1 ZAPYTANIE OFERTOWE na wynajem sal szkoleniowych wraz z

ZAPYTANIE OFERTOWE
z dnia 6 maja 2014r.
na wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem i cateringiem
oraz noclegi i wyżywienie dla uczestników szkoleń w 16 miastach Polski
w ramach projektu
„Wzmocnienie mechanizmów współpracy finansowej administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi jako realizatorami zadań publicznych”
nr umowy: UDA-POKL.05.04.01-00-005/13-00, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 5.4.1.
termin składania ofert: 20 maja 2014r.
Kod CPV: 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania)
Kod CPV: 55320000-9 (Usługi podawania posiłków)
Kod CPV: 55110000-4 (Hotelarskie usługi noclegowe)
I.
ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej
Centrum Mazowsze
ul. Żurawia 43, 00-680 Warszawa
II.
TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz
Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień
ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz udostępnione
na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
A.
SALE SZKOLENIOWE
1.
Wynajem sal na szkolenia dwudniowe
−
−
−
−
−
−
każde szkolenie będzie realizowane dla grup maksymalnie 33 osobowych
ustawienie warsztatowe lub w podkowę, (+2 trenerów – razem 35 osób)
w przypadku 2 szkoleń tego samego dnia sale szkoleniowe powinny znajdować się w jednym budynku,
szkolenia będą odbywały się w dni powszednie, w lipcu 2014r. ,
Zamawiający załącza do niniejszego zapytania ofertowego planowany harmonogram szkoleń (załącznik nr 3)
Terminy mogą ulec zmianie.
2.
Lokalizacja sal i ilość szkoleń:
Miejsce szkolenia
Ilość szkoleń dwudniowych
Miejsce szkolenia
Ilość szkoleń dwudniowych
Białystok
2
Olsztyn
2 jednocześnie
Bydgoszcz
2 jednocześnie
Opole
1
Gdańsk (lub Gdynia, Sopot)
2 jednocześnie
Poznań
3
Katowice
2
Rzeszów
2
Kielce
1
Szczecin
2 jednocześnie
Kraków
2
Warszawa
3
Lublin
3
Wrocław
2
Łódź
2
Zielona Góra
1
Sala musi znajdować się w takim miejscu, aby odległość od głównego dworca kolejowego w danym mieście nie przekraczała
10km i gwarantowała szybki i wygodny dojazd komunikacją miejską (maksymalnie pół godziny jazdy uwzględniając korki). Bu-
1
dynek, w którym mieszczą się sale szkoleniowe musi być położony w odległości nie większej niż 300m od najbliższego przystanku komunikacji miejskiej.
3. Standard sal: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom,
w których organizowane są szkolenia. Proszę o dołączenie do oferty pliku ze zdjęciami proponowanych sal (maksymalnie 2
zdjęcia) oraz miejsca gdzie będą świadczone usługi cateringowe (1 zdjęcie). W przypadku nie spełnienia standardów
(czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, klimatyzacja, winda w
przypadku sal na piętrze) oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym sal, Zleceniodawca
zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy.
4. Wyposażenie sal: sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenie szkolenia: laptop, projektor multimedialny, ekran
lub biała (bardzo jasna) ściana, łącze internetowe (stałe, wi-fi), inne dodatkowe elementy: flipchart i flamastry (uzupełniane
w razie potrzeby) i dostęp do ksero w budynku (uczestnicy mogą kserować bilet oraz rachunek kosztów podróży- ok. 60
kopii na szkolenie).
5. W przypadku obecności osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni dostęp do sali.
6. Dostępność sal na szkolenia w godzinach 8.00-18.00.
7. Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych itp. w trakcie szkolenia.
8. Udostępnienie dla osoby obsługującej szkolenia miejsca na stanowisko recepcji (co najmniej stół i krzesło).
9. Udostępnienie dodatkowego pomieszczenia lub miejsca do przechowywania materiałów szkoleniowych, przed
i pomiędzy szkoleniami. Przesyłka z materiałami może zostać nadana kilka tygodni przed szkoleniami.
10. Udostępnienie miejsca na przechowywanie odzieży wierzchniej (np. szatnia) oraz miejsc parkingowych dla co najmniej 2 samochodów.
11. Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnienia oferent), na drodze do sal i w salach plakatu, programu szkolenia, itp.
B.
WYŻYWIENIE
1.
Przerwa kawowa – całodniowa, uzupełniana w razie potrzeby: kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, owoc, woda gazowana,
niegazowana, soki (nie napoje), mleko (nie w proszku) lub śmietanka do kawy.
Szkolenia będę odbywały się w godzinach 9.30 – 17.00 (pierwszy dzień) i 8.30 – 13.30 (drugi dzień) - godziny mogę ulec
zmianie. Przerwa kawowa powinna być przygotowana na przyjazd uczestników szkoleń, nie później niż pół godziny przed rozpoczęciem szkolenia.
2.
Wyżywienie
• obiad (zupa, drugie danie i deser, woda lub inny napój) i kolacja (szwedzki stół, w tym 1danie na ciepło, woda, kawa, herbata), z możliwością wyboru dania wegetariańskiego. Zapotrzebowanie będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i
potwierdzone na 2 dni przed szkoleniem. Należy podać przykładowe MENU.
• Wyżywienie musi być zapewnione w tym samym budynku co sala szkoleniowa
• W ciepłe wieczory kolacja może być podawana na dworze w formie grilla – decyzję podejmuje grupa rano, pierwszego
dnia szkolenia
• Każde szkolenie to kolejno: obiad – kolacja - śniadanie – obiad.
C.
1.
2.
3.
4.
IV.
V.
1.
NOCLEGI ZE ŚNIADANIEM
Pokoje do pojedynczego wykorzystania z łazienką (2 do 5) - dla trenerów, opiekunów szkoleń, pojedynczych uczestników
szkoleń.
Pokoje dwuosobowe dla uczestników szkoleń z łazienką (14-16 pokoi) - dla uczestników.
Zapotrzebowanie będzie zgłaszane na bieżąco przed szkoleniami .
Pokoje powinny znajdować się w tym samym budynku co szkolenia. Śniadanie w cenie noclegu.
DOPUSZCZALNE JEST SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH - NA JEDNĄ Z LOKALIZACJI.
DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU:
oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 2)
Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania
kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do
2
2.
3.
zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
zdjęcia oferowanych sal (max 3) maksymalnie 500 Kb
przykładowe MENU, w tym przykładowe MENU wegetariańskie
VI. SPOSÓB WYCENY:
Prosimy o podawanie cen brutto w formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1
VII. POZOSTAŁE WARUNKI:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Z wyłonionymi Wykonawcami zostanie podpisana umowa. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania
umowy, niezależnie od ewentualnych zmian stawki VAT w kolejnych latach.
Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu Zamawiający rozpocznie negocjacje indywidualne z oferentami. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć cen mieszczących się w budżecie projektu, zapytanie ofertowe w danej części uznaje się za nieważne.
Zamawiający może prosić oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji wszyscy oferenci
będą mieli szanse na takie same uzupełnienia.
Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo
Szczegółowe warunki potwierdzania rezerwacji i płatności znajdują się we wzorze umowy (załącznik nr 4).
Zapytanie może zostać unieważnione przez Zamawiającego bez podania przyczyny.
VIII. KRYTERIA WYBORU OFERT:
Kryterium oceny oferty jest CENA 100%
PUNKTACJA - porównanie między Oferentami: X – najniższa cena, Y – cena Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y
z uwzględnieniem poniższego warunku:
Jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż 10% (cena
najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę, jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych
(sale, noclegi, wyżywienie) lub jeżeli proponowane miejsce ma dogodniejszy dojazd.
Proszę o przesłanie oferty w terminie do 20 maja 2014r. do godz. 23.59. wyłącznie na adres [email protected]. W tytule
maila proszę dopisać: oferta – sale - „lokalizacja”(proszę wpisać nazwę miasta).
W związku z dużą liczbą składanych ofert i możliwością zajęcia całej pojemności skrzynki pocztowej, prosimy wysyłać
maile z opcją potwierdzania odbioru. Brak potwierdzenia może oznaczać, że mail nie dotarł. Maile wysłane 20 maja po
godzinie 15-tej nie będą monitorowane pod kątem potwierdzania obioru i miejsca w skrzynce pocztowej.
Pytania należy kierować
Małgorzata Makowska
(22)
351-93-17
[email protected]
3