Zarządzenie Nr ………………………

Zarządzenie Nr 3/ 2010/2011
Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego im. J. Korczaka w Toruniu
z dnia 30 sierpnia 2010 roku
w sprawie :
zasad i procedur kontroli wydatków.
Na podstawie art.69 ust.1, pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych Dz.U.Nr 157, poz.1240, celem
zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, ustalam następujące szczegółowe procedury
kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym im. J. Korczaka w
Toruniu.
§1
1. Do zadao wewnętrznej kontroli finansowej należy:
 badanie przebiegu finansowania procesów gospodarczych pod kątem ich zgodności z
obowiązującymi przepisami,
 wykrywanie odchyleo i odstępstw od obowiązujących zasad i norm,
 ustalanie przyczyn, skutków i osób odpowiedzialnych za zaistniałe nieprawidłowości,
 wskazywanie sposobów i środków likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości oraz
zapobieganie powstawaniu błędów w przyszłości,
 optymalne łączenie czynności kontrolnych ze stosownym instruowaniem osób
kontrolowanych.
2. Przedmiotem kontroli finansowej wydatków jest ocena stanu faktycznego pod kątem:
 zgodności z prawem (legalności),
 zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym (rzetelności),
 celowości,
 gospodarności.
Stosowanie kryterium zgodności prawem polega na badaniu zgodności wydatkowania środków
finansowych w granicach kwot ustalonych planem finansowym jak i z obowiązującymi przepisami
prawa, w tym z uregulowaniami wewnętrznymi, a także zgodności z warunkami realizacji wcześniej
zawartych umów, porozumieo itp.
Kryterium rzetelności wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie
udokumentowane, czy dokumenty (dowody księgowe) będące podstawą zapisu w księgach
rachunkowych są opisane w sposób umożliwiający identyfikację faktycznie zrealizowanego zadania i
zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie osoby oraz czy stosowane zasady
rachunkowości zapewniają rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej SOSW.
Stosowanie kryterium celowości polega na badaniu zgodności wydatkowania środków
finansowych z ustalonym przeznaczeniem określonym w planie finansowym.
Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania wykonywane przez SOSW są realizowane
oszczędnie, wydajnie i efektywnie.
str. 1
§ 2
1. Stosuje się następujące formy kontroli finansowej:
 kontrolę ex- ante (wstępna),
 kontrolę bieżącą
 kontrolę ex-post (następna)
Przez kontrolę ex-ante należy rozumied kontrolę obejmującą operację planowaną (zamiar
dokonania wydatku) i wykonywaną na podstawie dokumentów np. wniosków o zamówienie
publiczne, projektów umów, uzgodnieo, porozumieo, kosztorysów itp. które mogą spowodowad
powstanie zobowiązao finansowych. Kontrola wstępna funkcjonuje od momentu zgłoszenia
określonej potrzeby do momentu podjęcia decyzji o jej realizacji przez Dyrektora Ośrodka.
Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu
stwierdzenia czy wykonanie to przebiega rzetelnie, prawidłowo i zgodnie z ustalonymi
wyznaczeniami, a także zasadami racjonalnego gospodarowania. Kontrola bieżąca funkcjonuje na
etapie realizowania określonej decyzji.
Przez kontrolę ex-post należy rozumied badanie działalności już dokonanej oraz dokumentów
odzwierciedlających te czynności (porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym), a także
oceny odwracalnych i nieodwracalnych skutków prawnych. Jest to kontrola o charakterze
inspekcyjnym, nakierowana na wykrycie nieprawidłowości i wskazanie sprawcy ich powstania. Z
przeprowadzenia takiej kontroli należy spisad protokół lub notatkę urzędową.
§ 3
1. Wszystkie operacje gospodarcze, odzwierciedlające zmiany majątkowe i kapitałowe, koszty i
przychody muszą byd właściwie i rzetelnie udokumentowane, a dokumenty odpowiadad
określonym warunkom i przepisom ustawy o rachunkowości.
2. Dokumenty księgowe (dowody) winny byd kontrolowane pod względem:
 merytorycznym – w celu sprawdzenia czy przedstawiona w dokumencie (dowodzie)
księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością – tj. ustalenie rzetelności danych,
celowości, gospodarności i legalności operacji . Zadaniem kontroli merytorycznej jest
również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Jeśli z dowodu księgowego
nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, to niezbędne jest uzupełnienie
dodatkowymi informacjami lub dokumentami.
 formalnym- w celu sprawdzenia, czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom co
do formy tzn. czy zawiera kompletne dane, czy został wystawiony w sposób technicznie
poprawny, na odpowiednim formularzu (jeżeli taki formularz jest wymagany),
wystawiony przez uprawniona osobę, jest czytelny i staranny, opatrzony datą i
numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów
księgowych, nie wykazuje niedozwolonych przepisami poprawek,
 rachunkowym – w celu sprawdzenia , czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych
w obliczeniach,
 zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówieo publicznych.
Potwierdzeniem dokonanej kontroli jest umieszczenie na odwrocie dokumentu stosownego wpisu
oraz czytelnego podpisu ewentualnie wraz z pieczątką imienną.
str. 2
§ 4
1. Dyrektor oraz główny księgowy dokonują wstępnej oceny legalności, celowości o gospodarności
wydatków w zakresie przydzielonego planu finansowego z zastrzeżeniem § 6.
2. Dla przeprowadzenia prawidłowej oceny wydatków główny księgowy dokonuje następujących
czynności:
a) zbiera potrzebne informacje dotyczące kosztów zamierzonych działao i stopnia ich użyteczności,
b) opiniuje alternatywne linie działania przedstawione przez komórki merytoryczne,
c) wskazuje rozwiązania pozwalające na zminimalizowanie niezbędnych wydatków przy
maksymalizacji efektów, z uwzględnieniem jakości produktów i usług wymaganej dla
zrealizowania określonych celów.
§ 5
Dokonywanie zakupów dostaw, usług i robót budowlanych następuje za zasadach określonych w
przepisach ustawy Prawo zamówieo publicznych, oraz w oparciu o przepisy ustawy o finansach
publicznych w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z
danych nakładów w sposób umożliwiający terminową realizację zadao.
§ 6
1. Dyrektor Ośrodka dokonuje wstępnej oceny celowości i gospodarności następujących wydatków:
 związanych z gospodarowaniem funduszem płac,
 w zakresie umów zlecenia i o dzieło,
 związanych z wyjazdami służbowymi,
 w zakresie wydatków dotyczących szkoleo pracowników, zakupu książek oraz prenumeraty
czasopism ( prasy, zawodowych, dydaktycznych),
 w zakresie wydatków na zakup pomocy dydaktycznych dla szkół wchodzących w skład
Ośrodka,
 w zakresie wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeo Socjalnych,
 w zakresie zakupu nagród dla uczniów i wychowanków,
 w zakresie zakupu materiałów i usług związanych z organizacją imprez szkolnych,
 w zakresie zabezpieczenia i ochrony mienia będącego w dyspozycji SOSW,
2. Wicedyrektor ds. kształcenia podstawowego i gimnazjalnego dokonuje wstępnej oceny celowości i
gospodarności następujących wydatków:
 w zakresie godzin ponadwymiarowych nauczycieli w szkole podstawowej i gimnazjum,
3. Kierownik Praktycznej Nauki Zawodu dokonuje wstępnej oceny celowości i gospodarności
następujących wydatków:
 w zakresie godzin ponadwymiarowych nauczycieli w Zasadniczej Szkole Zawodowej i SPDP,
4. Kierownik Ośrodka dokonuje wstępnej oceny celowości i gospodarności następujących wydatków:
 w zakresie zakupu środków żywności do stołówki szkolnej prowadzonej w internacie,
 w zakresie zakupu pomocy dla grup wychowawczych w internacie,
 w zakresie godzin ponadwymiarowych wychowawców w internacie
str. 3
5. Kierownik gospodarczy dokonuje wstępnej oceny celowości i gospodarności następujących
wydatków:
 w zakresie zakupu papieru do drukarek i kserokopiarek,
 w zakresie zakupu tuszów i tonerów do drukarek i kopiarek
 w zakresie zakupu materiałów biurowych i środków czystości dla szkół i internatu
 w zakresie drobnych napraw i konserwacji pomieszczeo i sprzętu,
 w zakresie zakupu paliwa do samochodów osobowych,
 w zakresie usług informatycznych ,telefonii i dostępu do sieci Internet,
 w zakresie ubezpieczeo majątkowych,
 w zakresie inwestycji i zakupów inwestycyjnych,
 w zakresie usług MPO i odprowadzenia nieczystości, doprowadzenia wody
 w zakresie korzystania z energii elektrycznej i ciepła w budynkach szkoły i internatu.
6. Specjalista ds. Kadr dokonuje wstępnej oceny celowości i gospodarności następujących wydatków:
 zakupu usług zdrowotnych ( na badania obowiązkowe pracowników).
7. Specjalista ds. BHP dokonuje wstępnej oceny celowości i gospodarności następujących wydatków:
 rzeczowych i ekwiwalentów dla pracowników z zakresu BHP.
§ 7
Za celowe i nie wymagające dokonywania oceny uznaje się wydatki związane z opłatami z tytułu:





podatku od nieruchomości,
podatku VAT,
wpłat na PFRON,
za używanie odbiorników radiowych i telewizyjnych,
opłat za zajęcie pasa drogowego,
§ 8
1. Dyrektor przeprowadza kontrolę wstępną, bieżącą i merytoryczną dokumentów, która polega na
zbadaniu ich zgodności z planem finansowym, rzetelności i prawidłowości danych w nich zawartych,
pod względem ilości, wartości i zgodności z umową, zleceniem lub zamówieniem, celowości operacji
gospodarczych oraz zasadą oszczędności i gospodarności, a ponadto zgodności z procedurami
określonymi w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. Fakt przeprowadzenia kontroli
merytorycznej potwierdza się na dokumencie podpisem na zasadach określonych w instrukcji kontroli
i obiegu dokumentów w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Toruniu.
2. Główny księgowy SOSW ponosi odpowiedzialnośd w zakresie:
 dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym,
 dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych.
3. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 2 , jest
jego podpis złożony na dokumentach dotyczących tej operacji. Złożenie podpisu przez głównego
księgowego na dokumencie, obok podpisu Dyrektora Ośrodka oznacza, że:
 sprawdził, że operacja została uznana za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodna
z prawem,
str. 4
 nie zgłasza zastrzeżeo do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i
prawidłowości dokumentów dotyczących operacji,
 zobowiązania wynikające z tej operacji mieszczą się w planie finansowym oraz
harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki na ich pokrycie,
4. Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w ust.3 odmawia jego
podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach zawiadamia pisemnie Dyrektora
Ośrodka, który może wstrzymad realizację zakwestionowanej operacji albo wydad w formie pisemnej
polecenie jej realizacji.
§ 9
1. Bieżącej kontroli finansowej dokonuje Dyrektor Ośrodka (jako kontrolujący).
2. W celu realizacji powyższego celu:
 główny księgowy ma obowiązek przedstawid za żądanie kontrolującego wszelkie dokumenty i
materiały niezbędne do przygotowania i przeprowadzenia kontroli, z zachowaniem przepisów
o tajemnicy ustawowo chronionej,
 kontrolujący ma prawo swobodnego wstępu do pomieszczeo kontrolowanych, wglądu do
wszelkich dokumentów i innych materiałów dowodowych,
3. Kontrolujący dokonuje ustaleo stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.
W razie ujawnienia w czasie kontroli działao mających znamiona przestępstwa kontrolujący ma
obowiązek zabezpieczyd dokumenty i niezwłocznie zawiadomid organy ścigania o podejrzeniu
popełnienia przestępstwa wszczynając jednocześnie postępowanie w sprawie ustalenia:
 okoliczności i warunków sprzyjających powstaniu przestępstwa,
 osób winnych zaniedbania obowiązków
Zarządzenie wchodzi w życie 1 września 2010 roku i podlega ogłoszeniu w Ośrodkowej „ Księdze zarządzeo”
str. 5