Protokół nr 60/2014 - BIP Gmina Mikołajki Pomorskie

1
Protokół nr 60/2014
Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Mikołajki Pomorskie z kontroli działalności Gminnego
Ośrodka Kultury, którego dyrektorem jest Pan Arkadiusz Dzikowski oraz Biblioteki
Publicznej w Mikołajkach Pomorskich, której dyrektorem jest Pani Jadwiga Stępniak.
Przewodniczący komisji Zuzanna Smoter otworzyła posiedzenie i przywitała wójta,
dyrektorów jednostek kultury, księgową tych jednostek oraz członków komisji.
Przewodniczący komisji stwierdziła, iż na posiedzeniu jest 100% frekwencja.
Analiza działalności oraz ocena sprawozdania finansowego za rok 2013 w placówkach
kulturalnych t.j. Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej w
Mikołajkach Pomorskich.
Kontrolę przeprowadziła Komisja w dniu 24 września 2014 roku w następującym składzie:
1. Zuzanna Smoter – przewodniczący komisji,
2. Maciej Baurycza - członek
3. Piotr Charkiewicz– członek.
działając na podstawie upoważnienia do kontroli nr 9/2014 z 16 września 2014 roku.
Kontrolę przeprowadzono, realizując zadanie zlecone Komisji przez Radę Gminy w
planie pracy Komisji przyjętym uchwałą Nr XXXIV/234/2013 Rady Gminy w dniu 30
grudnia 2013 roku.
Kontrolujący dokonali następujących czynności kontrolnych: przeanalizowano
informacje z działalności kontrolowanych jednostek oraz sprawozdania finansowe.
Wyjaśnień udzielali dyrektorzy kontrolowanych jednostek oraz Pani Ewelina Krusińska
księgowa, zatrudniona w obu jednostkach kultury.
I. Kontrola Gminnego Ośrodka Kultury obejmie następujące zagadnienia:
1. Formy działalności w 2013 roku:
a) rozwijanie zainteresowań i integracja gminnej społeczności lokalnej poprzez
organizowanie imprez rekreacyjnych, sportowych i kulturalnych,
2. Wydatkowanie i rozliczenie środków budżetowych - sprawozdawczość finansowa:
a) przychody i rozchody dochodów własnych, poniesione wydatki w roku 2013,
b) wydatki związane z ogrzewaniem i energią elektryczną -ewidencja w księgach
rachunkowych.
Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury poinformował o pracowniach, które działały w 2013
roku w GOK a które cieszyły się dużą popularnością. Największym zainteresowaniem jeśli
chodzi o zajęcia cieszą się zajęcia muzyczne (śpiew, nauka gry na instrumencie, głównie na
gitarze, perkusja, do tego chęć pracy zespołowej). Parcie na zespoły jest coraz większe ale
możliwości organizacyjne GOK nie pozwalają na stworzenie większej ilości grup.
2
Pracownia gospodarstwa domowego pracuje zarówno w Mikołajkach Pom. jak i w
Cieszymowie w oparciu o kuchnie. Przy małych imprezach cyklicznych to dzieci z pracowni
gospodarstwa domowego przygotowują poczęstunek.
Przewodniczący komisji zapytała czy GOK nie mógłby zorganizować kursów gotowania i
pieczenia, ponieważ panie pytały w czasie dożynek o takie kursy.
Dyrektor GOK odpowiedział, że trzeba by się zastanowić nad formą takiego kursu. Po
pierwsze czy miałby to być kurs za odpłatnością a jeśli nie to czy byłby to kurs organizowany
w ramach jakiegoś projektu. Od jakiegoś czasu dyskutujemy wśród pracowników nad stałą
formą zajęć dla osób starszych, dodał dyrektor. To nie jest tak, że nie organizuje się żadnych
form działalności czy współpracy, takie formy są organizowane i w GOK i w bibliotece tylko
martwi nas bardzo niska frekwencja. Wydawało mi się, powiedział dyrektor, że powstające
Koła Gospodyń będą kołem zamachowym dla działalności społecznej szerszych kręgów ale
Koła Gospodyń poza tym, że robią ciasta i mięsa nie uczestniczą w życiu kulturalnym czy
społecznym na zewnątrz.
Wójt stwierdził, że Koło w Mikołajkach jest aktywne, gdyż występowało na dożynkach i tak
jest to dość duży postęp.
Dyrektor poinformował, że GOK działa na podstawie kalendarza imprez, dlatego jak ktoś
przychodzi z jakimś nowym pomysłem na zorganizowanie imprezy trudno jest z marszu coś
zrobić, tak jak było w przypadku biegów przełajowych w roku bieżącym. W 2012 roku z
księgową założyliśmy, że z uwagi na kryzys finansowy ograniczymy ilość imprez w 2013
roku ale tak nie wyszło. W sumie zorganizowaliśmy 38 imprez we współpracy z
organizacjami i instytucjami. Najważniejszą rzeczą, moim zdaniem, nową i wymagającą
trochę pracy ale dającą satysfakcję, jest to na pewno współpraca z Rosjanami i przebudowa
górnej części GOK czyli funkcjonalne przystosowanie byłej świetlicy straży pożarnej do
faktycznych zadań GOK. Ten podział był ryzykowny, podjąłem taką decyzję, przedstawiłem
plan wójtowi i pani skarbnik i oni podeszli do tego z umiarkowanym optymizmem. Plan ten
się sprawdził, co widać teraz kiedy możemy organizować spektakle teatralne, kiedy
organizujemy koncerty, kiedy mamy z przodu świetlicę, gdzie przenieśliśmy kuchnię, jest tez
sala muzyczna. Podział taki pozwala na jednoczesne prowadzenie trzech zajęć. Ze względu
na organizację pracy szkoły i na dowozy szkolne nasza praca jest niezwykle trudna bo my
musimy całkowicie podporządkowywać się harmonogramowi odwozów szkolnych. Następną
sprawą jest doposażenie, które udało nam się zakupić czyli instrumenty wymienione w
sprawozdaniu. Do tej pory graliśmy na instrumentach prywatnych, gdy było po 5-6 uczniów
to nie było problemu ale w tej chwili są to grupy 40, 20 osobowe i zużycie instrumentów
prywatnych jest dość znaczne. Udało nam się to wszystko wykonać bez dodatkowej prośby o
zwiększenie budżetu.
Przewodniczący komisji – Myślę, że jesteśmy zadowoleni, że Gminny Ośrodek Kultury tak
pracuje, że tyle młodzieży jest zaangażowana w naukę i to jest bardzo pozytywne dla całej
gminy, dla naszego środowiska.
Następnie członkowie komisji przeanalizowali kopie faktur dot. zużytej energi elektrycznej i
ogrzewania oraz wody, ścieków i śmieci.
Przewodniczący komisji zapytała czy koszty za ogrzewanie zmniejszyły się czy są na takim
samym poziomie, jeżeli chodzi o świetlice wiejskie a szczególnie o Krasną Łąkę.
Dyrektor GOK odpowiedział, że koszty zmniejszyły się generalnie poprzez uporządkowanie
pracy świetlic t.j. poprzez narzucenie instruktorów GOK, którzy w pełni kontrolują to co się
dzieje w świetlicach co spowodowało uporządkowanie między innymi zużycie energii. Jak
pamiętacie Państwo w świetlicach była sprawa nie do końca technicznie rozwiązanych
instalacji elektrycznych. Okazało się, że przeróbka tych instalacji nie jest taka prosta ale udało
3
nam się, w tych świetlicach gdzie był problem, wyprowadzić na prostą. To są cały czas
jeszcze duże koszty.
W Krasnej Łące przez całą zimę świetlica nie była czynna, dodała księgowa, ze względu na
duże koszty a po drugie grzejniki nie dawały tyle ciepła żeby dzieci miały tam zajęcia i
marzły.
Dyrektor poinformował, że teraz w Krasnej Łące sytuacja zmieniła się, że część świetlicy
ogrzewana jest z kotłowni c.o. Rachunki za prąd nie są równe przez cały rok, w miesiącach
zimowych rosną i wczesno wiosennych a później się zmniejszają. Jeżeli chodzi o współpracę
z energetyką jest dość trudna dlatego, że zmieniono zasady rozliczania dużych imprez na
stadionie, bo tam mamy bardzo duży problem z prądem. Instalacja stała która została
wykonana kilka lat temu okazała się niewystarczająca. Druga sprawa to jest taka, że jak
dostawiamy skrzynie, gdzie zabezpieczamy dodatkowy prąd, to jest droższe jak było i wiąże
się za każdym razem z montażem i demontażem jakiejś części linii energetycznej.
Piotr Charkiewicz zapytał jakiego rzędu potrzebna jest moc.
Dyrektor odpowiedział, że moc jaka zapewniona jest stale i za którą GOK płaci przez cały
rok to jest 10 kWh.
Piotr Charkiewicz zaproponował, zamiast tego, że na każdą imprezę trzeba montować a
później demontować i to ma kosztować 3 tys. zł., to może lepiej zakupić jakiś agregat który
będzie służył nie tylko na stadionie ale i na imprezach organizowanych przez sołectwa.
Dyrektor GOK stwierdził, że potrzebna jest modernizacja sieci elektrycznej na stadionie
dlatego, że GOK co roku boryka się z problemem kradzieży linii napowietrznych, co również
pociąga koszty. Należy również wymienić słupy, gdyż kruszeją.
Jeżeli chodzi o ogrzewanie, to rachunki miesięczne opiewają na kwotę 3.900 zł. miesięcznie
przez cały rok (GOK i świetlica w Cieszymowo). Termomodernizacja, która będzie
realizowana w przyszłym roku zakłada likwidację kotłowni na rzecz ogrzewania
biotermalnego. Może to przyniesie inny bilans. Myślę, powiedział dyrektor, że w świetlicy w
Cieszymowie zejdziemy troszkę z kosztów, ponieważ połowa budynku została
zagospodarowana na mieszkania ale za to dochodzi nam kolejny obiekt w postaci
pomieszczenia dla koła gospodyń, którego utrzymanie będzie w gestii GOKu. Wczoraj na
spotkaniu u wójta zwróciłem uwagę na dwa elementy które pojawią się w naszym budżecie
na rok 2015, po pierwsze będą to koszty dojazdu instruktorów do świetlic wiejskich, po
drugie infrastruktura techniczna, która się znacznie rozrosła a nie mamy żadnej obsługi
technicznej.
Piotr Charkiewicz zapytał czy w ramach jednostek organizacyjnych nie można korzystać z
pracowników referatu komunalnego, tym bardziej, że referat komunalny z tego co widać
przechodzi przeobrażenia, referat staje się jednostką gospodarczą z jakąś załogą.
Następnie Piotr Charkiewicz zapytał czy faktura za energię jest za Gminny Ośrodek Kultury
i za jaki okres.
Księgowa odpowiedziała, że jest to faktura za stadion za cały rok.
Dyrektor GOK dodał, że latem jest największe zużycie energii na obiekcie sportowym, pod
ten sam licznik podłączone są też pompy które pracują przez całe lato na basenie.
W przypadku organizowania dożynek, jak rozliczana jest energia w stosunku do np.
sprzedawców piwa czy innych artykułów, zapytał Piotr Charkiewicz, czy to jest w jakiś
sposób unormowane.
Dyrektor wyjaśnił, że podmioty te dokładają się do kosztów i to jest za każdym razem
kwestia pertraktacji.
Maciej Baurycza zapytał czy te pieniądze są wyszczególnione w zestawieniu w pozycji –
dotacje, darowizny na działalność.
Dyrektor odpowiedział, że darowizny na działalność to są darowizny od firm i od osób
prywatnych.
4
Piotr Charkiewicz zapytał czy to są również pieniądze np. za postawienie jakiegoś kramu.
Dyrektor wyjaśnił, że darowizny to są te, które wpływają bezpośrednio i są zaksięgowane
oraz wystawione jest pokwitowanie jako darowizna w roku 2013 jest to kwota 102 tys. zł.
Część tak dużych środków i w roku 2012 i w 2013 pochodziła od firm które inwestowały na
naszym terenie (ENI Polska oraz firmy związane z budową wiatraków). Dzięki temu
podjąłem ryzyko przebudowy górnej części GOKu, powiedział dyrektor. Co roku mamy dużo
większe dochody niż dotacja z budżetu gminy, pewnie Państwo to zauważyliście, ponieważ
mamy takie możliwości np. były projekty rybne, weszliśmy w to i zarobiliśmy na tym, czy
jakieś imprezy organizowane z powiatem.
Komisja stwierdziła, że powyższe wyjaśnienia są wystarczające.
Komisja sformułowała następujące wnioski pokontrolne:
1. Przeprowadzić modernizację sieci elektrycznej na stadionie.
2. Przedstawić sprawę na posiedzeniu komisji gospodarczej rady gminy, dotyczącą
zatrudnienia konserwatora lub możliwości korzystania z pracowników jednostki
gospodarczej.
Piotr Charkiewicz zwrócił szczególną uwagę na to, żeby w jednostce gospodarczej
zatrudnieni byli pracownicy z uprawnieniami.
Kontrolowany nie wnosi zastrzeżeń do protokołu.
Podpis
osoby kontrolowanej
……………………………..
II. Kontrola działalności Biblioteki obejmie następujące zagadnienia:
1. Analiza wykorzystania budżetu za 2013 rok - sprawozdawczość finansowa:
a) środki samorządowe - dotacja z budżetu gminy,
b) dotacja z Ministerstwa Kultury,
c) dochody własne.
2. Działalność Biblioteki Publicznej w 2013 roku:
a) udział biblioteki w projektach, programach itp.
b) upowszechnianie czytelnictwa,
c) spotkania autorskie.
3. Ewidencja w księgach rachunkowych.
Dyrektor Biblioteki poinformowała, że biblioteka w 2013 roku brała udział w programie
„Fundacja Orange dla bibliotek” z którego biblioteka otrzymała dotacje w kwocie 3.569,13 zł.
oraz otrzymała dotacje z Biblioteki Narodowej w kwocie 2.500 zł. na zakup nowości
wydawniczych. Jeżeli chodzi o upowszechnianie czytelnictwa w bibliotece organizowane
były wystawki poświęcone wybitnym pisarzom, wystawy prac malarskich rodzimych
artystów oraz jedna wystawa prac fotograficznych byłej uczennicy gimnazjum. Ponadto w
5
bibliotece zorganizowano ferie pod hasłem „Bawimy się w teatr”. Dla uczniów klas II i III
zorganizowany został konkurs czytelniczy „W świecie baśni Andersena”, odbyły się też
spotkania ze strażakami oraz cykl spotkań p.n. „Bezpieczny Internet”. Poza tym
zorganizowanych zostało kilka spotkań autorskich miedzy innymi z panią Izabelą ChojnackąSkibicką. Zorganizowana też była noc w bibliotece. Od września do grudnia 2013 roku
realizowaliśmy projekt „Spotkania z pasjami” skierowane do osób starszych.
Piotr Charkiewicz zapytał jak wygląda sprawa czytelnictwa.
Dyrektor biblioteki odpowiedziała, że sytuacja uległa poprawie. Jesteśmy drugą biblioteką w
powiecie, która otrzymała najwyższą dotację w kwocie 7.200 zł. za czytelnictwo, powiedziała
pani dyrektor . Dotacja liczona jest od ilości czytelników.
Następnie członkowie komisji przeanalizowali działalność biblioteki na podstawie
sprawozdania finansowego, ksero faktury i wydruków księgowych.
Księgowa poinformowała, że jedna z faktur stanowiąca załącznik do informacji dotyczy
zakupu książek w wysokości 219,98 zł.
Piotr Charkiewicz zapytał jak wygląda procedura zamawiania książek, czy otrzymujecie
oferty i wybieracie czy dokonujecie zakupu w miejscowych księgarniach?
Dyrektor biblioteki wyjaśniła, że wybiera takiego oferenta który udziela najwięcej rabatu.
Mam stałego dostawcę z Gdańska z którym współpracuję od lat, który udziela zawsze 2526% upustu na nowościach książkowych, stwierdziła dyrektor. Ostatnio złożone zostało
zamówienie na część książek przez Internet przez dystrybutora książek, który udzielił nam
30% rabatu. Nie wszyscy mają takie książki które potrzebuję i stąd są różni dostawcy
książek.
Następnie Piotr Charkiewicz zapytał czy już do końca wprowadzona została w komputerze
ewidencja książek.
Dyrektor biblioteki odpowiedziała, że cała ewidencja została już wprowadzona.
Komisja stwierdziła, że powyższe wyjaśnienia są wystarczające.
Przewodniczący komisji stwierdziła, że w bibliotece wszystko jest poprawnie prowadzone.
Protokół sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym
doręczono Przewodniczącemu Rady Gminy, Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej Rady
Gminy oraz dyrektorom kontrolowanych jednostek.
Kontrolowany nie wnosi zastrzeżeń do protokołu.
Podpis
osoby kontrolowanej
Podpisy
członków komisji:
.............................................
1. .................................................
(Zuzanna Smoter)
2.
...............................................
(Maciej Baurycza)
3.
................................................
(Piotr Charkiewicz)
6
Protokół podpisany został w Urzędzie Gminy w Mikołajkach Pomorskich w dniu 02
października 2014 roku.
Pouczenie.
W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanego podmiotu, jest
on obowiązany do złożenia- w terminie 3 dni od daty odmowy – pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
Wyjaśnienie składa się na ręce Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej.
Kierownik kontrolowanego podmiotu może złożyć na ręce Przewodniczącego Rady uwagi dotyczące
kontroli i jej wyników w terminie 7 dni od daty przedstawienia kierownikowi kontrolowanego
podmiotu protokołu pokontrolnego do podpisania.
Załączniki do protokołu:
1. Lista obecności członków komisji w dniu 24.09.2014 r.,
2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 9/2014,
3. Sprawozdanie z działalności Gminnego Ośrodka Kultury w Mikołajkach Pomorskich za
rok 2013
4. Informacja z działalności Biblioteki Publicznej Gminy Mikołajki Pomorskie za rok 2013,
5. Ksero faktur.