Zasady przyjęć interesantów i dostępu do akt postępowań

Dyrektor Generalny
Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju
Zatwierdzam
…………………………………………..
Warszawa, dnia …………………
Zasady przyjęć interesantów i dostępu do akt postępowań
administracyjnych prowadzonych przez Departament Orzecznictwa I
w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju
Postanowienia ogólne
§ 1.
1.
Zasady przyjęć interesantów i dostępu do akt postępowań administracyjnych prowadzonych przez
Departament Orzecznictwa I, zwane dalej „Zasadami” określają:
1)
organizację przyjęć interesantów;
2)
organizację dostępu do akt, w tym:
a) sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów,
b) uwierzytelnienia odpisów lub kopii lub wydania z akt uwierzytelnionych odpisów;
3)
2.
3.
tryb udzielania interesantom informacji o toczącym się postępowaniu.
Zasady stosuje się z uwzględnieniem przepisów:
1)
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz.
267, z późn. zm.);
2)
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182,
z późn. zm.);
3)
ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228,
z późn. zm.).
Zasady nie mają zastosowania do informacji udzielanych na podstawie ustawy z dnia 6 września
2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2014 r. poz. 782, z późn. zm.).
§ 2.
Użyte w Zasadach określenia oznaczają:
1)
Departament Orzecznictwa I – Departament Orzecznictwa I w Ministerstwie Infrastruktury
i Rozwoju;
2)
interesant/interesanci – strona postępowania administracyjnego prowadzonego przez Departament
Orzecznictwa I;
3)
strona – każdy czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie, albo kto żąda
czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek, przy czym strona może
działać także przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.
1
Uprawnienia przysługujące stronie przysługują również uczestnikom postępowania występujących
w postępowaniu na prawach strony;
4)
postępowanie – postępowanie administracyjne prowadzone przez Departament Orzecznictwa I;
5)
organ – Departament Orzecznictwa I;
6)
akta – akta postępowania właściwe dla danego interesanta;
7)
dyrektor – dyrektor lub zastępca dyrektora Departamentu Orzecznictwa I;
8)
pracownik obsługi – pracownik Departamentu Orzecznictwa I;
9)
sala obsługi – pomieszczenie, w którym odbywają się przyjęcia interesantów oraz udostępnianie
akt. Pomieszczenie jest oznaczone nr 25 i znajduje się na parterze budynku „A” Ministerstwa
Infrastruktury i Rozwoju w Warszawie przy ul. Chałubińskiego 4/6. Pomieszczenie jest
monitorowane i zapewnia rejestrację obrazu i dźwięku;
10) karta przyjęcia interesanta – dokument stanowiący załącznik do Zasad.
§ 3.
Zasady udostępniane są w sposób umożliwiający interesantom dostęp do nich, w szczególności na sali
obsługi, w sekretariacie Departamentu Orzecznictwa I oraz na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej
Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.
Organizacja przyjęć interesantów i udostępniania akt
§ 4.
1.
Przed przyjęciem interesanta i udostępnieniem akt, interesant potwierdza podpisem w karcie przyjęcia
interesanta zapoznanie się z Zasadami.
2.
Kartę przyjęcia interesanta dołącza się do udostępnianych akt lub do akt postępowania, którego
dotyczyło przyjęcie interesanta.
§ 5.
1.
Przyjęcie interesantów i udostępnianie akt odbywa się w poniedziałki i środy w sali obsługi, w godzinach
od 10.00 do 16.00.
2.
Przyjęcie interesantów w wyznaczonych dniach i godzinach nie wymaga wcześniejszego umówienia
się. Interesanci zgłaszają w recepcji Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju potrzebę przyjęcia lub
udostępnienia akt podając swoje imię i nazwisko oraz sygnaturę akt.
3.
W uzasadnionych przypadkach, po wcześniejszym umówieniu, w trybie wskazanym w § 6 ust. 1,
interesant może zostać przyjęty w innym miejscu i terminie, niż wskazany w ust 1. W tych przypadkach
zasady wstępu na teren budynku określa zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa
Infrastruktury i Rozwoju w sprawie zasad ruchu osobowego, materiałowego oraz ruchu pojazdów na
terenie nieruchomości pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju,
udostępniane na żądanie interesanta.
§ 6.
1.
Interesanci mogą zgłaszać telefonicznie pod numerem (22) 522-54-01 lub pocztą elektroniczną na
adres [email protected] potrzebę przyjęcia lub uzyskania dostępu do akt, wskazując znak
sprawy, numer pisma lub adres nieruchomości.
2.
Interesanci, którzy dzień wcześniej zgłoszą potrzebę przyjęcia lub uzyskania dostępu do akt, w trybie
ust. 1 korzystają z pierwszeństwa obsługi.
2
§ 7.
1.
W sali obsługi może jednocześnie przebywać nie więcej niż sześciu interesantów, przy czym do tych
samych akt – nie więcej niż dwóch interesantów. Pozostali interesanci oczekują na przyjęcie w strefie
ogólnodostępnej.
2.
W przypadku większej liczby interesantów zainteresowanych uzyskaniem dostępu do tych samych akt,
akta będą udostępniane według kolejności zgłoszenia, z zastrzeżeniem § 6 ust. 2.
§ 8.
1.
Interesanci są informowani o fakcie monitorowania sali obsługi odpowiednim piktogramem na drzwiach
oraz wyrażają na nie zgodę poprzez podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z Zasadami w karcie
przyjęcia interesanta, zgodnie z § 4 ust. 1.
2.
Odmowa podpisania oświadczenia nie zwalnia interesanta z obowiązku przestrzegania Zasad i może
spowodować opóźnienie obsługi wynikające z konieczności zapewnienia dodatkowego pracownika
obsługi, który przeczyta interesantowi treść Zasad oraz poświadczy na karcie przyjęcia interesanta
zapoznanie interesanta z Zasadami.
3.
Nagrania monitoringu są przechowywane na zabezpieczonym hasłem komputerze przez okres
6 tygodni od dnia dokonania nagrania.
4.
Nagrania monitoringu mogą być wykorzystywane wyłącznie do kontroli prawidłowości wykonywania
obsługi i weryfikacji ewentualnych skarg na wykonywanie obsługi oraz do analizy niezgodnych
z prawem lub Zasadami zachowań.
5.
Wszelkie stwierdzone nieprawidłowości są niezwłocznie zgłaszane dyrektorowi, celem weryfikacji
z użyciem zapisu monitoringu i podjęcia decyzji co do ewentualnych dalszych czynności.
Przyjęcia interesantów na wezwanie organu
§ 9.
Zasady stosuje się odpowiednio do przyjęć interesantów na wezwanie organu.
Zasady udostępniania akt
§ 10.
1.
Jednorazowo interesantowi udostępnia się akta nie więcej niż dwóch postępowań. Po zwrocie akt
pracownikowi obsługi interesant może zgłosić potrzebę uzyskania dostępu do kolejnych nie więcej niż
dwóch akt jednorazowo, jednakże ich udostępnienie będzie wykonane zgodnie z aktualną kolejnością
żądań udostępniania akt, z zastrzeżeniem § 6 ust. 2.
2.
Interesanci nie mogą naruszyć integralności udostępnionych akt, w szczególności rozszywać
dokumentów, chyba że z uwagi na format dokumentu do zapoznania się z nim konieczne jest jego
rozłożenie lub wyjęcie z akt. Po zapoznaniu się z aktami interesant jest zobowiązany do przywrócenia
stanu sprzed zapoznania się z nimi.
3.
Strona ma prawo do samodzielnego sporządzania kopii udostępnianych akt za pomocą własnych
urządzeń technicznych (np. skaner, aparat fotograficzny) oraz sporządzać notatki i odpisy.
4.
Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt lub wydania jej z akt uwierzytelnionych
odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
5.
Uwierzytelnienie odpisów lub kopii akt oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów podlega opłacie
3
zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1628, z późn.
zm.) i następuje po przedstawieniu pracownikowi obsługi potwierdzenia jej uiszczenia.
6.
Interesanci przy przeglądaniu akt i wykonywaniu notatek, kopii lub odpisów akt są zobowiązani
do przestrzegania zasad wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych.
Udzielanie interesantom informacji o toczącym się postępowaniu
§ 11.
1.
Udzielanie informacji o toczącym się postępowaniu następuje w dniach przyjęć interesantów oraz
telefonicznie pod numerem telefonu (22) 522-54-01.
2.
Przy obsłudze telefonicznej interesantom, po zweryfikowaniu ich tożsamości, może być udzielona
informacja dotycząca prowadzonego postępowania. Weryfikacja tożsamości odbywa się przez podanie
imienia, nazwiska, adresu zamieszkania oraz numeru akt, daty i numeru ostatniego pisma
skierowanego do interesanta.
Postanowienia końcowe
§ 12.
1.
Naruszenie przez interesanta Zasad spowoduje zakończenie przyjęcia interesanta lub udostępnienia
akt.
2.
Osoby, co do których zachodzi prawdopodobieństwo pozostawania pod wpływem środków
odurzających oraz osoby agresywne lub w inny sposób naruszające spokój i porządek nie będą
obsługiwane.
4
Załącznik do
Zasad przyjęć interesantów i dostępu do akt postępowań
administracyjnych
prowadzonych
przez
Departament
Orzecznictwa I w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju
Karta przyjęcia interesanta
Oznaczenie sprawy/numer akt
Referent odpowiedzialny
1. Dane interesanta
oznaczenie i nr dokumentu tożsamości: ……………………………..………
…………………………………………………………………
(imię i nazwisko)
……………………………………………………………………..…………………………..
(adres zamieszkania)
Potwierdzam zapoznanie się z Zasadami przyjęć Interesantów i dostępu do akt postępowań administracyjnych
prowadzonych przez Departament Orzecznictwa I
…………………….………………
(podpis interesanta)

Przyjęto interesanta

Udostępniono akta

Złożone przez interesanta dokumenty:

1.
……………………………………………………………………………………………………………………………..
2.
……………………………………………………………………………………………………………………………..
3.
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Inne (wnioski, wyjaśnienia interesanta)
Data ……………..………………..
Godzina od ………….. do ………………..
..................................
(podpis pracownika obsługi)
..................................
(podpis interesanta)
5