Podsumowanie dyskusji nt. standardów jakości polskich biur karier

III Kongres Akademickich Biur Karier
podsumowanie dyskusji nt. standardów jakości polskich biur karier
Dyskusja odbyła się podczas III Kongresu Akademickich Biur Karier 3 grudnia 2014 r. Z raportu
„Akademickie Biura Karier w Polsce. Bieżąca działalność i możliwości rozwoju” wynikło bowiem, że usługi
realizowane przez biura karier oraz inne jednostki wspomagające studentów we wchodzeniu na rynek
pracy wymagają wsparcia oraz lepszego usytuowania w systemie zapewniania jakości kształcenia.
Dyskusja nawiązywała również do wniosków z ekspertyzy „Funkcjonowanie systemu aktywizacji
zawodowej studentów i absolwentów oraz szeroko pojętego poradnictwa w uczelniach zagranicznych”
autorstwa Moniki Domańskiej z Centrum Karier Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie, która pokazała
przykłady skutecznych mechanizmów zapewniania jakości biur karier stosowanych na zagranicznych
uczelniach, w tym standardów jakości.
Dyskusja była przeprowadzona w 10 grupach. Każda z grup pracowała nad innym zagadnieniem. Ta
formuła miała zapewnić, iż zostaną uwzględnione najważniejsze obszary działalności biur karier, a
ewentualne wnioski powinny służyć biurom karier w realizacji najważniejszego zadania, tj. skutecznego
wspierania studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy. Pytania częściowo nawiązywały też
do wniosków z Okrągłego Stołu Wysokiej Jakości Praktyk Studenckich (Warszawa, 6 listopada 2014 r.),
który zainaugurował kampanię „Studiujesz? Praktykuj!”.
Uczestnicy grup dyskusyjnych, w odpowiedzi na poszczególne pytania, wypracowali następujące wnioski:
1. Jak tworzyć, udoskonalać i w jaki sposób wykorzystywać standardy jakości biur karier, aby
stanowiły dla biur karier użyteczne narzędzie służące skutecznemu wspieraniu studentów i
absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy?
• Procedury związane ze standardami jakości biur karier nie mogą wiązać się z dodatkowymi
kosztami, a obciążenia natury biurokratycznej należy zminimalizować. Dlatego też uczestnicy
debaty nie popierają pomysłu, by, wzorem brytyjskich biur karier, wprowadzić procedury
zewnętrznej certyfikacji przeprowadzanej przez firmę audytorską.
• Biura karier są częścią uczelni i powinny takimi pozostać.
• Wskazane jest wykorzystanie dostępnych instrumentów zapewniania jakości kształcenia, przede
wszystkim zewnętrznej oceny jakości dokonywanej przez Polską Komisję Akredytacyjną, uczelnie
czują bowiem respekt do PKA i jej kryteriów. PKA powinna jednak określić kryteria oceny biur
karier. Mimo tego, że PKA odwiedza biura karier podczas wizytacji, brak jest jasnych zasad oceny
– przekłada się to na brak spójnego podejścia do oceny biur karier.
• Ww. kryteria oceny zewnętrznej dotyczące biur karier powinny być dosyć generalne, by uwzględnić
różnorodność struktur takich jak ABK, misji uczelni itd. Wśród podstawowych kryteriów powinny
znaleźć się zarówno osobny budżet, jak i wyodrębnienie organizacyjne biura z etatowym(i)
pracownikiem/ami realizującym(i) tylko zadania ABK. Uczelnia musi rozumieć, że powierzanie
zadań biura karier jednej osobie, która jednocześnie zajmuje się innymi zadaniami np. promocją,
rekrutacją, wydawaniem dyplomów itp. jest złą praktyką.
• Raport Rzecznika Praw Absolwenta nt. biur karier powinien być publikacją cykliczną, najlepiej
publikowaną co roku. Powinien on być oparty na średnich/medianach, pokazywać, w którym
miejscu biura karier się znajdują.
• MNiSW lub Rzecznik Praw Absolwenta powinni zainicjować organizację spotkań z udziałem
wybranych biur karier oraz instytucji sektora szkolnictwa wyższego, zwłaszcza Polskiej Komisji
Akredytacyjnej. Biura karier i uczelnie powinny rozważyć powrót do projektu mającego na celu
pracę nad standardami jakości biur karier, realizowanego w poprzedniej dekadzie. Efektem tych
działań, uwzględniających także wnioski z III Kongresu, powinno być opracowanie szczegółowych
standardów oceny jakości PKA.
• Ewentualne szczegółowe standardy powinny być wykorzystywane przez uczelnie w wewnętrznym
systemie zapewniania jakości, natomiast rolą PKA powinno sprawdzenie w jakim stopniu
wewnętrzny system zapewniania jakości sprzyja doskonaleniu funkcjonowania biura.
2. Jakie zadania powinno realizować każde biuro karier, aby skutecznie wspierać studentów i
absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy?
Akademickie biuro karier powinno realizować następujące zadania:
• Badanie potrzeb grup docelowych, analiza rynku pracy, analiza działań biur karier w
renomowanych uczelniach zagranicznych;
• Tworzenie oferty (z uwzględnieniem wyników powyższych badań i analiz),
• Tworzenie baz klientów i potencjalnych partnerów;
• Opracowanie i wdrożenie procesu komunikacji i promocji oferty;
• Realizacja następujących usług:
o zdobywanie i skuteczne udostępnianie studentom i absolwentom ofert pracy, praktyk,
staży;
o doradztwo zawodowe (standardowe konsultacje z doradcą zawodowym, symulacje rozmów
kwalifikacyjnych, testy kompetencyjne, testy psychologiczne, coaching);
o doradztwo specjalistów (prawnik, psycholog, doradca ds. przedsiębiorczości);
o organizacja warsztatów i szkoleń (zakres: wprowadzenie na rynek pracy, umiejętności
miękkie wartościowe z punktu widzenia pracodawców);
o organizacja wydarzeń z pracodawcami (zakres współpracy: HR, Employer Branding,
wydarzenia skierowane do studentów i absolwentów);
o organizacja (lub współorganizacja, koordynacja) obowiązkowych praktyk studenckich –
zakres zadań powinien wynikać z wielkości uczelni i jej struktury;
o realizacja badań losów zawodowych absolwentów (zakres zależy od posiadanych
kwalifikacji pracowników BK, może wiązać się z jednostkami uczelni realizującymi
profesjonalne badania);
o realizacja projektów tematycznych związanych z rynkiem pracy i z profilem uczelni
(wydziału, kierunku studiów).
• Analiza efektów pracy biura karier;.
• Wdrożenie zmian (w efekcie: zmiana komunikowanej oferty);
• Współpraca z instytucjami i organizacjami funkcjonującymi na rynku pracy;
• Współpraca z organizacjami studenckimi i absolwenckimi;
• Komunikacja z decydentami, władzami uczelni (raportowanie, konsultacje).
Uwagi grupy dyskusyjnej o charakterze ogólnym:
• Biura karier mają zajmować się WSPIERANIEM studentów i absolwentów w wejściu na rynek
pracy. Efektywność pracy ABK nie może być mierzona liczbą skutecznie zrekrutowanych
studentów – biura karier nie odpowiadają za efekty procesu rekrutacji, w jakim bierze udział
kandydat – to on jest główną stroną tego procesu.
• W standardach funkcjonowania ABK warto użyć mocniejszego słowa niż „rekomendacje” dla władz
uczelni – potrzebne są podstawy prawne w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym, dzięki którym
w uczelni będzie obowiązek ujęcia w strukturze szkoły wyższej jednostki o konkretnej nazwie
„Biuro Karier” i określenia jej zadań.
• Kwestia dofinansowania działalności ABK – ważna kwestia, która (głównie w małych uczelniach)
jest ogromną blokadą dla rozwoju ABK (a nawet wydzielenia w strukturze szkoły). Sama
standaryzacja i wyznaczenie ram prawnych dla funkcjonowania biur karier nie oznacza, że
uczelnia znajdzie fundusze na realizację wytycznych. Widzimy potrzebę wsparcia finansowego ze
strony władz centralnych dla uczelni, które ze względów budżetowych nie będą w stanie wywiązać
się z nowych oczekiwań.
3. Jakie kwalifikacje powinni mieć pracownicy biur karier, aby ABK skutecznie wspierało
studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy?
• Pracownicy biur karier powinni mieć wiedzę, umiejętności i kompetencje dostosowane do
zmieniających się zadań akademickich biur karier, zdobyte w ramach studiów wyższych,
doskonalenia zawodowego lub dzięki doświadczeniu zawodowemu:
o przygotowanie z zakresu doradztwa zawodowego, coachingu, także psychologii, socjologii,
o kompetencje z zakresu komunikacji, w tym z zakresu IT i mediów społecznościowych,
o znajomość zagadnień prawnych związanych z rynkiem pracy,
o kompetencje językowe, z uwagi na zwiększającą się liczbę studentów z zagranicy,
o wiedza i umiejętności potrzebne przy prowadzeniu badań losów absolwentów (statystyka,
umiejętności analityczne).
• Kluczowe jest poszerzanie przez pracowników swoich umiejętności i kompetencji poprzez
angażowanie się w różne formy uczenia się przez całe życie, z istotnym wsparciem ze strony
uczelni.
• Pracownicy biur karier powinni mieć co do zasady wykształcenie wyższe, z uwagi na fakt, że
pracują na uczelni.
4. Nie tylko CV: Co powinno obejmować poradnictwo zawodowe oferowane przez biuro karier, aby
skutecznie wspierało studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy?
• W ramach szeroko pojętego poradnictwa zawodowego, biura karier powinny zajmować się przede
wszystkim badaniem predyspozycji zawodowych. Obejmuje to:
o korzystanie z narzędzi testowania kompetencji,
o przygotowanie studenta do procesu rekrutacji poprzez analizę CV, ale także w odniesieniu
do innych dokumentów aplikacyjnych, m.in. coraz częściej pojawiających się formularzy
rekrutacyjnych on-line, rozmów kwalifikacyjnych, sesji assessment center, autoprezentacji
(tj. tego, jak prezentować siebie na rynku pracy),
o w kontekście biur karier działających na uczelniach artystycznych, ważna jest pomoc
studentom w zakresie przygotowania portfolia.
• Forma: indywidualne poradnictwo lub kursy/szkolenia jako formy standardowe, ale także coaching
oraz coraz częściej stosowany mentoring.
• Poradnictwo powinno być dostosowane do branży.
• Biuro karier powinno prowadzić warsztaty rozwijające kluczowe kompetencje.
• Poradnictwo powinno być wspomagane umiejętnym gromadzeniem informacji o rynku pracy, w tym
rynkach branżowych.
• Bardzo istotne w skutecznym prowadzeniu poradnictwa zawodowego jest wsparcie finansowe.
Uczelnie powinny zapewnić biuru karier osobny budżet, np. na warsztaty z udziałem specjalistów z
zewnątrz. Potrzebne jest też wsparcie finansowe ze strony instytucji takich, jak MNiSW i MPiPS,
zwłaszcza w odniesieniu do tworzenia dobrych narzędzi do badania predyspozycji zawodowych.
5. Nie tylko targi pracy: W jaki sposób biura karier powinny pozyskiwać oferty pracy, staży i
praktyk zawodowych, aby studenci i absolwenci mieli większe szanse na znalezienie atrakcyjnego
zatrudnienia?
• Targi pracy organizowane przez biura karier są ważne, ale nie powinny służyć tylko temu, by
studenci zapoznali się z ofertami poszczególnych pracodawców. Ważne jest, by pracownicy biur
karier zapoznali się szczegółowo z ofertami pracy i wykorzystali tę wiedzę w poradnictwie
zawodowym.
• Oferty prezentowane przez biuro karier studentom powinny być weryfikowane.
• Na mniejszych uczelniach lepsze efekty niż targi dają bezpośrednie spotkania z pracodawcami,
organizowane przez ABK, podczas których pracodawcy mogą przedstawić swoje oferty i
oczekiwania zarówno studentom jak i władzom uczelni. Takie spotkania należy organizować pod
kątem branży, wielkości firm, stażu firm na rynku pracy.
• Ważny jest networking polegający na spotkaniach lokalnego biznesu, lokalnych inwestorów, z
udziałem przedstawicieli akademickich biur karier. Dobrą praktyką jest wspieranie takich inicjatyw
przez władze samorządowe.
• Kontrowersyjną kwestią jest współpraca z agencjami zatrudnienia. Pojawiają się bowiem dylematy,
czy należy pomagać bezpłatnie agencjom zatrudnienia, które otrzymują wynagrodzenie od
pracodawców, ale mieć dzięki temu więcej ofert dla studentów, czy też wymagać od pracodawców
bezpośrednich ogłoszeń.
• Krokiem w dobrym kierunku jest wymiana ofert pracy między biurami karier, tworzenie przez ABK
wspólnych baz ofert pracy, staży i praktyk. Co prawda, oznacza to większą konkurencję, z drugiej
zaś strony oznacza większą liczbę ogłoszeń oraz większą chęć pracodawców do przesyłania
biurom karier ofert – trafią one bowiem do większej liczby odbiorców.
6. Co powinno robić dobrej jakości biuro karier, aby skutecznie pomagać pracodawcom w
pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów ? Jakie inicjatywy biuro karier powinno w tym kontekście
podejmować i w jaki sposób powinno o tym informować pracodawców?
• Biuro karier powinno być miejscem bezpiecznych spotkań, zarówno dla studentów, jak i
pracodawców.
o dotyczy to zwłaszcza małych przedsiębiorców i mikroprzedsiębiorstw, które mogą mieć
trudności ze sformułowaniem oferty. Biuro karier powinno pomagać w formułowaniu ofert
pracy.
o odpowiedzialnością biura karier jest ściągnięcie pracodawcy na uczelnie dzięki
umiejętnemu przedstawieniu kompetencji i kwalifikacji studentów/absolwentów, informacji
w czym student/absolwent może przydać się firmie, dzięki zdiagnozowanym przez biuro
kompetencjom. Biuro karier powinno wyjść do pracodawcy przygotowując portfolio z
informacjami kogo uczelnia kształci.
o odpowiedni dobór formy spotkań z pracodawcami (mniej lub bardziej formalne)
o pomoc biura karier w procesach rekrutacyjnych
• Ważna jest współpraca ABK z tzw. otoczeniem biznesu, tj. regionalnymi izbami
gospodarczymi/przemysłowo-handlowymi oraz z centrami przedsiębiorczości umożliwiająca
dojście do małych przedsiębiorstw i mikroprzedsiębiorstw
• Biuro karier powinno zachęcać pracodawców do włączania się w proces kształcenia, np. poprzez
przekazywanie informacji nt. problemów pojawiających się w firmie, które wymagają rozwiązania,
mogących się przerodzić w projekt pracy dyplomowej.
7. Co może jeszcze zrobić biuro karier, aby skutecznie zachęcić pracodawców do organizacji
obowiązkowych praktyk studenckich (będących częścią programu studiów)? W jaki sposób biuro
karier powinno brać udział w ocenie jakości tych praktyk?
• Biura karier, współorganizując praktyki studenckie, powinny się kierować użytecznością praktyki
dla wszystkich stron, praktycznością i autentycznym współdziałaniem.
• Program praktyki powinien uwzględniać nie tylko program kształcenia, ale także potrzeby
pracodawcy i powinien być dopasowany do konkretnego studenta oraz tego, co firma potrzebuje.
Firma powinna być przekonana co do użyteczności praktykanta.
• Należy tworzyć fora ułatwiające komunikację między środowiskiem uczelni a pracodawcami, m.in.
w zakresie organizacji praktyk, np. rady biznesu.
• Warto angażować przedstawicieli firm w proces dydaktyczny. To dla firm także szansa do selekcji
przyszłych praktykantów/stażystów oraz osób, które dzięki pracy dyplomowej pomogą rozwiązać
problem pojawiający się w danej firmie.
8. Nie tylko strona internetowa: W jaki sposób biuro karier powinno informować (studentów,
absolwentów, ale także pracodawców) o swoich usługach? Co powinna zawierać taka informacja?
• Strona internetowa biura karier jest już powszechnym kanałem informacji. Biuro karier powinno
zabiegać o widoczność informacji o ABK na stronie głównej uczelni.
• Biuro karier powinno określić odbiorców i do nich dostosować informację (zawierającą m.in.
informację o ofercie biura, oferty pracy/praktyk/staży, promocję ważnych inicjatyw dotyczących
rynku pracy). Wśród naturalnych odbiorców są studenci, absolwenci, pracodawcy i partnerzy z
otoczenia biznesowego. Ważnym adresatem informacji nt. działalności i oferty biura są również
inne jednostki wewnątrz uczelni, dziekanaty. Biura karier powinny budować świadomość na samej
uczelni czym jest ABK, co może zaoferować, jak z biurem współpracować.
• Wśród możliwych kanałów komunikacji ABK: newsletter, mailing, kalendarz z informacją dotyczącą
inicjatyw biur karier, bezpośrednie spotkania z pracodawcami.
• Skutecznym kanałem dotarcia z informacją o działalności biur karier do studentów są zajęcia
organizowane przez ABK, m.in. zajęcia kształcące umiejętności poruszania się po rynku pracy, za
które można otrzymać punkty ECTS, jednorazowe wykłady dla studentów I roku.
• Biura karier powinny wychodzić z informacją do studentów w sposób aktywny, m.in. poprzez
współpracę z samorządami i organizacjami studenckimi, organizację dni otwartych biur karier,
organizację stoisk, punktów konsultacyjnych i spotkań z doradcami w różnych miejscach na
uczelni.
• Biura karier oraz inne jednostki zajmujące się rynkiem pracy (np. wydziałowe rady biznesu,
pełnomocnicy ds. praktyk itp.) powinny, ze wsparciem władz uczelni, koordynować przepływ
informacji
9. Jak biura karier mogą wykorzystać swoją wiedzę i doświadczenia, by wspierać projektowanie
procesu kształcenia tak, aby zwiększał on szanse studentów i absolwentów na rynku pracy? Jak
biura karier powinny uczestniczyć w wewnętrznym systemie zapewniania jakości na uczelni?
• Biura karier powinny prowadzić badania wśród pracodawców w zakresie umiejętności i
kompetencji, które są przez nich oczekiwane. Wartościowe są zwłaszcza badania z podziałem na
kierunki studiów. Władze uczelni i wydziałów powinny wykorzystywać te informacje przy
projektowaniu oferty kształcenia.
• Władze uczelni powinny włączać przedstawicieli biur karier do komisji ds. jakości kształcenia oraz
innych ciał zajmujących się współpracą z otoczeniem (np. konwentów pracodawców). Rolą
przedstawicieli biur karier jest m.in. ocena programów kształcenia pod kątem kompetencji miękkich
oraz pomoc w opracowywaniu profili absolwentów.
• Dobrą praktyką jest, by biuro karier prowadziło badania pracodawców pod kątem oceny
kompetencji studentów i absolwentów uczelni, np. przy okazji praktyk i staży, badań losów
absolwenta oraz przekazywanie tej informacji do władz uczelni. Władze uczelni i wydziałów
powinny wykorzystywać uzyskane w ten sposób informacje w wewnętrznym systemie zapewniania
jakości.
• Organizacja warsztatów z kompetencji miękkich: biuro karier powinno organizować samodzielnie
warsztaty mające charakter nieobowiązkowy, natomiast w przypadku włączenia określonych
modułów do programów studiów, konieczna byłaby współpraca z wykładowcami z poszczególnych
wydziałów. Prawdopodobnie wskazane byłoby wsparcie uczelni dla przeszkolenia z kompetencji
miękkich samych wykładowców.
• Organizacja przez ABK warsztatów wyrównawczych/uzupełniających za punkty ECTS
10. Jak mierzyć efekty działalności biur karier, aby służyło to zwiększaniu ich skuteczności we
wspieraniu studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy?
• Jednoznaczne określenie porównywalnych mierników efektywności poszczególnych biur karier jest
trudne z uwagi na bardzo zróżnicowaną liczbę studentów i liczbę pracowników ich obsługujących.
• Efektywność biura karier trudno jest też zmierzyć z uwagi na charakter zadań biura – biuro przede
wszystkim wspiera we wchodzeniu na rynek pracy, m.in. przez doradztwo zawodowe. Efekty i
korzyści mogą pojawić się po długim czasie.
• Biuro karier powinno natomiast samo stosować mierniki efektywności np. pozyskując informacje o
liczbie studentów/absolwentów uczelni zatrudnionych przez danego pracodawcę, zbierając
informację od studentów/absolwentów o efektach procesu rekrutacyjnego.