Uwagi o strukturalno-rzeczowo-chronologicznym układzie akt

Wiesław Bernaś, Zdzisław Lisek
UWAGI
O STRUKTURALNO-RZECZOWO-CHRONOLOGICZNYM
UKŁADZIE AKT
Układ
strukturalno-chronologiczno-rzeczowy
akt
przyjęty
został
w
Centralnym Archiwum Wojskowym podczas opracowywania zespołów ludowego
Wojska Polskiego z okresu wojny i odpowiadał zasadniczo organizacji konkretnej
jednostki, czy instytucji wojskowej. Natomiast zastosowany wówczas schemat
klasyfikacji akt, oparty został o organizację dowództwa dywizji piechoty1, którego
struktura uznana została za najbardziej typowy przykład zespołu występującego w
opracowywanych wówczas inwentarzach. Strukturę organizacyjną ustalono w oparciu
o etat danej jednostki, a w obrębie poszczególnych komórek organizacyjnych, w
oparciu o wyżej wymieniony schemat klasyfikacji; starano się zachować układ akt
albo w zależności od potrzeby w sposób logiczny, odtworzyć domniemany układ
materiałów w zespole.
Minęło prawie dwadzieścia lat od opublikowania pierwszej serii inwentarzy.
W tym czasie, wydawnictwo to było poddane surowej i krytycznej ocenie
wewnętrznej. Takie stanowisko pozwoliło na uchwycenie zalet, jak też mankamentów
i niedociągnięć. Jednym z poważniejszych zarzutów zgłaszanych pod adresem
inwentarzy jest rozproszenie jednorodnych tematycznie materiałów, poszczególnych
1
Według radzieckiego etatu nr 04/500.
komórek organizacyjnych, przez stosowanie cyklicznego, rocznego układu akt. W
efekcie stosowania tej metody, układ akt traci na przejrzystości, a dotarcie do
potrzebnych materiałów wymaga od poszukującego, znacznego nakładu czasu i pracy.
Największe przemieszanie materiałów występuje w zespołach, które przechodziły
liczne zmiany etatów i zakresów ich kompetencji.
Pierwsza seria inwentarzy akt ludowego Wojska Polskiego z okresu wojny
obejmuje produkcję aktową z jednego, a najwyżej dwóch lat działalności WP. Krótki
okres produkcji aktowej jednostek w okresie wojny oraz fakt, że część dokumentów
uległa przedwczesnemu zniszczeniu na skutek działań wojennych i niewłaściwej
gospodarki aktami w jednostkach spowodował, iż zasób aktowy dotrwał do naszych
czasów w stanie mocno uszczuplonym.
Większość
opracowanych
zespołów
pochodzi
z
niższych
szczebli
organizacyjnych. Średnia wielkość tych zespołów nie przekracza 100 j.a. Tylko
nieliczne zespoły liczą po kilkaset jednostek. Zakres tematyczny akt w nich zawartych
jest niezbyt szeroki i pod względem archiwalnym niezbyt skomplikowany.
Większość opracowywanych obecnie zespołów liczy po kilka tysięcy
jednostek — mniejsze, zaś po kilkaset. Również problematyka zawarta w
dokumentach, w przeciwieństwie do akt z okresu wojny, znacznie się rozszerzyła.
Dalsze stosowanie dotychczasowego schematu przy nadawaniu układu aktom z okresu
powojennego, wydaje się być co najmniej niecelowe, ze względu na dużą ilość i
znaczne zróżnicowanie tematyczne materiałów. W efekcie wydłużyłby się znacznie
czas opracowywania, a także czas potrzebny na dotarcie do poszukiwanych
materiałów. W tej sytuacji, uzasadnionym wyjściem jest opracowanie nowych zasad
nadawania aktom układu.
*
Na podstawie dotychczas zebranych doświadczeń, wynikających z codziennej
praktyki, wydaje się, że najsensowniejszym wyjściem byłoby zastosowanie
s t r u k t u r a l n o – r z e c z o w o – c h r o n o l o g i c z n e g o układu akt, co w
efekcie powinno dać właściwe rozwiązanie problemu. Układ ten nadaje się aktom
(podobnie, jak poprzedni), przyjmując za podstawę strukturę organizacyjną, zgodną z
ostatnim etatem jednostki, czy instytucji wprowadzając w zależności od potrzeby
pewne zmiany. Mianowicie, przy opracowywaniu akt jednostek czy instytucji, bardzo
rzadko, a w naszej praktyce prawie nigdy nie zdarza się, aby schemat organizacyjny
jednostki czy instytucji trwał w niezmienionej postaci przez cały okres działalności
twórcy zespołu. Innymi słowy w obrębie pięciu, dziesięciu lat, czy w dłuższym okresie
czasu następują zmiany organizacyjne, połączone ze zmianą zakresu, a często i
kierunku działania. Trudno wówczas, a czasem jest to wręcz niemożliwe odtwarzać
strukturę twórcy na podstawie ostatniego etatu. Nie rezygnując ze schematu
organizacyjnego, a przyjmując go za podstawę należy opracować schemat układu akt
ujmujący najbardziej rozbudowany zakres kompetencyjny twórcy zespołu, znajdujący
odzwierciedlenie w wytworzonych dokumentach. W ramach proponowanego
rozwiązania łączność treściowa nabiera takiej samej wagi, jak łączność organizacyjna.
Schemat układu akt swoim zasięgiem musi obejmować także dokumenty
odziedziczone w ramach sukcesji czynnej. Nowość proponowanego układu polega na
gromadzeniu akt poszczególnych komórek organizacyjnych w grupach tematycznych
według następującego podziału rzeczowego akt proweniencji wojskowej:
Rzeczowy podział akt
1. Ustawy sejmowe (dotyczące obronności).
2. Dekrety Rady Państwa (dotyczące obronności).
3. Uchwały Rady Ministrów (dotyczące obronności).
4. Uchwały KOK.
5. Dyrektywy Komisji Planowania przy Radzie Ministrów (dotyczące
obronności)2.
6. Rozkazy:
2
Normatywy ogólnopaństwowe i resortowe winny być zachowywane w zespole tylko wówczas, jeżeli
w całości lub w części zawartej w nich treści odnoszą się do twórcy zespołu albo też stanowiły podstawę jego
działalności, o czym świadczą znajdujące się na dokumentach adnotacje.
1) MON
2). OW RSZ
3) bezpośrednich przełożonych
4) własne
5) podległych jednostek (przesyłane do wiadomości)3
a) bojowe
b) organizacyjne
c) mobilizacyjne i planowania materiałowego
d) szkolenia bojowego, politycznego i specjalistycznego
e) personalne
f) kwatermistrzowskie i dotyczące technicznego wyposażenia
g) porządkowe
h) okolicznościowe
i) dzienne.
7. Zarządzenia:
1) MON
2) szefa Sztabu Generalnego WP
3) szefów sztabów OW i RSZ
4) bezpośrednich przełożonych
5) własne
6) podległych jednostek — przesyłane do wiadomości4
a) bojowe
b) organizacyjne
c) szkoleniowe (bojowe, pol-wych, specjalistyczne)
d) personalne
e) kwatermistrzowskie
f) porządkowe.
8. Dyrektywy i wytyczne:
1) MON
3
4
Podlegają brakowaniu. Mogą ewentualnie stanowić uzupełnienie luk w zespole twórcy.
Jak wyżej.
2) szefa Sztabu Generalnego WP
3) szefów sztabów OW i RSZ
4) bezpośrednich przełożonych
5) własne
6) podległych jednostek — przesyłane do wiadomości5
a) organizacyjne
b) szkoleniowe (bojowe, pol-wych, specjalistyczne)
c) personalne
d) kwatermistrzowskie
e) porządkowe.
9. Informatyka6:
1) biuletyn
2) komunikat
3) informacja
4) notatka służbowa.
10. Dokumentacja geodezyjno-hydrograficzno-meteorologiczna:
1) mapy topograficzne
2) plany topograficzne
3) mapy hydrograficzne
4) mapy meteorologiczne
5) mapy klimatyczne.
11. Dokumentacja projektowo-konstrukcyjna:
1) plany techniczne obiektów obronnych
2) plany techniczne obiektów koszarowych
3) plany techniczne uzbrojenia (projekty)
4) szkice sytuacyjne.
12. Historiografia:
1) historie jednostek (instytucji)
2) kroniki jednostek (instytucji)
5
6
Jak wyżej.
Dotyczy tylko wyższych szczebli do okręgu włącznie.
3) dzienniki działań bojowych jednostek.
13. Planowanie7:
1) prognoza
2) koncepcja
3) program
4) plan
5) harmonogram
6) limit.
14. Sprawozdawczość:
1) sprawozdania własne8
2) sprawozdania jednostek podległych9
3) meldunki własne10
4) meldunki jednostek podległych11
a) organizacyjne
b) bojowe
c) szkoleniowe
d) personalne
e) kwatermistrzowskie.
15. Protokoły:
1) kontroli jednostek
2) odpraw służbowych
3) zebrań i posiedzeń
4) przekazania obowiązków.
16. Ewidencja:
1) ewidencja mobilizacyjna zasobów ludzkich
2) ewidencja personalna (imienna)
3) obsada etatowa jednostek i instytucji
7
Jak wyżej.
Roczne, półroczne, kwartalne; nie podlegają pozostawieniu w zespole, ewentualnie mogą służyć
uzupełnieniu sprawozdań wytwórcy.
9
Roczne, półroczne, kwartalne.
10
Według czasokresu.
11
Jak wyżej.
8
4) ewidencja uzbrojenia
5) ewidencja materiałowa (żywność, mundury, amunicja, MPS)
6) ewidencja lokalowa.
17. Dokumentacja finansowa12:
1) budżety i preliminarze
2) kosztorysy
3) bilanse.
Wprowadzenie w drugiej kolejności (po strukturze organizacyjnej) podziału
rzeczowego akt, a dopiero w trzeciej kolejności, usystematyzowanie jednostek
archiwalnych według chronologii, uczyni inwentarz bardziej przejrzystym, a co za tym
idzie, bardziej czytelnym.
Proponowany układ strukturalno-rzeczowo-chronologiczny”13 pozwala na
rozmieszczenie materiałów archiwalnych w zespole w oparciu o strukturę
organizacyjną danej jednostki, czy instytucji w obrębie komórek, które je wytworzyły.
W ramach komórek organizacyjnych stosować należy układ materiałów w oparciu o
proponowany schemat rzeczowego podziału akt.
Proponowany do zastosowania w trakcie prac związanych z systematyzacją
akt w zespole rzeczowy podział dokumentów (a właściwie jednostek archiwalnych,
grupujących jednorodne tematycznie akta), będących określonymi przez rodzaj
nośnikami przekazu historycznego, stanowi przedmiot zainteresowania zarówno
opracowujących zespoły aktowe archiwistów, jak i korzystających z nich badaczy. Nie
obejmuje on pełnej tematyki wszystkich występujących w zespole akt, a jedynie te,
które są nośnikami przekazu historycznego. Rzeczowy podział akt określa stałą
kolejność występowania poszczególnych rodzajów dokumentów (posiadających
charakterystyczne dla danej grupy cechy zewnętrzne, a także treść).
W
trakcie
nadawania
aktom ostatecznego
układu,
wskazanym jest
przeprowadzenie kompletowania ich w poszczególnych komórkach organizacyjnych
12
Dokumentację finansową zachowuje się wyłącznie na szczeblu centralnym oraz OW i RSZ w
przypadku, gdy dotyczy ona całokształtu działalności finansowej w skali sił zbrojnych, okręgu wojskowego lub
rodzaju sił zbrojnych.
13
Nie jest to układ strukturalny w czystej postaci, a raczej układ strukturalno-korekcyjny według
rozumienia przyjętego przez Cz. B i e r n a t a, Problemy archiwistyki współczesnej, Warszawa 1977.
(zarządach, wydziałach, oddziałach i referatach). Przeprowadzenie tej czynności
polega na przeniesieniu np. akt z jednej komórki organizacyjnej do innej, która jest ich
twórcą. Odnosi się to zwłaszcza do zgromadzonych w kancelarii jednostki, bądź
instytucji akt (całych poszytów) innych komórek organizacyjnych, które nie posiadają
kopii tych dokumentów. Dokonanie tej czynności umożliwi z jednej strony
zgromadzenie pełnego kompletu akt twórcy, z drugiej zaś przeprowadzenie
właściwego brakowania przez eliminację zbędnych kompletów. Ma to duże znaczenie
zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji powtarzalnej.
Stosowanie układu strukturalno-rzeczowo-chronologicznego winno mieć
zastosowanie przede wszystkim w odniesieniu do dużych zespołów, których zasób
aktowy jest reprezentatywny dla zakresu czynności twórcy. Można go również
stosować i w zespołach mniejszych ale pod warunkiem, że zachowały one komplet
akt. W zespołach o szczątkowym zachowaniu dokumentacji jedynym sensownym
wyjściem jest nadanie aktom układu rzeczowego.
Ostatnią
czynnością
związaną
z
nadawaniem
opracowywanym
(zinwentaryzowanym) aktom układu (zarówno strukturalno-rzeczowego, jak i
rzeczowego) jest usystematyzowanie ich według chronologii14.
14
Zgodnie z definicją zamieszczoną w Polskim Słowniku Archiwalnym.