tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi
Wójtowi Gminy Żytno po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki
finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4
lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji
publicznej.
Łódź, dnia 23 marca 2012 roku
Pan
Janusz Czapla
Wójt Gminy Żytno
WK-6020/21/2012
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55,
poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień
publicznych w Urzędzie Gminy Żytno. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia
z 2011 roku oraz lat wcześniejszych, dotyczące przede wszystkim: prowadzenia
rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej,
realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku,
wydatków
osobowych,
udzielania
zamówień
publicznych,
wydatków
inwestycyjnych oraz ewidencji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności
kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania
obowiązujących przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze
strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli
finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
W zakresie spełnienia przez jednostkę wymogów określonych w art. 243
ustawy o finansach publicznych
Stwierdzono, że wskaźnik relacji łącznej kwoty zadłużenia przypadającego do
spłaty w roku budżetowym 2010 z tytułów określonych w art. 243 ust. 1 pkt 1, 2
i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157,
poz. 1240 ze zm.) do planowanych dochodów wynosił 0,129 i był większy od
średniej arytmetycznej obliczonej dla ostatnich trzech lat dla relacji dochodów
bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych
1
o wydatki bieżące do dochodów budżetu ogółem, który wynosił 0,089. Oznacza to,
że gdyby przepisy art. 243 ustawy o finansach publicznych obowiązywały
w 2010 roku jednostka nie mogłaby uchwalić budżetu, z uwagi na poziom
zadłużenia. Biorąc powyższe pod uwagę należy podjąć zdecydowane działania
mające na celu poprawę parametrów umożliwiających spełnienie wskaźnika
określonego art. 243 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art.121 ust.2
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku Przepisy wprowadzające ustawę o finansach
publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1241) - art. 243 i art. 244 ustawy, o której mowa
w art. 1, mają zastosowanie po raz pierwszy do uchwał budżetowych jednostek
samorządu terytorialnego na rok 2014.
W zakresie działalności jednostek organizacyjnych
Stwierdzono, że na terenie gminy Żytno działały gminne jednostki organizacyjne,
które nie zostały wpisane do rejestru prowadzonego przez Wójta Gminy, co
stanowiło naruszenie § 5 ust. 2 Statutu Gminy, zgodnie z którym - Wójt prowadzi
rejestr gminnych jednostek organizacyjnych. Jednostki, które nie zostały wpisane
do rejestru to: Urząd Gminy w Żytnie, Zakład Gospodarki Komunalnej w Żytnie,
Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. Wandy Malczewskiej w Żytnie.
W zakresie kredytów i pożyczek
1.
Stwierdzono nieprzestrzeganie uregulowań rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
(Dz. U. nr 128, poz.861 ze zm.) w związku z niezaksięgowaniem należnych
do zapłaty odsetek z tytułu zaciągniętych pożyczek w Wojewódzkim
Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na kwotę
16.403,13 zł. Należne do zapłaty odsetki wynikały z harmonogramów spłat,
stanowiących załączniki do poszczególnych umów pożyczek. Stosownie do
uregulowań wskazanego rozporządzenia - kwota należnych do zapłaty
odsetek to koszty finansowe, stanowiące wydatki przyszłych okresów, które
podlegają ewidencji na koncie Wn 909 - Rozliczenia międzyokresowe i koncie
Ma 260 - Zobowiązania finansowe.
2.
Kontrola wykazała bezpodstawne zaewidencjonowanie, w dniu 30 czerwca
2011 roku, umorzenia pożyczki nr 134/GW/P/2007, zaciągniętej na
dofinansowanie zadania inwestycyjnego „Budowa sieci wodociągowej
w miejscowościach Rogaczówek, Kępa, Załawie, Bugaj, Borzykowa ul. Górna,
Silniczka z przyłączami”. Stwierdzono, że na mocy umowy nr U11047/07134
z dnia 29 lipca 2011 roku Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Łodzi dokonał umorzenia 27,30% pożyczki
nr 134/GW/P/2007 z dnia 24 października 2007 roku, w kwocie 106.470 zł,
pod warunkiem przeznaczenia jej na realizację zadania pod nazwą „Budowa
budynku ujęcia wody z obudową studni wraz z infrastrukturą towarzyszącą
w miejscowości Rędziny” i rozliczenia środków pochodzących z umorzenia do
dnia 30 września 2011 roku. Umorzenia pożyczki, a co się z tym wiąże
zmniejszenia zobowiązania na koncie 260 - Zobowiązania finansowe, można
było dokonać po spełnieniu warunków umowy umorzenia, tj. przeznaczeniu
umorzonej kwoty na realizację wskazanego zadania inwestycyjnego oraz
rozliczenia środków pochodzących z umorzenia do dnia wskazanego
w umowie.
2
3.
Stwierdzono nieprzestrzeganie art.44 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach
publicznych, w związku z opóźnieniem w spłacie XVII raty z tytułu pożyczki
nr 23/GW/P/2006, zaciągniętej na dofinansowanie zadania inwestycyjnego
„Budowa sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Czechowiec,
Grodzisko, Jatno, Jarzębina”. Według wskazanego przepisu - wydatki
publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających
z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Kontrola wykazała, że zgodnie
z harmonogramem spłat rat pożyczki i odsetek, XVII rata w wysokości
21.665 zł powinna zostać uregulowana do dnia 31 maja 2011 roku,
tymczasem zapłaty raty dokonano w dniu 16 czerwca 2011 roku. Analiza
wysokości wpłat uiszczonych odsetek od pożyczki wykazała, że w dniu
14 lipca 2011 roku dokonano zapłaty odsetek w wysokości 151,51 zł, które
nie były przewidziane w harmonogramie spłat stanowiącym załącznik do
umowy pożyczki. Z treści wezwania stanowiącego podstawę dokonania
przelewu wynikało, że przelana w dniu 14 lipca kwota dotyczyła: spłaty raty
pożyczki nr 23/GW/P/2006 na kwotę 128,21 zł; spłaty odsetek karnych na
kwotę 3,30 zł oraz opłaty za wezwanie na kwotę 20 zł.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1.
Kontrola wykazała, że Wójt Gminy nie powierzył pełnego zakresu
obowiązków, określonych w art.54 ust.1 ustawy o finansach publicznych,
Skarbnikowi Gminy - będącemu głównym księgowym budżetu. Zgodnie ze
wskazanym przepisem - głównym księgowym jednostki sektora finansów
publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowości jednostki;
2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywania wstępnej
kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych. Na mocy upoważnienia z dnia 31 grudnia
2009 roku Wójt Gminy powierzył Skarbnikowi Gminy obowiązki dotyczące
dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz dokonywania
wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planami
finansowymi. Obowiązek dotyczący prowadzenia rachunkowości jednostki
wynikał z zakresu czynności Skarbnika Gminy z dnia 1 sierpnia 2003 roku.
Powyższa nieprawidłowość świadczyła również o niewykonaniu zaleceń
pokontrolnych wystosowanych do Wójta Gminy Żytno w wyniku
kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez RIO
w Łodzi w 2007 roku. Wnioski pokontrolne skierowane do Wójta Gminy
dotyczyły powierzenia Skarbnikowi Gminy obowiązków i odpowiedzialności
w zakresie wynikającym z art.45 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku
o finansach publicznych. Powołana ustawa utraciła moc obowiązującą,
jednakże zakres obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego
budżetu pozostał niezmienny.
2.
Kontrola wykazała, że zarówno w 2010 jak i w 2011 roku dziennik, ujmujący
zdarzenia, które miały miejsce w okresach sprawozdawczych, prowadzony
był wspólnie dla organu (czyli budżetu Gminy Żytno) oraz dla Urzędu Gminy
Żytno, jako jednostki budżetowej. Sytuacja taka sprzeczna była z art. 4
ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości (tekst jednolity z 2009r., Dz. U. nr 152 poz.1223 ze zm.).
Z powyższych przepisów wynikało, że ustawę stosuje się, między innymi, do
gmin oraz gminnych jednostek budżetowych, a zatem powinny one ustalać
i przestrzegać własnej polityki rachunkowości, w celu rzetelnego i jasnego
3
przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej, poprzez prowadzenie, na
podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących
zapisy w porządku chronologicznym i systematycznym. Przepisy ustawy
o rachunkowości w art.13 wskazują rodzaj i sposób prowadzenia ksiąg
rachunkowych i określają, że księgi rachunkowe powinny być trwale
oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (art.13 ust.4 pkt 1 ustawy), co
jednoznacznie wyklucza możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych dla
kilku jednostek łącznie. Ponadto, zarówno w przepisach rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz. U. nr 142, poz.1020 ze zm. - obowiązującego do dnia
30 lipca 2010 roku) jak i w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
(Dz. U. nr 128, poz. 861 ze zm.) ustalono odrębne plany kont dla budżetu
i dla jednostki.
3.
Kontrola wykazała nieprzestrzeganie art.23 ust.2 pkt 3 ustawy
o rachunkowości, w związku ze stwierdzonymi przypadkami dokonywania
zapisów
księgowych
z
niewskazaną
treścią
operacji.
Zgodnie
z ww. unormowaniem - zapis księgowy powinien zawierać zrozumiały tekst,
skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne
objaśnienia treści skrótów lub kodów. Analiza udostępnionych przez
kontrolowaną jednostkę danych z ewidencji księgowej, przeprowadzona
z zastosowaniem oprogramowania ACL, wykazała siedemnaście przypadków
zaewidencjonowania nieprawidłowych operacji, które zostały szczegółowo
opisane w treści protokołu kontroli.
4.
Stwierdzono nieprzestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz
przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w związku ze
stwierdzeniem
braku
klasyfikacji
budżetowej
dla
wydatków
ewidencjonowanych na koncie 130 - Rachunek bieżący jednostki. Według
zasad ustalonych w przepisach ww. rozporządzenia - na stronie Ma konta
130 ujmuje się zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem
finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację
wydatków
budżetowych
(ewidencja
szczegółowa
według
podziałek
klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami
zespołów 1, 2, 3, 4, 7 lub 8.
5.
W wyniku czynności kontrolnych ujawniono przypadki naruszenia przepisów
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych oraz przepisów rozporządzenia Ministra
4
Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej, w związku z ewidencjonowanie operacji gospodarczych bez
klasyfikacji budżetowej na koncie 901 - dochody budżetu oraz na koncie
902 - wydatki budżetu. Analiza wykonanych dochodów wykazanych
w sprawozdaniach Rb-27s za 2010 rok oraz za II kwartały 2011 roku
w porównaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej wykazała łącznie
161 przypadków niezgodności (w tym 126 przypadków za 2010 rok oraz
25 przypadków za 2011 rok). Dane wykazane w sprawozdaniach porównano
z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, tj. kontem 901 - Dochody
budżetu i stwierdzono, że niezgodności wynikały z nieprawidłowego
ewidencjonowania składanych sprawozdań jednostkowych na kontach
organu. Uzyskane w jednostce dochody ewidencjonowano Wn 222/Ma 901
w łącznych kwotach bez wskazania klasyfikacji budżetowej. Zgodność danych
wynikających ze sprawozdań z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej
stwierdzono w przypadkach uzyskanych dochodów zaksięgowanych
bezpośrednio w budżecie Wn 133/Ma 901, w sytuacji, gdy jednostka nie
dokonywała zwrotów niewykorzystanych dotacji. W zakresie zgodności
danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28s - z wykonania planu wydatków,
sporządzonym za 2010 rok, w zestawieniu z danymi wynikającymi
z ewidencji księgowej, ujawniono 305 przypadków niezgodności. Dane
wykazane w sprawozdaniach porównano z danymi wynikającymi z ewidencji
księgowej, tj. kontem 902 Wydatki budżetu i stwierdzono, że zrealizowane
wydatki ewidencjonowano w budżecie Wn 902/Ma 223 w łącznych kwotach
bez wskazania klasyfikacji budżetowej.
6.
Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-ST - o stanie środków na rachunkach
bankowych jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonym za 2010 rok,
wykazano kwotę 702.216,86 zł, która była niezgodna z saldem konta 133 Rachunek bieżący budżetu, które według wyciągu bankowego na dzień
31 grudnia 2010 roku oraz salda na koncie 133 wynosiło 701.390,35 zł.
Powyższe świadczyło o wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym danych
niezgodnych z ewidencją księgową budżetu za 2010 rok oraz
o nieprzestrzeganiu uregulowań § 15 załącznika nr 39 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. nr 20, poz.103 ze zm.). Według wskazanego przepisu w sprawozdaniu rocznym Rb-ST - o stanie środków na rachunkach
bankowych jednostek samorządu terytorialnego, wykazuje się stan środków
na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie
dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku.
Stosowanie do uregulowań przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów
bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między
jednostką a bankiem. Ustalono, że kwota o jaką zawyżono stan środków na
rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego, tj. 826,51 zł
dotyczyła środków pieniężnych znajdujących się na dzień 31 grudnia
2010 roku na rachunku 130-4 „Rachunek bieżący BGK”.
5
7.
Stwierdzono, że ewidencja księgowa prowadzona na koncie 130-4 Rachunek bieżący Banku Gospodarstwa Krajowego, prowadzona była
niezgodnie z wyciągiem bankowym, co świadczyło o niezachowaniu
zgodności zapisów między ewidencją a bankiem, który prowadził rachunek,
zatem o nieprzestrzeganiu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,
zgodnie z którymi - zapisy na koncie 130 dokonywane są na podstawie
dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność
zapisów między jednostką a bankiem. Ustalono, że na dzień 31 grudnia
2010 roku na rachunku - według wyciągu bankowego - znajdowała się kwota
826,51 zł i dotyczyła ona sumy sald ujętych na koncie 130-1 i 130-4,
bowiem kwota 768,99 zł dotyczyła środków znajdujących się na rachunku
dochodów własnych (po opłaceniu kosztów operacji bankowych), jak również
kwoty 57,52 zł dotyczącej kapitalizacji odsetek na rachunku dochodów
własnych. Biorąc pod uwagę, że dla operacji ujmowanych na koncie
dochodów własnych prowadzony był rachunek bankowy oznaczony
w ewidencji numerem 130-4, bezzasadnym było wykazywanie na tym
rachunku, na dzień 31 grudnia 2010 roku, tylko części środków faktycznie na
nim się znajdujących.
8.
Stwierdzono, że w uregulowaniach wewnętrznych jednostki nie wskazano,
w jakiej formie prowadzona jest ewidencja analityczna do konta 071 umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
9.
W wyniku kontroli stwierdzono, że księgi rachunkowe prowadzone były
w sposób nieprawidłowy, bowiem kwota umorzenia środków trwałych
wynikająca z konta syntetycznego 071 - umorzenie środków trwałych,
różniła się od kwoty ujętej w ewidencji analitycznej. Opisany sposób
prowadzenia ksiąg rachunkowych stanowił naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy
o rachunkowości, z którego wynikało, że konta ksiąg pomocniczych zawierają
zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi
głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony
system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych,
uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
10.
Stwierdzono, że bilans jednostki za 2010 rok sporządzony został w sposób
nieprawidłowy, a mianowicie:
-
nie zawierał - stosownie do wymogu określonego w przepisach
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, danych uzupełniających istotnych dla rzetelności
i przejrzystości sytuacji majątkowej i finansowej, między innymi, danych
dotyczących umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia
środków trwałych, pozostałych środków trwałych, odpisów aktualizujących
należności;
-
w pozycji „inne aktywa” wykazano saldo Wn konta 222 - rozliczenie
dochodów budżetowych. Zauważyć należy, że zgodnie z przepisami
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie
6
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej - konto 222 - rozliczenie dochodów budżetowych,
może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych
zrealizowanych, lecz nieprzelanych do budżetu. Saldo Wn konta 222 rozliczenie dochodów budżetowych, świadczy o prowadzeniu ewidencji
księgowej niezgodnie z powyższym rozporządzeniem;
-
po stronie pasywów, w pozycji „zobowiązania wobec budżetów” jednostka
wykazała per saldo konta 225 - rozrachunki z budżetami. Rzeczywista kwota
zobowiązań, którą jednostka posiadała na dzień 31 grudnia 2010 roku
wynosiła 8.816,15 zł. Kwota 845,00 zł (saldo Wn konta 225) powinna zostać
wykazana po stronie aktywów w pozycji B.II.1.2.Należności od budżetów;
-
stwierdzono, że po stronie pasywów w pozycji D.I.1.6 - Sumy obce
(depozytowe, zabezpieczenia wykonania umów), wykazane zostało saldo
konta 800-22 - fundusz jednostki, lokaty. Zauważyć należy, iż z opisu
funkcjonowania konta 800 - fundusz jednostki, zawartego w przepisach
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej, nie wynika, aby sumy depozytowe mogły być ujmowane na koncie
800 - Fundusz jednostki. Ponadto, z przyjętych zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce w 2010 roku - wynikało, że otrzymane wpłaty
sum depozytowych do kasy bądź na rachunek ujmowane są na koncie 240 –
pozostałe rozrachunki po stronie Ma;
-
po stronie pasywów w pozycji E.II - Inne rozliczenia międzyokresowe,
jednostka wykazała saldo konta 290 - odpisy aktualizacyjne należności, co
naruszało art. 35b ustawy o rachunkowości, z którego wynikało, że wartość
należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich
zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego. Zatem, wartość
należności wykazanych po stronie aktywów w pozycji B.II.4 - Pozostałe
należności, winna być pomniejszona o wartość odpisów aktualizujących
należności wynikających z salda konta 290.
W zakresie gospodarki kasowej
1.
Stwierdzono, że pomieszczenie do przechowywania gotówki nie posiadało
zabezpieczeń określonych w postanowieniach Instrukcji kasowej.
2.
W wyniku kontroli raportów kasowych stwierdzono przypadki braku
potwierdzenia sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym
delegacji służbowych, na podstawie których dokonano zwrotu kosztów
podroży służbowych, co stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy
o rachunkowości, z którego wynikało, że dowód księgowy powinien zawierać,
między innymi, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do
ujęcia w księgach rachunkowych.
3.
Stwierdzono przypadek zaewidencjonowania listy wypłat ekwiwalentów dla
strażaków niezgodnie z jej dekretacją, co stanowiło naruszenie art. 22
ustawy o rachunkowości, z którego wynikało, że dowody księgowe powinny
być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
7
gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające, co najmniej dane
określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Z art. 21 ustawy
o rachunkowości wynikało natomiast, że dowód księgowy powinien zawierać,
między innymi, sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych
(dekretacja).
4.
Stwierdzono brak dowodu stanowiącego podstawę przyjęcia gotówki do kasy
wypłaconej czekiem z rachunku bankowego. W raportach wskazano dowód
KP w związku z przyjęciem gotówki do kasy. Dowód KP nie był jednak
wystawiany, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
zgodnie z którym - podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody
księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
5.
Stwierdzono dokonywanie wypłaty ekwiwalentów pieniężnych dla członków
ochotniczej straży pożarnej za działania, które nie były działaniami
ratowniczymi ani szkoleniami pożarniczymi (zabezpieczenie porządku
i bezpieczeństwa podczas festynu, czyszczenie wieży kościelnej, wycinka
drzew na placu kościelnym, pomoc w przyłączeniu wody na ulicy Strażackiej,
podlewanie trawy w parku, wyjazd i odprowadzenie wypożyczonego agregatu
prądotwórczego, holowanie autobusu). Łącznie w próbie objętej kontrolą była
to kwota 4.445,00 zł.
W zakresie dochodów z podatków
1.
Stwierdzono, że czynności inkasa drugiej raty podatku za 2011 rok dokonały
osoby nieuprawnione, bowiem w dacie poboru tej raty podatku obowiązywała
uchwała Rady Gminy Nr VI/35/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku,
a czynności inkasa w dziewięciu przypadkach podjęły inne osoby niż
wymienione w ww. uchwale z dnia 28 czerwca 2007 roku. Za zainkasowane
kwoty z tytułu II raty wypłacono inkasentom wynagrodzenie w dniu
9 czerwca 2011 roku według stawek wynikających z uchwały Rady Gminy
nr VII/22/11 z dnia 31 marca 2011 roku, która w dacie poboru podatku
jeszcze nie obowiązywała.
2.
Stwierdzono, że pomimo iż Rada Gminy zwolniła wszystkie nieruchomości
znajdujące się w zasobie komunalnym z podatku od nieruchomości, Wójt
Gminy, jako organ podatkowy, pobierał jednak podatek od osób fizycznych
i prawnych, którym nieruchomości zostały oddane na podstawie umów
najmu lub dzierżawy.
3.
Stwierdzono, że podatnicy podatku od nieruchomości (osoby prawne)
składali nieterminowo deklaracje podatkowe, a osoby fizyczne nie złożyły
informacji na podatek od nieruchomości oraz podatek rolny lub złożyły
niekompletne informacje na podatek rolny. Organ podatkowy nie wzywał
podatników do wypełnienia powyższego obowiązku. Powyższy brak działania
stanowił naruszenie art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku
Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.),
z którego wynikało, że organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień
w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli
deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. Organ podatkowy
nie dopełnił również obowiązku wynikającego z art. 272 ustawy Ordynacja
podatkowa, tj. nie zweryfikował złożonych przez podatników deklaracji
podatkowych.
4.
Stwierdzono przypadki opodatkowania nieruchomości posiadanych przez
przedsiębiorców według niższych stawek podatkowych oraz opodatkowania
gruntu, sklasyfikowanego w ewidencji gruntów, jako rolny zabudowany,
8
niższą stawką podatku od nieruchomości. Organ podatkowy nie ustalił, czy
przedmiotowe nieruchomości opodatkowane niższa stawką nie są i nie mogą
być wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej, nie ustalił
również, jaka część gruntu sklasyfikowanego, jako rolny zajęta jest na
prowadzenie działalności gospodarczej, a jaka winna być opodatkowana
podatkiem rolnym. Powyższe zaniechania stanowiły naruszenie art. 272 pkt 3
ustawy Ordynacja podatkowa, z którego wynikało, że organ podatkowy
dokonuje czynności sprawdzających mających na celu ustalenie czy dane
wykazane w deklaracji są zgodne ze stanem faktycznym.
5.
Stwierdzono przypadki dokonania przypisu na koncie podatkowym podatnika,
mimo niedoręczenia decyzji wymiarowej, co stanowiła naruszenie art. 21 § 1
ustawy Ordynacja podatkowa, z którego wynikało, że zobowiązanie
podatkowe powstaje z chwilą doręczenia decyzji ustalającej wysokość
zobowiązania podatkowego.
6.
Stwierdzono przypadek opodatkowania niezgodnego ze złożoną przez
podatnika informacją na podatek od nieruchomości, bez przeprowadzenia
postępowania podatkowego w tym zakresie. W powyższej sprawie organ
podatkowy winien wszcząć postępowanie podatkowe na podstawie art. 165
§ 1 ustawy Ordynacja podatkowa, a następnie w oparciu o ustalony stan
faktyczny ustalić wysokość zobowiązania podatkowego.
7.
Stwierdzono przypadek opodatkowania nieruchomości w sposób naruszający
art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach
lokalnych (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 95, poz. 613 ze zm.),
z którego wynikało, że obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia
miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności
uzasadniające powstanie tego obowiązku.
8.
Stwierdzono przypadki opodatkowania podatkiem od nieruchomości
najemców nieruchomości, które nie stanowiły własności jednostki samorządu
terytorialnego lub Skarbu Państwa. Zauważyć należy, że zgodnie z art. 3
ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - podatnikami podatku
od nieruchomości są właściciele nieruchomości.
9.
Stwierdzono przypadki prowadzenia dla jednego podatnika dwóch kont
podatkowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości
i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych
należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761 ze zm.) oraz przepisów
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku
w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych
jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), zgodnie
z którymi - konta służące do rozrachunków z podatnikami prowadzi się dla
każdego podatnika i inkasenta odrębnie w każdym podatku.
10.
Stwierdzono, że informacje i wnioski składane przez podatników nie
zawierały daty wpływu do Urzędu Gminy, co stanowiło - w 2010 roku –
naruszenie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin
i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319), a w 2011 roku
uregulowań zawartych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67 ze zm.).
9
11.
Stwierdzono przypadek niepobrania odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty
podatku, mimo, że przekraczały one kwotę określoną w art. 54 § 1 pkt 5
ustawy Ordynacja podatkowa. W konsekwencji przyjmując wpłatę podatku
z zaliczeniem na poczet zaległości podatkowej organ podatkowy naruszył
art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, z którego wynikało, że jeżeli
dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami
za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości
podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu
wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
12.
Stwierdzono
przypadki
niepodejmowania
czynności
windykacyjnych,
a w szczególności zaniechania wystawienia upomnień, a w następstwie tego
tytułów wykonawczych. Powyższe stanowiło naruszenie § 2 i § 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541), z których wynikało, że wierzyciel
jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań
pieniężnych. Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym
w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do
zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie
siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia.
13.
W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia postępowania w sprawie
udzielenia ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym stwierdzono, że:
-
wniosek podatnika rozpatrzono z uchybieniem
w art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa,
-
kontroli inwestycji u podatnika dokonano z naruszeniem art. 283 § 1 pkt 3
Ordynacji
podatkowej,
tj.
bez
stosownego
upoważnienia
organu
podatkowego,
-
stwierdzono, że sporządzony z kontroli protokół nie zawierał elementów,
o których mowa w art. 290 ustawy Ordynacja podatkowa, między innymi,
określenia przedmiotu i zakresu kontroli, opisu dokonanych ustaleń
faktycznych, dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych dowodów,
-
stwierdzono, że ulgą inwestycyjną objęto, między innymi, wydatki na
sznurek do prasy, narzędzia, myjkę ciśnieniową, folię (kaptury) do belowania
słomy/siana, schładzalnik do mleka, które to wydatki nie były związane
z budową lub modernizacją budynku inwentarskiego,
-
organ podatkowy w wyniku weryfikacji faktur dotyczących nakładów
inwestycyjnych nie uwzględnił wszystkich nakładów, zatem stosownie do
art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa - powinien wyznaczyć podatnikowi
siedmiodniowy termin do zapoznania się z materiałem dowodowym, czego
nie uczynił,
-
ulga inwestycyjna została obliczona od wartości brutto faktur, w aktach
sprawy brak było jednak ustalenia, czy podatnik jest podatnikiem podatku
VAT i posiada możliwość pomniejszenia podatku należnego o podatek
naliczony, a także, czy może otrzymać zwroty podatku VAT;
14.
W decyzjach w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku wydanych na
podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa stwierdzono naruszenie
następujących przepisów:
-
art. 67a § 1, art.112 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - organ
podatkowy wydawał decyzje w sprawie zastosowania ulgi w spłacie
zobowiązań podatkowych nie przeprowadzając postępowania podatkowego
terminu
określonego
10
-
w celu wykazania, czy zaistniały, a jeżeli tak, to jakie przesłanki umorzenia
zaległości podatkowych (ważnego interesu podatnika lub interesu
publicznego;
art. 67 b ustawy Ordynacja podatkowa – organ podatkowy udzielał ulg
w spłacie zobowiązań podatkowych osobom prowadzącym działalność
gospodarczą, nie określając czy ulga stanowi czy też nie stanowi pomocy
publicznej,
-
art. 123 § 1 oraz art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa – organ podatkowy
nie zapewnił stronie czynnego udziału w postępowaniu, a także nie
wyznaczał
stronom
postępowania
siedmiodniowego
terminu
do
wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego (w
przypadku nieuwzględnienia wniosku podatnika),
-
art. 139 ustawy Ordynacja podatkowa - stwierdzono przypadki załatwienia
sprawy z uchybieniem miesięcznego terminu oraz niedopełnienia obowiązku
wyznaczenia nowego terminu załatwienia sprawy, na podstawie art. 140
ustawy Ordynacja podatkowa,
-
art. 144 ustawy Ordynacja podatkowa, poprzez niedoręczanie decyzji.
Z art.144 ww. ustawy wynikało, że organ podatkowy doręcza pisma za
pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby
uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku, gdy organem
podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać
sołtys za pokwitowaniem,
-
Uchwały Rady Gminy Nr XXXII/140/98 z dnia 18 marca 1998 roku w sprawie
ustalenia opłaty prolongacyjnej. Z uchwały wynikało, że opłata prolongacyjna
wynosi 20% stawki odsetek za zwłokę. W decyzjach o rozłożeniu podatku na
raty organ podatkowy nie ustalał jednak opłaty prolongacyjnej.
15.
Stwierdzono różnice między powierzchnią gruntów widniejącą w ewidencji
gruntów i budynków a powierzchnią gruntów ujętych w deklaracji
podatkowej złożonej przez podatnika. Organ podatkowy nie wezwał
podatnika do wyjaśnienia różnicy w powyższym zakresie, zatem brak było
weryfikacji złożonej przez podatnika deklaracji. Powyższe stanowiło
naruszenie art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, stosownie do którego organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują
czynności sprawdzających, mających na celu, między innymi, stwierdzenie
formalnej poprawności złożonych deklaracji, ustalenie stanu faktycznego
w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi
dokumentami.
16.
Stwierdzono, że w ewidencji księgowej organu podatkowego ujęte były
zaległości, wobec których nie były podejmowane czynności egzekucyjne,
z 1998 roku i z lat wcześniejszych, w kwocie 2.396,00 zł - z tytułu podatku
drogowego, które uległy przedawnieniu. Organ podatkowy nie wydał jednak
decyzji - na podstawie art. 59 § 1 pkt 9 ustawy Ordynacja podatkowa w sprawie stwierdzenia wygaśnięcia zobowiązania wskutek przedawnienia.
W zakresie dochodów z majątku gminy
1.
Stwierdzono nierealizowanie przez Wójta Gminy Żytno obowiązku
sprawozdawczego wobec Rady Gminy Żytno, wynikającego z § 5 uchwały
nr VII/38/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku w sprawie zasad nabycia,
zbycia i obciążenia nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na
okres dłuższy niż 3 lata. Według § 5 uchwały - z czynności określonych
w § 1 (postępowanie w sprawie nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości
11
oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata prowadzi
Wójt Gminy z inicjatywy własnej lub na wniosek osób fizycznych i prawnych
zainteresowanych zbyciem, nabyciem, najmem, dzierżawą powyższych
nieruchomości) Wójt Gminy składa Radzie Gminy co roku, do dnia
30 kwietnia, sprawozdanie według stanu na dzień 31 grudnia roku
poprzedniego. Ustalono, że Wójt Gminy nie składał sprawozdań, jednak
informował na sesjach Rady o wydanych zarządzeniach w sprawie
przeznaczenia do zbycia nieruchomości; zarządzeniach w sprawie obniżenia
ceny nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w II przetargu;
podawał informacje o wywieszonych wykazach o zamiarze sprzedaży
nieruchomości, rozstrzygniętych przetargach na sprzedaż nieruchomości oraz
zawartych aktach notarialnych. Wskazać należy, że wszystkie informacje
składane przez Wójta Gminy dotyczyły sprzedaży nieruchomości,
a obowiązek informowania dotyczył również najmu i dzierżawy
nieruchomości gminnych. Treść unormowania świadczyła ponadto, że
sprawozdania powinno mieć kształt kompleksowy i dotyczyć realizacji
uchwały za okres roku.
2.
Kontrola wykazała, że w wykazie nieruchomości przeznaczonych do
sprzedaży, sporządzonym na okoliczność zbycia działek o numerach 70/8
i 70/9, położonych w miejscowości Silniczka oraz działki nr 249, położonej
w miejscowości Ewina, nie zawarto opisu przedmiotowych działek, co
świadczyło o nieprzestrzeganiu art.35 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U.
nr 102, poz.651 ze zm.). Według wskazanego przepisu - w wykazie
nieruchomości powinien być zawarty opis nieruchomości.
3.
Stwierdzono nieprzestrzeganie art.41 ust.1 ustawy o gospodarce
nieruchomościami, w związku z niedotrzymaniem terminu zawiadomienia
nabywcy działek nr 70/8 i 70/9, położonych w miejscowości Silniczka,
o dacie podpisania aktu notarialnego. Zgodnie ze wskazanym przepisem organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną, jako
nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub
oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni
od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być
krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
4.
Kontrola wykazała narzucenie uczestnikom przetargu na sprzedaż działki
nr 249, położonej w miejscowości Ewina, wysokości minimalnego postąpienia
na poziomie 300 zł, co naruszało § 14 ust.3 rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania
przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108
ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem - o wysokości postąpienia
decydują uczestnicy przetargu, z tym że postąpienie nie może wynosić mniej
niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek
złotych. Prawidłowo ustalone minimalne postąpienie po zaokrągleniu do
pełnych dziesiątek złotych powinno wynosić w analizowanym stanie
faktycznym 230 zł (228,45 zł). O wysokości postąpienia decydują uczestnicy
przetargu w związku z tym jego wysokość nie może być narzucona przez
organizatora przetargu. Omawianą nieprawidłowość stwierdzono także
podczas poprzedniej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez
RIO w Łodzi w 2007 roku, w związku z czym fakt ponownego wystąpienia
naruszenia świadczy o niewyeliminowaniu nieprawidłowości.
5.
W wyniku kontroli ustalono, że dwóch pracowników kontrolowanej jednostki
nie realizowało obowiązków wynikających z zakresu czynności. Stwierdzono,
że inspektor ds. gospodarki nieruchomościami nie prowadził spraw
12
związanych z najmem lokali mieszkalnych, które jak wskazano wyżej
należały do jego obowiązków. Wynikało to z faktu, że pracownik ten nie
dysponował umowami lokali mieszkalnych. Niektóre umowy najmu lokali
użytkowych posiadał Zastępca Głównego Księgowego, co nie należało do
jego obowiązków. Zastępca Głównego Księgowego nie prowadził pełnej
ewidencji analitycznej dochodów z tytułu dzierżawy nieruchomości gminnych.
Ręczną ewidencję wpłat z tytułu dzierżawy mienia gminnego prowadził
inspektor ds. gospodarki nieruchomościami, co nie należało do jego
obowiązków. Wskazane nieprawidłowości świadczyły o braku nadzoru Wójta
Gminy i Skarbnika Gminy nad obowiązkami wykonywanymi przez inspektora
ds. gospodarki nieruchomościami oraz Zastępcę Głównego Księgowego.
6.
Ewidencja wpłat prowadzona zarówno przez Zastępcę Głównego Księgowego
jak i inspektora ds. gospodarki nieruchomościami nie odpowiadała wymogom
wynikającym z art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości. Stosownie do
wskazanego przepisu - konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące
uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej i prowadzi
się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek
(zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami
i zapisami na kontach księgi głównej. Ponadto, ewidencja szczegółowa do
konta 221 - Należności z tytułu dochodów, powinna być prowadzona według
dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, a konto 221 może wykazywać
dwa salda. Saldo Wn - oznacza stan należności z tytułu dochodów
budżetowych, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu
nadpłat w tych dochodach. Podkreślić należy, że poprzednia kompleksowa
kontrola gospodarki finansowej, przeprowadzona przez Izbę w 2007 roku
wykazała, że konta najemców lokali mieszkalnych, jak i lokali użytkowych,
prowadzone były z naruszeniem art.16 ustawy o rachunkowości. Powyższe
świadczy o niewyeliminowaniu nieprawidłowości przez okres 4 lat.
7.
Stwierdzono,
że
gospodarowanie
mieszkaniowym
zasobem
Gminy
prowadzone było niezgodnie z unormowaniami wynikającymi z uchwały Rady
Gminy Żytno nr XXIII/107/09 z dnia 16 marca 2009 roku w sprawie
wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy
oraz zasady wynajmowania lokali mieszkalnych wchodzących w skład
mieszkaniowego zasobu gminy. Z treści uchwały wynikało, że zarząd
lokalami mieszkalnymi wchodzącymi w skład mieszkaniowego zasobu gminy
sprawuje Wójt Gminy, a czynności administracyjne i bieżący nadzór w
zakresie zasobu wykonuje Kierownik Gminnego Zakładu Komunalnego na
podstawie upoważnienia Wójta Gminy. Zadania z zakresu mieszkaniowym
zasobem gminy obejmują w szczególności: zapewnienie najemcom
podstawowych
warunków
mieszkaniowych;
prowadzenie
bieżącej
konserwacji i modernizacji dla utrzymania zasobu w należytym stanie
technicznym oraz prowadzenie spraw związanych z najmem lokali, w tym
zawieranie umów w imieniu gminy oraz pobieranie czynszów. Również
w załączniku nr 2 do uchwały dotyczącym zasad i kryteriów wynajmowania
lokali wskazano, że administrowania mieszkaniowym zasobem gminy
wykonuje Gminny Zakład Komunalny w Żytnie. Kontrola wykazała, że
gospodarowanie mieszkaniowym zasobem gminy tylko w części wykonywane
było przez Gminny Zakład Komunalny w Żytnie, bowiem część umów
znajdowała się w Urzędzie Gminy w Żytnie. Dochody z tytułu czynszu
wpływały w części bezpośrednio do Urzędu Gminy Żytno a w części do
Gminnego Zakładu Komunalnego w Żytnie. Nieprawidłowe gospodarowanie
mieszkaniowym zasobem Gminy Żytno trwa w kontrolowanej jednostce od
wielu lat i było przedmiotem kontroli przeprowadzonej przez Izbę
w 2007 roku. Wówczas, zgodnie z obowiązującym wieloletnim programem
13
gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy - zarząd lokalami
i budynkami wchodzącymi w skład mieszkaniowego zasobu gminy powinien
sprawować Wójt Gminy, przy czym stan faktyczny był identyczny jak
obecnie. Pomimo upływu czterech lat od zakończenia kontroli sposób
gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy jest nadal niezgodny ze
stanem wskazanym w uchwale. Z ustaleń poczynionych w toku kontroli
wynikało, że całość spraw związana z gospodarowaniem zasobami
mieszkaniowymi przekazana została Sekretarzowi Gminy, w celu
uporządkowania dokumentacji, przejęcia umów będących w posiadaniu
Zakładu Komunalnego, przeprowadzenia windykacji zaległości od najemców
związanych z nieterminowymi wpłatami za najem oraz prawidłowego
ewidencjonowania należności od najemców. Sekretarz Gminy wyjaśnił
ponadto, że w związku z tym, że w uchwale w sprawie ustalenia
wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy
oraz zasad wynajmowania lokali mieszkalnych, istnieje zapis, że
administrowanie mieszkaniowym zasobem gminy wykonuje Zakład
Komunalny w Żytnie, do powyższej uchwały wprowadzone zostaną zmiany
na najbliższej sesji Rady Gminy.
8.
Kontrola wykazała, że w Gminnym Zakładzie Komunalnym w Żytnie nie
przeprowadzano kontroli mającej na celu sprawdzenie prawidłowości
pobierania czynszu, egzekucji należnych opłat oraz odprowadzania
uzyskanych z tego tytułu dochodów na rzecz budżetu Gminy. Powyższe
świadczy o nierealizowaniu przez Wójta Gminy obowiązków w zakresie
kontroli zarządczej, określonych w jednostce zarządzeniem Wójta Gminy
nr Or.0151/36/10 z dnia 30 lipca 2010 roku w sprawie sposobu prowadzenia
kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Żytno i jednostkach podległych oraz
zasad jej koordynacji. Wykonanie zarządzenia powierzono Sekretarzowi
Gminy,
jako
koordynatorowi
kontroli
zarządczej.
Kontrolującym
przedstawiono protokół kontroli przeprowadzonej przez Skarbnika Gminy
w okresie od 23 do 24 września 2008 roku dotyczący kontroli wykonania
5% wydatków Zakładu Komunalnego. Protokół kontroli dotyczył jednak
prawidłowości pobierania czynszu, egzekucji zaległości z tego tytułu oraz
prawidłowości odprowadzania pobieranych kwot na rzecz Gminy. Według
sprawozdania Rb-27S za I półrocze 2011 roku uzyskane, a nieprzekazane
przez Zakład Komunalny dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych,
sklasyfikowane w rozdziale 90017, § 0750 wynosiły 13.228,18 zł, natomiast
zaległości na dzień 30 czerwca 2011 roku wyniosły 31.318,30 zł.
9.
Kontrolujący stwierdzili brak skutecznych działań mających na celu
wyegzekwowanie zaległości z tytułu czynszu za najem lokali mieszkalnych
oraz lokali użytkowych. Do zalegających z opłatami wysyłano wiele wezwań
do zapłaty oraz pism uprzedzających lokatora o zamiarze wypowiedzenia
umów, jednakże w żadnym przypadku nie wypowiedziano umowy najmu, do
czego uprawniał Gminę art.11 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca
2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy
i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz.733 ze zm.) oraz art.672
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93
ze zm.). W żadnym przypadku nie skierowano również sprawy na drogę
postępowania sądowego. Skutkiem braku zdecydowanych działań doszło do
przedawnienia należności z tytułu czynszu. Kwota przedawnionych
należności, według stanu na dzień 30 czerwca 2011 roku, wynosiła
1.516,65 zł. Zgodnie z art.118 ustawy Kodeks cywilny - jeżeli przepis
szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat dziesięć,
a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych
z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata.
14
10.
Stwierdzono niezgodne z przepisami prawa zwolnienie przez Wójta Gminy
z obowiązku płacenia czynszu, za okres od września do grudnia 2010 roku,
dzierżawcy nieruchomości oznaczonej numerem 1174 w Żytnie oraz najemcy
lokalu użytkowego położonego przy ulicy Strażackiej w Żytnie. Zwolnienia od
obowiązku zapłacenia czynszu dokonano na wniosek dzierżawcy i najemcy,
a łączna kwota ulgi wynosiła 3.200 zł. W pismach skierowanych do najemcy
i dzierżawcy Wójt Gminy nie wskazał żadnej podstawy prawnej
uprawniającej do zwolnienia z obowiązku opłacania czynszu. Obowiązujące
przepisy prawa nie przewidują możliwości odstąpienia od zapłaty czynszu
zarówno z tytułu najmu jak i dzierżawy.
11.
Stwierdzono, że w żadnym z objętych kontrolą przypadków wydzierżawienia
nieruchomości rolnych oraz w przypadku najmu lokalu użytkowego
o powierzchni użytkowej 30,08 m2 , położonego w Żytnie przy ul. Strażackiej
nr 14, z przeznaczeniem na udzielanie świadczeń zdrowotnych, nie
sporządzono i nie podano do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości
przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, co stanowiło naruszenie
art.35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Obowiązek
sporządzenia wykazu nie dotyczy jedynie oddawania w najem lub dzierżawę
nieruchomości na okres do 3 miesięcy. Stosowanie do art.35 ust.1b Z
ww. ustawy - wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości, jeżeli
po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają
kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Podkreślić
należy, że nieprawidłowość polegającą na zaniechaniu sporządzenia i podania
do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do
dzierżawy na kolejny okres stwierdzono w wyniku kompleksowej kontroli
gospodarki finansowej przeprowadzonej przez Izbę w 2007 roku.
Nieprawidłowość nie została wyeliminowana.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1.
Kontrola wykazała, że zamawiający ustalając w maju 2009 roku wartość
szacunkową zamówienia podstawowego na realizację zadania „Poprawa
warunków
życia
mieszkańców
Gminy
Żytno
poprzez
rozbudowę
infrastruktury technicznej w zakresie gospodarki wodno-ściekowej,
tj. budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Żytno,
Pławidła
i
Rędziny;
budowę
sieci
wodociągowej
z
przyłączami
w miejscowościach Pągów, Sady oraz rozbudowę sieci kanalizacji sanitarnej
w Żytnie – II etap” nie uwzględnił wartości robót uzupełniających, które
przewidziane zostały zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu, jak
i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Niniejsze świadczyło
o naruszeniu art.32 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo
zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 113, poz. 759 ze
zm.), zgodnie z którym - jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień
uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6
pkt 3 i 4, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość
zamówień uzupełniających.
2.
Stwierdzono nieprzestrzeganie art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości,
w związku z nieprawidłowym prowadzeniem konta analitycznego dla zadania
inwestycyjnego objętego kontrolą. Zgodnie ze wskazanym przepisem - konta
ksiąg
pomocniczych
zawierają
zapisy
będące
uszczegółowieniem
i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej i prowadzi się je w ujęciu
systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont),
komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach
księgi głównej.
15
3.
Brak było dokumentów potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku na
okoliczność wyboru wykonawcy, któremu powierzone będzie pełnienie
czynności inspektora nadzoru nad realizacją zadania „Poprawa warunków
życia mieszkańców Gminy Żytno poprzez rozbudowę infrastruktury
technicznej w zakresie gospodarki wodno-ściekowej, tj. budowa sieci
wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Żytno, Pławidła i Rędziny;
budowa sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Pągów, Sady
oraz rozbudowa sieci kanalizacji sanitarnej w Żytnie – II etap”. Stosownie do
art.44 ust.3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych - wydatki publiczne
powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem
zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz
optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych
celów. Biorąc pod uwagę powyższe wymogi oraz art.33 ust.1 ustawy
o finansach publicznych, zgodnie z którym - gospodarka środkami
publicznymi jest jawna, należy zapewnić możliwość kontroli realizacji
przepisu art.44 ust.3 pkt 1 ww. ustawy.
4.
Stwierdzono bezzasadne zaliczenie do kosztów badanego zadania
inwestycyjnego wynagrodzenia notariusza, w wysokości 1.179,88 zł, z tytułu
sporządzenia umowy sprzedaży działki o powierzchni 7 arów (0,07 ha),
położonej w Żytnie, zakupionej w związku z koniecznością zmiany lokalizacji
przepompowni. Stosownie do art.16g ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego
1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity
z 2011 r., Dz. U. nr 74, poz.397 ze zm.) - za wartość początkową środków
trwałych uważa się cenę nabycia, tj. w przedmiotowym przypadku cenę
działki zapłaconą jej właścicielowi. Stosowanie do art.16g ust.3 niniejszej
ustawy - za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną
o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego
lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o
koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze,
montażu,
instalacji
i
uruchomienia
programów
oraz
systemów
komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji,
oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków,
gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi
podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty
należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku
w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem, biorąc pod
uwagę treść powołanych przepisów, cena działki powinna zostać powiększona
o wynagrodzenie należne notariuszowi za sporządzenie umowy sprzedaży.
Tak ustalona wartość powinna zostać ujęta w ewidencji księgowej
syntetycznej na koncie 011 - Środki trwałe oraz w księdze inwentarzowej
w grupie rodzajowej 0.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1.
Stwierdzono, że Wójt Gminy nie ustalił stawek amortyzacyjnych dla
poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych na cały czas
amortyzacji, przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych,
stosownie do wymogu wynikającego z art. 16m ust.3 ustawy o podatku
dochodowym od osób prawnych.
2.
Stwierdzono, że jednostka wprowadzała środki trwałe do ewidencji księgowej
z naruszeniem art. 16d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych, zgodnie z którym - składniki majątku wprowadza się do ewidencji
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej
w miesiącu przekazania ich do używania.
16
3.
Stwierdzono, że przyjęto na stan majątku gminy urządzenia multimedialne
na podstawie umowy użyczenia. W następstwie umowy użyczenia biorący
w używanie nie staje się właścicielem rzeczy, zatem przyjecie na stan
majątku, który został użyczony przez Powiatowy Urząd Pracy było
nieprawidłowe. Jednostka zawierając umowę użyczenia powinna urządzenia
multimedialne ująć w ewidencji pozabilansowej.
4.
Stwierdzono, że jednostka otrzymany w 2007 roku środek trwały
zamortyzowany w 100% wprowadziła do ewidencji środków trwałych według
wartości początkowej (nieprzeszacowanej), od której naliczała, co roku
amortyzację. Powyższe działanie spowodowało powiększenie kosztów
amortyzacji, a co z tym jest związane pomniejszenie wyniku finansowego
jednostki w latach 2007 – 2010 o kwotę 68.308,81 zł.
5.
Stwierdzono znaczne opóźnienia w zapisywaniu w księgach rachunkowych
zdarzeń powodujących zmniejszenie się majątku gminy, co stanowiło
naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do
ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci
zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
6.
Stwierdzono nieprawidłowości polegające na zaklasyfikowaniu do 4 grupy
rodzajowej środków trwałych, tj. do maszyn, urządzeń i aparatów ogólnego
zastosowania, takich przedmiotów majątkowych, jak: centrala telefoniczna,
kserokopiarka. W konsekwencji zastosowano również nieprawidłowe stawki
amortyzacyjne. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od
osób prawnych - dla ww. środków trwałych przewidziane zostały stawki 20% dla kserokopiarki oraz 10% dla centrali telefonicznej.
7.
Stwierdzono, że jednostka nie wystąpiła i nie potwierdziła salda środków na
rachunku BGK w kwocie 826,51 zł, co stanowiło naruszenie art. 26 ust 1
pkt 2 ustawy o rachunkowości. Z przepisu powyższego wynikało, że
jednostka przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego
inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach
bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, drogą otrzymania od
banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych
jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych
różnic.
W zakresie osiągnięcie średnich wynagrodzeń nauczycieli
Stwierdzono, że przy obliczaniu wskaźnika średniorocznej struktury zatrudnienia
uwzględniano nauczycieli, którzy pobierali zasiłek chorobowy z ZUS w miesiącu,
w którym rozliczano zwolnienie lekarskie. Zauważyć należy, że z § 3 pkt 6 i 7
rozporządzenia z Ministra Edukacji Narodowej dnia 13 stycznia 2010 roku
w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich
wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego
w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 6,
poz. 35 ze zm.) wynika, iż przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia
nauczycieli uwzględnia się liczbę etatów nauczycieli w okresach, w których
wypłacono im wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły,
zgodnie z wymiarem zatrudnienia określonym w umowie o pracę lub w akcie
mianowania.
Odpowiedzialność za ujawnione nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, Skarbnik
Gminy oraz pracownicy merytorycznie właściwi, w zakresie szczegółowo
wskazanym w protokole kontroli.
17
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie
działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu
w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1.
Zapewnić ujęcie wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych w rejestrze
prowadzonym przez Wójta Gminy, stosownie do postanowień zawartych
w Statucie Gminy Żytno.
2.
Objąć ewidencją konta 260 - Zobowiązania finansowe oraz konta - 909
Rozliczenie międzyokresowe, należne do zapłaty odsetki z tytułu pożyczek
zaciągniętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej w Łodzi, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
3.
Zapewnić
ewidencjonowanie
umorzenia
pożyczek
zaciągniętych
w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
w Łodzi, po spełnieniu warunków wynikających z umów zawartych w tym
zakresie.
4.
Zapewnić regulowanie zobowiązań w terminach wynikających z zawartych
umów, stosownie do art.44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku
o finansach publicznych.
5.
Powierzyć Skarbnikowi Gminy pełen zakres obowiązków i odpowiedzialności
w zakresie wynikającym z art.54 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
6.
Zapewnić prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych dla organu, czyli
budżetu Gminy Żytno oraz dla jednostki, czyli Urzędu Gminy Żytno,
stosownie do art.2, art.4 oraz art.13 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości.
7.
Zapewnić wskazanie w treści zapisu księgowego wszystkich danych
ewidencjonowanej operacji gospodarczej określonych w art. 23 ustawy
o rachunkowości.
8.
Zapewnić ewidencjonowanie wydatków budżetowych na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki, według podziałek klasyfikacji budżetowej,
stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej.
9.
Zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w zakresie ewidencji
dochodów i wydatków budżetowych na koncie odpowiednio 901 - Dochody
budżetu i 902 - Wydatki budżetu, według podziałek klasyfikacji budżetowej.
18
10.
Zapewnić wykazywanie w sprawozdaniu Rb-ST - o stanie środków na
rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego, stanu środków
na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie
dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku, stosownie
do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych
zasad
rachunkowości
oraz
planów
kont
dla
budżetu
państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej.
11.
Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej na koncie 130 - Rachunek
bieżący jednostki, z zachowaniem zgodności zapisów z ewidencją banku,
stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej.
12.
Zapewnić wprowadzenie uregulowań wewnętrznych, które będą opisywały
w sposób zupełny sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.
13.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci
zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym
stosownie do wymogu wynikającego z art. 20 ust 1 ustawy o rachunkowości.
14.
Zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami ustawy
o rachunkowości, a w szczególności na kontach ksiąg pomocniczych
dokonywać zapisów będących uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów
w księdze głównej.
15.
Sprawozdania finansowe sporządzać zgodnie z obowiązującymi przepisami,
w szczególności zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
16.
Zapewnić prowadzenie ewidencji zobowiązań na koncie 201 - Rozrachunki
z dostawcami i odbiorcami, zgodnie z zakładowym planem kont oraz
przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej.
17.
Zapewnić wnikliwą kontrolą ewidencjonowanych dowodów księgowych,
w celu przedstawienia rzetelnego obrazu ksiąg rachunkowych, stosownie do
art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości.
18.
Przestrzegać uregulowań Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów
księgowych w Urzędzie Gminy w Żytnie w zakresie obowiązku sprawdzania
dowodów księgowych oraz art.21 ustawy o rachunkowości, w zakresie
obowiązku ewidencji prawidłowo sprawdzonych dowodów księgowych.
19
19.
Zapewnić zabezpieczenie pomieszczenia do
stosownie do postanowień Instrukcji kasowej.
przechowywania
gotówki,
20.
Zapewnić właściwe dokumentowanie w raportach kasowych zdarzeń,
w szczególności dotyczących podjęcia gotówki z banku na realizację operacji
kasowych. Dokonać w tym zakresie odpowiednich zapisów w uregulowaniach
wewnętrznych odnoszących się do gospodarki kasowej.
21.
Wzmocnić nadzór nad wykonywaniem przez pracowników Urzędu
obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej i sporządzania
sprawozdań finansowych.
22.
Zapewnić przestrzeganie art.28 ust.1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku
o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. nr 178,
poz. 1380 ze zm.), zgodnie z którym – ekwiwalent pieniężny z budżetu
gminy przysługuje członkom ochotniczej straży pożarnej, którzy brali udział
w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym, organizowanym przez
Państwowa Straż Pożarną lub gminę.
23.
Podjąć czynności w celu wyjaśnienia prawidłowości opodatkowania
podatników wskazanych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
24.
Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w zakresie składanych
przez podatników deklaracji podatkowych, na podstawie art. 272 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
25.
Stosować art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn
niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została
złożona mimo takiego obowiązku.
26.
Przypisu podatku na koncie podatkowym podatnika dokonywać po
doręczeniu
decyzji
w
sprawie
ustalenia
wysokości
zobowiązania
podatkowego.
27.
Zapewnić przestrzeganie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku
o podatkach i opłatach lokalnych, w zakresie momentu, od którego należy
ustalić zobowiązanie podatkowe (obowiązek podatkowy powstaje od
pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały
okoliczności uzasadniające powstanie obowiązku podatkowego).
28.
Na wpływającej do Urzędu Gminy na nośniku papierowym dokumentacji
umieszczać pieczęć, zawierającą - między innymi - datę wpływu, stosownie
do przepisów § 42 ust. 2 w zw. z § 7 pkt 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
29.
Zapewnić przestrzeganie art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie
z którym - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej
wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet
kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku,
w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty
odsetek za zwłokę.
30.
Bieżąco i terminowo podejmować czynności w celu wyegzekwowania
zaległości podatkowych, na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca
1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity
z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia
20
Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
31.
Ulg inwestycyjnych w podatku rolnym udzielać zgodnie z przepisami ustawy
z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 r.,
Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.). Postępowania w sprawie przyznania ulgi
inwestycyjnej prowadzić wnikliwie, z należytą starannością, zgodnie
z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa.
32.
Przy wydawaniu decyzji w sprawach zastosowania ulgi w spłacie zobowiązań
podatkowych przestrzegać przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz
przepisów ustawy z dnia z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu
w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U.
nr 59, poz. 404 ze zm.). W przypadku decyzji o rozłożeniu podatku na raty
ustalać uchwaloną przez Radę Gminy opłatę prolongacyjną.
33.
W sprawie zobowiązań podatkowych, które przedawniły się wydać decyzje na podstawie art. 59 § 1 pkt 9 ustawy Ordynacja podatkowa - o wygaśnięciu
zobowiązania podatkowego wskutek przedawnienia i na ich podstawie
dokonać odpisu z kont podatkowych.
34.
Zapewnić realizowanie obowiązku sprawozdawczego określonego w § 5
uchwały Rady Gminy Żytno nr VII/38/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku
w sprawie zasady nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości oraz ich
wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata.
35.
Zapewnić przestrzeganie art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku
o gospodarce nieruchomościami, w zakresie obowiązku sporządzenie wykazu
nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę oraz
art. 40 ust.1 ww. ustawy, w zakresie terminu zawiadomienia nabywcy
nieruchomości o zawarciu umowy sprzedaży.
36.
Zaniechać narzucania uczestnikom przetargów na sprzedaż nieruchomości
gminnych wysokości postąpienia, postępując w tym zakresie stosownie do
§ 14 ust.3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na
zbycie nieruchomości.
37.
Wzmocnić nadzór nad wykonywaniem przez pracowników Urzędu
obowiązków w zakresie prowadzenia spraw sprzedaży, najmu i dzierżawy
mienia komunalnego oraz prowadzenia ewidencji dochodów z tego tytułu.
38.
Zapewnić prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów z tytułu najmu
i dzierżawy zgodnie z art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości oraz zgodnie
z uregulowaniami zakładowego planu kont.
39.
Zapewnić wykonywanie prawidłowego nadzoru nad gospodarowaniem
mieszkaniowym zasobem gminy, zgodnie z regulacjami uchwały w sprawie
wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy
oraz zasad wynajmowania lokali mieszkalnych wchodzących w skład
mieszkaniowego zasobu gminy.
40.
Rozważyć możliwość podjęcia kontroli w Gminnym Zakładzie Komunalnym
w Żytnie, w oparciu o uregulowania zarządzenia Wójta Gminy
nr Or.0151/36/10 z dnia 30 lipca 2010 roku w sprawie sposobu prowadzenia
kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Żytno i jednostkach podległych oraz
zasad jej koordynacji.
21
41.
Bieżąco i terminowo podejmować czynności windykacyjne w zakresie
zaległości z tytułu opłat za najem i dzierżawę nieruchomości stanowiących
własność Gminy Żytno, w celu niedopuszczenia do ich przedawniania.
42.
Ulg w spłacie należności o charakterze cywilnoprawnym udzielać w oparciu
o zasady i w trybie ustalonym przez Radę Gminy w uchwale podjętej na
podstawie art. 59 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
43.
Wartość zamówienia publicznego w przypadku przewidywania udzielenia
zamówienia uzupełniającego ustalać zgodnie z art.32 ust.3 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
44.
Rozważyć opracowanie i wprowadzenie zasad wyboru wykonawców
realizujących na rzecz jednostki usługi, dostawy czy też roboty budowlane
o wartości nieprzekraczającej kwoty 14.000 euro, zapewniających
dokonywanie wydatków z zachowaniem kryteriów określonych w art.44 ust.3
pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
45.
Dokonać korekty wartości środka trwałego „Kanalizacja sanitarna w Żytnie II
etap” o kwotę 1.179,88 zł i zwiększyć o tę kwotą wartość działki
o powierzchni 7 arów (0,07 ha) położoną w Żytnie.
46.
Ustalić, stosownie do wymogów wynikających z art. 16m ust.3 ustawy z dnia
15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, stawki
amortyzacyjne dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych.
47.
Przestrzegać art. 16d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych, poprzez ujmowanie środków trwałych w ewidencji majątkowej nie
później niż w miesiącu przekazania ich do używania.
48.
Amortyzację (umorzenie) naliczać tylko wobec środków trwałych, które
w momencie przyjmowania do ewidencji środków trwałych posiadają wartość
netto stosownie do art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, iż
odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje
się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej
na ustalony okres amortyzacji.
49.
Zapewnić
prawidłowe
klasyfikowanie
składników
majątkowych
do
poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych i tym samym zapewnić
prawidłowe ustalanie stawek amortyzacyjnych – stosownie do wymogów
określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 grudnia
2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KST) (Dz. U. nr 112,
poz. 1317) i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
50.
Inwentaryzacji w zakresie środków pieniężnych na rachunkach bankowych
dokonywać zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, w drodze
potwierdzenia salda.
51.
Przy
obliczaniu
średniorocznej
struktury
zatrudnienia
nauczycieli
przestrzegać przepisów rozporządzenia z Ministra Edukacji Narodowej z dnia
13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania
z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach
awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu
terytorialnego, a w szczególności nie uwzględniać liczby etatów nauczycieli,
proporcjonalnie do okresów, w których pobierali zasiłek chorobowy,
świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy.
52.
Udzielić RIO w Łodzi rzetelnej informacji o sposobie wykonania niniejszych
wniosków pokontrolnych, mając na uwadze ujawnione przypadki
22
niewykonania zaleceń przekazanych przez Izbę w oparciu o wyniki
kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w 2007 roku.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana
Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub
przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnych
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od
daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia
zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący
Rady Gminy Żytno
2. Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy Żytno
3. aa.
Wystąpienie podpisał Prezes RIO w Łodzi Pan Ryszard Paweł Krawczyk
23