Wystapienie pokontrolne UG Pakosławice

Opole, 15 września 2014 roku
Opolski Urząd Wojewódzki
Wydział Nadzoru i Kontroli
45-082 Opole, ul. Piastowska 14
skrytka pocztowa 3
NK.IV.431.6.2014.EK
Pan
Jarosław Nosal
Wójt Gminy Pakosławice
Reńska Wieś 1
48-314
PAKOSŁAWICE
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Gminy w Pakosławicach, Reńska
Wieś 1, 48-314 Pakosławice.
2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Jarosław Nosal – Wójt
Gminy Pakosławice pełniący funkcję Wójta od dnia 4 grudnia 2006 roku.
3. Imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych:
a) Edyta Peikert – Sekretarz Gminy Pakosławice; stanowisko Sekretarza sprawuje od
15 grudnia 2006 roku.
b) Kazimierz Wołoszczuk pełniący funkcję Zastępy Wójta, pracuje od 15 lipca 1986
roku, obecnie zajmuje Samodzielne stanowisko pracy ds. kadr, szkoleń i obsługi
Rady Gminy.
4. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolerów: Sebastian Judycki – Kierownik
Oddziału Kontroli i Skarg, Estera Kołodziej – Inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg,
pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Opolu.
5. Miejsce kontroli: Urząd Gminy Pakosławice.
6. Termin kontroli: 22 sierpnia 2014 roku.
7. Zakres kontroli:
a) przedmiot kontroli: organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
skarg i wniosków przez organy gminy Pakosławice, tj. Radę Gminy oraz Wójta1;
b) okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2012 roku do 31 lipca 2014 roku2.
8. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta:
I. W okresie objętym kontrolą do Urzędu Gminy w Pakosławicach nie wpłynął żaden
wniosek, wpłynęło natomiast 9 skarg3. Rozpatrując skargi: jedną skargę uznano za zasadną,
dwie za bezzasadne i jedną za częściowo uzasadnioną. Dwie spośród zarejestrowanych skarg
są w trakcie rozpatrywania. Pozostałe trzy skargi przekazano do załatwienia według
właściwości.
1
Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Pakosławice reguluje
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Pakosławice oraz Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Pakosławice na czas
zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny - szczególnie jego część VIII - Organizacja przyjmowania
i załatwiania skarg i wniosków obywateli, § 47, § 48, § 49 i § 50, stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 195/13 Wójta
Gminy Pakosławice z dnia 22.01.2013 r., zwany w dalszej części Regulaminem. W/w Regulamin stanowi część akt
kontroli, który jako skan został zamieszczony w systemie EZD, oznaczony jako Regulamin Organizacyjny UG
Pakosławice (t.j.).
2 Ostatnią kontrolę (problemową) z zakresie organizacji przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg
i wniosków przez organy gminy Pakosławice za okres od 1 stycznia 2004 do 31 maja 2005 r. przeprowadzono w dniu 28
czerwca 2005 r. – skan protokołu znajduje się w systemie EZD jako część akt kontroli, oznaczony jako Protokół
z kontroli z dnia 28.06.2005 r. - UG Pakosławice.
3
Znaki spraw skontrolowanych skarg: OR.1511.1.2012, OR.1511.2.2012, OR.1511.3.2012, OR.1510.1.2012,
OR.1510.2.2012, OR.1510.1.2013, OR.1510.1.2014, OR.1510.2.2014, OR.1510.3.2014.
1
Spośród wszystkich zarejestrowanych skarg, pięć wpłynęło bezpośrednio od
skarżących, natomiast cztery zostały przesłane do rozpatrzenia według właściwości za
pośrednictwem innych urzędów. Jedna z tych skarg, zarejestrowana pod nr OR.1511.2.20124,
została przesłana do rozpatrzenia przez Wojewodę Opolskiego.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że zgodnie z art. 254 k.p.a., skargi
oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w Urzędzie Gminy
w Pakosławicach w sposób ułatwiający kontrolę terminowości oraz sposobu ich załatwiania
Prawidłowo prowadzony jest rejestr skarg i wniosków5.
Ustalono, że na skargach zamieszczano adnotacje o dacie ich wpływu. Skargom
rozpatrywanym bezpośrednio i przekazywanym według właściwości, nadawano znaki spraw
odpowiadające symbolom klasyfikacyjnym określonym w jednolitych rzeczowych wykazach
akt6. W przypadku uznania skargi za bezzasadną, w udzielanej odpowiedzi pouczano
skarżących o treści art. 239 § 1 k.p.a7.
Nie stwierdzono łamania kompetencji Rady Gminy Pakosławice wynikającej z art.
229 pkt 3 k.p.a., przy rozpatrywaniu skarg na działalność Wójta Gminy Pakosławice.
Ustalono, że na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Pakosławice
publikowane są uchwały Rady Gminy Pakosławice w sprawie rozpatrywania skarg,
zawierające dane osobowe osób skarżących (za okres objęty kontrolą znaleziono w Biuletynie
Informacji Publicznej Urzędu Gminy Pakosławice 5 takich uchwał8). Mając na uwadze treści
wynikające z art. 225 § 1 k.p.a. umotywowana byłaby ich anonimizacja9.
W ramach uzyskanej odpowiedzi na analizę przedkontrolną ustalono, że w latach 2006
-2014 w Urzędzie Gminy Pakosławice nie przeprowadzono żadnej kontroli wewnętrznej
w przedmiocie załatwiania skarg i wniosków. Nie dokonano również analizy organizacji
przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
Jednakże, Sekretarz Gminy Pakosławice – Pani Edyta Peikert oraz Zastępca Wójta – Pan
Kazimierz Wołoszczuk wzięli udział w szkoleniu w zakresie załatwiania skarg i wniosków10.
II. W Urzędzie Gminy w Pakosławicach ogólne zasady organizacji przyjmowania,
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków reguluje Regulamin Organizacyjny. W okresie
objętym kontrolą, osobą odpowiedzialną za organizowanie, przyjmowanie i załatwianie skarg
i wniosków obywateli jest Pani Edyta Peikert – Sekretarz Gminy11. Obsługę Rady Gminy
prowadzi Pan Kazimierz Wołoszczuk, który zgodnie z zakresem czynności odpowiada za
rozpatrywanie wniosków i postulatów ludności oraz przygotowywanie propozycji ich
załatwienia12.
4
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako Skarga przekazana 12.03.2012 r. do załatwienia wg właściwości
(NK.V.1411.22.2012.RG);
5 Skany prowadzonego rejestru skarg i wniosków stanowią akta kontroli, zamieszczono je w systemie EZD i oznaczono jako:
Rejestr skarg i wniosków (0510) – UG Pakosławice oraz Rejestr skarg i wniosków (0511) – UG Pakosławice.
6 [1510 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio] [1511 - Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według
właściwości] - Załącznik Nr 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67), zwane w dalszej części instrukcją kancelaryjną;
7 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD
stanowią akta kontroli, oznaczone 4 OR.1510.1.2012, 5 OR.1510.2.2012, 6 OR.1510.1.2013;
8 Dowody zgromadzone w toku kontroli potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 uchwała RG – BIP Pakosławice, 2 uchwała RG – BIP Pakosławice, 3
uchwała RG – BIP Pakosławice, 4 uchwała RG – BIP Pakosławice, 5 uchwała RG – BIP Pakosławice.
9 Zgodnie z decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 lipca 2009 r. Nr DOLiS/DEC-698/09
cyt: „(…) Rada Miasta w ramach przysługujących jej kompetencji, uprawniona była do przetwarzania danych osobowych
Skarżącego, jednakże opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej w treści podjętej przez nią uchwały jego danych
osobowych w zakresie imienia i nazwiska w ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie
wykroczyło poza cel tego przetwarzania (…). W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla
spełnienia celu i obowiązku publikacji z art. 4 ust 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, również w przedmiotowej
sprawie, wystarczającym byłaby więc publikacja zatomizowanej uchwały, tj. uchwały w której zawarte dane osobowe
poddane zostały procesowi uniemożliwiającemu rozpoznanie osoby, której te dane dotyczą, poprzez ich usunięcie.
10 W dniu 30 marca 2011 roku pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili
szkolenie na temat: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
11 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 22 stycznia 2013 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako
1 Zakres czynności Sekretarza Gminy – Edyta Peikert.
12 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 22 stycznia 2013 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako
2 Zakres czynności Zastępcy Wójta – Kazimierz Wołoszczak.
2
Bieżący nadzór nad terminowością rozpatrywanych skarg i wniosków, zgodnie z § 50
ust. 2 Regulaminu, sprawuje Sekretarz Gminy, który - stosownie do treści § 47 ust. 1
Regulaminu, również prowadzi rejestr skarg i wniosków. Wobec powyższego, kontrolujący
stwierdzili, iż niezasadne jest przechowywanie wspomnianego rejestru u pracownika
zajmującego się obsługą Rady Gminy. Niewłaściwy jest też zapis § 47 ust. 3 Regulaminu
mówiący o tym, że to pracownik a nie Sekretarz Gminy ponosi odpowiedzialność za
prawidłowe zakwalifikowanie pisma o znamionach skargi lub wniosku. Sprawowany przez
Sekretarza nadzór nad prowadzeniem spraw skargowo-wnioskowych powinien obejmować
całość spraw z tym związanych. Kontrolujący zalecają uregulować tę kwestę przy najbliższej
aktualizacji treści Regulaminu.
III. Na podstawie informacji wywieszonej w siedzibie urzędu ustalono, że Wójt Gminy
Pakosławice lub wyznaczony przez niego Zastępca przyjmuje interesantów w sprawie skarg
i wniosków w poniedziałki, w godzinach od 12.00 do 14.00, po wcześniejszym uzgodnieniu
w sekretariacie. Informacja ta jest sprzeczna z zapisem § 49 ust. 1 Regulaminu, zgodnie
z którym godziny przyjęć wyznaczone są od godziny 12.00 do godziny 15.00. W obu przypadkach,
godziny przyjęć – zgodnie z art. 253 § 3 k.p.a. – nie są dostosowane do potrzeb ludności. Zasadnym
byłoby dostosowanie godzin przyjmowania interesantów w przedmiotowym zakresie tak, aby co
najmniej raz w tygodniu przyjęcia odbywały się w ustalonym dniu po godzinach pracy.
IV. W rejestrze skarg i wniosków Urzędu Gminy Pakosławice odnotowano wyłącznie
skargi, dotyczące działalności wójta, które zgodnie z art. 229 pkt 3 k.p.a. rozpatrzyła rada
gminy. W trakcie kontroli oceniono więc procedurę rozpatrywania skarg przez Radę Gminy
Pakosławice, czynności kancelaryjne (techniczne) pracownika odpowiedzialnego za
kontrolowany zakres oraz skuteczność sprawowanego nadzoru.
V. W toku kontroli stwierdzono następujące przypadki nieterminowego rozpatrywania skarg:
1) Skarga o nr OR.1510.2.201213 wpłynęła do urzędu w dniu 26 września 2012 roku. Rozpatrzona
została na sesji rady w dniu 24 października 2012 roku, ale odpowiedź dla skarżącego wysłana
została dopiero w dniu 29 października 2012 roku.
2) Skarga o nr OR.1510.1.201314 wpłynęła do urzędu w dniu 1 lipca 2013 roku. Skarżący, w dniu
11 lipca 2013 roku zostali poinformowani o tym, iż skarga zostanie rozpatrzona w terminie do
30 września 2013 roku. W dniu 26 września 2013 roku, po raz kolejny przedłużono termin jej
rozpatrzenia, tym razem do dnia 31 października 2013 roku Ostatecznie skarga została
rozpatrzona na sesji rady w dniu 30 października 2013 roku, ale odpowiedź do skarżących została
wyekspediowana dopiero w dniu 4 listopada 2013 roku, a przesłana do Samorządowego
Kolegium Odwoławczego do rozpatrzenia w części określonej w jej uzasadnieniu w dniu
5 listopada 2013 r.
3) Skargi o nr OR.1511.1.2012 i OR.1511.2.201215 wpłynęły do urzędu w dniu 14 marca 2012 roku.
Rozpatrzone zostały na sesji rady w dniu 11 kwietnia 2012 roku, a przesłane zgodnie z decyzją
rady gminy, do rozpatrzenia według właściwości dopiero w dniach 17 i 18 kwietnia 2012 roku.
4) Skarga o nr OR.1511.3.201216 wpłynęła do urzędu w dniu 16 marca 2012 roku. Rozpatrzona
zostały na sesji rady w dniu 11 kwietnia 2012 roku, a przesłana zgodnie z decyzją rady gminy, do
rozpatrzenia według właściwości dopiero w dniu 17 kwietnia 2012 roku.
W aktach skarg o nr OR.1510.2.2012, OR.1511.1.2012, OR.1511.2.2012
i Or.1511.3.201217 zabrakło również pism informujących skarżących o niemożliwości
załatwienia sprawy w terminie ustawowym wraz z jego przedłużeniem, co jest niezgodne
z art. 36 § 1 k.p.a. w związku z art. 237 § 4 k.p.a.
13
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako 5 OR.1510.2.2012;
14 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako 6 OR.1510.2.2012;
15 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 OR.1511.1.2012 i 2 OR.1511.2.2012;
16 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako 3 OR.1511.3.2012;
17 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 5 OR.1510.2.2012, 1 OR.1511.1.2012, 2 OR.1511.2.2012 i 3 OR.1511.3.2012.
3
Zgodnie z art. 237 § 1 k.p.a. skargi załatwia się w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli organ,
który otrzymał skargę nie jest właściwy do jej rozpatrzenia to – w myśl art. 231 k.p.a. –
zobowiązany jest w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając
równocześnie skarżącego lub wskazać mu właściwy organ. Jeżeli jednak nie jest to możliwe ze
względu na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jak również w sytuacji
kiedy skarga rozpatrywana jest przez radę gminy (organ kolegialny) na sesjach rady, należy przed –
upływem miesiąca – zawiadomić skarżącego na podstawie art. 36 § 1 k.p.a. w związku z art. 237
§ 4 k.p.a. o przyczynach zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia skargi. Ustalając konkretny
termin załatwienia skargi, należy uwzględnić dzień sesji rady oraz czynności materialno-techniczne
potrzebne do sporządzenia i wysłania odpowiedzi, bowiem data załatwienia skargi rozpatrywanej
przez radę – nie jest datą sesji rady – tylko datą wysłania odpowiedzi. W przypadku podania
dokładnej daty załatwienia skargi, należy dokonać wszelkich starań aby ten termin dotrzymać.
Wszystkie czynności zmierzające do terminowego załatwiania skarg, muszą obejmować
działania zarówno pracowników urzędu (w tym obsługujących Radę w przedmiotowym zakresie)
jak i Rady Gminy Pakosławice. Takie działanie zapobiegnie nieterminowemu załatwieniu skargi.
VI. Kontrolujący zwrócili również uwagę na uzasadnienie jednej z podjętych przez Radę
Gminy Pakosławice uchwał będącej odpowiedzią na złożoną skargę o nr OR.1510.1.2012 r.18 Rada
Gminy uznała skargę za bezzasadną, ale w zawiadomieniu (uzasadnieniu uchwały) o odmownym
sposobie jej rozpatrzenia nie zawarto uzasadnienia prawnego, czyli nie przedstawiono
odpowiednich przepisów prawa uzasadniających stanowisko Rady. Tak sformułowana odpowiedź
budzi wątpliwości co do obrony stanowiska przyjętego przez Radę.
Zgodnie bowiem z art. 238 § 1 k.p.a. zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia
skargi powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, tj. takie uzasadnienie stanowiska organu,
które wytłumaczy skarżącemu bezzasadność jego zarzutów. Prawidłowe stosowanie powyższego
przepisu powinno zapobiec w przyszłości ponownemu wnoszeniu podobnych skarg.
VI. Ponadto kontrolujący stwierdzili, że w skargach przesłanych do rozpatrzenia według
właściwości, o numerach: OR.1511.1.2012, OR.1511.2.2012 i OR.1511.3.201219 - wysłane
odpowiedzi nie posiadały podstawy prawnej tj. art. 237 § 3 k.p.a.20
Stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów prawa
i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a., zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie
obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych
i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc, powoływanie konkretnych przepisów prawa, czy to
w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo – wnioskowym.
VII. Ponadto ustalono, że na kopiach pism pozostawionych w aktach, będących
odpowiedzią na wyżej wymienione skargi (OR.1511.1.2012, OR.1511.2.2012 i OR.1511.3.201221)
brakuje parafy (imienia i nazwiska) referenta sporządzającego dane pismo i daty jej złożenia oraz
daty ekspedycji pisma. Konieczność umieszczania parafy wynika z § 58 ust. 5 i 6 instrukcji
kancelaryjnej i pozwala określić osobę odpowiedzialną za przygotowany dokument.
VIII. Ponadto, w kwestiach kancelaryjnych kontrolujący zwrócili uwagę, że skargi
o numerach: OR.1511.1.2012, OR.1511.2.2012 i Or.1511.3.201222 to kolejne skargi tych samych
skarżących, w tej samej sprawie, którym nadano różne znaki. W przyszłości, w podobnych
przypadkach, skargi takie powinny zostać zarejestrowane pod jednym wspólnym numerem, ale
zostać wyodrębnione w rejestrze skarg i wniosków – należy postępować zgodnie z art. § 52 ust. 2
Załącznika nr 1 instrukcji kancelaryjnej23.
18
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 4 OR.1510.2.2012.
19 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 OR.1511.1.2012, 2 OR.1511.2.2012 i 3 OR.1511.3.2012.
20
Stosownie do treści art. 237 § 3 k.p.a. oraz art. 231 k.p.a. w związku z art. 238 § 1 k.p.a., w odpowiedziach
na skargi należy powoływać odpowiednią podstawę prawną.
21
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 OR.1511.1.2012, 2 OR.1511.2.2012 i 3 OR.1511.3.2012.
22 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD,
stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 OR.1511.1.2012, 2 OR.1511.2.2012 i 3 OR.1511.3.2012.
23
Zgodnie z art. 52 ust. 2 w związku z art. 52 ust. 1 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej prowadzący sprawę po
stwierdzeniu, że przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej, dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią
znak sprawy.
4
9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.
Podsumowując, w trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane
z niedotrzymywaniem terminów załatwienia skarg, w tym w kilku przypadkach również
z brakiem zawiadamiania skarżących o przyczynach zwłoki i nowym terminie rozpatrzenia
skargi. Ponadto nie powoływano podstaw prawnych w odpowiedziach na skargi (w skargach
przekazanych do rozpatrzenia według właściwości). W przypadku uznania skargi za
bezzasadną, w jednej z przesłanych odpowiedzi (uzasadnieniu uchwały) nie zawarto
prawidłowego uzasadnienia prawnego.
Nie przestrzegano również instrukcji kancelaryjnej w zakresie zamieszczania na
kopiach pism pozostawionych w aktach skargowych – parafy referenta ich sporządzających
i daty jej złożenia oraz daty ekspedycji pisma.
Sposób załatwiania skarg w Urzędzie Gminy w Pakosławicach pokazuje, że nadzór
ogólny nad prawidłową organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg
i wniosków nie jest prawidłowo wykonywany, w związku z czym należałoby go wzmocnić.
Wzmocnienia wymaga również nadzór bezpośredni nad prawidłowym wykonywaniem
czynności kancelaryjnych przez pracownika obsługującego Radę Gminy. Konieczne jest
również ulepszenie współpracy z radnymi Rady Gminy Pakosławice.
Podsumowując uznać należy, że stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości dają
podstawę do oceny organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
przez organy Gminy Pakosławice jako pozytywną z nieprawidłowościami.
Stwierdzone nieprawidłowości są przedmiotem poniższych zaleceń pokontrolnych.
Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej przez Urząd Gminy
w Pakosławicach pod pozycjami: 5/2014 i 6/2014.
IX. W dniu 3 września 2014 roku - na podstawie art. 38 ustawy o kontroli
w administracji rządowej - przekazano Panu Wójtowi – jako kierownikowi jednostki kontrolowanej
– projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia - stosownie do
treści art. 40 powyższej ustawy - umotywowanych pisemnych zastrzeżeń co do jego treści24.
X. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń, sporządzono - zgodnie z art. 46 ust. 1
powyższej ustawy – wystąpienie pokontrolne uzupełnione o zalecenia pokontrolne.
Biorąc pod uwagę wyniki kontroli, zalecam:
1) Zwiększyć nadzór ogólny sprawowany przez Sekretarza Gminy Pakosławice,
w szczególności w zakresie przestrzegania terminowości rozpatrywanych skarg
oraz zwiększyć nadzór bezpośredni sprawowany przez pracownika obsługującego
Radę Gminy, dotyczący prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych w
zakresie rejestracji i przechowywania skarg i wniosków.
2) Terminowo rozpatrywać skargi oraz zawiadamiać skarżących o braku możliwości ich
załatwienia w terminie wraz z podaniem nowego terminu ich rozpatrzenia, stosownie
do treści art. 12, art. 237 § 1 i 4 k.p.a., w związku z art. 36 k.p.a.
3) Powoływać podstawy prawne w odpowiedziach na skargi, zgodnie z art. art. 237 § 3 k.p.a.
4) W zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skarg, stosownie do treści art. 238 § 1
k.p.a., zamieszczać oprócz uzasadnienia faktycznego również uzasadnienie prawne.
5) Prawidłowo rejestrować skargi i nadawać im prawidłowe znaki spraw, zgodnie z § 52
ust. 1 pkt 1 i § 52 ust. 2 Załącznika nr 1 instrukcji kancelaryjnej.
XI. O sposobie wykonania powyższych zaleceń i o podjętych działaniach w tym
zakresie, proszę poinformować Wojewodę Opolskiego – na podstawie art. 49 ustawy
o kontroli w administracji rządowej – w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
z up. Wojewody Opolskiego
mgr Barbara Bieluszewska
Dyrektor
Wydziału Nadzoru i Kontroli
24
Szczegółowe postępowanie w kwestii zastrzeżeń regulują przepisy art.42-45 ustawy o kontroli w administracji rządowej.
5