8. redagowanie nagłówków i stopek oraz numeracja stron.

Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
8. REDAGOWANIE NAGŁÓWKÓW I STOPEK ORAZ NUMERACJA
STRON.
Profesjonalnie tworzone dokumenty nie mogą być pozbawione takich elementów jak
nagłówek, stopka czy numer strony. W tradycyjnych pismach wysyłanych przez firmy do ich
interesantów nagłówek zazwyczaj rezerwowany jest na nazwę i logo firmy, natomiast stopka
zawiera wszystkie niezbędne informacje do kontaktu z firmą takie jak adres, telefon, e-mail,
czy adres strony WWW.
MS Word daje szerokie możliwości formatowania nagłówka i stopki. Dla najprostszego typu
nagłówka i stopki charakterystyczne jest to, że raz zredagowane będą niezmienne na każdej
stronie. W celu uatrakcyjnienia dokumentu istnieje jednak możliwość różnicowania
nagłówków i stopek. Użytkownik może więc utworzyć inny nagłówek i/lub stopkę dla strony
pierwszej swojego dokumentu. Może również zdecydować się na różne nagłówki i/lub stopki
na stronach parzystych a inne na nieparzystych. Można także podzielić dokument na sekcje
i utworzyć dla każdej z nich oddzielny nagłówek i/lub stopkę. Nagłówek i stopka nie muszą
zawierać tylko tekstu. W celu ich uatrakcyjnienia warto wstawić elementy graficzne, numery
stron, datę itp. Ogromne możliwości urozmaicania nagłówka i/lub stopki daje numeracja
stron. Najczęściej stosowaną w dokumentach numeracją jest numeracja standardowa
rozpoczynająca się od numeru 1 na pierwszej stronie i nie zmieniająca swojego typu przez
cały dokument. Zdarza się jednak, że autor życzy sobie, by numeracja jego dokumentu różniła
się od standardowej. Pragnie, by jego dokument posiadał inną numeracje na stronach
parzystych, a inną na nieparzystych lub posiadał różne numery na tej samej stronie. MS Word
umożliwia określenie takiego nietypowego formatu numeracji, co pozwala zadowolić nawet
najbardziej wybrednych użytkowników.
8.1. PODSTAWOWY TYP NAGŁÓWKA I STOPKI.
Aby wprowadzić pożądane informacje do nagłówka lub stopki strony należy wybrać
polecenie Nagłówek i stopka z menu Widok. Pojawi się wówczas nowy pasek narzędziowy
przedstawiony na poniższym rysunku (rys. 8.1.).
Rys. 8.1 Pasek narzędziowy Nagłówka i stopki
70
Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
Wstaw numer strony
Wstaw liczbę stron
Formatuj numerację stron
Wstaw datę
Wstaw godzinę
Ustawienia strony
Pokaż/Ukryj tekst dokumentu
Przełącz nagłówek/stopka
Pokaż poprzednie
Pokaż następne
8.2. RÓŻNICOWANIE NAGŁÓWKA I STOPKI ZE WZGLĘDU NA PIERWSZĄ STRONĘ
ORAZ STRONY PARZYSTE I NIEPARZYSTE.
Przykład 8.1.
W dokumencie należy utworzyć nagłówki i stopki wg poniższych wzorców
71
Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
Rozwiązanie
Otworzyć dokument (zawierający minimum 3 strony), w którym będą tworzone nagłówki
i stopki;
Z menu Widok wybrać polecenie Nagłówek i stopka;
Na pasku narzędziowym Nagłówek i stopka kliknąć przycisk ustawienia strony
(rys.8.1);
W oknie dialogowym wybrać zakładkę Układ i zaznaczyć następujące opcje:
o Inne na stronach parzystych i nieparzystych
o Inne na pierwszej stronie (rys.8.2)
Rys. 8.2 Okno dialogowe Ustawienia strony. Zakładka Układ
Zatwierdzić przyciskiem OK.
Uwaga!
Przełączanie pomiędzy nagłówkiem i stopką zapewnia przycisk
. Natomiast przełączanie między
nagłówkiem(stopką) strony pierwszej, parzystej i nieparzystej zapewniają przyciski
i
- pokaż poprzednie
- pokaż następne
Redagowanie nagłówków
Za pomocą przycisku pokaż następne lub pokaż poprzednie przełączyć się do nagłówka
strony pierwszej;
72
Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
Wstawić rysunek przedstawiający LOGO firmy i obok wpisać nazwę firmy. Po
wstawieniu Enter wpisać adres i dosunąć do prawej. Nazwę firmy podkreślić używając
przycisku
z paska narzędzi Formatowanie. Cały nagłówek oddzielić potrójną linią
wybierając polecenie Obramowanie i cieniowanie. Z menu Format a następnie
odpowiadający mu linię z zakładki Krawędzie (rys 8.3);
Rys. 8.3. Wybór lini oddzielającej nagłówek od reszty dokumentu
Przełączyć się do nagłówka strony parzystej;
Kliknąć
(wstaw numer strony) oraz dodać tekst: Główny księgowy: Jan Kowalski.
Całość podkreślić;
Przełączyć się do nagłówka strony nieparzystej. Wstawić tekst „Sprawozdanie
z działalności gosp. za 2001r.” i numer strony. Całość podkreślić;
Redagowanie stopek
Przełączyć się do stopki strony pierwszej;
Za pomocą polecenia Wstaw/Symbol... ustawić żądane znaki graficzne i dodać
odpowiedni tekst (patrz wzór). Całość odkreślić potrójną linią od reszty dokumentu;
Przełączyć się do stopki strony parzystej i stawić odpowiednie znaki graficzne oraz tekst
zgodnie ze wzorem;
73
Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
Wydaje się, że zredagowanie stopki strony nieparzystej wymaga po słowie określającym
miejscowość kliknięcie przycisku
co pozwoliłoby nam wstawić aktualną datę.
Uwaga! Jednak każdorazowe otwarcie dokumentu spowoduje, że data będzie aktualizowana zgodnie z datą
systemową ustawioną w komputerze. Grozi to tym, że ostatecznie nie będzie wiadomo, kiedy sprawozdanie
zostało utworzone. Aby wstawić datę, której system nie będzie aktualizował, należy:
Dlatego zamiast przycisku
należy wybrać z menu Wstaw polecenie
.
Pojawi się wówczas okno dialogowe przedstawione na poniższym rysunku;
Rys.8.4 Okno dialogowe Data i godzina
Brak zaznaczenia opcji
spowoduje, że data nie będzie aktualizowana
wraz z ponownym otwarciem dokumentu.
8.3. NAGŁÓWEK I STOPKA DLA SEKCJI DOKUMENTU.
Aby mieć możliwość tworzenia różnych nagłówków i stopek dla różnych sekcji
należy najpierw podzielić dokument na sekcje (patrz rozdział 7.1). Różnicowanie nagłówków
i stopek ze względu na sekcje jest możliwe wówczas gdy zostanie przerwane połączenie dla
między sekcjami. W przypadku gdy połączenie to zostanie zachowane, to po dokonaniu
zmiany w nagłówku lub stopce w danej sekcji ten sam nagłówek lub stopka zostają
automatycznie zmienione we wszystkich sekcjach dokumentu. Tworzenie nagłówków
i stopek dla sekcji dokumentu ilustruje poniższy przykład.
74
Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
Przykład 8.2
Znaleźć w Internecie dowolny plik zawierający tekst jego zawartość przekopiować do
MS Word. Podzielić dokument na pięć sekcji. Każda z sekcji powinna zawierać minimum dwie
strony. Dla każdej sekcji utworzyć osobny nagłówek w taki sposób, że będzie on zawierał tekst
„nagłówek sekcji” oraz numer sekcji, której dotyczy.
Rozwiązanie:
Z menu Widok wybrać polecenia Nagłówek i stopka;
Wpisać do nagłówka tekst: : „Nagłówek sekcji pierwszej”;
Za pomocą przycisku Pokaż następne
przełączyć
się
do nagłówka sekcji
drugiej;
Na pasku narzędzi Nagłówek i stopka kliknąć przycisk Taki jak poprzednio
tak, by
przerwać połączenie między sekcjami;
Wpisać tekst „nagłówek sekcji drugiej”;
Podobnie postąpić z sekcja trzecią, czwartą i piątą.
8.4. NUMERACJA STRON
Ustawienie numeru strony jest niezwykle łatwe. Wystarczy z menu Wstaw wybrać
polecenie Numery stron... Pojawi się wówczas okno dialogowe, które pozwala m.in. ustalić
położenie numeru na stronie i jego wyrównanie.
Rys. 8.5 Okno dialogowe Numery stron
Sprawa może się nieco skomplikować w momencie, gdy numeracja ma zacząć się od
wyższego numeru. Aby umożliwić takie numerowanie, w oknie dialogowym pokazanym na
rys. 8.5 należy wcisnąć przycisk z napisem Format... Pojawi się wówczas kolejne okno
dialogowe (rys.8.6).
75
Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
Rys. 8.6. Okno dialogowe Format numeru strony.
Jak widać na załączonym rysunku rozpoczęcie numeracji od wyższego numeru równoznaczne
jest z zaznaczeniem opcji Zacznij od numeru i wpisania numeru, od którego ma zacząć się
numeracja naszego dokumentu. Okno dialogowe Format numeru strony umożliwia również
dokonanie wyboru formatu liczb wyświetlanych jako domyślne numery stron oraz możliwość
dodania numeru rozdziału bądź kontynuowania numeracji z poprzedniej sekcji.
8.4.1. Kilka numeracji na tej samej stronie
Używanie kilku różnych numeracji na tej samej stronie to rzadki przypadek.
Wykorzystywanie tego typu numeracji niezbędne jest jednak w przypadku, gdy chcemy
wyróżnić indywidualnym numerowaniem strony rozdziału będącego częścią większej
publikacji.
Przykład 8.3
Należy utworzyć indywidualną numerację 7-stronicowego rozdziału, który w podręczniku
będzie umieszczony od strony 20. Indywidualną numerację należy umieścić w nagłówku
strony, kolejne numery podręcznika w stopce. Całość prezentuje poniższy wzór.
1 strona rozdziału
20 strona podręcznika
1
2 strona rozdziału
2
21 strona podręcznika
76
Rozdział 8: Nagłówek i stopka oraz numeracja stron
CZĘŚĆ II
Rozwiązanie:
Wybrać polecenie Wstaw/Numery stron... określając w polu Położenie: Dół strony
(stopka) i Wyrównanie: Do Środka;
Kliknąć przycisk
Dwukrotnie kliknąć OK.;
Przejść do trybu edycji stopki i kliknąć numer stron w stopce. Numer strony powinien
i w polu Zacznij od numeru wpisać 20;
pojawić się w ramce. Wewnątrz tej ramki za numerem wpisać tekst „strona podręcznika”;
Z menu Narzędzia wybrać polecenie Opcje...;
W zakładce Widok zaznaczyć opcję Kody pół i zatwierdzić;
Przełączyć się do trybu edycji nagłówka;
Wpisać wyrażenie1 {={page}-20+1} oraz tekst „strona rozdziału”. Całość wy środkować;
Zamknąć edycję nagłówka;
Odwołać wyświetlenie Kodów pól w karcie Widok polecenia Narzędzia/Opcje...;
ZADANIA DO WYKONANIA
Zad.1 W nagłówku umieścić nazwę firmy utworzoną jako tekst ozdobny. Wstawić miejscowość
i datę napisania pisma. W stopce umieścić adres, telefon, e-mail, adres strony www firmy.
Dodać odpowiednie znaki graficzne. Nagłówek i stopkę oddzielić podwójną linią od treści
dokumentu.
Zad.2 W nagłówku strony pierwszej umieścić tytuł publikacji. Oddzielić pojedynczą linią. Pod
linią wstawić miejsce i rok wydania publikacji. W nagłówku strony nieparzystej umieścić tytuł
artykułu po lewej stronie i numer strony po prawej stronie nagłówka. W nagłówku strony
parzystej umieścić nazwisko autora artykułu po prawej stronie i numer strony po lewej
stronie nagłówka.
Zad.3 W nagłówku strony parzystej z lewej strony umieścić numer strony a na środku tytuł
rozdziału nagłówku strony nieparzystej z prawej strony umieścić numer strony a na środku
tytuł aktualnego podrozdziału.
1
Uwaga! W wyrażeniu każdą parę nawiasów {}uzyskuje się poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy CTRL F9.
Nawiasy wstawione za pomocą kombinacji tych klawiszy to nie to samo, co wstawienie ich z klawiatury.
77