poziomu; w przypadku, gdy procentowy współczynnik wynajętej i otwartej dla klientów powierzchni centrum handlowego spada poniżej poziomu określonego w umowie, w przypadku niewykonywania bądź niewłaściwego wykonywania obowiązków nałożonych przez zapisy umowy na wynajmującego, w przypadku zmiany profilu centrum np. z regularnego na outletowe itp.). 3) Prawo najemcy do swobodnego wyboru wykonawców robót oraz dostawców usług NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi nieingerowanie przez wynajmującego w wybór wykonawców prac budowlano-adaptacyjnych w lokalu najemcy. 4) Egzekucja w trybie art. 777 KPC Akt notarialny zawierający oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji stanowi tytuł egzekucyjny uprawniający wynajmującego do prowadzenia egzekucji przeciwko najemcy na jego podstawie. Wierzytelności wynajmującego wobec najemcy są z reguły 7 czerwca 2011 r. Strona 10/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców dodatkowo zabezpieczone gwarancją bankową lub kaucją. Strony umowy powinny mieć równy dostęp do środków prawnych umożliwiających ochronę praw i obowiązków wynikających z umowy najmu. Dobrowolne poddanie się egzekucji stanowi pozbawienie najemcy prawa do sądu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi niewprowadzanie do umowy najmu postanowień zobowiązujących najemcę do poddania się egzekucji wprost z aktu notarialnego w trybie art. 777 KPC. 5) Uprawnienie do zastosowania sankcji wobec najemcy po uprzednim pisemnym wezwaniu najemcy do spełnienia świadczenia/zaniechania naruszeń NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi, aby wynajmujący był uprawniony do zastosowania wobec najemcy sankcji wynikających z umowy najmu (jak kara umowna czy rozwiązanie umowy) wyłącznie po uprzednim wezwaniu najemcy oraz bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego na spełnienie świadczenia/zaniechanie naruszeń. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest „miarkowanie” ciężaru kar w stosunku do naruszenia, zwłaszcza w zakresie sankcji, jaką jest rozwiązanie umowy, tj. aby w szczególności jedynie niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie przez najemcę istotnych obowiązków (wyraźnie wymienionych w umowie) uprawniało wynajmującego do rozwiązania umowy. 6) Wprowadzanie dodatkowych regulacji z jednoczesnym uznaniem ich za integralną część umowy najmu za zgodną wolą stron NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest respektowanie zasady, że zmiany do umowy, a więc również do załączników stanowiących integralną część umowy, wymagają zgodnej woli stron. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby wynajmujący nie był uprawniony do jednostronnej zmiany warunków funkcjonowania w centrum handlowym najemcy oraz jednostronnego wprowadzania innych zobowiązań, w tym z tytułu kar umownych, niż te, wynikające z postanowień stanowiących integralną część umowy najmu, zaakceptowaną przez najemcę. Dotyczy to również regulaminów stosowanych przez wynajmującego. 7) Zmiana logotypu najemcy NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest nieograniczanie przez wynajmującego uprawnienia najemcy do zmiany nazwy handlowej, bądź logotypu sieci sklepów najemcy. 8) Zmiana struktury własnościowej najemcy NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest nieingerowanie kapitałowe lub korporacyjne dotyczące najemcy. 7 czerwca 2011 r. wynajmującego w zmiany Strona 11/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców III. Parametry Ekonomiczne Parametry ekonomiczne są istotnym czynnikiem wpływającym na rentowność punktu handlowego/usługowego najemcy w centrum handlowym. 1) Realizowanie dochodu wynajmującego NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby wynajmujący realizował swój dochód poprzez czynsz, który obejmuje wszelkie koszty i opłaty związane z lokalem. Ze względu na obecną praktykę rynkową, która jest sprzeczna z powyższą sugestią, na okres przejściowy niezbędny do zaakceptowania powyższej NAJLEPSZEJ PRAKTYKI przez wynajmujących, opłaty dodatkowe (serwisowe, marketingowe oraz pokrewne) powinny stanowić pokrycie bieżących, rzeczywistych i uzasadnionych kosztów funkcjonowania centrum handlowego i jego promocji, oraz powinny być uzgodnione w formie ryczałtu lub z określonym limitem wzrostu. 2) Zasady zmiany czynszu NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi, aby zasady indeksacji czynszu były określone w oparciu o dokładnie sprecyzowany wskaźnik, który jest jedyną przesłanką zmiany czynszu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi, aby zasady indeksacji przewidywały obniżenie czynszu w przypadku deflacji. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi, aby pierwsza indeksacja stawki czynszu była dokonywana nie wcześniej, niż po upływie pierwszego roku (12 miesięcy) od rozpoczęcia działalności w lokalu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi wyłączenie w zastosowania przez wynajmującego przepisu art. 685 (1) KC. umowie możliwości 3) Opłaty serwisowe (opłaty dodatkowe) NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi, by opłaty serwisowe zawierały się w czynszu i były indeksowane analogicznie jak czynsz. 4) Opłaty przed otwarciem centrum handlowego NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi, aby w okresie przed otwarciem centrum handlowego najemca nie był obciążany czynszem najmu, ani innymi opłatami, poza opłatami z tytułu energii elektrycznej i innych mediów, zużytych przez najemcę na placu budowy. 5) Zgody i zezwolenia NAJLEPSZĄ PRAKTYKĘ stanowi uzyskiwanie przez wynajmującego wszystkich wymaganych zgód i zezwoleń. Jednocześnie obowiązkiem najemcy winno być dostarczenie wszystkich niezbędnych w tym celu dokumentów. 7 czerwca 2011 r. Strona 12/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców 6) Terminy płatności NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest uzależnienie wszelkich terminów płatności od uprzedniego doręczenia najemcy faktury VAT lub noty obciążeniowej. 7 czerwca 2011 r. Strona 13/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców C. Najlepsze praktyki w zakresie kosztów eksploatacyjnych Poniżej spisane najlepsze praktyki w zakresie kosztów eksploatacyjnych / wspólnych w umowach najmu zawierają wskazówki dla najemców oraz zalecenia dla wynajmujących, którymi powinni się oni kierować przy negocjacji warunków umowy najmu. W chwili obecnej obserwujemy w Polsce ekstremalnie zaburzoną równowagę stron takich umów, gdzie rola najemcy jest marginalizowana i służy on jedynie do zabezpieczenia interesów wynajmującego. I. Istota kosztów eksploatacyjnych / wspólnych Koszty eksploatacyjne / wspólne – są to rzeczywiste i uzasadnione koszty ponoszone przez wynajmującego w związku z funkcjonowaniem centrum handlowego, niebędące kosztami indywidualnymi lokalu najemcy. Koszty eksploatacyjne / wspólne nie powinny być naliczane dla dodatkowego zysku, ale powinny rzetelnie odzwierciedlać racjonalnie poniesione koszty związane z funkcjonowaniem centrum handlowego jako całości. 1) Koszty eksploatacyjne / wspólne jako cześć umowy najmu NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest to, żeby umowa najmu była umową najmu, nie mieszaniną elementów najmu i świadczenia usług. Koszty wspólne nie są i nie powinny być elementem umowy najmu. W związku z powyższym koszty wspólne, powinny być skalkulowane przez wynajmującego i zawarte w czynszu. Dopuszczalną praktyką jest to, że koszty wspólne funkcjonują jako część umowy wiążącej najemcę i wynajmującego. Jednak w takim przypadku, powinna to być to stała kwota indeksowana co roku. Koszty eksploatacyjne / wspólne mogą być kalkulowane wyłącznie w odniesieniu do powierzchni wspólnych, bez dodatkowych elementów np. terenów inwestycji. Dopuszczalną praktyką jest także, istnienie kosztów wspólnych w umowie najmu w obecnej postaci, ale z ograniczeniem możliwości wzrostu kosztów co roku, o ustalony wskaźnik procentowy oparty na wskaźniku inflacji właściwym dla waluty obowiązującej w Polsce. 2) Składniki kosztów eksploatacyjnych / wspólnych i ich rozliczanie. 1. Opłaty publiczno prawne i podobne Podatek od nieruchomości Podatek od nieruchomości – podatek lokalny pobierany przez samorząd gminny, w którym przedmiotem opodatkowania jest posiadanie nieruchomości. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby podatek od nieruchomości nie był składnikiem kosztów eksploatacyjnych/wspólnych. Ryzyko zmiany podatku powinno być ryzykiem wynajmującego i skalkulowane w czynszu. 7 czerwca 2011 r. Strona 14/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców Opłata z tytułu użytkowania wieczystego Użytkowanie wieczyste – specyficzne dla polskiego prawa cywilnego prawo podmiotowe dotyczące nieruchomości gruntowej. Polega na oddaniu w użytkowanie nieruchomości gruntowej będącej własnością skarbu państwa, województwa, powiatu, bądź gminy lub związku tych jednostek osobie fizycznej lub prawnej na czas określony 99 lat (wyjątkowo krócej, lecz nie mniej niż 40 lat). Dotyczy głównie gruntów położonych w granicach administracyjnych miast. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby opłata z tytułu użytkowania wieczystego nie była składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Ryzyko zmiany opłaty powinno być ryzykiem wynajmującego i skalkulowane w czynszu. Dopuszcza się, aby ryzyko zmiany opłaty było rozłożone proporcjonalnie na obie strony. Dzierżawa gruntu Dzierżawa polega na udostępnieniu innej osobie prawa lub rzeczy, natomiast nie przenosi własności. Przedmiotem dzierżawy może być tylko rzecz, lub prawo przynoszące pożytki. Istotą dzierżawy jest to, że wydzierżawiający na oznaczony czas oddaje dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków, w zamian za co dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu czynsz. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby czynsz z tytułu dzierżawy gruntu, na którym posadowione jest centrum handlowe nie był składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Ryzyko zmiany czynszu dzierżawnego powinno być ryzykiem wynajmującego i skalkulowane w czynszu. Dopuszcza się, aby ryzyko zmiany opłaty było rozłożone proporcjonalnie na obie strony, ale pod warunkiem limitu górnej kwoty. Opłaty notarialne, wieczystoksięgowe Opłata notarialna jest to kwota, jaką pobiera notariusz za udokumentowanie czynności prawnej i jest uzależniona od typu czynności i wartości przedmiotu czynności notarialnej. Opłaty wieczystoksięgowe są to opłaty za czynności wieczystoksięgowe, czyli czynności związane z zakładaniem i prowadzeniem ksiąg wieczystych w celu uzgodnienia stanu prawnego nieruchomości. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby opłaty notarialne, wieczystoksięgowe nie były składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Ryzyko ponoszenia takich opłat powinno być wyłącznym ryzykiem wynajmującego i skalkulowane w czynszu. Podatek katastralny Podatek katastralny jest to jeden ze sposobów opodatkowania nieruchomości, w którym wysokość podatku jest uzależniona od wartości katastralnej nieruchomości. Wartość katastralna nieruchomości (zwana również fiskalną) będzie wartością urzędową nieruchomości określoną w wyniku masowej wyceny, przeprowadzonej okresowo w procesie powszechnej taksacji nieruchomości. Wartość katastralna zawarta będzie w tzw. wielozadaniowym katastrze nieruchomości (Zintegrowany System Katastralny), który powstanie po modernizacji i zintegrowaniu Ewidencji Gruntów i Budynków, Ewidencji Podatkowej Nieruchomości oraz Ksiąg Wieczystych. Wartość katastralna nie jest tożsama z 7 czerwca 2011 r. Strona 15/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców wartością rynkową nieruchomości. Szacuje się, że wartość katastralna będzie o około 30% niższa od wartości rynkowej nieruchomości. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby podatek katastralny nie był składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Ryzyko wprowadzenia podatku powinno być ryzykiem wynajmującego i skalkulowane w czynszu. Opłata adiacencka Opłata adiacencka to opłata, którą właściciel lub użytkownik wieczysty musi zapłacić gminie, jeżeli wzrosła wartość jego nieruchomości w wyniku podziału, scalenia lub inwestycji gminy w wykonanie infrastruktury technicznej, np. wybudowanie wodociągu czy wybudowanie lub modernizację drogi. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby opłata adiacencka nie była składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Ryzyko zmian opłaty powinno być ryzykiem Wynajmującego i skalkulowane w czynszu. Opłata planistyczna Opłata planistyczna jest to forma daniny publicznej płaconej jednorazowo przez właściciela nieruchomości na rzecz gminy. Obowiązek zapłaty powstaje, jeżeli wskutek uchwalenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wzrosła wartość objętej nim działki, a właściciel zbywa tę nieruchomość. Gmina może wystąpić do właściciela o zapłatę renty planistycznej w ciągu 5 kolejnych lat od daty uchwalenia planu miejscowego. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby opłata planistyczna nie była składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Ryzyko zmian opłaty powinno być ryzykiem Wynajmującego i skalkulowane w czynszu. Ubezpieczenie centrum handlowego Wynajmujący powinien ubezpieczyć centrum handlowe od ognia, powodzi, zalania i innych zdarzeń losowych oraz powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby opłata z tytułu ubezpieczenia centrum handlowego nie była składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Ryzyko zmian opłaty powinno być ryzykiem wynajmującego i skalkulowane w czynszu. Podatek dochodowy Podatek dochodowy jest to obowiązkowe świadczenie osoby fizycznej lub osoby prawnej na rzecz państwa, zależne od dochodu i wykorzystanych odliczeń. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby podatek dochodowy wynajmującego nie był składnikiem kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Niedopuszczalne jest obciążanie podatkiem dochodowym wynajmującego najemców w jakiejkolwiek części. 7 czerwca 2011 r. Strona 16/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców 2. Zużycie mediów na powierzchniach wspólnych Elektryczność NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt dostarczenia i zużycia elektryczności i oświetlenia tylko w odniesieniu do powierzchni wspólnych oddanych do użytku publicznego w centrum handlowym, z wyłączeniem powierzchni administracyjnych, powierzchni technicznych i pustostanów. Woda i odprowadzenia ścieków NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt dostarczenia i zużycia wody oraz odprowadzenia ścieków tylko w odniesieniu do powierzchni wspólnych oddanych do użytku publicznego w centrum handlowym, z wyłączeniem powierzchni administracyjnych, powierzchni technicznych i pustostanów. Ogrzewanie / wentylacja / klimatyzacja NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt dostarczenia i zużycia czynników zapewniających ciepło / wentylację / klimatyzację tylko w odniesieniu do powierzchni wspólnych oddanych do użytku publicznego w centrum handlowym, z wyłączeniem powierzchni administracyjnych, powierzchni technicznych i pustostanów. Odpady NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt składowania, wywozu śmieci i nieczystości tylko w odniesieniu do powierzchni wspólnych oddanych do użytku publicznego w centrum handlowym, z wyłączeniem powierzchni administracyjnych, powierzchni technicznych i pustostanów. Koncesje na sprzedaż energii elektrycznej, paliw energetycznych NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych nie byli zobowiązani do opłacania kosztów nabywania energii elektrycznej, paliw energetycznych od dostawcy wskazanego / wybranego / narzuconego przez wynajmującego, ale mieli swobodny wybór w tym zakresie. Dopuszczalne jest wskazanie dostawcy, ale tylko pod warunkiem, że cena sprzedaży danego nośnika nie będzie wyższa niż cena rynkowa, jaką najemca może uzyskać na rynku. Telekomunikacja NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych nie byli zobowiązani do ponoszenia kosztów usług telekomunikacyjnych wykorzystanych w centrum handlowym. Opłaty te są wyłącznym kosztem wynajmującego. 7 czerwca 2011 r. Strona 17/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców 3. Umowy serwisowe Sprzątanie i utrzymanie czystości NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt sprzątania centrum handlowego tylko w odniesieniu do powierzchni wspólnych oddanych do użytku publicznego w centrum handlowym, z wyłączeniem powierzchni administracyjnych, powierzchni technicznych i pustostanów. Odśnieżanie NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt odśnieżania terenu i dachu centrum handlowego. Najlepsza praktyka wymaga zawarcia przez wynajmującego takich umów na usługi w tym zakresie, aby zapewniały one najwyższy poziom usługi w cenach na rynkowym poziomie. Ochrona NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt ochrony centrum handlowego. Najlepsza praktyka wymaga zawarcia przez wynajmującego umów na usługi w takim zakresie, aby zapewniały one najwyższy poziom usługi w cenach na rynkowym poziomie. Serwis techniczny / konserwacje NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt serwisu technicznego urządzeń i instalacji centrum handlowego. Najlepsza praktyka wymaga zawarcia przez wynajmującego umów na usługi w takim zakresie, aby zapewniały najwyższy poziom usługi, w cenach na rynkowym poziomie. Niedopuszczalne jest, aby w ramach serwisu technicznego finansowane było utrzymanie elementów konstrukcji budynku (struktury) centrum handlowego. Niedopuszczalne jest zobowiązywanie najemcy do korzystania z usług firm serwisowych wskazanych przez wynajmującego po zakończeniu okresu gwarancji na urządzenia, instalacje, czy wyposażenie. Zakupy urządzeń technicznych i materiałów budowlanych NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt zakupów urządzeń technicznych i materiałów budowlanych tylko do utrzymania odpowiedniego stanu centrum handlowego (naprawy), z wyłączeniem powierzchni administracyjnych, powierzchni technicznych i pustostanów. Bezpłatny autobus do centrum NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby koszt utrzymania bezpłatnego autobusu dowożącego klientów do centrum handlowego był wkalkulowany w opłatę marketingową, pod warunkiem, że jest to uzasadnione z punktu widzenia potrzeb 7 czerwca 2011 r. Strona 18/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców najemców centrum. Najlepsza praktyka wymaga zawarcia przez wynajmującego umowy na usługi w takim zakresie, aby zapewniała najwyższy poziom usługi w cenach na rynkowym poziomie. Obsługa parkingu / terenów zielonych NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, aby najemcy w ramach kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ponosili proporcjonalny koszt obsługi parkingu / terenów zielonych tylko pod warunkiem, że parking przynależy wyłącznie do danego centrum handlowego, a nie np. do retail parku / innych „użytkowników" (w przypadku pobierania opłat za parking zasady, jak przy standach w galerii). 4. Koszty administracji i zarządzania Opłata z tytułu kosztów administracji centrum handlowym powinna być skalkulowana na poziomie odpowiednim do kosztów administrowania. Niedopuszczalne jest wiązanie opłaty z tytułu administracji i zarządzania centrum handlowym z jakimkolwiek procentowym udziałem tej opłaty w całkowitych kosztach funkcjonowania centrum handlowego, lub wysokości czynszu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest skalkulowanie kosztów administracji i zarządzania centrum handlowym w czynszu, albo ustalenie stałej stawki z tego tytułu obowiązującej w całym okresie najmu. Dopuszczalne jest indeksowanie tej stawki na takich samych zasadach jak czynsz w oparciu o wskaźnik inflacji właściwy dla waluty obowiązującej w Polsce. Niedopuszczalne jest odrębne obciążanie najemców kosztami wynikającymi z wynagrodzenia pracowników administracji, kosztami prowadzenia biura, czy też kosztami utrzymania samochodów pracowników biura i służb technicznych centrum handlowego. 3) Koszty niedopuszczalne Niedopuszczalne są koszty związane z: o o o o o o o o o o o inwestycjami, które podnoszą wartość księgową obiektu, rozbudową, przebudową obiektu nieuzasadnionymi zakupami nowych urządzeń, w zamian za wskazany serwis/remont tych urządzeń, pozyskiwaniem nowych najemców (w tym prowizją dla agenta), przywracaniem powierzchni po najemcy, do stanu pierwotnego, pracami związanymi z przygotowaniem powierzchni dla nowego najemcy (w tym fitout), windykacją należności przeterminowanych, należnościami nieodzyskiwalnymi, obsługą prawną sporów pomiędzy właścicielem lub zarządcą, a najemcami lub usługodawcami, zasądzonymi karami i odszkodowaniami, opłatami notarialnymi za sprzedaż innych nieruchomości 7 czerwca 2011 r. Strona 19/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców II. Zasady dotyczące kosztów eksploatacyjnych /wspólnych Kluczowe zasady: o o o o o o Niedopuszczalne jest uzyskiwanie marży przez właściciela lub zarządcę na usługach / mediach dostarczanych do obiektu. Jeżeli rynek dostaw usług / mediów jest rynkiem wolnym to wybór dostawcy powinien odbywać się na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty. Koszty usług / mediów powinny być zgodne z cennikami dostawców. Koszty wszystkich usług powinny być co najwyżej średnimi cenami rynkowymi, zgodnie z zasadą właściwej relacji ceny, do jakości oraz racjonalnego wykorzystania posiadanych zasobów (kontrola czystości, punkty kontrolne ochrony). Koszty wspólne powinny być dzielone na całą powierzchnię przeliczeniową GLA. Koszty przypadające na powierzchnię niewynajętą powinny przypadać na właściciela, nie powinny stanowić kosztów najemców. Wszystkie koszty powinny być rozliczane w złotych polskich. Koszty badań marketingowych oraz systemów zliczania przepływu klientów powinny stanowić składnik kosztów wspólnych jedynie w przypadku, gdy ich wyniki podawane są do wiadomości najemców. Jeśli opłata za energię obejmuje pow. administracyjne to najemca ma prawo do korzystania bez dodatkowych opłat z infrastruktury administracyjnej centrum handlowego (np. sala konferencyjna). Zasady zarządzania i rozliczania kosztów eksploatacyjnych / wspólnych III. Właściciel / zarządca powinien: o o o o o Określić koszt ryczałtowy zarządu nieruchomością (wynagrodzenie i koszty zarządcy), lub górną granicę wzrostu procentowego w odniesieniu do uzgodnionej w umowie opłaty, wskazana granica wzrostu – wskaźnik inflacji właściwy dla waluty obowiązującej w Polsce. Określić sposób i formę informowania najemców o kosztach za ostatni okres rozliczeniowy, oraz o przewidywaniach na kolejny okres z opisem i wytłumaczeniem powodów zmian. Wydzielić koszty marketingowe (i opłaty na ten cel) z ogólnych kosztów eksploatacyjnych i na bazie otrzymanej kwoty stworzyć budżet marketingowy jawny dla najemców. Zezwolić na przeprowadzenie audytu kosztów i ich rozliczenia przez audytora zatrudnionego przez najemców. Przeznaczyć część dochodu z najmu specjalnego (kioski, ekspozycje, banery itp.) na zasilenie budżetu kosztów eksploatacyjnych, czyli pomniejszenie kosztów przypadających na stałych najemców. Alternatywnym rozwiązaniem, jest obciążanie najemców specjalnych, kosztami wspólnymi proporcjonalnie do powierzchni stoisk i okresów najmu, a następnie pomniejszenie o tą kwotę kosztów wspólnych przypadających na najemców. 7 czerwca 2011 r. Strona 20/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców IV. Zasady dotyczące wspólnych składników kosztów eksploatacyjnych / Zawartość katalogów kosztów eksploatacyjnych / wspólnych ma wtórne znaczenie w związku z ich (w większości) otwartym charakterem, powodującym, że niewymienione wprost składniki mogą zostać zaliczone do wyżej wymienionych. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest stosowanie katalogu zamkniętego kosztów eksploatacyjnych / wspólnych. Jeżeli katalog ma charakter otwarty, bezwzględnie należy w nim umieścić listę kosztów wyłączonych / nieakceptowanych. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest uniemożliwienie swobody przejścia wynajmującego z formy ryczałtowej rozliczania kosztów eksploatacyjnych / wspólnych na zaliczkę. Wyłączny wybór wynajmującego jest niedopuszczalny z punktu widzenia racjonalnego gospodarowania kosztami przez wynajmującego, a tym samym budżetowania najemcy. 7 czerwca 2011 r. Strona 21/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców D. Proces inwestycyjny w centrum handlowym, podział kosztów i odpowiedzialności pomiędzy najemcę i wynajmującego Poniżej spisane najlepsze praktyki w zakresie procesu inwestycyjnego w umowach najmu zawierają wskazówki dla najemców oraz zalecenia dla wynajmujących, którymi powinni się oni kierować przy negocjacji warunków umowy najmu. Wszystkie prace wynajmującego (za które wynajmujący ponosi odpowiedzialność) tak w częściach wspólnych, jak lokalach na wynajem, powinny być wykonane na koszt wynajmującego. W szczególności wszystkie prace odnoszące się do bezpieczeństwa centrum (takie jak SAP, DSO, system przeciwpożarowy – górna warstwa tryskaczy) oraz prace o charakterze budowlanym (takie jak n.p. podkonstrukcje). Wszystkie instalacje powinny być doprowadzone do lokalu najemcy w miejscu wskazanym w projekcie najemcy i zakończone licznikiem na koszt wynajmującego. Najemca po zakończeniu umowy najmu ma prawo zabrać swoje nakłady inwestycyjne poczynione w lokalu. Wynajmujący nie ma prawa żądania przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego. Najemca ma prawo rozliczenia z wynajmującym nakładów pozostawionych w lokalu po zakończeniu umowy. Należy określać standard wykonania prac, a nie wykonawców. I. Koszty inwestycyjne – standard lokalu NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest określenie jednolitego standardu wynajmowanych powierzchni (stan developerski), który określałby w konsekwencji, co zawiera się w cenie 1 m2 stawki czynszowej, w szczególności poziom dostarczanych energii elektrycznej, ciepła i chłodu oraz wydajność wentylacji. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by najemca przed podpisaniem umowy był poinformowany o wszelkich aspektach technicznych, mających wpływ na estetykę i koszty adaptacji lokalu (np. przebieg dylatacji, siatka słupów). NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by koszty ponoszone przez najemcę przy adaptacji lokalu ze stanu deweloperskiego do standardu najemcy, w tym związane z systemami bezpieczeństwa, nie były wyższe niż koszty, które może osiągnąć najemca negocjując samodzielnie ceny, przy założeniu, że instalacje muszą spełniać te same parametry (dotyczy to także akceptacji projektowej modyfikacji rozmieszczenia np. tryskaczy czy hydrantów). NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by założenia projektowe centrum handlowego uwzględniały wszystkie aktualne potrzeby nowoczesnych powierzchni handlowych (np. przydział mediów, wymiana powietrza na 1 m2) przy założonym tenant mixie i uwzględnieniu specyfiki każdej branży. II. Proces inwestycyjny w centrum handlowym – infrastruktura i media NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by instalacje zaprojektowane przez wynajmującego uwzględniały możliwość wyboru dostawcy mediów przez najemcę, oraz możliwość zmiany dostawcy mediów dla powierzchni wspólnych. 7 czerwca 2011 r. Strona 22/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by wynajmujący dokonując wyboru dostawcy systemów bezpieczeństwa i instalacji obsługujących lokale najemców i powierzchnie wspólne, zapewniał optymalne warunki gwarancji i serwisowania i ponosił odpowiedzialność za ich koszt i jakość. III. Proces inwestycyjny w centrum handlowym NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by lokal w momencie odbioru spełniał określone warunki: o o o o lokal wygrodzony od zewnętrznych warunków atmosferycznych media doprowadzone do granicy najmu w miejscu wskazanym w projekcie najemcy i zakończone licznikiem zainstalowana pierwsza warstwa tryskaczy zrobiona wylewka NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by najemca odbierał lokal, w którym może prowadzić prace adaptacyjne, a w szczególności mieć zapewniony dostęp do: o o o o o koordynatora prac najemców, na określonych w umowie najmu warunkach bieżącej wody w trakcie całego procesu adaptacji rozdzielni RBT pozwalających na jednoczesną pracę wszystkich najemców jednocześnie działających dźwigów towarowych (w przypadku centrów wielokondygnacyjnych) wind i schodów ruchomych odebranych przez UDT (wewnątrz wynajmowanych lokali) NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest by w trakcie prac: o o o o o IV. plac budowy był chroniony i oświetlony, z odpowiednią ilością kontenerów na śmieci zapewniony był dogodny dojazd samochodów dostawczych najemców bez ograniczeń czasowych, względnie z rozsądnym harmonogramem dostaw zapewnione były warunki higieniczno – sanitarne (toalety, czynny odpływ kanalizacyjny) temperatura w przejmowanym lokalu była nie niższa niż 15-17 stopni C wilgotność w przejmowanym lokalu była na poziomie określonym normami budowlanymi Proces inwestycyjny w centrum handlowym / projekt adaptacji i koordynacja prac najemcy NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by w umowie najmu wynajmujący akceptował standard projektowy najemcy w zakresie designu i parametrów technicznych. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest by wynajmujący dostarczał najemcy podkłady projektowe (odpowiadające załącznikowi „Plan lokalu” do umowy najmu) i wszelkie inne dokumenty w czasie, pozwalającym na wykonanie prac projektowych przez najemcę. 7 czerwca 2011 r. Strona 23/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by najemca korzystał z usług własnych, uprawnionych rzeczoznawców. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by w umowie najmu był określony czas, w którym wynajmujący zaopiniuje projekt najemcy. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by w umowie najmu był określony czas wykonania prac najemcy, liczony od skutecznego odbioru lokalu przez najemcę, do czasu przekazania przez najemcę projektu powykonawczego. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by wynajmujący odpowiadał finansowo za wszelkie dodatkowe koszty najemcy, wynikające z niewłaściwej organizacji Koordynatora prac ze strony wynajmującego. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by wynajmujący ponosił koszty operatów geodezyjnych, pomiarów, odbiorów, dopuszczeń do użytkowania, także w przypadkach rekomercjalizacji z wyjątkiem sytuacji, za które nie ponosi odpowiedzialności (np. zbyt późne dostarczenie dokumentacji przez najemcę), lub kiedy projekt najemcy ingeruje w pierwotny projekt budowlany. W takim przypadku najemca jest zobowiązany do złożenia zastępczego projektu budowlanego i uzyskania w związku z tym odbiorów budowlanych. V. Koszty przejściowe/ serwisowe przed otwarciem NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by koszty eksploatacyjne w trakcie budowy (media, ochrona, wywóz śmieci itp.) były określone jako zryczałtowana kwota w umowie najmu. NAJLEPSZĄ PRAKTYKĄ jest, by koszty ponoszone przez wynajmującego w trakcie budowy nie były rozliczane w kosztach eksploatacyjnych po otwarciu centrum. VI. Podział kosztów inwestycyjnych między wynajmującego a najemcę L.p. 1 2 Nazwa Zadania Koszt najemca Akceptacja projektów przez Wynajmującego (opiniowanie projektów BHP, Ppoż, Sanepid, Architektura, Branże) Nadzór i koordynacja prac Najemcy przez Wynajmującego Koszt wynajmujący X X 3 Wykonanie posadzek - wylewki X 4 Zabudowa z płyt g-k +drzwi X 5 Instalacje tryskaczowe poziom 1 X 6 DSO - poziom 1 X 7 SAP - poziom 1 X 8 Instalacje tryskaczowe poziom 2 X 9 DSO - poziom 2 X 7 czerwca 2011 r. UWAGI JEŚLI WYNIKA ZE STANDARDU LOKALU NAJEMCY JEŚLI WYNIKA ZE STANDARDU LOKALU NAJEMCY Strona 24/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców JEŚLI WYNIKA ZE STANDARDU LOKALU NAJEMCY 10 SAP - poziom 2 11 Projekty instalacji tryskaczowych, DSO, SAP X 12 Wykonanie przebić w stropie X 13 Zaplombowanie podejścia kanalizacji X 14 Licznik energii elektrycznej X 15 Wodomierz X 16 Jednostka klimatyzacyjna (w tym: jednostka, zawory regulacyjne, montaż) 17 18 X CHYBA ZE NAJEMCA MA UMOWĘ BEZPOŚREDNIO Z ZAKŁADEM ENERGETYCZNYM X Podłączenie i dostosowanie ogółu instalacji do BMS Podkonstrukcja pod jednostkę klimatyzacyjną X X PO KOSZTACH STANDARDOWEJ WITRYNY NAJEMCY, POZOSTAŁE KOSZTY PO STRONIE WYNAJMUJĄCEGO 19 Witryna 20 Podkonstrukcja pod witrynę - lambrekin X 21 Kurtyna dymowa X 22 Hydrant X 23 Doprowadzenie energii elektrycznej do lokalu X 24 Zwiększenie mocy elektrycznej X W UMOWIE NAJMU 25 Zwiększenie mocy grzewczej i chłodzenia X W UMOWIE NAJMU 26 Odpowadzenie kanalizacji, doprowadzenie wody X 27 Listwa dylatacyjna X 28 Przełącznik priorytetowy odcinający nagłośnienie X 29 Bramki antykradzieżowe 30 Doprowadzenie linii telefonicznej X 31 Wykonanie liczników Klientów w lokalu najemcy X 32 Wykonanie czujników temperatury panującej w lokalu X 33 Zawory wyrównania ciśnień w instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej X 34 Zawory CAV w instalacji wentylacyjnoklimatyzacyjnej X 35 Docieplenie lokalu X 36 Projekt przebicia instalacji przez strop wyznaczenie usytuowania otworu X 7 czerwca 2011 r. X X DO LINII LOKALU Z ZAPASEM 10 MB JEŚLI WYNIKA ZE STANDARDU WYNAJMUJĄCEGO I NARZUCONY PRZEZ WYNAJMUJĄCEGO Strona 25/26 Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu – opracowanie najemców 37 38 39 40 41 42 43 43 44 45 46 47 48 Projekt konstrukcyjny (obciążenia, wyznaczenie nośności) podkonstrukcji pod zewnętrzne jednostki klimatyzacyjne Projekt konstrukcyjny (obciążenia, wyznaczenie nośności) podkonstrukcji pod witrynę Projekt konstrukcyjny (obciążenia, wyznaczenie nośności) podkonstrukcji pod szyld Wszelkie zmiany w instalacjach narzucone przez Wynajmującego po zaakceptowaniu projektów przez Wynajmującego Dostawa i montaż zaworów odcinających obieg wodny, wraz z ogranicznikiem przepływu. Instalacja klap pożarowych na króćcach wraz z siłownikami, sterownikami i elementami monitoringu oraz podłączenie sterowania i monitorowania jej stanu System informacyjny o najemcach zewnętrzny i wewnętrzny na powierzchniach ogólnych CH Uzgodnione reklamy Najemcy zewnętrzne i wewnętrzne na powierzchniach ogólnych CH X X X X X X X X Uszczelnienie przebić masą p.poź X Wykonanie przedścianek na czas prac remontowych Wykonanie przedścianek oddzielających od ścian stanowiących ściany p.poż Przeniesienie przyłącza energii elektrycznej Wyjście ewakuacyjne niezbędne jako standard najemcy i wymagane przez przepisy X X X X 49 Podkonstrukcja logo na zewnątrz X 50 Oświetlenie awaryjne w lokalu X 51 Oświetlenie ewakuacyjne w lokalu X 52 Odpowietrzenie kanalizacji X Pozwolenie na użytkowanie X 53 54 55 56 Badanie wykonania i skuteczności instalacji, koszty odbiorów instalacji tryskaczowej, DSO, SAP, hydrantowej Ściany otynkowane, wyrównane, wyszpachlowane, pomalowane na biało Koszty za media/opłaty eksploatacyjne w trakcie prac adaptacyjnych 7 czerwca 2011 r. X X X OGRANICZENIE DO RZECZYWISTYCH KOSZTÓW, OGRANICZENIE CZASOWE NA CZAS BUDOWY Strona 26/26
