instrukcja wypełniania sprawozdania z trwałości projektu

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA
Z TRWAŁOŚCI PROJEKTU
zrealizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013
Szczecin, luty 2015 r.
Spis treści
I. WYPEŁNIANIE FORMULARZA SPRAWOZDANIA – SERWIS BENEFICJENTA ...................................................... 4
II. ZASADY OGÓLNE .......................................................................................................................................... 5
III. INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA FORMULARZA SPRAWOZDANIA ....................................................................... 6
A. INFORMACJE OGÓLNE .............................................................................................................................. 7
B. WSKAŹNIKI ............................................................................................................................................... 7
B.1. Wskaźniki produktu ................................................................................................................................. 8
B.2 Wskaźniki rezultatu ................................................................................................................................ 10
B.3 Komentarz do wskaźników rezultatu ..................................................................................................... 12
B.3.1 Czy wartość wskaźników rezultatu, została osiągnięta w założonym terminie i w zaplanowanej
wysokości? .................................................................................................................................................... 12
B.3.2 Czy możliwe jest osiągnięcie wskaźników w terminie późniejszym? ................................................... 13
B.3.3 Czy w okresie sprawozdawczym beneficjent miał trudności z realizacją lub z utrzymaniem już
osiągniętych wskaźników rezultatu? ............................................................................................................ 13
C. CELE I TRWAŁOŚĆ PROJEKTU .................................................................................................................. 13
C.1 Utrzymanie celów projektu .................................................................................................................... 13
C.1.1 Czy osiągnięto cele projektu? .............................................................................................................. 13
C.1.2 Czy w omawianym okresie sprawozdawczym infrastruktura (i/lub środki trwałe)
wytworzona/zakupiona w ramach projektu uległa zmianie, tzn.: ............................................................. 14
C.1.2.1 Czy infrastruktura (i/lub środki trwałe) wytworzona/zakupiona w ramach projektu jest używana
zgodnie z założeniami projektu? .................................................................................................................. 14
C.1.2.2 Czy dokonano modyfikacji któregoś z elementów infrastruktury (i/lub środka trwałego) w
projekcie? ..................................................................................................................................................... 14
C.1.2.3 Czy w ramach projektu doszło do zmiany lokalizacji infrastruktury/środków trwałych lub zmiany
siedziby beneficjenta w przypadku projektów niestacjonarnych?................................................................ 14
C.1.2.4 Jeśli niektóre elementy infrastruktury/środków trwałych zużyły się (tzn. nie nadawały się już do
użycia), to czy dokonano ich odtworzenia tak, aby nadal służyły realizacji celów projektu? ....................... 14
C.2. Trwałość projektu .................................................................................................................................. 15
C.2.1 Czy w stosunku do założeń przedstawionych we wniosku o dofinansowanie zmienił się sposób
zarządzania infrastrukturą (i/lub środkami trwałymi) wytworzoną/zakupioną w ramach projektu? ......... 15
C.2.2 Czy w okresie sprawozdawczym doszło do modyfikacji polegającej na: ............................................. 15
C.2.2.1 zaprzestaniu działalności produkcyjnej? ......................................................................................... 15
C.2.2.2 zmianie charakteru własności elementu projektu? ......................................................................... 17
C.2.3. Czy modyfikacje, o których mowa w punktach C.2.2.1, C.2.2.2: ........................................................ 17
C.2.3.1 miały wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu? ............................................................ 17
C.2.3.2 spowodowały uzyskanie nieuzasadnionych korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny?
...................................................................................................................................................................... 17
C.3. Pytania dodatkowe................................................................................................................................ 17
C.3.1 Czy w okresie sprawozdawczym wykonawca/y zapłacili beneficjentowi kary umowne z tytułu
nienależytego wykonania umowy? .............................................................................................................. 17
C.3.2 Czy w okresie sprawozdawczym korzyści społeczne i koszty społeczne zostały zrealizowane zgodnie z
założeniami studium wykonalności? ............................................................................................................ 18
C.3.3 Czy w okresie sprawozdawczym, projekt został skontrolowany przez inną instytucję niż Urząd
Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego?.............................................................................. 18
D. POZIOM UDZIELONEJ POMOCY .............................................................................................................. 19
2
D.1.1 Czy projekt jest objęty pomocą publiczną (w tym pomocą de minimis)? ............................................ 19
D.1.2 Czy całkowita wartość projektu, wg końcowego rozliczenia, przekracza 1 mln EUR? ...................... 19
D.1.2.1 Czy w ramach realizacji projektu zakładano generowanie dochodu (inaczej przychodu netto)? .... 19
D.1.2.2 Czy w okresie sprawozdawczym, w projekcie wystąpił dochód? ..................................................... 20
D.1.2.3 Czy w projekcie pojawiły się nowe źródła finansowania? ................................................................ 20
D.1.2.4 Czy beneficjent dokonał zmiany polityki taryfowej? ........................................................................ 20
D.1.2.5 Czy w okresie, którego dotyczy sprawozdanie, nastąpiło zmniejszenie kosztów operacyjnych lub
wzrost dochodu o co najmniej 30%, w stosunku do założeń studium wykonalności? .................................. 20
D.1.3 Czy korzystanie/zarządzanie infrastrukturą (i/lub środkami trwałymi) wytworzoną/zakupioną w
ramach projektu pozwala na uzyskanie przysporzenia na warunkach korzystniejszych niż dla innych
podmiotów na danym rynku?....................................................................................................................... 21
D.1.4. Czy korzystanie/zarządzanie infrastrukturą (i/lub środkami trwałymi) wytworzoną/zakupioną w
ramach projektu wpływa lub może mieć wpływ na zakłócenie konkurencji na rynku wspólnotowym? ...... 21
E. KWALIFIKOWALNOŚĆ VAT ...................................................................................................................... 21
E.1. Czy podatek VAT był w całości lub w części kosztem kwalifikowalnym? .............................................. 21
E.2 Oświadczenie o kwalifikowalności VAT .................................................................................................. 22
E.3 Szczegółowe informacje o VAT .............................................................................................................. 22
E.3.1 Czy beneficjent jest zarejestrowany przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako podatnik
VAT? ............................................................................................................................................................. 22
E.3.2 Czy poniesione w związku z projektem wydatki mają/ będą miały bezpośredni związek z czynnościami
opodatkowanymi podatkiem VAT (chodzi zarówno o czynności wykonywane w trakcie realizacji projektu,
jak i po jego zakończeniu)? ........................................................................................................................... 22
E.3.3 Do jakiego rodzaju czynności wykorzystywane były/ są/ będą zakupy towarów i usług w ramach
projektu: ....................................................................................................................................................... 22
E.3.4 Czy w związku z wydatkami poniesionymi w ramach projektu znajduje zastosowanie art. 88 ustawy z
dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ograniczający możliwość odliczenia podatku VAT? 23
E.3.5 Czy kwestia odliczenia podatku VAT w związku z wydatkami ponoszonymi w ramach projektu była
przedmiotem rozstrzygnięcia organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej? ............................ 23
F. OŚWIADCZENIA BENEFICJENTA............................................................................................................... 23
3
I. W Y PE ŁN IA N I E F OR M U LA R Z A SP R A W OZ D AN IA – S ER WI S B E N EF IC J EN T A
Sprawozdanie należy sporządzić w Serwisie Beneficjenta poprzez wypełnienie on–line właściwego formularza.
Dostęp do Serwisu Beneficjenta jest możliwy za pośrednictwem strony internetowej www.rpo.wzp.pl lub
bezpośrednio poprzez adres: beneficjent.wzp.pl.
Formularz sprawozdania dostępny jest na koncie w Serwisie Beneficjenta, poprzez które obsługiwany jest
projekt i pojawi się po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową przez IZ RPO WZ.
Utworzenie pierwszego oraz kolejnego sprawozdania możliwe jest w zakładce „Utwórz nowe
sprawozdanie z trwałości projektu” w menu „Sprawozdanie z trwałości projektu” na stronie głównej
Serwisu Beneficjenta.
Zapisane lub opublikowane sprawozdanie dostępne jest w zakładce „Lista sprawozdań”.
W trakcie wypełniania formularza dodane treści są zapisywane przez system każdorazowo przy użyciu
pól „Następny krok”, „Poprzedni krok”, „Waliduj”, „Publikuj” oraz przy użyciu „Zapisz i wyjdź”.
Możliwe jest anulowanie wprowadzonych w formularzu informacji poprzez użycie „Anuluj i wyjdź”,
jednak anulowanie dotyczyć będzie wyłącznie bieżącej strony, o ile wprowadzona treść nie została
wcześniej zapisana.
W formularzu funkcjonuje szereg walidacji (weryfikacja, czy wszystkie wymagane pola zostały
wypełnione), uruchamianych przy przechodzeniu pomiędzy kolejnymi sekcjami. Wykrycie przez system
błędu sygnalizowane jest poprzez wyświetlenie czerwonego komunikatu bezpośrednio przy polu, które
nie zostało wypełnione. Do momentu poprawienia błędu, system nie pozwoli opuścić bieżącej strony
formularza. Ze względu na powyższe, zaleca się wypełnianie poszczególnych pól i sekcji formularza „po
kolei” przy użyciu pola „Następny krok”.
Udzielane odpowiedzi na niektóre pytania w formularzu wpływają automatycznie na dostęp do innych
pól sprawozdania. Oznacza to, że część z pytań może być nieaktywna. Należy je pominąć i przejść do
kolejnych.
Pola opisowe, znajdujące się pod odpowiedziami zostały ograniczone do 500 znaków.
W każdej chwili istnieje możliwość wydrukowania wersji roboczej sprawozdania przy pomocy przycisku
„Podgląd”.
W przypadku, gdy projekt jest wyłączony z zasady zachowania trwałości ale nie został wyłączony z
obowiązku sprawozdawczego, zgodnie z Wytycznymi do monitoringu i kontroli trwałości (tzw. projekt
miękki), w sprawozdaniu należy zaznaczyć pole „Wyłącz sekcje C i D”. W polu A.8 należy wtedy wybrać
okres 3 lub 5 lat, w zależności od okresu na jaki zostały zaplanowane wskaźniki w projekcie.
Po zakończeniu wypełnienia formularza, należy opublikować sprawozdanie za pomocą przycisku „Publikuj”, co
spowoduje wysłanie wersji elektronicznej formularza do IZ RPO WZ a w przy sprawozdaniu pojawi się status
„Opublikowane”. Opublikowany formularz zawierać będzie unikalną sumę kontrolną i będzie zablokowany do
edycji. Nie należy drukować opublikowanego sprawozdania i składać w IZ RPO WZ.
UWAGA. Do momentu dokonania oceny sprawozdania przez pracownika IZ RPO WZ nie będzie możliwości
korekty sprawozdania lub utworzenia sprawozdania za kolejny rok. W sytuacji oceny negatywnej, system
automatycznie udostępni formularz do ponownej edycji – korekty sprawozdania. Przy sprawozdaniu pojawi
się status „Do korekty”.
Formularz odesłany do korekty, zawierać będzie komentarze pracownika IZ RPO WZ przy każdym polu, które
będzie wymagać poprawy/uzupełnienia. Należy dokonać zmian, stosownie do zaleceń oraz ponownie
opublikować sprawozdanie (nie drukować i nie składać wersji papierowej do IZ RPO WZ).
Po zatwierdzeniu sprawozdania przez IZ RPO WZ (status „Do wydruku”), w zakładce „Lista sprawozdań” pojawi
się przy sprawozdaniu przycisk „Wydruk”. Przy jego pomocy należy wydrukować sprawozdanie i podpisane
złożyć w IZ RPO WZ.
4
UWAGA. Przycisk „Wydruk” generuje Skróconą wersję sprawozdania, która jest jego obowiązującą wersją
papierową. Pełna wersja sprawozdania, której nie należy składać do IZ RPO WZ, dostępna jest wyłącznie
w wersji elektronicznej pod przyciskiem „Podgląd”.
II . Z A SA D Y OG Ó LN E
→ Z obowiązku składania sprawozdania zwolnieni są beneficjenci, którzy zrealizowali projekty w ramach
poddziałań 1.3.1 Specjalistyczne doradztwo dla MSP oraz 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze
międzynarodowym, poddziałania 1.3.3 Wzrost atrakcyjności inwestycyjnej Schemat C Promocja walorów
inwestycyjnych województwa, działań 1.5, 2.3, 3.3, 4.6, 5.7, 6.8, 7.5 Wsparcie prac przygotowawczych
projektów o strategicznym znaczeniu dla realizacji celów osi priorytetowej, poddziałań 5.5.1 Rewitalizacja
obszarów zdegradowanych oraz 6.6.1 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych na obszarze metropolitalnym –
tylko projekty dotyczące Lokalnych Programów Rewitalizacji (konkursy nr RPOWZ/LPR/2010/1 – Poddziałanie
5.5.1, RPOWZ/LPR/2010/1 – Poddziałanie 6.6.1).
→ Sprawozdanie powinno zostać przygotowane starannie, zaś informacje w nim zawarte rzetelne,
wyczerpujące i zgodne ze stanem faktycznym.
→ Każde sprawozdanie powinno być sporządzone i opublikowane za pośrednictwem Serwisu Beneficjenta w
terminie do dnia 31 marca roku następującego po okresie sprawozdawczym. Ostatnie sprawozdanie może być
opublikowane bezpośrednio po zakończeniu okresu trwałości.
→ Sprawozdanie opublikowane w Serwisie Beneficjenta weryfikowane jest przez IZ RPO WZ w terminie nie
1
dłuższym niż 20 dni roboczych licząc od ostatecznego terminu na opublikowanie sprawozdań (tj. 31 marca) , z
możliwością jego przedłużenia, o czym beneficjent zostanie poinformowany. W przypadku wystąpienia błędów
lub braków w opublikowanym sprawozdaniu IZ RPO WZ komunikuje się z beneficjentem poprzez Serwis
Beneficjenta, zamieszczając komentarze/uwagi w sprawozdaniu i wzywa do korekty lub uzupełnień (status
sprawozdania „Do korekty”). Beneficjent jest zobowiązany opublikować poprawione sprawozdanie w terminie
10 dni roboczych od otrzymania informacji od pracownika IZ RPO WZ o zmianie statusu sprawozdania.
Opublikowana korekta sprawozdania jest weryfikowana przez IZ RPO WZ w terminie nie dłuższym niż 20 dni
roboczych licząc od daty jej publikacji przez beneficjenta.
→ Beneficjent każdorazowo zostanie poinformowany przez pracownika IZ RPO WZ w formie maila o zmianie
statusu sprawozdania w systemie.
→ Po pozytywnym zweryfikowaniu sprawozdania w systemie IZ RPO WZ nadaje mu status „Do wydruku”, co
oznacza poprawność sprawozdania pod względem formalno-merytorycznym .
→ W przypadku, gdy beneficjent uzna, że sprawozdanie, które ma nadany status „Do wydruku” zawiera błędy,
w terminie najpóźniej do 30 listopada danego roku zwraca się do IZ RPO WZ z pismem o anulowanie
dotychczasowej oceny. IZ RPO WZ po dokonaniu analizy może nadać sprawozdaniu ponownie status „Do
korekty”.
→ W terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania wiadomości o nadaniu statusu „Do wydruku”, należy
wydrukować Skróconą wersję sprawozdania, czytelnie podpisać i złożyć w Wydziale Wdrażania RPO.
Skróconą wersję sprawozdania należy dostarczyć bezpośrednio lub przesłać pocztą/kurierem na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego
Wydział Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego
Ul. Wyszyńskiego 30
70-203 Szczecin
W przypadku przesłania pocztą/kurierem za datę wpływu uznaje się datę stempla pocztowego/termin nadania
przesyłki.
1
W przypadku niewywiązania się z obowiązku sprawozdawczego termin 20 dni roboczych na weryfikację rozpoczyna się dzień po
opublikowaniu sprawozdania
5
→ Po złożeniu Skróconej wersji sprawozdania w IZ RPO WZ w ciągu 10 dni roboczych dokonuje zatwierdzenia
sprawozdania i informuje mailowo beneficjenta o wyniku oceny.
II I. IN S TR UK C J A WY P EŁ N I EN IA F OR M U LA R Z A S PR A WO Z D AN I A
Przed rozpoczęciem wypełniania formularza sprawozdania należy uważnie zapoznać się z Wytycznymi do
monitoringu i kontroli trwałości projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Zachodniopomorskiego 2007-2013 oraz z zapisami niniejszej instrukcji. Dodatkowo w sprawozdaniu on-line,
przy każdym z pytań znajduje się podręczna, skrócona wersja pomocy.
Dane w formularzu sprawozdania zostały podzielone tematycznie na następujące części:
A. Informacje ogólne
B. Wskaźniki
C. Cele i trwałość projektu
D. Poziom udzielonej pomocy
E. Kwalifikowalność VAT
F. Oświadczenia Beneficjenta
6
A. INFORMACJE OGÓLNE
A.1. Tytuł projektu
A.2. Numer projektu
A.3. Numer umowy o dofinansowanie/ostatniego
aneksu
A.4. Nazwa Beneficjenta
A.5. Okres realizacji projektu (w formacie dd/mm/rrrr)
Data rozpoczęcia:
Data zakończenia rzeczowego:
Data zakończenia finansowego:
A.6. Data zakończenia czynności kontrolnych (w
formacie dd/mm/rrrr)
A.7. Data ostatniej wypłaty do Beneficjenta (w
formacie dd/mm/rrrr)
Pola od A.1 do A.7. wypełniane są automatycznie przez system, przy czym nie jest wymagane, aby pole A.7 było
wypełnione.
A.8. Okres sprawozdawczy (za rok…)
W polu A.8 należy wpisać rok obejmujący okres sprawozdawczy. W przypadku pierwszego i ostatniego
sprawozdania, okres sprawozdawczy może nie być tożsamy z rokiem kalendarzowym – mimo to w polu A.8
należy wpisać rok, w którym ten okres się zawiera (definicja okresu sprawozdawczego znajduje się w
Wytycznych do monitoringu i kontroli trwałości projektu).
□ 3 lata
□ 5 lat
W polu A.9 Z listy rozwijanej należy wybrać odpowiedni okres trwałości zgodny z okresem wskazanym w
umowie o dofinansowanie.
A.9. Okres trwałości projektu
B. WSKAŹNIKI
Wnioskodawca na etapie tworzenia projektu i wypełniania wniosku o dofinansowanie deklaruje wskaźniki
produktu oraz rezultatu, które zamierza osiągnąć w wyniku realizacji projektu. Wartości docelowe
wskaźników stanowią zobowiązanie, którego niewypełnienie może spowodować konieczność dokonania
zwrotu wcześniej otrzymanych środków publicznych wraz z odsetkami. W szczególności dotyczy to
wskaźników skorelowanych z kryteriami wyboru projektu (mających wpływ na końcową ocenę projektu).
Wcześnie zdiagnozowane problemy umożliwiają szybkie zareagowanie i wdrożenie środków zaradczych.
Poinformowanie IZ RPO WZ w niniejszym sprawozdaniu o zdiagnozowanych problemach w realizacji lub
utrzymaniu wskaźników pozwoli na zminimalizowanie efektu ewentualnej korekty finansowej.
7
B.1. Wskaźniki produktu
→ Tabele ze wskaźnikami produktu są generowane w sprawozdaniu automatycznie, zgodnie z projektem.
Nazwa wskaźnika
Jednostka
A
……………
……………
Rok
Zakładana wartość wskaźnika
…….
Wartość docelowa
B
Wartość zrealizowana potwierdzona na kontroli
Wartość wskaźnika na koniec okresu objętego
sprawozdaniem
Sprawozdanie
za rok ……….
C
za rok ……….
za rok ……….
za rok ……….
Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli
Tabela ze wskaźnikiem została podzielona na trzy części:
→ część A przedstawia lata realizacji wskaźnika oraz jego zakładane wartości w tych latach, zgodnie z tym co
beneficjent deklarował w projekcie, po uwzględnieniu zmian, na które IZ RPO WZ wyraziła zgodę; zarówno
lata jak i wartości są wypełniane automatycznie przez system;
→ część B przedstawia wartość docelową wskaźnika oraz wartość osiągniętą na zakończenie realizacji projektu,
zweryfikowaną przez IZ RPO WZ podczas kontroli na zakończenie projektu; wartości w części B również są
wypełniane automatycznie przez system;
→ część C tabeli dotyczy sprawozdania z utrzymania wskaźnika w okresie trwałości; w kolumnie
„Sprawozdanie”, w każdym kolejnym sprawozdaniu system automatycznie doda wiersz i wypełni pole „za
rok…”, zgodnie z rokiem podanym w polu A.8 „Okres sprawozdawczy”; w kolumnie „Wartość wskaźnika na
koniec okresu objętego sprawozdaniem” beneficjent jest zobowiązany wpisać wartość, jaką może wykazać
(i udokumentować) na dzień 31 grudnia, a w ostatnim sprawozdaniu, na dzień kończący okres trwałości
projektu.
UWAGA: jeśli wg stanu na ostatni dzień okresu objętego sprawozdaniem beneficjent nie utrzymuje
wskaźnika produktu na założonym poziomie jest zobowiązany podać rzeczywistą wartość wskaźnika a w
końcowym polu UWAGI znajdującym się w sekcji F sprawozdania powinien podać przyczyny jego nie
utrzymania.
WAŻNE! Jeśli beneficjent nie utrzymał wskaźnika produktu nie jest to jednoznaczne z przeprowadzeniem u
niego kontroli trwałości projektu lub nałożeniem korekty finansowej – IZ RPO WZ każdorazowo dokona analizy
takiej sytuacji.
Pole „Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli” wypełniane jest automatycznie przez system, w
przypadku, gdy informacja taka zostanie wprowadzona do systemu przez IZ RPO WZ.
Pole ma charakter pomocniczy. Mogą się w nim znaleźć wyjaśnienia zmian dokonanych w wartościach
wskaźników, na które IZ RPO WZ wyraziła zgodę (jeśli dotyczy).
8
Przykład:
Przedsiębiorca w 2012 zrealizował projekt, w ramach którego zakupił 7 zestawów komputerowych oraz trzy
drukarki typu ploter, a także 7 licencji na oprogramowanie służące do projektowania architektonicznego; okres
trwałości wynosi 3 lata i zaczyna biegnąć od zakończenia realizacji projektu tj. od dnia 15 marca 2012 r.;
kontrola projektu zakończyła się 10 października 2012 r. (data podpisania protokołu pokontrolnego, do którego
beneficjent nie wniósł zastrzeżeń) a wniosek o płatność końcową został zatwierdzony 24 października 2012 r.
Beneficjent składa pierwsze sprawozdanie za 2012 rok (okres od 11 października do 31 grudnia 2012 r.) i podaje
wartości wskaźników wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r.
Czarną czcionką zostały wypełnione pola, które system generuje automatycznie
Czerwoną czcionką zaznaczono pola, które beneficjent wypełnia samodzielnie
Sprawozdanie za rok 2012
Nazwa wskaźnika
Jednostka
Liczba nabytych nowych środków trwałych
szt.
Rok
A
Zakładana wartość wskaźnika
2012
10
Wartość docelowa
10
Wartość zrealizowana potwierdzona na kontroli
10
B
Wartość wskaźnika na koniec okresu objętego
sprawozdaniem
Sprawozdanie
C
za rok 2012 10
za rok 2013 10
Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli
Nazwa wskaźnika
Jednostka
A
C
Liczba nabytych wartości niematerialnych i prawnych
szt.
Zakładana wartość wskaźnika
Rok
2012
7
Wartość docelowa
7
Wartość zrealizowana potwierdzona na kontroli
7
B
Na koniec 2013 r. wszystkie środki
trwałe zakupione przez beneficjenta
w ramach projektu nadal były w
użytkowaniu – dlatego w
sprawozdaniu wykazuje wartość 10
Wartość wskaźnika na koniec okresu objętego
sprawozdaniem
Sprawozdanie
za rok 2012 7
za rok 2013 7
Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli
9
B.2 Wskaźniki rezultatu
→ Tabele ze wskaźnikami rezultatu są generowane w sprawozdaniu automatycznie, zgodnie z projektem.
Nazwa wskaźnika
Jednostka
……………
……………
Rok
Zakładana wartość wskaźnika
…….
A
…….
…….
…….
Wartość docelowa
B
Wartość zrealizowana potwierdzona na kontroli
Sprawozdanie
Wartość wskaźnika na koniec okresu objętego sprawozdaniem
za rok ……..
C
za rok ……..
za rok ……..
za rok ……..
Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli
Tabela ze wskaźnikiem została podzielona na trzy części:
→ część A przedstawia lata realizacji wskaźnika oraz następujące po nich 3 lub 5 kolejnych lat, w zależności od
obowiązującego beneficjenta okresu trwałości oraz zakładane wartości wskaźnika w tych latach, zgodnie z
tym co beneficjent deklarował w projekcie, po uwzględnieniu zmian, na które IZ RPO WZ wyraziła zgodę;
zarówno lata jak i wartości są wypełniane automatycznie przez system;
→ część B przedstawia wartość docelową wskaźnika oraz wartość osiągniętą na zakończenie realizacji projektu
(jeśli dotyczy), zweryfikowaną przez IZ RPO WZ podczas kontroli na zakończenie projektu; wartości w części
B również są wypełniane automatycznie przez system;
→ część C tabeli dotyczy sprawozdania z realizacji i utrzymania wskaźnika w okresie trwałości; w kolumnie
„Sprawozdanie”, w każdym kolejnym sprawozdaniu system automatycznie doda wiersz i wypełni pole „za
rok…”, zgodnie z rokiem podanym w polu A.8 „Okres sprawozdawczy”; w kolumnie „Wartość wskaźnika na
koniec okresu objętego sprawozdaniem” beneficjent jest zobowiązany wpisać wartość jaką może wykazać
(i udokumentować) na dzień 31 grudnia, a w ostatnim sprawozdaniu, na dzień kończący okres trwałości
projektu.
Jeśli w projekcie występuje wskaźnik dotyczący liczby utworzonych miejsc pracy, w sprawozdaniu pojawi się do
wypełnienia dodatkowy wskaźnik z wartościami zerowymi, w którym należy wykazać liczbę zatrudnionych
kobiet w przeliczeniu na pełne etaty.
Przykład
Wskaźnik w projekcie: Liczba nowych miejsc pracy – 5
Wskaźnik dodatkowy: Liczba nowych miejsc pracy – liczba kobiet – 3
Oznacza to, że beneficjent utworzył 5 etatów, z czego na 3 etatach zatrudnia kobiety.
UWAGA: jeśli wg stanu na ostatni dzień okresu objętego sprawozdaniem beneficjent nie zrealizował
wskaźnika rezultatu zgodnie z założeniami lub go nie utrzymał na założonym poziomie jest zobowiązany
10
podać rzeczywistą wartość wskaźnika. Dodatkowo w części B.3 sprawozdania beneficjent odpowiada na
pytania dotyczące wskaźników rezultatu.
WAŻNE! Jeśli beneficjent nie zrealizował wskaźnika rezultatu zgodnie z założeniami lub go nie utrzymał nie jest
to jednoznaczne z przeprowadzeniem u niego kontroli trwałości projektu lub nałożeniem korekty finansowej –
IZ RPO WZ każdorazowo dokona analizy takiej sytuacji.
Pole „Informacja o zakresie zmian w wyniku kontroli” wypełniane jest automatycznie przez system, w
przypadku, gdy informacja taka zostanie wprowadzona do systemu przez IZ RPO WZ.
Pole ma charakter pomocniczy. Mogą się w nim znaleźć wyjaśnienia zmian dokonanych w wartościach
wskaźników, na które IZ RPO WZ wyraziła zgodę (jeśli dotyczy).
Przykład:
Przedsiębiorca w 2012 zrealizował projekt, w ramach którego założył, że zatrudni 5 osób oraz poszerzy swoją
ofertę rynkową o 2 nowe usługi; okres trwałości wynosi 3 lata i zaczyna biegnąć od zakończenia realizacji
projektu tj. od dnia 15 marca 2012 r.; kontrola projektu zakończyła się 10 października 2012 r. (data podpisania
protokołu pokontrolnego, do którego beneficjent nie wniósł zastrzeżeń) a wniosek o płatność końcową został
zatwierdzony 24 października 2012 r. Beneficjent składa pierwsze sprawozdanie za 2012 rok (okres od 11
października do 31 grudnia 2012 r.) i podaje wartości wskaźników wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r.
Czarną czcionką zostały wypełnione pola, które system generuje automatycznie
Czerwoną czcionką zaznaczono pola, które beneficjent wypełnia samodzielnie
Sprawozdanie za rok 2012
Nazwa wskaźnika
Liczba nowych miejsc pracy
Jednostka
etat
Zakładana wartość wskaźnika
Rok
2012 5
A
2013 0
2014 0
2015 0
Wartość docelowa
5
Wartość zrealizowana potwierdzona na kontroli
3
B
C
Beneficjent na koniec realizacji projektu
miał zatrudnione 3 osoby. Zgodnie z
umową wartość docelową musi osiągnąć
do 12 mies. po zakończeniu projektu,
czyli do 14 marca 2013 r.
Wartość wskaźnika na koniec okresu objętego
sprawozdaniem
Sprawozdanie
za rok 2012 4
za rok 2013 5
Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli
Do końca 2012 r., beneficjent
zatrudnił jeszcze jedną osobę,
zatem w sprawozdaniu podaje
wartość 4.
W sprawozdaniu za rok 2013 beneficjent podaje tu liczbę
wszystkich nowych etatów, jakie utworzył i utrzymał wg stanu na
dzień 31.12.2013 r. Powinna ona wynosić 5 – 4 utworzone
wcześniej i utrzymane + 1 miejsce pracy utworzone w 2013 r. Jeśli
beneficjent nie utworzył lub nie utrzymał wszystkich miejsc pracy –
podaje rzeczywistą wartość wskaźnika na koniec 2013 r.
11
Nazwa wskaźnika
Liczba nowych miejsc pracy – liczba kobiet
Jednostka
etat
Rok
Zakładana wartość wskaźnika
2012 0
A
2013 0
2014 0
2015 0
Wartość docelowa
0
Wartość zrealizowana potwierdzona na kontroli
0
B
Wartość wskaźnika na koniec okresu objętego
sprawozdaniem
Sprawozdanie
C
Do końca 2012 r. beneficjent utworzył
4 nowe miejsca pracy (4 etaty), w tym
na dwóch miejscach pracy zatrudnia
kobiety.
za rok 2012 2
za rok 2013 3
Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli
Do końca 2013 r. beneficjent utworzył
5 nowych miejsc pracy (5 etatów), w
tym na trzech miejscach pracy
zatrudnia kobiety.
Liczba nowych usług wprowadzonych w przedsiębiorstwie w
wyniku realizacji projektu
szt.
Nazwa wskaźnika
Jednostka
Rok
Zakładana wartość wskaźnika
2012 2
A
2013 0
2014 0
2015 0
Wartość docelowa
2
Wartość zrealizowana potwierdzona na kontroli
2
B
C
Wartość wskaźnika na koniec okresu objętego
sprawozdaniem
Sprawozdanie
za rok 2012 2
za rok 2013 2
Informacje o zakresie zmian w wyniku kontroli
Na koniec 2013 r. beneficjent nadal
ma w ofercie 2 nowe usługi, które
wprowadził dzięki realizacji projektu.
B.3 Komentarz do wskaźników rezultatu
B.3.1 Czy wartość wskaźników rezultatu, została osiągnięta w założonym terminie i w zaplanowanej
wysokości?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Odp. „Nie” należy wybrać jeżeli choć jeden ze wskaźników rezultatu jest realizowany niezgodnie z
założeniami, tj. na koniec okresu objętego sprawozdaniem osiągnięto niższą wartość niż zaplanowano w
projekcie.
12
→ Jeżeli zaznaczono „Nie”, w polu „Opis” obowiązkowo należy przedstawić dlaczego poszczególne wskaźniki są
realizowane niezgodnie z założeniami oraz dodatkowo odpowiedzieć na pytanie B.3.2.
→ Jeżeli zaznaczono „Tak” należy przejść bezpośrednio do pytania B.3.3.
B.3.2 Czy możliwe jest osiągnięcie wskaźników w terminie późniejszym?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Pytanie aktywne, jeżeli w punkcie B.3.1 wybrano odpowiedź „Nie”.
→ Pole „Opis” jest obowiązkowe. Jeżeli zaznaczono „Tak”, należy podać w nim przewidywany, możliwie
dokładny termin osiągnięcia wskaźników (miesiąc, kwartał, półrocze danego roku). Jeżeli zaznaczono „Nie”,
należy wskazać czynniki mogące wpłynąć na nieosiągnięcie poszczególnych wskaźników w terminie późniejszym
oraz opisać możliwe do podjęcia działania zaradcze.
B.3.3 Czy w okresie sprawozdawczym beneficjent miał trudności z realizacją lub z utrzymaniem już
osiągniętych wskaźników rezultatu?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Pytanie aktywne, jeżeli w punkcie B.3.1 wybrano odpowiedź „Tak”.
→ Pytanie dotyczy wskaźników, które zostały osiągnięte zgodnie z założeniami i/lub zostały wykazane jako
osiągnięte w poprzednich okresach sprawozdawczych. Jeżeli zaznaczono „Tak”, w polu „Opis” obowiązkowo
należy przedstawić informację o napotkanych problemach związanych z realizacją wskaźników w bieżącym
okresie sprawozdawczym lub utrzymaniem wskaźników wcześniej osiągniętych oraz o podjętych działaniach
zaradczych.
C. CELE I TRWAŁOŚĆ PROJEKTU
C.1 Utrzymanie celów projektu
C.1.1 Czy osiągnięto cele projektu?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Pytanie dotyczy celu/celów projektu opisanych przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie (pole C.6
wniosku o dofinansowanie). Nie należy utożsamiać realizacji celu z osiągnięciem wskaźników. Cel projektu mógł
nie mieć odzwierciedlenia w zaplanowanych wskaźnikach. Dlatego odpowiadając na pytanie należy się odnieść
również do celów, których nie można zmierzyć po zakończeniu realizacji projektu.
→ Pole „Opis” jest obowiązkowe. Jeżeli zaznaczono „Tak”, należy dodatkowo odnieść się do takich pytań jak:
czy osiągnięto cele zgodnie z pierwotnymi założeniami? czy wymagało to działań dodatkowych? czy cele
osiągnięto w pełni? Jeżeli zaznaczono „Nie”, to należy opisać, dlaczego i w jakim zakresie cele nie zostały
osiągnięte.
Przykład:
Celem Projektu było podniesienie atrakcyjności gminy X poprzez rozwój infrastruktury turystyki w mieście Y.
Inwestycje w ogólnodostępną infrastrukturę turystyki stały się „lokomotywą” rozwoju gospodarczego, która
zapewnia mieszkańcom odpowiednio wysoki standard życia.
Cel główny został osiągnięty poprzez realizację celów szczegółowych tj.
1. Rozwój infrastruktury turystycznej w mieście Y;
2. Wydłużenie sezonu turystycznego w mieście Y;
Realizacja projektu wydłużyła sezon turystyczny w mieście o 30 dni.
13
Beneficjent powinien zaznaczyć odpowiedź „Tak”.
C.1.2 Czy w omawianym okresie sprawozdawczym infrastruktura (i/lub środki trwałe)
wytworzona/zakupiona w ramach projektu uległa zmianie, tzn.:
C.1.2.1 Czy infrastruktura (i/lub środki trwałe) wytworzona/zakupiona w ramach projektu jest używana
zgodnie z założeniami projektu?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Odpowiadając na pytanie beneficjent powinien odnieść się do tego czy infrastruktura (i/lub środki trwałe)
wytworzona/zakupiona w ramach projektu była, w okresie sprawozdawczym, wyłącznie użytkowana zgodnie z
założeniami określonymi w dokumentacji aplikacyjnej, w tym czy była wykorzystywana do prowadzenia
działalności/usług wynikających z projektu.
→ Jeżeli zaznaczono „Nie”, w polu „Opis” należy obowiązkowo opisać w jaki sposób aktualne wykorzystanie
odbiega od założeń dokumentacji aplikacyjnej oraz wyjaśnić przyczyny takiego działania.
C.1.2.2 Czy dokonano modyfikacji któregoś z elementów infrastruktury (i/lub środka trwałego) w projekcie?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Jeżeli zaznaczono „Tak”, w polu „Opis” należy szczegółowo opisać jaki element podlegał modyfikacji i w
jakim zakresie oraz z czego ta modyfikacja wynikała.
Pod pojęciem „modyfikacja” należy rozumieć wszelkie zmiany dokonane w infrastrukturze (i/lub) środkach
trwałych w projekcie, w tym przede wszystkim zmiany wpływające na ich cechy i funkcje.
Przykład: W ramach projektu beneficjent wybudował hotel z basenem. W okresie trwałości w miejscu basenu
beneficjent stworzył kręgielnię. Modyfikacja polegała na zmianie zasadniczych cech infrastruktury. Beneficjent
powinien zaznaczyć odpowiedź „Tak”.
C.1.2.3 Czy w ramach projektu doszło do zmiany lokalizacji infrastruktury/środków trwałych lub zmiany
siedziby beneficjenta w przypadku projektów niestacjonarnych?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Jeżeli zaznaczono „Tak”, tj. beneficjent zmienił lokalizację infrastruktury/środków trwałych w stosunku do
lokalizacji określonej w dokumentacji aplikacyjnej, z uwzględnieniem późniejszych zmian, na które IZ RPO WZ
wyraziła zgodę lub w przypadku projektów niestacjonarnych beneficjent zmienił siedzibę, w polu „Opis” należy
obowiązkowo opisać na czym polegała i z czego wynikała zmiana oraz wskazać nową lokalizację.
C.1.2.4 Jeśli niektóre elementy infrastruktury/środków trwałych zużyły się (tzn. nie nadawały się już do
użycia), to czy dokonano ich odtworzenia tak, aby nadal służyły realizacji celów projektu?
□ Tak
□ Nie
□ Nie dotyczy
Opis:
→ Jeżeli w ramach projektu nie doszło do zużycia elementów infrastruktury/środków trwałych wymagających
odtworzenia należy zaznaczyć „Nie dotyczy”.
→ Jeżeli w projekcie doszło do zużycia elementów infrastruktury/środków trwałych wymagających
odtworzenia oraz zostały one odtworzone należy zaznaczyć odpowiedź «tak». Ponadto w polu „opis” należy
wskazać jakie elementy infrastruktury/środki trwałe zostały odtworzone.
14
→ Jeżeli w projekcie doszło do zużycia elementów infrastruktury/środków trwałych wymagających odtworzenia
oraz nie zostały one odtworzone należy zaznaczyć odpowiedź «nie» oraz w polu „opis” należy obowiązkowo
wskazać jakie elementy się zużyły, wyjaśnić dlaczego nie doszło do ich odtworzenia oraz określić jaki ma to
wpływ na dalsze funkcjonowanie projektu, w szczególności na utrzymanie celów i rezultatów projektu.
Beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia środków, które zagwarantują stabilność finansową,
instytucjonalną i organizacyjną projektu w okresie trwałości, dotyczy to w szczególności obowiązku
odtworzenia elementów infrastruktury/środków trwałych, które uległy zużyciu, a są niezbędne dla
prawidłowego funkcjonowania projektu i realizacji założonych celów. Należy jednocześnie mieć na uwadze, że
jeśli beneficjent nie dokonał odtworzenia zużytych elementów infrastruktury/środków trwałych a mimo to w
pytaniu C.1 zaznaczył, że utrzymuje cele projektu, to może zostać poddana analizie zasadność poniesienia
wydatków związanych z tymi elementami.
Przykład:
W ramach projektu Beneficjent (należący do sektora MSP) wybudował hotel oraz wyposażył obiekt. W drugim
roku trwałości część z zakupionych środków trwałych z uwagi na ich zużycie nie nadawało się do dalszego
użytku. Aby zapewnić trwałość projektu oraz funkcjonowanie hotelu Beneficjent odtworzył zużyte elementy
poprzez zakup ze środków własnych nowych urządzeń gastronomicznych i mebli.
Beneficjent powinien zaznaczyć odpowiedź „Tak”.
C.2. Trwałość projektu
C.2.1 Czy w stosunku do założeń przedstawionych we wniosku o dofinansowanie zmienił się sposób
zarządzania infrastrukturą (i/lub środkami trwałymi) wytworzoną/zakupioną w ramach projektu?
□ Tak
□ Nie
□ Nie dotyczy
Opis:
→ W pytaniu należy odnieść się do zapisów pola A.7 wniosku o dofinansowanie, w którym beneficjent określił
czy i w jaki sposób przekaże infrastrukturę (i/lub środki trwałe) w zarządzanie innemu podmiotowi. Jeżeli w
okresie trwałości zaszły zmiany w stosunku do tych zapisów, w tym przekazano infrastrukturę (i/lub środki
trwałe) w zarządzanie innemu podmiotowi mimo, że nie przewidziano tego w polu A.7 wniosku, należy
zaznaczyć odpowiedź „Tak”, a w polu „Opis” obowiązkowo zamieścić szczegółowe wyjaśnienia, opisując: (1) w
jaki sposób zmienił się sposób zarządzania w stosunku do określonych we wniosku o dofinansowanie; (2) dane
podmiotu zarządzającego infrastrukturą ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej, (3) podstawy prawne
przekazania kompetencji, w tym umowy oraz ew. inne dokumenty, (4) warunki, na jakich nastąpiło przekazanie
infrastruktury w zarządzanie/użytkowanie, a także co było przyczyną odstąpienia od założeń przedstawionych
we wniosku o dofinansowanie w tym zakresie?
→ Odpowiedź „Nie” należy wybrać jeśli sposób zarządzania określony w polu A.7 nie zmienił się.
→ Odpowiedź „Nie dotyczy” należy wybrać jeśli pole A.7 wniosku o dofinansowanie było wyłączone z
uzupełniania na etapie aplikowania (w rubryce widoczne jest „nie dotyczy”)..
C.2.2 Czy w okresie sprawozdawczym doszło do modyfikacji polegającej na:
C.2.2.1 zaprzestaniu działalności produkcyjnej?
□ Tak
□ Nie
Opis:
Pojęcie „działalność produkcyjna” zostało zdefiniowane w Wytycznych do monitoringu i kontroli trwałości
projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata
2007-2013.
15
→ Jeżeli zaznaczono „Tak” w polu „Opis” należy obowiązkowo wyjaśnić z jakich przyczyn zaprzestano
działalności produkcyjnej, w szczególności np. czy wynika to z bankructwa, a także określić kiedy zaprzestano
działalności produkcyjnej.
16
C.2.2.2 zmianie charakteru własności elementu projektu?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Jeżeli zaznaczono „Tak” w polu „Opis” należy obowiązkowo opisać na czym polegały „zmiany charakteru
własności” oraz okoliczności w jakich zaszły, jaki jest jego obecny status, a także dane na temat obecnego
właściciela infrastruktury. Jeśli w okresie trwałości doszło do zmiany formy organizacyjno – prawnej
beneficjenta również należy to opisać (wskazać czy w okresie trwałości projektu doszło do przekształcenia, jak
wygląda obecna struktura własnościowa?). Pojęcie „zmiany charakteru własności” zostało zdefiniowane w
Wytycznych do monitoringu i kontroli trwałości projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013.
C.2.3. Czy modyfikacje, o których mowa w punktach C.2.2.1, C.2.2.2:
→ Pytania C.2.3 są aktywne tylko, jeżeli przynajmniej w jednym z pytań C.2.2 wybrano odpowiedź „Tak”.
C.2.3.1 miały wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu?
□ Tak
Opis:
□ Nie
Pojęcie „charakter i warunki realizacji projektu” zostało określone w Wytycznych do monitoringu i kontroli
trwałości projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na
lata 2007-2013. Dokonując oceny należy odnieść się do założeń projektowych zawartych w dokumentacji
aplikacyjnej. Pytania pomocnicze: czy na skutek „zaprzestania działalności produkcyjnej” lub „zmiany
charakteru własności elementu infrastruktury” (1) zmienił się sposób wykorzystywania (inny cel) środków
trwałych/wartości niematerialnych i prawnych zakupionych w ramach projektu, (2) czy zmieniono parametry
techniczne proponowanych rozwiązań, (3) czy zmiana wpłynęła na stopień osiągnięcia zakładanych
wskaźników realizacji projektu.
→ Jeżeli zaznaczono „Tak” w polu „Opis” należy obowiązkowo wyjaśnić w jaki sposób zmieniły się warunki lub
charakter realizacji i jakie są dalsze konsekwencje zmian dla osiągnięcia/utrzymania celów projektu oraz
produktów i rezultatów.
C.2.3.2 spowodowały uzyskanie nieuzasadnionych korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Jeżeli zaznaczono „Tak” w polu „Opis” należy obowiązkowo zamieścić wyjaśniania na czym polegała korzyść
(ze wskazaniem kto ją odniósł) oraz w jaki sposób korzyść ta odnosi się do celów RPO WZ – czy realizuje cele
programu i danego działania/poddziałania.
C.3. Pytania dodatkowe
C.3.1 Czy w okresie sprawozdawczym wykonawca/y zapłacili beneficjentowi kary umowne z tytułu
nienależytego wykonania umowy?
□ Tak
Opis:
□ Nie
17
→ Jeżeli wykonawcy, którzy wykonywali prace w ramach projektu zapłacili beneficjentowi w okresie
sprawozdawczym kary umowne, należy wybrać odpowiedź «tak» oraz w polu „opis” należy obowiązkowo
wskazać daty i kwoty uzyskanych kar umownych.
→ Jeżeli beneficjent nie otrzymał żadnych kar umownych należy wybrać odpowiedź «nie». Pole „opis” jest
obowiązkowe. Należy w nim podać informację czy beneficjent jest w trakcie dochodzenia kar od wykonawców,
informację, że będzie ich dochodził, lub że odstąpił od naliczania kar umownych wraz z uzasadnieniem
odstąpienia. Jeśli beneficjenta nie dotyczy kwestia kar umownych w polu „opis” należy podać taką informację.
C.3.2 Czy w okresie sprawozdawczym korzyści społeczne i koszty społeczne zostały zrealizowane
zgodnie z założeniami studium wykonalności?
□ Tak
□ Nie
□ Nie dotyczy
Opis:
→ Odpowiedź «Tak» należy wybrać, jeśli wartości założone w studium wykonalności, dotyczące wskaźnika B/C
dla projektu, zostały zrealizowane.
→ Odpowiedź «Nie» należy wybrać w sytuacji, gdy wartości wskaźnika B/C dla projektu nie zostały osiągnięte.
Dodatkowo w polu „opis” należy obowiązkowo wskazać przyczyny ich nieosiągnięcia.
→ Odpowiedź «Nie dotyczy» należy wybrać, jeśli w projekcie nie był wyliczany wskaźnik B/C.
Pytanie ma na celu zweryfikowanie trafności założeń przyjętych na etapie planowania przedsięwzięcia. Co do
zasady, założenia przyjęte do obliczenia wskaźnika B/C zostały zapisane w rozdziale studium wykonalności
odnoszącym się do kosztów i korzyści społecznych przedsięwzięcia (w założeniach do analizy ekonomicznej).
Wskaźnik B/C jest ilorazem skumulowanym korzyści społecznych i skumulowanych kosztów społecznych
przewidzianych do osiągnięcia w okresie referencyjnym odzwierciedlającym zasadność realizacji
przedsięwzięcia.
Na potrzeby obliczeń wskaźnika B/C w studium wykonalności konieczne było skwantyfikowanie korzyści i
kosztów społecznych i sprowadzenie ich do wartości pieniężnych przypadających na poszczególne lata okresu
referencyjnego.
Zdefiniowanie korzyści i kosztów społecznych zwykle dokonywane jest indywidualnie na potrzeby każdego z
projektów. Z reguły korzyści i koszty te są skorelowane ze wskaźnikami, które w zamierzeniu ma osiągać
projekt. Mogły to być takie mierzalne wskaźniki jak: oszczędność czasu na przejazdach, zmniejszenie liczby
wypadków (rehabilitacja szpitalna), zmniejszenie liczby wypadków śmiertelnych (wartość utraconych
dochodów przez ofiarę wypadku), zmniejszenie liczby zachorowań na choroby związane ze złymi parametrami
jakości wody, zwiększenie wartości nieruchomości sąsiadujących ze zrealizowanym w wyniku projektu
przedsięwzięciem, wartość środków pozostawionych przez odwiedzających turystów krajowych i/lub
zagranicznych, itp. Nie zawsze te mierniki stanowią wprost wskaźniki produktu i/lub rezultatu projektu. Tego
typu indykatory były konieczne, aby wykazać roczną wartość pieniężną wskaźników kosztów i korzyści
społecznych. Suma rocznych kosztów i korzyści społecznych dawała podstawę do określenia wskaźnika B/C.
Pytanie dotyczy wyłącznie okresu sprawozdawczego, to jest jednego roku. Nie ma obowiązku
dokumentowania osiągniętych wartości na potrzeby sprawozdania. Konieczne jest jednak odniesienie się do
założonych czynników określających wartość korzyści i kosztów społecznych oraz wskazanie na ile te wartości
zostały w danym roku osiągnięte.
C.3.3 Czy w okresie sprawozdawczym, projekt został skontrolowany przez inną instytucję niż
Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego?
□ Tak
Opis:
□ Nie
18
Chodzi o inne kontrole niż przeprowadzone przez pracowników IZ RPO WZ (Wydziału Wdrażania RPO). Inne
instytucje kontrolujące to np.: Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Zamówień Publicznych, Najwyższa Izba
Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, audytorzy Komisji Europejskiej. Przez kontrolę należy również rozumieć
postępowania, związane z projektem, prowadzone przez organy ścigania.
Należy podkreślić, że zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie
przekazać Instytucji Zarządzającej RPO WZ wyniki kontroli lub audytu, zalecenia pokontrolne lub inne
równoważne dokumenty.
→ Jeżeli „Tak” w polu „Opis” należy obowiązkowo wskazać instytucję, która kontrolowała projekt, podać zakres
kontroli, termin przeprowadzenia, główne ustalenia z kontroli oraz opisać realizację zaleceń pokontrolnych –
jeżeli wystąpiły. Jeżeli w związku z realizacją projektu toczy się/zakończyło się postępowanie przed organami
ścigania, np. policja, prokuratura, postępowanie sądowe, itp. – należy wskazać nazwę i adres organu oraz
przedmiot i przyczyny postępowania.
D. POZIOM UDZIELONEJ POMOCY
D.1.1 Czy projekt jest objęty pomocą publiczną (w tym pomocą de minimis)?
□ Tak
□ Nie
→ Jeżeli projekt jest objęty pomocą publiczną (w tym pomocą de minimis) system automatycznie zaznaczy
odpowiedź „Tak” a beneficjent nie udziela odpowiedzi na pozostałe pytania w sekcji D i przechodzi
bezpośrednio do sekcji E. Kwalifikowalność VAT.
UWAGA: W przypadku projektów, w których występują rekompensaty (tj. projekty, dla których załączono do
wniosku o dofinansowanie umowę o świadczenie usług publicznych), nie należy odpowiadać na pytania
dotyczące monitorowania luki finansowej. Dlatego mimo, iż system nie wybierze odpowiedzi „Tak”, beneficjent
powinien ją zaznaczyć.
→ Jeżeli projekt nie jest objęty pomocą publiczną (w tym pomocą de minimis) należy zaznaczyć odpowiedź
„Nie” i odpowiedzieć na kolejne pytania.
D.1.2 Czy całkowita wartość projektu, na dzień zakończenia realizacji, przekracza 1 mln EUR?
□ Tak
□ Nie
→ Pytanie D.1.2 jest aktywne, jeżeli w D.1.1 wybrano odpowiedź „Nie”.
→ Jeżeli zaznaczono „Tak”, należy przejść do pytania D.1.2.1
Do przeliczenia należy przyjąć rzeczywistą całkowitą wartość projektu w PLN. Wartość projektu, wg końcowego
rozliczenia, beneficjent może ustalić w oparciu o sekcję E wniosku o płatność końcową, z uwzględnieniem
ewentualnych pomniejszeń dokonanych przez IZ RPO WZ, o których beneficjent został pisemnie
poinformowany. Przeliczenia tej kwoty na EUR należy dokonać wg kursu, stanowiącego średnią miesięcznych
obrachunkowych kursów stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających
miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie w Urzędzie Marszałkowskim. Kursy miesięczne KE są publikowane
na stronie:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
D.1.2.1 Czy w ramach realizacji projektu zakładano generowanie dochodu (inaczej przychodu
netto)?
□ Tak
□ Nie
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu D.1.2 wybrano odpowiedź „Tak”.
19
→ Odpowiedź „TAK” należy wybrać, jeśli wartość dofinansowania projektu została wykazana w polu E.3.1.1
wniosku o dofinansowanie („E.3.1.1 Wartość dofinansowania przy zastosowaniu metody luki finansowej”).
Odpowiedź „NIE” należy wybrać, jeśli wartość dofinansowania projektu została wykazana we wniosku o
dofinansowanie w polu E.3.1.2 („E.3.1.2 Wartość dofinansowania dla projektów niegenerujących przychodu”).
D.1.2.2 Czy w okresie sprawozdawczym, w projekcie wystąpił dochód?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu D.1.2.1 wybrano odpowiedź „Nie”.
→ Jeżeli zaznaczono odpowiedź „Tak", w polu „Opis” należy obowiązkowo wskazać powody jego wystąpienia
oraz wskazać/oszacować jego wysokość
Dochód (Przychód netto) jest to różnica między wartością bieżącą przychodów w rozumieniu art. 55 ust. 1
rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz wartością bieżącą kosztów operacyjnych, spodziewanych w
trakcie realizacji projektu oraz w późniejszym okresie funkcjonowania. Należy zwrócić uwagę, że pojęcie to
należy rozumieć nieco inaczej niż w Ustawie o rachunkowości.
D.1.2.3 Czy w projekcie pojawiły się nowe źródła finansowania?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu D.1.2.1 wybrano odpowiedź „Tak”.
→ Jeżeli okresie sprawozdawczym pojawiły się źródła finansowania, które nie były ujęte w projekcie należy
zaznaczyć odpowiedź „TAK” oraz w polu „opis” obowiązkowo je wskazać.
Nowe źródła finansowania mogą pojawić się w projekcie przede wszystkim wtedy, gdy wnioskodawca świadczy
dodatkowe usługi, których nie ujął w analizie finansowej, a które przynoszą dochód. Sytuacja taka może
wystąpić np. w przypadku projektu infrastruktury edukacyjnej, która zaczyna służyć do odpłatnego
prowadzenia badań (w przedstawionym przypadku jednocześnie badane będzie czy nie nastąpi zakłócenie
konkurencji, co mogłoby świadczyć o udzieleniu pomocy publicznej).
D.1.2.4 Czy beneficjent dokonał zmiany polityki taryfowej?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu D.1.2.1 wybrano odpowiedź „Tak”.
→ Odpowiedź „Tak” należy zaznaczyć, jeżeli w okresie sprawozdawczym Beneficjent zmienił politykę taryfową
dotyczącą zrealizowanego projektu, tzn. zmienił zasady ustalania ceny dobra czy usługi. Dodatkowo w polu
„opis” należy obowiązkowo wskazać przyczyny tych zmian.
→ Odpowiedź „Nie” należy zaznaczyć, jeżeli Beneficjent nie zmienił polityki taryfowej lub zmienił, ale wynikało
to z okresowej podwyżki związanej np. z inflacją.
D.1.2.5 Czy w okresie, którego dotyczy sprawozdanie, nastąpiło zmniejszenie kosztów operacyjnych lub
wzrost dochodu o co najmniej 30%, w stosunku do założeń studium wykonalności?
□ Tak
□ Nie
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu D.1.2.1 wybrano odpowiedź „Tak”.
→ Odpowiedź „TAK” należy zaznaczyć w przypadku, gdy rzeczywista wartość kosztów operacyjnych w projekcie
jest mniejsza o 30% od wartości założonej w danym roku w studium wykonalności lub gdy dochód w projekcie
20
jest w rzeczywistości o 30% większy niż Beneficjent zakładał to dla danego roku. Koszty i dochody beneficjent
przedstawiał w arkuszu kalkulacyjnym, którego wydruk załączył do studium wykonalności.
D.1.3 Czy korzystanie/zarządzanie infrastrukturą (i/lub środkami trwałymi) wytworzoną/zakupioną w
ramach projektu pozwala na uzyskanie przysporzenia na warunkach korzystniejszych niż dla innych
podmiotów na danym rynku?
□ Tak
□ Nie
Opis:
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu D.1.1 wybrano odpowiedź „NIE”.
→ Jeżeli zaznaczono „TAK”, w polu „Opis” należy obowiązkowo wyjaśnić na czym polega przysporzenie.
Przez przysporzenie należy rozumieć wszelką korzyść ekonomiczną. Korzyść powinna być rozumiana szeroko
jako wszelkie uprzywilejowanie o charakterze gospodarczym. Przysporzeniem jest nie tylko pomoc o
charakterze bezpośrednim, jak np. dotacja, subwencja, ale także zwolnienie z określonych zobowiązań (np.
podatkowych), bądź każde inne uprzywilejowanie pod względem gospodarczym Beneficjenta w stosunku do
innych podmiotów działających na danym rynku (np. poręczenie kredytu, dokapitalizowanie, preferencyjna
stawka określonej opłaty).
Przesłanką wystąpienia pomocy publicznej nie jest jakiekolwiek przysporzenie, lecz jedynie takie
przysporzenie, które następuje na warunkach korzystniejszych, niż rynkowe.
D.1.4.
Czy
korzystanie/zarządzanie
infrastrukturą
(i/lub
środkami
trwałymi)
wytworzoną/zakupioną w ramach projektu wpływa lub może mieć wpływ na zakłócenie
konkurencji na rynku wspólnotowym?
□ Tak
Opis:
□ Nie
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu D.1.1 wybrano odpowiedź „NIE”.
→ Jeżeli zaznaczono „TAK”, w polu „Opis” należy obowiązkowo wyjaśnić na czym polega zakłócenie
konkurencji.
Zakłócenie konkurencji występuje w sytuacji dyskryminacji niektórych uczestników rynku, tj. odmiennym
traktowaniu porównywalnych sytuacji. Zakłócenie konkurencji może dotyczyć zarówno sytuacji, gdy konkurują
ze sobą co najmniej dwa podmioty (konkurencja faktyczna) jak też może wystąpić, gdy w obecnej chwili daną
działalność na określonym rynku wykonuje tylko jeden podmiot, lecz potencjalnie mogą pojawić się inne
podmioty zainteresowane podjęciem tej samej działalności na tym samym rynku (konkurencja potencjalna).
E. KWALIFIKOWALNOŚĆ VAT
E.1. Czy podatek VAT był w całości lub w części kosztem kwalifikowalnym?
□ Tak
□ Nie
W sytuacji, gdy kwalifikowalność podatku VAT w projekcie zmieniła się trakcie realizacji projektu, bądź po jego
zakończeniu, można zawrzeć dodatkowe informacje w tym zakresie w polu „Uwagi do sprawozdania”. W polu
tym można wskazać także wszelkie inne dodatkowe informacje związane z rozliczaniem podatku VAT w
projekcie, np. informacje o rozliczaniu podatku VAT przez realizatora projektu, który realizował projekt za
Beneficjenta na podstawie odrębnego porozumienia.
→ W przypadku zaznaczenia opcji „Nie” należy przejść bezpośrednio do sekcji F. Oświadczenia Beneficjenta.
21
E.2 Oświadczenie o kwalifikowalności VAT
W związku z otrzymaniem dofinansowania ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 na realizację projektu wymienionego w sekcji A, oświadczam, iż nie
mogę i nie będę mógł odzyskać w żaden sposób poniesionego podatku od towarów i usług VAT, którego
wysokość została określona w kategorii wydatki kwalifikowalne w punkcie E.1 wniosku o dofinansowanie.
Brak możliwości odzyskania podatku VAT wynika z:
Opis:
→ W polu „Opis” należy obowiązkowo wskazać podstawę prawną uniemożliwiającą odzyskanie podatku VAT.
Zobowiązuję się do zwrotu na rzecz Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym
Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 podatku od towarów i usług VAT, który został
sfinansowany w ramach wymienionego wyżej projektu wraz z odsetkami w wysokości, jak dla zaległości
podatkowych od dnia przekazania środków, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku
w całości lub w części.
E.3 Szczegółowe informacje o VAT
E.3.1 Czy beneficjent jest zarejestrowany przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako
podatnik VAT?
(podać datę lub okresy)
□ Tak, jako podatnik VAT zwolniony
□ Tak, jako podatnik VAT czynny
□ Nie
Opis:
→ Jeżeli zaznaczono którąś z odpowiedzi „Tak…”, w polu „Opis” należy obowiązkowo podać datę rejestracji
jako podatnik VAT lub wskazać okresy w których beneficjent był zarejestrowanym podatnikiem oraz – jeśli
dotyczy – podać podstawę prawną zwolnienia. Jeśli beneficjent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
ale wykonuje w ramach projektu wyłącznie czynności zwolnione, należy tę sytuację opisać wskazując
jednocześnie od jakiej daty Beneficjent wykonuje wyłącznie czynności zwolnione.
E.3.2 Czy poniesione w związku z projektem wydatki mają/ będą miały bezpośredni związek z
czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT (chodzi zarówno o czynności wykonywane w
trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu)?
□ Tak
□ Nie
→ W przypadku zaznaczenia opcji „Nie ” należy przejść bezpośrednio do pytania E.3.5.
E.3.3 Do jakiego rodzaju czynności wykorzystywane były/ są/ będą zakupy towarów i usług w
ramach projektu:
□ Wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT
□ Zarówno do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, jak i do czynności zwolnionych od podatku VAT, przy
czym możliwe jest wyodrębnienie części kwoty podatku naliczonego VAT, która może podlegać odliczeniu
□ Zarówno do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, jak i do czynności zwolnionych od podatku VAT, przy
czym ze względu na brak możliwości wyodrębnienia towarów i usług, które są wykorzystywane przez
podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku
należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, do określenia kwoty podatku VAT
22
naliczonego podlegającego odliczeniu niezbędne jest obliczenie tzw. współczynnika sprzedaży, o którym
mowa w art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług .
→ Pytanie aktywne, jeżeli w pytaniu E.3.2 wybrano odpowiedź „Tak”.
E.3.4 Czy w związku z wydatkami poniesionymi w ramach projektu znajduje zastosowanie art. 88
ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ograniczający możliwość odliczenia
podatku VAT?
□ Tak
□ Nie
→ Pytanie aktywne jeżeli w pytaniu E.3.2 wybrano odpowiedź „Tak”.
E.3.5 Czy kwestia odliczenia podatku VAT w związku z wydatkami ponoszonymi w ramach
projektu była przedmiotem rozstrzygnięcia organów podatkowych lub organów kontroli
skarbowej?
□ Tak
Opis:
□ Nie
→ Jeżeli zaznaczono „Tak”, w polu „Opis” należy wskazać, w jakiej formie nastąpiło rozstrzygnięcie (np. decyzja
podatkowa, pisemna interpretacja przepisów prawa podatkowego), przez jaki organ, datę wydania
rozstrzygnięcia i sygnaturę sprawy, czy jest ono ostateczne (łącznie ze skorzystaniem z drogi sądowej) oraz
przytoczyć krótko osnowę treści ww. aktu co do kwestii odliczenia.
F. OŚWIADCZENIA BENEFICJENTA
Ja, niżej podpisany, oświadczam, iż:
1) posiadam dokumentację potwierdzającą osiągnięcie wskaźników rezultatu dla projektu,
□ Tak
□ Nie
□ Nie dotyczy
Uzasadnienie:
→ Pole „Uzasadnienie” jest aktywne tylko w przypadku wybrania odpowiedzi „Nie”.
→ Beneficjent powinien potwierdzić, że w okresie trwałości gromadzi dokumentację potwierdzającą
osiągnięcie wskaźników rezultatu.
→ Odpowiedź „Nie dotyczy” należy wybrać, jeśli w sprawozdaniu zaznaczono pole „Wyłącz sekcje C i
D”.
2) prowadzę wyodrębnioną ewidencję księgową/wyodrębnione konta analityczne na potrzeby
Projektu,
□ Tak
□ Nie
□ Nie dotyczy
Uzasadnienie:
→ Pole „Uzasadnienie” jest aktywne tylko w przypadku wybrania odpowiedzi „Nie”.
→ Beneficjent powinien potwierdzić, że w okresie trwałości prowadzi wyodrębnioną ewidencję
księgową /wyodrębnione konta analityczne na potrzeby projektu, zgodnie z Wytycznymi Instytucji
Zarządzającej RPO WZ wraz z załącznikiem w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów
wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013.
→ Odpowiedź „Nie dotyczy” należy wybrać, jeśli w sprawozdaniu zaznaczono pole „Wyłącz sekcje C i
D”.
3) utrzymuję promocję Projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie,
23
□ Tak
□ Nie
Uzasadnienie:
□ Nie dotyczy
→ Pole „Uzasadnienie” jest aktywne tylko w przypadku wybrania odpowiedzi „Nie”.
→ Beneficjent powinien potwierdzić, że w okresie trwałości nadal stosuje odpowiednie środki
informowania i promocji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. W przypadku braku
potwierdzenia i zaznaczenia opcji „Nie” Beneficjent powinien w polu Opis” udzielić wyczerpujących
wyjaśnień.
→ Odpowiedź „Nie dotyczy” należy wybrać, jeśli w sprawozdaniu zaznaczono pole „Wyłącz sekcje C i
D”.
4) przechowuję kompletną dokumentację związaną z realizacją Projektu zgodnie z zapisami umowy o
dofinansowanie,
□ Tak
□ Nie
Uzasadnienie:
→ Pole „Uzasadnienie” jest aktywne tylko w przypadku wybrania odpowiedzi „Nie”.
→ Beneficjent powinien potwierdzić, że przechowuje dokumentację zgodnie z zapisami umowy o
dofinansowanie, w tym, że zgodnie z umową o dofinansowanie posiada procedury, które zapewnią
przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. Beneficjent,
który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, jest zobowiązany do przechowywania
dokumentów przez okres 10 lat od dnia zakończenia finansowej realizacji projektu, lecz nie krócej niż
do dnia 31 grudnia 2020 r.
W przypadku braku potwierdzenia i zaznaczenia opcji „Nie” Beneficjent powinien w polu Opis” udzielić
wyczerpujących wyjaśnień.
2
5) Projekt w okresie trwałości jest zgodny z politykami horyzontalnymi UE : polityką równych szans i
zasadą zrównoważonego rozwoju,
□ Tak
□ Nie
□ Nie dotyczy
Uzasadnienie:
→ Pole „Uzasadnienie” jest aktywne tylko w przypadku wybrania odpowiedzi „Nie”.
→ Beneficjent powinien potwierdzić, że realizowany projekt w okresie trwałości jest nadal zgodny z
politykami horyzontalnymi UE określonymi we wniosku o dofinansowanie (pole A.13 wniosku o
dofinansowanie), w szczególności z polityką równych szans i zasadą zrównoważonego rozwoju. W
przypadku braku potwierdzenia i zaznaczenia opcji „Nie” Beneficjent powinien w polu Opis” udzielić
wyczerpujących wyjaśnień.
→ Odpowiedź „Nie dotyczy” należy wybrać, jeśli w sprawozdaniu zaznaczono pole „Wyłącz sekcje C i
D”
6) informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są prawdziwe,
□ Tak
7) jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 297 Kodeksu Karnego za przedłożenie
poświadczającego nieprawdę pisemnego oświadczenia dotyczącego okoliczności o istotnym
znaczeniu dla uzyskania wsparcia finansowego.
□ Tak
2
Zasady, o których mowa w art. 16 i 17 Rozporządzenia 1083/2006.
24
Uwagi do sprawozdania:
→ Pole „UWAGI”, poza sytuacją opisaną w polu UWAGI w pkt B.1, nie jest obowiązkowe. Beneficjent może w
nim zamieścić wyjaśnienia, uwagi, na które nie było miejsca w trakcie wypełniania sprawozdania.
Osoba do kontaktu w sprawie sprawozdania3
Imię i nazwisko
Numer telefonu/faksu
Adres email
Osoba składająca oświadczenie4
Imię i nazwisko
Adres
Numer telefonu/faksu
Adres email
Data i podpis
3
Należy wskazać osobę właściwą do kontaktu w sprawie wypełnionego sprawozdania oraz dokonania jego ewentualnej korekty.
Sprawozdanie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Beneficjenta zgodnie ze stosownymi dokumentami (np. KRS,
upoważnienie)
4
25