pobierz
Transkrypt
pobierz
BDG.V.2511.29.2016.MP Wyjaśnienia treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest przeprowadzenie „Badania Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich 2016/2017” z dnia 14 czerwca 2016 r. Pytanie nr 1: Czym różni się wizyta osobista od wizyty osobistej na spotkaniu informacyjnym i obserwacji osobistej związanej z przeprowadzeniem konsultacji? Odpowiedź na pytanie nr 1: Charakter wizyt przeprowadzanych w ramach badania Tajemniczy Klient został określony w oparciu o „Standardy funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”. Wizyta osobista (konsultacja bezpośrednia) oznacza bezpośrednią wizytę klienta w Punkcie Informacyjnym i uzyskanie konsultacji w zakresie ogólnym lub specjalistycznym. Zostało to określone w punkcie 5.3 SOPZ. Wizyta osobista na spotkaniu informacyjnym oznacza udział audytora w spotkaniu organizowanym przez Punkt Informacyjny i nie jest związana z przeprowadzeniem konsultacji. „Standardy funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych” stanowią załącznik nr 1 do SOPZ. Pytanie nr 2: Czy poniższa rozpiska odpowiada planowanej liczbie audytów do zrealizowania w jednym z trzech cyklów? a. Wizyty osobiste 3 wizyty * 84 punkty = 252 b. Audyty telefoniczne 3 rozmowy * 84 punkty = 252 c. Audyty e-mail 3 maile * 84 punkty = 252 d. Wizyta osobista na spotkanku informacyjnym 1 wizyta * 84 punkty = 84 e. Wizyta osobista związana z przeprowadzeniem konsultacji specjalistycznej 1 wizyta * 84 punkty = 84 924 audyty w części pierwszej + 924 audyty w części drugiej + 924 audyty w części trzeciej = 2772 audytów Dodatkowo 1 wizyta trudnego klienta osobista i 1 kontakt trudnego klienta telefoniczny * 84 punkty? Czy w wycenie mamy podać koszt realizacji części pierwszej czy wszystkich trzech części? Odpowiedź na pytanie nr 2: Aktualnie funkcjonuje 77 Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (1 Centralny Punkt Informacyjny, 17 Głównych Punktów Informacyjnych i 59 Lokalnych Punktów Informacyjnych). Zgodnie z zapisami SOPZ liczba 84 określona została do oszacowania skali możliwego zwiększenia liczby PIFE. Oznacza to, że w ramach realizacji każdej części zadania odbędą się 3 wizyty osobiste w nie więcej niż 84 punktach, 3 konsultacje telefoniczne w nie więcej niż 84 punktach, 3 konsultacje e-mail w nie więcej niż 84 punktach oraz jedna wizyta specjalistyczna w nie więcej niż 84 punktach oraz jedna wizyta na spotkaniu informacyjnym w nie więcej niż 84 punktach. Wizyta osobista oraz konsultacja telefoniczna trudnego klienta zostaną przeprowadzone w ramach trzech podstawowych audytów, co zostało określone w punkcie 5.6 oraz 5.7 SOPZ. W wycenie należy podać koszt realizacji całego Zadania. Pytanie nr 3: Czy w każdym punkcie w każdej części badania będziemy realizowali po jednym audycie z osobą indywidualną, firmą i organizacją pozarządową? Jeżeli tak to kto realizuje wizytę osobistą na spotkaniu informacyjnym i obserwację osobistą związanej z przeprowadzeniem konsultacji? Odpowiedź na pytanie nr 3: Zakres ilościowy audytów wraz z określeniem profili klientów został określony w pkt 5.6 SOPZ. Zamawiający wyraźnie określił, że w ramach jednego zlecenie (jednej części badania) zostaną przeprowadzone w każdym punkcie po 3 audyty z wykorzystaniem wszystkich profili (zgodnie z zapisami SOPZ są to: osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub przedsiębiorca funkcjonujący na rynku, zatrudniający od 1 do 9 osób; osoba fizyczna; przedstawiciel organizacji pozarządowej) w trzech kanałach komunikacji: wizyta osobista, konsultacja telefoniczna, konsultacja e-mail. Ponadto audytor weźmie udział w jednym spotkaniu informacyjnym i przeprowadzona zostanie jedna konsultacja specjalistyczna na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie. W sumie w ramach jednej części zadania w każdym z Punktów zostanie dokonanych 11 pomiarów/audytów. Wymagania co do profilu osoby biorącej udział w spotkaniu informacyjnym Zamawiający określił w punkcie 5.6 ppkt 4 SOPZ, zgodnie z którym profil audytora zostanie dostosowany do tematu i grupy docelowej spotkania. Profil klienta związany z konsultacją specjalistyczną na etapie przygotowywania wniosku został określony w pkt 5.6 ppkt 5. Zamawiający przyjął, że zostanie przeprowadzony według profilu dostosowanego do aktualnego harmonogramu konkursów (konkurs powinien być ogłoszony w momencie realizacji badania). Pytanie nr 4: Czy jedna firma / jedna osoba / jedna organizacja pozarządowa w ramach jednego pomiaru może zrealizować audyty w kilku punktach informacyjnych? Czy też na każdy punkt i każdy kanał kontaktu (wizyta, telefon, mail) musi przypadać inna firma / inna osoba / inna organizacja? Odpowiedź na pytanie nr 4: Jeśli pod określeniem „jedna firma/jedna osoba/jedna organizacja” Wykonawca rozumie wykorzystanie jednego profilu wraz z jedną historią życia w kilku punktach informacyjnych i kanałach komunikacji to Zamawiający przyjmuje takie rozwiązanie z uwzględnieniem zróżnicowania kanałów komunikacji, miejsca konsultacji, a przy kontakcie osobistym wykorzystanie innego audytora, ale nie w ramach jednego pomiaru, tylko w ramach realizacji jednej części zadania. Pytanie nr 5: Termin realizacji fal. 3 fale badania po 90 dni realizacji? Odpowiedź na pytanie nr 5: Zgodnie z harmonogramem realizacji zadania zamieszczonym w tabeli nr 2 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia Zamawiający przeznaczył do 90 dni od dnia wystawienia zlecenia na realizację badań terenowych. Pytanie nr 6: Czy terminy fal nie pokrywają się ze sobą? Odpowiedź na pytanie nr 6: Jeżeli przez fale badania rozumie się etapy badania to terminy co do zasady nie pokrywają się ze sobą. Zgodnie z koncepcją badania opisaną przez Zamawiającego w SOPZ badanie realizowane jest w trzech etapach następujących po sobie. Jednak każdorazowo Zamawiający podejmuje decyzję o rozpoczęciu kolejnej fali badania. Pytanie nr 7: Jakiego typu obserwacje mają być dokonywane przez osoby z organizacji pozarządowych? Czy osoba realizująca musi okazać jakiś dokument potwierdzający członkostwo w organizacji? Odpowiedź na pytanie nr 7: Zgodnie z tym, co Zamawiający określił w punkcie 5.3 SOPZ: Dla wszystkich profili zostaną opracowane scenariusze: wizyty osobistej, rozmowy telefonicznej, zapytania e-mailowego oraz wizyty związanej z przeprowadzeniem konsultacji specjalistycznej. Profil klienta w związku z wizytą na spotkaniu informacyjnym będzie planowany zgodnie z tematem i grupą docelową spotkania, a więc możliwe jest również wykorzystanie profilu „organizacja pozarządowa”. Zamawiający nie określił typów obserwacji dedykowanych tylko jednemu profilowi lub wykluczających któryś z profili w danym kanale komunikacji. Badania prowadzone w paradygmacie Tajemniczego Klienta realizowane są przez przeszkolonych audytorów, którzy wcielają się w rolę klienta. W związku z tym nie są wymagane dokumenty potwierdzające członkostwo audytora w organizacji pozarządowej. Pytanie nr 8: Ilu potrzebujemy osób do realizacji jednej fali badania z organizacji pozarządowych? Odpowiedź na pytanie nr 8: Zamawiający nie określił minimalnej liczby badaczy, natomiast Wykonawca musi zadbać o minimalizację możliwości demaskacji audytora oraz zapewnić, aby wszystkie wizyty osobiste (ogólne i specjalistyczne), rozmowy telefoniczne, obserwacja na spotkaniu informacyjnym, za każdym razem w tym samym Punkcie były przeprowadzane przez innego audytora. Zgodnie z zapisami SOPZ w ramach jednej fali badania realizowany jest jeden pomiar w trzech kanałach komunikacji (wizyta osobista, konsultacja telefoniczna, konsultacja e-mail) w każdym punkcie z wykorzystaniem profilu osoby reprezentującej organizację pozarządową. Zgodnie w zapisami SOPZ profil ten może być również wykorzystany przy konsultacji specjalistycznej lub przy spotkaniu informacyjnym. Pytanie nr 9: Czy jest numer PKD działalności gospodarczej wykluczający możliwość udziału w badaniu? Odpowiedź na pytanie nr 9: Jeżeli przez numer PKD wykluczający możliwość udziału w badaniu rozumie się wykluczenie potencjalnych audytorów z udziału to Zamawiający wyjaśnia, że badania prowadzone w paradygmacie Tajemniczego Klienta realizowane są przez przeszkolonych audytorów, którzy wcielają się w rolę klienta.. Każda historia życia opracowana na potrzeby realizacji badania w danym profilu powinna być prawdopodobna, tzn. podmiot, który będzie reprezentowany przez audytora powinien być uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie w ramach FE. Pytanie nr 10: W jakim mieście będzie odbywało się szkolenie audytorów? Czy dopuszczają Państwo możliwość przeprowadzenia szkoleń w 4 miastach (Warszawa, Poznań, Katowice, Gdańsk)? Odpowiedź na pytanie nr 10: Zamawiający nie określił miejsca szkolenia audytorów. Pytanie nr 11: Czy dopuszczają Państwo możliwość przeprowadzenia szkolenia on-line? Odpowiedź na pytanie nr 11: Zamawiający nie dopuszcza szkolenia on-line dla audytorów. Powyższe wyjaśnienie stanowi integralną część SIWZ.