poczta elektroniczna organizacji poczta elektroniczna organizacji

POCZTA ELEKTRONICZNA
ORGANIZACJI
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Standardem komunikacyjnym jest z pewnością komunikowanie się organizacji i jej
członków używając do tego celu skrzynki elektronicznej. Bieżąca praca z wykorzystaniem poczty e-mail i korzystanie z niej w celu przekazywania informacji wewnątrz i na
zewnątrz organizacji jest wymogiem współczesnego świata. Ważnym aspektem w tym
zakresie jest posiadanie jednolitych, czytelnych adresów e-mailowych członków organizacji. Nowoczesna organizacja nie powinna ograniczać się wyłącznie do 1 adresu
wspólnego dla całej organizacji, np. [email protected].
Sprawna komunikacja wewnątrz organizacji polega na szybkim informowaniu członków organizacji (Sieci) o najważniejszych wydarzeniach dotyczących organizacji lub
zmianach, jakie mają miejsce w niej samej. To również szybkie przesyłanie informacji
zwrotnej do osób i organizacji, tak członkowskich jak i spoza Sieci. To niepozostawianie
spraw bez odpowiedzi i decyzji.
Jednym z narzędzi usprawniającym procesy informacyjno-komunikacyjne wewnątrz
i na zewnątrz organizacji jest zatem poczta elektroniczna. Zalecaną pocztą dla organizacji pozarządowych jest poczta GMAIL, jako jeden z wielu elementów aplikacji Google
Apps for NGO. Już od tego roku narzędzia Google są bezpłatne także dla organizacji
pozarządowych w Polsce. Aby organizacja typu NGO otrzymała dostęp do tych narzędzi należy ją zarejestrować za pomocą formularza online i spełnić wymagane przez Google kryteria: https://support.google.com/nonprofits/answer/3215869?hl=pl&ref_topic=3247288
Więcej informacji na temat Google Apps dla organizacji nonprofits można znaleźć na
stronie www: https://support.google.com/nonprofits/?hl=pl#topic=3247288.
Lista sprawdzająca
Poniżej została opracowana lista sprawdzająca. Lista zawiera zestawy pytań zamkniętych, na które jest tylko jedna odpowiedź: TAK lub NIE. Odpowiadając twierdząco na większość odpowiedzi, organizacja śmiało będzie mogła powiedzieć, że spełnia standardy komunikacyjne. Jeśli jednak większość odpowiedzi będzie negatywna to
organizację czeka dużo pracy z zakresu usprawnienia komunikacji i pracy grupowej.
Należy tą listę traktować jako ćwiczenie do wielokrotnego powtarzania w określonych
odstępach czasu.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
-2-
PYTANIE
ODPOWIEDŹ
1. Czy organizacja posiada przynajmniej 1 skrzynkę elektroniczną?
2. Czy organizacja posiada czytelny adres emailowy (np. [email protected] lub [email protected])?
3. Czy organizacja ma wyznaczoną osobę do kontaktów za pośrednictwem poczty elektronicznej?
4. Czy organizacja sprawdza pocztę elektroniczną przynajmniej raz
dziennie?
5. Czy organizacja prowadzi komunikację z członkami lub innymi
organizacjami za pomocą elektronicznych narzędzi informacyjno-komunikacyjnych?
TAK/NIE
TAK/NIE
TAK/NIE
TAK/NIE
TAK/NIE
Podsumowanie odpowiedzi:
Twierdzących:
Przeczących:
..........................
..........................
Agnieszka Rusin
Gammanet sp. z .o.o.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
-3-