Organizacja Projektu

Project part-financed by the European Union
(European Regional Development Fund) within
the BSR INTERREG III B Programme
Organizacja Projektu
Struktura zarządzania projektem Eurobaltic II
Partner Wiodący (LP) ponosi ogólną odpowiedzialność za Projekt i w bezpośrednim
kontakcie z Sekretariatem BSR INTERREG III B. Zarząd Projektu Partnera Wiodącego
składa się z Koordynatora Projektu (Project Coordinator) oraz kierownika finansowego
(Project Financial Manager). Koordynator Projektu ponosi ogólną odpowiedzialność za
projekt oraz za zarządzanie finansami i raportowanie dla Wspólnego Sekretariatu (JS) BSR
Interreg.
Projekt ustanowił Komitet Sterujący [Steering Committee (SC)], którego członkami są
koordynator projektu oraz przewodniczący poszczególnych pakietów roboczych. S.C. słuŜy
jako ciało doradcze, wspiera Partnera Wiodącego (LP) w planowaniu i monitorowaniu
działań oraz ocenia postęp projektu, podejmuje decyzje dotyczące waŜnych spraw
związanych z ogólnym zarządzaniem projektem, monitoruje i wspiera grupy wdraŜające. SC
pracuje w systemie „cross-work-package” (współpracy między pakietami roboczymi) w celu
zapewnienia realizacji głównych celów całego projektu.. Komitet spotyka się raz na okres
rozliczeniowy (milestone) lub częściej w razie potrzeby.
Projekt ustanowił Grupy WdraŜające [Implementing Groups (IG)] dla poszczególnych
pakietów roboczych. IG składa się z przewodniczącego oraz członków reprezentujących
partnerów projektu realizujących zadania w danym pakiecie roboczym. IG monitoruje,
stymuluje, wspiera, ocenia i rozwiązuje problemy w ramach kaŜdego WP. IG spotyka się raz
na okres rozliczeniowy (Milestone) lub częściej w razie potrzeby. Trzy grupy wdraŜające są
odpowiedzialne za faktyczne wykonanie działań projektu oraz koordynację w ramach
pakietów roboczych. Grupy wdraŜające spotykają się co najmniej raz na okres rozliczeniowy
w celu zapewnienia koordynacji. Odpowiedni członkowie grup wdraŜających mogą spotykać
się w razie potrzeby przeprowadzenia specjalnych działań wspomagających określoną grupę
roboczą w realizacji zadań.
Określone działania są realizowane, zarządzane i organizowane przez Grupy Robocze
[Working Groups (WG)]. WG są monitorowane, wspierane i oceniane przez IG. WG składają
się z tych partnerów projektu, którzy są bezpośrednio zaangaŜowani w określone działania.
WG spotykają się w razie potrzeby w celu przeprowadzenia swych działań.
Zarządzanie finansami jest zdecentralizowane, co oznacza, Ŝe kaŜdy partner jest
odpowiedzialny za swoją finansową część projektu, np. opłaca swoje faktury, sporządza
swoje raporty finansowe na koniec kaŜdego okresu rozliczeniowego (Milestone). Raporty
finansowe kaŜdy partner przesyła najpierw do audytora (audyt jest obowiązkowy dla Polski i
niektórych innych krajów), a następnie wraz z certyfikatem audytora - do Partnera
Wiodącego. Partner Wiodący tworzy wspólny raport finansowy i przesyła go do sekretariatu
Interreg.
Na koniec kaŜdego pakietu rozliczeniowego partnerzy zobowiązani są równieŜ do przesłania
raportów o postępach (Progress reports). Raporty te tworzą przewodniczący pakietów
roboczych na podstawie sprawozdań z działań przesyłanych przez poszczególne grupy
robocze. Raport o postępach zawiera informacje merytoryczne z wykonania działań
zaplanowanych na dany okres rozliczeniowy. Raporty o postępach przewodniczący pakietów
roboczych wysyłają do Partnera Wiodącego. Partner Wiodący tworzy na ich podstawie
zbiorczy raport o działaniach wszystkich pakietów roboczych (Activity Report ) i przesyła go
do sekretariatu Interreg.