Szczegółowe zasady kontroli dokumentów księgowych pod

Załącznik nr 2
do Instrukcji obiegu dokumentów i kontroli
dokumentów księgowych oraz ustalenia
szczegółowych zasad kontroli dokumentów
księgowych pod względem legalności,
oszczędności, gospodarności i celowości
Szczegółowe zasady kontroli dokumentów księgowych pod względem
legalności, gospodarności i celowości
§1
Ilekroć w Instrukcji jest mowa o kontroli pod względem :
1. Legalności – należy przez to rozumieć kontrolę dokumentu obrazującego kontrolę
operacji lub działania gospodarczego pod względem zgodności z obowiązującymi
przepisami prawa oraz instrukcjami wewnętrznymi.
2. Celowości – należy przez to zrozumieć kontrolę dokumentu polegającą na badaniu
dokumentów pod względem zgodności z obowiązującym planem finansowym, uchwałą
budżetową i planami gospodarczymi.
3. Gospodarności – należy przez to rozumieć kontrole polegające na dokonywaniu analizy
i oceny wszelkich dostępnych dokumentów, z których mogą wypływać wnioski
o zachowaniu należytej staranności w zakresie wydatkowania środków w sposób
oszczędnych i przy wyborze najkorzystniejszej oferty.
4. Wewnętrznej kontroli administracyjnej – należy przez to rozumieć ogół metod
stosowanych w sposób syntetyczny dla ochrony własności mienia gminnego, zwiększenia
efektywności działania i postępowania przez osoby odpowiedzialne za przestrzeganie
ustalonych zasad wykonywania powierzonych im czynności na odcinku działalności
gospodarczo-finansowej.
§2
1. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane prawidłowymi
dowodami źródłowymi w sposób kompletny, a pracownik koordynujący zadanie
zobowiązany jest do zamieszczenia na tych dowodach adnotacji:
„ Wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym”
2. Czynność, o której mowa w ust. 1 dokonują wyznaczeni pracownicy do podpisywania
dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, zgodności z ustawą Prawo
zamówień publicznych i rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej
klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz zgodności z instrukcją obiegu i kontroli
dokumentów księgowych.
1
3. Kontrolę bieżącą wydatków dokonywanych ze środków publicznych pod względem
zgodności z planem ustala się poprzez zamieszczenie klauzuli na dowodzie księgowym
stanowiącym podstawę do dokonania wydatku przez pracowników upoważnionych
w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, o których mowa w ust. 2
o następującej treści :
„Wydatek podlega ujęciu w księgach rachunkowych i mieści się w planie finansowym
jednostki budżetowej Urzędu Miasta Lubań”
4. W przypadku ustalenia przez osobę upoważnioną do dokonania kontroli, o której mowa
w ust.3, że dany wydatek nie mieści się planie finansowym jednostki, pracownik ten
powiadamia Skarbnika , który na tę okoliczność spisuje notatkę służbową i jednocześnie
o tym fakcie powiadamia Burmistrza.
§3
1. Bieżąca kontrola oceny celowości wydatków sprawowana jest przez Naczelników
Wydziałów.
2. Dowodem dokonania kontroli celowości wydatków jest złożenie podpisu przez Skarbnika
i Burmistrza/Zastępcę Burmistrza
na dokumentach tych operacji (finansowogospodarczych).
3. Złożenie podpisu przez Skarbnika na dokumencie oznacza, że :
1) Sprawdził, iż wydatek (operacja finansowa) został uznany przez właściwych
merytorycznie pracowników za prawidłowy pod względem celowości, gospodarności
i legalności;
2) Sprawdził , iż umowy cywilno- prawne powodujące skutki finansowe są uprzednio
sprawdzone pod względem legalności przez radcę prawnego.
4. Złożenie podpisu przez Burmistrza na dokumencie oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń w
zakresie celowości, gospodarności i legalności do dokumentu, w którym dana operacja
finansowa (wydatek) została ujęta.
5. Skarbnik przeprowadzając kontrolę bieżącą ma prawo żądać od innych Wydziałów
Urzędu :
1) udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak
również udostępnienia do wglądu dokumentów oraz wyliczeń uzasadniających
wstępna ocenę celowości i gospodarności wydatków;
2) usunięcie w wyznaczonym terminie stwierdzonych nieprawidłowości.
6. Wstępną ocenę celowości wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki w zakresie
wynagrodzeń dokonuje Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego, która polega na:
1) stwierdzeniu, że jednostka posiada aktualny regulamin organizacyjny z aktualną
strukturą organizacyjną;
2
2) stwierdzeniu, że z pracownikami jednostki nie są zawarte umowy zlecenia lub umowy
o dzieło w zakresie obowiązków wynikających z umową o pracę;
wynagrodzenia ustalone dla pracowników są unormowane
3) stwierdzeniu, że
w granicach obowiązujących przepisów prawa i regulaminu wynagradzania dla
pracowników Urzędu i są zgodne z planem finansowym.
7. Dowodem sprawdzenia dokumentów związanych z kontrolą, o której mowa w ust. 6 jest
umieszczenie podpisu Naczelnika Wydziału Organizacyjno-Prawnego.
8. Wstępnej oceny celowości wydatków administracyjno-rzeczowych jednostki dokonuje
Naczelnik Wydziału Organizacyjno – Prawnego lub Naczelnik wydziału merytorycznie
odpowiedzialnego za daną dziedzinę stwierdzając, że:
1) wydatek jest zgodny z układem wykonawczym oraz uzasadniony i przydatny
w funkcjonowaniu jednostki;
2) dokonano analizy (kalkulacji) kosztów i wyliczeń uzasadniających, że wydatek jest
niezbędny i ustalony w sposób oszczędny i gospodarny.
9. Na dowód dokonania oceny, o której mowa w ust. 8 Naczelnik Wydziału OrganizacyjnoPrawnego lub Naczelnik wydziału merytorycznego zamieszcza swój podpis na dowodzie
stanowiącym podstawę dokonania wydatku.
10. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w ramach prowadzonej przez Skarbnika
kontroli wydatków, Skarbnik zobowiązany jest o tym fakcie zawiadomić Burmistrza
w formie pisemnej.
11. Informacja, o której mowa w ust. 10 w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa
(istotnego lub nieistotnego) podlega zaopiniowaniu przez radcę prawnego.
12 W przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia prawa potwierdzonego w opinii pisemnej
przez radcę prawnego sprawa podlega przedłożenia Burmistrzowi w celu podjęcia decyzji.
3