Załącznik numer 1 Cel prac Komisji Centrum Naukowego do spraw

RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
Załącznik numer 1
Cel prac Komisji Centrum Naukowego
do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille:
Opracowanie projektu nowych aktów prawnych lub zmiany obowiązujących aktów
prawnych, na podstawie których organami właściwymi do wydawania klauzuli Apostille
w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy wyznaczeni zostaną
notariusze lub organy samorządu notarialnego wraz z ich uzasadnieniem.
Harmonogram i wstępne założenia prac Komisji Centrum Naukowego
do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille:
I.
Pozyskanie informacji na temat tego, w jakich państwach – stronach Konwencji
znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w
Hadze dnia 5 października 1961 roku organami właściwymi do wydawania klauzuli
Apostille są notariusze lub organy samorządu notarialnego oraz pozyskanie od tych
państw – stron Konwencji informacji i aktów prawnych regulujących wskazane
zagadnienie, w szczególności w zakresie:
1) rodzaju dokumentów, względem których notariusze lub organy samorządu
notarialnego wydają klauzule Apostille,
2) procedury prowadzenia rejestru lub kartoteki oraz dokonywania weryfikacji,
zgodnie z art. 7 Konwencji, ze szczególnym uwzględnieniem informacji na temat
współistnienia rejestrów prowadzonych przez organy samorządu notarialnego
oraz rejestrów prowadzonych przez inne organy wyznaczone do wydawania
klauzuli;
3) wysokości opłat za klauzule Apostille.
Termin wykonania wskazanych prac: do dnia 30 września 2013 roku.
Wskazać należy, że ten etap prac wiązać się będzie z kosztami tłumaczeń materiałów
pozyskanych od państw stron – Konwencji.
II. Pozyskanie informacji dotyczących wydawania klauzuli Apostille przez Ministerstwo
Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności w zakresie:
1) liczby klauzul Apostille wydawanych w skali roku od czasu wejścia w życie
Konwencji, z wyszczególnieniem liczby klauzul względem dokumentów
sporządzanych przez notariuszy;
2) rodzaju dokumentów wymagających prelegalizacji ze wskazaniem podstawy
prawnej, ustanawiającej ten wymóg,
3) procedury wydawania klauzuli Apostille, w tym czasu oczekiwania na wydanie
klauzuli,
4) procedury prowadzenia rejestru lub kartoteki oraz dokonywania weryfikacji,
zgodnie z art. 7 Konwencji,
5) wysokości opłat za klauzule Apostille oraz opłat ponoszonych na etapie
prelegalizacji.
Termin wykonania wskazanych prac: do dnia 30 września 2013 roku.
Strona 1 z 3
RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
Wskazać należy, że powyższe informacje warto byłoby uzyskać jako informacje
publiczne w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji
publicznej (Dz. U. z 2001 roku, Nr 112, poz. 1198, ze zm.).
III. Wykonanie prac prawnoporównawczych w zakresie rozwiązań przyjętych przez
państwa – strony Konwencji, w których organami właściwymi do wydawania
klauzuli Apostille są notariusze lub organy samorządu notarialnego.
Uzgodnienie rozwiązania, mającego na celu wprowadzenie do polskiego porządku
prawnego regulacji, na mocy których kompetencje do wydawania klauzuli Apostille
w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy przyznane zostaną
notariuszom lub organom samorządu notarialnego - opracowanie podstawowych
założeń w zakresie procedury wydawania klauzuli Apostille względem dokumentów
notarialnych. W przypadku uzgodnienia rozwiązania, zgodnie z którym
kompetencje do wydawania klauzuli miałyby zostać przyznane organom samorządu
notarialnego – Radom Izb Notarialnych, ustalenie skutków prawnopodatkowych
pobierania przez Izby Notarialne takich opłat.
Termin wykonania wskazanych prac: do dnia 31 grudnia 2013 roku.
Wskazać należy, że wstępnie Członkowie Komisji zgodni są co do tego, że w polskim
porządku prawnym kompetencje do wydawania klauzuli Apostille w zakresie
dokumentów sporządzanych przez notariuszy powinny być przyznane organom
samorządu notarialnego - Radom Izb Notarialnych, nie indywidualnym notariuszom.
Kompetencje Rady każdej Izby Notarialnej powinny obejmować wydawanie klauzuli
względem dokumentów notarialnych sporządzanych na całym terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej, bez ich ograniczania do dokumentów sporządzanych w
okręgu danej Izby. Ostateczne postulaty w tym zakresie Komisja sformułuje na tym
etapie prac, z uwzględnieniem między innymi wyników wyżej wskazanych prac
prawnoporównawczych.
Istotnym przy uzgadnianiu wskazanego rozwiązania będzie również pozyskanie
profesjonalnej opinii na temat skutków prawnopodatkowych osiągania przez Izby
Notarialne dochodów z tego tytułu.
IV. Opracowanie wytycznych w zakresie procedur utworzenia i prowadzenia rejestru
lub kartoteki oraz procedur dokonywania weryfikacji, zgodnie z art. 7 Konwencji.
Ustalenie wysokości opłaty za klauzule Apostille.
Opracowanie wzoru klauzuli Apostille wydawanej przez notariuszy lub organy
samorządu notarialnego.
Termin wykonania wskazanych prac: do dnia 28 lutego 2014 roku.
Wskazać należy, że niniejszy etap prac w zakresie opracowywania procedur
utworzenia i prowadzenia rejestru oraz dokonywania weryfikacji wymagać będzie
współdziałania z osobami, które tworzyły dotychczasowe rejestry notarialne.
V. Opracowanie projektu nowych aktów prawnych lub zmiany obowiązujących aktów
prawnych, na podstawie których organami właściwymi do wydawania klauzuli
Strona 2 z 3
RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
Apostille w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy wyznaczeni
zostaną notariusze lub organy samorządu notarialnego wraz z ich uzasadnieniem
oraz ich przedłożenie Radzie Fundacji.
Termin wykonania wskazanych prac: do dnia 30 kwietnia 2014 roku.
Przewodnicząca Komisji
/-/ Edyta A. Pietrewicz
Strona 3 z 3