Wystąpienie pokontrolne Starostwo Powiatowe w Sierpcu z dnia 17

Warszawa, dnia 17 listopada 2016
r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WG-P.431.2.2015
WG-IV.431.8.2016
Pan
Jan Laskowski
Starosta Sierpecki
ul. Świętokrzyska 2a
09-200 Sierpc
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit b i ust. 2 oraz art. 7b ust. 1 pkt 2, art. 9 ust.2 ustawy
z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i i kartograficzne1, ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku
o kontroli w administracji rządowej2, art. 28 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku
o wojewodzie i administracji rządowej w województwie3, z upoważnienia Mazowieckiego
Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Zespół Kontrolujący
w składzie:
1. Maria Beca – starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Geodezji w Delegaturze Placówce
Zamiejscowej w Płocku Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, na
podstawie upoważnienia nr 11/2015 z dnia 16 kwietnia 2015 r.,
2. Maria Brudzyńska - Popławska - starszy inspektor w Oddziale Geodezji w Delegaturze
Placówce Zamiejscowej w Płocku Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie,
na podstawie upoważnienia nr 12/2015 z dnia 16 kwietnia 2015 r.,
przeprowadził w dniach od 27 kwietnia 2015 r. do 27 maja 2015 r. kontrolę problemową
w Starostwie Powiatowym w Sierpcu w zakresie prawidłowości prowadzenia państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania
1
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm.
Dz. U. z 2011 r. poz. 1092
3 Dz. U. z 2015 r. poz. 525 j.t.
2
przez organ obowiązków, o których mowa w art.12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r.
Prawo geodezyjne i kartograficzne.
(akta kontroli strona 1 – 4 )
Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. z uwzględnieniem zmian
wprowadzonych do ustawy Prawo geodezyjne i i kartograficzne4 z dniem 12 lipca 2014 r.
W okresie objętym kontrolą, zadania z zakresu geodezji i kartografii, w tym prowadzenie
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wykonywane było przez Starostę na
podstawie
przepisów
Prawa
geodezyjnego
i
kartograficznego
obowiązujących
przed
12 lipca 2014 r. a następnie po 12 lipca 2014 r.
W Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Sierpcu w § 9 ust. 2 pkt 7
wymieniony jest Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami – kierowany przez Naczelnika
– Geodetę Powiatowego. W § 20 zamieszczono szczegółowy zakres działania ww. Wydziału,
a poszczególne zadania wykonują pracownicy zgodnie z przydzielonymi im zakresami
obowiązków.
Zadania realizowane są przez 5 osób posiadających wyższe wykształcenie geodezyjne, 1 osoba
posiada uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresu 1 i 2, 1 osoba
z zakresu 1, 1 osoba z zakresu 2, a 2 osoby nie posiadają uprawnień.
Struktura organizacyjna Starostwa Powiatowego w Sierpcu, wykaz osób realizujących
zadania z zakresu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ich
wykształcenie, zakres posiadanych uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii oraz
posiadane zakresy czynności i upoważnienia Starosty Sierpeckiego
do wykonywania zadań
przyjęto bez zastrzeżeń.
( akta kontroli strona 5 – 168 )
Infrastrukturę
wspomagającą
prowadzenie
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego stanowią:

2 zestawy komputerowe DELL Precision T3400 Core2 Duo2.66GH E6750/VGA zew.256
MB/2GBDDR/250GB/DVDR/375W/ 2 monitory 19” Dell

zestaw komputerowy Intel Core i3 2,93 GHz/Gigabyte H55-UD2h/VGA Cuda220/DDR3
Kingston 2GB/HDD 500GB/DVDRW/ monitor17” PHILIPS

2
zestawy
komputerowe
INTAU
E6420/2x1GB/250GB/DVDRW/7600GS
256MB/FDD/LAN/10/100/1000/400W,2 monitory 19” AGM

4
drukarka KYOCERA FS-4200DN
Dz. U. z 2010 r. Nr 193 poz.1287 ze zm.
2

drukarka TOSHIBA 2820c

plotter kolorowy Oce 5150

kopiarko-ploter Oce 9400
Zadania realizowane są przy pomocy następujących programów komputerowych:

EWMAPA FB v.11.18 – firma GEOBID

Ośrodek v.8.15 – do prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego – firma GEOBID

BANK OSNÓW v. 3 – firma GEOBID
(akta kontroli strona 169 – 198)
W tym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.
W toku kontroli dokonano oceny następujących zagadnień:
1. Poprawności sporządzenia zgłoszenia pracy geodezyjnej.
2. Poprawności sporządzenia wniosku o udostępnienie materiałów.
3. Poprawności i kompletność wydanych licencji.
4. Poprawności sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty.
5. Poprawności
zawiadamiania
o
wykonaniu
zgłoszonych
prac
geodezyjnych
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznych.
6. Poprawności sporządzenia protokołu weryfikacji zbiorów danych.
7. Terminowości
włączania
dokumentacji
do
państwowego
i kartograficznego.
8. Terminowości uwierzytelniania opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych
dokumentów.
W wyniku analizy dokumentacji, losowo wskazanej, Zespół Kontrolny dokonał niżej
wymienionych ustaleń:
Ad. 1. Poprawność sporządzania zgłoszeń prac geodezyjnych.
W okresie objętym kontrolą od 1 stycznia do 11 lipca 2014 r. zgłoszono 895 prac, a 898 prac
zakończono, tj. przekazano dokumentację wynikową do państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego.
Zgłoszenia sporządzane są przez wykonawców w dwóch egzemplarzach, z których jeden, po
wypełnieniu i potwierdzeniu przez ośrodek, zwracany jest wykonawcy, a drugi przechowywany jest
przez ośrodek ( § 4 rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac ). Wszystkie zgłoszenia rejestrowane
są w dzienniku korespondencyjnym starostwa na sekretariacie ( pieczątka i nadany numer), do
każdego zgłoszenia dołączone są wytyczne generowane z programu OŚRODEK, zgłoszenia
rejestrowane są od nr 1 do n w danym roku.
3
W okresie objętym kontrolą nie odnotowano udostępnienia dokumentacji w nagłych
wypadkach, oraz nie stwierdzono etapowego przekazywania materiałów do zgłoszonych prac
Poddano kontroli 29 zgłoszeń prac geodezyjnych.
Analiza treści zgłoszeń wykazała w 6 przypadkach brak daty przygotowania dokumentacji przez
ośrodek oraz brak daty odbioru dokumentacji przez zgłaszającego pracę: zgłoszenia
o identyfikatorze G.6640.2.335.2014, G.6640.2.61.2014, G.6640.2.313.2014, G.6640.2.62.2014,
G.6640.2.3.2014, G.6640.2.247.2014. W przypadku pozostałych nie stwierdzono przekroczenia 10
dniowego terminu wydania materiałów z zasobu, niezbędnych do wykonania zgłoszonych prac.
Termin przygotowania materiałów dla geodety wynosi od 0 do 5 dni.
( akta kontroli strona 199 – 756 )
W okresie objętym kontrolą po 12 lipca 2014r. zgłoszono 735 prac, z czego 721 prac
zakończono, tj. przekazano dokumentację wynikową do państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego.
Zgłoszenia prac geodezyjnych sporządzane są według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do
rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy
dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu
tych
prac
oraz
przekazywania
ich
wyników
do
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego5.
Na 40 zgłoszeń stwierdzono w jednym przypadku brak identyfikatora wykonawcy prac
geodezyjnych
-
G.6640.2.1464.2014,
w
pozostałych
39
zgłoszeniach
nie
stwierdzono
nieprawidłowości w ich wypełnieniu.
Wszystkie materiały przekazywane wykonawcom dla potrzeb realizacji zgłoszonych prac
w postaci kopii papierowych opatrzone są klauzulami zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Administracji i Cyfryzacji z dnia 08 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez
organy
Służby
Geodezyjnej
i
Kartograficznej
dokumentów
na
potrzeby
postępowań
administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych6.
Odbiór materiałów opracowanych w ramach zgłoszenia następuje po wniesieniu opłaty
określonej w Dokumencie Obliczenia Opłaty.
W toku kontroli Kierownik Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
oświadczył, że w okresie objętym kontrolą nie zgłaszano prac nietypowych ani prac
wykonywanych w nagłych wypadkach.
5
6
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
Dz. U. z 2014 r. poz. 914
4
( akta kontroli strona 757 – 2068 )
Uwzględniając założony próg negatywności poprawność sporządzania zgłoszeń prac
geodezyjnych zostaje oceniona pozytywnie.
Ad.2. Poprawność sporządzenia wniosku o udostępnienie materiałów.
W okresie objętym kontrolą po 12 lipca 2014 r. do Starostwa Powiatowego w Sierpcu
wpłynęło 586 wniosków o udostępnienie materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego. Poddane kontroli 40 wniosków o udostępnienie materiałów powiatowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego były opracowane na formularzu zgodnym z wzorem
określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca
2014
r.
w
sprawie
udostępniania
materiałów
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty7. W poddanej
kontroli próbie, wszystkie wnioski były wypełnione poprawnie – zgodnie z wzorem określonym w
w/w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji.
( akta kontroli strona 757 – 2150 )
Ad.3. Poprawność i kompletność wydanych licencji.
Kontroli poddano 40 licencji upoważniających wykonawcę prac geodezyjnych do
wykorzystania udostępnionych materiałów zasobu. W poddanej kontroli próbie wszystkie zostały
sporządzone zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do rozporządzenia Ministra
Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 roku w sprawie udostępniania materiałów
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu
Obliczenia Opłaty8.
W skontrolowanej próbie zakres licencji był zgodny z materiałami wydanymi wykonawcom prac
geodezyjnych z zasobu.
Skontrolowano również 10 licencji dotyczących sposobu wykorzystania materiałów pozyskanych
z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego przez osoby nie będące wykonawcą prac
geodezyjnych i kartograficznych. Wszystkie licencje poddane kontroli zostały sporządzone zgodnie
z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do w/w rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji.
Wziąwszy powyższe pod uwagę poprawność i kompletność wydanych licencji oceniono
pozytywnie.
( akta kontroli strona 2069 – 2150 )
7
8
Dz. U. z 2014 r. poz. 917
Dz. U. z 2014 r. poz. 917
5
Ad. 4. Poprawność sporządzenia Dokumentu Obliczenia Opłaty.
Kontroli poddano 40 Dokumentów Obliczenia Opłaty wystawionych wykonawcom prac
geodezyjnych i kartograficznych i 10 Dokumentów Obliczenia Opłaty wystawione osobom nie
będącymi wykonawcami prac geodezyjnych i kartograficznych.
W zbadanej próbie DOO wszystkie w ilości 50 szt. były zgodne z materiałami wydanymi
z zasobu i sporządzone według wzoru określonego w załączniku nr 9 do rozporządzenia Ministra
Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 roku w sprawie udostępniania materiałów
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu
Obliczenia Opłaty9.
Poprawność sporządzenia Dokumentu Obliczenia Opłaty oraz jego zgodność z materiałami
wydanymi z zasobu oceniono pozytywnie.
(akta kontroli strona 757 – 2150 )
Ad.5. Poprawność
zawiadomienia
o
wykonaniu
zgłoszonych
prac
geodezyjnych
i kartograficznych.
Procedura przyjmowania dokumentacji wynikowej do państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego odbywa się na podstawie rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac
kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego10,
Kontroli poddano 40 zawiadomień o wykonaniu prac geodezyjnych. W analizowanej próbie
wszystkie sporządzone były na formularzu zgodnym ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do
rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 roku w sprawie formularzy
dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu
tych
prac
oraz
przekazywania
ich
wyników
do
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego.
Zawiadomienia o wykonaniu prac geodezyjnych zostały sporządzone poprawnie – zgodnie
z wzorem określonym w ww. rozporządzeniu.
Ad. 6. Poprawność sporządzania protokołów weryfikacji zbiorów danych.
Analiza
40
protokółów
weryfikacji
zbiorów
danych
oraz
innych
materiałów
przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wykazała, że protokóły
9
Dz. U. z 2014 r. poz. 917
10
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
6
sporządzone zostały prawidłowo, tj.: zostały sporządzone na formularzach określonych
załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 roku
w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych,
zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego, oraz zawierały wszystkie wymagane przepisami prawa
informacje.
Uwzględniając próg negatywności poprawność sporządzania protokółów weryfikacji danych
oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
zostaje oceniona pozytywnie.
Ad.7.
Terminowość
włączania
dokumentacji
do
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego.
W okresie objętym kontrolą analiza 29 wykonanych prac, w okresie od 1 stycznia do 11
lipca 2014 r. wykazała, że dokumentacja dostarczana przez wykonawców prac była poddawana
kontroli terminowo, po pozytywnym wyniku kontroli przyjmowana była do zasobu niezwłocznie.
W okresie objętym kontrolą po 12 lipca 2014 r. analiza dokumentacji 40 prac wybranych do
kontroli wykazała, że dokumentacja dostarczana przez wykonawców prac w 18 przypadkach
przyjęta była w dniu uzyskania pozytywnego wyniku weryfikacji, w pozostałych przypadkach
przyjęcie następowało w terminie od 1 do 5 dni od uzyskania pozytywnego wyniku weryfikacji,
stosownie do § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013
roku w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego11.
W przypadku negatywnego wyniku weryfikacji
Starosta Sierpecki zwracał wykonawcy prac
geodezyjnych przekazane przez niego zbiory danych wraz z protokołem zawierającym opis
stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości.
Uwzględniając próg negatywności terminowość włączania dokumentacji do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego zostaje oceniona pozytywnie.
Ad.8. Terminowość i poprawność uwierzytelnienia opracowanych przez wykonawców prac,
dokumentów.
Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów, sporządzone na formularzach określonych w załączniku
do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 roku w sprawie sposobu
i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na
11
Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
7
potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych12, zawierały
wszystkie wymagane przepisami prawa informacje.
Z chwilą otrzymania wniosku o uwierzytelnienie dokumentów, Ośrodek Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej wystawiał Dokument Obliczenia Opłaty. Po uiszczeniu opłaty
stwierdzono zgodność uwierzytelnionych dokumentów z danymi zawartymi w dokumentacji
geodezyjnej.
Analiza treści klauzul stosowanych na materiałach gromadzonych w zasobie i materiałach
przeznaczonych dla zamawiającego wykazała zgodność ze wzorami z załącznika nr 3, nr 4 i nr 5
rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji
i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Uwzględniając
próg
negatywności
terminowość
i
poprawność
uwierzytelniania
opracowanych przez wykonawców prac, dokumentów, zostaje oceniona pozytywnie.
Kontrola w Starostwie Powiatowym w Sierpcu została przeprowadzona w oparciu
o wytyczne Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii. W celu realizacji wytycznych dokonano
ustaleń niepodlegających ocenie w zakresie sposobu prowadzenia baz danych oraz stosownych
układów współrzędnych.
W Starostwie Powiatowym w Sierpcu prowadzone są: baza osnów geodezyjnych, baza
mapy zasadniczej, baza ewidencji gruntów i budynków.
Kopie zabezpieczające :
- raz na pół roku płyty z kopiami baz danych przekazywane są do MWINGiK,
- dwa razy w tygodniu zgrywane dane są na dysk serwera,
- raz w miesiącu bazy zgrywane są na płyty DVD.
W wyniku analizy wybranej losowo dokumentacji zespół kontrolujący poczynił ustalenia,
które nie wykazały uchybień i nieprawidłowości.
Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności, informuję, że
realizację
zadania
polegającego
na
prowadzeniu
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego w zakresie:
- poprawności sporządzenia zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oceniono
pozytywnie,
- poprawności i kompletności wydanych licencji oceniono pozytywnie,
- poprawności sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty oceniono pozytywnie,
12
Dz. U. z 2014 r. poz. 914
8
- poprawności sporządzenia zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych
i kartograficznych oceniono pozytywnie,
- poprawności sporządzenia protokółów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów
przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oceniono pozytywnie
- terminowości przyjmowania zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oceniono pozytywnie,
- terminowości i poprawności uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców
rac geodezyjnych oceniono pozytywnie.
W okresie objętym kontrolą, stwierdzono na podstawie skontrolowanych dokumentów oraz
ustaleń zespołu kontrolującego, iż Starosta Sierpecki generalnie stosuje się do wymogów ustawy
Prawo geodezyjne i kartograficzne i prawidłowo realizuje ustawowo zlecone zadania z zakresu
administracji rządowej - prowadzenie państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Pomimo pozytywnej oceny stwierdzone zostały jednakże nieliczne uchybienia sytuujące się
na granicy, ustalonych w programie kontroli progów negatywności.
Nawiązując do powyższego ustaleń zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań
zmierzających do:

dokonywania starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego
państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac
geodezyjnych i kartograficznych, tj. „ Zgłoszeń prac geodezyjnych”, oraz „ Zawiadomień
o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych” w zakresie prawidłowości
sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikami Nr 1 i 2 do rozporządzenia z dnia 8
lipca 2014 r. w sprawie formularzy
dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych
i kartograficznych, zawiadomienia o wykonywaniu tych prac oraz przekazywania ich
wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,

przestrzegania przepisów wynikających z art. 12 ust.3 ww ustawy Prawo geodezyjne
i kartograficzne w zakresie udokumentowania uzgodnienia z wykonawcą listy materiałów
zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy.
Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku
o kontroli w administracji rządowej13 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki
odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Starostę do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń.
Z up. Wojewody Mazowieckiego
Sebastian Bała
Koordynator Wydziału Geodezji
13
Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092
9