Działania korygujące i zapobiegawcze

WZORCOWE
Poziom 1
Temat:
DZIAŁANIA DOSKONALĄCE
Data: 09.02.2011
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Zatwierdzone przez:
Strona 1 z 6
Wydanie: XXIII
Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
1. Cel i zakres
1.1. Cel
Celem niniejszej procedury jest zapewnienie skutecznej realizacji działań
doskonalących.
1.2. Zakres
Procedura obowiązuje w zakresie całego systemu zarządzania jakością, a w
szczególności dotyczy:
- zasad przeglądu niezgodności (w tym skarg i wniosków klientów),
- zasad ustalania przyczyn niezgodności,
- zasad oceny skutków spowodowanych wystąpieniem niezgodności,
- ustalania
potrzeby
wdrażania
i
przeglądu
niezbędnych
działań
korygujących bądź zapobiegawczych,
- ustalenia zasad edycji i nadzoru nad zapisami dotyczącymi wyników
podjętych działań korygujących bądź zapobiegawczych.
Procedura realizuje działania związane z realizacją działań:
•
wynikających z decyzji z Przeglądu Zarządzania
•
korygujących realizowanych na skutek stwierdzenia wystąpienia
problemu / niezgodności
•
zapobiegawczych
realizowanych
na
skutek
stwierdzenia
prawdopodobieństwa wystąpienia problemu / niezgodności
2. Podstawa, powołania i definicje
2.1.
Podstawa
Księga Jakości
Norma PN – EN ISO 9001:2009 pkt. 8.5
2.2. Powołania
proces: wewnętrzne audity jakości
2.3. Definicje
Działania zapobiegawcze-
działanie w celu wyeliminowania przyczyny
potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej
Działanie korygujące – działanie w celu wyeliminowania przyczyny
wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji.
WZORCOWE
Poziom 1
Temat:
DZIAŁANIA DOSKONALĄCE
Data: 09.02.2011
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Zatwierdzone przez:
Strona 2 z 6
Wydanie: XXIII
Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
Korekcja- działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności
3.
Odpowiedzialność
3.1 Wszyscy pracownicy Starostwa odpowiedzialni są za:
−
uważne i aktywne obserwowanie działania Starostwa z punktu widzenia
tego czy występują zarówno rzeczywiste problemy funkcjonowania
Starostwa jak i prawdopodobieństwo ich wystąpienia,
−
zgłaszanie swoich spostrzeżeń bezpośrednim przełożonym lub, Członkom
Rady ds. Jakości lub też Pełnomocnikowi ds. Jakości,
−
aktywne uczestnictwo w pracach zespołów powoływanych do realizacji
działań doskonalących,
−
zgłaszanie informacji o problemach w pracy zespołów problemowych,
−
konsekwentne i skuteczne realizowanie wszystkich poleceń Pełnomocnika
ds. Jakości w zakresie stosowania procedury działań doskonalących.
3.2. Członkowie Zarządu, Naczelnicy Wydziałów / Kierownicy komórek
organizacyjnych / Właściciele procesów odpowiedzialni są za:
−
przyjmowanie zgłoszeń problemów funkcjonowania Starostwa od
podwładnych
−
aktywne dokonywanie przeglądów niezgodności, ustalanie przyczyn ich
występowania oraz podejmowanie decyzji w sprawie uruchamiania działań
korygujących lub zapobiegawczych, w Wydziałach / komórkach
organizacyjnych, w których powstała niezgodność (lub istnieje potencjalne
niebezpieczeństwo jej powstania),
−
skuteczną realizację działań doskonalących zmierzających do zapewnia
skutecznej realizacji postanowień § 8 Regulaminu Organizacyjnego
Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu, a w szczególności :
skutecznej działalności wydziałów zgodnie z obowiązującymi
przepisami oraz poleceniami Starosty,
należytego planowania i organizacji pracy wydziałów oraz
nadzorowania realizacji zadań w wydziale,
3.3. Pełnomocnik ds. Jakości jest odpowiedzialny za:
−
kontrolę, zatwierdzenie i utrzymanie niniejszej procedury,
−
koordynację i monitorowanie realizacji działań korygujących i
WZORCOWE
Poziom 1
Temat:
DZIAŁANIA DOSKONALĄCE
Data: 09.02.2011
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Zatwierdzone przez:
Strona 3 z 6
Wydanie: XXIII
Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
zapobiegawczych, wynikających z auditów wewnętrznych i przeglądu
zarządzania,
−
prowadzenie rejestru działań doskonalących,
3.4. Pełnomocnik ds. Jakości jest uprawniony jest do wydawania poleceń
wszystkim pracownikom Urzędu wynikających z nadzoru nad realizacją działań
doskonalących.
4. Realizacja
4.1.Dokumentacja
Źródłem informacji o niezgodności jest każdy/a:
−
wiarygodny i udokumentowany zapis pochodzący od klienta
zewnętrznego lub wewnętrznego,
−
zapis z przeglądu zarządzania,
−
raportu kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej,
−
raportu niezgodności z auditów wewnętrznych,
−
skarg
i
/
lub
wniosek
mające
charakter
uzasadnionej
niezgodności,
−
raport z analizy wyników ankiet lub innych form badania
satysfakcji,
−
wnioski zgłoszone przez Zarząd Powiatu lub pracowników.
Działania doskonalące mogą również wynikać z zapisów Strategii Powiatu i
innych dokumentów o charakterze strategicznym, wymagających zaplanowania
i realizacji działań doskonalących (np. cele strategiczne Powiatu).
Działania doskonalące realizowane są z zastosowaniem zapisu „Karta Projektu
Doskonalącego nr …” oraz Rejestru „Działań Doskonalących”.
Karta jest procedowana i przechowywana jako oryginalna w wydziale/komórce
organizacyjnej.
Rejestr zaś, jako oryginalny, przechowywany
Pełnomocnika ds. Jakości.
4.2.
Realizacja
4.2.1. Opis planowania i realizacji działań doskonalących
Uruchamianie działań doskonalących jest:
1)
Uruchamianie działań doskonalących jest:
jest u
WZORCOWE
Poziom 1
Temat:
DZIAŁANIA DOSKONALĄCE
Data: 09.02.2011
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Zatwierdzone przez:
Strona 4 z 6
Wydanie: XXIII
Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
a) Obligatoryjne przez Członków Zarządu, Naczelników, Członków Rady ds.
Jakości, Pełnomocnika ds. Jakości w przypadku:
i)
otrzymania raportu niezgodności z auditu wewnętrznego,
ii) wniosku z przeglądu zarządzania zapisanego w Sprawozdaniu z
Przeglądu Zarządzania lub w Planie Poprawy Jakości,
iii) zatwierdzenia do stosowania dokumentu o charakterze
strategicznym, np. Strategia Powiatu.
b) Nieobligatoryjne w innych przypadkach stwierdzenia problemu. W tym
przypadku Członkowie Zarządu, Naczelnicy, Członkowie Rady ds.
Jakości, Pełnomocnik ds. Jakości zobowiązany jest do przeprowadzenia
oceny konieczności podjęcia działań. Problem może być usunięty za
pomocą prostych, bieżących działań naprawczych.
2) Członek Zarządu, Naczelnik Wydziału, Członek Rady ds. Jakości,
Pełnomocnik ds. Jakości, który stwierdził problem lub któremu takowy
problem został zgłoszony, przeprowadza analizę celowości podejmowania
działań korygujących i zapobiegawczych. Pracownik odpowiedzialny za
obszar, w którym mają być przeprowadzone działania korygujących lub
zapobiegawcze po zidentyfikowaniu konieczności ich przeprowadzenia,
wypełnia formularz karty działań doskonalących.
3) Pełnomocnik ds. Jakości zatwierdza kartę działań korygujących/
zapobiegawczych polega to na zatwierdzeniu wpisu w rejestrze działań
korygujących (wzór rejestruje się zgodnie z załącznikiem do niniejszej
procedury). Po zatwierdzeniu karta jest zwracana osobie odpowiedzialnej za
przeprowadzenie działań.
4) Po wykonaniu zaplanowanych działań korygujących lub zapobiegawczych
Kierownik Projektu uzupełnia formularz karty w zakresie dat zakończenia
poszczególnych etapów prac a po zakończeniu całości działań, najpóźniej w
terminie 6 miesięcy od ich zakończenia, uzupełnia formularz o analizę ich
skuteczności oraz o ewentualne wnioski co do konieczności podjęcia innych
działań korygujących lub zapobiegawczych.
5) Kierownik Projektu – odpowiedzialny za realizację działań doskonalących w
trakcie ich realizacji, w terminach miesięcznych przedstawia Pełnomocnikowi
ds. Jakości informacje (pisemnie) o postępie prac zaplanowanych do
WZORCOWE
Poziom 1
Temat:
DZIAŁANIA DOSKONALĄCE
Data: 09.02.2011
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Zatwierdzone przez:
Strona 5 z 6
Wydanie: XXIII
Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
realizacji, włącznie z informacją o stopniu realizacji celów projektu
doskonalącego.
6) Zgodnie z zaleceniem wynikającym z planów działań
korygujących/zapobiegawczych wszyscy pracownicy Starostwa są
zobowiązani do realizacji działań korygujących i zapobiegawczych. W
przypadku podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych są one
monitorowane pod względem ich skuteczności przez pracownika
odpowiedzialnego za obszar.
7) Pełnomocnik ds. jakości może zarządzić weryfikację skuteczności działań
korygujących poprzez audit w danym obszarze zgodnie z procedurą
wewnętrzne audity jakości odpowiedzialność za archiwizowanie zapisów
dotyczących działań korygujących i zapobiegawczych ponosi osoba
odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji szj.
4.3. Zakończenie
Działania korygujące lub zapobiegawcze kończą się w momencie, gdy:
a) przegląd podjętych działań (najczęściej w trakcie auditu wewnętrznego)
wykazuje ich skuteczność, co zostaje potwierdzone zapisem w raporcie z auditu,
b) przegląd podjętych działań zapobiegawczych wykazuje wysokie
prawdopodobieństwo zapobieżenia występowania potencjalnej niezgodności.
Fakt pomyślnego zakończenia działań korygujących lub zapobiegawczych jest
odnotowany w rejestrze prowadzonym przez Pełnomocnika. Fakt
niezrealizowania działań musi być odnotowany w rejestrze z podaniem przyczyn
braku realizacji.
5. Archiwizowanie
Rejestr kart działań doskonalących
przechowuje Pełnomocnik ds. Jakości zaś
karty projektów doskonalących przechowywane są w wydziałach, komórkach
organizacyjnych zgodnie z Rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów z dnia
18.01.2011r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U nr 14 poz. 67)
WZORCOWE
Poziom 1
Temat:
DZIAŁANIA DOSKONALĄCE
Data: 09.02.2011
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds. Jakości
Zatwierdzone przez:
Strona 6 z 6
Wydanie: XXIII
Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
6. Miary i wskaźniki
Miara efektywności
procesu:
−
−
−
Kryterium lub wskaźnik
oceny/monitorowania:
W1 - liczba działań
doskonalących zrealizowana
skutecznie (osiągnięto Cel),
w zaplanowanym terminie w
stosunku do wszystkich
podjętych o realizacji
działań doskonalących
W2 -Liczba działań
doskonalących
nieobligatoryjnych
zainicjowanych w Wydziale
W1
>
70
%
wdrożonych
działań
korygujących i zapobiegawczych do liczby
zgłoszeń
działań
korygujących
i
zapobiegawczych w danym półroczu
W3 – Liczba działań
doskonalących
zainicjowanych dla realizacji
celów strategicznych
wynikających ze Strategii
Powiatu
W3> 30 % liczby celów dla wydziału
wynikających ze Strategii Powiatu
W2 >5 w danym półroczu
7. Ocena efektywności
Kryterium lub
wskaźnik
oceny/monitorowania:
W1- liczba działań
doskonalących
zrealizowana skutecznie
(osiągnięto Cel), w
zaplanowanym terminie w
stosunku do wszystkich
podjętych o realizacji
działań doskonalących
W2 -Liczba działań
doskonalących
nieobligatoryjnych
zainicjowanych w
Wydziale
W3 – Liczba działań
doskonalących
zainicjowanych dla
realizacji celów
strategicznych
wynikających ze Strategii
Powiatu
Osiągnięty wynik
po1/2 roku
W1 > 70 %
wdrożonych działań
korygujących i
zapobiegawczych do
liczby zgłoszeń
działań korygujących
i zapobiegawczych w
danym półroczu
W2 >5 w danym
półroczu
W3> 30 % liczby
celów dla wydziału
wynikających ze
Strategii Powiatu
Osiągnięty
wynik po 1 roku
Trend
wyników
Wnioski
uwagi