Page 1 ARCHIWUM PAf4STWOwe we WroclawkJ 50.215 Wroc³aw

VRl.¥U M³Ab'A
~i8³
ARCHIWUM PAf4STWOwe
we WroclawkJ
50.215 Wroc³aw, ul. Pomorska 2
td. ~tt. 071.328-81.01.
071.]28-11-95
ra~'()"T;~~'"
~"³U1.199
'\1'1~~archjwum pañstwowego)
OLUNICV
O~Iz8CWtY
R.Yf1Mc-R.-c
56-400~
-2-
(pieczêt jednostki kontrolowanej)
Znak sprawy: OV -402-238/11
PROTOKÓ£ KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO
Urzêdu Miasta w Oleœnicy
Rynek Ratusz
56- 400 Oleœnica
Pod~~
ml~nym
~~
pr³C~
I lrdI Iwach~Olity
~
... ~I d. ~ OlU 8l 28 t*³ 4 ~
tckS³..-awy: Dr.. U Z 2011r. ~ 123. pnz. 691 Z..
kGdftJIi
z -ja
_.).
14 lipca 1983r o nIrodowym lasobitc
I. Informacje wstêpne.
1. Kontrolê przeprowadzi³ w dniu 10 paŸdziernika2011 r. B³a¿ej Mach, archiwista
ArchiwumPañstwowegowe Wroc³awiu,upowa¿nienie
do kontroli nr 21 (D 407-21/11z dnia
22 sierpnia 2011 r.t w obecnoœciprzedstawicielajednostki kontrolowanej - Grzegorza
Wojtowicza
- inspektora.
2. Jednostkakontrolowana zosta³autworzona 27 maja 1990f. na pcdstawieUstawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorz¹dzie terytorialnym(tekstjednolity Dz. U. z 2001 r. nr J42,poz.
1591z póŸnozm.).
Obecniejednostk¹ kieruje Jan Bronœ- BunnistrzMiastaOleœnica.
Organem nadzoruj¹cym jednostki jest Wojewoda Dolnoœl¹ski. Plac Powstañców
Warszawy1.50-153Wroc³aw.
3. Statut,regulaminorganizacyjnykontrolowanejjednostki:
Statut Urzêdu Miasta w OleœnicywprowadzonyUchwa³¹ nr VIU45/2003 Rady Miasta
Oleœnicyz dnia 29 kwietnia 2003 r. w sprawienadaniastatutu Urzêdowi Miasta Oleœnicy;
ostatniazmiana:Uchwa³aNr V1/48/2007z 30 marca2007 r. w sprawiezmian StatutuMiasta
Oleœnicy.
Rc:gulamin Organizacyjny Urz~du Miasta w Oleœnicy wprowadzony Zarz¹dzeniem
nr 48/V /2009 Burmistrza Miasta Oleœnicyz dnia : lutego 2009 r. w sprawie Regulaminu
Organizacyjnego Urzêdu Miasta Oleœnicy.
w~
---
.. ,.,... '*
(Lk.U.%2001,-N, IOI,p-. 916_8.).
Z³
6.. 2 "
.~
,..³
...
19
--
³-1
,. o""
-³ydt
³..O6owjdi
4. Zmiany organizacyjne w przesz³oœci:
. do 1990 r. Urz¹d Miasta w Oleœnicy- urz.¹d terenowy organu administracji
.
pañstWowej;
od 1990r. Urz¹d Miasta Oleœnicy
- jednostkasamorz¹duterytorialnego.
S.Jednostkakontrolowana nie jest w stanie likwidacji, upad³oœci,przekszta³cenia.
6. Ostatni¹ kontrolê Archiwum Pañstwowe we Wroc³awiu przeprowadzi³o w dniu
9 wrzeœnia2008 r.
7. Archiwum zak³adowenie by³o kontrolowane przez inne organy kontroluj¹ce :
8.W jednostcekontrolowanej
obowi¹zuj¹ przepisy kancel.ryjno - archiwalne:
a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzonaRozporz¹dzeniemPrezesaRady Ministrów z dnia
18stycznia2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,jednolitych rzeczowychwykazówakt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresudzia³aniaarchiwów zak³adowych(Dz. U.
z 2011r., Nr 14,poz. 67 z póŸnozm.);
b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony:jak wy¿.ej,
c) instrukcja archiwalna, wprowadzona:jak wy¿ej,
-
d) inne normatywy kancelaryjno archiwalne: nie stwierdzono.
II. Ustaleniakontroli.
1. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, u.czególnie w zakresie
poprawnoœciklasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletnoœcii regularnoœci
przekazywaniajej do archiwum zak³adowego.
W urzêdzieobowi¹zuje systemelektronicznegozarz¹dzaniadokumentacj¹(EZD) wprowadzonyZarz¹dzeniemnr 10SN1/2011BurmistrzaMiastaOleœnicaz dnia 27.04.2011f.
W §7 tego Zarz¹dzenia okreœlonolistê przesy³ek.które nie s¹ otwierane przez punkt
kancelaryjny.Nie okreœlononatomiastkoordynatoraczynnoœcikancelaryjnych.Wszystkie
przesy³kikierowanes¹ do punktu kancelaryjnego(kancelariêg³ówn¹), gdzies¹ skanowanedo
systemu elektronicznego obiegu dokumentacji (oprócz dokumentów z³o¿onych w
urz~domatach,które robi¹ to automatycznie oraz Elektronicznego Urz~u, które s¹
wczytywane do systemu). Dodatkowo nadawanyjest numer z dziennika podawczego.
Obecniew œladza pismami elektronicznymirozsy³anes¹ orygina³y dokumentóww celu
weryfikacji poprawnoœcidzia³ania systemue³ektronicmego(dokumentacjapapierowanie
trafia do sk³adówchronologicznych).
Akta zosta³y poprawnie sklasyfikowanie na podstawie jednolitego rzeczowego
wykazuakt. Obecnieznak sprawy tworzonyjest automatyczneprzez systemelektroniczny,
który wspó³pracujez obowi¹zuj¹cym jednolitym rzeczowymwykazem akt. Aktom nadano
poprawn¹kwalifikacjê archiwaln¹. Dokumentacjaporz¹dkowanajest na stanowiskachpracy
i po konsultacjiz archiwist¹ zak³adowymoraz po wczeœniejszym
ustaleniuterminu w stanie
uporz¹dkowanymprzekazywanado archiwumzak³adowegona podstawiespisów zdawczow ~.."..,
oI³I'rjW - potl.MIw.,.
mot.6.. 1 KItowy
z ³-io 19,-,/997 r. o ~
-³ycJ³ o.ro³.IwJdr
~U_z1fXJlr. Nr JOJ,fx..916.za). z:
,...
2
odbiorczych.jednak nie wszystkie komórki orpni~yjne przek~j¹ regularnie akta do
archiwumzak³adowego
W jednostce stosuje siê nastêpuj¹cesystemy komputerowe wspomagaj~ obieg
dokumentacji:
2. Zbiór dokumentacji.
W archiwumzak³adowymjest przechowywana:
a) dokumeatacia wluaa iodzi cdza~.a:
-akto",.:
-
kat.A w iloœcimb 26. 89 mb, z lat 1990 2009;
kat. B w iloœci262,85mb, z lat 1945- 2010.w tym:
- akta osobowe kat. BE50 w iloœci
13.80 mb, z lat 1945
- 2007;
- dokumentacjap³acowakat. B50 w iloœci15.25mb, z lat 1975- 2005;
- techniczna:
kat. A w iloœciI.OSmb. z lat 19S5-1990;
kat. B w iloœci30 mb, z ³- I9SS- 2004;
- elektroniczna n8 noœnikach magnetycznych i optycznych:
- nie stwierdzono;
- ortograficzna:
- nie stwierdzono~
- audiowizualna:
- nie stwierdzono
:
c) dokumentacja zdeooDow..a (obca):
w ",
- nie stwierdzono.
~~
~
fik. U. z 2001 , N, 101.,...
- P³*-II cart6 -- 1--*IWy
r ~ li ;:
916.
Ja)
Z³
,...
,., r. . .;1d; -³*
.-³--#-
- blitsu infona8cje o zbione doa.atacj³:
w trakcie i'I-zepruw8dzania
kontroli nie \Mia³o
siê ustaliæosobnegometratu dla dokumentacjiwl81ej i ~-.?;i~czonej kat. B, JK>niewat
nie jest ona wydzielona zespo³owo.Archiwista mk³Idowy rozpocqi prace maj¹ce na celu
wydzieleniezespo³oweakt osobowychpncowników zwolnionych.
3. Zbi6r dokumentacji obejmuje 0I6ie8 320,79.b, w ty.:
. kat. A w iloœci27.94 mb;
. kat. B w iloœci292.8Smb. w tym:
. aktaosobowekat. BESOw iloœcimb 13.80mb;
. dokwnentacjap³acowakat. BSaw iloœci1S.2Smb.
4. Stan zbioru (skomentowa~ dane zawarte w puaktacb 2 i 3 w porówna.iu ze stane.
z poprzedniej kontroli, okrdli~ stan fIZYczny zbioru dokulDeatacji).
Zbiór zgromadzony w archiwum zak³adowym uleg³ znacznemu zwiêkszeniu
w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli. Mettat. akt kat A zwiêkszy³ siê o 4 mb (jest
to jednak efektem weryfikacji pom~
od czasu poprzedniej kontroli tylko Wydzia³
Finansowy przekaza³ akta kat. A w iloœci0,1S mb do archiwwn zak³adowego). Metrat. akt kat
B zwiêkszy³ siê o 98,1 mb. Jest to efektem przej~ia akt do archiwum zak³adowego
z komórek organiZKyjnych. Od czasu ostatniej kontroli nie brakowano tadnej dokumentacji.
Stan fIZYczny dokumentacji naJety uznaæza dobry.
5. Materia³y archiwalne podlepj~
pneJ³dIl przez .rc~um
paDStwOWe.
Pod.
podstawf praWDêprzejêcia.
Materia³y archiwalne podlegaj¥Ceprzejêciu. to akta osobowe pracowników
zwolnionych do 1960 r. W trybie kontroli nie uda³o siê ustaliæ dok³adnej iloœciakt
do przcj~ia. Podstawêprawn¹ przejêciastanowi¹: Bn. S.I U_wy z dnia 14 lipca 1983r.
o narodowymzasobiearchiwalnymi an:hiwach(jednolity tekst ustawy: Oz. U z 2011r. Nr
123., poz. 698 z póŸn. zmianami) oraz §10.1 Rozporz¹dzenia
Ministra Kultury z dnia
16 wrzeœnia2002 r. w SJftwie postêpowaniaz dokumml~
zasadjej klasyfikowani.
i kwaJiftkoWBUi.
onz zasad i tryW ~~)'W8DiIlD8³eria³ów
aldliwalnych do ~'WÓw
pañstwowych (Dz. U. Nr 167, po%.1375).
6. Stanuporz¹dkowan~ zbioru dokumentacji(w szczeg6³Doœci
uk³ad akt, kwalifikacja
do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawid³owoœci zewidencjonowania
i znakowaniateczeksygnaturami archiwalnymi).
W archiwum zak³adowym
przechowywana jest dok~t8Cj.
kat. A oraz B. w tym
taku akta osoboweoraz dokumentacjap³acowa.Na zasóbarchiwalnyzakwalifikowany
do
kat. A sk³adaj¹ siê akta z:
- Wydzia³u Organizacyjnego (protoko³y z sesji RadyMiejskiej. protoko³y posiedzeñKomisji
Ekonomiczno-Prawnej.protoko³y posiedzeñ Komisji Ladu Przestrzennegoi Urz¹dzeñ
Komunalnych. protoko³y posiedzeñ Komisji Rewizyjnej. protoko³y posiedzeñ Komisji
Zdrowia. Opieki Spo³ecznej i Spraw Socjalnychoraz komisji doraŸnych.sprawozdania
statystyczne.protoko³y z sesji Rady Miuta, rozpatrywanieinterpelacji radnych. rejestry
uchwa³Rady Miasta, po³lJkloiy posied86 Za~
Mjasta,.awliy Zarz¹du Miasta,8Daliza
i ocenyskarg i wniosków. orpniZKja j«³IlOIIek podJea³)'eh.kODtroleproblemowewtaSl1ej
w~
~
~
lU po8kIwll 8't. 6 _. 1 -*'Wy J' .., 19"",..
/991r. o oc³.fN³I³
d-³yc³³~
(lk.U. ,1OO1r.Nr/Ol.,..
916.~).
Z³
,..³
.
jednostki. za~nia
Btamistrm, plany i programy szkoleñ oraz sprawozdaniaz ich
wykonani..rejestrupowamieñ i pe³nomocnictw),
- Wydzia³u Architektury Budownictwa i Inwestycji (dokumentacjaprawna i techniczna
budynkówzabytkowych),
- Wydzia³uFinansowego(roczne sprawozdaniai analizy wykonania budtetu. budUt gminy
i jego zmiany).
Akta zosta³y
uporz¹dko~
WeYr'nêtlmie
i J1I~l1e. w kilku jednostkach
archiwalnych
zamiastbawe³nianejtaœmyzutosowano klipsy plastikowe.Na ok³adkachumieszczonoopis
(nazwa aktotw6rcy. kwalifikacja. znak teczki. tytu³ teczki, daty skrajne oraz sygnaturê
archiwaln¹).W pojedynczychprzypidkxh brak w opisie teczekdat skrajnychoraz symbolu
komórkiorganizacyjnej.
Na zbiór doklunenl8Cji niearchiwalnej sk³adaj¹ siê akta spraw za³atwionych:
dokumentacjaksiêgowa, dzienniki korespondencyjne,
zwolnienia lekarskie, wypadki przy
pracy,zg³oszeniachorób zawodowych.remonty.zamówieniapubliczne, ewidencjatytu³ów
wykonawczych.rejestryprzypisów i odpisów.zestawieniawymiaru podatku.kwestionariusze
podatków,rozliczenia kart drogowych, materia³y pomocnic~ do naliczania p³ac, PIT-y,
dokumentacja~-~weao
fI8MIumJ œwi~~-~ socjalnych, mwiadczenia o wpisie do
ewidencji dzia³alnoœcigospod~,
DDi8ly w wpisie orazdecy7jeo wykreœleniuz ewidencji
dzia³alnoœcigOSpod~j, post8oowieniapodzia³u ni~bomoœci, opinie urbanistyczne,
pozwoleniana budowêi u¿ytkowanie,rejestrymieszkañców,ksiêgi meldunkowe.
Dokumentacja niearchiwalna przechowywanajest w uk³adzie wed³ug komórek
organizacyjnych.Akta zosta³y r-~11e.
JX'ZYdut:ej ~i
akt zosta³y zastosowane
plastikoweklamry. Na oklldkw--hnmiesioooopis (nazwêaktotwón:y. kwalifikacjê akt. znak
teczki,tytu³ teczki, daty skrajne).Aktom nadanosygnaturêarchiwaln¹.
Dokumentacjatechnicznaprzechowywanajest w fonnie wi¹zek. Na jedn¹ wi~
sk³adasiê dokumentacjajednego obiektu. Akta zewidencjonowanoi nadano sygnatury
archiwalne.
Akta osoboweposzczególnychpr8COwników
umieszczonow oddzielnychkopertach,
naktórychnaniesionoopis (nazwaaktotw6rcy,kwalifikacja archiwalnaakt, klasyfikacja,data
rozwi¹zaniastosunkupracy, nr ewidencyjny).Czeœæ
akt osobowychzosta³auporz¹dkowana,
pozosta³ewymagaj¹ we~1Cgo
upo~owania oraz uzupe³nieniaopisu kopert o daty
skrajne dokumentacji majd¹j~
siê we~
kopert. Dokumentacja zgromadzonajest
w uk³adziealfabetycznym.Akta te JX~ wszystkimnale¿ypodzieliæna zespo³y,DMtgmie
UPOrL.¹dkOwIÆ,
zewideDcjOlX)wK
i ~~
do ArchiwumPañstwowego
we Wroc³awiu.
Jest kilku tWórców akt, na których trzeba dokumentacjêpodzieliæ.Bêd¹ to m.in. Za~
Miejski w Oleœnicy
oraz PrezydiumMiejskiej RadyNarodowejw Oleœnicy.
-
Dokumentacja
niearchiwalna
Wydzia³uFinansowego 61.2mb (podatkiod œrodków
transportu,dowody ksiêaowe,rejestrupodatkowe,akty notarialne,op³aty targowe,deklaracje
i rozliczeniapodatków, opracowaniai materia³ydotycz¹ce budtetu gminy, sprawozdania
okresowe,rozliczenia subwencji ogólnej i dotacji docelowej, zasi³ki rodzinne i karty
zasi³kowe)zosta³azgromadzonaw oddzielnymmagazyniearchiwalnym obok pomieszczenia
biurowegona pi~
budynku na rega³achmetalowych.~
dokumentacjizosta³aspiêta
klipsami plastikowymi i powk³adanado kartonowych pMIeI (8Chivboxów). ~~ia
budzi brak ok³adekw c¹Ki dokumentacji- opis (nazwaIktotwórcy, kwalifikacjê akt, mak
teczki,tytu³ teczki, daty skrajne,sygnatury)naniesionona pud³a.
w~
ak.U.z-³r.
-,
~~ ::-_:c ~
Nr/O/. p«. ~.8J.
W.³.6'- 1,
~~.³.³
% -³
19
--
/997 r. o .:³di;.-
-³P
\GWp.
DokumentacjaWydzia³u Spraw Obywatelskich- 62 000 sztuk kopert dowodowych
zosta³azgromadzonaw osobnymmagazyniearchiwalnymobok pomieszczeniabiurowegona
rega³achmetalowych przesuwnych. Koperty dowodowe osób zmar³ych zgromadzonona
osobnychpó³kach.Dokumentacjaznajdujesiê w kopertach,na opis których sk³adaj¹siê dane
osoby.której dotycz¹ dokumenty:imiê i nazwisko.dataurodzenia.PESEL, numerywniosku
oraz formularza,seria i numer dowodu osobistegooraz nazwa organu wydaj¹cego dowód
oraz datê wa¿noœci
dowodu osobistego.Ca³oœæ
dokumentacjiposiada ewidencjêw postaci
rejestrówwydanych dowodów (rejestry w formie tradycyjnej dla dowodów wydanychdo
roku2000,a od 200l w fomlie elektronicmej).
Dokumentacjê Wydzia³u Geodezji, GospodarkiGn1ntami. RolnictWa i Ochrony
Œrodowiska - 6t43 mb stanowi dokumentacja
jednorodna(sprzcdu nieruchomoœci
i decyzje
o podziale nieruchomoœci). Zosta³a ona zgromadzona w szafach drewnianych
w pomieszczeniuna piêtrze budynku. Ca³oœæ
dokumentacji nie zosta³a uporz¹dkowana
zgodniez przepisamiarchiwalnymi a jedynie przeszytai wyposatona w ok³adki tekturowe.
Zaprowadzonoewidencjê w postaci rejestr6w(brak ewidencji archiwalnej w postacispisów
zdawczo-odbiorczych).
Na opis teczki aktowejsk³adasiê: adresnieruchomoœci.
datawniosku.
imiê i nazwiskow³aœciciela.
DokumentacjêWydzia³u Dzia³alnoœci
Gospodarczeji Porz¹.dkuPublicznego
- 20,5
mb zgromadzonow szafachdrewnianychw pomieszczeniubiurowym na piêtrze budynku.
Dokumentacjata nie zosta³auporz¹dkowanazgodniez przepisamiarchiwalnymi, zosta³aona
z³o¿onaluzem do teczek tekturowych - ok. 10 tys. sztuk.na opis którychsk³adasiê imiê
i nazwisko.kolejny numer i nazwa~u.
Dla ca³oœci
dokumentacjiWydzia³u Dzia³alnoœci
Gospodarczejzaprowadzonoewidencjêw postacirejestrów (brak ewidencji archiwalnejw
postacispisówzdawczo-odbiorczych).
7. Dokumentacjaprzechowywanaw archiwumzakladowym od czasu ostatniej kontroli
nie by³a pOrL¹dkowana prLed osoby z zewnêtrz. Archiwista zak³adowy,w miarêpotrzeb,
porz¹dkujeaktana bie¿¹co we w³asnymzakresie.
8. Ewidencja.
Jednostka
kontrolowanaprowadzi nastêpuj¹ceœrodkiewidencyjne:
a) wykazspisówzdawczo-odbiorczych- tak;
b) spisyzdawczo-odbiorcze- tak, osobnedla akt kategoriiA i B - tak;
c) spisy zdawczo-odbiorcze materia³ów archiwalnych przekazywanych 10 Archiwum
Pañstwowego
we Wroc³awiu- tak~
d) protoko³y oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej
przeznaczonej
do zniszczenia- tak;
e) ewidencjêwypo¿yczeñ tak;
f) inne œrodkiewidencyjne ewidencja akt osobowych-skorowidzalfabetyczny
-
9. Ocenaprowadzenia ewidencji.
Ewidencja wi~kszoœcizasobu archiwum zak³adowegoprowadzonajest w sposób
prawid³owy.Nie zaprowadzonoewidencjiarchiwalnejdla dokumentacji Wydzia³uGeodezji,
Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Œrodowiska. Wydzia³u Dzia³alnoœci
Gospodarczeji Porz¹dku Publicznegoi Wydzia³uSprawObywatelskich - ewidencjêdla tej
dokumentacjitworz¹ rejestry.
w proItI³t,³ ,...³³-..
ptl-³ww,.-t
(Dz.U.z 2001r. Nr /01,p«. 916. -.).
Z³³
6 -³. 1 ..,.,."
"'"
.z.
z~
,.
19
l., r. o oc*-*
-³ydt t.W6ow]dJ
10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zak³adowego:
pomieszczenie.w którym przechowywanajest dokumentacjaWydzia³u GospodarkiRolnej
zajmuje powierzchniê ok. 10m2.
Wyposat.one jest w szafy drewniane,
w którychprzechowywanes¹ dokumenty.
DokumentacjêWydzia³u Dzia³alnoœciGospodarczejprzechowuje siê w pomieszczeniu
biurowym na piêtrze budynku, zajmuje ono powierzchniê ok. 20 m2. Dokumentacja
zgromadzona
zosta³aw szafachdrewnianych.
11.Udostêpnianieakt.
Akta udostêpniasiê w celachs³utbowych.Najczêœciej
na miejscu archiwistaskanuje
dokumenti przesy³ado osoby, która wnioskowa³ao wypo¿yczenie.Wypo¿yczanieakt poza
lokal archiwum wystêpuje sporadycmie. Prowadzona jest ewidencja udostêpniania
i wypo¿yczeñakt (w komputerowymprogramieAZAC 2002). Korzystaniez akt nie wp³ywa
ujemniena stanfizycmy dokumentacji.
12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si³ nieregulamie. za zgod¹
Archiwum Pañstwowego we Wroc³awiu. Ostatnio dokumentacja niearchiwa]na by³a
brakowanaw listopadzie2005 r. na podstawiezgodynr 563/05.
Jednostka kontro]owana nie ma zgody generaJnej na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej.
13.Przekazaniemateria³ów archiwalnych do Archiwum Pañstwowegowe Wroc³awiu:
Od czasu ostatniej kontroli nie ma³o miejsca. Ostatnio przekazano do Archiwum
Pañstwowegowe Wroc³awiu akta Miejskiej Rady Narodowej w Oleœnicyoraz Urzêdu
Miejskiegow Oleœnicyz lat 1973-1990(324j.a.), przekazaniemia³o miejscew 1992roku.
14. Osob¹ odpowiedziain. za prowadzenie archiwum zak³adowego jest:
Grzegorz Wojtowicz - zatrudniony na pe³nym etacie inspektora. Posiada wykszta³cenie
œrednieoraz ukoñczony kurs kancelaryjno - archiwalny pierwszego stopnia w 2002 r.,
natomiastdrugiegostopniaw 2003 r.
15.Warunki pracy w archiwum zak³adowyms¹ uci¹¿liwe, poniewa¿miejscedo pracydla
archiwisty znajduje siê w pomieszczeniumagazynowymarchiwum zak³adowego,które
usytuowanezosta³o w piwnicy budynku (jest to niezgodnez § 7.1 instrukcji archiwalnej
stanowi¹cejza³¹cznik nr 6'do Rozporz¹dzeniemPrezesaRady Ministrów z dnia 18 stycznia
2011 T. w sprawie instnlkcji kancelaryjnej.jedn-olitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcjiw sprawieorganizacjii zakresudzia³aniaarchiwówDk³adowych (Dz. U. z 2011r.,
Nr 14, poz. 67 z póŸn.zm.). Stanowiskopracy wyposa¿one
jest w sprzêt biurowy (biurko,
krzes³o)i komputerz drukark¹ i skanerem.Ponadtoistniejedum rezerwamagazynowa.
16.Lokal archiwumzak³adowego
(usytuowanie,
pomieszc~ powierzchnia,
wypo~e,
zabezpieczenie
przedkradzie,.,¹,po¿aremi innymi ujemnymiczynnikami).
Archiwum zak³adowe zlokalizowane jest w trzech magazynach archiwalnych,
pjerwszyusytuowanyjest w piwnicy budynku, sk³adasiê z dwóch czêœcimagazynowych
o ³¹cznej powierzchniok. 60 m2.Wyposa¿one
jest ono w rega³y metalowestacjonarneoraz
kompaktowe,sprzêtbiurowy (biurko, krzes³o,komputerz drukark¹ i skanerem)oraz sprzêt
przeciwpo¿arowy(gaœniceproszkowe).W archiwum zak³adowymzamontowanohigrometr
i termometr. Zapisywane s¹ parametry wilgotnoœcii temperatury (w czasie kontroli
temperatura18OCprzy wilgotnoœciwzglêdnejpowietrzaok. 4SRH).
w~
~
-.IW lU pot³.Ia³I³IJ. wt 6 _. 1 .-wy z -.;o 19,;"pIiQ/997,. o oc³.fNW
'*-)1d³~
(lk.U.z1OO1r.
Nr/Ol,JXIr.
916.-.).
Z³.--"'"
.
Zabezpieczenieprzed po¿aremstanowi¹ gaœnice
proszkoweoraz czujniki po¿arowe.
Zabezpieczenie
przed w³amaniemstanowi¹ drzwi metalowezabezpieczoneprzed otwarciem
kodem, ponadto na drzwi za³o¿onajest plomba. Punkty oœwietleniowes¹ zabezpieczone
os³onami. W pomieszczeniu zamontowano system wentylacji mechanicznej
z e1ektronicmymiczujnikami wilgotnoœci.Archiwum zak³adowejest pod³¹czonedo systemu
alarmuelektronicznegoobejmuj¹cegoca³ybudynek(alarmprzeciww³arnaniowyorazczujniki
pourowe.
Drugi magazyn. w którym przechowywanajest dokumentacja Wydzia³u Spraw
Obywatelskichzlokalizowany jest na piêtrze bud~
ma on powierzchniê ok. 20 m2.
Wyposa¿onejest w rega³y metalowe przesuwne, na których zgromadzono koperty
dowodowe.Pomieszczeniewyposamnow sprzêtbiurowy (biurko i krzes³o)oraz komputer.
Punkty oœwietleniowezabezpieczonoos³onami.Zabezpieczenieprzeciwpot.arowestanowi¹
gaœnice
proszkowe.
Trzeci magazynzlokalizowanoobok pomieszczeniabiurowego na piêtrze budynku,
przechowywana jest w nim dokumentacja Wydzia³u Finansowego. Magazyn ma
powierzchniêok 16m2.Wyposa¿onogojedynie w rega³ymetalowe.opisane.
17.Inne ustalenia kontroli: (m. in. oœwiadczenia
przedstawicieli kontrolowanej jednostki
udzielane ustne): podczas rozmowy z archiwist¹ zak³adowym uzyskano infonnacjê, ¿e
ca³oœæ
dokumentacji zostanie przeniesionado magazynu archiwaJnegoznajduj¹cego siê
w pIWnICY.
18. Wykonanie zal~eñ pokontrolnych poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez
Archiwum Pañstwowewe Wroc³awiu.
Czêœciowowykonano zalecenie dotycz¹ce przekazaniado Archiwum Pañstwowegoakt
osoboW}'ch
pracownikówzwolnionychdo roku 1957- uporz¹dkowaneakta zostan¹poddane
ekspertyziearchiwalnej.
III. Zalecenia wynikaj¹ce z ustaleñ bie¿¹cej kontroli zostan¹ przekazane odrêbnym
pismem.
Pro³okól~Pil.U:
"RCHIW\JM PANSTWOwe
-
~ URI
I
::::..³:d~1
TOR
IN
-s 1 RL
~r:.s:
-
we WrOC³8WIU
..,r~
,
l:. -"
,
(przeprowadzaj¹cykontrolê)
( an:niwista
(kicrownik(\
Protokó³ spor7.¹dzono w 2 egz..
egz. nr ³ jednostka kontrolowana
-
Ff;,~~~ ~~ ~,?a~a~..rv~.2 -³-1
(Dz.u.z 2002r. Nr 101.piXl.926. -.).
Z³
,..³
.&.
%~
29--IW,..
-³ydt owbuwyc³I