Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS

Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu
ADONIS®
BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o.
e-mail: [email protected]
Tel.: (+48 – 22) 628 00 15, 696 69 26
Fax: (+48 – 22) 621 66 88
BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi
znakami Grupy BOC.
Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów.
© BOC Group (www.boc-group.com)
-1-
Plan prezentacji
1 Wstęp
2 Monitoring procesów w systemie ADONIS®
3 Dalsze możliwości rozbudowy
© BOC Group (www.boc-group.com)
-2-
System ADONIS®
Zarządzanie procesami biznesowymi
ADONIS®
jest
zaawansowanym
narzędziem
wspierającym całościowe zarządzanie procesami
biznesowymi oraz zarządzanie wiedzą. Łatwość obsługi
i jednocześnie wysoka funkcjonalność sprawiają, że
system ADONIS® skutecznie wspomaga optymalizację
procesów biznesowych, restrukturyzację firmy oraz
redukcję kosztów.
Funkcjonalności systemu obejmują m.in.:
 Modelowanie procesów za pomocą intuicyjnego edytora graficznego
i tabelarycznego
 Rozbudowane mechanizmy analizy (m.in. badanie modeli przez
kwerendy, symulacja, planowanie potrzeb personalnych, obliczanie
kosztów procesów)
 Moduł dokumentacji
Więcej informacji na temat systemu ADONIS® można znaleźć na:
www.boc-group.com/pl/ADONIS.html
© BOC Group (www.boc-group.com)
-3-
Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS®
Monitoring procesów jest istotnym scenariuszem zarządzania procesami
biznesowymi.
Monitoring pozwala nam na kontrolę zgodności działań operacyjnych
z założonymi celami strategicznymi. Dzięki zastosowaniu do tego celu
systemu ADONIS® możliwe jest przedstawianie informacji o kluczowych
wskaźnikach w odpowiednim kontekście i w łatwej do odbioru formie.
Wartości wskaźników mogą być aktualizowane np. co tydzień w oparciu
o dane z tabel Excel lub baz danych. Dzięki temu okresowy monitoring
wybranych wskaźników jest możliwy bez wysiłku i nakładów czasowych na
konsolidację danych z wielu źródeł.
© BOC Group (www.boc-group.com)
-4-
Paradygmat zarządzania procesami firmy BOC
Monitoring procesów jest zwieńczeniem cyklu życia zarządzania procesami.
Zastosowanie monitoringu w ramach procesu oceny i kontroli umożliwia
badanie czy procesy są wykonywane tak, jak to założono oraz czy nie
zachodzą przesłanki do aktualizacji strategii.
II. Kształtowanie
I. Strategia
• Modelowanie
stanu
obecnego procesów
• Analiza procesów
• Opracowanie propozycji
ulepszeń
• Modelowanie
procesów
docelowych ze wskaźnikami
• Pilotowe
wdrożenie
ulepszeń
• Określenie
celów
zarządzania
procesami
biznesowymi
• Zidentyfikowanie procesów
do usprawnienia
III. Wdrażanie
• Przygotowanie pracowników
do realizacji udoskonalonych
procesów
• Dostosowanie
systemów
informatycznych do zmian
w procesach
© BOC Group (www.boc-group.com)
Proces decyzji
strategicznych
V. Ocena
Proces
kształtowania
Proces
wdrożenia
Paradygmat
BPMS
Proces oceny
i kontroli
Monitorowanie wskaźników
określających
realizację
celów procesów
IV. Realizacja
Proces realizacji
Produkty i procesy
w zastosowaniu
-5-
Plan prezentacji
1 Wstęp
2 Monitoring procesów w systemie ADONIS®
3 Dalsze możliwości rozbudowy
© BOC Group (www.boc-group.com)
-6-
Moduł modelowania
Typy modeli wykorzystywane na potrzeby monitoringu procesów
Typy modeli wykorzystywane do monitoringu procesów to:
 Mapa procesów
 Model procesów biznesowych
© BOC Group (www.boc-group.com)
-7-
Moduł modelowania
Typy modeli wykorzystywane na potrzeby monitoringu procesów
Mapa procesów pokazuje procesy
na najwyższym poziomie ogólności.
Przedstawia, jakie procesy występują w
wyznaczonym obszarze działalności oraz
zależności pomiędzy nimi (np. które
procesy są nadrzędne względem innych
procesów)
jak
również
przepływy
wartości.
Mapa procesów może zawierać przegląd najważniejszych
wskaźników [1] z powiązanych z nią map procesów lub modeli
procesów biznesowych niższego poziomu. Możliwe jest też
dodanie wskaźników [2] opisujących pewne parametry
strategiczne.
© BOC Group (www.boc-group.com)
-8-
Moduł modelowania
Typy modeli wykorzystywane na potrzeby monitoringu procesów
Model procesu biznesowego pozwala na zapewnienie
szczegółowego opisu procesu.
Wskaźniki (Key Performance Indicators) mogą być przypisane do
dowolnego fragmentu procesu zwiększając tym samym czytelność celów
oraz wymagań wobec procesu. Mechanizm „świateł ulicznych” użyty do
wizualizacji statusu wskaźników pozwala łatwo się zorientować czy
założone cele są realizowane, czy też nie.
© BOC Group (www.boc-group.com)
-9-
Moduł modelowania
Wskaźnik – podstawowe parametry
Wskaźnik:
[1] – Nazwa wskaźnika (co chcemy mierzyć?)
[2] – Status wskaźnika (zielony – plan jest realizowany, żółty –
realizacja planu jest zagrożona, czerwony – plan nie jest osiągnięty)
[3] – Okres odniesienia (jak często aktualizujemy status?)
[4] – Wartość bieżąca (ile wynosi aktualna wartość wskaźnika?)
[5] – Jednostka miary (w czym dokonywany jest pomiar?)
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 10 -
Moduł analizy
Kwerendy analityczne a monitoring procesów
Moduł analizy pozwala na przeprowadzanie analiz utworzonych
modeli oraz na generowanie raportów (Word, Excel, HTML). Moduł
analizy oferuje predefiniowane kwerendy oraz funkcjonalność tworzenia
własnych zapytań ad-hoc.
Przykładowe zapytania ad-hoc dla wskaźników:
Pokaż wszystkie wskaźniki, za które odpowiada „Kierownik biura obsługi
klienta”
Pokaż wszystkie modele, które mają wskaźniki o statusie „czerwony”
Pokaż wszystkie wskaźniki dla wybranych procesów biznesowych
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 11 -
Moduł import/eksport
Tworzenie dokumentacji procesowej ze wskaźnikami
Publikacja procesów w Intranecie
Automatyczne tworzenie dokumentacji HTML pozwalającej na prostą
nawigację między modelami i wyświetlanie zawartości notatników
obiektów
Można definiować czy dokumentacja HTML będzie zawierać
wskaźniki, czy też nie
Możliwość samodzielnego dostosowania dokumentacji do Corporate
Identity
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 12 -
Moduł import/eksport
Tworzenie dokumentacji procesowej ze wskaźnikami
Automatyczne tworzenie Księgi Procedur
Automatyczne tworzenie dokumentacji procesowej w formacie DOC
zawierającej grafiki procesów oraz zawartość notatników obiektów
Informacja o wskaźnikach procesów pomaga pracownikom
zrozumieć jakie są kluczowe czynniki sukcesu dla procesów, które
wykonują
Możliwość samodzielnego dostosowania dokumentacji do
Corporate Identity
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 13 -
Monitoring procesów
Wykorzystywane obiekty (1/2)
Do monitorowania działania procesów służą obiektu klasy
Wskaźnik.
Wskaźniki
(Key
Performance
Indicators)
dostarczają informacji ze „świata realnego”, co pozwala na
monitorowanie czy założenia wobec procesu są realizowane.
Dla wskaźników definiujemy m.in:
okres odniesienia definiujący częstość
pomiaru (dzień, tydzień, miesiąc,
kwartał, półrocze, rok)
jednostkę miary (%, szt., …)
rodzaj ograniczenia (od góry, od dołu,
obustronny)
przedziały tolerancji (zielony/żółty oraz
żółty/czerwony)
osobę odpowiedzialną
źródło danych (wprowadzanie ręczne,
tabela Excel, baza danych)
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 14 -
Monitoring procesów
Wykorzystywane obiekty (2/2)
Przegląd wskaźników umożliwia podsumowanie statusu wskaźników. Za
pomocą tego obiektu definiujemy okres planowania, który będzie
stosowany wobec powiązanych z nim wskaźników. Jeśli nasze wskaźniki
sięgają do bazy danych możemy również zdefiniować tutaj parametry
połączenia z bazą danych. Przegląd wskaźników prezentuje też aktualne
statusy wszystkich powiązanych wskaźników.
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 15 -
Monitoring procesów
Mechanizm działania
Monitoring procesów:
1) Przypisanie wskaźników do procesów i zdefiniowanie ich parametrów
2) Wpisanie
planowanych
wartości
wskaźników
dla
okresu
monitorowania
3) Okresowa aktualizacja statusu w oparciu o dane rzeczywiste
pobierane automatycznie z tabel Excel lub baz danych
DB
okresowa, automatyczna
aktualizacja (np. co
tydzień, miesiąc)
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 16 -
Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS®
Korzyści:
Szybki przegląd kluczowych parametrów procesów
Łatwe definiowanie nowych wskaźników
Możliwość pobierania danych z wielu źródeł
(wpisywanie ręczne, Excel, baza danych)
Prosty mechanizm aktualizacji danych
…
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 17 -
Plan prezentacji
1 Wstęp
2 Monitoring procesów w systemie ADONIS®
3 Dalsze możliwości rozbudowy
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 18 -
Moduł import/eksport
Dalsze możliwości
Integracja z kokpitami systemu ADOscore®
Możliwe
jest
zastosowanie
rozbudowanego
mechanizmu
dokumentacji HTML, który pozwala na dołączenie linków do
kokpitów kontrolnych systemu ADOscore®
Kokpit kontrolny umożliwia łatwe badanie historii wskaźnika, analizę
trendu, porównywanie wskaźników oraz dalsze możliwości
analityczne
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 19 -
Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS®
Integracja z systemem ADOscore®
Design
Controlling
Controlling
strategiczny
Procesy biznesowe
Controlling
procesów
Warstwa
biznesowa
Warstwa
strategii
Balanced Scorecard
Możliwa jest integracja zarówno między systemami ADONIS® oraz
ADOscore®, jak i integracja kokpitów kontrolnych.
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 20 -
Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS®
Dziękujemy za uwagę!
BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 109/26
02-011 Warszawa
Tel.: +48-22-628 00 15
Faks: +48-22-621 66 88
[email protected]
www.boc-pl.com
BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi
znakami Grupy BOC.
Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów.
© BOC Group (www.boc-group.com)
- 21 -