Zarządzenie nr 53.2016 z 14.06.2016 w sprawie załatwiania skarg

ZARZĄDZENIE NR 53/2016
WÓJTA GMINY MAŁKINIA GÓRNA
z dnia 14 czerwca 2016 r.
w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i petycji w Urzędzie
Gminy w Małkini Górnej.
Na podstawie art. 221 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U.
z 2016 r., poz. 23), ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2014 r., poz. 1195), rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U.
z 2002 r. nr 5, poz. 46) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji działania
archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67) wprowadzam, zasady organizacji przyjmowania i rozpatrywania
skarg, wniosków i petycji.
I. Postanowienia ogólne.
§ 1. 1. Tryb postępowania w sprawach rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków regulują przepisy ustawy
z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – Dział VIII (j. t. Dz. U. z 2016 r., poz. 23)
oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. nr 5, poz. 46).
2. Tryb postępowania w sprawach rozpatrywania petycji został uregulowany w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r.
o petycjach ( Dz. U. z 2014 r., poz. 1195).
3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
a) skardze – rozumie się przez to pismo, którego przedmiotem w szczególności jest zaniedbanie lub nienależyte
wykonanie zadań przez właściwe organy lub przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów
skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw,
b) wniosku – pismo, którego przedmiotem są w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia
praworządności, usprawnienia pracy Urzędu oraz lepszego zaspokojenia potrzeb ludności,
c) petycji – pismo przedmiotem, którego może być żądanie, w szczególności zmiany przepisów prawa, podjęcia
rozstrzygnięcia lub innego działania w sprawie dotyczącej podmiotu wnoszącego petycję, życia zbiorowego lub
wartości wymagających szczególnej ochrony w imię dobra wspólnego, mieszczących się w zakresie zadań
i kompetencji adresata petycji,
d) dokumentacji niezbędnej do rozpatrzenia skargi – rozumie się przez to w szczególności wyjaśnienia, pisma,
kopie dokumentów i informacje będące w posiadaniu komórki organizacyjnej, a mające istotne znaczenie dla
wyjaśnienia skargi,
e) skardze na pracownika Urzędu – rozumie się przez to skargę, której przedmiotem jest naruszenie przez
pracownika Urzędu Gminy zasad etyki, sumienności lub staranności zawodowej poprzez działanie niezgodne
z prawem,
f) skardze pozytywnej – to skarga, której zarzuty zostały potwierdzone w przeprowadzonym postępowaniu
wyjaśniającym,
g) skardze negatywnej – to skarga, w której wskazane nieprawidłowości nie znalazły potwierdzenia,
h) skargach załatwionych w sposób inny – to skargi, które zostały przekazane do organu właściwego, wskazujące
inny tryb postępowania, pozostawione bez rozpatrzenia.
4. Nadzór nad postępowaniem w sprawie załatwiania skarg, wniosków i petycji sprawuje Sekretarz Gminy
za pośrednictwem Referatu Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich i Kadr.
5. Do Referatu Organizacyjnego , Spraw Obywatelskich i Kadr należy w szczególności:
a) rejestrowanie przekazanych przez Sekretarza Gminy skarg, wniosków i petycji,
b) przyjmowanie skarg lub wniosków wnoszonych ustanie do protokółu,
c) kwalifikowanie skarg, wniosków i petycji oraz ustalanie organu właściwego dla ich rozpatrzenia,
Id: FFEFF172-1901-489D-BFB6-00E0AA7DDD34. Podpisany
Strona 1
d) kierowanie skarg, wniosków i petycji do załatwienia, według kompetencji, do komórek organizacyjnych Urzędu
lub innych właściwych organów,
e) rozpatrywanie skarg i wniosków nieprzekazanych do rozpatrzenia komórkom merytorycznym lub innym
jednostkom organizacyjnym,
f) koordynowanie obiegu korespondencji i terminowego rozpatrywania spraw związanych z załatwianiem skarg
i wniosków przekazywanych w ramach kompetencji.
II. Kwalifikacja skargi, wniosku, petycji.
§ 2. 1. O tym czy pismo jest skargą, wnioskiem lub petycją decyduje treść żądania, a nie jego forma
zewnętrzna.
2. Wszystkie pisma noszące znamiona skargi, wniosku lub petycji, wniesione do Urzędu Gminy kierowane są
do Sekretarza Gminy, który za pośrednictwem Referatu Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich i Kadr wskazuje
odpowiedzialnych za załatwienie skargi, wniosku lub petycji
3. Skargi, wnioski i petycje, które wpłynęły bezpośrednio do Referatu Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich
i Kadr należy niezwłocznie przekazać Sekretarzowi Gminy w celu nadania im odpowiedniego biegu.
4. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu skarżącego pozostawia się bez
rozpoznania.
5. Skargi i wnioski przesłane za pomocą poczty elektronicznej i niezawierające imienia i nazwiska (nazwy)
oraz adresu skarżącego lub wnioskodawcy pozostawia się bez rozpoznania po uprzednim poinformowaniu
skarżącego lub wnioskodawcy o treści § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r.
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków na wskazany adres poczty elektronicznej.
6. Sposób postępowania w przypadku zgłoszonych petycji określony jest w ustawie z dnia 11 lipca 2014 roku
o petycjach.
7. Postanowienia niniejszego zarządzenia stosuje się również do skarg, wniosków i petycji kierowanych
do Rady Gminy.
III. Przyjmowanie skarg wniosków i petycji.
§ 3. 1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone do Wójta Gminy/ Rady Gminy:
1) pisemnie;
2) faxem;
3) w formie elektronicznej na adres: [email protected] lub za pośrednictwem elektronicznej platformy
usług administracji publicznej ePUAP;
4) ustnie do protokołu.
2. W przypadku wniesienia skargi i wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który
podpisują wnoszący skargę/wniosek i przyjmujący zgłoszenie.
3. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 2 określa załącznik do niniejszego zarządzenia.
4. Petycję składa się do Wójta Gminy/Rady Gminy w trybie określonym w § 3 ust. 1-3.
5. Skargi wnioski i petycje nie mogą być wnoszone telefonicznie.
6. Za datę wpływu skargi, wniosku lub petycji do Urzędu Gminy uznaje się dzień ich wniesienia do Urzędu.
7. W przypadku skarg, wniosków i petycji przesłanych pocztą elektroniczną decyduje dzień wpływu do
systemu informatycznego Urzędu w godzinach urzędowania, a w przypadku złożenia do protokółu – dzień
sporządzenia i podpisania protokółu.
IV Przyjęcia obywateli w sprawach skarg i wniosków.
§ 4. W sprawach skarg i wniosków przyjmują:
1. Wójt Gminy w każdą środę w godzinach od 900 do 1400 i od 1600 do 1700.
2. Przewodniczący Rady Gminy w każdy poniedziałek od 900 do 1000.
Id: FFEFF172-1901-489D-BFB6-00E0AA7DDD34. Podpisany
Strona 2
3. Kierownicy referatów i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy – codziennie
w godzinach pracy.
IV. Rozpatrywanie i załatwianie skarg, wniosków i petycji.
§ 5. 1. Skargi, wnioski i petycje przed przystąpieniem do merytorycznego rozpatrzenia podlegają
zaewidencjonowaniu w rejestrach skarg i wniosków oraz petycji.
2. Korespondencja w sprawie skarg, wniosków i petycji powinna być opatrzona znakiem sprawy.
3. Skargi, wnioski i petycje powinny być rozpatrywane zgodnie z obowiązującymi terminami i ustalonym
trybem.
4. Komplet dokumentacji związanej z rozpatrywaniem danej skargi, wniosku lub petycji przechowywany jest
w Referacie Organizacyjnym Spraw Obywatelskich i Kadr w sposób ułatwiający kontrole przebiegu i terminu ich
załatwienia.
5. Po zarejestrowaniu skargi, wniosku lub petycji Sekretarz Gminy przekazuje do załatwienia właściwemu
referatowi lub osobie zatrudnionej na samodzielnym stanowisku pracy.
Osoby załatwiające sprawę przekazują do akt opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji oraz
dbają o terminowość załatwienia spraw i kompletność akt.
6. Jeżeli skarga, wniosek, petycja dotyczy różnych spraw – należy ją przekazać innym podmiotom wg. ich
kompetencji.
7. Jeżeli kierownik referatu, samodzielne stanowisko, które otrzyma skargę, wniosek lub petycję, uzna iż nie
jest właściwy do ich rozparzenia, jest zobowiązany zwrócić w tym samym dniu skargę, wniosek lub petycję do
Sekretarza Gminy.
8. Kierownik Referatu po otrzymaniu zarejestrowanej skargi, wniosku lub petycji rozpatruje ja osobiście lub
wyznacza pracownika odpowiedzialnego za jej rozpatrzenie,.
9. Do rozpatrzenia skarg, wniosków lub petycji należy przystąpić bez zbędnej zwłoki i przestrzegać
ustawowych terminów.
10. Skargi na Sekretarza i pracowników Urzędu rozpatruje Wójt Gminy.
11. Skargę na pracownika można przekazać do rozpatrzenia bezpośredniemu przełożonemu.
V. Sposób załatwiania skarg, wniosków i petycji
§ 6. 1. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku powinno w sposób wyczerpujący odnosić się
do przedmiotu skargi lub wniosku oraz zawierać elementy określone w art. 238 § 1 Kpa.
2. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz
pouczenie o treści art. 239 Kpa.
3. Zawiadomienie o sposobie załatwienia petycji przekazuje się wnoszącemu petycję wraz z uzasadnieniem
w formie pisemnej albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
4. Sposób załatwienia petycji nie może być przedmiotem skargi.
5. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi, wniosku lub petycji przesyła się za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru.
6. Odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje podpisuje Wójt Gminy.
7. W przypadku ponownego złożenia skargi, która była już przedmiotem rozpatrzenia i została uznana
za bezzasadną, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności organ właściwy do jej rozpatrzenia
może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z adnotacją w aktach sprawy bez zawiadomienia skarżącego.
8. Podmiot właściwy do rozpatrzenia petycji może pozostawić bez rozpatrzenia petycję złożoną w sprawie,
która była przedmiotem petycji już rozpatrzonej przez ten podmiot, jeżeli w petycji nie powołano się na nowe fakty
lub dowody nieznane podmiotowi właściwemu do rozpatrzenia petycji.
9. Akta załatwionych skarg, wniosków i petycji przechowywane są w Referacie Organizacyjnym, Spraw
Obywatelskich i Kadr .
Id: FFEFF172-1901-489D-BFB6-00E0AA7DDD34. Podpisany
Strona 3
10. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie skarg, wniosków i petycji
do przestrzegania następujących zasad:
zobowiązani są
1) zapewnienia wszechstronnego postępowania wyjaśniającego dla ustalenia pełnego stanu faktycznego
i prawnego sprawy,
2) udzielenia wyczerpującej odpowiedzi na wszystkie zarzuty zawarte w skardze z uwzględnieniem okoliczności
faktycznych i prawnych,
3) starannego, wnikliwego i terminowego załatwiania skarg, wniosków i petycji polegającego na rozpatrzeniu
wszystkich okoliczności sprawy.
4) pracownik winny niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg, wniosków i petycji podlega
odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej, albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach
prawa.
VI. Postanowienia końcowe
§ 7. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się przepisy:
1) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2016 r., poz. 23);
2) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania
skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., nr 5, poz. 46);
3) Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji archiwów zakładowych (Dz. U.
nr 14, poz. 67 z późn. zm.)
4) Ustawy z dnia 11 lipca 2014 roku o petycjach (Dz. U. z 2014 r., poz. 1195).
§ 8. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 9. Tracą moc:
1. Zarządzenie nr 45/2003 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 października 2003 r. w sprawie organizacji
przyjmowania, rozpatrywanie i załatwiania skarg i wniosków.
2. Zarządzenie nr 32/2007 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 14 czerwca 2007 r. zmieniające zarządzenie
w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
mgr Bożena Kordek
Id: FFEFF172-1901-489D-BFB6-00E0AA7DDD34. Podpisany
Strona 4