Umowa w przedmiocie budowy nowoczesnego centrum danych

Wykład
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
Warszawa, 30 września 2015 roku
radca prawny Michał Wołoszański
1 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
ZAŁOŻENIA: -­‐ funkcjonalność określona przez Państwa. ELEMENTY ISTOTNE Z PUNKTU WIDZENIA PRAWA: Czy będziecie Państwo przetwarzać dane osobowe w serwerowni? (zapewne tak). Czy będziecie Państwo udostępniać poufne dane? Czy potrzebujecie / chcecie spełniać określone normy jakości / prawne? 2 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
1. UMOWA O POUFNOŚCI
•  Przygotowanie NDA. Prosty – bo dopiero rozpoczynacie pracę i nie chcecie straszyć partnerów biznesowych. •  Czas trwania – dla Państwa im dłuższy tym lepszy. Minimum rynku to 2 lata. Ja polecam 5-­‐10 lat… od ostatniego zdarzenia. •  Określenie co jest chronione – wszystko co przekazujecie (nie tylko znakowane dokumenty). •  Określenie, że wszystko co przekazujecie stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (istotne z uwagi na odpowiedzialność karną dla zleceniobiorcy / wykonawcy). •  Dane umieszczamy w data room z funkcją watermarkingu pobranych dokumentów (dla potrzeb dowodowych). •  W miarę możliwości umieszczamy przy panelu/oknie logowania do data room’u informacje, że informacje na serwerze stanowią tajemnice Państwa przedsiębiorstwa w przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. To nie są drogie rozwiązania, a kupujecie sobie Państwo trochę s3 pokoju. UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
1. UMOWA O POUFNOŚCI
•  Umowa powinna obejmować zarówno potencjalnego parterna jak i jego pracowników, doradców, zleceniobiorców. •  Można wymagać w NDA aby przejmujący materiały zobowiązany był do otrzymania podpisu na analogicznej klauzuli od odbierającego dokument. •  Można żądać zniszczenia wszelkich przekazanych dokumentów, aczkolwiek standardem jest, że umożliwia się zachowanie kopii archiwalnych maili czy przekazanych plików. CEL NDA: Objęcie podwyższoną ochroną prawną – w tym karną – państwa dokumenty. Możliwość przypisania winy (w szczególności istotny element watermarkingu). 4 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
2. MIEJSCE DATA CENTER
•  Miejsce wybrane przez Państwa (nieruchomość) powinno być zweryfikowane przez prawnika – niezależnie od tego czy to jest kupno czy wynajem. •  •  Opcje wybranego miejsca: • 
grunt/budynek do kupienia • 
budowany lokal/budynek – albo dopiero w planach, albo w trakcie realizacji • 
istniejący lokal/ budynek 5 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
2. MIEJSCE DATA CENTER
•  Weryfikujemy księgę wieczystą (analogicznie jak przy zakupie mieszkania). •  •  istotne jest sprawdzenie czy jest pełne prawo do dysponowania nieruchomością. •  czy nie jest obciążone hipoteką. •  nie wystarczy sprawdzić KW w Internecie – możliwe, że trzeba będzie sprawdzić fizycznie akta księgi wieczystej (nie takie proste). •  Weryfikujemy plan zagospodarowania przestrzennego. •  Weryfikujemy ewentualne zgody środowiskowe (tutaj z pomocą mogą przyjść architekci). 6 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
2. MIEJSCE DATA CENTER
Jeżeli jest to najem •  również weryfikujemy w/w •  warto zwrócić uwagę na gwarancje trwałości umowy najmu. •  Powszechnym błędem jest uznanie, że podpisany najem gwarantuje bezpieczeństwo. Data pewna Umowa notarialna 7 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
2. MIEJSCE DATA CENTER
Standard wynajmowanego pomieszczenia: Może się zdążyć, że wynajmujecie Państwo zupełnie pustą przestrzeń – tzw. Shell & core – która jest budowana upewnijcie się, że wszystkie wymogi dotyczące, powierzchni są spełnione miejsce wyjścia kabli zrobione otwory w żelbetonie integracja system ppoż, sswin itd… tzw. House Rules: Jeżeli najem jest w budynku komercyjnym, możliwe, że istnieje regulamin obiektu (tzw. House rules). Oczywiście należy je zweryfikować, ale często ich jeszcze nie ma przy podpisywaniu umowy na najem powierzchni – gdyż lokal jest jeszcze budowany. Niezależnie od w/w umowa najmu ma wziąć górę nad jakimikolwiek zmianami. Dlatego określenie celu umowy jest również istotne. CEL WERYFIKACJI : Upewnienie się, że nie budujemy zamków na piasku. 8 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
3. KONCEPCJA / PROJEKT
Istotne jest studium wykonalności / feasability study / koncepcja Zlecenie profesjonalnej firmie zbadanie możliwości wykonania zakładanego projektu (funkcjonalności). Możliwe, że będą to architekci/generalny wykonawca data center. Dlaczego? Np. Weryfikacja wytrzymałości podłogi, przepływu powietrza, możliwość umiejscowienia agregatów (techniczna i prawna) Itp. CEL KONCEPCJI: Przekazanie analizy wykonalności i odpowiedzialności na osobę trzecią Wytworzenie dokumentacji określającej przedmiot umowy na budowę centrum danych. Weryfikacja wszelkich wymogów prawnych (architektonicznych, środowiskowych, eksploatacyjnych) 9 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
3. ZABEZPIECZENIA - KONCEPCJA / PROJEKT / WYKONANIE
Co weryfikować u potencjalnego partnera? Sam podmiot (często występują celowe spółki córki dla minimalizacji ryzyka). Uprawnienia zawodowe/ budowlane / rzeczoznawcy (żądać przedstawienia + sprawdzić w dostępnych rejestrach). Referencje – kilka telefonów. Polisę OC i inne zabezpieczenia (gwarancja ubezpieczeniowa, bankowa). Oczywiście umowa. 10 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
CZAS A co zrobić kiedy czas goni? Umowa przedwstępna. Umowa warunkowa. Wstawianie preambuły „..zważywszy na fakt, że…” i opisać w prostych słowach cel umowy. Podkreślać cel umowy (w szczególności dla najmu) – celem jest prowadzenie data center. Określanie celu umowy I preambuły jest lekceważonym istotnym elementem, który jest niezastąpioną wskazówką dla sędziów i prawników w przypadku sporu. 11 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
4. DOSTAWCA
Najważniejsze: -­‐ Określamy umowę jako umowa rezultatu (o dzieło / o roboty budowlane) – niezależnie od tego czy to budowa od fundamentów data center, czy tylko dostarczenie sprzętu. Musi być wszystko dostarczone. -­‐ Wszystko co chcemy aby zostało zbudowane, dostarczone – dodajemy do załączników. Im więcej załączników tym lepiej – gdyż precyzują przedmiot zamówienia i intencję stron. -­‐W szczególności wszelki dokumenty związane z koncepcją dostarczoną wcześniej. 12 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
4. DOSTAWCA - Określenie Przedmiotu Umowy
Postawienie wysokich wymogów dostawcy (zgodnie z wytycznymi na kolejnych slajdach). Spisywanie protokołów ze spotkań. Jak największa liczba załączników – dokładniejszy projekt. -­‐ bardzo dokładna lista zamówionych elementów (która nie powinna być listą wyłączną lecz otwartą / minimum) Najistotniejszym elementem jest nie samo dostarczenie elementów co zagwarantowanie oczekiwanej funkcjonalności. CEL POWYŻSZYCH UREGULOWAŃ : -­‐ zagwarantowanie wykonania oczekiwanego minimum. Mówiąc, krótko ma działać zgodnie z wytycznymi. 13 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
5. DOSTAWCA – Nabycie Praw Autorskich
Nabycie praw autorskich / uzyskanie odpowiednich licencji -­‐ oprogramowanie gotowe / osób trzecich / (Microsos & Co.) + weryfikacja EULA Przy dużych kontraktach może być możliwość modyfikacji EULA’i. -­‐ oprogramowanie autorskie -­‐ przeniesienie własności -­‐ udzielenie licencji -­‐ wyłącznej (z prawem modyfikacji) -­‐ niewyłącznej (z prawem modyfikacji) Weryfikacja zakresu nabycia praw (im szersze tym lepsze). 14 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
5. DOSTAWCA – Nabycie Praw Autorskich
Ewentualna Umowa Serwisowa \ Utrzmaniowa: -­‐ nabywanie praw autorskich do modyfikacji dokonanych w trakcie usług utrzymaniowych / gwarancyjnych Zabezpieczenie kodu źródłowego: -­‐ przekazanie kodu źródłowego wprost i oprogramowania (skompilowanego, działającego) -­‐ przekazanie (wgrywanie na serwer kolejnych modyfikacji kodu) -­‐ depozyt notarialny kodu CEL DZIAŁANIA: Zagwarantowanie możliwości pracy i rozwoju systemu. 15 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
5. DOSTAWCA – Dokumentacja
Zobowiązanie wykonawcy do: -­‐ Dostarczenia Dokumentacji Powykonawczej (hasła, kody, opis rozwiązań). -­‐ Dostarczenie dokładnej specyfikacji kosztowej elementów systemu (dla księgowości!). -­‐ Dostarczenie spisu licencji i kopii wszystkich licencji. -­‐ Dostarczenie Instrukcji Obsługi Systemu – istotne z punktu widzenia GIODO. -­‐ Oznakowanie dostarczonego sprzętu, dostarczenie kart opisów technicznych oraz dokumentacji. Wykonanie inwentaryzacji. -­‐ Dostarczenie wymaganych certyfikatów dla sprzętu. 16 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
5. DOSTAWCA – Rozliczenia
Trzy główne zasady: Ustalenie punktów weryfikacyjnych / faz / etapów itd. na podstawie, których następują rozliczenia. Nie płacimy transzy o wartości wyższej niż wartość otrzymanych prac / sprzętu. Upewniamy się, że transze pokrywają się z systemem finansowania (otrzymywania środków).
17 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
5. DOSTAWCA – Bazy Danych, Ochrona Danych Osobowych,
Tajemnica Przedsiębiorstwa, Ochrona
Środowiska,
Nabycie praw do baz danych powstałych w trakcie budowy data center (o ile powstały). Zobowiązać wykonawcę do przestrzegania polityki ochrony danych osobowych (jeśli jest wdrożona) na podstawie obowiązujących wzorów (załączniki do umowy). Załączyć do umowy oświadczenie o poufności od członków ekipy wykonawcy. Zebrać listę osób oddelegowanych do pracy. Zobowiązać do przestrzegania procedur z zakresu ochrony środowiska 18 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
5. PODPISY I REPREZENTACJA
Zawsze sprawdzać przy zawieraniu umowy: Tożsamość umowy podpisującej umowę przez weryfikację dowodu osobistego; Umocowanie osoby podpisującej umowę przez weryfikacje KRSu / ciągu pełnomocnictw; Stan KRSu na dzień podpisania (zasada rękojmi KRS); 19 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
6. ZABEZPIECZENIA
Stosować gdzie tylko możliwe karę umowną (istotna wycena szkody). Żądać Polis ubezpieczeniowych (weryfikować zakres); Żądać gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych (istotne jest aby mieć skąd ściągać pieniądze); Weksle nie są niezawodnym rozwiązaniem, a już na pewno rzadko stosowane w takich projektach; CEL: Ułatwienie egzekucji finansowych roszczeń od wykonawcy (łatwiej ściągnąć gwarancję bankową aniżeli pieniądze z konta wykonawcy). 20 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
7. EPILOG - UMOWA UTRZYMANIOWA
Rozważenie jednoczesnego zawarcia umowy utrzymaniowej / serwisowej Zagwarantować ciągłość obsługi projektu: Rozliczenie kosztorysowe / ryczałtowe Rozliczenie godzinowe Weryfikacja czasu obsługi (minimalny okres świadczenia usług) + zabezpieczenie (polisy, gwarancje bankowe itp.) Analiza możliwości zastąpienia innym podwykonawcą. 21 UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO
CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
Pytania?
22 [email protected] www.wlaw.pl 23