1. W przypadku gdy wartość zamówienia (za wyjątkiem sprzętu

Załącznik 2 do Zarządzenia Nr 30
Rektora Politechniki Poznańskiej
Z dnia 21 października 2011 r.
(RO/X/30/2011)
Karta obiegu B-2
Dokumentacja podstawowych czynności do rozeznania rynku, w przypadku gdy wartość
zamówienia przekracza 2.000 zł brutto
ZASADY SPORZĄDZANIA I KONTROLI DOKUMENTU
1. W przypadku gdy wartość zamówienia (za wyjątkiem sprzętu komputerowego, sieciowego,
multimedialnego) przekracza kwotę 2.000 zł brutto, wybór wykonawcy musi być poprzedzony
rozeznaniem rynku lub przetargiem jeśli wymaga tego właściwa osoba upoważniona przez
rektora Politechniki Poznańskiej do zaciągania zobowiązań finansowych.
2. Przeprowadzenie rozeznania rynku polega na skierowaniu zapytania o cenę, za jaką potencjalny
wykonawca zrealizuje zamówienie, do co najmniej dwóch wykonawców (co najmniej trzech na
roboty budowlane) droga listowną, e-mailem, faksem lub telefonicznie.
3. Z przeprowadzonego rozeznania zamawiający sporządza protokół (1 egzemplarz) zgodnie ze
wzorem, do którego załącza oferty wykonawców. Właściwa osoba upoważniona przez rektora
Politechniki Poznańskiej do zaciągania zobowiązań finansowych odpowiada za przechowywanie
protokołu i ofert przez okres co najmniej 4 lat od otrzymania faktury lub przez okres dłuższy
jeżeli wymagają tego odrębne przepisy albo zawarte umowy.
4. Dokumentacja powinna zawierać:
a) dane jednostki organizacyjnej wykonującej rozeznanie rynku;
b) przedmiot zamówienia (towar, usługa, ilość);
c) dane adresowe firm do których zwrócono się z zapytaniem o cenę;
d) określenie formy przeprowadzenia zapytania (listownie, faks, email, telefon);
e) wskazanie zaproponowanych cen netto lub brutto;
f) określenie firmy wybranej do realizacji zamówienia;
g) uzasadnienie wyboru firmy.
5. Rozeznanie rynku oraz zamówienie nie jest konieczne w przypadku:
1) opłat z tytułu uczestnictwa w konferencjach naukowych i szkoleniach zawodowych;
2) zamówień wymienionych w art. 4 pkt 1-5 ustawy PZP w szczególności:
a) zamówień, których przedmiotem są:
– usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług
badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego i których rezultaty
nie stanowią wyłącznie jego własności,
– nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych,
przeznaczonych do emisji przez nadawców radiowych lub telewizyjnych,
– zakup czasu antenowego,
– nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności
dzierżawy i najmu,
b) zamówień objętych tajemnicą państwową zgodnie z przepisami o ochronie informacji
niejawnych albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, albo
zamówień objętych tajemnicą służbową, jeżeli wymaga tego istotny interes publiczny lub
istotny interes państwa;
3) umów o dzieło i zlecenia zawartych z osobami fizycznymi.
Protokół z rozeznania rynku do zamówienia publicznego udzielonego przez:
I. Jednostka organizacyjna PP (instytut, katedra) …………….......................................................................
..........................................................................................................................................................................
w celu zakupu: ................................................................................................................................................
............................................................................................................................. szt. .....................................
(nazwa, dane techniczne, konfiguracja itp.)
zwróciła się (telefonicznie, faksem, listownie, e-mailem*) do następujących wykonawców:
1.
......................................................................................................................................................
2.
......................................................................................................................................................
3.
..................................................................................................................................................................
4.
..................................................................................................................................................................
(należy podać nazwę firmy, nr telefonu )
II. Poszczególni wykonawcy zaproponowali następujące ceny (netto/brutto):
1. …………………………..…..
2. ………………………………
3. ………………………………
4. ………………………………
III. Uzasadnienie wyboru: zamawiający wybrał ofertę nr …. firmy………………………..
ponieważ była to oferta z najniższą ceną*.
IV. Uzasadnienie:
- wyboru oferty, której cena nie była najniższa*;
- zwrócenia się z zapytaniem tylko do jednego wykonawcy*.
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Data sporządzenia
……………………..
Protokół sporządził
……………………………
czytelny podpis (imię i nazwisko)
……………………………………….
podpis osoby upoważnionej przez rektora PP
do zaciągania zobowiązań finansowych
*niepotrzebne skreślić