Zadania wojskowej służby archiwalnej w zarządzaniu archiwami

Zygmunt Baranowski
ZADANIA WOJSKOWEJ SŁUŻBY ARCHIWALNEJ W
ZARZĄDZANIU ARCHIWAMI ORAZ W KSZTAŁTOWANIU
NARASTAJĄCEGO ZASOBU AKTOWEGO JEDNOSTEK,
INSTYTUCJI I ZAKŁADÓW WOJSKOWYCH
Uwagi wstępne
Węzłowym problemem zarządzania archiwami zajmują się wyspecjalizowane
służby, zaś centralne zarządzanie archiwami daje gwarancję prawidłowego
kształtowania zasobu archiwalnego, jego ochronę, konserwację i opracowanie dla
celów naukowo-badawczych1. W ludowym Wojsku Polskim problem ten uregulowano
już w lipcu 1945 roku. Rozkazem organizacyjnym NDWP2 powołano do życia
Centralne Archiwum Wojskowe, rozkaz ten określał zadania i kompetencje CAW.
Zgodnie z tym rozkazem wszystkie dokumenty o charakterze archiwalnym
wytworzone przez jednostki, szkoły i urzędy wojskowe podlegają przekazaniu do
archiwów wojskowych.
Centralne Archiwum Wojskowe od początku swego istnienia, czuło się
odpowiedzialne za prawidłowe kształtowanie wojskowego zasobu archiwalnego. Ilość
wytwarzanych akt determinuje wszelką działalność i ten problem stawia się na
9—27.
1
A. P. K u r a n t ó w, Z problematyki naukowego zarządzania archiwami, Archeion nr 66, 1978, s.
2
CAW, spis 1545/73, t. 7, k. 359.
pierwszym miejscu ze wszystkich spraw związanych z zarządzaniem archiwami. Nie
jest to zagadnienie nowe i obce innym. Wszystkie służby archiwalne borykają się z
masowym napływem akt drugorzędnych, w których giną dokumenty merytorycznej
działalności instytucji. Problem ten wszyscy zarządzający archiwami stawiają na
priorytetowym miejscu, dążąc do właściwego sterowania takimi zagadnieniami, jak:
— naukowo-organizacyjne zarządzanie archiwami i ich specjalizacja;
— naukowo-badawcze zarządzanie archiwami, pogłębianie znajomości
archiwoznawstwa i dokumentoznawstwa;
— znaczenie badań archiwalnych i dokumentoznawczych w zarządzaniu
archiwami.
Szerokie stosowanie badań z zakresu nauk przyrodniczych i ścisłych, ułatwia
prawidłowe zarządzanie i ochronę archiwów3.
Głównymi
problemami
wojskowej służby archiwalnej, w dziedzinie
zarządzania są:
1. ustalenie twórców akt wieczystych i wzięcie ich pod szczególny nadzór,
2. sterowanie i kontrolowanie narastającego zasobu archiwalnego,
3. prawidłowa selekcja i opracowanie zasobów archiwów wojskowych,
4. informacja o zawartości zasobów i sposób jej tworzenia,
5. ochrona archiwów i właściwa konserwacja archiwaliów.
Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
— to oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i
nadzór
w
zakresie
klasyfikacji,
systematyzacji,
kwalifikacji,
brakowania,
przechowywania i ewidencjonowania wytworzonych przez tych twórców materiałów
archiwalnych4. W działalności praktycznej jest to wydobycie z olbrzymiej produkcji
aktowej i zabezpieczenie części akt o wartości historycznej w celu udostępniania ich
do badań naukowych. Zadania te stoją również przed
a r c h i w a l n ą,
wojskową
służbą
na którą składa się działalność Centralnego Archiwum
Wojskowego i wojskowych archiwów terenowych5.
89—100.
3
T. W a l i c h n o w s k i, Kierunki rozwoju Archiwistyki Polskiej, Warszawa—Łódź 1979 r., s.
4
Polski słownik archiwalny, pod red. W. M a c i e j e w s k i e j, Warszawa 1974 r., s. 47.
Problematyka ta omawiana była na naradzie kierowników archiwów okręgowych rodzajów wojsk i
5
Omawiane tu zagadnienia obejmują jedynie zewnętrzną funkcję wojskowej
służby archiwalnej w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego — funkcję
nadzoru.
Zadania nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym realizuje wojskowa
służba archiwalna poprzez:
— inicjowanie, uzgadnianie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych i
archiwalnych,
— prowadzenie kontroli i wizytacji,
— dokonywanie ekspertyz archiwalnych i brakowania akt,
— przyjmowanie akt przez archiwa wojskowe,
— szkolenia i konsultacje.
Normatywy kancelaryjne i archiwalne
Inicjowanie,
uzgadnianie
i
opiniowanie
przepisów
kancelaryjnych
i
archiwalnych jest ważnym zadaniem w działalności służby archiwalnej, gdyż daje to
jakoby możliwości ingerowania już we wstępne stadium powstawania akt, jeszcze w
kancelarii ich twórcy. Dobrze opracowane pod względem potrzeb archiwistyki
instrukcje kancelaryjne i archiwalne, a w szczególności wykazy akt mają zasadniczy
wpływ na właściwe kształtowanie się zespołów aktowych. Dlatego też celem tej
działalności
winno
być
wypracowanie
takich
kryteriów
oceny i
podziału
wytwarzanych akt, które pozwalałyby na maksymalne zabezpieczenie materiałów o
wartości historycznej, a jednocześnie eliminowałyby akta bezwartościowe dla badań
naukowych.
W siłach zbrojnych zadania te realizuje Centralne Archiwum Wojskowe6.
Postępowanie z materiałami archiwalnymi wytwarzanymi przez instytucje, jednostki i
zakłady wojskowe precyzują normy oparte o przepisy i instrukcje: kancelaryjne i
służb, w lutym 1980 roku.
6
Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 04/MON z 1.02.1956 r. w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów wojskowych oraz warunków korzystania z materiałów archiwalnych przez nie
przechowywanych (Dz. Rozk. Tjn. MON nr 5, poz. 12).
archiwalne. Podstawą klasyfikacji rzeczowej i kwalifikacji archiwalnej wytwarzanych
akt jest „Wykaz wojskowych materiałów archiwalnych” stanowiący załącznik do
instrukcji archiwalnej7. Wykaz ten zawiera podział wojskowych materiałów
archiwalnych na grupy tematyczne, z jednoczesnym określeniem ich kategorii
archiwalnych.
Kontrole i wizytacje
Bardzo ważnym czynnikiem nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym
jest właściwe wyegzekwowanie od twórców akt, dostatecznej znajomości i pełnej
realizacji przepisów archiwalnych. Cel ten można osiągnąć jedynie poprzez
systematyczne oraz wnikliwe kontrole i wizytacje.
W ramach wojskowej służby archiwalnej kontrole i wizytacje prowadzone są
przez Centralne Archiwum Wojskowe w stosunku do archiwów instytucji centralnych
MON,
archiwów
terenowych
i
komórek
wojskowych naczelnych organów
administracji państwowej8 oraz przez wojskowe archiwa terenowe w stosunku do
jednostek obsługiwanych.
Oceniając tę działalność archiwów wojskowych należy generalnie stwierdzić,
że właściwie spełniają one swoje zadania, chociaż daje się jeszcze zauważyć pewne
niedociągnięcia. Kontrolowane jednostki nie zawsze konsekwentnie rozliczane są z
wykonania zaleceń pokontrolnych poprzednich komisji. Niekiedy prowadzone
kontrole nie obejmowały w pełni zasadniczej problematyki. Napotykane w czasie
kontroli problemy, nie zawsze były rozwiązywane właściwie i do końca — często
zalecenia inspektorów pozostawały bez odpowiedzi. Tak więc, w dalszej działalności
Centralnego Archiwum Wojskowego oraz wojskowych archiwów terenowych, należy
położyć większy nacisk na formy i zakres prowadzonych kontroli i wizytacji, tak
ważnych dla właściwego kształtowania narastającego zasobu aktowego.
7
Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, Warszawa 1966 (sygn. Szt.
Gen. 388/66).
8
Zarządzenie ministrów Szkolnictwa Wyższego i Obrony Narodowej nr 15/59 z 15.05.1959 r., w
sprawie nadzoru nad materiałami archiwalnymi wytwarzanymi przez komórki wojskowe resortów cywilnych.
Ekspertyza archiwalna i brakowanie akt
Trzecim, bardzo ważnym, a zarazem trudnym czynnikiem nadzoru nad
narastającym zasobem archiwalnym jest ekspertyza archiwalna i brakowanie akt.
Ekspertyza archiwalna polega na ocenie wartości archiwalnej akt w oparciu o
treść (zawartość) konkretnych jednostek archiwalnych. Zagadnienie ekspertyzy
archiwalnej posiada dwa aspekty: orzeczenie o wartości źródłowej akt dla badań
naukowych oraz praktyczny — polegający na sprawdzeniu zgodności kwalifikacji
archiwalnej z rzeczywistą treścią brakowanych akt. Zatem wyniki ekspertyzy są
podstawą zezwolenia na zniszczenie akt.
Brakowanie — to wydzielenie do zniszczenia akt, które utraciły już swoją
wartość praktyczną — użytkową (minął ustalony okres ich przechowywania).
Zgodnie z przepisami kancelaryjnymi obowiązującymi w wojsku, wydzielanie
części akt (kategorii „C”) do zniszczenia winno odbywać się na bieżąco już w
kancelarii ich twórcy. Ma to duży wpływ na jakość akt przeznaczonych do dalszego
przechowywania, a następnie przekazania dla archiwum. Należy tu jednak stwierdzić,
że praktyka w tym zakresie pozostawia jednak wiele do życzenia.
W archiwach wojskowych brakowania akt dokonują komisje wyznaczone
przez dowódców, którym archiwa te podlegają organizacyjnie. Zezwolenia na
niszczenie akt w tych archiwach wydaje szef Centralnego Archiwum Wojskowego.
Właściwe efekty działalności komisji brakowania akt uzależnione są głównie od
znajomości przez nie samego materiału aktowego, merytorycznej działalności
jednostki — twórcy akt oraz zasad prowadzenia brakowania. Członkowie tych komisji
muszą mieć całkowitą pewność co do właściwego i pełnego zachowania materiałów
archiwalnych o wartości źródeł historycznych. Ważne jest tu także odpowiednie
wykonywanie czynności związanych z brakowaniem.
W praktyce powoływane komisje brakowania akt wykonują swoje zadania
niekiedy mało wnikliwie, czego dowodem jest często brak właściwej oceny akt
wydzielonych
do
zniszczenia.
Najczęściej
występującym mankamentem jest
niewłaściwy zapis tytułów teczek (nie odzwierciedlający ich zawartości) w spisach akt
wydzielonych do zniszczenia. Stwarza to niewątpliwie dla Centralnego Archiwum
Wojskowego duże trudności w dokonywaniu właściwej analizy ujętych w spisie akt, a
tym samym i w wydaniu zezwolenia na ich zniszczenie. Wydaje się, że dla
polepszenia stanu brakowania akt w wojskowych archiwach terenowych należałoby
zwracać większą uwagę na odpowiedni dobór składów wyznaczanych komisji i ich
lepszą znajomość w tym zakresie przepisów archiwalnych.
Przyjmowanie akt przez archiwa wojskowe
Właściwa selekcja akt w kancelarii, a następnie ich odpowiednie
uporządkowanie i przygotowanie w celu przekazania do archiwum, to kolejny czynnik
właściwego kształtowania narastającego zasobu aktowego. Dlatego też, zagadnienia te
są tak Ważnym elementem nadzoru archiwalnego prowadzonego przez archiwa w
podległych jednostkach.
Tak więc akta w kancelarii winny narastać w sposób planowy. Ich podział na
poszczególne grupy rzeczowe i kategorie archiwalne winien być oparty o aktualny
wykaz akt, zatem akta spraw załatwionych powinny być gromadzone w odpowiednich
teczkach przedmiotowych o określonej kategorii archiwalnej. Przed zakończeniem
teczki i zszyciem, należy dokonać przeglądu jej zawartości, ewentualnie wyłączyć
pisma (sprawy) niewłaściwie tam skierowane lub w miarę potrzeby rozszerzyć jej
tytuł. Akta przekazywane do archiwum muszą również pod względem fizycznym
odpowiadać wymogom przepisów archiwalnych.
Szkolenia i konsultacje
Dobra znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych przez wszystkich,
którzy uczestniczą w procesie powstawania i gromadzenia akt, w zasadniczy sposób
rzutuje na stan narastającego zasobu archiwalnego. Temu celowi mają służyć między
innymi organizowane szkolenia i prowadzone konsultacje. Jednak mogą one spełniać
swoją rolę tylko wtedy, gdy będą właściwie przygotowane. Szkolenia winny zatem
rozszerzać, pogłębiać i ujednolicać interpretację obowiązujących normatywów.
Natomiast konsultacje pozwalają na bieżąco uzgadniać i rozwiązywać problemy
rodzące się z codziennej działalności.
Centralne Archiwum Wojskowe planuje objąć szkoleniem archiwalnym
personel archiwów okręgowych, rodzajów sił zbrojnych, wojsk i służb oraz komórek
wojskowych naczelnych organów administracji państwowej, natomiast wojskowe
archiwa terenowe prowadzą szkolenia w jednostkach objętych organizacyjnym
działaniem. Trzeba tu stwierdzić, że częstotliwość i jakość tych szkoleń jest
niewystarczająca do aktualnych potrzeb. Poza tym stosunkowo mała ilość godzin
szkolenia nie pozwala na pełną realizację wybranej tematyki.
Wnioski końcowe
Zadania archiwów wojskowych w kształtowaniu narastającego zasobu
archiwalnego są bardzo szerokie, gdyż obejmują bowiem całość procesu aktotwórczego jednostek, instytucji i zakładów wojskowych. Celem tej działalności jest
dążenie do osiągnięcia możliwie jak najlepszego stanu wewnętrznego i zewnętrznego
gromadzonych w archiwach materiałów archiwalnych o wartości historycznej.
Aby sprostać temu zadaniu winniśmy dążyć do eliminowania występujących
jeszcze
w
tym
zakresie
niedociągnięć.
Tak
więc
należy
przeanalizować
dotychczasową praktykę prowadzenia kontroli, brakowania akt oraz organizowania
szkoleń.
Winniśmy również
bardziej
oddziaływać
na
stan,
przygotowania
przyjmowanych akt — archiwa nie mogą być jedynie biernym ich odbiorcą. Trzeba
także dbać o to, aby kancelarie wspólnie z komórkami organizacyjnymi znały i
właściwie stosowały w codziennej działalności przepisy kancelaryjne i archiwalne.
Wszystko to w sposób zasadniczy wpływa na kształtowanie narastającego zasobu
archiwalnego.
W poczynaniach tych archiwa wojskowe nie mogą być zdane jedynie na
własne
siły.
Wysiłek
musi
być
również
ze
strony
twórców
zespołów,
odpowiedzialnych za właściwą selekcję, porządkowanie oraz przygotowanie akt do
przekazania.
W naszej codziennej działalności musimy mieć tę świadomość, że w zasadzie badacz
otrzyma te źródła, których wyboru dokona archiwista — a to zobowiązuje.