Toruń, dnia 26 lutego 2013 r. ZAPYTANIE O CENĘ W związku z

Toruń, dnia 26 lutego 2013 r.
ZAPYTANIE O CENĘ
W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą
„Promocja gospodarki Województwa Kujawsko-Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne misje
gospodarcze” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w
ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata
2007-2013, Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5
Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Współpracy Regionalnej i Rozwoju
Gospodarczego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego kieruje
zaproszenie do złożenia oferty na organizację wyjazdu 14-osobowej grupy do Kopenhagi.
1. Przedmiot zamówienia i termin jego realizacji:
Organizacja wyjazdu 14-osobowej grupy do Kopenhagi na misję gospodarczą. Przedsięwzięcia
zaplanowane w ramach programu misji będą się odbywały w dniach 8, 9 i 10 kwietnia.
Program rozpocznie się ok godz. 10.00 w dniu 8 kwietnia, zakończy ok godz. 15.00/16.00
w dniu 10 kwietnia. Proszę o wycenę:
1) wynajmu autokaru/busa do wyłącznej dyspozycji grupy (transport z Bydgoszczy na
lotnisko/prom i z powrotem oraz transport na miejscu wg. planu poniżej);
2) przelotu samolotem/przepłynięcia promem;
3) zakwaterowania w Kopenhadze (każdy uczestnik wyjazdu we własnym pokoju z łazienką,
hotel najlepiej w bliskiej odległości od Mostu nad Sundem, ewentualnie w centrum,
standard *** lub ****);
4) wyżywienia (śniadania, obiady, kolacje w pełnym wymiarze);
5) w dniu 10 kwietnia zapewnienia sali konferencyjnej w hotelu zakwaterowania, ewentualnie
w bliskiej odległości + catering: kawa, herbata, woda, ciasteczka, dwudaniowy obiad
z deserem dla grupy ok 50 osobowej (dokładną ilość osób określimy w terminie
późniejszym);
6) pilota (kierowca busa?), który bez błądzenia doprowadzi grupę do wszystkich miejsc
spotkań;
7) ubezpieczenia zdrowotnego i NNW.
Ramowy plan:
 transport 14 osob. grupy z Bydgoszczy na lotnisko/prom,
 przelot/przepłynięcie
 transport do hotelu w Kopenhadze, zakwaterowanie
A. 8 kwietnia
1. przejazd po Kopenhadze lub bliskich okolicach, dojazd do jednej/dwóch zwiedzanych
firm (odległości określimy w późniejszym terminie),
2. powrót do hotelu, kolacja.
Projekt „Promocja gospodarki Województwa Kujawsko-Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne
misje gospodarcze”
Nr projektu RPKP.05.05.00-04-006/13
B.
1.
2.
3.
4.
9 kwietnia
śniadanie,
przejazd do Malmö w Szwecji na targi,
obiad w Malmö
powrót do hotelu wieczorem, kolacja.
(możliwy transport w obrębie Malmö w ciągu dnia)
C. 10 kwietnia
1. śniadanie,
2. spotkania B2B najlepiej w sali konferencyjnej hotelu + catering z obiadem
 transport na lotnisko/prom
 przelot/przepłynięcie
 transport grupy do Bydgoszczy.
W przypadku noclegu z 7/8 kwietnia konieczne będzie również zapewnienie kolacji 7
i śniadania 8 kwietnia. Analogicznie w przypadku pozostania w hotelu do 11 kwietnia.
Proszę o przedstawienie optymalnej oferty, Zamawiający nie planuje wylotu z Polski w dniu
8 kwietnia w bardzo wczesnych godzinach porannych (6/7).
2. Sposób prezentacji oferty:
Oferta powinna zostać przedstawiona w formie ramowego planu wyjazdu ze rozbiciem
godzinowym poszczególnych etapów wyjazdu zależnych od Wykonawcy (w szczególności
godzina zbiórki w Polsce, szacunkowa godzina powrotu do Polski, czas przejazdu pomiędzy
lotniskiem/portem a hotelem zakwaterowania, pomiędzy hotelem w Kopenhadze na Malmo
(adres: MalmöMässan in Hyllie, Mässgatan 6, 215 32 Malmö), wskazaniem nazwy i adresu
proponowanego hotelu itp.
Ofertę należy wycenić całościowo, uwzględniając przejazd busem odległości 250 km na terenie
Danii i Szwecji w ramach punktów A-C ramowego planu ujętego w punkcie 1 niniejszego
zapytania. Wykonawca jest zobowiązany wskazać cenę każdego dodatkowego, realnie
przejechanego kilometra. W ofercie należy uwzględnić także wycenę cateringu
organizowanego w dniu 10 kwietnia dla grupy 50 osób. Wykonawca jest zobowiązany do
określenia ceny cateringu dla każdej dodatkowej osoby. Ostateczną liczbę osób Zamawiający
określi w późniejszym terminie.
3. Opis kryteriów oceny:
Przedstawiona oferta będzie przedmiotem oceny, której kryterium stanowi w 60% cena oraz
w 40% atrakcyjność zaproponowanych połączeń (komfort podróży, godziny wyjazdu i powrotu
na miejsce zbiórki, czas pobytu) oraz doświadczenie w realizacji zamówień odpowiadających
swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu.
Projekt „Promocja gospodarki Województwa Kujawsko-Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne
misje gospodarcze”
Nr projektu RPKP.05.05.00-04-006/13
4. Forma płatności i finansowanie:
1. Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej opisanego zamówienia.
Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni
od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury
na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń, NIP 956-19-69-536.
Dopuszcza się możliwość opłacenia przez Zamawiającego zaliczki wynoszącej 30% wartości
umowy podpisanej z Wykonawcą w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem
realizacji zamówienia. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku
bankowego Zleceniodawcy.
2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój
markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa KujawskoPomorskiego w ramach projektu pod nazwą „Promocja gospodarki Województwa KujawskoPomorskiego m.in. poprzez zagraniczne misje gospodarcze”
5. Termin składania ofert:
Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres [email protected]
do dnia 4 marca 2014 r., do godz. 12.00.
6. Informacje dodatkowe:
1) Informacja o wyborze Wykonawcy zostanie przekazana mailowo.
2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy, bez podawania
przyczyny.
3) W przypadku pytań, proszę się kontaktować z p. Darią Mierczyńską – pracownikiem
Departamentu Współpracy Regionalnej i Rozwoju Gospodarczego, e-mail:
[email protected], tel. 883 359 298.
Projekt „Promocja gospodarki Województwa Kujawsko-Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne
misje gospodarcze”
Nr projektu RPKP.05.05.00-04-006/13