10 najczęstszych problemów IT w firmach
Transkrypt
10 najczęstszych problemów IT w firmach
10 najczęstszych problemów IT w firmach wersja: 1.1 autor: Daria Michnowska data opracowania: 15.01.2014 Strona 1 z 13 Spis treści Spis treści Wstęp 1. Problemy z komunikacją między pracownikami 2. Niebezpieczeństwo utraty danych 3. Drogie oprogramowanie oraz sprzęt 4. Problem z pracą nad jednym dokumentem - konflikt wersji 5. Problem z mobilnością - przegrywanie danych na pendrivy i płyty w przypadku np. podróży służbowych 6. Cyberataki 7. Zarządzanie zagospodarowaniem zasobów firmy 8. Spam oraz bałagan w wiadomościach e-mail 9. Problemy z przesyłaniem zbyt dużych załączników 10. Negatywny wpływ komputerów na środowisko Dlaczego warto wdrażać rozwiązania chmurowe z naszą firmą, a nie samodzielnie? Strona 2 z 13 Wstęp Znana firma analityczna Forrester postanowiła zbadać koszt wdrożeń usług pocztowych i komunikacyjnych w przedsiębiorstwach. Wzięto pod uwagę zarówno systemy bazujące na chmurach – np. Google Apps czy Yahoo! Zimbra jak i rozwiązania bardziej konwencjonalne, np. serwery Exchange Microsoftu. Okazuje się, że w wypadku firm, które zatrudniają mniej niż 15 000 pracowników, wdrażanie własnego systemu poczty nie ma sensu, jest o wiele kosztowniejsze niż poczta hostowana w chmurze. Co więcej, z badań opublikowanych w raporcie pt. „Should Your Email Live in the Cloud? A Comparative Cost Analysis” (Czy Twój E-mail powinien żyć w chmurze? Analiza porównawcza kosztów) wynika, że Google Apps jest obecnie najtańszym rozwiązaniem, zarówno w kategorii rozwiązań na miejscu, jak i hostowanych w chmurze. Jednak mimo tej różnicy w cenach, większość firm nie śpieszy się do całkowitego przejścia na chmurę – aż 56% respondentów stwierdziło, że zamierza korzystać z modelu hybrydowego, połączenia usług e-mailowych świadczonych na miejscu jak i zewnętrznych. 28% chce przekazać swoje wewnętrzne systemy poczty całkowicie w outsourcing, 22% pozostać przy własnych serwerach, ale przenieść je do niezależnego centrum danych, 19% przenieść się całkowicie do zewnętrznego dostawcy poczty, zaś jedynie 14% chce wciąż samodzielnie utrzymywać swoją infrastrukturę. Jeśli jednak chodzi o tych, którzy zainteresowani są przejściem na zewnętrzną pocztę, to większość z nich wybierze raczej pakiet Google Apps niż Microsoft Exchange Online. Mimo że ten ostatni jest jakieś 10% tańszy od porównywalnych rozwiązań pozostałych dostawców chmur, to jednak wciąż nie może konkurować z Google. Samo badanie zostało przeprowadzone na próbie 2444 osób podejmujących najważniejsze decyzje w działach IT. Byli to ludzie ze Stanów Zjednoczonych, Francji, Kanady, Niemiec i Zjednoczonego Królestwa. Strona 3 z 13 1. Problemy z komunikacją między pracownikami Wraz z rozwojem firm a w ślad za nimi ich systemów informacyjnych stale przyrasta liczba dokumentów stanowiących zasoby danych. Niejednokrotnie zwiększa się także liczba zespołów ludzkich, które dane przetwarzają. Rozrastanie się firmy jakkolwiek jest zjawiskiem pożądanym tak w przypadku zarządzania informacją zwykle związane jest ze spadkiem efektywności jej przetwarzania, szybkością przesyłania oraz problemami w koordynacji działań podczas gromadzenia danych. Dzięki Aplikacjom Google dla Firm komunikacja z klientami oraz współpracownikami jest o wiele prostsza, szybsza i bardziej wygodna. Połączenie poczty z czatem eliminuje konieczność instalowania w firmie dodatkowych komunikatorów do szybkiego kontaktu między pracownikami. Czat podobnie jak sama poczta jest dostępny na każdym urządzeniu z podłączeniem internetowym Dzięki platformom chmurowym możliwie jest kontaktowanie się z klientami i współpracownikami metodą online, także poprzez Google Hangouts, czyli wideokonferencje, których zaletą jest fakt, że możemy za darmo łączyć się nawet z 25 osobami jednocześnie, z możliwością wyświetlania nie tylko obrazu z kamery, ale także udostępniając swój pulpit, dzięki czemu nasi rozmówcy mogą widzieć na żywo na przykład przygotowaną przez nas prezentację. Dzięki powyższym rozwiązaniom następuje optymalizacja wydatków na podróże służbowe, a także zmiana modelu wymiany dokumentów w firmie przejście od segregatorów do dokumentacji elektronicznej. Badania Frost & Sullivan pokazują, że firmy, które zainwestowały w rozwiązania chmurowe charakteryzują się lepszą współpracą pomiędzy pracownikami, co spowodowało zwrot 400% z inwestycji [por. LINK]. Dla przykładu Firma AutoGuard zdecydowała się na wdrożenie systemu w modelu chmurowym - system wspierający komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Dzięki niemu udało się m.in. obniżyć koszty rozmów wychodzących z firmy o ok. 30%. Strona 4 z 13 2. Niebezpieczeństwo utraty danych Powodem, dla którego firmy mogą decydować się na wybór usług bezpieczeństwa w modelu cloud computing jest elastyczność. Przykład stanowi ochrona antywirusowa, zarządzanie tożsamością i stosowanie systemów pojedynczego uwierzytelnienia. Według Gartnera, rynek usług bezpieczeństwa oferowanych w modelu chmury wzrośnie od 1,9 mld USD w roku 2012 do 4,2 mld w ciągu czterech lat, przy średniorocznej stopie wzrostu rzędu 23%. Dotąd najważniejsze dla firmy informacje umieszczało się zarówno na komputerach, jak i na wielu innych nośnikach danych, takich jak płyty CD czy pendrive’y. Takie rozwiązanie nie jest ani wygodne, ani bezpieczne. Według statystyk aż 60% danych gromadzonych na firmowych laptopach nie jest zabezpieczona, a 66% pendrive’ów rocznie jest gubiona albo ulega zniszczeniu. Co więcej, w ciągu roku jeden na dziesięć laptopów ginie w wyniku kradzieży. Daje to liczbę nawet 2 mln skradzionych laptopów rocznie. Nasze dane w chmurze są bezpieczne ze względu na to, że standardowo, główne przyczyny utraty danych w firmie to błąd człowieka, awaria sprzętu lub działanie wirusów. Te zagrożenia przestają spędzać sen z powiek przy wdrożeniach związanych z rozwiązaniami chmurowymi. Ponadto Dysk Google zabezpieczony jest nie tylko loginem i hasłem. Można również skorzystać z dodatkowej opcji, jaką jest dwuetapowa weryfikacja, poprzez wpisanie jednorazowego kodu wysyłanego na telefon komórkowy użytkownika. Podobne zabezpieczenia wykorzystywane są przy transakcjach bankowych. 3. Drogie oprogramowanie oraz sprzęt Większość firm wciąż korzysta z drogich oprogramowań, które nie zapewniają bezpieczeństwa danych. Usługi takie jak nowoczesne e-dyski oferują o wiele więcej Strona 5 z 13 możliwości, niż tylko dostęp do plików. Dla większości z nas, oprócz bezpieczeństwa i ceny, ważna jest również przestrzeń oferowana przez internetowy dysk. W podstawowej wersji jedynie usługa Google jest darmowa i oferuje aż 15GB przestrzeni dyskowej do podziału pomiędzy Google Drive i Pocztą Gmail. Natomiast z dysków płatnych najwięcej, bo aż 7GB na start, daje SkyDrive Microsoftu. Najmniej na początek dostaniemy w Dropbox - jedynie 2GB. Przetwarzanie danych w chmurze obniża znacząco koszty prowadzonego biznesu, ponieważ redukuje wydatki inwestycyjne oraz koszty utrzymania. Poza tym wdrażając rozwiązania wirtualizacji, firmy oszczędzają na kosztach wynajmu i utrzymania lokali pod serwery oraz na ubezpieczeniu sprzętu. Kolejny plus to fakt, że Dysk Google jest stale aktualny. Nie trzeba się obawiać, że za rok oprogramowanie będzie przestarzałe, ponieważ wszelkie aktualizacje dokonywane są automatycznie i na bieżąco w ramach posiadanej licencji, bez ingerencji użytkownika i problemów z tym związanych. Czy znamy z życia sytuacje, kiedy nie możemy otworzyć dokumentu, ponieważ jest on zapisany w innej technologii lub nowszej wersji programu? Wdrażając do firmy Dysk Google już nigdy nie będziemy mieli takiego problemu. Sprzęt, oprogramowanie i usługi zapewnia w takim wypadku najczęściej jeden operator np. Microsoft, Google. Cała infrastruktura znajduje się w tym przypadku poza przedsiębiorstwem, co jest opłacalne, ponieważ zmniejsza wydatki inwestycyjne oraz koszty utrzymania. Zgodnie z badaniami CRN firmy, w których nie wdrożono rozwiązań chmurowych spędzają na rozwiązywaniu usterek nawet 4 razy więcej czasu (2h w stosunku do 8h) niż firmy, w który pracują w chmurze [por. LINK]. Natomiast w 2010 roku firmy, które posiadały tradycyjne zaplecze informatyczne, spędziły na aktualizacji oprogramowania (software updates) 18 dni roboczych (143h) w ciągu miesiąca, natomiast w przypadku rozwiązań chmurowych aktualizacje dokonują się automatycznie [por. LINK]. Poza tym dzięki Aplikacjom Google możemy tworzy skomplikowane dokumenty Google z tabelami, linkami, rysunkami i schematami oraz atrakcyjne wizualnie prezentacje, dzięki gotowym lub samodzielnie tworzonym szablonom. Zaawansowane arkusze kalkulacyjne Google z licznymi funkcjami finansowymi, statystycznymi, matematycznymi oraz analitycznymi pozwalają na skuteczną obsługę dużych ilości baz danych oraz tworzenie wykresów. Prosty edytor umożliwia szybkie tworzenie formularzy (ankiet) i zbieranie danych lub opinii wśród klientów i pracowników, odpowiedzi z odesłanych formularzy są bezpośrednio zapisywane w arkuszu kalkulacyjnym, co ułatwia ich analizę. Tworzenie Dokumentów Google przypomina pracę w popularnych edytorach tekstu, arkuszach i prezentacjach, dlatego pracownicy Strona 6 z 13 bez problemu zaczną pracę na Dokumentach Google. Jak wynika z badań Komisji Europejskiej, w 2012 r. aż 80%. firm korzystających z chmury, odnotowało spadek kosztów związanych z informatyką o 10-20%. Natomiast Według raportu Forrestera (2009) główne korzyści jakie płyną z rozwiązań chmurowych to: usprawnienie działań biznesowych 72%, skupienie się na bardziej istotnych projektach 66%, poprawa szybkości działania w firmie i wdrożeń 64% i niższe koszty ogólne IT w 60%. 4. Problem z pracą nad jednym dokumentem - konflikt wersji Przesyłanie dokumentów np. logistycznych czy księgowych pomiędzy poszczególnymi działami nawet w niewielkiej formie może być kłopotliwe bez sprawnie rozwiniętej struktury transportowej. Wyszukiwanie i czynności sprawozdawcze prowadzone w sposób odręczny zajmują wiele godzin zespołom ludzkim przetwarzającym rubryki cyfr. Natomiast częste przepisywania, czy modyfikowanie dokumentów prowadzi do pomyłek a czasem nawet do ich gubienia czy utraty na skutek zdarzeń nieprzewidzianych jak pożary lub zalania magazynów. Google Drive oraz SkyDrive umożliwiają wspólną edycję dokumentów online znajdujących się na wirtualnym dysku. Wszystkie zmiany w dokumencie są zapisywane w czasie rzeczywistym w chmurze obliczeniowej, dlatego nie musimy się obawiać, że z powodu wyłączenia komputera utracimy naszą dotychczasową pracę. Istnieje możliwość redagowania dokumentu równocześnie przez kilka osób, którym nadaliśmy prawo do edycji. Dzięki temu nie musimy już nigdy przesyłać w nieskończoność kolejnych wersji dokumentu, a pracować na jednym. Znika także problem z konfliktem wersji. A jak to wygląda w praktyce? Kursory danych osób, które aktualnie pracują oznaczone są różnymi kolorami, dzięki czemu o wiele łatwiejsza jest kontrola wprowadzonych zmian. Po zakończeniu pracy istnieje możliwość prześledzenia krok po kroku zmian dokonanych przez danych użytkowników. Możemy również łączyć się jednocześnie z wieloma współpracownikami czy klientami przez Google Hangouts (odpowiednik Skype’a) i dyskutować o zmianach w tworzonym Strona 7 z 13 wspólnie dokumencie. Pozwala to na uniknięcie wielu pomyłek i nieporozumień, a także zaoszczędza nam czas, ponieważ nie musimy nawet opuszczać biura. Badania pokazują, że 73% pracowników naukowych w ostatnim miesiącu miało kontakt z ludźmi będącymi w innej strefie czasowej [por. LINK]. 5. Problem z mobilnością - przegrywanie danych na pendrivy i płyty w przypadku np. podróży służbowych Problemy związane z odręcznie przetwarzanymi informacjami związane są zwykle z czynnikiem ludzkim i w praktyce przybierają najróżniejsze formy. Formy te od klasycznych zagubień dokumentów w stosie „spraw nie załatwionych”, aż do problemów związanych z dostępnością dokumentów, które jak to w życiu zwykle bywa zazwyczaj są niezbędne w kilku miejscach na raz. Atutem chmury jest fakt, że całą bazę danych firmy możemy mieć zawsze pod ręką, ponieważ nie są one przywiązane do konkretnych urządzeń (komputerów), a możemy mieć do nich bezpieczny dostęp z wszelkich urządzeń mobilnych takich jak laptopy, tablety i smartfony. Istnieje także możliwość zainstalowania aplikacji Dysku Google na telefonach opartych na systemach Android czy iOS. Dzięki temu w każdym momencie możemy sprawdzić lub edytować swoje dokumenty, bez potrzeby dostępu do naszego komputera. Badania CRN pokazują, że 42% pracujących dorosłych mogłoby zrezygnować z części swojej pensji (nawet do 6%) za pracę zdalną. Google dba o prywatność i chroni nasze dokumenty, które mogą być dla nas dostępne z każdego miejsca na ziemi. Nawet jeśli nie mamy ze sobą własnego komputera, możemy skorzystać z dowolnego innego urządzenia. Nie ma znaczenia, czy będzie to komputer stacjonarny, laptop czy smartfon. Wystarczy, że ma on połączenie z Internetem i wszystkie dokumenty znajdą się w zasięgu ręki, a korzystanie z Dysku Google nawet z obcego urządzenia będzie bezpieczne. Strona 8 z 13 Od momentu wdrożenie w Grupie Unity ograniczono koszty delegacji o 20%, gdyż część spotkań pomiędzy oddziałami i z klientami odbywa się wirtualnie. 6. Cyberataki Dotąd dane przechowywane w bezpieczny sposób w zasobach serwerów i systemów teraz stają się potencjalnym łupem. Dane i informacje gromadzone w centrach danych należących do dostawców usług chmurowych również muszą budzić zainteresowanie hakerów i cyberprzestępców, dlatego ochrona przed tego typu atakami traktowana jest priorytetowo. Wieloletnie doświadczenie takich firm jak Microsoft, czy Google pozwala skutecznie zarządzać bezpieczeństwem infrastruktury i wdrażać odpowiednie procedury, zapewniające szybką reakcję. Profesjonalna architektura i obsługa, najnowsze oprogramowanie, stały monitoring pozwalają na uzyskanie takiego poziomu zabezpieczeń, jakiego nie da się uzyskać w żadnym firmowym centrum danych, a kopie zapasowe minimalizują ryzyko utraty danych w razie ataku. Dodatkowym zabezpieczeniem dla wrażliwych danych firmowych jest możliwość ich przechowywania w chmurze w formie zaszyfrowanej, co znacznie utrudnia odczytanie informacji osobom niepowołanym. Z tych powodów przechowywanie danych w chmurze minimalizuje możliwość ich utraty, a zabezpieczenia na różnych poziomach zapobiegają wyciekowi lub kradzieży poufnych informacji. 7. Zarządzanie zagospodarowaniem zasobów firmy System planowania zapasów produkcyjnych czy problemów logistycznych pracuje cały czas na „wysokich obrotach” wertując i uwzględniając na bieżąco nowe informacje. Strona 9 z 13 Właściwe zarządzanie zasobami firmy ma znaczący wpływ na organizację i komfort pracy. W każdym przedsiębiorstwie są określone firmowe zasoby, do których zalicza się sale konferencyjne, samochody lub sprzęt taki jak np. projektory. Zasoby są współużytkowane przez pracowników. W związku z ograniczoną ilością sprzętu lub miejsca często pojawiają się sytuacje konfliktowe, związane z jednoczesnym na nie zapotrzebowaniem, co zakłóca organizację pracy. Bardzo często planowanie w firmie staje się wyzwaniem ze względu na mała liczbę zasobów, co wiąże się z licznymi pomyłkami podczas planowania, ponieważ narzędzia których używamy nie sprawdzają poprawności planu. zarządzać zagospodarowaniem zasobów firmy, takich jak samochody służbowe, salki konferencyjne, sprzęt multimedialny itd. Dodatkowo możliwe jest równoczesne Dzięki Kalendarzowi Google możemy skutecznie planowane przez klika osób. Poprzez kalendarz z podglądem wykorzystania zasobów użytkownicy widzą, w jakim terminie planowane jest użycie danego zasobu. Ma to praktyczne zastosowanie – pozwala na zorganizowanie spotkania w terminie, w którym sala konferencyjna jest dostępna bądź odpowiednio wczesne jej zarezerwowanie w Kalendarzu. 8. Spam oraz bałagan w wiadomościach e-mail Większość z nas jest zmęczonych szukaniem wiadomości po całej skrzynce odbiorczej. Dzięki Poczcie Gmail wiadomości na jeden temat grupują się w wątki. Gmail wpływa na wydajność pracy w firmie, dzięki filtrom, etykietom i wątkowaniu, które umożliwiają szybkie klasyfikowanie, sortowanie i przeszukiwanie poczty wg własnych kryteriów. Niepożądane wiadomości trafiają do specjalnego katalogu, skąd są usuwane po miesiącu (można to także zrobić ręcznie). Adresy osób, z którymi prowadzona jest regularna korespondencja można dodać do "Kontaktów", które działają jak biała lista nadawców (żaden mail od kogoś zapisanego w skrzynce nie zostanie uznany za niepożądany). Dodatkowo wyszukiwanie wiadomości nigdy nie było tak proste. Dzięki rozbudowanej wyszukiwarce znajdziemy każdą wiadomość w kilka sekund Strona 10 z 13 Aby lepiej zorganizować skrzynkę odbiorczą, do wiadomości przychodzących na przykład od konkretnej osoby lub z danej firmy można dodać etykietę lub wiele etykiet, dzięki temu w przyszłości wiadomości te będą wpadały już zawsze do folderu oznaczonego daną etykietą. 9. Problemy z przesyłaniem zbyt dużych załączników Korzystając z Google Drive ten problem również przestaje istnieć, ponieważ zamiast bezskutecznego przesyłania zbyt dużego załącznika pocztą, możemy udostępnić plik do 10GB wielkości, znacznie przekraczający standardowe wielkości, poprzez nasz dysk internetowy, a dostęp do niego możliwy jest poprzez wygenerowany link. Rozwiązuje to także problem w sytuacji, gdy adresat wiadomości posiada bardzo ograniczoną przestrzeń w skrzynce pocztowej, ze względu na fakt, że link nie obciąża wiadomości. 10. Negatywny wpływ komputerów na środowisko Musimy wiedzieć, że dziś na dyskach większości prywatnych i firmowych komputerów marnują się setki gigabajtów wolnego miejsca, które w przypadku rozwiązań chmurowych mogłyby zostać efektywnie wykorzystane. Użytkownicy w chmurze generują zarówno ekologiczne, jak i finansowe zyski, ponieważ płacą usługodawcy jedynie za te zasoby pamięci masowej i mocy obliczeniowej, które w rzeczywistości wykorzystują w rytm modelu ‘Pay-as-you-use’ („Płać za to, z czego skorzystałeś”). Naukowcy z Lawrence Berkeley National Laboratory opracowali raport, z którego wynika, że gdyby większość amerykańskich firm zaczęła korzystać z rozwiązań Strona 11 z 13 chmurowych, nastąpiłby spadek zużycia energii elektrycznej aż o 87%. Przejście od tradycyjnych modeli informatycznych (polegających na korzystaniu z własnej sieci serwerów) do rozwiązań chmurowych, daje nadzieję na zmniejszenie negatywnego wpływu komputerów na środowisko. Wynika to z faktu, że już samo przeniesienie danych w chmurę redukuje liczbę serwerów, poprzez bardziej efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów. Zyski ekologiczne, jakie firmy mogą czerpać z chmury obliczeniowej to spadek zużycia prądu, a także brak konieczności utylizacji sprzętu po zakończeniu jego eksploatacji. Firmy w których korzysta się z rozwiązań chmurowych zużywa 30% mniej energii (por. LINK ) Dlaczego warto wdrażać rozwiązania chmurowe z naszą firmą, a nie samodzielnie? Naszym Klientom gwarantujemy ● szybki czas reakcji - szybka reakcja jest dla nas ważna, a satysfakcja Klienta jeszcze ważniejsza Kontakt z tak dużymi dostawcami usług jak Google czy Microsoft nie jest tak bezpośredni jak z nami. Jesteśmy w stanie zareagować na potrzeby naszych klientów dużo szybciej. Ponadto możemy sobie pozwolić na bezpośrednie wizyty u Klientów mniejszych niż 500 pracowników. ● indywidualne podejście do każdego Klienta - nie ma rzeczy niemożliwych, wszystko jest kwestią czasu Pomysł klientów na ten sam produkt za każdym razem jest inny. Jedni oczekują tylko działającej poczty, inni robią z tego system do rezerwacji hotelowej, konferencyjnej, Strona 12 z 13 system wymiany dokumentów. Nie wszystko da się zrobić z poziomu "wbudowanych ustawień". Część funkcjonalności bardziej zaawansowanych tworzą nasi programiści. ● elastyczne analizowanie potrzeb - szukamy nietuzinkowych rozwiązań Aplikacje Google dla Firm można powiązać z różnymi aplikacjami zewnętrznymi do zarządzania firmą, projektami, sprzedażą, zadaniami. Klient mówi nam czego potrzebuje, a my dobieramy i konfigurujemy dla niego aplikację. ● dbamy o ciągłość dostępu do usług Według naszej opinii wdrażanie nowych rozwiązań oraz wprowadzanie zmian nie może powodować spowolnienia pracy. Przykładamy wszelkich starań, by zarządzić zmianą tak, by nasi Klienci czuli zdecydowaną poprawę w komforcie pracy. ● bezpośredni kontakt - jesteśmy ludźmi, nie maszynami i uwielbiamy rozmawiać Klient może liczyć na rozmowę z człowiekiem, a nie automatem. Zazwyczaj ludzie wykorzystują tylko fragmenty nowych narzędzi informatycznych, nie mając świadomości, że można więcej. Gdy rozmawiamy bezpośrednio z Klientem o jego problemach, to nasuwają się nam kolejne rozwiązania, usprawniające procesy firmy. ● profesjonalne przygotowanie - nie tylko tworzymy, ale też szkolimy siebie także Kluczem do sukcesu jest fakt, że cały czas dbamy o rozwój, szukamy nowych rozwiązań, szkolimy się i zgłębiamy tajniki cloud computingu. Naszych Klientów szkolimy bezpośrednio w ich firmach lub za pomocą programów online, dopasowując temat i zakres szkoleń do poziomu umiejętności i potrzeb. Nie dajemy zatem tylko licencji i instrukcji obsługi, ale krok po kroku pokazujemy jak efektywnie wykorzystywać nowe narzędzia. ● dbamy o bezpieczeństwo - traktujemy je priorytetowo i bardzo poważnie. Jeśli jesteś zainteresowany otrzymaniem bezpłatnej wyceny, napisz do nas na adres [email protected]. Strona 13 z 13