Szybkie usuwanie uciąŜliwych spacji w

:: Trik
:: Trik
:: Trik
:: Trik
:: Trik
1. Szybkie usuwanie uciąŜliwych spacji w komórkach z kwotami
2. Wygodne kopiowanie danych z arkuszy cząstkowych do zestawienia zbiorczego
3. Formatowanie komórek z efektem 3D
4. Czytelna prezentacja odchyleń od budŜetu
5. Formuła sprawdzająca występowanie błędów
Trik 1
Szybkie usuwanie uciąŜliwych spacji w komórkach z kwotami
Z systemu transakcyjnego firmy zaimportowałeś dane dotyczące zamówień. Na tej
podstawie chcesz sporządzić raport podsumowujący, ale pojawia się problem. Mimo
Ŝe formuła jest prawidłowa to wynik jest błędny. W obliczeniu uwzględniane są
jedynie kwoty mniejsze od 1000. Gdy bliŜej przyjrzałeś się arkuszowi, zauwaŜyłeś, Ŝe
w niektórych komórkach znajduje się odstęp stanowiący separator tysięcy.
Przykładowe zestawienie zamówień przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Formuła zwraca niepoprawny wynik
=> Jeśli chcesz uniknąć sprawdzania kolumny komórka po komórce i ręcznego
usuwania odstępu powodującego błędy w obliczeniach, wykonaj następujące
czynności:
1. Edytuj dowolna komórkę (dwukrotne kliknięcie myszą) zawierająca niepotrzebną
spację i skopiuj (Ctrl + C) tylko i wyłącznie ten jeden znak.
Rys. 2. Wyedytuj dowolną kwotę i skopiuj niepotrzebny odstęp
2. Zaznacz zakres komórek z kwotami i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + H.
3. W polu Znajdź wklej skopiowany wcześniej znak (Ctrl + V).
4. Pole Zamień na pozostaw puste i wciśnij Zamień wszystko.
1
Po zatwierdzeniu operacji kwoty zostaną poprawnie interpretowane przez formułę jak
to przedstawia rysunek 3.
Rys. 3. Poprawne obliczenia
Spacje wstawione jako separator tysięcy wcale nie muszą nimi być mimo Ŝe tak
wyglądają. Zalecamy zatem skopiowanie tego znaku i wklejenie go w polu Znajdź w
oknie Znajdowanie i zamienianie.
2
Trik 2
Wygodne kopiowanie danych z arkuszy cząstkowych do
zestawienia zbiorczego
W oddzielnych arkuszach wprowadzasz dane dotyczące transakcji zrealizowanych
przez poszczególnych handlowców. Na koniec kaŜdego miesiąca tworzysz zbiorczą
listę, na której muszą się znaleźć wszystkie transakcje. Ręczne przenoszenie danych z
arkusza cząstkowego do zbiorczego moŜe się okazać uciąŜliwe, dlatego proponujemy
uŜycie makra. Skopiuje ono dane z aktywnego arkusza i dołączy do listy tworzonej w
arkuszu zbiorczym.
Rys. 1. Widok zestawienia w jednym z arkuszy cząstkowych
=> Aby przygotować makro:
1. Otwórz Edytor VBA, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt + F11.
2. Z menu Insert wybierz polecenie Module.
3. Wpisz kod widoczny na rysunku 2.
Rys. 2. Kod makra
4. Zapisz i zamknij Edytor VBA.
3
5. Przejdź do arkusza, z którego dane mają być przeniesione i wciśnij kombinację
klawiszy lewy Alt + F8.
6. Na liście makr zaznacz DoZbiorczego i kliknij Uruchom.
Rys. 3. Dane zostały przeniesione
Wskazówki
- W przykładzie arkusz zbiorczy nosi nazwę Zbiorczy. Jeśli swój nazwałeś inaczej,
zastąp tę nazwę w całym kodzie makra.
- Makro kopiuje dane tylko z aktywnego arkusza, a więc przeniesienie kolejnych
danych wiąŜe się z otworzeniem kaŜdego arkusza z osobna i uruchomieniem makra.
4
Trik 3
Formatowanie komórek z efektem 3D
Jeśli chcesz, aby Twoje zestawienie w arkuszu wyglądało efektownie moŜesz w taki
sposób sformatować komórki, aby wyglądały jak trójwymiarowe przyciski. Taki
wygląd tabeli na pewno zrobi wraŜenie na kolejnych osobach przeglądających dane.
Przyjmijmy, Ŝe dysponujesz prostym zestawieniem zaliczek widocznym na rysunku 1.
Rys. 1. Początkowy wygląd zestawienia
=> Aby uzyskać efekt trójwymiarowych komórek:
1. Zaznacz zakres o jeden wiersz i kolumnę większy od tabeli zawierającej dane
(B2:E11) i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1.
2. Przejdź do zakładki Desenie, wybierz jednolity kolor tła i zatwierdź OK.
=> Teraz, aby uzyskać nagłówek tabeli w formie wypukłego przycisku 3D,
zmodyfikuj w odpowiedni sposób krawędzie komórek:
3. Zaznacz obszar, który chcesz zamienić w przycisk wypukły (C3:D3) i ponownie
wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1.
4. Wybierz zakładkę Obramowanie, zaznacz styl linii znajdujący się w lewym dolnym
rogu okienka wyboru Styl i z rozwijanej listy Kolor wybierz Biały.
5. Włącz obramowanie z góry i z lewej.
5
Rys. 2. Opcje obramowania komórek
6. Teraz zmień kolor na Czarny, włącz obramowanie z dołu i z prawej, a następnie
zatwierdź, klikając OK.
Aby osiągnąć efekt przycisku wklęsłego (zakres C10:D10) wystarczy, Ŝe wykonasz te
same kroki zamieniając jednak kolory obramowań odpowiednio: biały na czarny i
czarny na biały.
Końcowy wygląd zestawienia przedstawia rysunek 3.
Rys. 3. Efektownie sformatowane zestawienie
Zwróć szczególną uwagę na to, Ŝe operacje w zakładce Obramowanie musisz
wykonywać w odpowiedniej kolejności: styl linii musisz wybrać, zanim zmienisz kolor.
6
Trik 4
Czytelna prezentacja odchyleń od budŜetu
Na spotkaniu zarządu firmy będziesz prezentował kwoty stanowiące wydatki
oddziału, którym kierujesz. Musisz więc stworzyć czytelny wykres, na którym oprócz
planowanych i rzeczywiście poniesionych wydatków znajdą się takŜe wartości
odchyleń. Do tego celu najlepiej nada się popularny wykres kolumnowy. Niestety
domyślnie wstawiony przez Excela nie będzie spełniał Twoich oczekiwań. JednakŜe
nieznaczna zmiana jego właściwości pozwoli uzyskać czytelną prezentację, która
zrobi pozytywne wraŜenie na odbiorcach.
Dane źródłowe oraz domyślnie zbudowany wykres kolumnowy prezentujący wydatki
planowane i rzeczywiste przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Domyślny układ danych na wykresie
NałoŜenie na siebie kolumn na wykresie
Aby uzyskać efektowny i czytelny wykres, w pierwszej kolejności powinieneś nałoŜyć
na siebie kolumny prezentujące wydatki.
=> W tym celu:
1. Kliknij lewym przyciskiem myszy jedną z kolumn wydatków planowanych (na
wykresie) i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1.
2. Przejdź do zakładki Opcje i w polu Zakładka wpisz 100.
3. Uaktywnij zakładkę Desenie i wybierz kolor zielony.
4. Zatwierdź, klikając OK.
7
Rys. 2. NałoŜone kolumny
Kolumna pomocnicza w arkuszu
Dodaj teraz kolumnę pomocniczą, w której powinny znaleźć się wartości prezentujące
odstępstwa od planu.
=> W tym celu:
1. Kolumnę E nazwij Pomocnicza.
2. Do komórki E2 wprowadź następującą formułę:
=JEśELI(D2<0;B2;C2)
i skopiuj do komórek poniŜej.
Teraz dołącz uzyskane wartości do wykresu.
=> Aby to zrobić:
3. Zaznacz zakres komórek E2:E9 i wciśnij klawisze Ctrl + C.
4. Następnie kliknij wykres lewym przyciskiem myszy i z menu Edycja wybierz
polecenie Wklej specjalnie.
5. W oknie, które się pojawi, wybierz opcję Nowe serie i kliknij OK.
Uzyskasz efekt jak na rysunku 3.
8
Rys. 3. Czytelna prezentacja odchyleń
Kolor zielony prezentuje wartości wydatków niewykorzystanych w danym roku. Kolor
czerwony przedstawia stopień przekroczenia planowanych wydatków.
9
Trik 5
Formuła sprawdzająca występowanie błędów
Otrzymałeś od swojego współpracownika obszerne zestawienie obejmujące
kilkanaście tysięcy komórek. Twoim zadaniem jest weryfikacja obliczeń przed
przekazaniem gotowego raportu przełoŜonemu. Przeglądanie arkusza w
poszukiwaniu symboli błędów moŜe zając mnóstwo czasu przy takiej ilości danych.
Jeśli chcesz mieć pewność, Ŝe usunąłeś wszystkie komunikaty o błędzie, zastosuj
sprytną formułę.
Fragment zestawienia zawierającego błędy przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Arkusz z błędami
=> W celu sprawdzenia występowania błędów:
1. Do komórki D1 wprowadź następującą formułę:
=JEśELI(CZY.BŁĄD(SUMA(2:65536));"Błędy!";"Obliczenia są poprawne")
Rys. 2. Formuła ostrzega o występowaniu błędów
Wyjaśnienie działania formuły:
W pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy w wyniku obliczeń za pomocą funkcji
SUMA zwracany jest błąd. Taki test przeprowadzany jest dzięki uŜyciu funkcji
CZY.BŁĄD. W naszym przykładzie znajdują się błędy, więc zwracana jest wartość
logiczna PRAWDA. Jeśli zatem w pierwszym argumencie funkcji JEśELI zostanie
zwrócona wartość PRAWDA, wówczas wyświetlany jest tekst Błedy!. JeŜeli natomiast
zwrócona zostanie wartość FAŁSZ (nie ma błędów w arkuszu), wyświetlony będzie
komunikat Obliczenia są poprawne.
10