Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2014.10.16
RIO.I.092.34.2014
Pan
Tomasz Jaskuła
Burmistrz Lubniewic
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 15 kwietnia
do 29 sierpnia 2014 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych
Gminy Lubniewice o statusie miejsko-wiejskim za 2013 rok. Wyniki kontroli omówiono
i protokół podpisano w dniu 29 sierpnia 2014 r.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej
jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości,
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia
nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych,
rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego,
gospodarowanie
mieniem
komunalnym
oraz
rozliczenia
budżetu
z
jednostkami
organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Burmistrzowi wystąpienie
pokontrolne.
Czynności kontrolne w zakresie prawidłowości prowadzenia rejestrów jednostek
organizacyjnych, pomocniczych oraz jednostek kultury wykazały brak aktualizacji rejestru
jednostek organizacyjnych Gminy, stanowiącego załącznik Nr 2 do Statutu Miasta i Gminy
Lubniewice.
Wyjaśnienia
w
tej
sprawie
udzieliła
L.J.
Kierownik
Referatu
Organizacyjnego Urzędu Miejskiego informując, że rozpoczęła prace nad aktualizacją
poszczególnych aktów wewnętrznych jednostki, w tym m.in. Statutu Gminy Lubniewice.
Przedmiotowy wykaz został zaktualizowany w trakcie kontroli w drodze uchwały
Nr XLVI/327/2014 Rady Miejskiej z dnia 13 czerwca 2014 r. w sprawie zmiany Statutu
Gminy Lubniewice.
Kontrola wykazała również, że księga rejestrowa instytucji kultury, to jest Gminnego Ośrodka
Kultury „Pod Morwą”, posiadała informację o złożeniu sprawozdań merytorycznych
jednostki za 2011 i 2012 r. zamiast sprawozdań finansowych zgodnie ze wzorem księgi
rejestrowej określonym § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa
Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania
rejestru instytucji kultury (Dz. U. poz. 189) w związku z art. 45 ust. 1 i 2 oraz art. 52 ust. 1
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze
zm.). Wyjaśnienia w tej sprawie udzieliła A.G.- Kierownik Referatu Promocji, Kultury, Sportu
i Turystyki, która stwierdziła, że przyczyną nieprawidłowości była pomyłka. W trakcie
kontroli przedmiotowa księga rejestrowa została zaktualizowana.
Kontrola w zakresie udzielania pełnomocnictw do jednoosobowego działania
wykazała, że Burmistrz nie udzielił Dyrektorowi Zespołu Szkół Samorządowych
w Lubniewicach pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do art. 47 ust. 1
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594
ze zm.). Osoba odpowiedzialna - Burmistrz wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała przez
niedopatrzenie. W trakcie kontroli Burmistrz udzielił dyrektorowi ww. jednostki stosownego
pełnomocnictwa.
Kontrola w zakresie polityki rachunkowości wykazała, że opisy zasad ewidencji na
4 kontach są niezgodne z opisami zasad ewidencji przewidzianymi w § 15, 17, 18, 20
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad
rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Również opisy zasad ewidencji na 3 kontach są
niezgodne z opisami zasad ewidencji na tych kontach określonymi w planie kont dla
jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych stanowiącym załącznik
Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
2
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz.289), co
stanowi naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Osoba
odpowiedzialna Z. I.
Skarbnik Gminy wyjaśniła, że nieprawidłowości powstały przez
przeoczenie. W trakcie kontroli stwierdzone nieprawidłowości zostały usunięte.
Czynności kontrolne wykazały, że jednostka nie zachowała częstotliwości
przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących
w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym, która wynika
z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wyjaśnienia w tej
sprawie udzielił Burmistrza, który stwierdził, że przyczyną niedotrzymania terminu
inwentaryzacji było przeoczenie.
Kontrola w zakresie procedur uchwalania budżetu jednostki samorządu terytorialnego
i jego zmian wykazała, że sprawozdanie roczne instytucji kultury, to jest Biblioteki Publicznej
zostało przedłożone Burmistrzowi z przekroczeniem terminu określonego w art. 265 pkt 2
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.
poz. 885 ze zm.). Ze złożonego przez Z.I. – Skarbnika Gminy wyjaśnienia wynika, że
przyczyna nieprawidłowości było przeoczenie.
W trakcie kontroli w zakresie podatków i opłat lokalnych inspektor stwierdził
w przypadku 5 decyzji w sprawie ulg podatkowych, że organ podatkowy nie podał
uzasadnienia faktycznego wymaganego art. 210 § 4 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Wyjaśnienia w tej
sprawie udzieliła L.W. - Inspektor ds. wymiaru podatków, która stwierdziła, że przyczyną
nieprawidłowości była mylna interpretacja przepisu .
Inspektor stwierdził również przypadki nieterminowego odprowadzenia inkasa opłaty
targowej na terenie Miasta i Gminy za okres od dnia 31 maja 2013 r. do dnia 17 czerwca 2013
r. na łączną kwotę 867,60 zł, to jest niezgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa. W tej sprawie wyjaśnienia udzieliła L.W. - Inspektor ds. wymiaru
podatków, która stwierdziła, że przez przeoczenie nie dotrzymywano ustawowo określonego
terminu płatności.
Kontrola 5 poleceń wyjazdów służbowych krajowych oraz 2 poleceń wyjazdów
służbowych zagranicznych, wykazała brak prowadzenia miesięcznych ewidencji przebiegu
pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych niebędących własnością pracodawcy, co
jest wymagane przepisami art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
3
dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz.361 ze zm.).
W wyjaśnieniu Burmistrz stwierdził, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie.
W zakresie kontroli wydatków na zadania określone w art. 30a ustawy Karta
Nauczyciela stwierdzono, że nie przekazano Radzie Miejskiej w Lubniewicach, dyrektorom
szkół
Gminy Lubniewice
oraz
związkom
zawodowym
zrzeszającym
nauczycieli,
sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach
awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego za
2013 r., do czego zobowiązuje art. 30a ust. 5 w związku z art. 91d pkt 2 ustawy z dnia
26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 191). W wyjaśnieniu
Burmistrz stwierdził, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie.
Sprawdzając prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych,
3 zamówień objętych kontrolą stwierdzono zastosowanie nieprawidłowych druków
oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie osoby wykonującej
czynności w postepowaniu o udzielenie zamówień, co jest niezgodne ze wzorem określonym
załącznikiem Nr 10 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010
r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223,
poz. 1458).
Z wyjaśnienia złożonego przez W.G. - Kierownika Referatu Inwestycji i Nieruchomości
wynika, że przyczyną nieprawidłowości była pomyłka.
W 2 skontrolowanych protokołach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego
stwierdzono podanie niewłaściwych kwot dotyczących wartości zamówienia. Powyższe
stanowi naruszenie art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 907 ze zm.).
Inspektor stwierdził również, że w przypadku 3 protokołów postępowań w trybie przetargu
nieograniczonego brak było wskazania kwoty stanowiącej równowartość w euro. Podanie
ww.
informacji
wynika
ze
wzoru
protokołu
postępowania
w
trybie
przetargu
nieograniczonego, stanowiącego załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w związku z § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego
kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień
publicznych (Dz. U. Nr 272, poz. 1650). W wyjaśnieniu W.G. - Kierownik Referatu
Inwestycji i Nieruchomości stwierdził, że przyczyną nieprawidłowości było niedopatrzenie
osoby sporządzającej protokoły.
Kontrola w zakresie gospodarowania mieniem Gminy wykazała, że w przypadku
4
3 nieruchomości gruntowych oddanych w dzierżawę, nie sporządzono wykazu nieruchomości
przeznaczonych do oddania w dzierżawę, do czego zobowiązuje art. 35 ust. 1 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ze
zm.). Z wyjaśnienia W.G. - Kierownika Referatu Inwestycji i Nieruchomości wynika, że
przyczyną nieprawidłowości była duża ilość pracy na stanowisku odpowiedzialnego
pracownika.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w 2010 r.
W skierowanym do Burmistrza Lubniewic wystąpieniu pokontrolnym Prezes RIO wniósł
o sporządzanie i publikowanie wykazów nieruchomości, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
Inspektor stwierdził również brak sporządzenia planu wykorzystania zasobu
nieruchomości stanowiących własność Gminy, czym naruszono art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku
z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ). Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej R.B. – Inspektora
ds. gospodarki nieruchomościami i rolnictwa wynika, że przyczyną nieprawidłowości była
duża ilość obowiązków na stanowisku pracy.
Kontrola wykazała
również brak uchwalenia przez Radę Miejską zasad
wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasady
i kryteriów wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, jeżeli
w mieszkaniowym zasobie gminy wydzielono lokale przeznaczone na ten cel, do czego
zobowiązuje art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów,
mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r.
poz. 150) w związku z art. 30 ust.1 i 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.).
Burmistrz wyjaśnił, że została podjęta przez organ stanowiący Gminy stosowna
uchwała w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego
zasobu Gminy, jednak została ona uchylona przez organ nadzoru. Obecnie trwają prace nad
nowym projektem uchwały w tym zakresie.
Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym
charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu,
nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym
we wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości.
5
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych, wnoszę o:
1.
Przestrzeganie terminu i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków
trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
znajdujących się na terenie strzeżonym zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
2.
Egzekwowanie terminowości składania sprawozdań rocznych przez instytucje kultury,
stosownie do art. 265 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
( tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).
3.
Zamieszczanie uzasadniania faktycznego w decyzjach dotyczących ulg podatkowych,
zgodnie z art. 210 § 4 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).
4.
Egzekwowanie od inkasentów obowiązku odprowadzenia inkasa opłaty targowej
zgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).
5.
Egzekwowanie od pracowników obowiązku prowadzenia miesięcznych ewidencji
przebiegu
pojazdów
wykorzystywanych do
celów
służbowych
niebędących
własnością pracodawcy, stosownie do art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.
o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz.361 ze
zm.).
6.
Stosowanie druków oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących
wyłączenie osoby wykonującej czynności w postepowaniu o udzielenie zamówienia,
zgodnych ze wzorem określonym załącznikiem Nr 10 do rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458).
7.
Zamieszczanie w protokołach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego
informacji dotyczących wartości zamówienia zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 907
ze zm.) oraz kwoty stanowiącej równowartość w euro, stosownie do wzoru protokołu
postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, stanowiącego załącznik Nr 1 do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie
protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223,
poz. 1458).
6
8.
Sporządzanie i publikowanie wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę, zgodnie
z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ze zm.).
9.
Sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości stanowiących własność
Gminy zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r.
poz. 518 ).
10.
Przygotowywanie projektu uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali
wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasady i kryteriów
wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, jeżeli
w mieszkaniowym zasobie gminy wydzielono lokale przeznaczone na ten cel,
stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw
lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego
(tekst jedn. D. U. z 2014 r. poz. 150).
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia
do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od
dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Miejska w Lubniewicach.
2. aa.
7
8