Regulamin Organizacyjny Administracji Uniwersytetu Śląskiego

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 21 Rektora z dnia 25 kwietnia 2007 r.
Regulamin Organizacyjny Administracji Uniwersytetu Śląskiego
Spis treści
I. Postanowienia ogólne .................................................................................................................................... - 2 II. Zasady tworzenia, łączenia, przekształcania i likwidacji jednostek administracji ......................................... - 2 A) w administracji ogólnouczelnianej ............................................................................................................. - 3 B) w jednostkach organizacyjnych ................................................................................................................. - 4 - w wydziałach ................................................................................................................................................ - 4 - w jednostkach niebędących wydziałami ....................................................................................................... - 5 - w administracji wspólnej .............................................................................................................................. - 6 III. Zasady funkcjonowania administracji ........................................................................................................... - 6 IV. System oceny pracowników ......................................................................................................................... - 8 V. Zasady kierowania administracją ................................................................................................................... - 9 Kanclerz .......................................................................................................................................................... - 9 Zastępcy kanclerza ........................................................................................................................................ - 10 Kwestor ......................................................................................................................................................... - 12 Dyrektor ........................................................................................................................................................ - 12 Kierownicy jednostek administracji .............................................................................................................. - 13 VI. Zasady sprawowania nadzoru nad administracją ........................................................................................ - 14 Rektor ............................................................................................................................................................ - 14 Kierownicy jednostek organizacyjnych ........................................................................................................ - 14 VII. Podpisywanie dokumentów ...................................................................................................................... - 15 VIII. Struktura, podporządkowanie i zakres zadań jednostek administracji ..................................................... - 15 IX . Postanowienia końcowe ............................................................................................................................. - 16 Załączniki .......................................................................................................................................................... - 17 Załącznik nr 1 Wykaz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego .................................................... - 17 Załącznik nr 1A Wykaz jednostek administracji w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego .... - 18 Załącznik nr 2 Schemat struktury organizacyjnej - podporządkowanie jednostek organizacyjnych oraz jednostek
administracji władzom Uniwersytetu ................................................................................................................ - 19 Załącznik nr 3 Schemat struktury organizacyjnej administracji ogólnouczelnianej w Uniwersytecie Śląskim- 20 Załącznik nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego ................................ - 21 I. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej .................................................................................... - 21 II. Zakresy zadań jednostek administracji ogólnouczelnianej ....................................................................... - 23 Załącznik nr 5 Zakresy zadań jednostek administracji w wydziałach ............................................................... - 52 -
-1-
I. Postanowienia ogólne
§1
1. Regulamin organizacyjny administracji zwany dalej „regulaminem”, określa
szczegółowo organizację i zasady działania administracji Uniwersytetu, w tym strukturę
organizacyjną administracji, zasady jej funkcjonowania, kierowania i sprawowania
nadzoru oraz zakresy zadań jednostek organizacyjnych administracji.
2. Administracja Uniwersytetu działa na szczeblu ogólnouczelnianym i zwana jest
w dalszej części regulaminu „administracją ogólnouczelnianą” oraz w podstawowych
i pozostałych jednostkach organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 1 do
niniejszego regulaminu, zwanych w dalszej części regulaminu „jednostkami
organizacyjnymi”.
§2
Zadaniem administracji jest:
1) wykonywanie zadań o charakterze administracyjnym, finansowym, gospodarczym,
technicznym i usługowym, w celu stwarzania warunków jak najlepszego
wykonywania zadań Uniwersytetu w zakresie badań naukowych i dydaktyki,
w określonych uwarunkowaniach.
2) organizowanie działalności socjalnej dla pracowników, studentów i doktorantów oraz
uczestniczenie w zarządzaniu mieniem Uniwersytetu.
§3
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) dyspozycji służbowej – rozumie się przez to uprawnienie do nadzoru i wydawania
poleceń w zakresie organizacji i dyscypliny pracy oraz bieżącej działalności,
2) dyspozycji merytorycznej – rozumie się przez to uprawnienie do ustalania zadań,
wydawania wiążących poleceń i kontroli ich wykonania,
3) jednostce administracji – rozumie się przez to jednostkę wymienioną w § 5, § 12
ust. 1, § 17 ust. 1, § 18, § 19 ust.1 niniejszego regulaminu,
4) pracowniku administracji – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w jednostce
administracji,
5) bezpośrednim przełożonym – rozumie się przez to kierownika jednostki
administracji, w której jest zatrudniony i któremu podlega pracownik.
II. Zasady tworzenia, łączenia, przekształcania i likwidacji jednostek
administracji
§4
Jednostki administracji można tworzyć, jeżeli łącznie zostały spełnione następujące
przesłanki:
1) wydzielenie zakresu zadań jest merytorycznie zasadne,
-2-
2) realizacja tych zadań wymaga organizacyjnego wyodrębnienia grupy pracowników
i podporządkowania ich jednemu kierownikowi.
A) w administracji ogólnouczelnianej
§5
Jednostkami administracji ogólnouczelnianej są:
1)
2)
3)
4)
5)
działy,
inspektorat, zespół radców prawnych,
sekcje (biura),
osiedla akademickie i domy asystenta,
centra.
§6
1.
Dział jest podstawową jednostką administracji ogólnouczelnianej, do którego należy
prowadzenie spraw administracyjnych, finansowych, gospodarczych, technicznych
i usługowych związanych z wykonywaniem przydzielonych zadań.
2.
Utworzenie działu jest możliwe, jeśli realizacja określonego zakresu zadań wymaga
zatrudnienia pod wspólnym kierownikiem niemniej niż 10 pracowników (wraz
z kierownikiem).
3.
W dziale można utworzyć sekcję (biuro), jeżeli specyfika realizowanych zadań
wymaga organizacyjnego wyodrębnienia co najmniej 5 pracowników (wraz
z kierownikiem sekcji).
4.
Dział, sekcję (biuro) można również utworzyć jeżeli liczba zatrudnionych w nich
pracowników jest mniejsza niż określona w ust. 2 lub 3 w przypadku, gdy
wyodrębnienie działu, sekcji, (biura) wynika z przepisów prawa lub z innych ważnych
przyczyn.
5.
Centrum jest jednostką administracji ogólnouczelnianej planującą, organizującą
i koordynującą działania istotne z punktu widzenia rozwoju Uniwersytetu i osiągania
jego celów strategicznych. W skład centrum wchodzą co najmniej dwie podstawowe
jednostki administracji ogólnouczelnianej (działy).
§7
Inspektorat jest jednostką administracji ogólnouczelnianej równorzędną działowi, do którego
zakresu zadań należy prowadzenie działalności kontrolnej lub prewencyjno - kontrolnej.
§8
Osiedle akademickie można utworzyć, jeżeli w jego skład wchodzi kilka obiektów
przeznaczonych dla zapewnienia czasowego zakwaterowania studentów, doktorantów lub
pracowników.
-3-
§9
Jednostki administracji ogólnouczelnianej, o których mowa w § 5 tworzy, łączy,
przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor, w uzgodnieniu z kanclerzem.
§ 10
1. Dla realizacji projektów na rzecz rozwoju Uniwersytetu można powoływać zespoły
składające się z pracowników różnych jednostek organizacyjnych, ustalać zadania
zespołów i termin ich wykonania oraz wyznaczać kierowników projektów.
2. Powoływanie do zespołów pracowników jednostek organizacyjnych następuje
w porozumieniu z kierownikami jednostek, w których pracownicy są zatrudnieni.
3. Zespoły może powoływać rektor a także prorektorzy i kanclerz w zakresie swych
właściwości.
§ 11
1. Jednostki administracji ogólnouczelnianej są podporządkowane kanclerzowi, a część
z nich podlega dyspozycji merytorycznej rektora i prorektorów.
2. Podległość merytoryczną jednostek administracji ogólnouczelnianej rektorowi
i prorektorom określa rektor w zarządzeniu wydawanym na początku kadencji.
B) w jednostkach organizacyjnych
- w wydziałach
§ 12
1. Jednostkami administracji w jednostkach organizacyjnych wymienionych w załączniku
nr 1 pkt. I są:
1) dziekanaty,
2) sekretariaty (biura),
3) działy lub sekcje administracyjno – gospodarcze.
2. Wykaz jednostek administracji w jednostkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3
stanowi załącznik nr 1A do niniejszego regulaminu.
§ 13
1. Dziekanat jest podstawową jednostką administracji wydziałowej służącą realizacji zadań
wydziału w zakresie obsługi procesu dydaktycznego i naukowego.
-4-
2. Dziekanaty mogą być również tworzone w jednostkach organizacyjnych niebędących
wydziałami, które prowadzą działalność naukowo - dydaktyczną lub dydaktyczną, jeżeli
wymaga tego wydzielenie zakresu zadań.
§ 14
1. Sekretariat (biuro) jest jednostką administracji w jednostce organizacyjnej, do którego
należy realizowanie spraw administracyjno - finansowych oraz wykonywanie prac
biurowych służących realizacji zadań tej jednostki organizacyjnej lub jej organów albo
instytutu, zespołu katedr / zakładów.
2. W sprawach dotyczących organizacji toku studiów oraz prowadzenia dokumentacji
osobowej pracowników jednostki, sekretariat (biuro) podlega dyspozycji merytorycznej
kierownika dziekanatu.
§ 15
1.
Dział administracyjno – gospodarczy lub sekcja administracyjno - gospodarcza są
jednostkami administracji, do których należy organizowanie i wykonywanie prac
gospodarczo – technicznych, związanych z funkcjonowaniem jednostki organizacyjnej.
2.
O utworzeniu działu lub sekcji stanowi wielkość obsługiwanej infrastruktury technicznej.
§ 16
1. Dziekanat oraz dział lub sekcję administracyjno - gospodarczą w jednostce organizacyjnej
tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor na wniosek
kierownika tej jednostki w uzgodnieniu z kanclerzem.
2. Sekretariat (biuro) w jednostce organizacyjnej tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje
dziekan, w uzgodnieniu z właściwym prorektorem.
- w jednostkach niebędących wydziałami
§ 17
1. Jednostki administracji w jednostkach organizacyjnych niebędących wydziałami
wymienionych w załączniku nr 1 pkt II i III określone są w nadanych tym jednostkom ich
regulaminach organizacyjnych albo statutach lub zarządzeniach o ich utworzeniu.
2. Jednostki, o których mowa w ust. 1 tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje rektor
w drodze zarządzenia na wniosek kierownika tej jednostki, w uzgodnieniu z właściwym
prorektorem, o ile regulamin organizacyjny lub statut tej jednostki nie stanowi inaczej.
-5-
- w administracji wspólnej
§ 18
Jednostki administracji w ośrodkach dydaktycznych współtworzonych przez różne jednostki
organizacyjne Uniwersytetu oraz w obiektach użytkowanych przez kilka jednostek tworzy,
łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor na wniosek kanclerza.
§ 19
1.
Dla zwartych obszarowo jednostek organizacyjnych ( kompleksy obiektów) mogą być
tworzone wspólne jednostki administracji gospodarczej.
2.
Jednostki, o których mowa w ust. 1 tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze
zarządzenia rektor na wniosek kierowników tych jednostek w uzgodnieniu z kanclerzem.
III. Zasady funkcjonowania administracji
§ 20
Każda jednostka administracji podejmuje i wykonuje pracę, odpowiednio do swojego zakresu
zadań, na rzecz Uniwersytetu i jego organów oraz pracowników, studentów i doktorantów
zachowując najlepsze tradycje i zwyczaje akademickie.
§ 21
1.
Do podstawowych zadań jednostek administracji należy w szczególności:
1) profesjonalne realizowanie przydzielonego zakresu zadań,
2) przygotowanie dokumentów, w tym wewnętrznych aktów prawnych w zakresie
spraw realizowanych merytorycznie,
3) przygotowanie opinii i wniosków oraz opracowywanie analiz, sprawozdań i innych
materiałów,
4) planowanie i realizacja planów rzeczowo - finansowych, zamówień publicznych,
remontów, zaopatrzenia materiałowego i innych planów,
5) stosowanie ustalonego w Uniwersytecie obiegu dokumentów i ich archiwizacja,
6) stosowanie ustalonych procedur postępowania wynikających z obowiązujących
uregulowań,
7) zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także
przestrzeganie ochrony danych osobowych i informacji niejawnych,
8) doskonalenie metod i organizacji pracy,
9) ochrona powierzonego mienia i zabezpieczenie jego sprawności technicznej,
gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania,
10) aktualizacja zbiorów przepisów prawnych związanych z zakresem zadań.
2.
Przełożony może jednostce administracji będącej w jego dyspozycji merytorycznej
rozszerzyć tymczasowo lub na stałe zakres wykonywanych zadań.
-6-
3.
Do obowiązków działów administracji ogólnouczelnianej należy koordynowanie
i sprawdzanie, w sprawach wchodzących w rzeczowy zakres ich zadań, poprawności
działalności administracji w jednostkach organizacyjnych.
4.
Zakres zadań jednostek administracji określa niniejszy regulamin. Tworzenie, łączenie
przekształcanie lub likwidacja jednostek administracji oraz zmiana zakresu ich zadań
wymaga zmiany niniejszego regulaminu.
§ 22
1.
Wykonując zadania będące częścią procedury realizowanej przez kilka jednostek
administracji ich kierownicy są obowiązani ściśle współpracować ze sobą,
w szczególności w formie: uzgodnień, konsultacji, opinii, wyjaśnień, udostępniania
materiałów i danych oraz prowadzenia wspólnie prac nad określonymi zadaniami.
2.
W przypadku braku uzgodnienia stanowisk kwestie sporne rozstrzygają kierownicy
jednostek organizacyjnych lub kanclerz stosownie do odpowiedzialności za realizowaną
procedurę.
§ 23
1. Do obowiązków pracownika administracji w szczególności należy:
1) rzetelne wykonywanie przydzielonych zadań,
2) merytoryczne i formalne przygotowywanie sprawy do decyzji przełożonego,
3) przestrzeganie ustalonych procedur postępowania wynikających z obowiązujących
uregulowań,
4) przejawianie inicjatywy przy realizacji zadań,
5) przestrzeganie obligatoryjnych terminów realizacji zadań,
6) znajomość i przestrzeganie przepisów prawa dotyczących wykonywanych prac,
7) pogłębianie wiedzy niezbędnej przy wykonywaniu prac, podnoszenie umiejętności
zawodowych i jakości wykonywanej pracy, a także sposobu jej wykonywania,
uczestniczenie w szkoleniach zawodowych,
8) przestrzeganie zasad wynikających z regulaminu pracy,
9) współpraca z innymi pracownikami przy wykonywaniu zadań,
10) dbanie o dobre imię Uniwersytetu i o poprawne relacje interpersonalne.
2. Do podstawowych uprawnień pracownika należy:
1) odmowa wykonania poleceń przełożonych, jeżeli są one sprzeczne z obowiązującymi
przepisami lub zasadami prawidłowej gospodarki, chyba że zostały one wydane
ponownie na piśmie,
2) inne uprawnienia wynikające z obowiązujących przepisów lub uregulowań
wewnętrznych.
3.
Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną i służbową w zakresie szkód
wynikających z niedopełnienia swoich obowiązków i nieegzekwowania swoich
uprawnień.
-7-
§ 24
1. Każdy pracownik administracji podlega kierownikowi jednostki administracji, w której
pracuje. W zakresie czynności bezpośredni przełożony przydziela pracownikowi
szczegółowe zadania oraz uprawnienia niezbędne do ich wykonania.
2. Bezpośredni przełożony może polecić pracownikowi, za jego zgodą wykonanie prac nie
wymienionych w jego zakresie czynności, a wynikających z potrzeb jednostki, o ile
pracownik posiada kwalifikacje do ich wykonania.
3. W celu zapewnienia sprawnego wykonywania zadań w jednostce administracji,
w przypadku nieobecności pracownika, bezpośredni przełożony wyznacza zastępstwo.
4. Pracownik administracji odpowiada przed bezpośrednim przełożonym za realizację
powierzonych mu zadań, w szczególności ponosi odpowiedzialność za niewykonanie
zadania lub nieterminowe jego wykonanie.
5. O zagrożeniach niewykonania zadania w terminie pracownik jest obowiązany
powiadomić bezpośredniego przełożonego z odpowiednim wyprzedzeniem, w celu
usunięcia przyczyny niewykonania zadania lub przesunięcia terminu jego wykonania.
IV. System oceny pracowników
§ 25
1. Pracownicy administracji podlegają ocenie pracy niezależnie od wymiaru zatrudnienia
i zajmowanego stanowiska. Podstawę oceny stanowi realizacja powierzonych
pracownikowi zadań.
2. System oceny obejmuje:
1) ocenę wstępną - dotyczy kandydata do pracy i nowego pracownika (w okresie
próbnym) w zakresie:
 sprawdzenia w trakcie naboru rzeczywistych umiejętności kandydata
w stosunku do wymagań kwalifikacyjnych pożądanych umiejętności
związanych ze stanowiskiem pracy,
 oceny pracy po zakończonym okresie próbnym, zgodnie z przyjętym
programem wdrażania nowego pracownika do docelowych zadań
przewidzianych dla tego stanowiska,
2) ocenę bieżącą – ocena
ma charakter nie sformalizowany i winna być
wynikiem codziennej obserwacji pracy pracowników przez przełożonego . Wynik
tej oceny winien być odzwierciedlony w przyznawanych pracownikom
comiesięcznych premiach indywidualnych.
3) ocenę okresową, która ma charakter sformalizowany i winna obejmować
kompleksową opinię o pracy pracowników w zakresie zarówno kompetencji
zawodowych jak i zachowań pracowniczych.
-8-
3. Cel oceny:
1) udzielenie informacji zwrotnej pracownikowi na temat jego kompetencji;
2) systematyczne pozyskiwanie zobiektywizowanych informacji na temat efektywności
pracownika, ułatwiających podejmowanie decyzji kadrowych;
3) wsparcie kierowników w procesie rozwijania polityki kadrowej;
4) wyróżnienie pracowników o wybitnych kompetencjach oraz wskazanie potrzeb
i obszarów rozwoju pracowników, niespełniających oczekiwań co do poziomu
kompetencji.
4. Ocena okresowa, przeprowadzana jest zgodnie z zasadami i trybem określonym przez
Rektora w porozumieniu z Kanclerzem.
5. Ocenę okresową przeprowadza się raz do roku.
V. Zasady kierowania administracją
Kanclerz
§ 26
1.
Kanclerz kieruje administracją ogólnouczelnianą i podlegają mu wszystkie jednostki
administracji ogólnouczelnianej, z wyłączeniem jednostek podlegających wyłącznej
dyspozycji rektora.
2.
Kanclerz, poza zakresem określonym w Statucie UŚ:
1) uczestniczy w opracowywaniu strategii rozwoju Uniwersytetu, przeprowadza analizy
określające ekonomiczne, techniczne i organizacyjne możliwości realizacji strategii,
2) monitoruje bieżącą działalność Uniwersytetu w zakresie zgodności z obowiązującymi
planami rzeczowo – finansowymi oraz założonymi celami strategicznymi,
3) organizuje, kontroluje i nadzoruje realizację zadań wykonywanych przez
administrację ogólnouczelnianą z wyłączeniem jednostek administracji będących
tylko w dyspozycji rektora,
4) zabezpiecza funkcjonowanie Uniwersytetu w zakresie obsługi procesu dydaktycznego
i badawczego przez utrzymywanie sprawnej, bezpiecznej i oszczędnej infrastruktury
technicznej oraz zapewnia niezbędne dostawy i usługi,
5) doskonali pracę administracji uczelnianej przez jej profesjonalizację, optymalizację
struktury organizacyjnej i wykorzystywanie informatycznych systemów
wspomagających zarządzanie,
6) uczestniczy w opracowywaniu projektów związanych z rozwojem Uniwersytetu
dofinansowywanych ze środków zewnętrznych,
7) pełni funkcję przełożonego w stosunku do kierowników i pracowników
podporządkowanych jednostek administracji; dba o rozwój zawodowy podległych
pracowników oraz o zapewnienie odpowiednich warunków ich pracy,
8) ustala zakresy obowiązków podporządkowanych kierowników jednostek
administracji, a w przypadku jednostek będących w dyspozycji prorektorów uzgadnia
z nimi te zakresy oraz zatwierdza zakresy obowiązków pracowników
podporządkowanych jednostek administracji.
-9-
§ 27
1.
Kanclerz podlega wyłącznie rektorowi i ponosi przed nim odpowiedzialność za
skutki
podjętych przez siebie decyzji lub złożonych w imieniu Uniwersytetu
oświadczeń woli.
2.
Kanclerz współdziała z prorektorami w zakresie zadań wyznaczonych przez rektora.
3.
W razie okresowej nieobecności kanclerza lub czasowej niemożności wykonywania
przez niego obowiązków, zastępuje go, niebędący kwestorem zastępca kanclerza,
wyznaczony przez kanclerza, za zgodą rektora.
Zastępcy kanclerza
§ 28
Zastępcami kanclerza są:
1)
2)
3)
4)
zastępca kanclerza ds. rozwoju i współpracy z gospodarką,
zastępca kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego,
zastępca kanclerza ds. administracyjnych i zarządzania mieniem,
kwestor.
§ 29
1.
Do obowiązków zastępcy kanclerza należy:
1) nadzór nad planowaniem i realizacją zadań przekazanych przez kanclerza i kontrola
ich wykonania oraz ciągłe analizowanie stosowanych rozwiązań organizacyjnych,
technicznych, formalno-prawnych i ekonomicznych w kontekście poprawy jakości
i efektywności pracy,
2) udział w opracowywaniu projektów związanych z rozwojem Uniwersytetu
dofinansowywanych ze środków zewnętrznych,
3) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków zgodnie z udzielonym upoważnieniem,
4) pełnienie funkcji przełożonego w stosunku do kierowników i pracowników
podporządkowanych mu jednostek administracji realizujących zadania zlecone;
dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników
oraz o zapewnienie
odpowiednich warunków ich pracy,
5) ustalanie zakresu obowiązków podporządkowanych mu kierowników jednostek
administracji, a w przypadku jednostek będących w dyspozycji prorektorów
uzgadnianie z nimi tych zakresów oraz zatwierdzanie zakresów obowiązków
pracowników podporządkowanych jednostek administracji.
2.
Do zastępcy kanclerza stosuje się odpowiednio postanowienia § 27 ust. 2.
- 10 -
§ 30
Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. rozwoju i współpracy z gospodarką należy:
1) przygotowywanie strategii pozyskiwania funduszy,
2) pozyskiwanie środków na projekty realizowane przez Uniwersytet,
3) nadzór nad realizacją i tworzeniem interdyscyplinarnych projektów związanych
z rozwojem Uniwersytetu,
4) pozyskiwanie nowych inwestorów,
5) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z potencjalnymi sponsorami,
6) przedstawianie i negocjowanie warunków współpracy z szeroko rozumianym
otoczeniem (biznes, gospodarka, samorząd, absolwenci, kultura),
7) nadzór nad przygotowywaniem ofert i wniosków aplikacyjnych skierowanych do
darczyńców indywidualnych oraz instytucji (fundacji, funduszy strukturalnych Unii
Europejskiej i innych),
8) współpraca z organami Uniwersytetu w zakresie obsługi administracyjnej procesu
badawczego,
9) podejmowanie działań zmierzających do wzrostu umiędzynarodowienia Uniwersytetu.
§ 31
Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego należy:
1) nadzór nad realizacją procesu inwestycyjnego,
2) nadzór nad infrastrukturą techniczną Uniwersytetu w zakresie jej bezpośredniego
i prawidłowego funkcjonowania oraz koniecznych modyfikacji jakościowych
i ilościowych,
3) udział w tworzeniu i realizacji projektów rozwoju infrastruktury technicznej
Uniwersytetu,
4) nadzór nad procesem udzielania zamówień publicznych,
5) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki magazynowej Uniwersytetu oraz
zapewnieniem dostaw aparatury, towarów i usług niezbędnych do prowadzenia
procesu dydaktycznego i badawczego,
6) nadzór oraz zabezpieczenie potrzeb transportowych Uniwersytetu.
§ 32
Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. administracyjnych i zarządzania mieniem
należy:
1) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków funduszu pomocy materialnej dla
studentów i doktorantów,
2) współpraca z organami Uniwersytetu oraz samorządem studenckim i doktorantów
w zakresie realizacji zabezpieczenia ich potrzeb socjalno-bytowych oraz
kulturalnych,
3) nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem składnikami mienia w Uniwersytecie,
- 11 -
4) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w zakresie
zarządzania
nieruchomościami
oraz
zapewnienia
przez
administrację
ogólnouczelnianą prawidłowego funkcjonowania obiektów,
5) nadzór nad organizacją oraz zabezpieczeniem realizacji usług o charakterze
administracyjno – gospodarczym dla Uniwersytetu wykonywanych przez firmy
zewnętrzne,
6) nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych, w tym prawidłowa organizacja
inwentaryzacji w Uniwersytecie,
7) zarządzanie domami asystenta i osiedlami akademickimi.
Kwestor
§ 33
Do obowiązków kwestora należy:
1) wykonywanie obowiązków głównego księgowego zgodnie z ustawą o finansach
publicznych,
2) organizacja kontroli wewnętrznej i kontroli finansowej w Uniwersytecie,
3) opracowanie zasad polityki rachunkowości,
4) współudział w opracowywaniu założeń polityki finansowej Uniwersytetu.
§ 34
1. Kwestor odpowiada przed rektorem z tytułu pełnienia funkcji głównego księgowego.
2. Kwestor realizuje przekazany mu zakres obowiązków i odpowiedzialności jako główny
księgowy przy pomocy zastępców.
3. Kwestor określa zakresy obowiązków i odpowiedzialności zastępców w uzgodnieniu
z rektorem.
4. W razie okresowej nieobecności kwestora lub czasowej niemożności wykonywania przez
niego obowiązków zastępuje go wyznaczony przez kwestora jego zastępca.
§ 35
Szczegółowe zakresy obowiązków i odpowiedzialności zastępców kanclerza określa kanclerz
w uzgodnieniu z rektorem.
Dyrektor
§ 36
1.
W razie wystąpienia potrzeby powierzenia nadzoru nad wykonywaniem zadań o istotnym
dla Uniwersytetu znaczeniu rektor na wniosek kanclerza, może utworzyć w administracji
- 12 -
ogólnouczelnianej stanowiska dyrektorów. Osobie zatrudnionej na tym stanowisku
przekazuje się stosowne uprawnienia.
2.
Na wniosek dyrektora, zaopiniowany przez kanclerza, rektor może utworzyć
w administracji ogólnouczelnianej stanowisko zastępcy dyrektora.
3. Zastępca dyrektora zastępuje dyrektora w czasie jego nieobecności.
4. Do zastępcy dyrektora postanowienia § 38 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.
Kierownicy jednostek administracji
§ 37
1. Do podstawowych obowiązków kierowników jednostek administracji, o których mowa
w § 5 oraz w § 12 ust. 1, § 17 ust. 1, § 18 i § 19 ust. 1 należy:
1) organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie wykonywanych zadań wchodzących
w zakres działania jednostki administracji, którą kierują, zgodnie z ustalonymi
procedurami i przepisami prawa,
2) wdrażanie i stosowanie nowoczesnych technik biurowych oraz wykorzystywanie
programów informatycznych usprawniających realizację zadań jednostki
administracji,
3) zapewnienie przestrzegania przez pracowników porządku i dyscypliny pracy oraz
przepisów: o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, bhp i p.poż.,
4) dbanie o właściwy poziom zawodowy pracowników jednostki i kierowanie ich na
szkolenia,
5) sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie działalności jednostki, którą kieruje
oraz w zakresie wszelkich wydatków, obrotu materiałów i środków trwałych,
6) bieżące zapoznawanie się z obowiązującymi przepisami oraz zarządzeniami
wewnętrznymi, informowanie pracowników o ich treści oraz stosowanie tych
przepisów w pracy jednostki,
7) wnioskowanie w sprawach pracowników jednostki, a w szczególności dotyczących:
zatrudniania, wynagradzania, urlopów, premiowania, ustalanie zakresów czynności
podległych pracowników, dokonywanie bieżącej oceny ich pracy,
8) nadzór nad mieniem powierzonym jednostce.
2.
Kierownicy jednostek administracji ponoszą odpowiedzialność materialną i służbową
w zakresie szkód wynikłych z niedopełnienia swoich obowiązków i nie egzekwowania
swoich uprawnień.
§ 38
1.
Kierownika jednostki administracji w czasie jego nieobecności zastępuje jego zastępca,
a w razie nieobecności zastępcy osoba wyznaczona na piśmie.
2.
Zastępca kierownika jednostki administracji nadzoruje i realizuje zadania określone przez
jej kierownika i odpowiada przed nim za całokształt powierzonych spraw.
- 13 -
3.
Zastępca kierownika jednostki administracji podlega jej kierownikowi.
VI. Zasady sprawowania nadzoru nad administracją
Rektor
§ 39
1.
Nadzór nad administracją Uniwersytetu sprawuje rektor.
2.
Rektor ustala odrębnie szczegółowy zakres obowiązków w zakresie spraw
administracyjnych pozostających w jego wyłącznej dyspozycji oraz przekazanych
prorektorom, kanclerzowi i kwestorowi na okres sprawowania kadencji.
Kierownicy jednostek organizacyjnych
§ 40
1. Nadzór nad administracją w jednostkach organizacyjnych wyszczególnionych
w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu sprawują kierownicy tych jednostek, zgodnie
z zasadami i w trybie określonym w niniejszym regulaminie.
2. Do zakresu obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust.1 poza
zakresem określonym w Statucie UŚ należy:
1) zapewnienie należytego funkcjonowania jednostki w zakresie zadań o charakterze
administracyjnym, finansowym, gospodarczym i technicznym,
2) inicjowanie rozwiązań w sprawach organizacji administracji w jednostce
organizacyjnej w porozumieniu z kanclerzem,
3) opracowanie planów rzeczowo – finansowych i ich realizacja,
4) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie
zobowiązań
finansowych i dokonywanie wydatków zgodnie z udzielonym upoważnieniem,
5) uzgadnianie sposobu realizacji zadań z właściwymi jednostkami administracji
ogólnouczelnianej w zakresie spraw nad którymi administracja ogólnouczelniana
sprawuje nadzór lub kontrolę,
6) ustalenie zakresu obowiązków kierowników i pracowników administracji
bezpośrednio mu podporządkowanych,
7) wnioskowanie w sprawach zatrudnienia, wynagrodzenia, premiowania i nagradzania
pracowników; kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy pracowników jednostek
administracji.
3. Podejmowanie decyzji lub składanie oświadczeń woli, jeżeli powodują one skutki
finansowe dla Uniwersytetu, wymaga uprzedniego uzgodnienia z kwestorem.
- 14 -
VII. Podpisywanie dokumentów
§ 41
1. Dokumenty przedstawione do podpisu kierownikowi jednostki organizacyjnej wymagają
zaakceptowania przez kierownika jednostki administracji, w której zostały przygotowane.
2. Każdy dokument winien być parafowany przez pracownika, który go przygotował oraz
pracowników, z którymi jego treść została uzgodniona. Parafowanie dokumentu oznacza
jego akceptację w aspekcie organizacyjnym, finansowym i prawnym.
3. Prorektorzy, kanclerz i zastępcy kanclerza oraz kierownicy jednostek, o których mowa
w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu, podpisują dokumenty według właściwości
wynikającej z ich zakresu działania zgodnie z udzielonym przez rektora upoważnieniem.
4. Do podpisywania dokumentów mających na celu nabycie praw lub zaciąganie zobowiązań
stosuje się przepisy ustawy i Statutu UŚ.
VIII. Struktura, podporządkowanie i zakres zadań jednostek administracji
§ 42
Schemat struktury organizacyjnej Uniwersytetu i podporządkowanie jednostek
organizacyjnych oraz jednostek administracji władzom uczelni przedstawia załącznik nr 2 do
niniejszego regulaminu.
§ 43
1. Podporządkowanie kanclerzowi jednostek administracji ogólnouczelnianej, określa
schemat struktury organizacyjnej, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
2. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej wraz z ich zakresem zadań, stanowi
załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.
§ 44
1. Jednostki administracji w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych niebędących
wydziałami - o których mowa w § 12 ust. 1 i § 17 ust. 1, podlegają dziekanom lub
kierownikom tych jednostek.
2. Jednostki administracji wspólnej podlegają kanclerzowi. W wyjątkowych
przypadkach jednostki administracji wspólnej mogą podlegać dziekanom lub
kierownikom jednostek organizacyjnych niebędących wydziałami. Funkcjonujące
w Uniwersytecie jednostki administracji wspólnej wyszczególnione są w:
1) części B załącznika nr 1A do niniejszego regulaminu – jednostki administracji
wspólnej podległe dziekanom lub kierownikom jednostek organizacyjnych
niebędących wydziałami;
- 15 -
2) załączniku nr 4 do niniejszego regulaminu – jednostki administracji wspólnej podległe
kanclerzowi.
§ 45
1. Zakresy zadań jednostek administracji w wydziałach określa załącznik nr 5 do niniejszego
regulaminu.
2. Zakresy zadań jednostek administracji w jednostkach organizacyjnych, o których mowa
w § 17 ust. 1, § 18 i § 19 ust. 1 określane są w regulaminach organizacyjnych lub statutach
tych jednostek organizacyjnych albo w zarządzeniach o ich utworzeniu.
IX . Postanowienia końcowe
§ 46
Kanclerz zobowiązany jest dostosować strukturę organizacyjną administracji
ogólnouczelnianej do postanowień niniejszego regulaminu najpóźniej do końca 2007 r.
- 16 -
Załączniki
Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego
Wykaz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego
I.
II.
III.
Wydziały
1/ Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii
2/ Wydział Prawa i Administracji
3/ Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach
4/ Wydział Filologiczny
5/ Wydział Nauk Społecznych
6/ Wydział Biologii i Ochrony Środowiska
7/ Wydział Nauk o Ziemi
8/ Wydział Pedagogiki i Psychologii
9/ Wydział Radia i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego
10/ Wydział Artystyczny
11/ Wydział Etnologii i Nauk o Edukacji
12/ Wydział Teologiczny
Jednostki organizacyjne niebędące wydziałami
1/ Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych
2/ Studium Wychowania Fizycznego i Sportu
3/ (uchylony)
4/ Szkoła Zarządzania Uniwersytetu Śląskiego
5/ (uchylony)
6/ (uchylony)
7/ Centrum Studiów nad Człowiekiem i Środowiskiem
8/ Szkoła Języka i Kultury Polskiej
9/ Międzywydziałowa Pracownia Badań Strukturalnych
10/ (uchylony)
11/ Centrum Kształcenia Ustawicznego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach,
w tym:
- Wszechnica Śląska - Uniwersyteckie Towarzystwo Naukowe
- Uniwersytet Trzeciego Wieku
12/ Centrum Kształcenia na Odległość w Uniwersytecie Śląskim
13/ Studium Intensywnej Nauki Języka Angielskiego
14/ Wydawnictwo Uniwersytetu Śląskiego
15/ Archiwum Uniwersytetu Śląskiego
16/ Biblioteka Uniwersytetu Śląskiego
17/ Ośrodek Studiów Europejskich Uniwersytetu Śląskiego
/działalność zawieszona zarządzeniem Rektora nr 1 z dnia 4 stycznia
2006 r./
18/ Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych
19/ Kolegium Indywidualnych Studiów Międzyobszarowych Uniwersytetu Śląskiego
w Katowicach
Jednostki wspólne
1/ (uchylony)
2/ Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka
- 17 -
Załącznik nr 1A do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego
A. Wykaz jednostek administracji w wydziałach
I. Dziekanaty
1. Dziekanat Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii
2. Dziekanat Wydziału Prawa i Administracji
3. Dziekanat Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach
4. Dziekanat Wydziału Filologicznego
5. Dziekanat Wydziału Nauk Społecznych
6. Dziekanat Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska
7. Dziekanat Wydziału Nauk o Ziemi
8. Dziekanat Wydziału Pedagogiki i Psychologii
9. Dziekanat Wydziału Radia i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego
10. Dziekanat Wydziału Artystycznego
11. Dziekanat Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji
12. Dziekanat Wydziału Teologicznego
II. Działy Administracyjno - Gospodarcze i Samodzielne Sekcje Administracyjno Gospodarcze
1. (uchylony)
2. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Prawa i Administracji
3. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Informatyki i Nauki
o Materiałach
4. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Filologicznego
5. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Nauk Społecznych
6. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Biologii i Ochrony
Środowiska
7. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Nauk o Ziemi
8. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Pedagogiki i Psychologii
9. Samodzielna Sekcja Administracyjno-Gospodarcza Wydziału Radia
i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego
B. Wykaz jednostek administracji wspólnej
1. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Cieszyńskiego – podległy
dziekanom Wydziałów: Artystycznego oraz Etnologii i Nauk o Edukacji (zadania
działu określone są w pkt. 25 rozdziału II załącznika nr 4 do niniejszego regulaminu)
2. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Chorzowskiego – podległy
Dyrektorowi Śląskiego Międzyuczelnianego Centrum Edukacji i Badań
Interdyscyplinarnych (zadania działu określone są w pkt. 25 rozdziału II załącznika nr
4 do niniejszego regulaminu)
- 18 -
Załącznik nr 2 Schemat struktury organizacyjnej - podporządkowanie
organizacyjnych oraz jednostek administracji władzom Uniwersytetu
- 19 -
jednostek
Załącznik nr 3 Schemat
w Uniwersytecie Śląskim
struktury
organizacyjnej
- 20 -
administracji
ogólnouczelnianej
Załącznik nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego
I. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej
1. Gabinet Rektora
1.1. Dział Informacji i Promocji
1.2. Dział Kształcenia
2. Dział Spraw Obronnych i Ochrony
3. Kancelaria Niejawna
4. Zespół Radców Prawnych
5. Inspektorat BHP i OP
6. Dział Audytu
7. Dział Kontroli Wewnętrznej
8. Biuro Rzeczników Patentowych
___________________________________________________________________________
9. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych
10. Dział Organizacyjno – Prawny
11. Biuro Karier
12. Dział Administracji Sieci i Usług Sieciowych
13. Dział Informatycznej Obsługi Toku Studiów
14. Dział Informatycznych Systemów Zarządzania
15. Dział Portalu i Serwisu WWW
16. Sekcja Teletechniczna
___________________________________________________________________________
17. Dział Współpracy z Zagranicą
18. Centrum ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką
18.1. Dział Nauki
18.2. Biuro Współpracy z Gospodarką (dział)
19. Dział Projektów
20. (uchylony)
21. (uchylony)
___________________________________________________________________
22. (uchylony)
23. Centrum Obsługi Studentów
24. Dział Gospodarowania Nieruchomościami
25. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Katowickiego
26. Dział Inwentaryzacji
27. Kancelaria Ogólna
28. Osiedla Akademickie i Domy Asystenta
29. (uchylony)
___________________________________________________________________________
30. Dział Inwestycji i Infrastruktury Budowlanej
31. Dział Logistyki
32. Dział Zamówień Publicznych
______________________________________________________________________
33. Dział Księgowości Głównej
34. Dział Księgowości Projektów
- 21 -
35. Dział Finansowy
36. Dział Płac
37. Dział Księgowości Majątkowej
38. Dział Budżetowania i Kontrolingu
- 22 -
II. Zakresy zadań jednostek administracji ogólnouczelnianej
1. Gabinet Rektora
Do zadań Gabinetu Rektora należy:
w zakresie obsługi sekretarskiej rektora i prorektorów:
1. rejestrowanie i opracowywanie korespondencji rektorskiej – przekazywanie
korespondencji z dyspozycją rektora lub prorektorów dotyczącą dalszego
załatwienia lub prowadzenia do wskazanych wg właściwości jednostek
organizacyjnych Uczelni,
2. prowadzenie dziennika „Ewidencja skarg i wniosków” – ewidencja skarg
kierowanych do Rektora, przekazywanie wniosków do właściwych jednostek do
wyjaśnienia i kontrola terminowości załatwiania skarg oraz prowadzenie „Książki
kontroli” – rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie kontroli przez organy
i instytucje kontroli zewnętrznej,
3. właściwe przechowywanie i używanie pieczęci Uniwersytetu oraz druków
rektorskich pozostających w dyspozycji sekretariatów,
4. wykonywanie wszelkich czynności związanych z uwierzytelnianiem dyplomów
ukończenia studiów wyższych i ich odpisów oraz świadectw ukończenia studiów
podyplomowych,
5. obsługa gości rektora oraz oficjalnych delegacji rektorskich (z zachowaniem zasad
protokołu dyplomatycznego).
w zakresie obsługi funkcjonowania rektora i prorektorów:
1. organizacja posiedzeń Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium RektorskoDziekańskiego, spotkań inicjowanych przez rektora i prorektorów oraz posiedzeń
konferencji rektorskich organizowanych w Uniwersytecie Śląskim: Konferencja
Rektorów Uniwersytetów Polskich (KRUP), Konferencja Rektorów Uniwersytetów
Śląskich (KRUŚ), Regionalna Konferencja Rektorów Uczelni Akademickich
(RKRUA),
2. koordynacja prac w zakresie gromadzenia materiałów niezbędnych dla terminowego
opracowania sprawozdań rektora z działalności Uniwersytetu oraz przygotowywanie
wystąpień, przemówień i innych dokumentów okolicznościowych rektora
i prorektorów,
3. wykonywanie prac technicznych związanych z powoływaniem komisji
uniwersyteckich (senackich i rektorskich) oraz wskazywanie jednostek obsługujących
działalność poszczególnych komisji, prowadzenie aktualnego rejestru działających
w Uczelni komisji,
4. prowadzenie wszelkich zadań związanych z realizacją wniosków wydziałów
i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu o: nadanie pracownikom Uczelni orderów
i odznaczeń państwowych oraz Medalu Komisji Edukacji Narodowej, przyznanie
przez Senat Uniwersytetu odznak „Zasłużony dla Uniwersytetu Śląskiego” oraz
przyznanie nauczycielom akademickim Nagrody „Pro Scientia et Arte”,
5. współdziałanie – w zakresie wynikającym z decyzji Rektora – w organizowaniu przez
inne jednostki uroczystości uniwersyteckich: inauguracja roku akademickiego,
obchody Święta Uniwersytetu, uroczystości nadania godności doktora honoris causa,
inne uroczystości akademickie oraz przygotowywanie udziału rektora
w uroczystościach państwowych,
- 23 -
6.
7.
dbanie o stroje członków Senatu, insygnia władz rektorskich i dziekańskich, sztandar
Uniwersytetu oraz prowadzenie „Księgi pamiątkowej” Uniwersytetu,
czuwanie nad prawidłowym i zgodnym z przepisami oraz w granicach
zatwierdzonego limitu wydatkowaniem środków funduszu reprezentacyjnego
w obszarze Gabinetu Rektora.
1.1. Dział Informacji i Promocji
Do zakresu zadań Działu Informacji i Promocji należy: promocja Uniwersytetu Śląskiego
w kraju; prowadzenie działalności popularyzatorskiej, informującej i reklamowej
o Uniwersytecie Śląskim; organizacja uroczystości i imprez akademickich; prowadzenie PR
wewnętrznego i zewnętrznego Uniwersytetu oraz kreowanie wizerunku Uczelni.
1. Do zadań Biura Promocji i Imprez Akademickich należy prowadzenie spraw
w zakresie:
1) promocji Uniwersytetu Śląskiego w kraju,
2) działalności popularyzatorskiej, informującej i reklamowej o Uniwersytecie
Śląskim,
3) organizacji uroczystości i imprez akademickich,
4) prowadzenia PR wewnętrznego Uczelni,
5) prowadzania PR zewnętrznego, kreowanie wizerunku Uczelni,
6) kontaktów z lokalną i ogólnokrajową prasą, radiem i telewizją,
7) zarządzania treścią serwisu WWW, szatą graficzną oraz dbałością
o dalekoplanowy rozwój serwisu,
8) bieżącej współpracy z Gabinetem Rektora a zwłaszcza z rzecznikiem prasowym
Uczelni,
9) prowadzenia działalności marketingowej,
10) sporządzania planu zakupów materiałów reklamowych,
11) realizacji zamówień publicznych dotyczących promocji Uczelni,
12) kreowania działań promocyjnych Uniwersytetu skierowanych do absolwentów
Uczelni, w tym informowanie ich o działalności Uczelni i ofercie edukacyjnej.
2. Do zadań Biura Prasowego należy prowadzenie spraw w zakresie:
1) zarządzania treścią serwisu WWW, szatą graficzną oraz dbałością
o dalekoplanowy rozwój serwisu,
2) bieżącej współpracy z Gabinetem Rektora, a w szczególności z rzecznikiem
prasowym Uczelni,
3) promocji Uniwersytetu Śląskiego w kraju i zagranicą,
4) prowadzenia PR wewnętrznego Uczelni,
5) prowadzania PR zewnętrznego, kreowanie wizerunku Uniwersytetu,
6) kontaktów z lokalną i ogólnokrajową prasą, radiem i telewizją,
7) realizacji zadań związanych z wydawaniem Gazety Uniwersyteckiej.
3. Zakres zadań związanych z wydawaniem „Gazety Uniwersyteckiej UŚ”:
1) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i informującej o Uniwersytecie
Śląskim,
2) zawieranie umów ze współpracownikami Gazety Uniwersyteckiej UŚ,
- 24 -
3)
4)
5)
6)
7)
8)
zawieranie umów z drukarnią,
dystrybucja Gazety Uniwersyteckiej UŚ,
dyżury redakcyjne,
nadzór nad przygotowaniem internetowej wersji Gazety Uniwersyteckiej UŚ,
prowadzenie PR wewnętrznego Uniwersytetu,
prowadzanie PR zewnętrznego, kreowanie wizerunku Uniwersytetu.
4. Do zadań UŚ TV. Telewizja internetowa Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach
należy:
1) prowadzenie relacji telewizyjnych (rejestracja i online) z wydarzeń związanych
z Uniwersytetem,
2) przygotowywanie materiałów filmowych związanych z wszelkimi polami
działalności członków społeczności akademickiej Uniwersytetu,
3) prowadzenie strony domowej UŚ TV, praktyczna nauka studentów dziennikarstwa
telewizyjnego,
4) wszelka inna działalność zlecona przez przełożonych.
1.2. Dział Kształcenia
Do zadań Działu Kształcenia należy:
1. nadzór merytoryczny nad całością spraw związanych z rekrutacją kandydatów na
wszystkie kierunki, poziomy i formy studiów w Uniwersytecie, w tym opracowanie
regulacji prawnych dotyczących rekrutacji,
2. obsługa administracyjna Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej,
3. prowadzenie spraw związanych z organizacją procesu dydaktycznego na wszystkich
studiach prowadzonych w Uniwersytecie,
4. współdziałanie z jednostkami dydaktycznymi przy tworzeniu nowych kierunków
i specjalności studiów,
5. prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem zajęć dydaktycznych
w poszczególnych jednostkach dydaktycznych Uniwersytetu, w tym rozliczanie
pensum, godzin ponadwymiarowych i zleconych,
6. prowadzenie albumu studenta,
7. prowadzenie księgi dyplomów,
8. sporządzanie decyzji administracyjnych podejmowanych w sprawach studentów
i doktorantów w zakresie toku studiów, w II instancji,
9. koordynacja i nadzór nad programem mobilności studentów i doktorantów MOST,
10. obsługa administracyjna Senackiej Komisji ds. Kształcenia,
11. sporządzanie zbiorczych zamówień na druki ścisłego zarachowania, obowiązujące
w procesie dydaktycznym oraz nadzór nad ich rozliczaniem,
12. udział w opracowywaniu projektów związanych z pozyskiwaniem środków
zewnętrznych na dydaktykę.
Do zadań Biura ds. Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Śląskim należy:
Głównym zadaniem Biura ds. Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Śląskim jest
wspomaganie podejmowanych przez Uczelniany Zespół ds. Jakości Kształcenia działań
o charakterze koncepcyjnym i organizacyjnym oraz koordynacja przedsięwzięć
zmierzających do zapewnienia i podnoszenia jakości studiów na Uniwersytecie.
- 25 -
Do szczegółowych zadań Biura należą:
1) koordynowanie badań jakości kształcenia i opracowanie raportów z tych badań;
skanowanie kwestionariuszy ankiety oceny zajęć dydaktycznych;
2) merytoryczne wsparcie działania informatycznych narzędzi Systemu Zapewniania
Jakości Kształcenia;
3) przygotowanie rocznego sprawozdania na temat jakości kształcenia w Uniwersytecie;
4) dbanie o spójną politykę informacyjną w zakresie jakości kształcenia, w tym
organizacja szkoleń i seminariów dla członków społeczności akademickiej
Uniwersytetu;
5) promowanie dobrych praktyk w zakresie jakości kształcenia ze szczególnym
uwzględnieniem wniosków z przeprowadzonych akredytacji;
6) opracowywanie analiz w zakresie jakości kształcenia zleconych przez prorektora
odpowiedzialnego za sprawy kształcenia;
7) wspieranie działań pełnomocników rektora odpowiadających za System Zapewniania
Jakości Kształcenia i Krajowe Ramy Kwalifikacji oraz współpraca z pełnomocnikami
kierowników jednostek ds. Systemu Zapewniania Jakości Kształcenia;
8) obsługa administracyjna Uczelnianego Zespołu ds. Jakości Kształcenia i Zespołu
ds. Wdrażania Krajowych Ram Kwalifikacji oraz współpraca z organami
Uniwersytetu uczestniczącymi w kreowaniu polityki w zakresie kształcenia;
9) monitorowanie działania systemów zapewniania jakości kształcenia w jednostkach
Uniwersytetu, monitorowanie doświadczenia wybranych szkół wyższych w zakresie
jakości kształcenia;
10) koncepcyjne i organizacyjne wsparcie pracy struktur Systemu Zapewniania Jakości
Kształcenia w jednostkach.
2.
Dział Spraw Obronnych i Ochrony
Obronnych i Ochrony
Do zadań Działu Spraw Obronnych i Ochrony należy:
1. w zakresie planowania operacyjnego i obrony cywilnej:
1) opracowywanie
planów
operacyjnych,
regulaminów
organizacyjnych,
harmonogramów i instrukcji o charakterze obronnym i ochronnym, z zakresu obrony
cywilnej oraz zwalczania skutków klęsk żywiołowych,
2) organizowanie i prowadzenie szkolenia obronnego, treningów i ćwiczeń zespołu
kierowania, członków formacji obrony cywilnej oraz pracowników Uniwersytetu,
3) współpraca z WKU w zakresie spraw dotyczących reklamacji z urzędu, przydziałów
organizacyjno-mobilizacyjnych do formacji obrony cywilnej, planowania obronnego
i obrony cywilnej, świadczeń osobistych i rzeczowych,
4) prowadzenie działalności kontrolnej w stosunku do wszystkich jednostek
organizacyjnych realizujących zadania obronne;
2.
w zakresie ochrony informacji niejawnych:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków
bezpieczeństwa fizycznego,
2) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których mają być
przetwarzane informacje niejawne i przeprowadzenie jego akredytacji,
3) opracowywanie dokumentów szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemu
teleinformatycznego i procedur bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego,
- 26 -
4) współpraca z komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa w zakresie ochrony
informacji niejawnych;
3.
4.
w zakresie ochrony danych osobowych:
1) nadzorowanie i koordynowanie zasad postępowania przy przetwarzaniu danych
osobowych i kontrolowanie stopnia zabezpieczenia tych danych,
2) prowadzenie ewidencji osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych oraz
ewidencji udzielanych informacji instytucjom i osobom spoza Uniwersytetu;
w zakresie ochrony osób i mienia:
1) opracowywanie i opiniowanie planów zabezpieczenia fizycznego i technicznego
obiektów Uniwersytetu,
2) przygotowanie dokumentacji obiektów Uczelni w zakresie zabezpieczenia
technicznego od włamań,
3) przygotowywanie założeń i rozwiązań organizacyjno-technicznych do umów
z firmami ochroniarskimi oraz nadzór nad realizacją przyjętych ustaleń,
4) współpraca z firmami ochroniarskimi w zakresie działań koordynujących
konwojowanie gotówki z jednostek organizacyjnych Uniwersytetu do banku i z banku
do kas Uczelni,
5) sporządzanie planów współpracy portierów i ochrony zewnętrznej przy wykorzystaniu
zabezpieczeń elektronicznych obiektów oraz instrukcji postępowania w wypadku
zaistnienia zdarzeń,
6) sprawowanie nadzoru nad sprawnością systemu zabezpieczeń elektronicznych oraz
kontrolowanie właściwego stosowania tego systemu przez użytkowników,
7) nadzór nad zabezpieczeniem i ochroną zbiorów specjalnych w Uniwersytecie.
3. Kancelaria Niejawna
Do zadań Kancelarii Niejawnej należy:
rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych uprawnionym
osobom.
4. Zespół Radców Prawnych
Zadania Zespołu Radców Prawnych regulują odrębne przepisy.
5. Inspektorat BHP i OP
Do zadań Inspektoratu BHP i OP należy:
1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej,
2. bieżące informowanie rektora o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz
z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
3. sporządzanie i przedstawianie rektorowi, co najmniej raz w roku, okresowych analiz
stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć
technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia
i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
4. udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju Uniwersytetu oraz
przedstawianie propozycji dotyczących uwzględnienia w tych planach rozwiązań
- 27 -
techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny
pracy,
5. udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych
obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia
pracy, aparatury oraz inne urządzenia mające wpływ na warunki pracy
i bezpieczeństwo pracowników,
6. udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych
dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz opiniowanie tych instrukcji
na poszczególnych stanowiskach pracy,
7. udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz
w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych
wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych
wniosków i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
8. udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną
pracą,
9. prowadzenie szkoleń wstępnych oraz organizowanie szkoleń okresowych w zakresie
bezpieczeństwa i higieny pracy dla wszystkich pracowników uczelni,
10. organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla wszystkich
studentów rozpoczynających naukę w uczelni,
11. współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami,
do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub
warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie
organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed
tymi czynnikami lub warunkami,
12. współdziałanie z służbą zdrowia sprawującą profilaktyczną opiekę zdrowotną nad
pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich
pracowników,
13. współdziałanie z PIP, PIS oraz społecznym inspektorem pracy oraz z uczelnianymi
organizacjami związkowymi,
14. uczestniczenie w pracach, powołanej przez rektora, Komisji Bezpieczeństwa Pracy
oraz w innych uczelnianych komisjach zajmujących się problematyką bezpieczeństwa
i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy
pracy, przeglądach technicznych obiektów.
6. Dział Audytu
Do zadań Działu Audytu należy:
1. przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności
i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych,
2. ocena przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych jednostki,
3. ocena systemu gospodarowania i zabezpieczenia mienia/zasobów jednostki,
4. przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania
jednostki z planowanymi wynikami i celami,
5. ocena systemu pobierania i gromadzenia środków publicznych,
6. ocena przestrzegania zasady celowości, oszczędności i efektywności przy zaciąganiu
zobowiązań finansowych i dokonywaniu wydatków ze środków publicznych oraz
udzielaniu zamówień publicznych,
7. ocena przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań,
8. dokonywanie oceny funkcjonującego w Uniwersytecie systemu przepływu informacji
pod kątem jego dokładności, rzetelności, terminowości, użyteczności i spójności,
- 28 -
9. dokonywanie oceny funkcjonujących w Uniwersytecie informatycznych systemów
przetwarzania danych,
10. dokonywanie oceny funkcjonujących w Uniwersytecie systemów archiwizowania
pod względem bezpieczeństwa i zachowania wymaganych okresów przechowywania
dokumentacji.
7.
Dział Kontroli Wewnętrznej
Zakres zadań Działu Kontroli Wewnętrznej
wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim.
8.
objęty
jest
Regulaminem
kontroli
Biuro Rzeczników Patentowych
Zadania rzeczników patentowych, zatrudnionych w Biurze Rzeczników Patentowych,
regulują odrębne przepisy.
9.
Dział Spraw Osobowych i Socjalnych
Do zadań Działu Spraw Osobowych i Socjalnych należy:
w zakresie zatrudniania i spraw osobowych pracowników Uniwersytetu:
1. realizacja ustalonej przez władze Uniwersytetu polityki kadrowej oraz inicjowanie
niezbędnych działań w tym zakresie,
2. prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem zaszeregowaniem
awansowaniem, nagradzaniem i karaniem pracowników,
3. prowadzenie akt osobowych,
4. prowadzenie aktualnej ewidencji pracowników w podziale na komórki
organizacyjne i grupy pracownicze,
5. ustalanie uprawnień pracowniczych w zakresie wypłat: nagród jubileuszowych,
dodatków za staż pracy, dodatkowego wynagrodzenia rocznego itd.
i przygotowywanie stosownych pism,
6. przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia
(urlopy macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatne, wystawianie zaświadczeń
o zatrudnieniu itp.),
7. rejestracja wszelkiej nieobecności pracowników: urlopy wypoczynkowe, zwolnienia
lekarskie i inne,
8. merytoryczna kontrola list płac,
9. prowadzenie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na emeryturę,
rentę, wystawianie leg. ubezpieczeniowych,
10. obsługa sekretarsko-administracyjna Senackiej Komisji ds. Kadry Naukowej,
Komisji Dyscyplinarnej dla Naucz. Akad. Uczelnianej Komisji ds. mianowania na
stanowisko profesora nadzwyczajnego i Komisji ds. mianowania na stan. profesora
zwyczajnego,
11. prowadzenie pracowniczego programu emerytalnego,
12. obsługa systemu informatycznego w zakresie programu kadrowo-płacowego,
13. terminowe sporządzanie świadectw pracy,
14. przekazywanie do archiwum akt osobowych pracowników zwolnionych,
15. sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie dyscypliny pracy i wykorzystania
urlopów wypoczynkowych,
16. obligatoryjna sprawozdawczość.
- 29 -
w zakresie spraw związanych z prowadzeniem profilaktycznych badań lekarskich
pracowników Uniwersytetu:
1. wystawianie skierowań na badania profilaktyczne: badania wstępne, kontrolne,
okresowe,
2. prowadzenie ewidencji oraz monitorowanie upływu terminów ważności badań,
3. współpraca z Insp. BHP i Ochr. P-poż. w zakresie określania szkodliwości
występujących na stanowisku pracy.
w zakresie spraw socjalnych:
1. opracowywanie projektu regulaminu świadczeń socjalnych,
2. opracowywanie we współpracy ze związkami zawodowymi planów działalności
socjalno-bytowej wraz z preliminarzem wydatków,
3. opracowywanie harmonogramu przedsięwzięć socjalno-bytowych,
4. organizacja świadczeń wypoczynkowych dla pracowników, ich rodzin i emerytów
(wycieczek, działalności kulturowo-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej),
5. organizacja pomocy rzeczowo-finansowej,
6. realizacja pożyczek z funduszu mieszkaniowego,
7. prowadzenie ewidencji przyznanych świadczeń socjalnych pracownikom, członkom
ich rodzin oraz emerytom,
8. merytoryczna kontrola wszelkich wydatków z funduszu socjalnego.
10. Dział Organizacyjno – Prawny
Do zadań Działu Organizacyjno – Prawnego należy:
1. opracowywanie i opiniowanie projektów aktów wewnętrznych wydawanych przez
władze i organy Uniwersytetu (uchwał, zarządzeń, pism okólnych, regulaminów,
statutów, instrukcji itp.) przy współpracy jednostek i komórek merytorycznych,
2. opiniowanie, uzgadnianie oraz kompletowanie materiałów związanych z tworzeniem,
przekształcaniem i likwidacją jednostek organizacyjnych i jednostek
administracyjnych w Uniwersytecie, przygotowywanie stosownych aktów w tym
zakresie,
3. prowadzenie ewidencji dokumentacji w zakresie struktury organizacyjnej
Uniwersytetu,
4. prowadzenie dokumentacji formalno-prawnej nieruchomości Uniwersytetu
(budynków, terenów) w sprawach ujawnienia w księgach wieczystych praw własności
Uniwersytetu do obiektów i gruntów użytkowanych przez Uniwersytet,
5. prowadzenie spraw i gromadzenie dokumentacji związanych z nabyciem
lub sprzedażą przez Uniwersytet nieruchomości, w zakresie koniecznym do
zawarcia umowy w formie aktu notarialnego,
6. opiniowanie i opracowywanie projektów porozumień, umów o współpracy
z władzami samorządowymi, różnymi instytucjami i szkołami, a także
przechowywanie podpisanych egzemplarzy,
7. prowadzenie dokumentacji związanej z umowami w ramach pracowniczego funduszu
emerytalnego „ING Fundusz Inwestycyjny Otwarty Stabilnego Wzrostu”,
8. obsługa administracyjna Senackiej Komisji ds. Organizacji i Rozwoju Uniwersytetu,
9. obsługa techniczno-biurowa działalności Uczelnianej Komisji Wyborczej oraz
organizowanych przez nią wyborów organów Uniwersytetu,
10. udział w komisjach ds. przekazywania funkcji na stanowiskach kierowniczych,
11. kontrola prawidłowości i terminowości załatwiania skarg i wniosków
w Uniwersytecie,
- 30 -
12. kontrola prawidłowości wzorów i zasadności zamówień składanych przez
poszczególne jednostki organizacyjne i komórki administracyjne na pieczątki, tablice,
13. przygotowywanie pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez rektora
oraz prowadzenie ich rejestru,
14. umieszczanie na stronie internetowej Uniwersytetu wydawanych przez
władze
zarządzeń,
pism
okólnych,
komunikatów,
obwieszczeń
oraz
przesyłanie ich w formie zeskanowanej zainteresowanym jednostkom
organizacyjnym,
15. prowadzenie rejestru wewnętrznych przepisów prawnych (zarządzeń, pism okólnych,
regulaminów).
11. Biuro Karier
W swojej działalności Biuro Karier skupia się na wspieraniu studentów i absolwentów
w wejściu na rynek pracy i efektywnym na nim funkcjonowaniu, a także na podejmowaniu
w tym celu współpracy z pracodawcami i instytucjami otoczenia biznesu.
Do zadań Biura Karier należy prowadzenie spraw w zakresie:
1) bazy ofert pracy, praktyk i staży dla studentów i absolwentów UŚ;
2) strony internetowej Biura Karier oraz dystrybucji newslettera w formie elektronicznej
wśród zainteresowanych studentów i absolwentów;
3) organizacji szkoleń i warsztatów rozwijających umiejętności poruszania się na rynku
pracy oraz umiejętności niezbędne w przyszłej pracy;
4) indywidualnego doradztwa zawodowego, m.in. poprzez projektowanie ścieżek
kariery, diagnozę kompetencji zawodowych, doradztwo w zakresie spójności ścieżek
edukacji i ścieżki kariery, doradztwo w zakresie skutecznego poruszania się po rynku
pracy;
5) współpracy z:
a)
pracodawcami, w tym: organizacja imprez typu targi pracy, spotkań studentów
i absolwentów z pracodawcami, rozpowszechnianie ofert pracy, staży i praktyk
wśród studentów i absolwentów UŚ, organizacja szkoleń i warsztatów
prowadzonych przez przedstawicieli pracodawców,
b)
instytucjami rynku pracy i otoczenia biznesu,
c)
innymi uczelniami w Polsce i za granicą w celu poszukiwania i adaptowania
dobrych praktyk,
d)
kadrą akademicką w zakresie promowania postaw przedsiębiorczych
i aktywnego poszukiwania pracy;
6) monitoringu rynku pracy i rozpowszechniania aktualnych informacji na temat rynku
pracy;
7) przedsiębiorczości, w szczególności w zakresie promowania postaw przedsiębiorczych
i wsparcia merytorycznego osób zakładających działalność gospodarczą;
8) badania losów zawodowych absolwentów UŚ;
9) promowania Uczelni i absolwentów UŚ wśród pracodawców;
10) wspierania studentów i absolwentów w zakresie budowania sieci kontaktów;
11) aktywnego uczestnictwa w konstruowaniu narzędzi wspierających zdobywanie
doświadczenia zawodowego;
12) prowadzenia ewaluacji działań Biura Karier.
- 31 -
12. Dział Administracji Sieci i Usług Sieciowych
Do zadań Działu Administracji Sieci i Usług Sieciowych należy:
1. zapewnienie prawidłowego działania i stałego rozwoju Uczelnianej Sieci
Komputerowej (USNET).
2. zapewnienie bezpieczeństwa sieci komputerowej USNET, zarządzanie adresami
internetowymi i nazwami domenowymi znajdującymi się w dyspozycji Uniwersytetu
Śląskiego,
3. współpraca z operatorami i użytkownikami sieci o zasięgu regionalnym, krajowym
i globalnym,
4. zapewnienie sprawności działania szkieletowej sieci komputerowej USNET oraz
stosownego sprzętu komputerowego i sieciowego,
5. udzielanie użytkownikom z Uniwersytetu Śląskiego konsultacji w zakresie
administracji i zapewnienia bezpieczeństwa sieci,
6. organizacja centralnych usług sieciowych w tym serwisu poczty elektronicznej dla
całej społeczności akademickiej,
7. administrowanie serwerami dla potrzeb centralnie oferowanych usług sieciowych,
8. aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu.
13. Dział Informatycznej Obsługi Toku Studiów
Do zadań Działu Informatycznej Obsługi Toku Studiów należy:
1. wdrożenie i utrzymanie centralnego systemu obsługi studiów umożliwiającego
dokumentowanie toku studiów dla wszystkich rodzajów studiów w tym utrzymanie
przeznaczonych dla studentów i pracowników serwisów WWW związanych
z centralnym systemem obsługi studiów,
2. administrowanie uprawnieniami użytkowników w centralnym systemie obsługi
studiów,
3. utworzenie i obsługa systemu wsparcia w zakresie użytkowania centralnego systemu
obsługi studiów w tym udzielanie konsultacji oraz organizowanie szkoleń,
4. współudział w realizacji zadań związanych z nauczaniem na odległość,
5. utrzymanie odpowiedniej infrastruktury technicznej i oprogramowania dla potrzeb
użytkowanych systemów,
6. koordynowanie działań związanych z informatyczną obsługą rekrutacji na studia,
7. koordynowanie działań związanych z informatyczną obsługa elektronicznej
legitymacji Studenckiej,
8. aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu,
9. koordynowanie działań związanych ze sprawozdawczością w systemie POLon.
14. Dział Informatycznych Systemów Zarządzania
Do zadań Działu Informatycznych Systemów Zarządzania należy:
1. administrowanie i utrzymywanie bezawaryjnej pracy systemów zarządzania
Uniwersytetem w szczególności systemu finansowo-księgowego wraz z gospodarką
materiałową i środkami trwałymi, systemu kadrowo-płacowego, internetowej aplikacji
obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych,
2. wdrażanie i utrzymanie systemów zarządzania w tym Zintegrowanego Systemu
Wspomagania Zarządzania Uniwersytetem w wyżej wymienionym zakresie,
- 32 -
3. administrowanie i utrzymanie sieci komputerowej administracji centralnej,
4. kreowanie i realizacja polityki zakupów oraz użytkowania sprzętu komputerowego
i oprogramowania dla potrzeb administracji centralnej,
5. utrzymanie odpowiedniej infrastruktury sprzętowej i oprogramowania dla potrzeb
Zintegrowanego Systemu Zarządzania,
6. bieżąca pomoc użytkownikom sieci komputerowej w administracji centralnej,
7. informatyczna obsługa posiedzeń Senatu,
8. aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu.
15. Dział Portalu i Serwisu WWW
Do zadań Działu Portalu i Serwisu WWW należy:
1. realizacja internetowa serwisu WWW Uniwersytetu Śląskiego z wykorzystaniem
multimediów zgodnie z najnowszymi dostępnymi technologiami,
2. wdrożenie i utrzymanie platformy programowej i bazodanowej dla potrzeb serwisu
WWW Uniwersytetu i portalu uniwersyteckiego w ramach Zintegrowanego Systemu
Zarządzania,
3. ścisła współpraca z działami odpowiedzialnymi za zawartość merytoryczną serwisów
WWW w administracji centralnej, na wydziałach i w innych jednostkach
Uniwersytetu,
4. wsparcie jednostek Uniwersytetu w zakresie projektowania, realizacji i wykorzystania
serwisów WWW oraz udzielanie użytkownikom konsultacji,
5. aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu.
16. Sekcja Teletechniczna
Do zadań Sekcji Teletechnicznej należy:
1. zapewnienie prawidłowego działania i stałego rozwoju systemu łączności
telefonicznej,
2. zapewnienie sprawności działania systemu łączności telefonicznej oraz
wykorzystywanych w tym celu urządzeń,
3. zarządzanie numerami telefonów usług telefonicznych,
4. współpraca z operatorami usług telefonicznych,
5. realizacja usług telekomunikacyjnych w ramach obowiązującego w Uniwersytecie
Śląskim regulaminu zamówień publicznych,
6. prowadzenie umów i rozliczeń z tytułu umów na usługi telekomunikacyjne,
7. nadzór nad rozwojem sieci komputerowych i sieci telefonicznej w jednostkach
Uniwersytetu Śląskiego,
8. aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu
Śląskiego.
17. Dział Współpracy z Zagranicą
1. Biuro Programu Erasmus / Erasmus Office:
1) przygotowywanie corocznych wniosków o środki finansowe na wymianę studentów
i kadry w ramach programu,
2) obsługa umów bilateralnych zawartych w ramach programu,
3) centralna koordynacja i realizacja umowy z Narodową Agencją Programu,
- 33 -
4) obsługa wymiany studentów i pracowników w ramach programu, w tym obsługa
finansowa,
5) przygotowywanie merytorycznych i finansowych sprawozdań z realizacji działań
zatwierdzonych w ramach programu;
2. Biuro Międzynarodowej Mobilności / International Mobility Office:
1) obsługa międzynarodowych umów bilateralnych Uniwersytetu o współpracy
naukowo-dydaktycznej,
2) obsługa uczestnictwa Uniwersytetu w organizacjach międzynarodowych,
3) obsługa wymiany stypendystów Rządu RP,
4) udzielanie informacji na temat fundacji międzynarodowych, kursów i stypendiów,
5) wspieranie programów międzynarodowej mobilności,
6) organizacja i obsługa międzynarodowych działań Uniwersytetu,
7) obsługa wyjazdów pracowników w zakresie organizacji podróży, kosztów pobytu, wiz
i ubezpieczeń oraz studentów w zakresie organizacji podróży i kosztów pobytu,
8) obsługa przyjazdów gości Uniwersytetu w zakresie zakwaterowania w obiektach
Uniwersytetu, kosztów pobytu i podróży,
9) prowadzenie bazy danych wyjazdów i przyjazdów;
3. Biuro Rekrutacji Studentów Międzynarodowych / International Students Admissions
Office:
1) udzielanie informacji zagranicznym studentom o możliwościach podejmowania
studiów na Uniwersytecie,
2) koordynacja działań Uniwersytetu związanych z przyjmowaniem studentów
obcokrajowców na studia pełne i częściowe,
3) promocja zagraniczna Uniwersytetu.
18. Centrum ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką
Centrum ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką jest jednostką integrującą
działania w zakresie wspierania rozwoju nauczycieli akademickich, pozyskiwania środków na
badania naukowe, promowania idei przedsiębiorczości w środowisku akademickim
Uniwersytetu, komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych oraz
nawiązywania relacji biznesowych z przedsiębiorstwami.
18.1. Do zadań Działu Nauki należy:
1) koordynowanie spraw związanych z wnioskowaniem, zawieraniem umów i rozliczaniem
krajowych projektów badawczych,
2) koordynowanie spraw związanych z wnioskowaniem i rozliczaniem dotacji na
finansowanie działalności statutowej jednostek, inwestycji budowlanych i aparaturowych,
3) koordynowanie spraw związanych z nadawaniem przez rady jednostek stopni naukowych,
w tym organizowanie promocji doktorskich,
4) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendiów doktoranckich,
5) prowadzenie spraw związanych z nagrodami rektora oraz ministra dla nauczycieli
akademickich,
6) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopów naukowych,
- 34 -
7) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem do realizacji badawczych prac
zleconych,
8) realizowanie procesu związanego z udzielaniem zamówień publicznych w zakresie usług
badawczych,
9) kontrola merytoryczna treści zawieranych umów cywilno-prawnych finansowanych ze
środków na badania naukowe,
10) prowadzenie spraw związanych z konferencjami naukowymi organizowanymi
w Uniwersytecie Śląskim,
11) obsługa senackiej komisji ds. badań naukowych, twórczości artystycznej i współpracy
z gospodarką,
12) obsługa rektorskich komisji ds. nagród dla nauczycieli akademickich,
13) obsługa administracyjna Biura Rzeczników Patentowych,
14) wdrożenie we współpracy z innymi jednostkami UŚ, stała aktualizacja i rozwój bazy
ekspertów Uniwersytetu Śląskiego,
15) poszukiwanie we współpracy z innymi jednostkami UŚ źródeł finansowania zasobów
aparaturowych Uczelni, promowanie potencjału aparaturowego Uczelni,
16) ewidencjonowanie oraz popularyzowanie we współpracy z innymi jednostkami UŚ badań
prowadzonych w Uczelni,
17) monitorowanie oczekiwań pracowników naukowych pod względem ich potrzeb
w realizacji badań, rozwoju zasobów aparaturowych oraz współpracy z otoczeniem.
18.2. Do zadań Biura Współpracy z Gospodarką należy:
1) inicjowanie i koordynowanie procesu komercjalizacji wiedzy i technologii UŚ oraz
zacieśnianie współpracy z gospodarką,
2) obsługa procesu podpisywania porozumień o współpracy z przedsiębiorstwami, umów
badawczo-wdrożeniowych, umów konsorcjum, umów o poufności,
3) obsługa procesu realizacji opinii o innowacyjności, ekspertyz itp. na zlecenie
przedsiębiorców,
4) przygotowywanie ofert technologicznych, ofert współpracy jednostek organizacyjnych
Uczelni i aktywne poszukiwanie partnerów zainteresowanych współpracą,
5) monitorowanie
realizacji
projektów
badawczych
pod
kątem
potencjału
komercjalizacyjnego, w tym ścisła współpraca z brokerami technologii/innowacji,
6) stała aktualizacja wykazu projektów badawczych posiadających wysoki potencjał
komercjalizacyjny wraz z analizą możliwych scenariuszy pod kątem wdrożenia do
przemysłu,
7) stała aktualizacja baz danych dla potencjalnych kontrahentów z przemysłu (baza
laboratoriów i aparatury badawczej, patentów),
8) doradztwo dla pracowników naukowych w zakresie ochrony i komercjalizacji własności
intelektualnej,
zakładania
działalności
gospodarczej,
form
współpracy
z przedsiębiorstwami,
9) tworzenie sieci współpracy pomiędzy przedsiębiorcami, parkami naukowymi i naukowotechnologicznymi, inkubatorami, instytucjami otoczenia biznesu, klastrami oraz innymi
podmiotami, służącej rozwojowi ekosystemu innowacji oraz systemu komunikacji
i wymiany informacji w zakresie realizacji wspólnych przedsięwzięć,
10) wspieranie przygotowywania i realizacji projektów badawczo-wdrożeniowych
finansowanych ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju,
11) wspieranie i inicjowanie działań związanych z rozwojem przedsiębiorczości
akademickiej,
12) aktywne pozyskiwanie środków zewnętrznych dla Uniwersytetu,
- 35 -
13) aktywne poszukiwanie partnerów biznesowych do realizacji wspólnych projektów
badawczo-wdrożeniowych oraz prowadzenie działań zmierzających do powoływania
konsorcjów implementujących technologie/wiedzę do przemysłu,
14) prezentacja potencjału Uniwersytetu w środowisku gospodarczym (organizacja/udział
w targach, konferencjach, kongresach, seminariach etc.),
15) obsługa administracyjna Komisji Rektorskiej ds. Własności Intelektualnej,
16) animowanie współpracy z administracją samorządową na rzecz rozwoju gospodarczego
regionu.
19. Dział Projektów
Do zadań Działu Projektów należy:
1. w zakresie działalności informacyjno-doradczej:
1) wyszukiwanie, gromadzenie, rozpowszechnianie wiedzy i informacji wśród
społeczności akademickiej o międzynarodowych i europejskich programach, grantach
badawczych, programach strukturalnych oraz innych programach dedykowanych dla
szkolnictwa wyższego, wspierających działalność naukową i dydaktyczną,
2) gromadzenie i przekazywanie informacji władzom Uniwersytetu o możliwościach
finansowania przedsięwzięć o charakterze ogólnouczelnianym,
3) prowadzenie i aktualizacja strony internetowej działu zawierającej między innymi
informacje i linki o prowadzonych w Uniwersytecie projektach, przepisach
i wszelkich dokumentach wewnętrznych i zewnętrznych, oraz wskazówki i przykłady
dotyczące aplikowania i wnioskowania,
4) współdziałanie z Działem Informacji i Promocji, rzecznikiem prasowym,
kierownictwem projektów w informowaniu o projektach realizowanych
w Uniwersytecie, finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących
z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich
i międzynarodowych, w tym bieżące umieszczanie i aktualizowanie stosownych
informacji w portalu us.edu.pl,
5) organizowanie szkoleń, warsztatów oraz spotkań informacyjnych dla pracowników
Uniwersytetu oraz udzielanie indywidualnych porad pracownikom w zakresie
pozyskiwania środków i realizacji projektów;
2. w zakresie koordynowania komunikacji i kontaktów z odpowiednimi instytucjami
zewnętrznymi:
1) współpraca z regionem oraz władzami samorządowymi w zakresie wykorzystania
środków z funduszy strukturalnych, europejskich i międzynarodowych,
2) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielami instytucji zarządzających
i wdrażających fundusze strukturalne, europejskie i międzynarodowe, punktami
kontaktowymi,
3) zgłaszanie i rejestracja Uniwersytetu w odpowiednich gremiach i inicjatywach;
3. w zakresie nadzoru i uczestnictwa w procesach przygotowania i opracowania aplikacji
o dofinansowanie:
1) nadzór nad procesami wewnętrznymi związanymi z przygotowywaniem wniosków
aplikacyjnych dla projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków
pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków
europejskich i międzynarodowych, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami
administracji ogólnouczelnianej,
- 36 -
2) niezwłoczne informowanie Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką
o zagrożeniach w procesach aplikowania i wnioskowania,
3) weryfikacja niżej wymienionych dokumentów na etapie ich przygotowywania
w zakresie zgodności z wytycznymi instytucji organizujących i zarządzających danym
postępowaniem konkursowym lub aplikacyjnym:
a) umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami,
b) umowy
wspólnego
przedsięwzięcia
(umowy
konsorcjum,
umowy,
partnerstwa), jeżeli projekt jest realizowany wspólnie przez kilka podmiotów,
c) wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami,
4) udział w przygotowywaniu części formalnej składanych wniosków o dofinansowanie
projektów, we współpracy z jednostkami administracji ogólnouczelnianej,
5) przedkładanie
zweryfikowanych
przez
odpowiednie
jednostki
administracji ogólnouczelnianej wniosków o dofinansowanie projektów Rektorowi
lub upoważnionemu Prorektorowi oraz Kwestorowi do akceptacji,
6) weryfikacja wniosków o dofinansowanie projektów pod kątem kwalifikowalności
wydatków i prawidłowości ich sporządzania,
7) składanie
wniosków
o
dofinansowanie
projektów
ogólnouczelnianych
w odpowiednich instytucjach, z zachowaniem odpowiednich terminów,
8) prowadzenie rejestru i bazy danych z informacjami o składanych wnioskach
projektowych i ich statusie oraz postępie w realizacji a także gromadzenie
odpowiedniej dokumentacji papierowej;
4. w zakresie monitoringu i nadzoru nad realizacją projektów:
1) kontrola refundacji środków na rachunkach bankowych projektów,
2) sporządzanie wniosków o płatność w części finansowej z realizacji projektów oraz
współpraca z kierownictwem projektów w tym zakresie,
3) nadzór nad realizacją i monitoring kosztów projektów finansowanych z funduszy
strukturalnych, europejskich i międzynarodowych,
4) nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków w ramach realizacji projektów
finansowanych z funduszy strukturalnych, europejskich i międzynarodowych,
5) prowadzenie ewidencji wniosków projektowych i projektów w module SCI
zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania uczelnią,
6) monitorowanie ryzyka w realizacji projektów oraz niezwłoczne informowanie
o zagrożeniach kierownika jednostki wnioskującej i realizującej, kierownictwo
projektu oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką,
7) sporządzanie okresowych sprawozdań dla potrzeb władz Uniwersytetu i jednostek
zewnętrznych w zakresie działalności działu,
8) sporządzanie sprawozdań zbiorczych dotyczących udziału Uniwersytetu w projektach
finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy
strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich
i międzynarodowych,
9) zakładanie projektów w module SCI oraz elementów PSP,
10) zakładanie i dokonywanie zmian budżetów projektów,
11) weryfikacja zapotrzebowań z budżetem projektu,
12) współpraca z Działem Finansowym w zakresie otwierania i zamykania
wyodrębnionych rachunków bankowych projektów,
13) udział w audytach i kontrolach projektów,
14) współpraca z Działem Księgowości Projektów oraz z Działem Płac,
15) akceptowanie dowodów księgowych dla potrzeb ujęcia ich w księgach rachunkowych,
16) wsparcie dla kierownictwa projektu w zakresie opisu dokumentów finansowych.
- 37 -
20. (uchylony)
21. (uchylony)
22. (uchylony)
23. Centrum Obsługi Studentów
Do zakresu zadań Centrum Obsługi Studentów należy: integracja działań Uniwersytetu
skierowanych do studentów i doktorantów; sprawy bytowe studentów i doktorantów,
działania mające na celu podnoszenie jakości życia studentów i doktorantów, wsparcie
merytoryczne i administracyjne dla inicjatyw studenckich, ubezpieczenia i sprawy
dyscyplinarne; wsparcie studentów i doktorantów z niepełnosprawnością; wsparcie i pomoc
psychologiczna dla studentów i doktorantów, a także propagowanie różnych form
zwiększania kompetencji interpersonalnych studentów, doktorantów oraz kadry akademickiej
Uniwersytetu oraz szkolenie kadry dydaktycznej i administracyjnej w zakresie rozpoznawania
i reagowania na objawy różnego rodzaju trudności studentów.
I.
Do zadań Biura Wsparcia Studentów należy:
1) organizowanie współpracy władz Uniwersytetu z uczelnianymi organizacjami
studenckimi i doktoranckimi oraz samorządem studenckim i samorządem
doktorantów, sprawowanie nadzoru nad finansowaniem i rozliczaniem działalności
studenckiej, prowadzenie rejestru uczelnianych organizacji studenckich,
2) wsparcie merytoryczne i administracyjne dla inicjatyw studenckich i doktoranckich,
3) wsparcie i pomoc psychologiczna dla studentów i doktorantów,
4) ewidencjonowanie osiągnięć studentów i studenckich inicjatyw,
5) wsparcie i doradztwo w zakresie rozwoju osobistego i umiejętności społecznych
studentów i doktorantów,
6) działania mające na celu podnoszenie jakości życia studentów i doktorantów,
7) wsparcie studentów i doktorantów, będących rodzicami,
8) rozwój i utrzymywanie pozytywnych relacji w kontaktach student-pracownik Uczelni,
9) udzielanie studentom i doktorantom (w tym organom samorządów i organizacjom
studenckim) konsultacji w zakresie przepisów prawa,
10) komunikacja ze społecznością studentów i doktorantów m.in. poprzez redagowanie
strony internetowej www.student.us.edu.pl, newslettera oraz Studenckiego Serwisu
Rozwoju Więc Jestem!,
11) prowadzenie spraw w zakresie postępowań dyscyplinarnych wobec studentów
i doktorantów, współpraca z rzecznikami i komisjami dyscyplinarnymi.”;
II.
Do zadań Biura Studenckich Spraw Socjalnych należy:
1. w ramach nadzoru nad osiedlami akademickimi oraz domami asystenta:
1) nadzór nad realizacją zadań w zakresie stwarzania optymalnych warunków życia,
nauki i odpoczynku mieszkańców domów studenckich i domów asystenta,
2) nadzór nad funkcjonowaniem obiektów,
3) nadzór nad realizacją obowiązujących zasad polityki finansowej,
4) bezpośrednia realizacja czynności związanych z:
- 38 -
a) roczną oceną kosztów, dochodów, zysków i strat,
b) ustalaniem kosztów do naliczania odpłatności za korzystanie z domów
studenckich i domów asystenta,
c) bieżącą analizą kształtowania się kosztów utrzymania domów studenckich
i domów asystenta,
d) przygotowywaniem propozycji odpłatności za miejsca studenckie, pokoje
gościnne w domach studenckich oraz w domach asystenta, odpłatności
wakacyjnej w domach studenckich itp.,
e) ustalaniem propozycji wysokości środków na wypłatę stypendiów, na zakup
doposażenia oraz remonty w domach i stołówkach studenckich,
f) sporządzaniem prowizoriów budżetowych i planów rzeczowo - finansowych
w zakresie domów studenckich i domów asystenta w ramach funduszu pomocy
materialnej dla studentów i doktorantów,
g) uczestnictwem w procesach kształtowania polityki Uniwersytetu w zakresie
gospodarki funduszem pomocy materialnej dla studentów i doktorantów,
h) przygotowywaniem projektów zarządzeń i pism;
2. prowadzenie spraw w zakresie:
1) pomocy materialnej dla studentów i doktorantów oraz kredytów studenckich
i doktoranckich,
2) obsługi zakwaterowania w domach studenckich i w domach asystenta,
3) organizowania badań z zakresu medycyny pracy kandydatów na studia, studentów
i doktorantów,
4) koordynacji i kontroli pod względem merytorycznym jednostek organizacyjnych
w zakresie związanym z zadaniami biura,
5) rozpatrywania odwołań i skarg oraz analizowania wniosków w zakresie
związanym z przyznawaniem pomocy materialnej w Uniwersytecie,
6) ubezpieczenia zdrowotnego studentów i doktorantów.
III.
Do zadań Biura ds. Osób Niepełnosprawnych należy prowadzenie spraw w zakresie:
1) udzielania kandydatom i studentom niepełnosprawnym informacji nt. możliwości
kształcenia i udogodnień oferowanych przez Uniwersytet,
2) organizowania pomocy i wsparcia dla niepełnosprawnych studentów, doktorantów
i pracowników (w tym wykorzystywanie uzyskanych przez Uniwersytet dotacji
finansowych na rzecz osób niepełnosprawnych (ON)),
3) organizowania usług dla osób niepełnosprawnych (system asysty ON, tłumacz języka
migowego),
4) stałego dostosowywania Uniwersytetu do potrzeb osób niepełnosprawnych (w tym
monitorowania potrzeb w tym zakresie),
5) podejmowania działań na rzecz integracji osób niepełnosprawnych z całą
społecznością akademicką,
6) prowadzenia dokumentacji związanej z osobami niepełnosprawnymi (sporządzania
raportów, ewidencji osób niepełnosprawnych kształcących się w Uniwersytecie),
7) współpraca z innymi ośrodkami akademickimi działającymi na rzecz osób
niepełnosprawnych w celu wymiany dobrych praktyk,
8) koordynowania i nadzorowania spraw związanych z użyczaniem w Uniwersytecie
specjalistycznego sprzętu niepełnosprawnym studentom i doktorantom,
9) promowania Uniwersytetu jako uczelni przyjaznej osobom niepełnosprawnym.
- 39 -
24. Dział Gospodarowania Nieruchomościami
Do zadań Działu Gospodarowania Nieruchomościami należy:
1) prowadzenie ewidencji gruntów i budynków Uniwersytetu - sporządzanie ich
bieżących zestawień, w tym aktualizacja informacji odnośnie powierzchni budynków
na stronie internetowej Uniwersytetu oraz na potrzeby ankiet i rankingów,
2) prowadzenie wykazów pustych pomieszczeń, budynków, miejsc oraz terenów
z przeznaczeniem do udostępnienia ich podmiotom zewnętrznym w porozumieniu
z kierownikami jednostek Uniwersytetu,
3) sporządzanie długoterminowych umów najmu, dzierżawy oraz użyczenia; współpraca
z kierownikami jednostek Uniwersytetu i księgowością w zakresie prawidłowej
realizacji warunków umów,
4) ewidencjonowanie zawartych umów w celu efektywnego zarządzania
wynajmowanymi powierzchniami,
5) cykliczna analiza ekonomiczno-merytoryczna zawartych umów, w tym stała analiza
czynszów najmu pod kątem efektywności ekonomicznej i gospodarczej,
6) przekazywanie aktualnej informacji do księgowości o występowaniu najmów
w budynkach, w celu prawidłowego rozliczania kosztów Uniwersytetu,
7) sporządzanie wykazów obowiązujących umów użyczenia wraz z ponoszonymi z ich
tytułu kosztami; obsługa umowy użyczenia z Archidiecezją Katowicką, czuwanie nad
poniesionymi z jej tytułu wydatkami,
8) przygotowywanie danych do deklaracji podatku od nieruchomości Uniwersytetu,
sporządzanie deklaracji oraz ich korekt do urzędów miast,
9) rozliczanie mediów, w szczególności czuwanie nad prawidłowością i zasadnością
obciążeń Uniwersytetu kosztami mediów,
10) analiza płatności z tytułu zawartych umów oraz stały nadzór nad właściwym
rozliczaniem się najemców,
11) rozliczanie kosztów zużycia mediów oraz rozksięgowywanie ich zgodnie z aktualnymi
informacjami od kierowników jednostek Uniwersytetu oraz od księgowości,
12) gromadzenie danych i wyliczanie kosztów użytkowania budynków oraz prowadzenie
bazy kosztów mediów w budynkach,
13) analiza kosztów zużycia nośników mediów, przygotowywanie prognoz ilościowo wartościowych,
14) sporządzanie sprawozdań w zakresie zużycia mediów Uniwersytetu,
15) współpraca w realizacji umów dotacji z urzędów miast i województwa śląskiego,
16) w zakresie zamówień publicznych coroczne opracowywanie planów zamówień na
podstawie zgłaszanych potrzeb, w szczególności: usług porządkowo - czystościowych
(z wyłączeniem pralniczych), szatniarskich i wywozu nieczystości (z wyłączeniem
odpadów niebezpiecznych, podlegających utylizacji),
17) przygotowywanie dokumentacji przetargowej do realizacji usług porządkowo czystościowych (z wyłączeniem pralniczych), szatniarskich i wywozu nieczystości
(z wyłączeniem odpadów niebezpiecznych, podlegających utylizacji),
18) współpraca z kierownikami jednostek Uniwersytetu w zakresie prawidłowego opisu
przedmiotu zamówienia oraz ustalenia wartości zamówienia; czuwanie nad
prawidłową realizacją umów zawieranych w wyniku postępowań przetargowych,
19) w zakresie systemu SAP RE:
a) zakładanie i aktywacja umów na podstawie rzeczywistych cech umów najmu,
przyporządkowanie partnerów biznesowych, obiektów najmu oraz zdefiniowanie
warunków czynszowych; sporządzanie miesięcznych kontraktów umów,
- 40 -
b) sporządzanie deklaracji rocznej oraz korekt deklaracji dla podatku od
nieruchomości na podstawie danych zawartych w systemie,
c) dodatkowe rozksięgowanie faktur za media na budynki,
d) prowadzenie ewidencji stanów liczników – odczytów zużycia mediów,
e) sporządzanie raportów porównawczych kosztów i przychodów przypadających na
budynek,
20) nadzór nad eksploatacją budynków i obiektów uczelnianych, w tym:
a) zawieranie umów przyłączeniowych i o dostawę mediów,
b) realizowanie serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego wyposażenia
technicznego obiektów, w zakresie urządzeń i instalacji eksploatacyjnych
związanych z infrastrukturą budowlaną,
c) koordynacja usuwania awarii,
d) aktywne prowadzenie gospodarki mediami:
 sporządzanie bilansów zużycia mediów w celu zawierania umów na ich
dostawę,
 proponowanie oraz wdrażanie programów zmierzających do uzyskania
oszczędności w zakresie zarządzania mediami,
 wykonywanie analiz techniczno-ekonomicznych w zakresie kosztów
eksploatacji obiektów,
e) prowadzenie i archiwizacja dokumentacji eksploatacyjnej budynków i obiektów,
21) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi i komunikacyjnymi
w Uniwersytecie.
25. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Katowickiego
Do zakresu zadań:
1) Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Katowickiego;
2) Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Cieszyńskiego, wymienionego w pkt.
1 części B załącznika nr 1A do „Regulaminu Organizacyjnego Administracji
Uniwersytetu Śląskiego”, poza zakresem zadań określonym w załączniku nr 1 do
zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 24 września
2007 r., z późn. zm.;
3) Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Chorzowskiego, wymienionego
w pkt. 2 części B załącznika nr 1A do „Regulaminu Organizacyjnego Administracji
Uniwersytetu Śląskiego”, należy:
1. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania administrowanych obiektów wraz
z przynależnymi terenami zewnętrznymi oraz wyposażeniem poprzez:
1) bieżącą kontrolę ich stanu technicznego i estetycznego,
2) realizację prac naprawczych, konserwatorskich i remontowych niewymagających
postępowań przetargowych,
3) odpowiednie zabezpieczenie obiektów i mienia przed kradzieżą oraz w zakresie
bhp i op.,
2. prawidłowe gospodarowanie powierzonym mieniem w zakresie inwentaryzacji
i kasacji,
3. prowadzenie ewidencji budynków, tworzenie i aktualizacja kartotek lokali,
4. prowadzenie książek obiektów wymaganych Prawem Budowlanym,
5. koordynacja prac firm zewnętrznych w administrowanych budynkach,
- 41 -
6. koordynacja logistyczna w zakresie dostawy towarów i usług,
7. wystawianie faktur, not księgowych oraz opracowywanie dokumentów księgowych,
zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (dowodów) finansowoksięgowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach,
8. sporządzanie protokołów przekazania oraz odbioru najmowanych lokali i obiektów,
9. obsługa techniczna w ramach doraźnych zadań, zleconych przez kierowników
właściwych jednostek (spotkania, wystawy, koncerty, konferencje itp.),
10. administrowanie miejscami noclegowymi będącymi w dyspozycji jednostki,
11. realizacja innych zadań zleconych związanych ze specyfiką danej jednostki
organizacyjnej,
a ponadto do zakresu zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu
Chorzowskiego należą sprawy związane ze sporządzaniem oraz ewidencjonowaniem umów
najmu dla jednostek zlokalizowanych w Chorzowie oraz nadzór nad realizacją przychodów
jednostki pochodzących z wynajmu.
Do zakresu zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Katowickiego oraz
Działu
Administracyjno-Gospodarczego
Kampusu
Chorzowskiego
nie
należy
realizacja zadań w zakresie administrowania i obsługi lokalnych sieci komputerowych
oraz systemów informatycznych w administrowanych obiektach.
26. Dział Inwentaryzacji
Do zadań Działu Inwentaryzacji należy:
1. kontrola gospodarowania środkami trwałymi- przeprowadzana metodą spisów
z natury,
2. podział Uniwersytetu na pola spisowe,
3. opracowanie planów inwentaryzacji,
4. prowadzenie ewidencji wykonania planów,
5. kontrola kompletności oznakowania środków trwałych numerami inwentarzowymi,
6. ocena przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
7. dokonywanie spisów przy zmianach na stanowiskach pracy osób, którym powierzono
mienie,
8. przyjmowanie deklaracji odpowiedzialności materialnej od pracowników,
9. przekazywanie dokumentacji poinwentaryzacyjnej do Działu Księgowości
Majątkowej i Działu Księgowości Głównej,
10. wzywanie osób materialnie odpowiedzialnych do przedstawienia wyjaśnień
dotyczących ujawnionych po spisie różnic,
11. analiza niedoborów i nadwyżek w oparciu o otrzymane wyjaśnienia,
12. zarządzenie spisu uzupełniającego,
13. sporządzenie protokołu weryfikacyjnego i przekazanie do Działu Księgowości
Głównej,
14. realizowanie gospodarki w zakresie kasacji i utylizacji rzeczowych składników
majątkowych.
- 42 -
27. Kancelaria Ogólna
Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:
1. zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji pomiędzy wszystkimi jednostkami
Uniwersytetu,
2. wykonywanie czynności kancelaryjnych w sposób i na zasadach określonych
w instrukcji kancelaryjnej, a w szczególności:
1) przyjmowanie i segregowanie wszelkich przesyłek i korespondencji zewnętrznej
i wewnętrznej wpływającej do Uniwersytetu,
2) rejestrowanie wpływów, ewidencjonowanie rachunków oraz przygotowywanie
propozycji dekretacji pism,
3) przekazywanie do Gabinetu Rektora oraz sekretariatu kanclerza korespondencji
i przesyłek adresowanych do rektora, prorektorów i kanclerza,
4) rozdział pozostałej korespondencji i przesyłek stosownie do podziału
kompetencji,
5) ekspedycja poczty i przesyłek Uniwersytetu, prowadzenie ewidencji pocztowej
listów i przesyłek oraz paczek,
6) prowadzenie książki kontroli opłat pocztowych wykazanych przez maszynę
frankującą,
3. organizowanie i wykonywanie obsługi sekretarskiej związanej z działalnością
kanclerza i jego zastępców,
4. prowadzenie punktu informacyjnego w holu Rektoratu,
5. koordynowanie spraw związanych z prowadzeniem statystyki i sprawozdawczości
w Uniwersytecie.
28. Osiedla Akademickie i Domy Asystenta
Do zadań osiedli akademickich, domów studenta i domów asystenta należy:
1. administrowanie oraz koordynacja i nadzór nad właściwym użytkowaniem
i wyposażeniem obiektów,
2. realizowanie planu zakwaterowania oraz kwaterowanie na podstawie dodatkowych
skierowań, a także kwaterowanie osób bezpośrednio dokonujących rezerwacji
w domach studenckich lub domach asystenta,
3. prowadzenie ewidencji mieszkańców domów studenckich i domów asystenta,
załatwianie spraw meldunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. pobieranie opłat za pobyt w domach studenckich i domach asystenta, nadzór nad
terminowym ich uiszczaniem, prowadzenie ewidencji w tym zakresie i sporządzanie
wymaganej sprawozdawczości,
5. zapewnienie wszystkim mieszkańcom i gościom możliwości zapoznania się
z obowiązującymi
regulaminami
i
przepisami
wewnętrznymi,
kontrola
i egzekwowanie ich przestrzegania,
6. ustalanie szkód i braków w obiektach oraz obciążanie nimi osób, które je
spowodowały,
7. współdziałanie z samorządami obiektów poprzez wzajemne informowanie się
i uzgadnianie ważniejszych decyzji w tym realizacja wniosków mieszkańców i rad
osiedli dotyczących prawidłowego funkcjonowania tych obiektów,
- 43 -
8. udział i współpraca w interwencjach dotyczących nagannych zachowań mieszkańców
oraz innych zdarzeń losowych np. kradzieże, pobicia, włamania, choroby (policja,
pogotowie ratunkowe, ochrona),
9. wykwaterowanie mieszkańców i gości zgodnie z obowiązującymi regulaminami
i przepisami wewnętrznymi,
10. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania obiektów:
1) nadzór nad utrzymaniem bezpiecznego i higienicznego stanu pomieszczeń oraz
terenów zewnętrznych,
2) podejmowanie działań mających na celu utrzymanie sprawności eksploatacyjnej
obiektów,
3) zgłoszenie potrzeb w zakresie niezbędnych remontów, wyposażenia oraz
zabezpieczenia materiałów w tych obiektach.
11. zabezpieczenie mienia przed żywiołami i kradzieżą.
29. (uchylony)
30. Dział Inwestycji i Infrastruktury Budowlanej
1. Do zadań Sekcji Przygotowania i Realizacji Inwestycji i Remontów należy:
1) udział w przygotowaniu projektów związanych z rozwojem infrastruktury;
2) w zakresie planowania inwestycji i remontów:
a) współpraca z Użytkownikami, w zakresie formalno-prawnym i finansowym,
związana z propozycjami inwestycji i remontów,
b) sporządzanie propozycji planu inwestycji,
c) opiniowanie w zakresie formalno-prawnym i finansowym propozycji planu
remontów;
3) w zakresie przygotowywania inwestycji i remontów:
a) przygotowywanie dokumentów formalno-prawnych i finansowych dotyczących
inwestycji i remontów,
b) sprawdzanie dokumentów formalno-prawnych i finansowych składanych przez
Wykonawców,
c) udział w pracach Komisji Przetargowych;
4) w zakresie prowadzenia, rozliczania i nadzoru nad inwestycjami i remontami:
a) udział jako przedstawiciel inwestora,
b) dokonywanie odbiorów w zakresie formalno-prawnym i finansowym,
c) rozliczanie inwestycji i remontów, zgodnie z procedurami inwestora i dotanta,
d) sporządzanie rozliczeń końcowych kosztów realizowanych inwestycji
i remontów;
5) realizacja wszystkich działań związanych z prowadzonymi projektami w zakresie
infrastruktury;
6) sporządzanie sprawozdawczości w zakresie pracy Sekcji i współpraca w sporządzaniu
sprawozdawczości w zakresie pracy Działu.
2. Do zadań Sekcji Nadzoru Inwestorskiego należy:
1) dokonywanie wymaganych okresowych przeglądów, kontroli stanu technicznego
budynków i obiektów, tworzenie wymaganych raportów oraz zgłaszanie
przeprowadzonych przeglądów do Organów zewnętrznych;
2) w zakresie planowania inwestycji i remontów:
- 44 -
3)
4)
5)
6)
a) współpraca z Użytkownikami, w zakresie technicznym, związana z propozycjami
inwestycji i remontów,
b) sporządzanie propozycji planu remontów,
c) opiniowanie techniczne propozycji planu inwestycji;
w zakresie przygotowywania inwestycji i remontów:
a) przygotowywanie dokumentów technicznych dotyczących inwestycji i remontów,
b) sprawdzanie dokumentów technicznych składanych przez Wykonawców,
c) udział w pracach Komisji Przetargowych.
w zakresie prowadzenia, rozliczania i nadzoru nad inwestycjami i remontami:
a) udział jako inspektor nadzoru inwestorskiego lub przedstawiciel inwestora,
b) dokonywanie odbiorów technicznych,
c) kontrola i odbiór dokumentacji technicznych;
współpraca, w ramach nadzoru, przy usuwaniu awarii związanych z budynkami
i obiektami;
sporządzanie sprawozdawczości w zakresie pracy Sekcji i współpraca
w sporządzaniu sprawozdawczości w zakresie pracy Działu.
31. Dział Logistyki
Do zakresu zadań Działu Logistyki należy:
1) realizowanie dostaw i usług w zakresie zgodnym z regulaminem zamówień
publicznych na wniosek jednostek Uniwersytetu w kraju oraz poza granicami kraju,
2) prowadzenie gospodarki magazynowej Uniwersytetu,
3) zapewnienie jednostkom Uniwersytetu dostępu do materiałów ciągłego użycia
znajdujących się w magazynach Uniwersytetu,
4) zapewnienie usług transportowych.
1. Do zadań Sekcji Dostaw należy:
1) realizowanie dostaw w zakresie aparatury naukowo-badawczej, oprogramowania
komputerowego oraz dostaw poza granicami kraju, na podstawie zawartych umów,
2) podejmowanie czynności oraz sporządzanie właściwych dokumentów niezbędnych dla
dochodzenia roszczeń z tytułu braków lub wad towarów ujawnionych w terminie
21 dni od dostawy,
3) ustalanie warunków i terminów dostaw,
4) nadzór nad zakupem i odbiorem towarów,
5) kompletowanie i przekazywanie wnioskodawcom odpowiedniej, aktualnej gwarancji,
instrukcji, dokumentacji eksploatacyjno-wdrożeniowej, z wyjątkiem, gdy dostawa
posiada gwarancję zbiorczą załączoną do postępowania,
6) bieżące gromadzenie ofert, katalogów oraz informacji o towarach, producentach,
wykonawcach, śledzenie kierunków rozwoju,
7) obsługiwanie imprez uniwersyteckich w zakresie nagłośnienia i tłumaczenia
symultanicznego oraz realizowanie zleceń spoza Uniwersytetu.
- 45 -
2. Do zadań Sekcji Usług należy:
1) realizowanie usług związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Uniwersytetu oraz
dla zachowania ciągłości procesów dydaktycznych i badawczych (usługi hotelarskie,
gastronomiczne, tłumaczenia, szkoleniowe, pralnicze, szewskie, naprawy mebli, rolet,
żaluzji), w tym realizowanie serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego wyposażenia
technicznego obiektów w zakresie ruchomych środków trwałych,
2) realizowanie usług związanych z: wynajmem obiektów lub pomieszczeń na cele
dydaktyczne, sportowe lub okolicznościowe oraz dóbr ruchomych, a także w zakresie
usług niezastrzeżonych dla innych jednostek Uniwersytetu,
3) realizowanie usług poza granicami kraju,
4) realizowanie usług związanych z projektami (wyłonienie zespołu zarządzającego
projektem, wyłonienie opiekunów naukowych, ekspertów zewnętrznych, recenzentów,
nadzoru naukowego, wyłonienie organizatora warsztatów, wyłonienie wykonawcy do
przeprowadzenia badań ankietowych, wyłonienie wykonawcy na organizację
konkursów, szkoleń, seminariów, zakwaterowanie uczestników staży),
5) realizowanie usług związanych z oprogramowaniem komputerowym,
6) prowadzenie w odpowiednich Urzędach Celnych spraw w zakresie dostaw i usług
stanowiących przedmiot działalności Działu Logistyki,
7) prowadzenie z wykonawcami ustaleń dotyczących podpisania umowy na realizację
usług,
8) nadzór nad realizacją i odbiorem usług,
9) realizowanie usług na podstawie wniosków, zgodnie z wybraną i zatwierdzoną przez
Dział Zamówień Publicznych procedurą przewidzianą w ustawie - Prawo zamówień
publicznych oraz innymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
10) bieżące gromadzenie ofert, katalogów oraz informacji o usługach, producentach,
wykonawcach, śledzenie kierunków rozwoju,
11) ustalanie warunków i terminów realizacji usług innych niż wynikających z umów,
12) podejmowanie czynności oraz sporządzanie właściwych dokumentów niezbędnych dla
dochodzenia roszczeń z tytułu wadliwej realizacji usług, jak również prowadzenie
spraw dotyczących reklamacji realizowanych usług.
3. Do zadań Sekcji Ewidencji i Rozliczeń należy:
1) weryfikacja elektroniczna wniosków w systemie SAP skierowanych do Działu
Logistyki,
2) uruchamianie w systemie SAP wniosków składanych w formie dokumentu,
3) wstępne wprowadzenie faktur i faktur korygujących do systemu SAP,
4) wykonywanie czynności koniecznych dla utrzymania poprawności danych
wprowadzanych w module MMI w systemie SAP, w tym modyfikacja lub kasowanie
błędnie wprowadzonych dokumentów lub danych,
5) wykonywanie czynności związanych z ewidencjonowaniem, rozliczaniem
i zdawaniem dokumentów finansowo - księgowych,
6) kompletowanie posiadanej dokumentacji koniecznej do przeprowadzenia kontroli,
w tym również dla potrzeb kontroli realizacji projektów unijnych,
7) prowadzenie (w formie elektronicznej) ewidencji zabezpieczenia należytego
wykonania umów realizowanych w Dziale Logistyki,
- 46 -
8) przygotowywanie i sporządzanie zestawień i rozliczeń z przebiegu realizacji dotacji
z funduszy przeznaczonych na naukę,
9) dokonywanie zgłoszeń INTRASTAT,
10) archiwizacja dokumentacji Działu Logistyki oraz współpraca z pracownikami
Archiwum Uniwersytetu,
11) zapewnienie transportu towarów i usług, a w szczególności:
a) realizowanie zleconych dostaw i przewóz osób w oparciu o otrzymane zlecenia
pisemne i elektroniczne,
b) prowadzenie spraw związanych z gospodarką i eksploatacją pojazdów
samochodowych, kontrolą kart drogowych, rozliczeniem materiałów pędnych,
c) świadczenie usług transportowych na rzecz Uczelni,
d) realizacja przydzielonych zadań zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień
Publicznych,
e) prowadzenie przeglądów technicznych samochodów kolumny transportowej,
f) prowadzenie remontów i napraw samochodów służbowych.
4. Do zadań Sekcji Gospodarki Magazynowej należy:
1) zabezpieczenie jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w materiały – przyjmowanie,
magazynowanie i wydawanie materiałów ciągłego użycia zamawianych przez
magazyny,
2) uzupełnianie stanów magazynowych na podstawie wniosków na dostawę i zamówień
składanych w ramach realizowanej umowy, w oparciu o stan materiałów i analizę
potrzeb jednostek Uniwersytetu,
3) przyjmowanie i wydawanie materiałów zamówionych przez realizatorów dla
jednostek organizacyjnych Uniwersytetu – np. materiałów promocyjnych, druków
ścisłego zarachowania związanych z przebiegiem studiów,
4) przyjmowanie, magazynowanie i wydawanie materiałów z magazynów zgodnie
z metodą FIFO oraz zwrotów materiałów, zwracając jednocześnie uwagę na terminy
przydatności materiałów,
5) kontrola jakościowa i ilościowa dostarczonych materiałów,
6) przeprowadzanie w programie SAP elektronicznych procedur obsługi dokumentów
m.in.: zapotrzebowanie, zamówienie oraz dokumentów obrotu magazynowego PZ,
RW, MM, LK, ZD, ZW do RW, Pt, WZ sprzedaż, faktury korygujące,
7) prowadzenie obrotu materiałowego stanowiącego element bilansu księgowego oraz
podlegającego inwentaryzacji,
8) odbiór, przechowywanie i wydawanie alkoholu etylowego zwolnionego z podatku
akcyzowego, podległego kontroli Urzędu Celnego, prowadzenie księgi obrotu
alkoholem,
9) indeksowanie – opracowanie indeksów w elektronicznym programie SAP na potrzeby
związane z obrotem materiałów magazynowych, generowanie raportów w systemie
SAP,
10) planowanie – tworzenie raz w roku listy materiałów ciągłego użycia w oparciu
o roczną analizę przychodu i rozchodu materiałów w magazynach, wnioskowanie
o zakupy materiałów ciągłego użycia zgodnie z planem rocznym,
11) analiza zapasów materiałów niechodliwych w magazynach i dbanie o ich bieżące
upłynnianie,
- 47 -
12) sporządzanie tabulogramów dla potrzeb Działu Księgowości Majątkowej oraz
magazynów celem uzgodnienia stanów magazynowych z ewidencją księgową.
32. Dział Zamówień Publicznych
Do zadań Działu Zamówień Publicznych należy:
w zakresie planowania:
1. sporządzanie planu zamówień publicznych w zakresie wymaganym ustawą Prawo
Zamówień Publicznych,
w zakresie przygotowania:
1. merytoryczna i formalna ocena oraz weryfikacja wniosków o potrzebie udzielenia
zamówienia publicznego,
w zakresie prowadzenia postępowań:
1. wnioskowanie o powołanie komisji przetargowych oraz organizacja i kierowanie ich
pracą,
2. sporządzanie pełnej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowania
(ogłoszenia, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, propozycja umowy),
3. przygotowywanie stanowisk w sprawie odwołań oraz reprezentowanie uczelni przed
Zespołem Arbitrów,
4. gromadzenie i kompletowanie dokumentacji do celów archiwalnych,
Inne:
1. sporządzanie opinii z zakresu Prawa Zamówień Publicznych,
2. merytoryczna pomoc jednostkom ubiegającym się o zamówienie publiczne.
33. Dział Księgowości Głównej
Do zadań Działu Księgowości Głównej należy:
1. prowadzenie rachunkowości Uniwersytetu w zakresie wynikającym z obowiązujących
przepisów prawa:
 podatkowego,
 ustawy o rachunkowości,
 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym,
 uczelnianego planu kont, w obszarach działalności podstawowej, badawczej,
pomocniczej, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i Funduszu Pomocy
Materialnej dla studentów,
2. kontrola formalno – rachunkowa dokumentów,
3. dekretacja i księgowanie dokumentów księgowych,
4. analiza kont Księgi Głównej,
5. sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych z zakresu pracy działu,
6. prowadzenie windykacji wierzytelności,
7. sporządzenie sprawozdania finansowego i innych sprawozdań GUS, MNiSW i innych,
8. archiwizowanie dokumentów księgowych,
9. administrowanie Uczelnianym Planem Kont.
- 48 -
34. Dział Księgowości Projektów
Do zadań Działu Księgowości Projektów należy:
prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla poszczególnych projektów,
realizacja płatności dla poszczególnych projektów,
analiza zapisów księgowych według kont projektów,
ewidencja i kontrola środków finansowych na kontach bankowych projektów,
kontrola poprawności i zgodności z zapisami księgowymi części finansowej
wniosków o dofinansowanie projektów oraz raportów okresowych i końcowych,
6) kontrola prawidłowego obiegu dokumentów księgowych,
7) prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentów księgowych poszczególnych
projektów,
8) opracowywanie polityk rachunkowości dla poszczególnych projektów.
1)
2)
3)
4)
5)
35. Dział Finansowy
Do zadań Działu Finansowego należy:
1. obsługa kasowa Uniwersytetu w zakresie wpłat i wypłat wszystkich rodzajów
wynagrodzeń, stypendiów, innych należności i zobowiązań Uniwersytetu,
prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego,
2. obsługa bankowa Uniwersytetu w zakresie sporządzania przelewów w systemie Multi
Cash, bieżąca kontrola dokumentacji bankowej, zakładanie lokat krótkoi długoterminowych,
3. realizacja transakcji dewizowych,
4. kontrola dokumentów wynikających z zobowiązań Uniwersytetu i realizacja ich
płatności,
5. sporządzanie zestawień do wypłaty wynagrodzeń i stypendiów oraz kontrola
rozliczenia wypłaty,
6. kontrola formalna i rachunkowa wszelkich dowodów źródłowych oraz przygotowanie
do wypłaty przelewem lub gotówką zobowiązań z tytułu rozliczeń wyjazdów
służbowych i pozostałych rozliczeń,
7. wystawianie faktur sprzedaży wg wpływów na rachunek,
8. ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania,
9. monitorowanie zapłat i windykacja należności,
10. analiza rozrachunków z zakresie delegacji służbowych, zaliczek,
11. sporządzanie sprawozdań z zakresu pracy Działu oraz raportowanie danych,
12. archiwizacja dokumentów księgowych.
36. Dział Płac
Do zadań Działu Płac należy:
1. w zakresie obliczania wynagrodzeń:
1) naliczanie
oraz rozliczanie w systemie płacowym wypłat wynagrodzeń
z osobowego i bezosobowego funduszu plac oraz zasiłków z ubezpieczenia
społecznego dla pracowników Uniwersytetu oraz osób spoza Uniwersytetu,
- 49 -
2. w zakresie obowiązków wobec ZUS i NFZ:
1) naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne,
2) przygotowywanie miesięcznej deklaracji rozliczeniowej z ZUS oraz imiennych
raportów osób ubezpieczonych,
3) obsługa elektronicznego systemu przekazu danych z ZUS „PŁATNIK”,
4) przygotowywanie dokumentacji płacowej do ZUS dla osób wnioskujących
o emeryturę lub rentę oraz dokumentacji dla celów naliczenia kapitału
początkowego,
3. w zakresie wypełniania obowiązków wobec Urzędu Skarbowego:
1) naliczanie i odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od osób
fizycznych,
2) przygotowywanie rozliczeń PIT 8/11, dla wszystkich osób uzyskujących
przychody w Uniwersytecie,
3) obsługa podatkowa cudzoziemców,
4. w zakresie obsługi Pracowniczego Programu Emerytalnego:
1) naliczenie i odprowadzanie składek członków PPE oraz ich rozliczanie,
5.w zakresie sprawozdawczości i analizy:
1) opracowywanie i przygotowywanie raportów danych placowych,
2) kontrola i ewidencja limitów funduszu premiowego oraz funduszu nagród,
3) sporządzanie sprawozdań z zakresu wynagrodzeń.
37. Dział Księgowości Majątkowej
Do zadań Działu Księgowości Majątkowej należy:
1. prowadzenie centralnej ewidencji majątku Uczelni w systemie STX:
 środków trwałych,
 wartości niematerialnych,
 wyposażenia,
2. kontrola formalna i rachunkowa dowodów obrotu środków trwałych,
3. uzgodnienia systemowe rejestrów faktur występujących w obrocie środkami trwałymi
wartości niematerialnych i prawnych,
4. miesięczne uzgadnianie stanów majątkowych środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych w syntetyce i analityce. Księgowanie amortyzacji
i umorzenia.
5. współpraca z użytkownikami majątku oraz uzgadnianie stanów środków trwałych,
6. rozliczanie spisów z natury majątku Uniwersytetu i różnic protokołów
weryfikacyjnych,
7. prowadzenie wszelkich rozliczeń księgowych i zmian w ewidencji na podstawie
dowodów rozchodu,
8. rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych,
9. prowadzenie, rozliczanie i uzgadnianie ewidencji wartościowo- ilościowej
niskocennych składników majątku,
10. uzgadnianie w wyznaczonych okresach stanów księgozbiorów wszystkich bibliotek
Uniwersytetu,
11. prowadzenie, rozliczanie i uzgadnianie ewidencji księgowej materiałów
w magazynach Uniwersytetu,
12. kontrola dokumentów magazynowych występujących w obrocie magazynowym,
- 50 -
13. sporządzanie oraz uzgadnianie stanów obrotów magazynowych w systemie,
14. sporządzanie i uzgadnianie zestawień dostaw niefakturowanych i towarów
w drodze,
15. prowadzenie ewidencji i rozliczanie konta „Materiały w przerobie”,
16. rozliczanie spisów z natury i protokołów weryfikacji różnic w magazynach,
17. prowadzenie sprawozdawczości w zakresie stanów majątku,
18. archiwizacja dokumentów księgowych.
38. Dział Budżetowania i Kontrolingu
Do zadań Działu Budżetowania i Kontrolingu należy:
w zakresie planowania i budżetowania:
1. koordynacja w zakresie opracowania danych do MNiSW niezbędnych do podziału
dotacji,
2. obliczanie algorytmów oraz podział dotacji MNiSW na działalność dydaktyczną,
3. opracowanie założeń formalnych planowania budżetu (prowizorium budżetowe, plan
rzeczowo-finansowy, zmiana planu rzeczowo-finansowego), w tym analiza kosztów
i przychodów poszczególnych obiektów kontrolingowych,
4. współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie opracowania prowizorium
budżetowego, planu rzeczowo-finansowego oraz zmiany planu rzeczowofinansowego,
5. opracowanie zbiorczego prowizorium budżetowego, planu rzeczowo-finansowego,
zmiany planu rzeczowo-finansowego na potrzeby wewnętrzne oraz planu rzeczowofinansowego do MNiSW,
6. obsługa w zakresie przekazywania uchwalonych budżetów jednostkom
organizacyjnym oraz wprowadzania do systemu jako obiekty kontrolingowe,
7. koordynacja w zakresie gromadzenia danych z poszczególnych komórek
merytorycznych do analiz zleconych przez Władze Uniwersytetu,
8. prowadzenie pozasystemowych plików (w tym: Excel) w celu opracowywania
druków, raportów, zestawień ad hoc.
w zakresie kontrolingu:
1. obsługa rezerwacji funduszy,
2. rozliczenie kosztów na koniec okresów rozliczeniowych,
3. przeksięgowania pomiędzy obiektami kontrolingowymi,
4. zarządzanie obiektami kontrolingowymi (MPK, zlecenia),
5. analiza kosztów na poszczególnych obiektach kontrolingowych,
6. rozliczenia działalności badawczej, socjalnej i bytowej, analiza wskaźnikowa,
7. ewidencja kluczy rozliczeniowych,
8. sporządzanie analiz ekonomicznych,
9. kalkulacja kosztów kształcenia,
10. kontrola wykonania budżetu,
11. przygotowywanie sprawozdań i raportów z wykonania planu rzeczowofinansowego.
- 51 -
Załącznik nr 5 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego
Zakresy zadań jednostek administracyjnych w Wydziałach
I.
Dziekanaty
II. Sekretariaty
III. Działy i Sekcje Administracyjno – Gospodarcze
I. Dziekanaty
Do zadań dziekanatów należy:
w zakresie organizacji toku studiów realizowanych przez wydział:
1. zapewnienie pod względem administracyjnym właściwej organizacji toku studiów na
wszystkich rodzajach studiów prowadzonych w ramach wydziału,
2. prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów oraz ewidencji druków związanych
z przebiegiem studiów jako druków ścisłego zarachowania,
3. zakładanie, prowadzenie oraz właściwe przechowywanie akt osobowych studentów,
4. załatwianie bieżących spraw studentów, a w szczególności: wydawanie studentom
legitymacji, indeksów, dyplomów, zaświadczeń i innych dokumentów,
5. prowadzenie księgi dyplomów,
6. prowadzenie ewidencji studentów dotyczącej stosunku do powszechnej służby
wojskowej,
w zakresie spraw osobowych pracowników:
1. kompletowanie dokumentów niezbędnych do uzyskania stopni i tytułów naukowych,
2. prowadzenie ewidencji otwartych i zakończonych przewodów doktorskich,
3. prowadzenie czynności administracyjnych związanych z obroną prac doktorskich
i habilitacyjnych,
4. prowadzenie dokumentacji dotyczącej rozwoju kadry naukowo – dydaktycznej,
5. terminowe sporządzanie wykazów obciążeń pracowników naukowo – dydaktycznych,
w zakresie spraw socjalno – bytowych studentów i doktorantów:
1. kompletowanie i przygotowywanie dokumentów stanowiących podstawę do decyzji
dziekana o przyznaniu, wstrzymaniu lub cofnięciu pomocy materialnej,
2. sporządzanie list stypendialnych, sprawdzanie ich pod względem formalno –
rachunkowym i merytorycznym,
3. prowadzenie spraw związanych z odpłatnością za studia,
w zakresie organizacji prac wydawniczych oraz wyjazdów pracowników:
1. zbieranie materiałów do opracowania rocznego planu wydawniczego wydziału,
2. zbieranie danych do opracowania planów krajowych i zagranicznych wyjazdów
pracowników,
w zakresie spraw organizacyjnych:
1. przygotowywanie korespondencji związanej z działalnością władz wydziału,
2. obsługa administracyjna posiedzeń organów kolegialnych wydziału,
3. właściwe zabezpieczenie, przechowywanie i używanie pieczęci, pieczątek i druków
ścisłego zarachowania pozostających w dziekanacie,
- 52 -
4. nadzór merytoryczny nad sekretariatami instytutów i katedr w zakresie spraw
dotyczących toku studiów oraz prowadzenia dokumentacji osobowej pracowników
jednostki,
5. prowadzenie rejestru skarg i wniosków składanych do dziekana wydziału,
6. sporządzanie umów cywilnoprawnych dotyczących dydaktyki oraz stopni i tytułów
naukowych a także prowadzenie ich ewidencji,
7. wykonywanie zadań zleconych przez kierownika jednostki w zakresie przygotowania
i realizacji planu rzeczowo – finansowego wydziału oraz gospodarki finansowej,
8. współdziałanie z jednostkami administracji ogólnouczelnianej w zakresie spraw
merytorycznie przez nie prowadzonych.
II. Sekretariaty
Do zadań sekretariatów należy:
w zakresie organizowania i wykonywania obsługi biurowej związanej z działalnością
jednostki:
1. przygotowywanie korespondencji,
2. obsługa administracyjna posiedzeń organów kolegialnych jednostki,
3. planowanie zakupów materiałów dla potrzeb jednostki,
4. sporządzanie umów cywilnoprawnych i prowadzenie ich ewidencji,
5. załatwianie wszelkich formalności związanych z zatwierdzaniem i rozliczaniem
wyjazdów służbowych,
6. prowadzenie ewidencji umów o prace naukowo – badawcze, ewidencji dochodów
i wydatków w tym zakresie, dopilnowanie terminowego obiegu dokumentów
związanych z wykonywaniem umów o prace naukowo – badawcze,
7. wykonywanie zadań dotyczących przygotowania i realizacji planu rzeczowo –
finansowego jednostki,
w zakresie zadań związanych z obsługą toku studiów oraz prowadzenia dokumentacji
osobowej pracowników jednostki:
1. przygotowywanie pod względem organizacyjno
– technicznym
sesji
egzaminacyjnych,
2. sporządzanie harmonogramu zajęć,
3. przygotowywanie wykazów obciążeń nauczycieli akademickich,
4. kompletowanie dokumentów niezbędnych do uzyskania stopni i tytułów naukowych,
5. prowadzenie czynności organizacyjnych związanych z obroną prac doktorskich
i habilitacyjnych.
III. Działy i Sekcje Administracyjno - Gospodarcze
Do zadań działów i sekcji administracyjno – gospodarczych należy:
w zakresie zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obiektów:
1. nadzór nad utrzymaniem bezpiecznego i higienicznego stanu obiektów, czystości
wewnątrz i na zewnątrz obiektów, zagospodarowaniem terenów zielonych,
2. podejmowanie działań mających na celu utrzymanie sprawności eksploatacyjnej
obiektów oraz ciągłą dostawę nośników energetycznych,
3. zgłaszanie potrzeb w zakresie niezbędnych remontów obiektów i urządzeń,
4. wnioskowanie o zapewnienie funkcjonowania umów serwisowych na wszelkie usługi
niezbędne dla prawidłowego wykonywania zadań jednostki organizacyjnej,
5. prowadzenie książek obiektów wymaganych Prawem Budowlanym.
- 53 -
w zakresie zabezpieczenia mienia jednostki organizacyjnej:
1. zabezpieczenie mienia przed pożarem,
2. zabezpieczenie mienia przed kradzieżą i włamaniem,
3. prowadzenie magazynów podręcznych,
4. prowadzenie ewidencji inwentarzowej w administrowanych obiektach,
5. wnioskowanie o likwidację zniszczonych środków trwałych, przygotowywanie
sprzętu do kasacji, realizacja wniosków zawartych w protokołach kasacji,
w zakresie realizacji obowiązujących zasad gospodarki finansowej jednostki organizacyjnej:
1. udział w opracowywaniu planu rzeczowo – finansowego jednostki,
2. nadzór i kontrola nad uruchamianiem wydatków zgodnych z planem rzeczowo finansowym jednostki organizacyjnej,
3. nadzór i kontrola wydatków związanych z kosztami funkcjonowania obiektów – ścisłe
przestrzeganie obowiązujących procedur kontroli finansowej,
4. nadzór nad realizacją przychodów jednostki pochodzących z wynajmu pomieszczeń,
współdziałanie z jednostkami administracji
merytorycznie przez nie prowadzonych.
- 54 -
ogólnouczelnianej
w
zakresie
spraw