zapytanie ofertowe dotyczące usługi cateringowej podczas vi

ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE USŁUGI
CATERINGOWEJ PODCZAS VI WIELKIEGO TURNIEJU
RYCERSKIEGO NA ZAMKU W CZERSKU
Zamawiający: Ośrodek Kultury w Górze Kalwarii ul. por. Jana Białka 9, 05-530
Góra Kalwaria, NIP 123 107 73 97
1.
Informacje dla Oferentów:
Realizatorem zadania VI Wielkiego Turnieju Rycerskiego na Zamku w
Czersku jest w imieniu Gminy Góra Kalwaria Ośrodek Kultury w Górze
Kalwarii. Partnerem merytorycznym Turnieju jest Bractwo Smocza
Kompania.
Termin i miejsce realizacji zadania: 10 – 11 maj 2014 – dziedziniec Zamku
w Czersku.
Rodzaj zadania: turniej rycerski, impreza o charakterze historycznym z
rygorem utrzymania realiów XIII wieku.
Przewidywana liczba uczestników – do 8 tys. w dwa dni turniejowe. Profil
turysty: rodziny, miłośnicy imprez o charakterze turniejowym.
Impreza biletowana. Impreza nie ma charakteru imprezy masowej, liczba
turystów zmienia się rotacyjnie.
2.
Opis warunków udziału oferenta w postępowaniu.
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który:
3.
2.1.
Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub
czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich
uprawnień;
2.2.
Posiada niezbędną wiedzę i udokumentowane doświadczenie w
szczególności w obsłudze imprez historycznych oraz dysponuje
potencjałem technicznym do wykonania zamówienia;
2.3.
Zamawiający ma prawo do wykluczenia z postępowania Oferentów,
którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu.
Wykluczenie Oferenta będzie jednoznaczne z odrzuceniem złożonej
przez niego oferty.
Oczekiwania Zamawiającego.
Zamawiający powierzy wyłączną obsługę cateringową podczas imprezy
na następujących warunkach:
Oferent zorganizuje catering dla turystów z elementami historycznymi
(np. w nazwach potraw, ciekawe, historyczne propozycje cateringowe) z
możliwością nabycia piwa niepasteryzowanego, w postaci karczmy
(kramy), wiaty stylizowane, ławy i stoły) w takim zakresie, że umożliwi
obsługę cateringową turystów w ilości średnio 4 tys. w ciągu dnia
rotacyjnie.
W zamian za wyłączność na obsługę cateringową Oferent dostarczy
wyżywienie dla 150 odtwórców historycznych podczas 1 biesiady
rycerskiej pierwszego dnia Turnieju. Biesiada odbywać się będzie w
obozowisku poza dziedzińcem, po godzinie 20.00.
Przykład wymaganego jadłospisu podczas biesiady: chleb, kasza, ryby, ser,
mięso, warzywa (niegotowane), owoce (jabłka), kefir, podane zbiorczo
(bez podziału na porcje) oraz 0,5 l piwa dla każdego uczestnika.
Dodatkowo oferent wpłaci na rzecz Zamawiającego kwotę – wysokość
zadeklarowanej kwoty stanowi dodatkowe kryterium przy wyborze
oferenta.
Oferent, na wniosek Zamawiającego, dopuści możliwość udziału w
obsłudze cateringowej jeszcze jednego partnera z ofertą uzupełniającą
(bez piwa), na warunkach przez siebie określonych i ustalonych z
partnerem – również w części dotyczącej zadeklarowanej kwoty.
Oferent zapewni też catering dla VIP-ów, dla ok. 15 osób każdego dnia, z
jednym poczęstunkiem(np. z grilla) i piwem niepasteryzowanym 0,5 l dla
każdej osoby każdego dnia.
Oferent zapewni też 2 posiłki dziennie dla obsługi administracyjnej
imprezy – do 25 osób każdego dnia (poza kolejnością).
Oferent jest zobowiązany do zachowania czystości na obsługiwanym
przez siebie terenie (sprzątanie stołów, opróżnianie koszy).
4.
Miejsce i termin składania ofert:
4.1.
Ofertę należy złożyć w Ośrodku Kultury w Górze Kalwarii ul. por.
Jana Białka 9 (dział Administracji)
4.2.
Termin składania ofert upływa w dniu 11.04.2014r. o godzinie
15.00
4.3.
Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający ogłosi wynik na
stronie internetowej www.kulturagk.pl oraz skontaktuje się z
Oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę w celu omówienia
szczegółów zawarcia umowy.
5.
6.
Informacje dodatkowe
5.1.
Oferty, które wpłyną niekompletne lub po terminie składania ofert,
nie będą rozpatrywane;
5.2.
Wykonawcom, którzy nie zostali wybrani nie zostaną zwrócone
dokumenty ofertowe;
5.3.
Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i
nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zapytanie jest wysyłane do potencjalnych oferentów, oraz
zamieszczone na stronie internetowej Ośrodka Kultury celem
wybrania najkorzystniejszej oferty. Zapytanie ofertowe służy
rozeznaniu rynku i nie zobowiązuje Ośrodka Kultury do złożenia
Zamówienia.
Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami:
Pani Grażyna Myszyńska, tel. 501 123 076, email:
[email protected]