pobierz

Wytyczne dla beneficjentów programu MALUCH spoza sektora finansów
publicznych, które określają sposób dokumentowania wydatków w ramach
dotacji oraz ujednolicają zasady jej rozliczania
- do sprawozdania z wykorzystania/rozliczenia dotacji Beneficjent zobowiązany
jest załączyć kopie opisanych faktur/rachunków/przelewów/wyciągów bankowych/list
płac i innych dokumentów finansowych potwierdzających dokonanie płatności na
rzecz usługodawców/wykonawców/dostawców lub innych, potwierdzających
wykonanie zadania,
- przedkładane kopie dokumentów źródłowych powinny być czytelne, kompletne,
prawidłowo wystawione na podmiot realizujący zadanie, wystawione w czasie
realizacji zadania i obejmujące okres realizacji zadania,
- w szczególnych przypadkach dopuszcza się możliwość przedłożenia dokumentu
wystawionego w trakcie realizacji zadania, a obejmującego częściowo również okres
spoza realizacji zadania, jednak w takim wypadku należy dokonać obliczenia kwoty
(koszt kwalifikowalny) przyjętej do rozliczenia dzieląc całkowitą kwotę wskazaną na
dokumencie księgowym przez liczbę dni w miesiącu i mnożąc przez liczbę dni
kalendarzowych przypadających w okresie realizacji zadania, które dotyczy
rozliczanego okresu; przyjęcie do rozliczenia tak wyliczonej kwoty należy opisać na
odwrocie dokumentu,
- na wszystkich dołączanych fakturach/rachunkach/listach płac należy umieścić
adnotację dotyczącą Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi
w wieku do lat 3 „Maluch” (zapis zgodny z zawartą umową), kwotę przyjętą do
rozliczenia dotacji, wyliczenie kwotowe i procentowe środków przyjętych do
rozliczenia dotacji – również dla wkładu własnego, wskazanie przyporządkowania
dokonanego zakupu do odpowiedniej pozycji wstępnej kalkulacji kosztów (np. dot.
poz. 1.1),
- opisów należy dokonywać na odwrocie oryginałów dokumentów źródłowych;
w przypadku konieczności dokonania korekty opisu (także w trakcie weryfikacji
sprawozdania/rozliczenia), korekt należy dokonać na oryginale (błędy w dowodach
powinny być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem
czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki
oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej), ponownie skopiować dokument,
potwierdzić za zgodność z oryginałem i przekazać do tut. Urzędu,
- wszystkie strony kopiowanych dowodów księgowych powinny zostać
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta (opatrzone adnotacją za
zgodność z oryginałem, datą dokonania potwierdzenia, odręcznym podpisem
Beneficjenta, pieczęcią imienną lub firmową Beneficjenta),
- nie jest dopuszczalne posługiwanie się „technicznym” odwzorowaniem podpisu
(faksymile i kserograficzną odbitką własnoręcznego podpisu),
1
- w przypadku potwierdzania przez uprawnioną osobę w imieniu Beneficjenta za
zgodność z oryginałem kopii dokumentów załączanych do sprawozdania/rozliczenia
z wykorzystania dotacji należy dołączyć stosowne upoważnienie,
- układ przekazanych dokumentów źródłowych powinien obejmować
faktury/rachunki/listy płac ułożone chronologicznie zgodnie z pozycjami kalkulacji
kosztów z dołączonymi potwierdzeniami płatności,
- wszelkich płatności wynikających z realizacji zawartej umowy należy dokonać
w czasie obowiązywania zadania (określonego w umowie) nie później jednak niż do
dnia 31 grudnia roku realizacji zadania; dotyczy to szczególnie płatności na rzecz
ZUS i US za grudzień oraz płatności związanych z odroczonym terminem płatności
(kredyt kupiecki),
- dopuszczalna jest anonimizacja danych dzieci, ich rodziców oraz pracowników
nieuwzględnianych do rozliczenia dotacji, a wykazanych na przedkładanych do
rozliczenia dokumentach,
- do rozliczenia wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi należy dołączyć
potwierdzenia zapłaty wynagrodzenia (wyciąg z rachunku bankowego, wygenerowane
przez system bankowy potwierdzenie dokonania operacji bankowej lub na listę
płac/rachunek z odręcznym podpisem pracownika dokumentującym otrzymanie
wypłaty gotówkowej,
- na dołączonych listach płac zawierających więcej niż jedną pozycję (imię
i nazwisko pracownika) należy umieścić wyliczenie kwotowe i procentowe środków
przyjętych do rozliczenia dotacji odrębnie dla każdego pracownika w każdym
miesiącu i przyporządkować dokonany wydatek do odpowiedniej pozycji wstępnej
kalkulacji kosztów,
- do rozliczenia pochodnych od wynagrodzeń pracowników (za ubezpieczenie
społeczne (ZUS-51), ubezpieczenie zdrowotne (ZUS-52), Fundusz Pracy (ZUS-53),
zaliczka na podatek dochodowy) należy dołączyć potwierdzenia zapłaty jak wyżej,
- należy dołączyć wykazy miesięczne dzieci, którym obniżono czesne ze środków
z Programu,
- należy dołączyć potwierdzenia ponoszenia przez rodziców pomniejszonych opłat
za pobyt dziecka w instytucji lub potwierdzenia dokonania zwrotów rodzicom kwoty
pomniejszenia stanowiącej przyznaną dotację na 1 dziecko miesięcznie w każdym
miesiącu na każde dziecko objęte Programem (potwierdzenia przelewów, KP, KW),
- do rozliczenia dotacji mogą być dołączane faktury/rachunki wyłącznie związane
z prowadzoną działalnością, natomiast tylko w wyjątkowych przypadkach mogą one
obejmować inny zakres, ale tylko pod warunkiem sporządzenia opisu na
fakturze/rachunku, wyszczególniającego pozycje wydatków kwalifikowalnych
w ramach realizowanego zadania,
- do rozliczenia dotacji mogą być dołączane wyłącznie faktury/rachunki dotyczące
zakupów kategorii artykułów, które zostały ujęte we wstępnej kalkulacji kosztów;
w wyjątkowych przypadkach mogą one obejmować inny zakres, ale tylko pod
warunkiem sporządzenia opisu na fakturze/rachunku, wyszczególniającego pozycje
2
wydatków kwalifikowalnych w ramach realizowanego zadania; wykreślenia pozycji
na fakturze należy opatrzyć parafą Beneficjenta,
- należy unikać przedstawiania do rozliczenia dokonanych zakupów pojedynczych
sztuk artykułów, szczególnie spożywczych (np. batonik, lizak, jogurt, drożdżówka),
- do przedstawianych faktur/rachunków niegotówkowych należy dołączyć kopie
potwierdzeń dokonanych płatności określających datę płatności, kwotę i odbiorcę
przelewu, zgodnie z przedłożoną wstępną kalkulacją kosztów, również tych, które
zostały sfinansowane w 100% ze środków własnych Beneficjenta,
- do przedstawianych faktur/rachunków gotówkowych należy dołączyć dokumenty
potwierdzające, że wydatek został poniesiony z rachunku działalności gospodarczej,
również dla zakupów w 100% sfinansowanych ze środków własnych Beneficjenta,
- każdorazowo należy dołączyć kopię umowy zawartej o świadczenie usług
z podmiotem, który wystawił fakturę/rachunek (np. za usługi remontowe, najem
pomieszczeń, usługi pielęgniarskie, opiekuńcze, catering, sprzątanie, itp.),
- umowy w sprawie odbywania stażu w instytucji Beneficjenta zawarte
z Powiatowym Urzędem Pracy nie podlegają uwzględnieniu do rozliczenia dotacji
z uwagi na fakt, że stażysta jest osobą bezrobotną i wypłacane mu stypendium oraz
składki na ubezpieczenie społeczne nie zostały opłacone przez Beneficjenta,
- w sprawozdaniu z wykorzystania/rozliczenia dotacji w wierszu Wyszczególnienie
faktur/rachunków/list płac należy wpisać numery faktur/rachunków/innych
dokumentów księgowych z podaniem daty ich wystawienia i kwotą dokumentu,
w przypadku wynagrodzeń należy wykazać łączne listy płac bez wykazywania
poszczególnych pracowników (np. kolumna nr faktury/rachunku/listy płac – „lista płac
nr …”, z dnia – data listy płac, kwota – kwota wynikająca z dokumentu),
- w sprawozdaniu z wykorzystania/rozliczenia dotacji w wierszu Data
wydatkowania środków, data zapłaty faktur/rachunków/wynagrodzeń należy wpisać
numery faktur/rachunków/innych dokumentów księgowych z podaniem daty (dat) ich
zapłaty oraz kwoty przyjętej do rozliczenia dotacji zgodnie z zawartą umową,
w przypadku wynagrodzeń należy wykazać przelewy z tytułu łącznej listy płac bez
wykazywania poszczególnych pracowników (np. kolumna data wydatkowania - „data
dokonania płatności”, za fakturę/rachunek/wynagrodzenie - „lista płac nr … wynagrodzenia netto lub lista płac nr … - ZUS”, kwota wydatków poniesiona zgodnie
z zawartą umową – wydatki kwalifikowalne przyjęte do rozliczenia dotacji zgodnie
z zawartą umową),
- naruszeniem dyscypliny finansów publicznych przez Beneficjenta jest
wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem określonym w umowie
i uaktualnionym kosztorysie kosztów, nierozliczenie w terminie otrzymanej dotacji
3