instrukcja kancelaryjna

-Załącznik nr 1 do Decyzji nr 232/10
KWP we Wrocławiu z dn . 18.06.2010 r.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
w sprawie tworzenia, ewidencjonowania oraz przechowywania dokumentów jawnych
w komórkach i jednostkach organizacyjnych Policji województwa dolnośląskiego
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Podstawowe pojęcia użyte w Instrukcji:
1) Kancelaria - wewnętrzna komórka organizacyjna lub stanowisko pracy będące stałym
punktem
wymiany
korespondencji
przeznaczonej
do
obiegu
wewnętrznego,
załatwiająca sprawy obsługi kancelaryjnej,
2) Sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna komórek
i jednostek organizacyjnych,
3) Spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających
lub rozpoczętych,
4) Dziennik korespondencji (wpływu lub wypływu) - rejestr papierowy lub elektroniczny
służący do ewidencjonowania wpływającej i wypływającej korespondencji jawnej –
zgodny z drukiem akcydensowym oznaczonym sygn. Kn-2,
5) Elektroniczny Dziennik Korespondencji – elektroniczny rejestr służący do
ewidencjonowania wpływającej i wypływającej korespondencji jawnej jako program
komputerowy dopuszczony do użytku przez Komendanta Wojewódzkiego Policji,
6) Dziennik podawczy - rejestr papierowy lub elektroniczny służący do potwierdzenia
odbioru korespondencji wpływającej i wypływającej z kancelarii – zgodny z drukiem
akcydensowym oznaczonym sygn. Ok.-1,
7) Książka doręczeń – książka służąca do doręczeń terminowych, miejscowych pism
bezpośrednio adresatom – zgodna z drukiem akcydensowym oznaczonym sygn. Kn-9,
8) Rejestr
–
zestawienie
spraw
jednorodnych
w
formie
pisemnej
lub elektronicznej, służy do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających,
9) WKT
111
–
Rejestr
papierowy
lub
elektroniczny
służący
do rejestrowania teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych – zgodny z
drukiem akcydensowym oznaczonym sygn. WKT-111,
10) Elektroniczne potwierdzenie odbioru – stwierdzenie faktu otrzymania określonych
dokumentów, zrealizowane przy pomocy systemu informatycznego opartego o
identyfikacje
osoby,
na
podstawie
karty
mikroprocesorowej
z
certyfikatem
elektronicznym lub o parę danych identyfikacyjnych w postaci loginu i hasła,
11) Znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej
komórki organizacyjnej,
12) Elektroniczny obieg dokumentów – system informatyczny umożliwiający dokładne
odwzorowanie dokumentów papierowych na wersję elektroniczną oraz przekazywanie
dokumentów elektronicznych między użytkownikami systemu z zachowaniem
zdefiniowanych ścieżek przepływu, wraz z niezbędnymi informacjami dodatkowymi.
2. Przykład właściwego oznaczenia dokumentu P-0151-4-243/2010/MK, gdzie:
1)
P- symbol literowy komórki organizacyjnej,
2)
0151 – symbol liczbowy hasła według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Policji,
3)
4 – kolejna liczba, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw lub rejestrze
4)
243 – znak sprawy który może być uzupełniony o liczbę porządkową z dziennika
korespondencyjnego i/lub inne oznaczenie charakteryzujące sprawę
5)
2010 – rok w którym sprawa została wszczęta
6)
MK – inicjały osoby merytorycznie odpowiedzialnej za sprawę /element opcjonalny/.
3. Przyjmowanie i obieg korespondencji:
1) Każdą korespondencję jawną wpływającą i wypływającą obowiązkowo rejestruje
się w dzienniku korespondencji lub w dzienniku podawczym prowadzonym tylko
w kancelarii,
2) Zarejestrowaną korespondencję jawną Kierownik jednostki Policji lub komórki
organizacyjnej dekretuje, wskazując również pracownika lub komórkę organizacyjną
merytorycznie właściwą dla załatwienia sprawy,
3) Osoba
merytorycznie
odpowiedzialna
za
sprawę
po
uzyskaniu
o przydzieleniu sprawy ma obowiązek odebrania jej niezwłocznie,
informacji
4) Osoba
odbierająca korespondencję wpływającą albo 2 egzemplarz dokumentu
przy korespondencji wypływającej, kwituje jej odbiór:
 w dzienniku korespondencji prowadzonym w formie papierowej czytelnym
podpisem i datą odbioru (załącznik nr 1),
 w Elektronicznym Dzienniku Korespondencji przy użyciu elektronicznego
potwierdzenia odbioru,
5) Korespondencja dekretowana przez kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej
Policji na naczelnika (kierownika) sekcji przekazywana jest pracownikowi
merytorycznie odpowiedzialnemu za sprawę, który kwituje jej odbiór,
6) Osoba odpowiedzialna za sprawę lub wyznaczona przez kierownika jednostki lub
komórki organizacyjnej rejestruje ją w spisie spraw lub rejestrze - zgodnie z wykazem
ujętym w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Policji Zarządzenie nr 93 Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 roku (załącznik nr 2
lub 3),
7) Osoba odpowiedzialna po zarejestrowaniu sprawy zobowiązana jest niezwłocznie
poinformować
pracownika
ewidencjonującego
dokumenty
w
dzienniku
korespondencji, pod jakim znakiem sprawy została ona zarejestrowana, co stanowi
równocześnie rozliczenie liczby porządkowej w dzienniku korespondencji,
8) Sprawę rejestrujemy w spisie spraw lub rejestrze tylko raz. Przy omyłkowej rejestracji
w uwagach wpisujemy nowy znak sprawy,
9) Wszystkie dzienniki i rejestry należy ponumerować, przesznurować i zarejestrować
w Rejestrze teczek, dokumentów i książek ewidencyjnych jawnych -WKT - 111.
Forma elektroniczna dziennika i rejestrów podlega tylko rejestracji w WKT – 111.
10) Spis spraw (również w formie elektronicznej) należy zarejestrować – każdy pod
osobną pozycją w WKT – 111,
11) Na pierwszej stronie dziennika, rejestru lub spisu spraw prowadzonych w formie
papierowej należy nanieść informację o zarejestrowaniu w WKT – 111.
12) W rubrykach „ treści, określenie sprawy” należy uwzględnić:
a) zwięzłą treść dokumentu
b) nazwiska osób - nieodmienione przez przypadki
c) czas, miejsce zdarzenia
d) faktury, dowody rejestracyjne itp. wpisujemy wraz z numerami
13) Dokument kierowany do innego adresata, a już zarejestrowany w dzienniku
korespondencji przekazywany jest zgodnie z właściwością miejscową bez rejestracji
w spisie spraw lub rejestrze. W rubryce „uwagi” dziennika korespondencyjnego
dokonujemy zapisu: przekazano zgodnie z właściwością podając adresata, nr i rodzaj
wykazu, nr książki doręczeń,
14) „Termin załatwienia” (rubryka nr 6) w dzienniku korespondencyjnym jest datą
zarejestrowania sprawy w spisie spraw lub rejestrze,
15) W spisie spraw w rubryce „wszczęcie sprawy” wpisujemy datę wpływu pierwszego
dokumentu w danej sprawie do jednostki lub komórki organizacyjnej, a „data
ostatecznego załatwienia” jest datą wykonania ostatniej czynności w sprawie,
16) Pisma wytworzone w 1 egz., które nie pozostają u wytwórcy rozliczamy w spisie
spraw lub rejestrze – w rubryce uwagi - zapisem informującym o wysyłce wpisując:
adresata, nr wykazu i rodzaj, nr książki doręczeń,
17) Każda korespondencja oznaczona „Do rąk własnych” rejestrowana jest w dzienniku
korespondencji, a następnie przekazywana właściwym adresatom bez otwierania.
18) Adresat
korespondencji
oznaczonej
„Do
rąk
własnych”
zobowiązany
jest poinformować osobę ewidencjonującą o treści dokumentu,
19) Wpisów w dzienniku podawczym i korespondencji, prowadzonych w formie
papierowej, dokonuje się atramentem lub tuszem koloru czarnego lub niebieskiego,
a ich zmian – kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej
zmiany. Wycieranie i zamazywanie wpisów jest niedozwolone,
20) Dla formy elektronicznej dziennika wymagane jest, aby system elektroniczny
dziennika rejestrował następujące informacje o wprowadzonych/modyfikowanych
danych:
 data wprowadzenia/modyfikacji
 osoba dokonująca wprowadzenia/modyfikacji
 treść zapisu poprzedniego
21) Pismo wysłane lub otrzymane w formie elektronicznej przy użyciu faxu, wewnętrznej
poczty elektronicznej/PPE/ lub poczty internetowej należy wydrukować i wprowadzić
do tradycyjnego obiegu kancelaryjnego. Postępowanie to nie obowiązuje gdy
jednostka lub komórka organizacyjna wprowadzi elektroniczny obieg dokumentów
/dopuszczony do użytku przez Komendanta Wojewódzkiego Policji/,
22) Po przesłaniu pisma drogą elektroniczną zaleca się wydrukowanie protokołu wysłania
przesyłki i dołączenia go do pisma,
23) Dopuszcza się możliwość prowadzenia przez sekretariaty dziennika korespondencji
wpływu i dziennika korespondencji wypływu w zależności od decyzji kierownika
jednostki lub komórki organizacyjnej Policji. W przypadku Elektronicznego
Dziennika Korespondencji prowadzony jest jeden dziennik.
24) Sprawy zakończone przechowywane są w jednostce lub komórce organizacyjnej
Policji nie dłużej niż przez 2 lata, a jednostki posiadające Archiwum lub Składnicę
Akt mogą przekazywać zakończoną dokumentację na bieżąco.
25) Po zakończeniu sprawy i przekazaniu jej do archiwum w spisie spraw lub rejestrze
w rubryce „uwagi (sposób załatwienia)” osoba odpowiedzialna za ewidencję wpisuje
numer spisu akt przekazanych do archiwum lub numer protokołu brakowania – „BC”.
Powyższe czynności wykonywane są automatycznie w przypadku prowadzenia
elektronicznego dziennika korespondencji,
26) Sprawy, które nie zostały zakończone w ciągu danego roku pozostawia się bez
ponownego rejestrowania do momentu merytorycznego zakończenia.
27) Zakończone dzienniki podawcze, dzienniki korespondencji, spisy spraw i rejestry
należy przekazać do Archiwum lub Składnicy Akt, a następnie w rejestrze teczek
dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych WKT 111 w odpowiedniej pozycji
wpisać numer spisu akt przekazanych do archiwum. Powyższe czynności
wykonywane są automatycznie w przypadku prowadzenia elektronicznego dziennika
korespondencji,
28) W przypadku przekazywania informatycznych nośników danych do Archiwum lub
Składnicy Akt w porozumieniu z komórką ds. informatycznych należy zabezpieczyć
je przed zniszczeniem , opisać ich zawartość, podać nazwę i wersję zastosowanego
do ich stworzenia oprogramowania, a także umieścić na nośniku danych program
pozwalający na odczyt tych danych. W przypadku płyt DVD lub CD przekazuje
się dane w dwóch egzemplarzach,
29) W przypadku przekazywania do archiwum nośników elektronicznych nie drukuje
się ich zawartości,
30) Obowiązkiem
bezpośredniego
przełożonego
jest
rozliczenie
przeniesionego
lub zwolnionego funkcjonariusza lub pracownika z posiadanych dokumentów
jawnych i sporządzenie protokołu zdawczo – odbiorczego dokumentów znajdujących
się na jego stanie,
31) Nadzór nad prawidłowym przebiegiem czynności kancelaryjnych sprawuje kierownik
jednostki lub komórki organizacyjnej Policji.
Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej
WKT-0160-1/2010
Lp.
1
1
2
3
4
Nadawca
Nazwa jednostki
Pismo
organizacyjnej lub
Data
Znak
nazwisko interesanta
2
3
4
Określenie sprawy
Termin
załatwienia
Pismo
przydzielono
podpis
odbiorcy
Uwagi o
załatwieniu
5
6
7
8
Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej
SPIS SPRAW
WKT-0160-2/2010
2010
rok
referent
Lp.
Sprawa
(krótka treść)
1
-
2
(symbol kom. org)
(oznacz. teczki)
(tytuł teczki wg wykazu akt)
Od kogo wpłynęło
Znak pisma
Z dnia
-
Data
wszczęcia
sprawy
ostatecznego
załatwienia
Uwagi
(sposób
załatwienia)
-
-
-
Załącznik nr 2 c.d. do Instrukcji Kancelaryjnej
SPIS SPRAW
WKT -
2010
rok
referent
Lp.
Sprawa
(krótka treść)
1
-
-
-
5
(symbol kom. org)
(oznacz. teczki)
(tytuł teczki wg wykazu akt)
Od kogo wpłynęło
Data
wszczęcia
sprawy
ostatecznego
załatwienia
Uwagi
(sposób
załatwienia)
-
-
-
-
-
-
-
-
Znak pisma
Z dnia
Zał. nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej
Lp.
Nazwa teczki, dziennika, książki itp.
Klauzula
tajności
Data
rozpoczęcia
Data
zakończenia
Liczba
arkuszy
Uwagi
1
2
3
4
5
6
7
1
2
3