„Checklista” – czyli wszystko to, o czym należy pamiętać przed

dzień.de | der-tag.pl
Lista kontrolna
O czym należy pamiętać przed rozpoczęciem projektu?
Podczas planowania projektu upewnijcie się, czy na pewno o niczym nie zapomnieliście. „Lista kontrolna”,
którą znajdziecie poniżej, powinna Wam w tym pomóc. Zebraliśmy w niej wszystkie, naszym zdaniem,
ważne zagadnienia związane z organizacją projektu. Pamiętajcie, to tylko nasza propozycja. Być może część
punktów nie będzie pasować do Waszego projektu, a inne będziecie musieli rozszerzyć. Każdy „team” może
stworzyć swoją własną listę!
OK?
ZROBIONE?
PROJEKT
1. Pomysł (opis w 2-3 zdaniach)
2. Grupa docelowa
- Do kogo się zwracamy / dla kogo przygotowujemy projekt? (np. uczniowie w naszej klasie,
szkole, rodzice, społeczność lokalna ...)
- W jaki sposób zaprosimy ich do udziału w projekcie?
1
- Jak duża będzie grupa odbiorców?
-…
3. Cel / efekt
Nadrzędnym celem projektu „dzień.de|der-tag.pl“ jest rozpowszechnianie wiedzy o kraju
sąsiada. Czy mamy jeszcze jakieś inne / konkretne cele, które chcielibyśmy zrealizować?
- Na co chcielibyśmy zwrócić uwagę / jaką wiedzę ( jakie informacje) chcielibyśmy przekazać?
(np. konkretną wiedzę na temat naszej partnerskiej szkoły/miejscowości w Niemczech)
- Co chcielibyśmy osiągnąć, co powinno być efektem naszej pracy?
- Kto, oprócz grupy docelowej, powinien się o tym dowiedzieć? (np. jakie instytucje, osoby,
media)
-…
2
4. Przebieg projektu – sprawy organizacyjne w skrócie
- Kiedy?
- Co? (forma projektu, np. przedstawienie, akcja informacyjna, wystawa)
- Gdzie?
- Kto? (wymieńcie organizatorów projektu)
-…
KTO SIĘ O TO
ZATROSZCZY?
TREŚĆ
1. Przygotowanie merytoryczne
- Jakich informacji potrzebujemy?
3
OK?/
ZROBIONE?
- Gdzie będziemy szukać informacji?
- Jakie materiały musimy przygotować?
- Czy potrzebujemy partnera, który pomoże nam w zorganizowaniu
projektu? Kto mógłby być naszym partnerem?
- Czy potrzebujemy eksperta / referenta? Kto mógłby być naszym
ekspertem / referentem?
- ...
2. Ustalenia z partnerem
- Jakiego wsparcia udzielą nam poszczególni partnerzy?
4
- Kto będzie się kontaktował z partnerem/ami i ustalał z nim/i wszystkie
niezbędne formalności?
-…
3. Referenci / eksperci
- Do których punktów programu potrzebujemy referentów / ekspertów?
- Kto będzie się kontaktował z referentami / ekspertami i ustalał z nimi
wszystkie niezbędne formalności?
-…
KTO SIĘ O TO
ZATROSZCZY?
ORGANIZACYJNE
1. Podział obowiązków
- Kalendarz projektu/harmonogram(Kto, co robi? Do kiedy?)
5
OK?
ZROBIONE?
-…
2. Miejsce
- Miejsce / pomieszczenia
- Czy miejsce jest przystosowane dla osób niepełnosprawnych/starszych?
- Czy potrzebujemy specjalne pozwolenie (od urzędu, parafii, właściciela
terenu…) na przeprowadzenie akcji, np. na miejskim placu?
- Ew. umowa wynajęcia pomieszczeń
- Kto zadba o posprzątanie pomieszczeń / przestrzeni miejskiej po
zakończeniu akcji?
6
-…
3. Sprzęt
- Co potrzebujemy, skąd to weźmiemy?
- Czy poradzimy sobie z obsługą sprzętu, czy potrzebujemy kogoś, kto
nam w tym pomoże?
- Czy sprzęt jest ubezpieczony na wypadek uszkodzenia?
-…
4. Finanse
- Plan kosztów (Na co potrzebujemy i ile? Kto przygotuje plan kosztów?)
7
- Organizacje wspierające, sponsorzy (Kto może nam pomóc? PNWM,
miasto, gmina, prywatni przedsiębiorcy …)
- Rozliczenie (Kto będzie zbierał i porządkował rachunki, Kto rozliczy
projekt?)
-…
5. Działania promocyjne (Public Relations)
- Jak zamierzamy nagłośnić nasz projekt? (np. plakaty / ulotki, wysłanie
informacji do mediów ...)
- Zaproszenia (czy warto zaprosić gości specjalnych, honorowych,
ważne/znane osoby ...)
- Prasa i inne media (do jakich mediów możemy się zwrócić?)
8
- Co możemy im zaoferować? (zaproszenie do udziału, informacje,
zdjęcia, możliwość przeprowadzenia wywiadów)
-…
6. Kontakt z PNWM
- W jaki sposób PNWM może pomóc nam w organizacji projektu?
- Jakich informacji potrzebuje PNWM, żeby udzielić nam wsparcia?
-…
KTO SIĘ O TO
ZATROSZCZY?
ROZLICZENIE
1. Dokumentacja
- Zdjęcia / film (wybór )
9
OK?
ZROBIONE?
- Zestawienie ew. artykułów prasowych, materiałów radiowych i
telewizyjnych
-…
2. Ewaluacja
- Jak oceniamy przebieg projektu? (organizacja, atmosfera podczas
projektu, atmosfera w grupie organizatorów...)
- Co w przyszłości zrobilibyśmy tak samo?
- Co w przyszłości zrobilibyśmy inaczej?
-…
10
3. Rozliczenie finansowe
- Jakie koszty ponieśliśmy? Czy musimy je rozliczyć? (Jak? Z kim?)
-…
4. Podziękowania (partnerzy, organizacje wspierające, sponsorzy)
- W jaki sposób podziękujemy tym, którzy nam pomogli? (osobiście,
listownie, przesyłając dokumentację z projektu)
-…
11