Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI
w ŁODZI
FE-IV.431.4.2013
Łódź, dnia
stycznia 2014 r.
Pan
Krzysztof Kozanecki
Starosta Zgierski
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885) oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca
2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) pracownicy Łódzkiego
Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili kontrolę w trybie zwykłym w zakresie prawidłowości
wydatkowania przez Powiat Zgierski w 2012 roku dotacji celowej na zadanie z zakresu
administracji rządowej pn. „Zakup samochodu osobowego”, realizowane przez Powiatowego
Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu:
Uwzględniając wyniki kontroli przedstawione w Projekcie wystąpienia pokontrolnego,
doręczonego w dniu 12 grudnia 2013 r., do którego kierownik jednostki kontrolowanej nie
wniósł zastrzeżeń, stosownie do art. 46 ustawy o kontroli w administracji rządowej
przedkładam Panu wystąpienie pokontrolne.
1.Jednostka kontrolowana – Powiat Zgierski, zwany dalej „Powiatem”.
Czynności kontrolne prowadzone były w jednostkach organizacyjnych Powiatu:
1.1. Starostwie Powiatowym w Zgierzu, zwanym dalej „Starostwem”,
Adres: ul. Sadowa 6a, 95-100 Zgierz.
Kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych okazali Sekretarzowi
Powiatu upoważnienia do kontroli i dokonali wpisu do Książki kontroli pod numerem
4/2013.
W okresie objętym kontrolą Starostą Zgierskim był Pan Krzysztof Kozanecki, wybrany
przez Radę Powiatu Zgierskiego w dniu 1 grudnia 2010 r., co potwierdza Uchwała
1
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
Nr I/4/10 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 1 grudnia 2010 r. w sprawie wyboru Starosty
Zgierskiego
dowód: akta kontroli str. 13.
Informacji w przedmiocie kontroli udzielała Pani Iwona Stańczyk - Skarbnik Powiatu
Zgierskiego.
1.2. Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, zwanym dalej
„Inspektoratem”,
Adres: ul. Sadowa 6a, 95-100 Zgierz.
W okresie objętym kontrolą Inspektoratem kierował Pan Jarosław Karolewski Powiatowy
Inspektor Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, powołany na stanowisko przez Starostę
Zgierskiego z dniem 15 lipca 2010 r. aktem powołania z dnia 30 czerwca 2010 r.
dowód: akta kontroli str. 14.
Sposób działania Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego określa Regulamin
Organizacyjny
Powiatowego
Inspektoratu
Nadzoru
Budowlanego
w
Zgierzu
zatwierdzony przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w dniu 2 sierpnia
2010 r.
Informacji w przedmiocie kontroli udzielali:
⎯
Pan Jarosław Karolewski Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zwany dalej
„Inspektorem”,
⎯
Pan Dariusz Pisera Główny Księgowy Powiatowego Inspektoratu Nadzoru
Budowlanego.
2. Kontrolerzy:
Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi
ŁUW w Łodzi:
− Jacek Skoczylas Główny specjalista w Wydziale Zarządzania Funduszami
Europejskimi ŁUW w Łodzi, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów,
na podstawie upoważnienia Nr 6/2013 z dnia 23 sierpnia 2013 r.
dowód: akta kontroli str. 8-9,
− Alina Gwarda Starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Zarządzania Funduszami
Europejskimi ŁUW w Łodzi, pełniący funkcję członka Zespołu Kontrolerów na
podstawie upoważnienia Nr 5/2013 z dnia 23 sierpnia 2013 r.
dowód: akta kontroli str. 6-7.
2
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
Zgodnie z treścią art. 19 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji
rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) kontrolerzy w dniu 23 sierpnia 2013 r. podpisali
oświadczenia o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału z kontroli
dowód: akta kontroli str. 10; str. 11.
3. Data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych:
Czynności kontrolne w Starostwie i Inspektoracie rozpoczęto w dniu 3 września 2013 r.
Kontrolerzy przeprowadzili ponadto czynności kontrolne w ww. jednostkach w dniu
9 września 2013 r.
4. Zakres kontroli:
4.1. Przedmiotem kontroli było:
a) prawidłowość rozliczenia finansowo – rzeczowego zrealizowanego zadania;
b) prawidłowość wykorzystania dotacji celowej budżetu państwa;
c) prawidłowość dokonania wyboru wykonawcy zadania pod względem zgodności
z procedurami zamówień publicznych;
d) stan i zakres rzeczowy realizacji dotowanego zadania;
e) ustalenie przyczyn, zakresu i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości,
osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz wnioski i zalecenia w sprawie ich
usunięcia;
Badaniu poddano dokumentację dotyczącą: finansowania Zadania, wyłonienia dostawcy
i rzeczowej realizacji Zadania. W ramach czynności kontrolnych przeprowadzona została
wizja lokalna.
Kontrola przeprowadzona została w oparciu o zapisy zawarte w Programie Kontroli z dnia
23 sierpnia 2013 r.
dowód: akta kontroli str. 3-5.
5. Ocena zrealizowanego zadania.
W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych i na podstawie dokonanych
ustaleń działalność Powiatu Zgierskiego w zakresie prawidłowości wydatkowania środków
budżetowych na realizację skontrolowanego Zadania ocenia się pozytywnie w zakresie:
a) prawidłowości rozliczenia finansowo – rzeczowego:
3
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
- Powiat dokonał prawidłowo rozliczenia finansowego z zachowaniem należytej
staranności;
b) prawidłowości wykorzystania dotacji celowej budżetu państwa:
- Powiat wykorzystał przyznane z dotacji środki na zapłatę dostawcy za dostarczony
samochód osobowy;
c) prawidłowości dokonania wyboru wykonawców zadania:
-
realizujący
Zadanie
Inspektor
wyłonił
dostawcę
samochodu
osobowego
z zachowaniem kryteriów i zasad określonych w ustawie o finansach publicznych;
d) stanu i zakresu rzeczowego realizacji zadania:
- w sprawdzonym zakresie Powiat zrealizował Zadanie, którego stan odpowiada
zakresowi rzeczowemu określonemu w decyzji o przyznaniu dotacji.
6. Ustalenia Zespołu kontrolnego.
6.1. Prawidłowość rozliczenia finansowo – rzeczowego zrealizowanego zadania.
Powiat na realizację powyższego zadania otrzymał, zgodnie z decyzją Wojewody Łódzkiego
Nr FN.I-30111.1.2012 z dnia 28 marca 2012 r. Załącznik Nr 12 do pisma znak:
Nr FN.I-30113.1.2012 z dnia 28 marca 2012 r., dofinansowanie z dotacji celowej budżetu
państwa w 2012 r. w wysokości 37.000 zł na inwestycje i zakupy inwestycyjne,
dowód: akta kontroli str. 15-17
W toku kontroli Inspektor, realizujący w/w zakup inwestycyjny, przekazał potwierdzone za
zgodność z oryginałami kserokopie dokumentów finansowych, dotyczące przedmiotowego
zadania zrealizowanego w 2012 roku na kwotę w wysokości 36.980,92 zł.
Do złożonego w dniu 5 lipca 2012 r., znak: Fn.3021.32.2012.IS, wniosku o wypłatę dotacji
Powiat dołączył następującą fakturę:
* faktura VAT NR 20009 z dnia 3 lipca 2012 r. wystawioną przez Jaszpol Sp. z o.o. z siedzibą
w Zgierzu na kwotę 36.980,92 zł brutto za samochód osobowy marki DACIA SANDERO
LAUREATE LAD 212 – osobowy.
dowód : akta kontroli str. 18-19
4
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
Do faktury dołączono kserokopię Umowy nr 61617942-12-53305 z dnia 28 maja 2012 r.
sprzedaży samochodu osobowego marki DACIA SANDERO LAUREATE LAD 212 –
osobowy, zawartą pomiędzy Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego w Zgierzu
a firmą Jaszpol Sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu na kwotę 36.980,92 zł.
dowód : akta kontroli str. 20-21
Do faktury dołączono dokument OT nr 1/2012 z dnia 1 sierpnia 2012 r. oraz potwierdzenie
zapłaty – dokument obciążeniowy Banku Spółdzielczego w Zgierzu wyciąg Nr 56
wydrukowany w dniu 13 sierpnia 2012 r. z potwierdzeniem realizacji transakcji w dniu
17 lipca 2012 r.
dowód : akta kontroli str. 22; str. 23
W trakcie kontroli w siedzibie Inspektoratu Zespół otrzymał następujące dokumenty
finansowe:
- wyciągi bankowe z rachunku Powiatu, potwierdzające wpływ środków finansowych
z dotacji przyznanej na 2012 rok z konta Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi na
rachunek Powiatu, w łącznej wysokości 36.980,92 zł brutto:
- Nr 143 z dnia 12 lipca 2012 r. na kwotę 30.944,99 zł,
- Nr 144 z dnia 13 lipca 2012 r. na kwotę 6.035,93 zł.
dowód : akta kontroli str. 24-25; str. 26
- wyciąg bankowy nr 145 z dnia 16 lipca 2012 r. z rachunku Powiatu, potwierdzający
przekazanie środków finansowych z dotacji w wysokości 39.944,00 zł na rachunek
Inspektoratu.
dowód : akta kontroli str. 27-28
- wyciąg bankowy nr 55 z dnia 16 lipca 2012 r. z rachunku Inspektoratu, potwierdzający
wpływ środków finansowych z dotacji przyznanej na 2012 rok w wysokości 39.944 zł
z rachunku Powiatu.
dowód : akta kontroli str. 31
- wyciąg bankowy nr 146 z dnia 17 lipca 2012 r. z rachunku Powiatu, potwierdzający wpływ
środków finansowych w wysokości 2.964,07 zł (nadpłata dotacji) z rachunku Inspektoratu.
dowód : akta kontroli str. 29-30
- wyciąg bankowy nr 56 z dnia 17 lipca 2012 r. z rachunku Inspektoratu, potwierdzający
zapłatę za fakturę VAT NR 20009 z dnia 3 lipca 2012 r. wystawioną przez Jaszpol Sp. z o.o.
5
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
z siedzibą w Zgierzu na kwotę 36.980,92 zł brutto za samochód osobowy marki DACIA
SANDERO LAUREATE LAD 212 – osobowy oraz zwrot na konto Powiatu środków
finansowych w wysokości 2.964,07 zł (nadpłata dotacji).
dowód : akta kontroli str. 23
- dowód księgowy nr DZ106/07/12, data księgowania: dnia 3 lipca 2012 r. - DZ dokument
zakupu na kwotę 36.980,92 zł.
dowód : akta kontroli str. 32
- dowód księgowy nr 56, data księgowania: dnia 17 lipca 2012 r. - WB wyciąg bankowy
zakupu na kwotę 36.980,92 zł.
dowód : akta kontroli str. 33
- dowód księgowy nr PK024/08/12, data księgowania: dnia 1 sierpnia 2012 r. - PK polecenie
księgowe wpisu do ewidencji środków trwałych zakupionego środka trwałego na kwotę
36.980,92 zł.
dowód : akta kontroli str. 34
- Księga środków trwałych Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu –
strona tytułowa i strona 86 (poz. 2 - 7-741-2 - samochód osobowy marki DACIA SANDERO
LAUREATE LAD 212 ).
dowód : akta kontroli str. 35-36
- Oświadczenie firmy RENAULT POLSKA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie z dnia
28 czerwca 2012 r. o dokonaniu opłaty podatku akcyzowego za samochód osobowy marki
DACIA.
dowód : akta kontroli str. 37
- Dokument potwierdzający zapłatę akcyzy przez firmę RENAULT POLSKA Sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie za samochód marki DACIA, wydany w dniu 13 czerwca 2012 r.
przez Urząd Celny w Warszawie.
dowód : akta kontroli str. 38-41
Zespół Kontrolerów w trakcie kontroli w dniu 3 września 2013 r. w siedzibie
Inspektoratu po wstępnej analizie dokumentów finansowych stwierdził, że Powiat otrzymał
z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi środki z przyznanej na 2012 rok dotacji
w wysokości 36.980,92 zł, Powiat przekazał na konto Inspektoratu kwotę w wysokości
6
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
39.944,00 zł. Zespół otrzymał jednocześnie od służb księgowych Inspektoratu dokumenty
finansowe potwierdzające zwrot kwoty nadmiernie przekazanej przez Powiat w wysokości
2.964,07 zł.
Zespół zwrócił się do Skarbnika Powiatu Zgierskiego i Głównego księgowego Powiatowego
Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu o przygotowanie pisemnego wyjaśnienia
w powyższej sprawie.
Podczas wizytacji Kierownika Zespołu Kontrolerów w dniu 9 września 2013 r. w siedzibie
Inspektoratu przyjął od Skarbnika Powiatu Zgierskiego Protokół przyjęcia ustnego
oświadczenia/ wyjaśnienia sporządzony i podpisany w dniu 9 września 2013 r. w powyższej
sprawie.
dowód : akta kontroli str. 39-40
6.2. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowej budżetu państwa
Powiat na realizację Zadania otrzymał w 2012 roku dotację celową w wysokości
37.000,00 zł. Z przyznanej dotacji zakupiony został dla potrzeb Państwowego Inspektora
Nadzoru Budowlanego w Zgierzu samochód osobowy za kwotę 36.980,92 zł. Dotacja została
wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem.
6.3. Prawidłowość wyboru dostawcy pojazdu pod względem zgodności z procedurami
zamówień publicznych
6.3.1. Na podstawie badanych dokumentów Zespół Kontrolerów ustalił, że podmiotem, który
przeprowadził postępowanie w celu wyłonienia dostawcy samochodu, był Powiatowy
Inspektor Nadzoru Budowlanego w Zgierzu. Postępowanie przeprowadzone zostało bez
zastosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z treścią przepisu
art. 4 pkt 8 cytowanej Ustawy, tj. dla wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej
w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, w oparciu o „Instrukcję składania zamówień
publicznych, dla których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych”, zwaną dalej „Instrukcją”. Instrukcja wydana została przez Inspektora w dniu
2 sierpnia 2010 r.
dowód: akta kontroli str. 41-44
Wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia ustalona została na kwotę 37.000,00 zł,
stanowiącą równowartość 9.204,90 euro ( przy zastosowaniu przelicznika określonego w § 1
7
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu
złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień
publicznych, tj. 1 euro = 4,0196 zł).
Według oświadczenia Inspektora zaproszenia do złożenia ofert skierowane zostały drogą
telefoniczną w kwietniu 2013 roku do trzech dostawców:
1/ Zimny AUTO Sp. z o.o. ,
2/ Jaszpol Sp. z o.o.,
3/ Bilex Group Sp. z o.o.
Na zaproszenie odpowiedzieli ww. dostawcy, składając następujące oferty:
1/ Zimny AUTO Sp. z o.o. – samochód osobowy Škoda Fabia za kwotę brutto 37.000,00 zł
dowód: akta kontroli str. 45-51,
2/ Jaszpol Sp. z o.o. – samochód osobowy Dacia Sandero za kwotę brutto 36.992,52 zł
dowód: akta kontroli str. 52-56,
3/ Bilex Group Sp. z o.o. – samochód osobowy Nissan Micra za kwotę brutto 36.997,71 zł
dowód: akta kontroli str. 57-60.
W wyniku dokonanej analizy ofert, jako najkorzystniejszą ze względu na oferowaną cenę oraz
parametry jezdne i przestrzenne, Inspektor uznał ofertę złożoną przez Jaszpol Sp. z o.o.
Z czynności postępowania wyłonienia dostawcy pojazdu Inspektor sporządził w dniu
15 maja 2012 r. Protokół z przeprowadzonego wyboru ofert
dowód: akta kontroli str. 61.
W dniu 28 maja 2012 r. Inspektor zawarł z firmą Jaszpol Sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu
Umowę nr 61617942-12-53305 sprzedaży samochodu osobowego marki DACIA SANDERO
LAUREATE LAD 212 – osobowy za kwotę 36.980,92 zł.
dowód: akta kontroli str. 20-21.
Pojazd został zarejestrowany na Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, co
potwierdza Dowód Rejestracyjny seria DR/BAI 2459252
dowód: akta kontroli str. 62.
Zgodnie z przepisami:
1)
art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U.
z 2013 r., poz. 907) ustawy nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro,
8
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]
2)
art. 44 ust. 2 - ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2013 r., poz. 885) jednostka sektora finansów publicznych dokonuje wydatków
zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, a wydatki publiczne
powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania
najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonego celu. Jednostki zawierają umowy, których przedmiotem są dostawy na
zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie
stanowią inaczej.
Zespół po analizie przedłożonych dokumentów stwierdził, że Inspektor ze środków
przyznanej dotacji dokonał wyboru dostawcy pojazdu z zachowaniem trybu określonego
w Instrukcji, w sposób celowy i oszczędny.
7. Wizja lokalna (oględziny).
Zespół kontrolerów w dniu 3 września 2013 r. w obecności Inspektora na parkingu
Starostwa Powiatowego w Zgierzu przeprowadził wizję lokalną, dokonując oględzin
zakupionego samochodu osobowego marki Dacia Sandero.
W trakcie wizji Zespół kontrolny stwierdził wykonanie rzeczowe kontrolowanego Zadania
dowód: akta kontroli str. 63-64.
8. Realizacja zakresu rzeczowego.
W sprawdzonym zakresie stan rzeczowy wykonania Zadania przez Powiat Zgierski
w 2012 roku odpowiada zakresowi rzeczowemu określonemu we wniosku o wypłatę dotacji
oraz w sprawozdaniu końcowym z realizacji Zadania. Planowany zakres rzeczowy Zadania
został osiągnięty.
Kierownik jednostki kontrolującej
Z up. Wojewody Łódzkiego
DYREKTOR
WYDZIAŁU FUNDUSZY EUROPEJSKICH
I CERTYFIKACJI
Tomasz Ciszewski
L. dz. 24 .2014.AG.JS
9
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
ul. Piotrkowska 104, 90 – 926 ŁÓDŹ
www.lodzkie.eu; [email protected]